CONTRACTELE DE APROVIZIONARE

CONTRACTELE DE APROVIZIONARE

INTRODUCERE

Contractele de aprovizionare privesc planificarea, producerea, livrarea, colectarea si achizitionarea bunurilor impreuna cu orice alta sarcina specificata in contract, ex. intretinere, reparatii, instalare, formare post vanzari si servicii post vanzare.

Termenul 'furnizor' descrie orice persoana fizica sau juridica care asigura aprovizionarea. Un furnizor care depune o oferta este cunoscut ca 'ofertant'.

Autoritatea Contractanta, care este specificata intotdeauna in anuntul de licitatie, este autoritatea imputernicita sa incheie contractul.

PROCEDURI DE ATRIBUIRE

CONTRACTE DE 5.000.000 Eur. SAU MAI MARI

Procedura internationala deschisa

Toate Contractele de aprovizionare trebuie sa fie subiectul unei proceduri de licitatie internationala deschisa urmare a publicarii prevederilor contractului, asa cum este descrisa in Sectiunea 3.

PROCEDURA NEGOCIERII

Contractele de lucrari pot fi atribuite in urmatoarele circumstante folosind procedura negocierii:

Unde evenimente neprevazute obliga Autoritatea Contractanta sa actioneze intr-un termen mai scurt, de urgenta, incompatibil cu perioadele prevazute pentru procedurile deschisa, restransa sau simplificata, descrise in Sectiunile 3, 4, si 5. Circumstantele invocate pentru justificarea urgentei nu trebuie in nici un fel sa fie imputabile Autoritatii Contractante (ex. Memorandumul Financiar este pe cale de a expira).

Unde natura sau caracteristicile particulare de autorizare a furniturilor, ex. cand realizarea unui contract este legata exclusiv rezervata detinatorilor de patente sau licente de utilizare a patentelor. Pentru lucrari aditionale neincluse in contractul original dar care, datorita unor circumstante neprevazute, au devenit necesare pentru derularea contractului de lucrari asa cum a fost el descris, stabilind ca atribuirea a fost facuta contractorului care deja desfasoara asemenea lucrari.

pentru livrari suplimentare de catre furnizorul original planificate fie ca inlocuirea partiala a furniturilor normale sau a instalatiilor fie ca extindere a furniturilor prezente sau instalatiilor cand o schimbare de furnizor poate obliga Autoritatea Contractanta sa obtina echipamente cu alte caracteristici tehnice ceea ce conduce fie la incompatibilitate fie la dificultati de operare si intretinere.

cind procedura de licitatie nu a reusit , ie. cand nu a fost primita nici o oferta care sa reuneasca cerintele calitative si financiare. In acest caz, dupa anularea procedurii de licitatie, Autoritatea Contractanta poate (cu aprobarea prealabila a Comisiei Europene, in cazul controlului descentralizat ex-ante) sa negocieze direct cu unul sau mai multi furnizori alesi de Autoritatea Contractanta dintre cei care au luat parte la procedura de licitatie, in cazul in care cerintele initiale din dosarul de licitatie nu au fost substantial modificate (vezi sectiunea 2.10). Aceasta optiune nu este valabila daca motivul anularii licitatiei l-a constituit constatarea de neregularitati capabile sa impiedice competitia in procedura de licitatie.

Autoritatea Contractanta trebuie sa redacteze un Raport de Negociere care sa justifice modalitatea in care s-au derulat negocierile si motivele de baza pentru atribuirea contractului rezultat in urma negocierii. Procedurile prezentate in Sectiunea 3.11 trebuie sa fie urmate prin analogie cu Raportul de negociere si introduse in dosarul contractului.

CONTRACTE DE CEL PUTIN 30.000 Eur. SI MAI MICI DE 1500.000 Eur

PROCEDURA LOCALA DESCHISA

In acest caz contractele de aprovizionare sunt atribuite dupa o procedura deschisa, in care prevederile contractului sunt publicate doar in tara beneficiara. Comisia Europeana publica referintele la o asemenea procedura de licitatie (numarul dosarului, tara, Autoritatea Contractanta si tipul de contract) pe Internet cu adresele la care firmele pot obtine informatii suplimentare.

PROCEDURA NEGOCIERII

CONTRACTE SUB 30.000 Eur. - PROCEDURA SIMPLIFICATA

Contractele sub valoarea de 30.000 Eur. sunt atribuite prin procedura simplificata. Trei oferte diferite trebuie sa fie obtinute, deci cel putin trei contractori trebuie sa fie consultati, dar nu este necesara publicarea unei cereri de oferte.

LICITATII INTERNATIONALE DESCHISE (PENTRU CONTRACTE DE 150.000 Eur. SI MAI MULT)

PUBLICITATEA

In scopul de a asigura o participare cat mai larga la competitia pentru o licitatie si a asigura transparenta, continutul contractului si un anunt de licitatie trebuie sa fie publicate pentru orice licitatie prin procedura deschisa.

Publicarea continutului contractului

Odata pe an, Autoritatea Contractanta trebuie sa publice prevederile contractelor de aprovizionare care urmeaza sa fie licitate in urmatoarele douasprezece luni, urmatoare publicarii si la fiecare trei luni amendamentele intervenite la continutul contractelor.

Continutul contractelor trebuie sa ofere scurte indicatii asupra subiectului si continutului contractelor implicate (vezi formularul din Anexa C1). Dat fiind faptul ca sunt prevederi, publicarea nu leaga Autoritatea Contractanta de a finanta contractele propuse si prezumtivii furnizori nu trebuie sa depuna oferte in acest stadiu.

Prevederile contractului sunt publicate in Jurnalul Oficial al Comisiei Europene, pe Internet si in mediile corespunzatoare.

PUBLICAREA CERERII DE OFERTE

Aditional la prevederile contractelor, toate Contractele de aprovizionare mai mari de 150.000 Eur. sau mai mult, anuntul de licitatie trebuie sa fie publicata in Jurnalul Oficial al Comisiei Europene, pe Internet (la https://europa.eu.int/comm/scr/tender/index_en.htm) si in alte medii corespunzatoare. O perioada de cel putin 30 de zile trebuie sa fie intre publicarea prevederilor contractului si publicarea cererii de oferte.

Comisia Europeana (actionand in numele Autoritatii Contractante) este responsabila pentru publicarea in Jurnalul Oficial al Comisiei Europene si pe Internet. Daca cererea de oferte este publicata local, Autoritatea Contractanta este responsabila direct de publicare.

Anuntul de achizitii trebuie sa identifice clar, precis si complet, care este subiectul contractului si care este Autoritatea Contractanta. Daca anuntul de achizitii este publicat si local, el trebuie sa fie identic cu anuntul de cerere de oferte publicat de Comisia Europeana in Jurnalul Oficial si pe Internet si sa apara in acelasi timp.

Autoritatea Contractanta trebuie sa trimita dosarele de licitatie pentru contractul in chestiune celor ce doresc sa fie furnizori in tarile eligibile.

ELABORAREA SI CONTINUTUL DOSARULUI DE LICITATIE

Este absolut necesar ca documentele pentru licitatie sa fie elaborate cu grija nu doar pentru o buna executare a contractului dar si pentru o temeinica desfasurare a procedurii de atribuire.

Aceste documente trebuie sa contina toate prevederile si informatiile pe care ofertantii trebuie sa le ofere licitatorilor: procedurile de urmat, documentele care trebuie prezentate, cazurile de non-conformitate, criteriile de atribuire, etc. Este de dorit ca reprezentantii beneficiarului final sa participe la primele stadii de pregatire a licitatiilor. Vezi Sectiunea 2.7 privitoare la Ghidul pentru pregatirea Specificatiilor Tehnice.

Autoritatea Contractanta este responsabila pentru pregatirea acestor documente.

La fel ca si Termenii de Referinta pentru contractele de servicii, o atentie deosebita trebuie sa fie aratata pregatirii Specificatiilor Tehnice pentru achizitiile licitate. Acestea sunt solutii posibile pentru o buna licitatie si un proiect si contract temeinic.

Specificatiile Tehnice indica - unde este posibil, parte cu parte - natura exacta si performantele caracteristice ale achizitiilor. Unde este posibil se vor specifica si conditiile de livrare si instalare, formare si asistenta viitoare.

Este extrem de important ca performantele caracteristice sa corespunda scopului propus. Daca exista necesitatea unor reuniuni de clarificare sau vizite pe teren pentru a clarifica cerintele tehnice la locul unde achizitiile se vor desfasura, aceasta va fi specificat in instructiunile catre ofertanti impreuna cu detaliile si aranjamentele necesare.

Scopul Specificatiilor Tehnice este de a defini achizitiile specifice necesare in mod precis. Standardele minime de calitate, definite de Specificatiile Tehnice, vor da posibilitatea Comitetului de Evaluare sa stabileasca care oferte sunt tehnic conforme.

Anuntul de cerere de oferte trebuie sa indice daca sau nu licitantii pot trimite oferte pentru 'solutii alternative'. Unde variantele sunt admise in dosarul de licitatie, Autoritatea Contractanta trebuie sa le ia in considerare cand:

acestea sunt propuse de catre ofertant propunand oferta conforma cea mai putin costisitoare, si

daca respecta specificatiile tehnice solicitate de dosarul de oferta, respectand, cel putin, conditiile minimale de calitate si performanta solicitate.

Autoritatea Contractanta trebuie sa declare in mod clar in dosarul de licitatie minimul de specificatii necesar a fi respectate de variantele propuse si orice alta cerinta specifica pentru prezentarile ofertantilor.

Dosarul de licitatie trebuie sa contina urmatoarele documente:

Criterii de selectie si atribuire

Criteriile de selectie privesc capacitatea ofertantului de a executa contracte de acelasi fel, cu referinte speciale la achizitiile executate in ultimii ani.

Criteriile trebuie sa fie precise, nu trebuie sa fie discriminatorii si sa nu prejudicieze o competitie deschisa si corecta. Toate criteriile specificate in dosarul de licitatie trebuie sa fie aplicate ca atare si nu pot fi modificate, in nici un caz, pe parcursul procedurii. Evaluarea tehnica se va baza pe grila de evaluare publicata in dosarul de licitatie, care nu poate fi modificata, in nici un caz, pe parcursul evaluarii. Dat fiind varietatea achizitiilor si a naturii lor tehnice, grilele vor fi individualizate pentru fiecare licitatie intr-un format DA/NU pentru a permite o apreciere clara a masurii in care oferta raspunde sau nu cerintelor tehnice din dosarul de licitatie. Vezi exemplul din anexa C

Urmare a selectiei si eliminarii ofertelor non-conforme, singurul criteriu pentru atribuire ramane pretul ofertei.

Informatii suplimentare solicitate inainte de data depunerii ofertelor

Dosarul de licitatie trebuie sa fie suficient de clar pentru a evita ca ofertantii sa ceara informatii suplimentare pe parcursul procedurii de licitatie. Daca Autoritatea Contractanta, din proprie initiativa sau la solicitarea unui ofertant, ofera informatii suplimentare la dosarul de licitatie, aceste informatii trebuie transmise tuturor ofertantilor.

Daca se dovedeste imposibil de a identifica ofertanti potentiali in cazul unei proceduri deschise, un anunt privind schimbarile din dosarul de licitatie trebuie publicat, cum se explica in sectiunea 3.1, tinand cont de faptul ca anunturile internationale trebuie sa fie transmise catre Comisia Europeana cu 15 zile inainte de data publicarii. Termenul limita pentru depunerea ofertelor trebuie sa fie extins pentru a permite ofertantilor sa ia cunostinta de schimbari.

Ofertantii pot transmite intrebari doar cu 21 de zile inainte de termenul de depunere a ofertelor. Autoritatea Contractanta trebuie sa raspunda (trimitand o copie catre Comisia Europeana, in cazul controlului descentralizat ex-ante) intrebarilor tuturor ofertantilor cu cel putin 11 zile inainte de termenul limita pentru depunerea ofertelor.

TERMENUL DE DEPUNERE A OFERTELOR

Ofertele trebuie sa parvina Autoritatii Contractante la adresa si la ultima data stabilita in dosarul de licitatie. Perioada pentru depunere trebuie sa fie suficient de lunga pentru a garanta calitatea ofertelor si a permite o adevarata competitie. Experienta demonstreaza ca o perioada prea scurta nu permite candidatilor sa oferteze sau ii face sa propuna oferte prost intocmite sau incomplete. Termenul de depunere trebuie sa fie pana la incheierea unei zile de lucru din tara beneficiara (ex. 16.00, timpul local, vineri)

PERIOADA PENTRU CARE OFERTELE SUNT ANGAJATE

Ofertantii sunt legati de oferta lor pentru perioada specificata in dosarul de licitatie. Aceasta perioada trebuie sa fie suficienta pentrau a permite ca Autoritatea Contractanta sa examineze ofertele, sa aprobe propunerea de atribuire, sa anunte castigatorul si sa incheie contractul. Perioada de validitate a ofertelor este de 90 de zile de la data depunerii ofertelor.

In cazuri exceptionale, inainte de expirarea perioadei de valabilitate, Autoritatea Contractanta poate solicita ofertantilor sa extinda perioada pentru un anumit numar de zile, dar nu mai mult de 40.

Ofertantul castigator trebuie sa isi mentina oferta pentru inca 60 de zile de la data atribuirii contractului.

DEPUNEREA OFERTELOR

Fiecare oferta (incluzand oferta tehnica si financiara) trebuie sa fie depuse intr-un pachet sau plic inscriptionat cu:

Adresa pentru depunerea ofertei indicata in dosarul de licitatie;

Referinta procedurii de licitatie la care ofertantul raspunde;

Unde este aplicabil numarul lotului pentru care oferteaza;

Cuvintele: 'nu se va deschide inainte de sesiunea de deschidere a ofertelor' scrise in limba dosarului de licitatie si in limba locala;

Numele licitantului.

COMITETUL DE EVALUARE

COMPUNERE

Ofertele sunt deschise de un Comitet de Evaluare numit de Autoritatea Contractanta care cuprinde un Presedinte fara drept de vot, un Secretar fara drept de vot si un numar impar de membri votanti (minimum cinci). Fiecare membru trebuie sa vorbeasca suficient de bine limba in care au fost depuse ofertele. Membrii votanti trebuie sa aiba capacitatile tehnice si administrative necesare pentru a emite o opinie competenta cu privire la oferte.

Membrii Comitetului de Evaluare trebuie sa participe la toate reuniunile. Orice absenta trebuie sa fie inregistrata si explicata in Raportul de Evaluare.

Toti membrii votanti ai Comitetului de Evaluare au drept egal de vot. Numele si functiile membrilor Comitetului de Evaluare trebuie sa fie inregistrate in Raportul de Evaluare.

IMPARTIALITATE SI CONFIDENTIALITATE

Toti membrii Comitetului de Evaluare si observatorii trebuie sa semneze o Declaratie de Impartialitate si Confidentialitate (vezi Anexa4). Orice membru al Comitetului de Evaluare sau observator care este intr-un potential conflict de interese sau se afla in legatura cu unul dintre ofertanti trebuie sa declare acest lucru si sa se retraga din Comitetul de Evaluare. El/Ea va fi exclus de la participarea ulterioara, indiferent de pozitie, la sesiunile de evaluare.

Orice membru al Comitetului de Evaluare care se retrage din Comitetul de Evaluare trebuie sa fie inlocuit (folosind procedura de numire asa cum este explicata in Anexa 5.3.8.1) si evaluarea va fi reluata. Orice apreciere facuta de un membru votant retras din comitet, indiferent de stadiul evaluarii, nu va fi luata in considerare.

Cu exceptia sesiunii de deschidere a ofertelor, achizitiile Comitetului de Evaluare se desfasoara in camera si sunt confidentiale.

In scopul asigurarii confidentialitatii participarea la reuniuni este limitata la membrii Comitetului de Evaluare desemnati de Autoritatea Contractanta si observatorii autorizati.

Ofertele nu pot fi scoase din camera/cladirea unde se desfasoara reuniunile Comitetului de Evaluare. Atunci cand nu sunt folosite ofertele trebuie pastrate intr-un loc sigur.

Responsabilitatea membrilor Comitetului de evaluare

Presedintele este responsabil pentru coordonarea procesului de evaluare in conformitate cu prevederile din acest Ghid Practic si pentru a asigura impartialitatea si transparenta. Membrii Comitetului de Evaluare au responsabilitatea colectiva pentru deciziile luate de Comitet.

Secretarul Comitetului este responsabil pentru toate chestiunile administrative in cadrul procesului de evaluare. Acestea includ:

Transmiterea si colectarea Declaratiilor de Impartialitate si Confidentialitate;

Redactarea minutelor tuturor reuniunilor Comitetului de Evaluare si a inregistrarilor si documentelor relevante; si

Evidenta prezentei la achizitii si redactarea Raportului de Evaluare si a anexelor aferente.

Orice solicitare pentru clarificari care necesita comunicarea cu ofertantii pe parcursul procesului de evaluare va avea loc in scris (prin scrisoare sau fax) si va fi semnata de Presedinte si Secretarul Comitetului de Evaluare. Copiile acestor documente vor fi anexate Raportului de Evaluare.

Daca o oferta incalca cerintele formale, Comitetul de Evaluare poate uza, in virtutea libertatii sale de actiune, de puterea de a decide daca sau nu, oferta poate fi luata in considerare pe parcursul procesului de evaluare. Oricare ar fi decizia Comitetului de Evaluare, aceasta trebuie inregistrata si justificata in Raportul de Evaluare.

CALENDAR

Comitetul de Evaluare trebuie constituit suficient de devreme pentru a asigura ca membrii desemnati (si observatorii nominalizati de Comisia Europeana, in cazul controlului descentralizat ex-ante) sunt disponibili pe perioada necesara pentru a pregati si desfasura procesul de evaluare. Evaluarea ofertelor trebuie realizata cat mai repede posibil.

Durata procesului de evaluare trebuie sa fie convenita intre membrii Comitetul de Evaluare si Autoritatea Contractanta. Procesul de evaluare trebuie sa fie finalizat in timpul necesar pentru permite ca licitantul castigator sa fie anuntat de catre Autoritatea Contractanta (dupa toate aprobarile necesare) in perioada de validitate a ofertelor (i.e. 90 de zile) specificata in dosarul de licitatie.

STADIILE PROCESULUI DE EVALUARE

PRIMIREA SI INREGISTRAREA OFERTELOR

La primirea ofertelor Autoritatea Contractanta trebuie sa le inregistreze si sa transmita o dovada pentru ofertele primite direct. Plicurile continand ofertele trebuie sa ramana sigilate si pastrate intr-un loc sigur pana la deschidere.

Plicurile inscriptionate trebuie sa fie inregistrate in ordinea primirii (daca sau nu au fost primite inainte de expirarea termenului de depunere).

INTALNIRILE PREGATITOARE

Prima reuniune a Comitetului de Evaluare

Trebuie sa se desfasoare inainte de sesiunea de deschdere a ofertelor

Dosarul de licitatie trebuie distribuit anterior membrilor Comitetului de Evaluare

Presedintele prezinta scopul procedurii de licitatie in termeni generali

Presedintele reaminteste Comitetului de Evaluare criteriile de selectie si atribuire specificati in dosarul de licitatie, notificand ca aceste trebuie respectate fara modificari

Presedintele explica procedurile ce vor fi urmate de catre Comitetul de Evaluare

Presedintele verifica daca toti membrii au luat la cunostinta de grila de evaluare prezentata in dosarul de licitatie, pentru a fi sigur ca toate ofertele vor fi evaluate in aceeasi maniera. Vezi Anexa C4 pentru formatul grilei de evaluare.

SESIUNE DE DESCHIDERE A OFERTELOR

Scopul sesiunii de deschidere a ofertelor este de a verifica daca ofertele sunt complete, daca cerintele de garantare a ofertelor sunt indeplinite, daca documentele au o semnatura ferma si daca, in genere, ofertele sunt corespunzatoare.

Reprezentantii ofertantilor pot participa la sesiunea de deschidere a ofertelor, daca doresc. Minuta sesiunii trebuie sa fie inregistrata si pusa la dispozitia ofertantilor la cerere.

Toti membrii Comitetului de Evaluare si orice observator trebuie sa semneze o Declaratie de Impartialitate si Confidentialitate (vezi AnexaA4)

Vezi lista de verificare pentru deschiderea ofertelor in Anexa C5 pentru formalitatile detaliate care trebuie respectate de Presedinte cu asistenta Secretarului care sunt rezumate mai jos

Urmatoarele sarcini sunt performate de catre Presedinte si Secretar:

Sa examineze starea plicurilor inainte de deschiderea acestora in ordinea primirii si sa anunte numele licitantilor. Doar licitantii care au transmis in timp util ofertele sunt luati in considerare.

Prima pagina a fiecarui document si toate paginile ofertei financiare.

Comitetul de Evaluare trebuie sa decida daca, sau nu, ofertele sunt conforme cu cerintele formale. Rezumatul ofertelor primite, care este atasat Raportului de Deschidere a Ofertelor (vezi Anexa C6) trebuie folosit pentru a documenta conformitatea fiecarei oferte cu cerintele formale prevazute in dosarul de licitatie. Ofertele non-conforme trebuie respinse. Ofertele care nu sunt luate in considerare pentru evaluare vor fi pastrate de Autoritatea Contractanta, impreuna cu celelalte oferte - garantiile aferente pot fi returnate ofertantilor la cerere.

EVALUAREA OFERTELOR TEHNICE

Este obligatoriu ca evaluarea tehnica sa fie facuta pe baza grilei de evaluare publicate in dosarul de licitatie.

Ca parte a evaluarii tehnice, Comitetul de Evaluare analizeaza aspectele comerciale, si, unde este posibil, componenta de formare a ofertelor pentru a determina in ce masura acestea satisfac cerintele prezentate in dosarul de licitatie. Rezultatele sunt inregistrate intr-un tabel DA/NU pentru toate elementele specificate in dosarul de licitatie. Metoda scorurilor nu este utilizabila. Daca licitatia este divizata pe loturi, evaluarea se va face lot cu lot.

Partea 1: Conformitatea administrativa

Inainte de a initia o evaluare detaliata a ofertelor, Comitetul de Evaluare va verifica daca acestea sunt conforme cu cerintele esentiale prevazute in contractul de licitatie.

O oferta este considerata a fi conforma daca satisface toate conditiile, procedurile si specificatiile din dosarul de licitatie fara a se indeparta sau a le restrictiona. Indepartari sau restrictii substantiale sunt acelea care afecteaza scopul, calitatea sau executia contractului, cu mari diferente fata de dosarul de licitatie, limitand drepturile Autoritatii Contractante sau obligatiile ofertantilor sub contract sau afecteaza competitia ofertantilor a caror oferte sunt conforme.

Ofertele care nu sunt conforme cu dosarul de licitatie trebuie sa fie refuzate de de catre Comitetul de Evaluare si nu pot fi subiectul unor corectii ulterioare, eliminand discrepantele sau restrictiile, pentru a deveni conforme.

Copii ale ofertelor sunt distribuite membrilor comitetului. Originalele vor fi pastrate intr-un loc sigur.

Fiecare oferta este examinata pentru conformitatea cu dosarul de licitatie in principal pentru a se verifica:

Daca documentatia este completa

A fost folosita limba solicitata in dosarul de licitatie

Oferta a fost depusa completata in timpul necesar si declaratia aferenta a fost semnata de ofertant (ie, conducatorul si toti membrii consortiului, in cazul unui consortiu)

Pentru consortii: confirmarea asocierii si desemnarii unei companii conducatoare a fost semnata de toti membrii consortiului

Pentru ofertantii care doresc sa subcontracteze sarcini (daca dosarul de licitatie permite):ofertantul trebuie sa includa o declaratie cu privire la continutul si extensia subcontractelor avute in vedere, care trebuie sa fie in limitele stabilite in dosarul de licitatie si identitatea subcontractorului

Cu acordul celorlalti membri ai Comitetului de Evaluare, Presedintele poate comunica in scris cu ofertantii a caror oferte depuse necesita clarificari, oferind acestora posibilitatea de a raspunde prin fax in 48 de ore. Orice asemenea solicitare nu va viza corectarea erorilor formale sau restrictii majore care afecteaza performanta contractului sau distorsioneaza competitia.

Conformitatea administrativa a fiecarei oferte trebuie sa fie inregistrata in raportul de evaluare (vezi Anexa C7).

Partea 2: Conformitatea tehnica a ofertelor

Evaluarea in detaliu a ofertelor are loc dupa ce verificarea ofertelor certifica ca acestea satisfac cerintele formale pentru depunerea ofertelor. In nici o circumstanta comitetul sau membrii sai nu pot modifica tabelul de evaluare comunicat ofertantilor in dosarul de licitatie.

Dupa evaluarea ofertelor, Comitetul de Evaluare decide cu privire la conformitatea tehnica a fiecarei oferte, clasificand daca acestea sunt sau nu conforme din punct de vedere tehnic. Daca ofertantul care a depus o oferta conforma din punct de vedere tehnic la cel mai mic pret a depus de asemenea o varianta de solutie, varianta de oferta trebuie si ea examinata.

EVALUAREA OFERTELOR FINANCIARE

Odata finalizata evaluarea tehnica, comitetul verifica daca ofertele nu contin erori aritmetice. Orice eroare poate fi corectata fara a prejudicia oferta.

Daca procedura de licitatie presupune mai multe loturi, ofertele financiare sunt comparate pentru fiecare lot. Evaluarea financiara va trebui sa identifice oferta tehnic conforma cu cel mai mic pret pentru fiecare lot.

Alegerea ofertantului castigator

Contracte de aprovizionare care nu implica servicii

Pretul este singurul criteriu pentru atribuirea contractelor care nu implica servicii. Toate ofertele incompatibile fiind deja eliminate, contractul este atribuit ofertantului care a depus cea mai putin costisitoare oferta conforma.

Daca oferta selectionata depaseste bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplica prevederile sectiunii 2.1.2 (d).

Contracte de aprovizionare care implica servicii suplimentare

Atunci cand un Contract de aprovizionare include servicii suplimentare ( ca servicii post vanzare si/sau formare) care reprezinta o proportie semnificativa din valoarea contractului, evaluarea tehnica trebuie sa considere calitatea unor asemenea servicii in sistemul DA/NU. Toate ofertele incompatibile fiind deja eliminate, contractul este atribuit ofertantului care a depus cea mai putin costisitoare oferta pentru echipament si servicii.

Daca oferta selectionata depaseste bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplica prevederile sectiunii 2.1.2 (d).

Furnituri complexe speciale

Daca oferta selectionata depaseste bugetul maxim disponibil pentru contract, se aplica prevederile sectiunii 2.1.2 (d).

CONCLUZIILE ComitetulUI de Evaluare 

Intreaga procedura de evaluare, inclusiv anuntarea castigatorului, trebuie sa fie incheiata in perioada in care ofertele sunt valabile. Este important sa avem in vedere ca un ofertant nu isi poate mentine oferta valabila daca perioada de evaluare dureaza prea mult.

In mod special, Raportul de Evaluare este doar pentru uz oficial si nu poate fi comunicat ofertantilor sau oricarei alte parti cu exceptia departamentelor autorizate ale Autoritatii Contractante, Comisia Europeana si autoritatile de supraveghere (ex. Curtea Europeana de Audit).

PREGATIREA CONTRACTULUI

Atunci cand Comitetul de Evaluare recomanda atribuirea Contractului unui anume ofertant si Autoritatea Contractanta aproba Raportul de Evaluare, Autoritatea Contractanta trebuie sa utilizeze formatul standard de contract (vezi Anexa C4) pentru a pregati contractul propus. Toate componentele contractului propus trebuie sa fie disponibile fie din dosarul de licitatie sau oferta depusa de ofertantul recomandat. Doar conditiile speciale vor trebui sa fie completate.

Un dosar de contract trebuie sa fie pregatit folosind urmatoarea structura:

ANULAREA PROCEDURII DE LICITATIE

Autoritatea Contractanta poate decide sa anuleze procedura de licitatie in orice stadiu , dar in principal in baza Raportului de Evaluare, daca:

Procedura de licitatie nu a avut succes, ie nici o oferta valoroasa din punct de vedere calitativ sau financiar nu a fost primita sau nu au fost transmisa nici o oferta;

Datele economice sau financiare ale proiectului au fost esential modificate;

Circumstante exceptionale sau cazul de 'force majeure' fac derularea normala a proiectului imposibila;

Toate ofertele conforme din punct de vedere tehnic depasesc resursele financiare disponibile;

S-au constatat iregularitati in procedura, in principal unde a fost afectata competitia corecta.

In eventualitatea anularii oricarei licitatii, ofertantii trebuie anuntati de anulare de catre Autoritatea Contractanta. Ofertantii nu sunt indreptatiti la compensatii, sunt indreptatiti la eliberarea imediata a garantiilor ofertelor. Cand procedura de licitatie este anulata inainte de deschiderea oricarui plic cu oferte, plicurile sigilate si nedeschise trebuie sa fie returnate ofertantilor.

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

ANUNTAREA OFERTANTULUI CASTIGATOR

Anuntarea ofertantului castigator implica automat extinderea perioadei de valabilitate a ofertelor pe o perioada de 60 de zile de la data anuntarii atribuirii contractului. Cu aceeasi ocazie Autoritatea Contractanta solicita ofertantului castigator saprezinte dovezile solicitate in dosarul de licitatie si sa confirme declaratiile pe propria raspundere in termen de 30 de zile de la data scrisorii de notificare. Autoritatea Contractanta trebuie sa examineze dovezile depuse de ofertanttul castigator inainte de a trimite contractul spre semnare ofertantului castigator pentru semnare (vezi Sectiunea 3,11,2).

Daca un contract a fost atribuit in cadrul unui Memorandum Financiar care nu a fost inca incheiat la momentul lansarii procedurii de licitatie Autoritatea Contractanta nu va anunta ofertantul castigator inainte ca Memorandumul Financiar sa fie incheiat (vezi sectiunea 2.9)

SEMNAREA CONTRACTULUI

In pregatirea contractului pentru semnare, Autoritatea Contractanta trebuie sa respecte urmatorii pasi:

Sa foloseasca dosarul de contract pregatit in baza recomandarilor Comitetul de Evaluare (vezi Sectiunea 3.9.8)

Sa semneze copiile contractului

Sa trimita copiile semnate ale contractului ofertantului castigator, care trebuie sa le contrasemneze in termen de 30 de zile de la primire ( si in orice situatie inainte de expirarea perioadei de valabilitate a ofertelor) si sa returneze 3 copii Autoritatii Contractante impreuna cu garantiile solicitate in contract. Daca ofertantul castigator nu reuseste sa faca acestea in termenul stabilit sau, indiferent de stadiu, arata ca nu mai doreste sau nu mai este capabil de a semna contractul, contractul nu poate fi atribuit si pierde garantiile pentru licitatie. Pregatirea contractului trebuie relansata de la pasul 1 cu un nou dosar de contract folosind oferta care a a avut pretul cel mai mic urmator (cu conditia ca aceasta oferta sa fie conforma tehnic si ca se incadreaza in bugetul maxim stabilit). ( In sistemul descentralizat ex-ante noua propunere de contract trebuie transmisa la Comisia Europeana pentru a fi ratificata).

PUBLICAREA ATRIBUIRII CONTRACTULUI

Dupa semnarea contractului, Autoritatea Contractanta trebuie sa redacteze un anunt pentru contractul de achizitii (folosind formatul din Anexa C10) si sa il transmita Comisiei Europene, care publica rezultatele licitatiei in Jurnalul Oficial, pe Internet si pe alte media. Alaturat la acestea Autoritatea Contractanta trebuie sa:

Scrie ofertantilor respinsi folosind formatul din anexa D8, explicand de ce nu li s-a atribuit contractul, declarand daca ofertele lor au fost tehnic conforme si indicand orice imperfectiune tehnica.

Inregistreaza toate informatiile statistice privitoare la procedura de atribuire a contractului (prin sistemul PERSEU pentru Phare) inclusiv valoarea contractului, numele celorlalti ofertanti si al ofertantului castigator.

LICITATIE LOCALA DESCHISA (PENTRU CONTRACTE DE CEL PUTIN 30.000 Eur. SI MAI MICI DE 150.000 Eur.)

In acest caz prevederile contractului si cererea de oferte sunt publicate doar in tara beneficiara. Comisia Europeana publica referintele unei asemenea proceduri de licitatie (nu marul dosarului, tara, Autoritatea Contractanta si tipul contractului) pe Internet cu adresele de la care firmele pot obtine informatii suplimentare.

In conditiile in care costul publicarii integrale a cererii de oferta poate fi prohibitiv, formatul din Anexa C3 prezinta minimul de informatii care trebuie incluse intr-un anunt local. Totusi cererea de oferte trebuie sa fie disponibila la adresele mentionate in anunt, impreuna cu dosarul de licitatie.

De notat ca procedura locala deschisa trebuie sa ofere si celorlalti contractanti eligibili aceleasi oportunitati ca si firmelor locale. NU se au in vedere conditii restrictive pentru participarea altor contractanti eligibili (ex. obligand firmele sa fie inregistrate in tara beneficiara sau sa fi castigat contracte in trecut). In aceasta procedura trebuie sa existe o perioada de minimum 60 de zile intre publicarea cererii de oferte in presa locala si termenul limita pentru depunerea ofertelor.

PROCEDURA SIMPLIFICATA (PENTRU CONTRACTE SUB 30.000 Eur.)

Autoritatea Contractanta poate atribui contracte sub 30.000 Eur. prin procedura simplificata, fara publicitate. Autoritatea Contractanta prezinta o lista de cel putin trei contractori la alegerea sa. Candidatilor li se trimite o scrisoare de invitatie la licitatie impreuna cu dosarul de licitatie.

Ofertantii trebuie sa se adreseze Autoritatii Contractante la adresa prezentata in scrisoarea de invitatie la licitatie la data si timpul specificat. Candidatii alesi trebuie sa aiba la dispozitie cel putin 30 de zile de la data trimiterii scrisorii si pana la depunerea ofertei.

Ofertele sunt deschise de catre Comitetul de Evaluare numit de catre Comitetul de Evaluare si care are capacitatile tehnice si administrative necesare. Membrii comitetului trebuie sa semneze fiecare o Declaratie de Impartialitate si Confidentialitate (vezi Anexa A4).

MODIFICAREA CONTRACTELOR DE ACHIZITII

Contractele de achizitii pot fi modificate pe parcursul derularii lor, daca circumstantele s-au schimbat fata de faza initiala cand a fost semnat contractul. Modificarile contractului trebuie sa fie formalizate printr-un addendum la contract. Un asemenea addendum trebuie sa fie semnat de partile contractante ( si in cazul controlului decscentralizat ex-ante, aprobate si contrasemnate de Comisia Europeana).

Schimbarea adreselor, a conturilor bancare si schimbarea auditorului trebuie sa fie anuntate de contractor Autoritatii Contractante, altfel acestea nu vor afecta dreptul Autoritatii Contractante de a alege contul bancar sau auditorul.

PRINCIPII GENERALE

Urmatoarele principii generale trebuie intotdeauna respectate:

Cererea unui contractor de modificare a contractului nu trebuie acceptata automat de catre Autoritatea Contractanta. Trebuie sa existe motive justificate pentru modificarea unui contract. Autoritatea Contractanta trebuie sa examineze aceste motive si sa respinga cererile care nu sunt justificate.

Modificarile contractelor pot fi facute doar in perioada de executie a contractelor si nu au efect retroactiv.

Scopul unui addendum trebuie sa fie strins legat de natura proiectului acoperit initial de contract.

Schimbari majore, cum ar fi modificarea fundamentala a Specificatiilor Tehnice, nu pot fi facute prin intermediul unui addendum.

Un addendum nu poate modifica conditiile competitiei existente la momentul atribuirii contractului.

Pretul unitar trebuie sa fie acelasi cu cel din contractul initial, doar daca contractul initial nu stipuleaza altfel (ie, exista o clauza de revizuire a pretului)

Orice modificare privind perioada de executie a contractului trebuie sa fie facuta in masura in care termenul final nu excede perioada de valabilitate a Memorandumului Financiar in cadrul carui s-a finantat contractul. Finantarile ulterioare trebuie sa provina din aceeasi linie bugetara din care a fost finantat contractul initial.

PREGATIREA UNUI ADDENDUM

In pregatirea unui addendum Autoritatea Contractanta trebuie sa parcurga urmatorii pasi:

1) Sa foloseasca formatul standard pentru un addendum (vezi Anexa A7)

Orice addendum care modifica bugetul trebuie sa contina un buget de substitutie aratand cum intregul buget defalcat al contractului initial a fost modificat de acest addendum (sau orice addenda prealabile). Urmatorul cap de tabel trebuie utilizat:

2) Pregatirea dosarului folosind urmatoarea structura:

4) Transmiterea celor patru copii ale addendum-ului contractorului, care trebuie sa le contrasemneze in termen de 30 de zile de la primire si sa returneze trei copii Autoritatii Contractante impreuna cu garantiile financiare solicitate in addendum.