CONTABILITATEA CHELTUIELILOR

CONTABILITATEA CHELTUIELILOR

1. Continutul si structura cheltuielilor

In general, cheltuielile reprezinta expresia valorica a operatiilor economice referitoare la cumpararea si utilizarea bunurilor economice. Structura analitica a cheltuielilor este deosebit de diversificata, dar pot fi identificate cel putin patru modalitati principale de formare (aparitie) a acestora:[1]

a)     Consumul de bunuri stocabile in activitatea curenta de exploatare, cum ar fi de exemplu consumul de materii prime, consumul de materiale auxiliare etc.

b)    Angajarea unei cheltuieli care intervine in momentul cumpararii de elemente nestocabile, lucrari, utilitati si servicii destinate productiei, cu ocazia nasterii datoriei fata de furnizori.

c)     Plata unei sume de bani destinata satisfacerii unei nevoi curente a intreprinderii, pentru care anterior platii nu a fost inregistrat angajamentul (obligatia) de plata.

d)     Incorporarea (includerea) in cheltuielile curente ale exercitiului financiar expirabil a unor sume reprezentand deprecieri economice ireversibile (amortizarile imobilizarilor), deprecierile economice probabil reversibile (ajustarile pentru deprecierea activelor) sau rezerve pentru acoperirea riscurilor, pierderilor si/sau cheltuielilor estimate viitoare (provizioanele). Structura reglementata a cheltuielilor vizeaza[2]:

Cheltuielile unitatii, care reprezinta valorile platite pentru:

consumuri de stocuri, lucrari executate si servicii prestate da care beneficiaza intreprinderea;

cheltuieli cu personalul;

executarea unor obligatii legale sau contractuale etc.

Pierderile, care reprezinta reduceri ale beneficiilor economice si pot rezulta sau nu ca urmare a desfasurarii activitatii curente a persoanei juridice. Ele nu difera ca natura de alte tipuri de cheltuieli.

Amortizarile si provizioanele respectiv ajustarile constituite.

Contabilitatea cheltuielilor se tine pe feluri de cheltuieli, dupa natura lor, astfel:

a) Cheltuieli de exploatare care cuprind:

Cheltuieli cu materiile prime, materialele consumabile si materialele de natura obiectelor de inventar; costul de achizitie al materialelor nestocate, trecute direct asupra cheltuielilor; contravaloarea energiei si apei consumate; valoarea animalelor si pasarilor vandute vii sau sacrificate, costul marfurilor si al ambalajelor vandute.

Cheltuieli cu lucrarile si serviciile executate de terti: cheltuieli de intretinere si reparatii, cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile; cheltuieli cu primele de asigurare; cheltuieli cu studiile si cercetarile; cheltuieli cu alte servicii executate de terti (colaboratori); cheltuieli cu comisioanele si onorariile; cheltuieli de protocol, reclama si publicitate; cheltuieli cu transportul de bunuri si persoane; cheltuieli cu deplasari, detasari si transferuri; cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii; cheltuieli cu serviciile bancare si altele.

Cheltuieli cu personalul: cheltuieli cu salariile, cheltuieli cu asigurarile si protectia sociala precum si alte cheltuieli cu personalul suportate de persoana juridica.

Alte cheltuieli de exploatare: pierderi din creante si debitori diversi, cheltuieli cu despagubirile, amenzile si penalitatile suportate de persoana juridica, donatii si alte cheltuieli similare precum si cheltuielile privind activele cedate si alte operatii de capital etc.

b)  Cheltuieli financiare care cuprind:

cheltuieli reprezentand pierderi din creante legate de participatii;

cheltuieli privind investitiile financiare cedate;

cheltuieli cu diferentele de curs valutar nefavorabile;

cheltuieli cu dobanzile privind exercitiul financiar in curs;

cheltuieli cu sconturile acordate clientilor;

cheltuieli reprezentand pierderi din creante de natura financiara si altele.

c)     Cheltuieli extraordinare care sunt reprezentate de pierderile din calamitati si alte evenimente extraordinare.

d)    Cheltuielile cu amortizarile si ajustarile care se refera la cheltuielile de exploatare cu amortizarile, cheltuielile de exploatare cu ajustarile, respectiv cheltuielile de exploatare si financiare cu ajustarile pentru deprecieri si cheltuielile financiare referitoare la amortizarea primelor privind rambursarea obligatiunilor.

e)     Cheltuieli cu impozitul pe profit si alte impozite care sunt calculate potrivit prevederilor legale si care se refera la impozitul pe profit si alte impozite datorate, iar in cazul intreprinderilor care intra sub incidenta O.M.F.P. nr. 94/2001 si la cheltuielile cu impozitul pe profit amanat

2. Contabilitatea cheltuielilor privind stocurile

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu consumurile de stocuri se utilizeaza conturile din grupa 60 "CHELTUIELI PRIVIND STOCURILE".

3. Contabilitatea cheltuielilor cu lucrarile si serviciile executate de terti

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu lucrarile si serviciile executate de terti se utilizeaza conturile de cheltuieli din grupa 61 "CHELTUIELILOR CU LUCRARILE SI SERVICIILE EXECUTATE DE TERTI"

4. Contabilitatea cheltuielilor cu alte servicii executate de terti

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu alte servicii executate de terti se utilizeaza conturile de cheltuieli din grupa 61 "CHELTUIELILOR CU ALTE SERVICII EXECUTATE DE TERTI"

Exemple:

1. Centralizatorul Facturilor fiscale privind alte lucrari si servicii executate de terti cuprinde:

Inregistrarea Centralizatorului Facturilor fiscale privind alte lucrari si servicii executate de terti se face prin formula contabila:

623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate" 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si persoane" 626 "Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii" 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" 4426 "TVA deductibila"

401 "Furnizori"

(a+ b)

2. Conform extrasului de cont emis la sfarsitul unei luni, comisioane bancare retinute pentru operatiile de incasari si plati prin contul curent efectuate de agentul economic sunt in  suma de 1.243 LEI

5. Contabilitatea cheltuielilor cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu alte impozite, taxe si varsaminte asimilate, prin Planurile de conturi in vigoare s-a instituit contul operational 635 "Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate" al carui mod de functionare a fost prezentat pe parcursul acestei lucrari.

6. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu personalul se utilizeaza conturile din grupa 64 "CHELTUIELI CU PERSONALUL" .

7. Contabilitatea altor cheltuieli de exploatare

Pentru contabilizarea curenta a altor cheltuieli de exploatare se utilizeaza conturile din grupa 65 "ALTE CHELTUIELI DE EXPLOATARE"

Ilustram functionalitatea unora din aceste conturi prin urmatoarele exemple:

. La data de 10.02.N se livreaza unui client produse finite evaluate la cost efectiv de productie de 80.000 LEI cu un pret de vanzare fara TVA de 100.000 LEI si TVA 19%, termen de decontare 10.03. N. La scadenta clientul refuza plata declarandu-se in stare de faliment. La data de 25.10.N administratorii falimentului prin lichidare achita societatii, prin virament bancar, 30 % din valoarea creantei.

1) Livrarea de produse finite:

2) Descarcarea gestiunii produselor finite vandute:

3) Inregistrarea in evidenta separata a clientului incert, la data de 10.03.N:

4) Inregistrarea incasarii partiale a creantei fata de clientul incert, la data de 25.10.N: (30 % × 119.000 = 35.700)

5) Trecerea pe pierderi a diferentei din creanta neincasata si stornarea TVA colectata aferenta:

a) Diferenta totala de incasat: 119.000 - 35.700 = 83.300

b) TVA inclusa: × 83.300 = 13.300

c) Pierdere neta din creante (a - b): 70.000

Observatie: Datorita faptului ca incasarea creantei fata de clientul incert s-a facut in acelasi exercitiu financiar cu momentul considerarii lui ca un client incert, nu a fost necesara constituirea de ajustari pentru deprecierea creantelor clienti.

8. Contabilitatea cheltuielilor financiare

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor financiare generale, generate de activitatea unei intreprinderi, cheltuieli care se refera la: pierderile din creante legate de participatii, diferentele nefavorabile (pierderile) din vanzarea investitiilor financiare (pe termen lung respectiv scurt), diferentele nefavorabile de curs valutar, cheltuielile cu dobanzile aferente imprumuturilor primite, cheltuieli cu sconturile acordate precum si alte cheltuieli financiare, se utilizeaza conturile din grupa 66 "CHELTUIELI FINANCIARE".Exemplificarea prin operatiuni contabile a acestei grupe a fost efectuata pe parcursul acestuin curs.

9. Contabilitatea cheltuielilor extraordinare

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor extraordinare se utilizeaza potrivit planurilor de conturi in vigoare contul 671 "Cheltuieli privind calamitatile si alte evenimente extraordinare", cont cu ajutorul caruia se reflecta valoarea pierderilor din calamitati, exproprieri si alte evenimente asupra carora intreprinderea nu are nici un fel de control.

Exemplu:

O intreprindere constata ca in urma unei calamitati naturale i-au fost distruse o cladire in valoare neta contabila de 670.00 LEI (valoare de intrare 90.000 LEI, amortizare cumulata 23.000 LEI) si stocurile de materii prime aflate in cladire evaluate la cost de achizitie de 20.000 LEI.

Inregistrarea pierderilor generate de calamitatea naturala (eveniment extraordinar) se face prin formulele contabile:

1) Inregistrarea cheltuielilor extraordinare aferente cladirii distruse de calamitatea naturala:

2) Inregistrarea cheltuielilor extraordinare aferente materiilor prime distruse de calamitatea naturala:

10. Contabilitatea cheltuielilor cu amortizarile, provizioanele si ajustarea la inflatie

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu amortizarile, provizioanele si ajustarea la inflatie se utilizeaza conturile din grupa 68 "CHELTUIELI CU AMORTI­ZARILE SI PROVIZIOANELE"

11. Contabilitatea cheltuielilor cu impozitul pe profit si alte impozite

Pentru contabilizarea curenta a cheltuielilor cu impozitul pe profit si alte impozite reprezentand prelevari obligatorii catre bugetul de stat a unei parti din profiturile si/sau veniturile realizate de catre agenti economici, calculate in conformitate cu legislatia fiscala in vigoare, se utilizeaza conturile din grupa 69 "CHELTUIELI CU IMPOZITUL PE PROFIT SI ALTE IMPOZITE"

Potrivit reglementarilor legale in vigoare[3], profitul sau pierderea se stabileste cumulat de la inceputul exercitiului financiar, iar inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli se efectueaza, de regula, la sfarsitul exercitiului financiar. Insa, din necesitati de determinare a rezultatului fiscal, practicienii opteaza pentru o inchidere lunara a conturilor de venituri si cheltuieli. Astfel, inchiderea conturilor de cheltuieli se face prin preluarea soldului lor (in marea majoritate a cazurilor debitor) in debitul contului 121 "Profit si pierdere":

Observatie: In situatia in care la sfarsitul unei luni un cont de cheltuieli prezinta inainte de inchidere sold creditor, inchiderea contului respectiv se face prin formula contabila de principiu (cu sume in rosu):