CONTROLUL FINANCIAR INTERN IN CADRUL S.C. LACTA   S.R.L. GIURGIU

Prezentare Societate

S.C. LACTA S.R.L. este persoana juridica romana , are forma juridica de societate cu raspundere limitata, isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane, cu contractul si statutul de societate.

Sediul societatii este in Romania , localitatea Giurgiu, str. Ciresului, nr. 5, jud. Giurgiu. Durata societatii este nelimitata cu incepere de la data inregistrarii la Camera de comert si Industrie.

Scopul societatii este obtinerea de profit. Obiectul principal de activitate al societatii este procesare lapte.

In cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu se desfasoara activitatiile specifice procesului tehnologic de prelucrare a laptelui, cum ar fi:

Colectarea laptelui proaspat prin centre locale sau direct de la producatori;

Transport cu mijloace speciale;

Controlul calitatii;

Receptia cantitativa;

Refrigerare;

Prelucrarea laptelui in produse programate a fi realizate;

Distributie;

2 Structura tehnico- organizatorica

Organizarea reprezinta calea prin care activitatea oamenilor este coordonata pentru atingerea unui scop. In cazul unitatii analizate scopul este maximizarea profitului pe termen lung. Componenta structurii de conducere include un personal capabil sa indeplineasca rolurile cheie in orientarea unor strategii si mecanisme care sa asigure continuitatea functionarii intreprinderi in conformitate cu setul de obiective si planul realist al dezvoltarii intreprinderii.

Structura echipei manageriale este stabila si se va imbunatatii in functie de rolul fiecarui membru in atributiile procesului de productie, prin diviziunea muncii si functiunilor. Activitatile de control privesc toti salariatii societatii, dar in functie de atributiile ce le revin unii vor fi mai preocupati de cele de care raspund in mod direct. Activitatea de planificare operationala va fi condusa prin aportul echipei in legatura directa cu prevederile bugetului si cerintele pietei.

Previziunile echipei de conducere privind scopurile firmei urmaresc sa realizeze produse competitive cu valori adaugate minime din care sa reiasa profituri si din care cca. 50-60% sa fie orientate spre investitii ce vor mari puterea de mentinere pe piata a produselor realizate.

Functiile conducerii sunt percepute ca o asigurare a unor orientari de ansamblu si monitorizare cu implicatii permanente, constante si responsabile in luarea deciziilor. Obiectivitatea in organizare se refera la faptul ca nu trebuie construite structuri organizatorice in functie de oameni pentru a evita dezorganizarea la plecarea / disparitia unui salariat.

Structura organizatorica a societatii realizeaza distribuirea autoritatii si responsabilitatii in interiorul intreprinderii pe compartimente.

Structura tehnico- organizatorica

	Director economic

Unitatea este organizata dupa o structura functionala in compartimente, acestea fiind apoi divizate in puncte de lucru sau birouri in functie de profilul fiecarui compartiment.

Departament productie - Aceasta componenta este condusa de director tehnic. Cuprinde birourile achizitie. materie prima, productie - unde se realizeaza prelucrarea materiei prime in produsele programate a fi realizate, urmarindu-se respectarea documentatiei si a normelor de consum.

Parcul auto este alcatuit din mijloace de transport si utilaje proprii ale unitatii impreuna cu personalul ce le exploateaza si in ateliere de reparatii auto pentru intretinerea lor .Parcul auto este condus de un inginer.

Biroul C.T.C. se ocupa cu verificarea calitatii lucrarilor , stabilirea parametrilor tehnici de calitate , se elibereaza certificate de calitate pentru produsele livrate.

Directorul tehnic se ocupa cu conducerea compartimentului productie , influentand prin deciiziile sale si departamentul resurse umane.

Departamentul marketing este condus de un director economic. In componenta acestuia sunt cuprinse birourile:

Aprovizionare. Acest birou se ocupa cu asigurarea necesarului de materii si materiale auxiliare, studierea ofertelor diferitilor furnizori, luarea deciziilor si intocmirea contractelor; Biroul este condus de un inginer.

Desfacere . Aici se realizeaza contractele cu beneficiari , negocierile de pret , se stabileste termenul de livrare.

Depozite . S.C. LACTA SRL dispune de doua depozite frig pentru produsul finit amplasate in zone diferite, prin care se asigura distributia direct la beneficiar cu un consum constant si permanent in zona .

In cadru acestui departament se tine gestiunea stocurilor de produs finit, si materiale auxiliare se inregistreaza intrarile de materiale precum si iesirile(avize de expeditie , bonuri de consum etc.)

Departamentul resurse umane Acest compartiment cuprinde doua birouri:

a)     Birou personal .In acest birou se realizeaza :

evidenta personalului angajat;

pastrarea si completarea periodica a cartilor de munca;

planificarea concediilor;

incadrarea sau eliberarea de personal in functie de necesitati;

b)     Biroul salarizare. In cadrul acestui birou se calculeaza salariile personalului angajat in functie de fisele de pontaj primite de la pontatorii locurilor de munca. Departamentul este condus de un sef de personal.

Functia de productie in cadrul unitatii are urmatoarele atribute:

Elaboreaza programul de productie pe baza prevederilor din contractele incheiate cu furnizorii si beneficiarii;

Pregateste concret productia, urmareste , realizeaza si raporteaza programul de lucru periodic;

Foloseste conform normelor capacitatiile de productie existente;

Coreleaza productia de utilitati si productia auxiliara cu cerintele productiei de baza;

Calitatea produsului este in conformitate cu cerintele specificate in documentatia tehnologica si cerintele din contract;

Organizeaza aprovizionarea ritmica a locurilor de munca cu cele necesare realizarii produselor nominalizate in programul de fabricatie;

Gospodareste judicios materiile prime , materialele, combustibilul ,energia, unitatile si toate resursele de care dispune.

Organizeaza evidenta proprie tehnico-operativa de urmarire si raportare a lucrarilor, conlucrand cu celelalte compartimente [1].

În mod concret managerul stabileste pentru fiecare grup de activitati foemele de control intern menite sa limiteze sau sa elimine riscurile asociate sub forma :

Autocontrolului activitatii ;

Controlului mutual ;

Controlului ierarhic ;

Controlului partenerial.

3 Organizarea compartimentului financiar-contabil

Activitatea financiar -contabila este organizata pe urmatoarele compartimente:

1. Serviciul financiar;

2. Serviciul contabilitatii

1. Atributiile serviciului financiar

Asigura prin planul financiar si de trezorerie fondurile necesare societatii comerciale;

Efectueaza calcule de fundamentare privind: productia marfii vandute si incasate; veniturile, mijloace circulante; alti indicatori economici si financiari;

Întocmeste, cand este cazul, planul de credite si de casa pe care le depune la banca;

Ia masuri impreuna cu sectiile societatii pentru reducerea costurilor , recalculeaza normativul de mijloace circulante si posibilitatea de marire a vitezei de rotatie a acestor mijloace;

Raspunde de realizarea integrala si la timp a planului financiar;

Raspunde de eliminarea imobilizarilor financiare;

Asigura plata la termen a sumelor care constitue obligatia societatii fata de bugetul de stat si alte obligatii fata de terti;

Urmareste si incaseaza toate facturile pentru produsele si serviciile efectuate;

Asigura si raspunde de efectuarea corecta si la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului ;

Întocmeste proiectul planului de finantare -creditare a investigatiilor si se ocupa de celelalte operatiuni financiare in derularea operatiilor de investitii;

Întocmeste cu directia proiectare planul de finantare a programelor de cercetare si proiectare produse noi ,la fel se procedeaza si cu celelalte compartimente;

Asigura finantarea valutara pentru operatiunile de export-import si cooperare;

Întocmeste si raspunde de circulatia in valuta a costurilor pentru fiecare produs contractat pentru export si actioneaza pentru obtinerea unui beneficiu la fiecare tranzactie comerciala;

Urmareste primirea in termen a facturilor pentru produsele vandute;

Urmareste permanent circulatia documentelor de decontare cu banca,analizeaza lunar facturile neincasate, stabileste masurile corespunzatoare pentru a accelera ritmul incasarilor;

Efectueaza decontarea in termen a operatiunilor rezultate din activitatea de comert;

2. Atributiile serviciului contabilitate

Raspunde de organizarea si functionarea in bune conditii a contabilitatii valorilor patrimoniale;

Asigura efectuarea corecta si la timp a inregistrarilor contabile privind fondurile fixe, calculul amortizarilor acestora , mijloace circulante , cheltuieli de productie sau circulatie si calculul costurilor , rezultatele financiare;

Asigura respectarea cu strictete a prevederilor legale privind inregistrarea patrimoniului si ia masuri legale pentru reintregirea acestuia in cazul in care a fost pagubit;

Organizeaza inventarierea periodica a tuturor veniturilor patrimoniale ,urmareste definitivarea , potrivit legii , a rezultatelor inventarierii;

Întocmeste lunar balanta de verificare pentru conturi sintetice si cele analitice si urmareste concordanta dintre acestea ;

Întocmeste situatia principalilor indicatori economico- financiari lunari, bilanturile trimestriale si anuale si coordoneaza intocmirea raportului explicativ la acestea;

Prezinta spre aprobare actionarilor bilantul si raportul explicativ ,participa la analiza rezultatelor economice si financiare pe baza datelor din bilant si urmareste modul de aducere la indeplinire a sarcinilor ce ii revin din procesul verbal de analiza;

Participa la organizarea , perfectionarea sistemului informational aplica masurile de rationalizare si simplificare a lucrarilor de evidenta contabila , de mecanizare si automatizare a prelucrarii datelor;

Executa potrivit legii control financiar preventiv;

Relatiile intre Compartimentul Financiar - Contabil, celelalte compartimente si mediul extern se pot concretiza in urmatoarea diagrama:

Costul de productie este trimis catre Compartimentul Productie;

Costul unitar si situatia cheltuielilor cu materialele catre Compartimentul Financiar- Contabil;

Informatii despre cost, pret, necesar de materiale transmise catre Compartimentul Marketing;

Situatia vanzarilor trimisa catre contabilitate;

Pontaj, nivelul salariilor transmise catre contabilitate;

Cheltuieli salariale transmise catre Compartimentul Resurse Umane;

In mediul extern relatia se concretizeaza in diagrama urmatoare:

Predarea unor indicatori economici,in situatia ,in care societatea are de luat sau obtine un credit , catre banca;

Situatia disponibilitatilor banesti trimisa catre Compartimentul Financiar-Contabil;

Informatii privind situatia economico -financiara a unitatii;

Informatii privind impozitul pe profit si bilantul contabil trimise catre organele fiscale;

Activitatea financiar -contabila are un rol important in orice societate comerciala tocmai prin aceea ca evidentiaza veniturile din activitatea de baza si alte activitati , evidentiaza cheltuielile aferente si reflecta gradul de eficienta prin contul profit si pierdere.

Informatiile provenite din compartimentul financiar-contabil sunt folosite de catre toate celelalte compartimente ale societatii precum si de organismele fiscale , de prognoza a statului.Urmatoarea diagrama incearca sa reflecte relatiile dintre compartimentul financiar-contabil si utilizatorii interni si externi.

Transmite bilanturile pentru activitatea proprie si primeste indicatii de folosire a documentelor;

Transmite propuneri de plan financiar ,plan credite si plan casa , modificari preturi si tarife ,bilanturi contabile si primeste indicatori financiari , aprobari si avize.

Transmite planurile de control pentru coordonare si rapoartele de activitate si primeste indicatii de lucru specifice.

Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele planului de credite , modificari de preturi ,informari asupra situatiei financiare si primeste avize , aprobari ,indicatii si dispozitii de lucru.

Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele planurilor de credite ,modificari de preturi ,informari asupra situatiei financiare si primeste avize , aprobari ,indicatii si dispozitii de lucru.

Transmite propuneri privind introducerea in circuitul economic a srocurilor disponibile si primeste situasia stocurilor supernormative, elementele necesare elaborarii planului financiar ,documente de decontare.

Transmite propuneri privind reintroducerea in circuitul economic a stocurilor fara desfacere si primeste documente de livrare a produselor, date privind stocurile fara desfacere si elemente necesare elaborarii planului financiar.

Transmite planul de finantare si creditare a investitiilor si primeste lista obiectivelor de investitii.

Transnmite planul costurilor si a cheltuielilor administrativ- gospodaresti si primeste programul de productie valori.

Transmite date si analize financiare necesare si primeste situatia realizarii productiei fizice.

Transmite date financiare pentru fundamentarea unor indicatori si propuneri de teme pentru noi studii si peimeste studii de organizare elaborate pentru activitatea financiara ,norme ,protectie.

Transmite propuneri pentru exploatarea rationala a dotarii tehnice a utilajelor si cresterea eficientei acestora si primeste date privind realizarea operativa a productiei.

Transmite documentele de evidenta pentru activitatea proprie si primeste lista obiectivelor de investitii.

Transmite date privind contractele efectuate si primeste informatii despre disponibilul in cont.

4. Indicatori ce stabilesc marimea intreprinderii

Pentru a caracteriza unitatea din punct de vedere al dimensiunii economice vom urmarii evolutia urmatorilor indicatori pe o perioada de trei ani: Cifra de afaceri a initatii, marimea activului, numarul mediu al personalului.

Cifra de afaceri reprezinta volumul total al afacerilor firmei evaluate la pretul pietei (vanzarea de marfuri, produse, prestarea de servicii ,efectuarea de lucrari), intr-o perioada de timp determinata (nu include veniturile financiaresi veniturile exceptionale). Reprezinta un indicator esential pentru precizarea locului societatii in sectorul de activitate, pozitia acestuia pe piata, a capacitatii de a lansa si dezvolta activitati profitabile.

Tabelul urmator prezinta valorile acestor indicatori in perioada studiata:

Analizand numarul angajatilor din unitate precum si cifra de afaceri putem sublinia faptul ca S.C. TOCAR PROD SRL Bucuresti face parte din categoria intreprinderilor mici si mijlocii cu toate drepturile si obligatiile ce decurg din acest statut.

4.1 Analiza structurii capitalurilor proprii la S.C. LACTA SRL GIURGIU

În tabelul urmator vom prezenta structura capitalurilor proprii asa cum rezulta din bilanturile societatii , atat valoric cat si procentual , in perioada 2007-2009.

Prezentam grafic variatia nivelului capitalului propriu la S.C. LACTA SRL GURGIU in perioada 2007-2009

4.2. Structura imobilizarilor la S.C. LACTA SRL GIURGIU.

Eficienta si viabilitatea unei firme intr-o economie concurentiala sunt asigurate si de masura in care aceasta dispune de un potential material ai carei parametri tehnici si functionali, a carei structura corespund noilor exigente ale economiei de piata.

Structura imobilizarilor , asa cum rezulta din documentele de sinteza anuale ale societatii sunt prezentate in tabelul urmator:

Categorie de imobilizari	Anul 2007		Anul 2008		Anul 2009
	Valoric (mii lei)	Procent	Valoric (mii lei )	Procent	Valoric (mii lei)	Procent
Necorp.
Corporale
Financiare
Total

Prezentam grafic variatia nivelului imobilizarilor in perioada 2007-2009;

Mentionam ca datele prezentate in tabel, in baza carora s-a trasat graficul de mai sus nu sunt actualizate cu indicii de inflatie corespunzatori perioadei 2007-2009.

Analizand valorile procentuale prezentate in tabel, ce reprezinta procentul din totalul imobilizarilor, care apartine fiecarei categorii de imobilizari putem concluziona ca ponderea maxima o detin imobilizarile corporale (aproximativ 98%).

4.3 Caracterizarea unitatii prin prisma rentabilitatii

Exprimarea relativa a nivelului de rentabilitate ,completeaza diagnosticul prin capacitatea informationala a indicatorilor respectivi.

Teoria si practica economica opereza cu mai multe forme de exprimare a rentabilitatii.

Fiecare indicator are o putere informationala proprie, imdeplinind o functie specifica in activitatea proprie de gestionare a capitalului.

a) Rata rentabilitatii veniturilor (Rv):

Rv =P/V *100 unde: P = profitul inaintea impozitarii

V =veniturile totale aferente perioadei

Prin continut caracterizeaza eficienta intregii activitatii a societatii in cursul exercitiului.

b) Rata rentabilitatii economice a activului (Ra), caracterizeaza eficienta elementelor materiale angajate in activitatea firmei. Se calculeaza conform relatiei:

Ra = P/A * 100 unde : P = profitul inaintea impozitarii

A = totalul activului (imobiliz.+circulante)

În acelasi context se defineste si viteza de rotatie a activului , ca raport intre veniturile totale aferente perioadei si totalul activului.

v = V/A, unde marimile V si A au semnificatiile de mai sus.

O alta categorie de indicatori ai rentabilitatii vizeaza eficienta capitalului investit , respectiv utilizat.

c) Rata rentabilitatii financiare a capitalului propriu (Rf), definit ca raportul procentual ib'ntre profitul net si capitalul propriu.

d) Rata rentabilitatii financiare a capitalului permanent, denumita si rentabilitate economica (Re) , definita ca raport intre profitul brut si capitalul permanent.

Capitalul permanent = capital propriu + capitalurile imprumutate pe termen lung si mediu.

5. Metodologii de exercitare a controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA S.R.L.

5.1. Modalitati de exercitare a controlului financiar intern

S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU nu are in structura sa organizatorica un compartiment de control financiar intern distinct. Acest gen de control se exercita prin intermediul unor echipe formate din propriii salariati care apartin compartimentului financiar contabil.

Metodologia de exercitare a controlului financiar intern este o metodologie complexa care se impleteste cu aspectele organizatorice, dar si cu sarcinile de valorificare a constatarilor si concluziilor.

Privita in ansamblul ei, in societatea analizata, actiunea de control financiar intern parcurge cateva etape sau faze distincte:

pregatirea actiunii de control financiar intern;

organizarea muncii la locul verificarii;

verificarea propriu zisa;

intocmirea si perfectarea documentelor de control;

valorificarea rezultatelor controlului;

controlul indeplinirii masurilor stabilite in urma verificarii.

Continutul acestor etape si sarcinile specifice lor sunt influentate de natura activitatii de verificare, de marimea unitatii, de structura organizatorica precum si de natura obiectivelor si conpetentelor controlului.

5. Pregatirea actiunii de control financiar intern

În S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU acest lucru revine ca sarcina unitatii si consta in principal in alegerea momentului si duratei controlului, desemnarea persoanelor care vor face verificarea si eventual instruirea acestora.

Pregatirea actiunii de control financiar intern presupune mai intai o documentare asupra organizarii si desfasurarii activitatii in sectorul supus verificarii. În functie de continutul activitatii si de sarcinile ce vor reveni echipelor de control se trece la desemnarea persoanelor care vor intra in componenta acestora.

Echipele desemnate pot fi intruite prin prezentarea unor referate, lectii de sinteza, studiul actelor normative, intocmirea unor indrumare cu problemele de urmarit. În unitatea studiata, asemenea instructaje se finalizeaza printr-o seminarizare pentru a se vedea in ce masura organele de control si-au insusit problemele de fond si daca cunosc sarcinile concrete care le revin.

Societatea a mai organizat si schimburi de experienta care au fost insotite si de indrumarea echipelor de control.

Organele de control desemnate vor studia actele de control intocmite cu ocazia verificarilor anterioare, ultimul bilant contabil, corespondenta cu unitatile verificate.

În legatura cu alegerea momentului si duratei controlului trebuie evitate perioadele de verificare in activitatea societatii, iar durata actiunii trebuie limitata la strictul necesar.

5.4. Organizarea muncii la locul verificarii

Aceasta etapa incepe cu prezentarea organelor de control, la compartimentul supus verificarii. Pentru inceput se ia legatura cu conducerea compartimentului in cadrul asa-zisului protocol de prezentare care presupune prezentarea documentelor de imputernicire, prezentarea scopului controlului, obtinerea onor prime informatii privind activitatea compartimentului si solicitarea sprijinului necesar in realizarea misiunii.

Pentru preintampinarea oricaror posibilitati de acoperire a unor eventuale nereguli, daca obiectivele organelor de control fac necesara si oportuna o asemenea operatiune imediat dupa vizita de protocol se trece la verificarea inopinata a numerarului si a celorlalte valori din caserie, a titlurilor detinute precum si a valorilor materiale care necesita controlul inopinat.

Dupa controlul inopinat organele de control pot proceda la o documentare detaliata asupra organizarii si desfasurarii activitatilor in compartimentul analizat.

În acest scop se pot vizita sectiile de productie, se analizeaza procesele tehnologice, se cerceteaza modul de intocmire si de circulatie a documentelor justificative, se verifica modul concret de organizare a evidentei tehnice aplicative si eventual a contabilitatii. În acelasi timp se studiaza legaturile dintre compartimente.

De asemenea pot fi obtinute unele informatii de la personalul compartimentului, informatii care privesc greutatile intampinate, lipsurile semnalate, cauzele unor fenomene.

Pot fi avute in vedere observatii sau recomandari de la organele superioare ale societatii sau pot fi analizate unele sesizari si reclamatii ale salariatilor.

Dupa ce s-au documentat in suficienta masura, organele de control financiar intern intocmesc un plan detaliat de verificare, axat pe realitatile din compartiment, si corelat cu obiectivele urmarite si cu sarcinile ce le au organele de control.

În aceste planuri se vor include obiectivele de verificat, timpul afectat fiecarui obiectiv si perioada in care urmeaza a fi controlata.

În cazul abordarii selective a unora dintre elementele controlului se vor face obligatoriu toate precizarile necesare in planul detaliat, incluzandu-se cu exactitate obiectivele analitice, subunitatile sau gestiunile, perioada pentru care verificarea se face prin sondaj.

Aceasta etapa va cuprinde si stabilirea de comun acord cu conducerea unitatii a modalitatilor de atragere a unor salariati in munca de control, respectiv in formarea unor echipe sau comisii mixte.

5.5. Verificarea propriu-zisa

Aceasta este o etapa de baza ce imbraca doua forme :

Forma unei verificari faptice

Forma unei verificari documentare.

Din punct de vedere al organizarii si desfasurarii propriu zisa trebuie sa respecte cel putin trei reguli:

a) Verificarea obiectivelor inscrise in plan trebuie sa se impleteasca obligatoriu cu respectarea modului in care compartimentul controlat a dus la indeplinirea masurilor stabilite in urma actiunilor precedente de control. Accentul principal se pune pe :

Respectarea disciplinei fiscale;

Lichidarea datoriilor si creantelor;

Recuperarea pagubelor suferite.

b) Sunt vizate sursele de informare. În cazul in care documentele existente nu permit organului de control sa verifice si sa clasifice toate aspectele, acesta poate solicita compartimentului de resort intocmirea unor situatii, extrase de date, calcule analitice, note de justificare. Se recomanda ca organul de control sa limiteze asemenea sesizari la strictul necesar.

c) Tebuie avute in vedere raporturile organelor de control financiar intern cu reprezentantii compartimentului de controlat. Ca regula generala, organele de control vor mentine un contact permanent cu factorii de raspundere din societate in scopul cunoasterii eventualelor obiectiuni asupra constatarilor, concluziilor partiale, iar in asemenea cazuri problemele respective vor fi reanalizate cu toata raspunderea, precum si in scopul adoptarii operative a masurilor ce se impun.

De asemenea, pentru a fi la curent cu cele mai actuale probleme ce framanta compartimentul controlat, organele de control financiar participa la:

Consfatuiri de productie;

Sedinte de analiza;

Alte manifestari similare.

Pe de alta parte, din punct de vedere metodologic, etapa verificarii propriu-zise trebuie sa satisfaca obligatoriu alte trei cerinte esentiale:

a) Aprecierea oricarei activitati, operatiuni, fapte, fenomene economice trebuie sa se faca in spiritul unei depline obiectivitati, tinand cont de prevederile actelor normative in vigoare si numai pe baza de documente sau de constatari autentice.

b) În examinarea diferitelor fenomene/procese cu caracter economico-financiar trebuie avute in vedere interdependentele dintre acestea, pentru aprecierea mai justa:

A cauzelor generatoare de deficiente;

A imprejurarilor in care se produc deficientele;

Pentru evaluarea mai realista a consecintelor lor.

c) Orice echipa de control financiar intern sa desfatoare o munca armonioasa, in sens ca fiecare conpartiment are mai intai obligatia sa indeplineasca exemplar sarcinile directe care ii revin, iar periodic sa informeze pe seful echipei si pe coleg asupra constatarilor facute in domeniul sau.

Mai mult, membrii echipei de control financiar intern trebuie sa se intruneasca periodic, in mod organizat in scopul:

Confruntarii opiniilor;

Informarea reciproca;

Adoptarea in comun a masurilor preconizate sau macar a celor mai importante.

5.6. Întocmirea si perfectarea documentelor de control

Toate constatarile pe care organele de control financiar intern le fac in timpul verificarii se consemneaza in documentele specifice, care trebuie sa prezinte, in mod clar, sistematizat si complet realitatea fenomenelor controlate. Actele de control vor cuprinde:

Concluziile si aprecierile organelor de control asupra calitatii si corectitudinii activitatii economico-financiare;

Deficientele constatate;

Masuri propuse pentru lichidarea lor.

Actul de control are un rol important in viata economica si sociala a societatii.

În afara de consecintele lor imediate si directe, ele pot sta la baza unor importante actiuni de natura administrativa si juridica.

Aceasta inseamna ca informatiile si afirmatiile continute in actele de control trebuie sa fie bine fundamentate, confirmate sau sustinute cu documente corespunzatoare astfel incat sa le fie asigurata o forta probatorie de necontestat.

Cel mai adesea in cadrul S.C.LACTA S.R.L. GIURGIU, atunci cand se constata abateri sau deficiente, organele de control stabilesc masuri de remediere obligatorii si aplica sau propun sanctiuni impotriva celor vinovati.

Din punct de vedere al formei, aceste documente trebuie sa contina toate elementele de identificare:

Numele si functia organului de control;

Data si locul controlului;

Compartimentul sau gestiunea controlata;

Semnaturi autorizate (atat ale celor ce controleaza, cat si ale celor controlati).

Concluziile de fond vizeaza in principal autenticitatea constatarilor si temeinicia concluziilor.

Actele de control vor consemna numai date si fapte rezultate din propriile verificari si care exclud pareri preconcepute, subiectivismul, arbitrariul.

În S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU se mentine regula generala prin care actele de control nu se inscriu deficientele sau faptele ilicite constatate de altii si mai ales pentru care s-au luat masuri legale si eficiente inainte de inceperea controlului.

Ca principiu, actele de control financiar intern sunt documente bilaterale, ceea ce inseamna ca ele se semneaza si trebuie sa fie insotite atat de organele de control cat si de reprezentantii compartimentului controlat.

Daca conducerea compartimentului controlat are unele obiectiuni asupra constatarilor sau concluziilor controlului, acestea vor trebui clarificate si solutionate inainte de semnarea actelor de control. Daca obiectiunile se mentin in continuare, ele vor fi prezentate in scris in maxim trei zile de la semnarea documentului.

Respectivele obiectiuni vor fi analizate de catre organele de control, care isi vor formula punctul de vedere legal si fundamentat pe datele din procesul verbal, iar materialul (nota si obiectiunile) va fi anexat la actele de control ca parte integranta a acestora.

Semnarea actelor de control de catre reprezentantii compartimentului controlat este o obligatie legala, indiferent daca aceasta se face cu sau fara obiectiuni. În caz contrar, organele de control financiar intern vor propune sanctiuni.

În cazul controlului financiar intern cele mai importante si uzuale documente ce se intocmesc sunt:

Procesul verbal sau nota de constatare;

Nota de prezentare;

Notele unilaterale.

Procesul verbal de verificare sau de control este documentul principal care se intocmeste in toate cazurile in care cenzorii contabili constata existenta unor abateri, insuficiente, fapte ilicite. Procesul verbal sistematizat pe capitole, in ordinea celor patru obiective sintetice, prevazute de Normele Ministerului Finantelor (Norme 63,943/1991 aprobat prin H.G. nr. 720/1991). Fiecare obiectiv va constitui un capitol distinct, iar eventualele aspecte care nu au un corespondent direct in obiectivele analitice se vor inscrie intr-un capitol separat la "Alte obiective".

Revizorii contabili redacteaza procesul verbal pe foi separate, fapt care usureaza delimitarea si buna intelegere a problemelor consemnate.

De regule, nu se deschid capitole separate pentru obiectivele la care nu s-au identificat deficiente sau abateri.

Pentru a face dovada verificarii lor, organele de control financiar intern inscriu aceste obiective intr-o anexa la procesul verbal, mentionandu-se:

Operatiunile avute in vedere;

Documentele folosite ca suport;

Perioada verificata.

În ce priveste corectitudinea, respectarea realitatii si a legalitatii acestor obiective, acestea se atesta prin semnatura organelor de control.

Din punct de vedere al formei de prezentare, procesul verbal cuprinde:

O parte introductiva care curpinde in principiu date de identificare;

O parte de continut reprezentand expunerea ordonata si detaliata a tuturor deficientelor.

Continutul procesului verbal respecta ordinea succesiva a obiectivelor stabilite prin norme, detaliate si completate de orice societate care are in structura sa compartiment de control.

Pentru a usura munca celor care verifica actele de control, fiecare deficienta trebuie prezentata in proces verbal in mod complet si concludent, mentionandu-se in mod obligatoriu elemente cum sunt:

Obiectivul verificat cu indicarea corecta a: operatiunilor si documentelor controlate; perioada avuta in vedere; persoanele care au efectuat controlul;

Constatarea sau constatarile considerate drept deficiente, abateri, fapte ilicite, cu indicarea expresa a prevederilor legale incalcate si stabilirea exacta a consecintelor economicee, financiare, fiscale, patrimoniale.

Persoanele facute raspunzatoare si temeiul legal pe care se intemeiaza aceasta raspundere, inclusiv eventualele obiectiuni si punctele de vedere ale organelor de control asupra acestora.

Masuri luate in timpul controlului si cele care urmeaza a se lua in continuare de catre unitatea verificata, cu indicarea termenelor si a persoanelor care raspund de indeplinirea lor.

Persoanele considerate vinovate de abaterile consemnate si procesul verbal vor fi ascultate cu privire la faptele retinute in sarcina lor, lucru care se realizeaza mai ales prin note explicative scrise.

Organele de control financiar intern vor verifica apoi apararile formulate. În caz de imposibilitate/refuz se vor face mentiunile corespunzatoare in procesul verbal, precizandu-se cauza neindeplinirii acestor masuri obligatorii.

Potrivit uzantelor, in controlul financiar intern, persoanele facute raspunzatoare de abateri, fapte ilicite, vor fi solicitate sa semneze personal procesul verbal la sfarsitul constatarilor respective in cadrul capitolului in care se incadreaza obiectivul controlat.

Daca abaterile savarsite urmeaza sa atraga stabilirea raspunderii penale, procesul verbal va fi obligatoriu semnat si de persoanele care au savarsit faptele incriminate.

Nota de prezentare nu este un simplu document de insotire. Ea trebuie sa contina si alte aprecieri sau propuneri fata de cele continute in procesul verbal. Dintre acestea, cele mai frecvente consemnari suplimentare vizeaza aspecte ca:

a) Daca unele dintre deficientele semnalate in procesul verbal sunt consecinta aplicarii dispozitivelor date sau recomandarilor date de organe sau persoane din afara compartimentului controlat, acestea trebuie nominalizate in nota de prezentare cu detalii necesare cunoasterii exacte a gradului de implicare.

b) Daca unele obiective, probleme sau aspecte necesita a fi controlate sau urmarite in continuare, organele de control financiar intern vor face in nota de prezentare propunerile corespunzatoare.

c) Daca masurile adoptate de conducerea societatii nu satisfac exigentele organului de control, nota de prezentare va consemna setul de masuri ce urmeaza a fi luate in continuare.

Asemenea masuri privesc in principal aplicarea sanctiunilor disciplinare, propuneri de imputare a pagubelor, stabilirea raspunderii penale, comunicari ce urmeaza a fi facute altor persoane juridice sau fizice.

Propunerile organului de control trebuie sa fie motivate si realiste, sa contina elementele necesare pentru solutionarea practica a problemelor si sa se bazeze pe constatarile continute in procesul verbal de control.

În cazul in care organul de control nu mai are de facut alte propuneri sau aprecieri fata de cele continute in procesul verbal, nota de prezentare ramane fara obiect, iar intocmirea ei nu mai este obligatorie.

În cazurile in care revizorii contabili nu constata in urma verificarii nici o deficienta, abateri sau fapte ilicite, precum si atunci cand acestea prin volumul ti importanta lor nu justifica intocmirea unui proces verbal si a notei de prezentare, se va intocmi o nota unilaterala.

Acest document are rolul de a face dovada efectuarii controlului si va consemna obiectivele si documentele verificate, perioadele avute in vedere si principalele constatari facute.

Procesul verbal de control si nota de prezentare sau nota unilaterala, dupa caz trebuie insotite de toate documentele pe care se intemeiaza concluziile sau care confera realitatea lor.

În cazul controlului de gestiune, in categoria acestor documente se cuprind:

Notele de constatare;

Notele explicative sau declaratiile;

Liste de inventariere;

Declaratii de gestiune;

Angajamente de acoperire a prejudiciilor;

Sesizari primite de la diverse persoane fizice sau juridice;

Tabele si situatii;

Extrase de date.

5.7. Valorificarea rezultatelor controlului.

Aceasta etapa se refera in principal la stabilirea masurilor prin care gestiunea controlata urmeaza sa remedieze deficientele constatate si sa previna repetarea acestora.

Funtie de moment si de competenta adoptarii lor, aceste masuri sunt de mai multe feluri si au reglementari diferite:

a)           O parte de masuri se iau de catre organele de control sau conducerea societatii verificate chiar in timpul desfasurarii actului de control. Aceste masuri se gasesc consemnate distinct in procesul verbal de control. În procesul verbal sau in notele de prezentare vor fi consemnate si acele masuri propuse de organele de control dar pe care unitatea refuza sau intarzie sa le adopte in mod operativ.

b)           Alte masuri sunt cele propuse de organul de control la terminarea operatiei de verificare sau sunt adoptate de conducerea societatii pe baza concluziilor finale.

c)           O categorie distincta de masuri o constituie cele ce depasesc competentele de adoptare atat de organele de control cat si de societatea sau compartimentul verificat. Aceste masuri vor fi comunicate in scris organelor de drept.

Controlul financiar intern presupune si unele particularitati in ceea ce priveste valorificarea rezultatelor controlului. Astfel, pe baza actelor de control intocmite de revizorii contabili, seful compartimentului de control financiar intern prezinta conducerii unitatii in care functioneaza acel compartiment concluziile controlului efectuat impreuna cu masurile ce se propun pentru inlaturarea abaterilor si pentru tragerea la raspundere a celor care au savarsit nereguli, au produs pagube sau au comis infractiuni.

Conducatorul societatii are obligatia ca in cadrul compartimentelor si termenelor stabilite de lege sa aplice masurile propuse de lege si indeosebi aplicarea sanctiunilor, recuperarea pagubelor si inaintarea dosarelor spre urmarire sau cercetare penala. Neluarea acestor masuri angajeaza propria raspundere a conducatorului unitatii.

De regula, masurile se iau in cel mult trei zile de la data inregistrarii actului de control daca prin lege nu sunt prevazute alte termene.

La solicitarea instantelor de judecata, a organelor de procuratura, a politiei, conducatorul unitatii va dispune cu prioritate masurile de control gestionar necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infractiuni si clarificarea imprejurarilor care au condus la savarsirea unor fapte de natura penala.

În cazurile in care conducatorul unitatii nu ia aceste masuri, seful compartimentului de control trebuie sa sesizeze imediat in scris Consiliul de Administratie al societatii in care functioneaza, iar in cazurile ce privesc recuperarea pagubelor vor fi sesizate si organele de control financiar de stat.

O importanta cale de valorificare a rezultatelor controlului o constituie preluarea actelor de control, respectiv a concluziilor finale, la diferite niveluri de reprezentare a societatii verificate.

5.8. Controlul indeplinirii masurilor stabilite in urma verificarii.

Prezinta o etapa ulterioara controlului propriu-zis si este necesara deoarece misiunea controlului poate fi considerata incheiata numai atunci cand deficientele si neajunsurile au fost definitiv lichidate si s-au luat masurile pentru preintampinarea repetarilor.

Controlul indeplinirii masurilor dispuse revin societatii putandu-se folosi in acest scop diverse mijloace sau cai de realizare. Cel mai adesea societatile verificate sunt obligate sa trimita organului de control comunicari sau informari privind stadiul realizarii masurilor si eficienta aplicarii acestora.

Cu ocazia viitorului control intern efectele actualelor masuri vor fi analizate in paralel cu verificarea obiectivelor din planul detaliat de verificare. Desfasurarea operatiunilor propriu-zise de verificare a gestiunilor respecta regulile generale ale inventarierii. Se utilizeaza in acest scop tehnici adecvate de constatare faptica, de masurare, evaluare, comparare si calcul in vederea stabilirii exacte a situatiei gestiunilor inventariate.

În cazul S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU cea mai frecventa metoda de exercitare a controlului financiar intern este inventarierea. Inventarierea de acest gen nu are neaparat o legatura directa cu imaginea fidela a costurilor contabile sau anuale.

Asemenea inventarieri poarta numele de inventarieri de control si rolul acestora este de a garanta integritatea patrimoniului. Sarcina efectuarii inventarierii de control revine cel mai adesea organelor proprii de control de gestiune. Acestea vor prezenta conducerii societatii nu numai constatarile lor, dar si propuneri care trebuie inregistrate, determinarea prejudiciilor de natura lipsurilor in gestiune si recuperarea acestora.

Inventarierea de control nu se suprapune cu inventarierea anuala obligatorie. Ea vizeaza in principal exceptiile de la regula generala a inventarierii o data pe an precum si situatiile sau cazurile sociale care fac obligatorie inventarierea.

Inventarierea reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ sau pasiv, fie cantitativ si valoric, fie numai valoric.

Regula generala stabileste ca patrimoniul societatii se inventariaza o data pe an. De la aceasta regula generala exista o suita de exceptii, in sensul ca unele elemente sau grupuri de elemente patrimoniale trebuie inventariate la perioade mai mici de timp decat un an, in timp ce alte elemente sau unele gestiuni pot fi inventariate la perioade mai mari de un an.

Din posibilitatile banesti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum si celelalte valori din caseria unitatii trebuiesc inventariate obligatoriu cel putin o data pe luna in conformitate cu reglementarile operatiilor de casa. Asemenea obligatii revin in sarcina revizorilor contabili pe timpul efectuarii controlului.

Decontarile in cadrul grupului, decontarile in cadrul sistemului si cele din operatii din participatie, dar mai ales decontarile in cadrul societatii respective intre unitate si subunitati se inventariaza trimestrial pentru a se putea intocmi sintezele cerute de finantele publice.

Marfurile si ambalajele din societatile comerciale cu amanuntul, inclusiv cele din alimentatia publica, nu pot fi tratate in regimul de inventariere anual. Experienta arata ca atunci cand vanzarea se face cu plata direct la vanzator, marfurile si ambalajele trebuiesc inventariate de 3 ori pe an.

Societatile comerciale cu activitate sezoniera sunt supuse unui regim de inventariere trimestriala si obligatoriu la sfarsitul perioadei de activitate. Un regim perticular au gestionarea silozurilor de gheata care nu pot fi inventariate pe parcurs. Acestea se controleaza numai scriptic, dupa livrarea intregii cantitati de gheata insilozata.

Produsele in curs de executie se inventariaza obligatoriu la sfarsitul fiecarei perioade de gestiune - care implica determinarea costurilor sau a rezultatelor din exploatare. Putem asimila aici si imobilizarile in curs de executie.

Alte elemente patrimoniale pot fi inventariate numai scriptic, iar constatarea lor efectiva sa se faca la perioade mici.

În afara de termenele obligatorii trebuie avute in vedere toate imprejurarile cunoscute sub numele de situatii, cazuri speciale, care fac obligatorie inventarierea unui patrimoniu in intregul sau, a unor elemente patrimoniale, unor gestiuni sau unor parti din acestea.

Asemenea cazuri sunt:

a) Predarea sau primirea unei gestiuni. Este cu desavarsire interzis sa se faca schimbarea gestionarului fara a avea la baza un inventar si un proces verbal, semnate atat de gestionarul care preda cat si de cel care preia gestiunea.

b) Ori de cate ori sunt indicii ca intr-o gestiune exista plusuri sau minusuri de inventar a caror marime efectiva nu poate fi determinata exact decat prin inventariere.

c) La cererea organelor de control financiar sau gestionar, a expertilor contabili sau altor organe abilitate de lege.

d) În cazurile modificarilor de preturi.

e) Cu prilejul reorganizarii gestiunii.

f) Cu prilejul modificarilor structurale (comasarile, divizarile, dizolvarile de unitati, subunitati sau gestiuni).

g) În urma unor calamitati naturale, cazuri fortuite care afecteaza o gestiune sau alte elementee patrimoniale ale societatii.

În legatura cu periodicitatea operatiei de inventariere de control este necesara si precizarea ca la gestiunile nou infiintate sau care au un gestionar nou se recomanda o noua inventariere de control in cel mult patru luni de la intrarea lor in functiune.

Elementele patrimoniale ale societatii prezinta o mare diversitate nu numai sub aspectul continutului lor material, dar si sub aspectul regimului lor economic si juridic, al destinatiei pe care o au si a rolului pe care il indeplinesc in cadrul proceselor economice.

Cele mai multe dintre acestea sunt bunuri concrete de natura imobilizarilor corporale sau a stocurilor.

Alte elemente patrimoniale imbraca forma baneasca, reprezentand numerar, alte valori de trezorerie sau disponibilitatile in contul de la banca. Celelalte componente ale patrimoniului pot reprezenta titluri, drepturi de creanta, obligatii, fonduri, finantari.

În asemenea conditii, inventarierea de control presupuneadoptarea unor tehnici specifice de lucru adecvatee diferitelor categorii de elemente patrimoniale.

Inventarierea de control a activelor imobilizate si a imobilizarilor in curs de executie este usurata de modul de organizare a evidentei, in sensul ca evidenta operativa retine pe locuri de folosinta, iar fiecare obiect se identifica prin numarul sau de inventar.

Inventarierea presupune o constataree efectiva la fata locului a fiecarui obiect. Pentru aceasta, fisele mijloacelor fixe intocmitee pe categorii, predate responsabililor cu mijloacele fixe si completate in cursul anului pe baza documentelor de miscare, cuprind la sfarsitul de an situatia scriptica a gestiunilor.

Revizorii ce efectueaza controlul au posibilitatea sa confrunte situatia faptica constatata cu situatia scriptica si sa determine cu usurinta diferentele. Mijloacele fixe, care la data controlului se afla in afara societatii sau bunurile trimise pentru reparatii se inventariaza de regula inainte de iesirea lor temporara din societate.

În comert interventia unor tehnici specifice de inventariere de control se manifesta inca din faza pregatirii si organizarii operatiunii. Astfel, la compartimentele de vanzare cu amanuntul, in categoria lucrarilor de pregatire a inventarierii ce cuprind, pe langa masurile comune tuturor gestiunilor si unele operatii specificecum sunt de exemplu stabilirea incasarilor din ziua curenta, intocmirea recapitulatiilor pe raioane, stabilirea eventualelor diferente intre monetar si benzile de control, intocmirea de catre gestionari a raportului de gestiune.

Pentru realizarea acestei sarcini, revizorii de gestiuni trebuie sa asigure mai intai colectarea la caserie a sumelor rezultate din vanzare la toate punctele de desfacere, intocmirea monetarului casei si totalizarea sumelor inregistrate in aparatele de casa. Dupa anularea acestor totaluri si scoaterea benzilor de control, se intocmesc pe raioane si se stabilesc eventualele diferente valorice. Aceste diferente vor fi mentionate in monetar. În continuare, organele de control asista pe gestionar la intocmirea raportului de gestiune in care vor fi incluse toate documentele de intrare si iesire a marfurilor, precum si cele privind numerarul depus la caserie, document intocmit pana in momentul inceperii controlului.

Raportul de gestiune se trimite la contabilitate, iar responsabilul inventarului de control ridica stampila si toate documentele existente in gestiuni, inclusiv benzile de control ale aparatelor de casa, documentele ce raman in pastrarea lui pana la terminarea controlului.

Particularitatile intervin in legatura cu modul concret de inventariere a unor marfurii si indeosebi a produselor alimentare si produselor agricole. În cazul lichidelor trebuie avuta in vedere situatia unor produse cu densitate diferita.

Pentru bauturile inventariate, revizorii au obligatia de a stabili si verifica taria alcoolica, lucru ce se realizeaza prin analize de laborator si prin confruntarea rezultatelor cu mentiunile din documentele de primire de la furnizori.

Probele de laborator sunt necesare si pentru alte marfuri alimentare cum sunt cele care prezinta indici de alterare, precum si cele care pot fi usor denaturate sau diluate.

Regula spune ca ori de cate ori revizorii contabili ridica probe pentru analize de laborator, acestea se vor preleva in dublu exemplar, lasandu-se la gestiunea inventariata, in pastrarea gestionarului o contraproba sigilata. Operatiunea de prelevare a probelor se consemneaza obligatoriu in procese verbale distincte.

În anumite situatii, tehnicile de inventariere de control sunt influentate de marimea stocurilor sau de natura ambalajelor. La depozitul de combustibili solizi, daca stocurile sunt mai mici de 50 tone, ele se inventariaza prin cantarire, iar daca sunt mai mari, determinarea cantitatii se face prin masurare, cubaj.

O particularitate in cazul inventarierii gestiunilor de mijloace banesti si alte valori este data de periodicitatea gestiunii casei ce se verifica inopinat, cel putin o data pe luna de conducatorul compartimentului de control financiar intern, de inlocuitorul legal sau de drept al acestuia sau de o alta persoana desemnata in scris de conducerea unitatii. Controlul inopinat al caseriei se concretrizeaza intr-un proces verbal si prin semnarea registrului de casa pe fila cu inregistrarea din ziua controlului. Rezultatul inventarierii se va stabili pe baza datelor inscrise in monetarul casei si in listele de inventariere care consemneaza celelalte valori din caserie. Valorile efectiv inventariate se compara cu soldurile scriptice prin evidenta operativa a casierului si cu cele din contabilitate.

Controlul integritatii mijloacelor banesti este in primul rand un control faptic bazat pe inventariere. Aceasta nu exclude, ba chiar presupune, imbinarea lui cu verificarea documentara in scopul stabilirii corespondentei soldurilor si a legalitatii operatiilor cu numerar.

6. Valorificarea rezultatelor actelor de control financiar intern si importanta acestora in cadrul SC LACTA SRL

Eficienta sistemului de control consta in insusirea rezultatelor asupra situatiei societatii si aplicarea masurilor sugerate, precum si rapiditatea aplicarii lor, depinzand intr-o mare masura de competenta directorului general, ca si a celor care utilizeaza controlul.

In cazul S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU valorificarea constatarilor controlului financiar intern are loc conform urmatoarelor proceduri:

a)      Pe baza actelor de control intocmite, seful compartimentului de control financiar de gestiune prezinta conducerii S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU concluziile controlului efectuat impreuna cu masurile ce se propun a fi luate in continuare, in vederea inlaturarii abaterilor si tragerii la raspundere a celor care au savarsit nereguli, au produs pagube sau au comis
infractiuni.

b)      În cadrul competentei si termenelor legale, conducerea societatii ia masuri pentru aplicarea intergrala si la timp a masurilor propuse, sanctionarea persoanelor vinovate, recuperarea pagubelor si inaintarea catre procuratura a actelor cuprinzand fapte penale.

c)    La solicitarea instantelor de judecata, organele de procuratura si politie, conducerea unitatii dispune cu prioritate masurile de control financiar intern necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infractiuni si clarificarea imprejurarilor care au condus la savarsirea faptelor penale.

Ipotetic vorbind, in situatia in care directorul societatii nu ia masurile necesare, seful compartimentului financiar intern sesizeaza, in scris, consiliul de administratie al unitatii, iar, in cazurile privind recuperarea pagubelor sesizeaza si Directia Controlului Financiar de Stat, care in functie de situatia concreta dispune masurile legale ce se impun.

Seful compartimentului controlului financiar de stat intern participa la sedintele consiliului de administratie al unitatii atunci cand se dezbat probleme financiare, contabile si de control de gestiune. El informeaza semestrial consiliul de administratie asupra conditiilor in care s-a realizat programul semestrial de control, constatarile facute si masurile luate si propune luarea de masuri pentru aplicarea riguroasa a legislatiei in domeniul financiar contabil, de gestiune si control.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Referitor la activitatea S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU distingem urmatoarele aspecte sintetizate in categoriile :

a) ASPECTE POZITIVE

Societatea ocupa o pozitie dominanta pe piata interna. Aceasta deoarece practica preturi competitive, are o politica buna in selectarea clientilor cu pondere, cei traditionali, precum si a celor cu capacitate de plata operativa indiferent de natura capitalului. Deoarece dispune de un capital tehnico-industrial relativ mare si de o activitate de dezvoltare si investitii sustinuta, societatea s-a aliniat la nivelul standardelor de productie occidentala prin flexibilitatea productiei, prin integrarea fluxului tehnologic, o buna protectie a muncii si a unui nivel corespunzator de resurse umane (personal stabil cu experienta profesionala, structurat corespunzator, salarizare optima si conflicte de munca solutionate rapid).

Din punct de vedere financiar contabil este de remarcat autonomia financiara si nivelul inalt de utilizare a capitalului, lipsa brevetelor de inventii, asigurarea operativa a necesarului de mijloace circulante.

Aceste aspecte sunt corelate cu o situatie juridica clara si cu lipsa litigiilor privid dreptul de proprietate a patrimoniului.

b) ASPECTE NEGATIVE

Referitor la tranzitia actuala si lipsa de experienta in materie de marketing S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU lucreaza de regula pe baza de comenzi si contracte pe termen mediu si mai putin pe termen lung, situatie care nu permite intocmirea unor programe de lucru de perspectiva. De altfel, actiunea de publicitate este slaba, ceea ce lipseste societatea de impunerea pe piata.

Notabil este si nivelul tehnic redus al utilajelor si echipamentului din dotare, slaba utilizare a informatiei, uzura fizica si morala a peste 50% din totalul echipamentului si utilizarea ineficienta a unor utilaje tehnologice .

Personalul indirect productiv este relativ supradimensionat, la care se mai adauga si o slaba utilizare a tehnicii de calcul, o motivatie materiala redusa a personalului de conducere datorita inexistentei participatiei la distribuirea profitului.

De asemenea, se observa lipsa asigurarilor impotriva incendiilor, calamitatilor naturale, lipsa asigurarilor pentru intreruperea activitatii de productie

Aflata inca in faza incipienta a liberalizarii, piata exercita o influenta majora asupra structurii si functionarii societatii . Ca atare, se impune aplicarea de catre aceasta a unei strategii hotarate de adaptare permanenta la modificarile si cerintele pietii.

Din analiza diagnosticului au rezultat urmatoarele obiective ce se doresc a fi atinse prin exinderea societatii:

asigurarea viabilitatii si cresterii economice a societatii in mediul in care
aceasta va patrunde;

accentuarea cresterii intensive a societatii.

Societatea nu necesita restructurari majore, programul de investitii fiind orientat in primul cand spre cresterea productivitatii in cadrul societatii nu functioneaza un compartiment distinct de control financiar intern. Acest control se efectueaza prin intermediul personalului propriu apartinand diferitelor compartimente, ceea ce conduce la anumite neglijente in serviciu. Lipsa responsabilitatilor afecteaza in mod vizibil organizarea si exercitarea controlului.

Politica preturilor va fi stabilita pe baza unor studii de piata, functie de cerere, de preturile practicate de concurenta, de marimea costurilor de productie. Aceste studii trebuie sa stabileasca gama serviciilor cerute de piata si sa determine orientarea activitatii firmei spre aceste obiective.

Societatea trebuie sa-si asigure date comparative despre toti furnizorii de materii prime din zona, in baza carora se incheie contracte de aprovizionare numai de cei care satisfac cerintele de calitate si de preturi ale beneficiarilor.

Rezolvarea problemelor aparute in procesul de productie cu referire mai ales la gestionarea si analiza mijloacelor fixe au fost tot timpul raportate si corectate in functie de schimbarile intervenite in reglementarile si hotararile Ministerului Finantelor.

Intr-o etapa urmatoare, modernizarea si retehnologizarea va avea in vedere toate secventele procesului tehnologic.

Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizeaza ca: "Oamenii fac ce trebuie sa faca atunci cand stiu ca vor fi controlati". Plecand de la acest principiu, dar si din alte motive, controlul intern a fost si ramane centrul preocuparilor managerilor de la toate nivelurile unei entitati. De-a lungul timpului controlul intern a evoluat in raport de gradul de dezvoltare al culturii organizatilor. Pe masura ce s-au amplificat afacerile intreprinderilor si s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a capatat noi valente atat in concept, cat si in continut.

Controlul nu este un scop in sine, ci un mijloc. Astfel, controlul nu este organizat de dragul controlului, ci rolul lui este sa confirme asteptarile managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici si instrumente specifice. În practica, exista si asemenea situatii cand managerii creeaza structuri complexe, greu de controlat. Pentru realizarea unui control eficient trebuie sa se proiecteze structuri simple, descentralizate si flexibile care sa nu ingreuneze verificarea si aplicarea procedurilor.

Pentru a adauga valoarea si a contribui la imbunatatirea eficacitatii managementului trebuie sa facem recomandari. Nu putem recomanda numai adaugarea a inca unui control in plus. Acesta presupune costuri, chiar daca exista riscuri. Trebuie sa apreciem daca costul controlului justifica costul mecanismului de control. De asemenea, trebuie sa vedem daca controlul este mai mic decat riscurile care pot aparea.

Oricat de bine ar fi planificat si executat controlul intern nu poate asigura decat o certitudine relativa, deoarece un control intern care ar viza atingerea obiectivelor propuse, in conditii de eficienta , ar fi scump si neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizatiei, ci obiectivul sau este relativ rezonabil.

Controlul intern este universal. Controlul reprezinta nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instructiuni, calculatoare si manuale de politici, ci si oameni la fiecare nivel al organizatiei. Controlul intern este un proces realizat de catre personalul de la toate nivelurile, respectiv: consiliul de administratie, conducerea executiva, intreg personalul. El este efectuat atat de managementul de varf, dar si de managementul de linie, adica responsabilii de compartimente, dar si de toti ceilalti oameni. Fiecare membru al entitatii este responsabil pentru controlul sau intern.

Excesul de norme, reguli, proceduri impiedica realizarea unui control eficient, de aceea consider ca este necesara gasirea unui echilibru optim in vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situatii in care se impune reguli precise, clare, stricte, adica un control riguros, spre exemplu, cazul intreprinderilor aflate in faza de maturitate, dar sunt si situatii in care controlul trebuie sa fie mai putin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor care se afla intr-o faza de crestere.

Modul de stabilire al acestor reguli tine, pe de o parte, de stilul de conducere si de capabilitatile organelor ierarhice in delegarea responsabilitatilor, iar pe de alta parte de nivelul de dezvoltare si de cultura al organizatilor.

În organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitate deoarece nu poti da reguli pentru fiecare situatie intalnita si, de asemenea, o regula daca nu este de actualitate sau este prea rigida, stagneaza procesul si conduce la ineficacitate.

Dupa parerea mea o alta componenta a universalitatii controlului intern o constituie faptul ca urmare a expansiunilor domeniilor de activitate si a cresterii nivelurilor ierarhice, precum si a descentralizarii activitatilor pe functiuni, conducerea s-a indepartat de executanti.

În prezent, actionarii si asociatii firmelor se afla in fata pericolului de a nu mai stapani propria afacere, motiv pentru care acestia au acordat mandate de reprezentare unor administratori. Aceasta extindere a activitatilor a condus la extinderea domeniului (legi, reglementari, constrangeri profesionale) care sa limiteze pe gestionarul de resurse, managerul, in actiunile sale, dar care sa aiba drept scop sa-l ajute, sa-l ghideze si ni in ultimul rand sa-l coordoneze si sa-l supervizeze in indeplinirea corespunzatoare a atributiilor tot mai complexe ce-i revin.

În opinia mea, managementul general trebuie sa fie un model nu numai prin discursul utilizat, ci si prin comportamentul fata de personal, clienti, furnizori s.a. numai intr-un asemenea mediu controlul intern va functiona, va creste si se va dezvolta in cadrul unei organizatii.

În aceste conditii, trebuie sa se porneasca de la stabilirea unei politici organizationale clare, respectiv definirea delegarilor de competenta, adaptarea permanenta a competentelor salariatilor la cerintele posturilor, stabilirea de obiective realiste si realizabile si asigurarea unei gestionari eficiente a resurselor umane si chiar o finantare transparenta si la vedere pentru toata lumea.

Cand in cultura unei institutii se constata disfunctii, pe baza carora se evalueaza un mediu slab de control, o conditie pentru reusita controlului intern o reprezinta pozitia de autoritate pe care acesta trebuie sa o aiba in organizatii .

Mediul de control contribuie la imbunatatirea precedurilor de control specifice, insa nu poate prin el insusi, chiar daca este un mediu de control solid, sa asigure eficacitatea sistemului de control intern.

Persoana responsabila la varf pentru sistemul de control intern din cadrul entitatii trebuie sa-si organizeze controlul intern , iar oameni care sunt parte din acest sistem ii vor oferi feed- back -ul sistemului daca acesta functioneaza bine , ceea ce se va realiza prin adrese si rapoarte scrise.

În consecinta , un control intern trebuie sa priveasca la lumea inconjuratoare , sa aiba semnale de jos si din afara , sa-si cunoasca obiectivele care trebuie actualizate periodic si apoi sa se organizeze pentru a stapani riscurile. Riscurile majore sunt monitorizate de managerul general , dar cad si in responsabilitatea grupului care trebuie sa le gestioneze prin delegarea formala , ceea ce presupune specificarea activitatilor care revin mangementului de linie si mijloacele prin care acesta intelege / crede ca si le va indeplini.

BIBLIOGRAFIE

Alexandru Felicia - ''Fiscalitate si preturi in economie'', Ed. Economica, Bucuresti, 2003

Alexandru Marian - ''Dubla impunere internationala. Modalitati de evitare'', Ed. Economica, Bucuresti, 2003

Allaire Y., Firsirotu M., - ''Management strategic. Strategiile succesului in afaceri'', Ed.Economica,Bucuresti,1998

Bistriceanu Gheorghe, Adochitei M., Negrei E.- ''Finantele agentilor economici'', Ed. Economica, Bucuresti, 2003

Bojian Octavian - "Contabilitatea intreprinderii" Editura Eficient, Bucuresti, 1999.

Botea Ion P. -'' Metode si tehnici fiscale'', Tipografia " Somesul" SA, Satu Mare, 1999

Boulescu Mircea - ''Auditul financiar, reorganizarea judiciara si lichidarea societatilor comerciale'' Editura Fundatiei "ROMÂNIA DE MÂINE", Bucuresti, 2002

Boulescu Mircea - ''Curtea de Conturi - traditie si actualitate'', Expertconsult, Bucuresti, 199

Boulescu Mircea - ''Management financiar-contabil'', Editura Fundatiei "ROMÂNIA DE MÂINE", Bucuresti, 2002

Boulescu Mircea, Bianca Preda, Corneliu Barnea - "Expertiza contabila si audit financiar contabil - Aplicatii si studii de caz", Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti 2001

Corduneanu Carmen - ''Sistemul fiscal in stiinta stiintelor'', Ed. Codecs, Bucuresti, 1998

Craciun Stefan - ''Controlul si auditul financiar. Expertiza contabila'', Ed. Economica, Bucuresti, 2003

Dan Drosu Saguna - ''Drept financiar si fiscal'', Ed.Eminescu, Bucuresti, 2000

Dumitru Marin, Haiduc Lacramioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard - ''Preturi si concurenta'', Editura Fundatiei "ROMÂNIA DE MÂINE", Bucuresti, 2002

Dumitru Marin, Haiduc Lacramioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard - ''Impozitul pe venitul global'', Editura Fundatiei "ROMÂNIA DE MÂINE", Bucuresti, 2002

Hoanta Nicolae - ''Evaziunea Fiscala'', Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 2002

Ionescu Luminita - ''Controlul si implicatiile economice, financiare si fiscale ale impozitelor indirecte'', Ed. Economica, Bucuresti, 2003

Juravle Vasile, Vintila Georgeta - ''Metode si tehnici fiscale'', Ed. Rolcris, Bucuresti, 2000

Mosteanu Roxana - ' Obligatii fiscale ale agentilor economici', Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2004

Mosteanu Tatiana -.'Buget si trezorerie publica, Editura Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 2003

Popeanga Petre - ''Organizarea si exercitarea controlului financiar - contabil'', Ed. Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti, 2003

Ristea Mihai - "Contabilitatea intre fiscal si gestionar", Editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2002.

Saguna Dan Drosu, Iliescu Sava - ''Procedura Fiscala'', Ed. Oscar Print, Bucuresti, 2003