CONTABILITATEA DECONTARILOR CU PERSONALUL SI A OPERATIILOR ASIMILATE

CONTABILITATEA DECONTARILOR CU PERSONALUL SI A OPERATIILOR ASIMILATE

1. Generalitati

Principalul factor in realizarea de bunuri si prestarea de servicii in cadrul intreprinderilor, alaturi de resursele materiale, il reprezinta forta de munca. Excluzand cazurile profesiilor liberale (avocati, medici, profesionisti contabili ce isi desfasoara activitatea in cabinete particulare) si cele specifice intreprinzatorilor particulari, munca se deruleaza sub autoritatea unui angajator (societate comerciala, institutie publica, regie autonoma etc). In schimbul muncii depuse, personalul angajat este retribuit, obtinand astfel venituri din salarii.

In normele de drept se recunoaste persoanelor fizice, care au implinit varsta de 16 ani, capacitatea juridica deplina de a incheia un contract de munca, deoarece se presupune si la aceasta varsta exista aptitudini fizice si psihice de a desfasura o activitate productiva.

La varsta de 16 ani, minorul poate incheia contractul individual de munca fara a avea nevoie de incuviintarea ocrotitorilor legali, avand discernamantul necesar pentru a incheia un asemenea contract. Minorii de 15 la 16 ani au o capacitate restransa de munca, deoarece incadrarea lor in munca se poate face numai cu incuviintarea parintilor sau a tutorelui si numai daca astfel nu sunt periclitate sanatatea, dezvoltarea si pregatirea profesionala.

"Sunt considerate venituri din salarii toate veniturile in bani si/sau in natura obtinute de o persoana fizica ce desfasoara o activitate in baza unui contract individual de munca sau a unui statut special prevazut de lege, indiferent de perioada la care se refera, de denumirea veniturilor ori de forma sub care ele se acorda, inclusiv indemnizatiile pentru incapacitate temporara de munca, de maternitate si pentru ingrijire a copilului in varsta de pana la 2 ani."

Sunt asimilate salariilor in vederea impunerii[2]:

• indemnizatiile din activitati desfasurate ca urmare a exercitarii unei functii de demnitate publica;
• indemnizatiile din activitati desfasurate ca urmare a functiei alese in cadrul intreprinderilor fara scop lucrativ;
• drepturile de solda lunara, indemnizatiile, primele, premiile, sporurile si alte drepturi ale personalului militar;
• indemnizatia lunara bruta, inclusiv suma din profitul net cuvenite administratorilor la companiile/societatile nationale, societatile comerciale cu capital de stat si regii autonome;
• sumele primite de membrii fondatori ai societatilor comerciale constituite prin subscriptie publica;
• sumele primite de reprezentantii in AGA, in consiliul de administratie si in comisia de cenzori;
• sumele primite de reprezentantii in organisme tripartite;
• indemnizatia lunara a asociatului unic, la nivelul valorii inscrise in declaratia de asigurari sociale;
• sume acordate de intreprinderile fara scop patrimonial si de altele neplatitoare de impozit pe profit, peste limita de 2,5 ori nivelului legal stabilit pentru indemnizatia primita pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru salariatii din institutiile publice;
• orice alte sume sau avantaje in natura salariala ori asimilate salariilor.

Reglementarile legale in vigoare[3] precizeaza veniturile neincluse in categoria celor salariale si care nu sunt impozabile. Aceste venituri se refera la:

ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii ca urmare a calamitatilor naturale, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, veniturile reprezentand cadouri pentru copiii minori ai salariatilor, cadourile oferite salariatelor, contravaloarea transportului la si de la locul de munca al salariatului, costul prestatiilor pentru tratament si odihna, inclusiv transportul pentru salariatii proprii si membrii de familie ai acestora, acordate de angajator pentru salariatii proprii sau alte persoane, astfel cum este prevazut in contractul de munca;

• tichetele de masa si drepturile de hrana acordate de angajatori salariatilor, in conformitate cu legislatia in vigoare;
• contravaloarea folosintei locuintei de serviciu sau a locuintei din incinta unitatii;
• cazarea si contravaloarea chiriei pentru locuintele puse la dispozitia oficialitatilor publice, a angajatilor consulari si diplomatici care lucreaza in afara tarii, in conformitate cu legislatia in vigoare;
• contravaloarea echipamentelor tehnice, a echipamentului individual de protectie si de lucru, a alimentatiei de protectie, a medicamentelor si materialelor igienico-sanitare, a altor drepturi de protectie a muncii, precum si a uniformelor obligatorii si a drepturilor de echipament, ce se acorda potrivit legislatiei in vigoare;
• contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au domiciliul si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, la nivelul unui abonament lunar, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii;
• sumele primite de angajati pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, a indemnizatiei primite pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului;
• sumele primite, potrivit dispozitiilor legale, pentru acoperirea cheltuielilor de mutare in interesul serviciului;
• indemnizatiile de instalare ce se acorda o singura data, la incadrarea intr-o unitate situata intr-o alta localitate decat cea de domiciliu, in primul an de activitate dupa absolvirea studiilor, in limita unui salariu de baza la angajare, precum si indemnizatiile de instalare si mutare acordate, potrivit legilor speciale, personalului din institutiile publice si celor care isi stabilesc domiciliul in localitati din zone defavorizate, stabilite potrivit legii, in care isi au locul de munca;
• sumele reprezentand platile compensatorii, calculate pe baza salariilor medii nete pe unitate, primite de persoanele ale caror contracte individuale de munca au fost desfacute ca urmare a concedierilor colective;
• sumele reprezentand platile compensatorii, calculate pe baza soldelor lunare nete, acordate personalului militar trecut in rezerva sau al carui contract inceteaza ca urmare a nevoilor de reducere si de restructurare;
• veniturile din salarii, ca urmare a activitatii de creare de programe pentru calculator;
• sumele sau avantajele primite de persoane fizice din activitati dependente desfasurate intr-un stat strain, indiferent de tratamentul fiscal din statul respectiv:
• cheltuielile efectuate de angajator pentru pregatirea profesionala si perfectionarea angajatului legata de activitate, desfasurata de acesta pentru angajator;
• costul abonamentelor telefonice si al convorbirilor telefonice, inclusiv cartelele telefonice, efectuate in vederea indeplinirii sarcinilor de serviciu;
• avantajele sub forma dreptului la stock options plan, la momentul angajarii si implicit la momentul acordarii;
• diferenta favorabila dintre dobanda preferentiala stabilita prin negociere si dobanda practicata pe piata, pentru credite si depozite.

Veniturile din salarii se determina in urma negocierilor dintre angajatori si reprezentantii salariatilor (sindicatele), iar rezultatele concrete ale acestora se insereaza in contractele colective sau individuale de munca, prin intermediul carora ambele parti isi asuma drepturi si obligatii. Astfel, angajatorii se obliga sa remunereze munca prestata, suportand anumite cheltuieli privind personalul, asigurarile si protectia sociala. In timp ce angajatii se obliga sa presteze activitatile pentru care sunt retribuiti. Daca angajatorii au dreptul de a pretinde calitatea corespunzatoare a muncii remunerate, angajatii pot si pretind conditii corespunzatoare de munca si drepturi salariale conforme muncii prestate.

In contabilitatea intreprinderilor din Romania, componentele drepturilor salariale cuvenite personalului acestora reprezinta atat cheltuieli ale angajatorilor, cat si obligatii de plata ale acestora.

Cheltuielile salariate principale suportate de catre angajatori (indeosebi cele referitoare la drepturile salariale cuvenite) se refera la componentele fondului de salarii al fiecarui angajat.

Acesta include totalitatea salariilor brute (aferente timpului lucrat) suportate de angajator. Elementele salariului brut in general, a celui aferent timpului efectiv lucrat in special sunt urmatoarele:

- salariul de incadrare - stabilit in urma negocierilor colective sau individuale dintre patleiat-si salariati sau reprezentantii acestora, este echivalentul valoric al muncii prestate in intervalul de timp stabilit (norma intreaga de 8 ore, timp partial de munca de 6, 4, 3 sau 2 ore) inserat in contractul de munca, carnetul de munca si/sau "Registrul de evidenta al salariatilor"[4]

- sporurile si adaosurile - acordate pentru:

vechime in munca;

conditii de munca periculoase, grele, penibile, nocive, de noapte;

uzitarea limbilor straine in timpul serviciului;

plata muncii suplimentare;

indeplinirea unor functii suplimentare;

indemnizatiile de conducere;

cota-parte din profit care se cuvine si se repartizeaza salariatilor.

indexarile - se obtin in urma aplicarii procentelor (generate de cresterea preturilor) asupra salariului de incadrare.

indemnizatiile pentru concediile de odihna - sunt acordate dupa 11 luni de zile lucrate (in regim de norma intreaga de munca), in cazul salariatilor angajati prin repartitie sau in functie de numarul de luni de zile lucrate, in cazul salariatilor angajati prin transfer in interes de serviciu de la o alta unitate patrimoniala. Achitata cu cel putin 5 zile inaintea plecarii in concediul de odihna a salariatului respectiv, aceasta indemnizatie se determina astfel:

initial se stabileste salariul mediii zilnic pentru angajatul in cauza astfel:

(salariul de incadrare + sporul de vechime + indemnizatia de conducere) / numarul de zile lucratoare din luna respectiva;

ulterior se determina cuantumul indemnizatiei aferenta concediului de odihna astfel:

salariul mediu zilnic × numarul de zile lucratoare din concediul de odihna al angajatului respectiv.

Durata minima a concediului de odihna ce trebuie acordata salariatilor este de 20 de zile lucratoare. Salariatii care lucreaza in conditii grele, periculoase sau vatamatoare, nevazatorii, alte persoane cu handicap si tinerii in varsta pana la 18 ani beneficiaza de un concediu de odihna suplimentar de cel putin 3 zile lucratoare[5].

indemnizatiile aferente concediilor pentru formare profesionala - sunt acordate la cererea salariatului cu cel putin o luna inainte de efectuarea acesteia, iar durata aferenta acestora nu .poate fi dedusa din durata concediului de odihna anual, ci dimpotriva este asimilata unei perioade de munca efective. Concediile pentru formare profesionala se pot acorda cu sau fara plata. Cele fara plata se acorda la initiativa salariatului. In cursul unui an calendaristic, salariatii in varsta de pana la 25 de ani sau in cursul a 2 ani calendaristici consecutivi, salariatii in varsta de peste 25 de ani care nu au beneficiat de astfel de concedii pe cheltuiala angajatorului au dreptul la acesta, pe o durata de pana la 10 zile lucratoare. Daca participarea la cursurile sau stagiile de formare profesionala presupune scoaterea partiala din activitate, salariatul participant va beneficia de drepturi salariale astfel:

. daca participarea presupune scoaterea din activitate a salariatului pe o perioada ce nu depaseste 25% din durata zilnica a timpului normal de lucru, acesta va beneficia, pe toata durata formarii profesionale, de salariul integral corespunzator postului si functiei detinute, cu toate indemnizatiile, sporurile si adaosurile aferente;

. daca participarea presupune scoaterea din activitate a salariatului pentru o perioada mai mare de 25% din durata zilnica a timpului normal de lucru, acesta va beneficia de salariul de baza si, dupa caz, de sporul de vechime;

Daca participarea la aceste cursuri sau stagii presupune scoaterea integrala din activitate a salariatului, contractul individual de munca al acestuia se suspenda, angajatul beneficiind de vechime la locul de munca respectiv si de indemnizatie platita de angajator (daca se precizeaza in contractul colectiv sau individual de munca). Salariatii care au beneficiat de un stagiu de formare profesionala mai mare de 60 de zile, nu pot lua initiativa incetarii contractului individual de munca intr-o perioada de cel putin 3 ani de la data absolvirii cursurilor respective.

indemnizatiile pentru incapacitate temporara de munca - platite sau nu din fondul de salarii brut realizat conform timpului efectiv lucrat.

avantajele in natura - constituie partea salariului acordata sub forma de bunuri si servicii.

Alaturi de componentele drepturilor salariale cuvenite personalului, cheltuielile suportate de angajator includ si cele referitoare la contributiile la bugetele de asigurari si protectie sociala.

Documente privind evidenta salariilor

La baza stabilirii salariilor pentru fiecare angajat stau documentele primare, care se pot grupa dupa cum urmeaza:

documente referitoare la prezenta la lucru si volumul de munca prestat condica de prezenta, carnet de pontaj, fisa de pontaj, foaie colectiva de pontaj, situatia prezentelor si absentelor etc;

documente referitoare la productia obtinuta pontajul lucrarilor manuale, pontajul mecanizatorului, bon de lucru individual, bon de lucru colectiv, raport de productie si salarizare etc;

documente referitoare la stabilirea salariilor: lista de avans chenzinal, stat de plata pentru angajati, lista pentru plati partiale, lista de indemnizatii pentru concediul de odihna, desfasuratorul indemnizatiilor platite in contul asigurarilor sociale de stat, drepturi banesti-chenzina I, drepturi banesti-chenzina II, cerere tip privind solicitarea drepturilor de asigurari sociale, altele decat pensiile, fisa de evidenta a salariilor;

documente referitoare la evidenta nominala a angajatilor, a salariilor acestora si a impozitelor aferente contract de munca, decizie de desfacere a contractului de munca, adeverinta salariat, declaratie initiala/rectificativa privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata catre bugetul asigurarilor sociale, declaratie privind evidenta nominala a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurarilor pentru somaj, declaratie privind obligatiile de plata la bugetul general consolidat, fise fiscale, registrul de evidenta a salariatilor.

2. Conturi utilizate

Contabilitatea sintetica a decontarilor cu personalul se efectueaza cu ajutorul grupei 42 "Personal si conturi asimilate". Aceasta grupa include urmatoarele conturi de gradul I:

Contul 421 "Personal - salarii datorate" este utilizat pentru evidenta decontarilor cu personalul pentru drepturile salariale in bani si in natura ale acestuia, inclusiv a adaosurilor, si premiile platite din fondul de salarii. Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu salariile brute si alte drepturi salariale cuvenite personalului. Se debiteaza cu retinerile din salariile brute (contributia la asigurarile sociale, la asigurarile sociale de sanatate, la ajutorul de somaj, impozitul pe veniturile din salarii, avansurile acordate anterior etc), precum si cu salariile nete platite angajatilor. Soldul creditor reprezinta drepturile salariale nete datorate.

Contul 423 "Personal - ajutoare materiale datorate" este utilizat pentru evidenta ajutoarelor pentru incapacitate temporara de munca, a celor pentru ingrijirea copilului, a celor de maternitate, a ajutoarelor de deces etc. Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu ajutoarele materiale cuvenite personalului. Se debiteaza cu retinerile din indemnizatii (contributia la asigurarile sociale de sanatate, la ajutorul de somaj, impozitul pe veniturile din salarii, avansurile acordate anterior etc), precum si cu ajutoarele nete platite angajatilor. Soldul creditor reprezinta ajutoarele materiale nete datorate angajatilor.

Contul 424 "Participarea personalului la profit" este utilizat pentru evidenta stimulentelor materiale platite angajatilor din profitul net realizat. Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu stimulentele materiale cuvenite personalului si repartizate acestuia din profitul net realizat. Se debiteaza cu impozitul retinut pe aceste stimulente materiale, precum si cu sumele nete platite angajatilor. Soldul creditor reprezinta stimulentele materiale nete datorate angajatilor.

Contul 425 "Avansuri acordate personalului"este utilizat pentru evidenta avansurilor acordate angajatilor. Dupa continutul economic este un cont de creante fata de personal, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu avansurile din salarii cuvenite si acordate personalului. Se crediteaza cu retinerile pe statele de salarii reprezentand avansuri platite angajatilor. Soldul debitor reprezinta avansurile platite angajatilor.

Contul 426 "Drepturi de personal neridicate" este utilizat pentru evidenta drepturilor de personal neridicate. Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv Se crediteaza cu drepturile salariale cuvenite personalului, insa neridicate in termenul legal. Se debiteaza cu drepturile salariale platite angajatilor, precum si cu cele neridicate, dar prescrise. Soldul creditor reprezinta drepturile salariale nete datorate personalului, dar neridicate.

Contul 427 "Retineri din salariile datorate tertilor" este utilizat pentru evidenta retinerilor din drepturile salariale datorate tertilor (ca de exemplu: chirii, popriri, pensii alimentare etc). Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu sumele retinute din drepturile salariale cuvenite angajatilor in favoarea tertilor. Se debiteaza cu sumele platite tertilor. Soldul creditor reprezinta sumele retinute din drepturile salariale ale angajatilor in favoarea tertilor, dar inca neachitate.

Contul 4281 "Alte datorii in legatura cu personalul" este utilizat pentru evidenta altor datorii in legatura cu personalul (ca de exemplu: indemnizatiile pentru concediile de odihna neefectuate si alte sume datorate pentru care nu s-a intocmit stat de salarii, garantii gestionare retinute). Dupa continutul economic este un cont de datorii salariale pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu alte sume cuvenite personalului. Se debiteaza cu sumele platite angajatilor. Soldul creditor reprezinta alte sume datorate personalului.

Contul 4282 "Alte creante in legatura cu personalul" este utilizat pentru evidenta altor creante in legatura cu personalul (ca de exemplu: imputatii, chirii, sume platite si nejustificate si alte debite, cota parte din valoarea echipamentului de lucru suportata de personal etc). Dupa continutul economic este un cont de creante fata de personal, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu sumele reprezentand creante fata de personal. Se crediteaza cu sumele retinute sau incasate de la angajati. Soldul debitor reprezinta creantele fata de personal.