CONTABILITATEA DECONTARILOR CU FURNIZORII SI CLIENTII

CONTABILITATEA DECONTARILOR CU FURNIZORII SI CLIENTII

1. Generalitati

Pentru a-si putea desfasura activitatea, orice unitate economica efectueaza in mod curent tranzactii de cumparari si vanzari de bunuri si servicii. Derularea acestor operatii economice presupune existenta a doi agenti economici: unul numit furnizor, pentru care operatia reprezinta o vanzare de bunuri sau servicii, iar celalalt numit client, pentru care operatia reprezinta o cumparare de bunuri sau servicii.

Furnizorii (vanzatorii) inregistreaza in contabilitate valoarea creantelor fata de clienti privind livrarile de bunuri si serviciile executate precum si datoriile pentru avansurile primite de la clienti.

Clientii (cumparatorii) inregistreaza in contabilitate valoarea datoriilor fata de furnizori privind livrarile de bunuri si serviciile executate precum si creantele pentru avansurile acordate furnizorilor.

In contabilitatea analitica, furnizorii si clientii se grupeaza astfel: interni si externi, iar in cadrul lor pe termene de plata respectiv de incasare, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica. Documentul aferent este Situatia incasarii achitarii facturilor (cod 14-6-7) utilizat pentru evidenta analitica a clientilor, respectiv a furnizorilor; el se intocmeste lunar sau pe masura efectuarii operatiilor, fie pentru toti clientii sau furnizorii, fie separat pe feluri de clienti sau de furnizori. Serveste ca jurnal auxiliar pentru tinerea contabilitatii analitice a clientilor sau furnizorilor la unitatile care aplica forma de inregistrare "pe jurnale" respectiv, pentru prezentarea situatiei soldurilor contului 4111 "Clienti" sau a contului 401 "Furnizori". Acest document nu circula, arhivandu-se la compartimentul financiar contabil.

Datoriile si creantele aferente livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii pentru care nu s-au intocmit facturi pana la sfarsitul lunii, se inregistreaza distinct in contabilitate. De acelasi regim beneficiaza si creantele incerte. Separarea creantelor incerte de restul creantelor se poate realiza in urmatoarele momente: fie la expirarea termenului contractual de incasare a creantei comerciale, fie la aparitia incertitudinii incasarii creantei datorita incapacitatii de plata sau starii de insolvabilitate a clientului.

In functie de momentul decontarii vanzarilor - cumpararilor de bunuri sau servicii pot fi intalnite doua cazuri:

vanzarea - cumpararea cu decontarea imediata;

vanzarea - cumpararea care se efectueaza pe credit comercial.

In functie de natura creditelor si de documentele ce stau la baza inregistrarii lor distingem:

- creditul comercial clasic care presupune existenta unui interval de timp pana la decontarea facturii, moment in care se utilizeaza instrumentele clasice (ordin de plata, cec, chitanta);

- creditul comercial cambial care are la baza existenta unui efect comercial (bilet la ordin sau cambie) prin care se amana plata unei datorii, stipulandu-se in el, printre altele, suma de plata, scadenta si banca la care se va face decontarea.

In functie de natura activelor vandute respectiv cumparate se disting:

datorii sau creante provenite din comercializarea stocurilor si serviciilor;

datorii sau creante provenite din comercializarea imobilizarilor.

intr-un mediu de piata concurential, existenta reducerilor de preturi care se pot acorda de catre furnizori clientilor cuantifica printre altele increderea existenta intre cei doi parteneri, volumul afacerilor, calitatea bunurilor. Astfel, in literatura de specialitate intalnim doua categorii de reduceri de pret:

reduceri comerciale: rabatul, remiza, risturnul;

reduceri financiare: scontul.

Rabatul reprezinta reducerea aplicata de catre furnizor asupra pretului de vanzare pentru calitatea inferioara a bunurilor livrate.

Remiza reprezinta reducerea pe care furnizorul o acorda pentru importanta cumparatorului in clientela vanzatorului, fidelitatea clientului, volumul mare al unor comenzi.

Risturnul este o reducere ce poate fi acordata pentru depasirea unui plafon valoric anual al cumpararilor stabilit prin contract.

Scontul este reducerea financiara de care poate beneficia clientul, daca acesta isi plateste inainte de scadenta datoria.

Toate aceste reduceri de pret trebuie sa fie convenite intre parti si prevazute in contact ca si clauze contractuale.

Metodologia de calcul a reducerilor:[1]

reducerile comerciale premerg reducerile financiare;

reducerile se aplica asupra netului anterior;

se opereaza intai rabaturile, apoi remizele;

in baza de calcul a TVA nu se includ reducerile comerciale si financiare, indiferent daca acestea sunt acordate la facturarea bunurilor sau ulterior.

2 Conturi utilizate

Reflectarea contabila a operatiilor economice privind obligatiile fata de furnizori se realizeaza cu ajutorul grupei 40 "Furnizori si conturi asimilate" care cuprinde urmatoarele conturi sintetice de gradul I:

Contul 401 "Furnizori" este utilizat pentru evidenta de catre clienti a datoriilor fata de furnizorii de stocuri si servicii. Dupa continutul economic, este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, este un cont de pasiv. Se crediteaza cu valoarea bunurilor si serviciilor achizitionate cu titlu oneros pe baza de facturi. Se debiteaza cu ocazia achitarii datoriilor fata de furnizori. Soldul creditor reprezinta sumele datorate furnizorilor.

Contul 403 "Efecte de platit" este utilizat pentru evidenta obligatiilor de platit fata de furnizorii de stocuri si servicii pe baza de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc). Dupa continutul economic, este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila, este un cont de pasiv. Se crediteaza cu valoarea efectelor comerciale de platit acceptate de furnizor. Se debiteaza cu platile efectuate la scadenta pe baza de efecte comerciale. Soldul creditor reprezinta valoarea efectelor comerciale de platit.

Contul 404 "Furnizori de imobilizari" este utilizat pentru evidenta de catre clienti a datoriilor fata de furnizorii de imobilizari corporale si necorporale. Dupa continutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu valoarea imobilizarilor si a lucrarilor de investitii pe baza de facturi. Se debiteaza cu ocazia achitarii datoriilor fata de furnizori. Soldul creditor reprezinta sumele datorate furnizorilor de imobilizari.

Contul 405 "Efecte de platit pentru imobilizari" este utilizat pentru evidenta obligatiilor de platit fata de furnizorii de imobilizari corporale si necorporale pe baza de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc.). Dupa continutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu valoarea efectelor comerciale de platit acceptate de furnizorii de imobilizari. Se debiteaza cu platile efectuate la scadenta pe baza de efecte comerciale. Soldul creditor reprezinta valoarea efectelor comerciale de platit.

Contul 408 "Furnizori-facturi nesosite" este utilizat pentru evidenta de catre clienti a datoriilor fata de furnizorii de stocuri si servicii pentru care nu s-au primit facturi. Dupa continutul economic este un cont de datorii pe termen scurt, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se crediteaza cu valoarea bunurilor si serviciilor achizitionate cu titlu oneros pentru care nu s-au primit facturi. Se debiteaza cu ocazia sosirii facturilor cand datoriile fata de furnizori devin certe. Soldul creditor reprezinta sumele datorate furnizorilor aferente facturilor nesosite.

Contul 409 "Furnizori-debitori" este utilizat pentru evidenta avansurilor acordate furnizorilor si a ambalajelor care circula pe principiul restituirii, facturate de catre furnizori. Se detaliaza pe doua conturi de gradul II:

4091 "Furnizori - debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor";

4092 "Furnizori - debitori pentru prestari de servicii si executari de lucrari"

Dupa continutul economic este un cont de creante, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu avansurile acordate furnizorilor si cu valoarea ambalajelor (restituibile facturate de furnizori. Se crediteaza cu ocazia regularizarii avansurilor acordate furnizorilor si cu valoarea ambalajelor restituite .furnizorilor, degradate sau retinute in stoc. Soldul debitor reprezinta avansurile acordate furnizorilor si neregularizate, precum si valoarea ambalajelor nerestituite furnizorilor.

Reflectarea contabila a operatiilor economice privind decontarile cu clientii se realizeaza cu ajutorul grupei 41 "Clienti si conturi asimilate" care cuprinde urmatoarele conturi sintetice de gradul I:

Contul 4111 "Clienti" este utilizat pentru evidenta de catre furnizori a creantelor aferente livrarilor de bunuri si servicii pe baza de facturi. Dupa continutul economic este un cont de creante comerciale, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu valoarea la pret de vanzare a bunurilor si serviciilor livrate, inclusiv cu taxa pe valoarea adaugata aferenta, conform facturii. Se crediteaza cu ocazia incasarii creantelor. Soldul debitor reprezinta creantele de incasat de la clienti.

Contul 4118 "Clienti incerti sau in litigiu" este utilizat pentru evidenta de catre furnizori a creantelor aferente livrarilor de bunuri si servicii devenite incerte. Dupa continutul economic este un cont de creante comerciale, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu valoarea creantelor devenite incerte. Se crediteaza cu valoarea creantelor incerte incasate sau trecute la pierderi. Soldul debitor reprezinta creantele de incasat de la clienti incerti sau in litigiu.

Contul 413 "Efecte de primit de la clienti" este utilizat pentru evidenta creantelor de incasat de la clienti pe baza de efecte comerciale (bilet la ordin, cambie etc). Dupa continutul economic este un cont de creante comerciale, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu valoarea efectelor comerciale acceptate de catre furnizori. Se crediteaza cu ocazia primirii sau incasarii efectelor comerciale. Soldul debitor reprezinta valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 418 "Clienti-facturi de intocmit" este utilizat pentru evidenta de catre furnizori a creantelor aferente livrarilor de bunuri si servicii pentru care nu s-au intocmit facturi. Dupa continutul economic este un cont de creante comerciale, iar dupa functia contabila este un cont de activ. Se debiteaza cu valoarea la pret de vanzare a bunurilor si serviciilor livrate, inclusiv cu taxa pe valoarea adaugata aferenta, pentru care nu s-au intocmit facturi. Se crediteaza cu ocazia intocmirii facturilor. Soldul debitor reprezinta creantele aferente bunurilor si serviciilor pentru care nu s-au intocmit facturi.

Contul 419 "Clienti - creditori" este utilizat pentru evidenta sumelor facturate clientilor reprezentand avansuri pentru livrari de bunuri, prestari de servicii sau executari de lucrari, respectiv a ambalajelor care circula in sistem de restituire. Dupa continutul economic este un cont de datorii comerciale, iar dupa functia contabila este un cont de pasiv. Se debiteaza cu avansurile primite de la clienti si cu valoarea ambalajelor restituibile, facturate de furnizori clientilor. Se crediteaza cu ocazia regularizarii avansurilor primite de la clienti si cu valoarea ambalajelor primite, degradate sau retinute de clienti. Soldul debitor reprezinta avansurile primite de la clienti si neregularizate, precum si valoarea ambalajelor nerestituite de catre clienti.

3 Operatii contabile

Vanzari cumparari de bunuri pe credit comercial clasic

Intreprinderea "X" (vanzator) livreaza intreprinderii " Y" (cumparator) produse finite (ambalaje pentru cumparator) la pretul de facturare fara TVA de 80.000 LEI si TVA 19%, plata facandu-se ulterior cu ordin de plata. Pretul de inregistrare la furnizor a produselor finite este de 68.000 LEI.

A. In contabilitatea vanzatorului:

- inregistrarea livrarii produselor finite:

- inregistrarea descarcarii de gestiune pentru produsele finite vandute:

- inregistrarea incasarii creantei prin banca:

B. In contabilitatea cumparatorului:

- inregistrarea receptiei ambalajelor:

- inregistrarea achitarii datoriei prin banca:

Vanzari - cumparari de bunuri pe credit comercial cambial

Intreprinderea "X" (producator) livreaza intreprinderii " Y" (cumparator) un calculator avand pretul de facturare fara TVA de 20.000 LEI si TVA 19%. In vederea decontarii clientul emite un bilet la ordin acceptat de furnizor. Dupa primirea biletului la ordin, furnizorul il depune la banca urmand a se incasa la scadenta prin viramente bancare. Valoarea de inregistrare a calculatorului in contabilitatea producatorului este de 17.000 LEIi.

A. In contabilitatea producatorului:

- inregistrarea livrarii produsului finit:

- inregistrarea descarcarii de gestiune pentru produsul finit vandut:

- inregistrarea acceptarii biletului la ordin:

- inregistrarea primirii biletului la ordin si depunerea lui la banca:

- inregistrarea incasarii biletului la ordin la scadenta:

B. In contabilitatea cumparatorului:

- inregistrarea receptiei calculatorului achizitionat:

- inregistrarea emiterii biletului la ordin:

- inregistrarea platii biletului la ordin prin banca:

Vanzari - cumparari de bunuri pe credit comercial in valuta

. Intreprinderea "X" (vanzator) exporta marfuri in valoare de 15.000 euro la cursul de 4 LEI/euro. Costul de achizitie a marfurilor exportate este de 42.500 LEI. Decontarea se face la cursul de 4,1 LEI/euro.

- inregistrarea livrarii marfurilor la export:

- inregistrarea descarcarii de gestiune pentru marfurile vandute:

- inregistrarea incasarea creantei externe prin banca:

valoarea nominala a creantei  60.000 LEI

valoarea actuala a creantei  61.500 LEI

diferenta favorabila de curs valutar 1.500 LEI

2. Intreprinderea " Y" (cumparator) importa materii prime in valoare de 9000 euro la cursul de 4 LEI/euro. Pentru decontare, cumparatorul emite un bilet la ordin in favoarea furnizorului extern in valoare de 9000 euro la cursul de 4,1 LEI/euro. La scadenta in cursul aceluiasi exercitiu financiar, cursul valutar este de 4,2 LEI/euro. TVA se achita prin banca.

- inregistrarea receptiei materiilor prime importate:

- inregistrarea achitarii TVA aferente materiilor prime importate prin banca:

- inregistrarea emiterii biletului la ordin in favoarea furnizorului extern:

valoarea nominala a datoriei  36.000

valoarea nominala a biletului la ordin emis 9.000 × 4,1 = 36.900

diferenta nefavorabila de curs valutar 900

- inregistrarea achitarii la scadenta a biletului de ordin emis:

valoarea nominala a biletului de ordin  36.900

valoarea actuala a biletului de ordin  37.800

diferenta nefavorabila de curs valutar 900

Vanzari cumparari de bunuri avand la baza practica avansurilor comerciale

Intreprinderea " Y" (cumparator) acorda intreprinderii "X" (vanzator) im avans comercial de 5.000 LEI fara TVA si TVA 19% in vederea achizitionarii unor piese de schimb care pentru furnizor reprezinta marfuri. Pretul de facturare a marfurilor livrate ulterior este de 12.000 LEI fara TVA si TVA 19% iar pretul de inregistrare a lor in contabilitatea furnizorului este de 9.500 LEI. Se deconteaza avansul comercial precum si restul de plata, prin virament bancar.

A. In contabilitatea cumparatorului

- inregistrarea acordarii avansului prin banca:

409 "Furnizori debitori" 4426 "TVA deductibila"

5121 "Conturi la banci in lei"

- inregistrarea achizitionarii pieselor de schimb:

- inregistrarea decontarii avansului acordat:

- inregistrarea achitarii datoriei ramase:

B. In contabilitatea vanzatorului

- inregistrarea incasarii avansului prin banca:

- inregistrarea livrarii marfurilor:

- inregistrarea scoaterii din gestiune a marfurilor vandute:

inregistrarea decontarii avansului primit:

- inregistrarea incasarii creantei ramase:

Vanzari cumparari de bunuri pentru care nu s-a intocmit facturi

. Intreprinderea "X" (vanzator) livreaza pe baza de aviz de insotire a marfii intreprinderii " Y" (cumparator) produse finite pe care clientul urmeaza sa le comercializeze ca si marfuri la pretul de facturare fara TVA de 10.000 LEI, TVA 19%. In luna urmatoare, se intocmeste factura fiscala care se deconteaza prin virament bancar. Costul de productie al produselor finite este de 8.500 LEI.

A. In contabilitatea vanzatorului:

- inregistrarea livrarii produselor finite pe baza avizului de insotire a marfii:

- inregistrarea descarcarii de gestiune pentru produsele finite vandute:

- inregistrarea emiterii facturii fiscale:

- inregistrarea transformarii TVA-ului neexigibil in TVA colectat:

- inregistrarea incasarii facturii fiscale:

B. In contabilitatea cumparatorului l

inregistrarea receptiei marfurilor pe baza avizului de insotire a marfii:

- inregistrarea primirii facturii fiscale:

- inregistrarea transformarii TVA-ului neexigibil in TVA deductibil:

- inregistrarea platii facturii fiscale:

Reduceri acordate de catre furnizor clientului

Intreprinderea "X" (producator) livreaza intreprinderii "Y" (cumparator) produse finite considerate de catre client materiale pentru ambalat la pretul din facturare fara TVA de 9.000 LEI, TVA 19%. Pe factura se inregistreaza un rabat de 6% si o remiza de 10%. Ulterior, clientul primeste un scont de 2% pentru achitarea facturii inainte de termenul stabilit. Costul de inregistrare a produselor finite la furnizor este de 7.000 LEI.

Metodologia de calcul 

Valoarea rabatului  9.000 × 6% = 540

Valoarea actuala a produselor finite 9.000 - 540 = 8.460

Valoarea remizei  8.460×10%= 846

Valoarea actuala a produselor finite 8.460 - 846= 7.614

Valoarea TVA calculata la ultimul net 7.614×19%= 1.446,66

Totalul facturii  7.614+ 1.446,66 = 9.060,66

Valoarea scontului  9.060,66 × 2% =181,21

A. In contabilitatea producatorului

inregistrarea livrarii produselor finite, dupa deducerea reducerilor de pret acordate in momentul facturarii:

- inregistrarea descarcarii gestiunii de produse .finite vandute;

- inregistrarea incasarii facturii, mai putin scontul acordat:

Reglementarile fiscale[2] in vigoare precizeaza ca sconturile acordate nu se cuprind in baza de impozitare a TVA-ului; deci, se impune intocmirea unei facturi privind regularizarea TVA-ului adica pentru suma de: 181,21 × 19% = 34,43

- inregistrarea facturarii scontului acordat:

B. In contabilitatea cumparatorului

- inregistrarea receptiei materialelor pentru ambalat: 

- inregistrarea achitarii facturii, mai putin scontul primit:

- inregistrarea regularizarii TVA-ului aferent scontului primit:

Vanzari de bunuri care au determinat ulterior aparitia de creante incerte.

Intreprinderea "X" (vanzator) vinde intreprinderii " Y" (cumparator) semifabricate la pretul de facturare fara TVA de 7.500 LEI, TVA 19%, care au fost inregistrate in contabilitate la costul de productie de 6.000 LEI. Ulterior, se declara starea de insolvabilitate a clientului, existand in acest sens o hotarare judecatoreasca, si apare astfel incertitudinea incasarii creantei.

- inregistrarea livrarii semifabricatelor: 

- inregistrarea descarcarii gestiunii de semifabricatele vandute:

- inregistrarea evidentierii creantei incerte de celelalte creante:

- inregistrarea constituirii provizionului pentru deprecierea creantelor:

- inregistrarea scoaterii din activ a creantei incerte:

- inregistrarea anularii provizionului pentru deprecierea creantelor: