Acceptarea misiunii si planificarea lucrarilor de audit

Acceptarea misiunii si planificarea lucrarilor de audit

Desi trebuie privita ca un tot unitar, activitatea de audit financiar contabil este compusa din mai multe etape, fiecare foarte bine definita si reglementata, astfel incat auditorul stie exact, in orice moment, care trebuie sa fie lucrarile aferente etapei in care se afla si ce activitati urmeaza sa desfasoare in continuare. Cu toate ca fiecare etapa este de sine statatoare, rezultatele unora contribuie la buna desfasurare a celor care o urmeaza. Spre exemplu, daca in urma etapei de analizare a functionarii controlului intern auditorul constata ca acesta este deficitar, el stie exact ce proceduri trebuie sa aplice in etapa urmatoare, de control al conturilor, pentru a putea sa-si fundamenteze opinia.

Ca urmare, studierea si punerea in practica cu profesionalism a tuturor etapelor componente ale muncii de audit, ajuta la obtinerea la sfarsitul misiunii a unor rezultate corecte si fiabile pentru utilizatorii lor.

Standardele profesionale ale auditului financiar - contabil solicita ca aceasta activitate sa se desfasoare luandu-se in considerare Standardele de Audit, cerintele organismelor profesionale relevante, legislatia in vigoare si cerintele de raportare.

1. Acceptarea misiunii

Posibilitatea auditorului de a exprima o opinie privind intocmirea situatiilor financiare sub toate aspectele semnificative, conform cu un cadru general de raportare financiara, implica parcurgerea mai multor etape:

Acceptarea angajamentului de audit;

Orientarea si planificarea misiunii;

Aprecierea controlului intern;

Controlul conturilor;

Controlul situatiilor financiare;

Concluziile auditului si raportarea.

Inainte de a accepta mandatul, specialistul contabil (auditorul) trebuie sa aprecieze posibilitatea de a indeplini aceasta misiune tinand seama de regulile profesionale si deontologice care guverneaza activitatea de audit. Principalele aspecte ale acestei etape a auditului financiar - contabil sunt reglementate de Norma de audit financiar si certificarea bilantului contabil nr. 1/1995 elaborata de Corpul Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania. Principalele actiuni ce trebuie intreprinse in aceasta etapa sunt urmatoarele:

cunoasterea globala a intreprinderii;

aprecieri privitoare la independenta si la absenta incompatibilitatilor;

examenul de competenta corespunzatoare specificului intreprinderii;

contactul cu auditorul anterior;

decizia de acceptare a mandatului;

intocmirea unei fise de acceptare a mandatului.

2.Cunoasterea globala a intreprinderii

In afara elementelor de identificare a intreprinderii, auditorul trebuie sa obtina informatii utile pentru a putea aprecia cele mai importate riscuri, avand obligatia sa mentioneze, daca exista, obligatiile referitoare la:

- controlul intern insuficient sau cu carente notabile;

- contabilitatea netinuta corect si la timp;

- personalul incompetent;

- atitudinea necorespunzatoare a managerilor fata de respectarea legii si a organelor administrative;

- rotatia cadrelor prea mare si anormala;

- dezechilibre financiare, pierderi mari, activitati in declin, ceea ce pune semne de intrebare serioase relativ la situatia viitoare a intreprinderii;

- riscuri fiscale si juridice, conflicte sociale;

- nerespectarea independentei exercitiilor;

- existenta unor situatii conflictuale intre actionari si manageri;

- cazuri de limitare a auditului financiar;

- onorarii insuficiente;

- alte constatari care ar putea influenta decizia auditorului de acceptare a mandatului.

Existenta unor riscuri nu implica in mod obligatoriu refuzarea mandatului, ci presupune ca auditorul poate lua decizia de acceptare in cunostinta de cauza, urmand a lua in consecinta toate masurile necesare.

Aprecieri cu privire la independenta si la absenta  incompatibilitatilor:

Orice nou mandat trebuie sa fie examinat in raport cu regulile de independenta si de incompatibilitate fixate prin normele interne ale profesiei. Auditorul are obligatia sa examineze:

lista clientilor sai sau ai societatii in cadrul careia isi desfasoara activitatea, pentru a se asigura ca nu exista deja o activitate remunerata din parte intreprinderii respective;

situatia sa si a membrilor familiei sale in legatura cu eventualele interese in intreprinderea auditata.

Examenul de competenta corespunzatoare specificului intreprinderii:

In cazul in care auditorul este lipsit de experienta in sectorul de activitate in care se incadreaza intreprinderea respectiva, misiunea sa este una deosebit de dificila. Auditorul trebuie sa se asigure ca propriile sale componente ale personalului sau angajat sau ale colaboratorilor folositi sunt suficiente pentru ducerea la bun sfarsit a misiunii, in cazul acceptarii acesteia.

Contactul cu auditorul anterior:

Auditorul trebuie sa se informeze cu privire la motivele demisiei sau refuzului de reinnoire a mandatului de catre fostul auditor sau cenzor si, chiar mai important, daca au existat dezacorduri in ceea ce priveste respectarea normelor in vigoare, aplicarea masurilor stabilite sau fixarea si onorarea obligatiilor de plata ale intreprinderii fata de auditori.

Decizia de acceptare a mandatului :

In urma analizarii factorilor de risc, auditorul poate lua una din urmatoarele decizii:

acceptarea mandatului fara riscuri aparente;

acceptarea mandatului, dar stabilirea unor masuri particulare si necesitatea unei supravegheri mai atente;

refuzarea mandatului.

Intocmirea fisei de acceptare a mandatului:

Aceasta fisa se poate constitui ca act motivant al deciziei de acceptare a misiunii, ia avand urmatoarele obiective:

Colectarea informatiilor primare pentru identificarea intreprinderii, a echipei manageriale, a obiectului de activitate etc.;

Materializarea lucrarilor efectuate inaintea acceptarii:

- analiza situatiei intreprinderii si a riscurilor sale;

- contactele cu predecesorul in pozitia respectiva;

- vizitarea intreprinderii si rezumarea primelor contacte cu conducerea;

Indicarea bugetului necesar;

Formalizarea procedurilor de acceptare;

Asigurarea indeplinirii obligatiilor profesionale care decurg dintr-o astfel de decizie de acceptare a misiunii:

scrisoarea adresata conducerii societatii;

- scrisoarea catre un alt profesionist in domeniu (in cazul in care solicita colaborarea acestuia pentru ducerea la bun sfarsit a misiunii);

- scrisoarea de acceptare a mandatului si incheierea contractului de audit.

Normele legale romanesti prevad obligatia ca activitatea expertilor contabili si a contabililor autorizati sa se desfasoare pe baza unui contract, fara a se face distinctia intre auditul intern (statutar) si cel extern (contractual) pe care urmeaza sa le realizeze un expert contabil sau un contabil autorizat cu studii superioare. Ca urmare, acceptarea oricarei misiuni de audit al conturilor anuale trebuie sa fie concretizata intr-un contract care va contine:

- normele de lucru - vor trebui mentionate interventiile ce urmeaza a fi efectuate de catre auditori: cunoasterea generala a societatii, aprecierea procedurilor de control intern existente, asistenta la efectuarea inventarelor fizice, controlul conturilor si documentelor de sinteza;

- termenele - se vor mentiona termenele stabilite de comun acord pentru predarea rapoartelor;

- calendarul interventiilor - se vor preciza perioadele in care vor avea loc interventiile pe care auditorul are obligatia sa le execute (cele prevazute in normele de lucru);

onorariile - se are in vedere timpul necesar pentru efectuarea diferitelor lucrari, nivelul de responsabilitate si calificarea profesionala a expertilor sau a persoanelor care vor participa la actiunile ce urmeaza a fi intreprinse.

Contractul de prestari servicii prevazut de legislatia din tara noastra, obligatoriu a se incheia intre auditor si clientul sau, este, prin caracteristicile sale juridice, un contract de mandat prin care "o persoana se obliga a face ceva pe seama unei alte persoane de la care a primit insarcinarea".

3.. Planificarea lucrarilor de audit

Potrivit Standardului International de Audit nr. 300, Planificare (I.S.A. 300 "Planning"), "auditorul trebuie sa elaboreze si sa documenteze un plan general de audit, prin care sa descrie sfera de cuprindere si desfasurare a auditului. Auditul trebuie sa planifice activitatea de audit astfel incat auditul sa fie efectuat in mod eficient".

Principii fundamentale. Planul de audit

Pe plan national, principiile fundamentale referitoare la planificarea lucrarilor de audit sunt cuprinse in Norma de audit nr. 30 elaborata si aprobata de Consiliul Superior al CECCAR in 27.01.1999. Potrivit acestei norme "a planifica inseamna elaborarea unei strategii generale si o prezentare detaliata a naturii calendarului de lucru si a intinderii lucrarilor" avand drept principal obiectiv "realizarea lucrarilor in timp dorit si in mod eficient".

Elaborarea planului de audit are ca scop cuprinderea tuturor obiectivelor, a modului de desfasurare a lucrarilor in timp si realizarea procedurilor de cunoastere si aprofundare a intreprinderii auditate, precum si a situatiilor financiare de incheiere a exercitiului. Planificarea muncii permite:

- acordarea unei atentii suficiente aspectelor esentiale ale misiunii de audit;

- identificarea problemelor potentiale;

- realizarea rapida a lucrarilor.

Importanta planificarii muncii depinde de talia intreprinderii, de complexitatea misiunii de audit, de experienta auditorului si de cunostintele pe care acesta le are despre activitatile desfasurate in intreprindere.

Auditorul trebuie sa aiba o cunoastere globala a intreprinderii care sa-i permita orientarea si planificarea misiunii de audit si sa descopere domeniile si sistemele semnificative. Cunoasterea globala a intreprinderii, ca obiectiv al planului de audit, are ca scop nu numai identificarea operatiunilor desfasurate, a produselor si serviciilor oferite clientilor, ci si identificarea riscurilor care ar putea avea o influenta semnificativa asupra conturilor, conditionand astfel programarea initiala a controalelor si planificarea ulterioara a misiunii prin:

- determinarea naturii si a intinderii controalelor, avand in vedere pragul de semnificatie;

- organizarea executarii misiunii astfel incat sa fie atinse obiectivele urmarite cu eficacitate si cu respectarea termenelor prevazute.

Planificarea obiectivelor de audit constituie un moment fundamental pentru conducerea, desfasurarea si monitorizarea activitatii echipei de auditori. Este necesar ca planul de audit sa fie suficient de detaliat pentru a permite elaborarea programului de lucru, dar in acelasi timp el trebuie sa se caracterizeze prin simplitate, precizie si acuratete deoarece reprezinta nu numai un suport formal al evidentei obiectivelor prevazute spre a fi verificate, un document care precizeaza activitatea fiecarei persoane si responsabilitatea pe care o incumba, fiind totodata si un important document de audit. Planul de organizare si desfasurare a misiunii de audit permite cunoasterea modului de derulare a fiecareia dintre etapele stabilite, persoanele participante, atat cele care fac parte din echipa de auditori, cat si managerii societatii auditate, si procedurile ce urmeaza a fi folosite. Toate acestea faciliteaza stabilirea eventualelor intarzieri sau dificultati ivite.

Corespunzator informatiilor dobandite de auditor referitoare la intreprinderea care este auditata, constatarilor controlului intern si a documentelor obtinute, auditorul are obligatia sa evalueze riscul general de audit, atat cu privire la echilibrele economice, patrimoniale si financiare ale societatii cat si asupra fiabilitatii sistemului de control intern existent. Acesta reprezinta prima si cea mai delicata asumare a responsabilitatii de catre auditor. Evaluarea riscului general de control are semnificatia precizarii unui parametru de referinta pe o scara de valori predefinita (risc scazut/mediu/ridicat), ceea ce presupune existenta unui ghid de apreciere analitica a lucrarilor ce trebuie desfasurate de auditor, singur sau in echipa.

Pentru elaborarea planului misiunii de audit se va tine cont de:

a) cunoasterea globala a intreprinderii;

b) riscuri si prag de semnificatie;

c) natura, calendarul si intinderea procedurilor de audit;

d) coordonarea, conducerea si supervizarea lucrarilor;

e) alte probleme: aspecte care necesita o atentie deosebita, responsabilitati legale, felul raportului si a altor comunicari catre intreprindere, datele de depunere a acestora.

In momentul in care auditorul are in obiectiv cunoasterea globala a intreprinderii el trebuie sa se documenteze cu privire la:

t                 activitatile intreprinderii:

- factorii economici caracteristici sectorului care au incidenta asupra activitatii intreprinderii: situatia economica a sectorului, reglementarile legale in vigoare, particulare, referitoare la sectorul respectiv;

- caracteristicile principale ale intreprinderii: obiectul de activitate, natura activitatilor desfasurate, principalii parteneri de afaceri (clienti si furnizori), rezultatele financiare, schimbarile aparute dupa ultimul audit;

- organizarea si structura: actionarii, organigrama, eventualele filiale, agentii - daca exista;

- politicile generale aplicate in intreprindere: financiare, comerciale, sociale si perspectivele de dezvoltare propuse pe termen mediu si lung;

- aprecieri cu privire la componentele si performantele obtinute de echipa manageriala comparativ cu cele prevazute in contractul de management.

t                 Sistemul contabil si sistemul de control intern:

- politicile intreprinderii referitoare la inchiderea conturilor, politicile si principiile contabile respectate la intocmirea evidentelor contabile;

- cunoasterea controlului intern;

- analizarea fiabilitatii sistemului informatic.

Pentru a putea insa sa obtina informatiile necesare pentru cunoasterea globala a intreprinderii, auditorul poate folosi urmatoarele mijloace:

- contactul cu auditorul precedent;

- discutii cu echipa de conducere a intreprinderii care permite auditorului obtinerea de informatii cu privire la decizii ce pot avea o incidenta asupra conturilor;

- studierea conturilor anuale, a celor intermediare si a documentelor previzionale pe baza carora se analizeaza situatia financiara si rentabilitatea intreprinderii;

- studierea altor auditori interni si externi;

- documentarea cu privire la legislatia aplicabila intreprinderii auditate;

- studierea rapoartelor financiare ale altor intreprinderi care fac parte din acelasi sector de activitate cu intreprinderea auditata.

Programul de lucru

Programul de lucru consta intr-un ansamblu de instructiuni ce trebuie respectate de catre toti participantii la misiunea de audit, ceea ce face posibil controlul unei bunei executii a lucrarilor. In programul de lucru se pot preciza obiectivele auditului si, de asemenea, un buget de ore pentru fiecare domeniu auditat.

Pentru realizarea lucrarilor auditorul isi organizeaza activitatea luand in considerare urmatoarele aspecte:

- alegerea membrilor echipei in functie de experienta si gradul de cunoastere a sectorului de activitate al intreprinderii auditate;

- repartizarea lucrarilor: in timp, in spatiu si catre eventuali colaboratori;

- utilizarea posibila a lucrarilor intocmite de auditorii interni;

- colaborarea cu specialistii in diferite domenii: juridic, fiscal, tehnic, informatic etc.;

- calendarul sedintelor Consiliului de Administratie si ale Adunarii Generale a Actionarilor;

- data fixata pentru depunerea si prezentarea rapoartelor.

Informatiile colectate pot fi structurate in programul de lucru astfel:

- prezentarea intreprinderii;

- organizarea si politicile contabile (descrierea procedurilor si organizarii contabile, principalele politici contabile, sisteme bugetare);

- zonele principale de risc;

- pragul de semnificatie si domenii semnificative;

- principalele controale ce trebuie efectuate;

- organizarea misiunii;

- buget: repartizarea orelor in timp, pe natura de lucrari si pe executanti.

Atunci cand pe parcursul executarii lucrarilor de audit apar circumstante noi, planul de audit si programul de lucru initial intocmite trebuie sa fie modificate, modificarile urmand a fi consemnate.