Contabilitatea decontarilor prin conturile bancare

Contabilitatea decontarilor prin conturile bancare

Activitatea desfasurata de unitatile patrimoniale genereaza relatii de decontare cu tertii, care se concretizeaza in operatii de incasari si plati. Din punct de vedere practic, decontarile cu tertii se pot realiza prin casieria unitatii (cu numerar) sau prin conturile bancare (prin virament sau scriptic).

Caracteristicile platilor fara numerar sunt:

- natura lor dubla, determinata de un transfer de fonduri propriu-zis si de un flux de mesaje intre parti continand instructiunile de plata;

- diferenta in timp intre momentul initierii si cel al finalizarii platii;

- existenta unuia sau mai multor intermediari (banci) in procesarea acestui tip de plati.

Operatiile de incasari si plati fara numerar detin ponderea cea mai insemnata in cadrul decontarilor cu tertii. Prin conturile bancare se desfasoara o gama diversa de operatiuni, referitoare la: valorile de incasat, disponibilitatile in lei si in valuta, creditele bancare pe termen scurt, respectiv dobanzile aferente disponibilitatilor aflate in conturi si creditelor primite.

1.Documentele utilizate pentru inregistrarea operatiilor de incasari si plati prin conturile bancare

Numerarul este modul traditional si, inca, cel mai utilizat in tara noastra de achitare a diverselor obligatii banesti. Atunci cand folosim numerarul, plata se face individual, imediat si fara intermediere. Dar sumele mari in numerar necesita spatii mari de depozitare si prezinta riscuri in manevrare (distrugere fizica, pierdere, furt etc.).De aceea, ar fi normal ca si in Romania, numerarul sa-si piarda treptat din popularitate si sa fie inlocuit cu alte mijloace de plata cuprinse sub denumirea generala de instrumente de plata fara numerar. Platile fara numerar utilizeaza instrumente si mijloace de plata emise pe suport de hartie, magnetic sau electronic.

Operatiile de incasari/plati fara numerar constau in lichidarea drepturilor banesti prin utilizarea unor instrumente si mijloace de plata, fara miscarea efectiva a sumelor banesti. Din categoria acestor instrumente si mijloace de plata adoptate de sistemul de plati din Romania fac parte: cecul, cambia, biletul la ordin si ordinul de plata.

Incasarile si platile fara numerar se inregistreaza in extrasele de cont, pe baza documentelor care reflecta operatiile efectuate prin conturile bancare. Este emis de catre banca si cuprinde: data emiterii, numarul documentelor justificative, soldul precedent, incasarile, platile, soldul final.

Cecul este un instrument de plata utilizat de titularii de conturi bancare cu disponibilul corespunzator in aceste conturi. Disponibilul este creat printr-un depozit bancar, din operatiuni de incasari sau prin acordarea unui credit bancar. Circuitul sau se deruleaza intre trei persoane: tragator - tras - beneficiar. Instrumentul este creat de tragator care, in baza unui disponibil constituit in prealabil la o societate bancara, da un ordin neconditionat acesteia care se afla in pozitie de tras, sa plateasca la prezentare o suma determinata, unei terte persoane sau insusi tragatorului aflat in pozitie de beneficiar. Cele trei persoane care sunt puse in legatura prin cec fac toate operatiile legate de acest instrument in nume propriu, tragatorul emite cecul, posesorul legitim il incaseaza, iar trasul il plateste. Cecul prezentat este platibil numai la vedere sau prezentare, termenul de prezentare fiind de 8 zile, daca cecul este platibil chiar in localitatea in care a fost emis si 15 zile in celelalte cazuri. Cecul poate fi la purtator, cel prezentat mai sus, cecul barat, cecul certificat si cecul de calatorie.

Cecul barat consta in inscrierea a doua linii paralele orizontale sau oblice pe fata cecului. Bararea inseamna obligatia ca beneficiarul sa recurga la serviciile unei banci pentru incasare sumei inscrisa pe cec, prin virament bancar, incasarea in numerar direct de la banca tragatorului nefiind posibila. Cecul certificat prin care banca (trasul) confirma pe cec existenta si blocarea disponibilului necesar efectuarii platii. Cecul de calatorie prin care tragatorul poate conditiona plata acestuia de identitatea dintre semnatura persoanei care a primit cecul (posesorul) si semnatura persoanei care incaseaza cecul la prezentare. O prima semnatura se pune in momentul primirii cecului si a doua in momentul incasarii in prezenta functionarului bancar sau in momentul efectuarii unei plati, in prezenta beneficiarului.

Posibilitatile de transmitere ale unui cec sunt:

a) simpla remitere, in cazul cecului la purtator, care in momentul emiterii nu indica expres beneficiarului sau poarta mentiunea "la purtator"; acest cec va fi platit fie persoanei desemnate ca beneficiar, fie detinatorului cecului;

b) cesiunea de creanta ordinara, atunci cand cecul este emis pe numele unei anumite persoane si contine mentiunea "nu la ordin"; in acest caz, numai persoana nominalizata poate sa-l incaseze;

c) girarea , operatiune prin care se transmit, odata cu remiterea facuta pe verso in favoarea unei anumite persoane, inclusiv a tragatorului; noul beneficiar poate, la randul sau, sa gireze cecul.

Cambia este simultan un instrument de plata si un titlu de credit prin care tragatorul, creator de titlu, plateste o datorie fata de o anumita persoana (beneficiar) prin intermediul altei persoane (tras) care era datoare tragatorului. Plata se face la ordinul tragatorului sau al beneficiarului, dupa caz. Cambia contine urmatoarele elemente: acceptarea, transmiterea, avalizarea, scadenta, plata, scontul si protestul. Acceptarea este angajamentul luat de tras fata de orice posesor legitim de a plati cambia la scadenta. Acceptarea poate fi facultativa, daca este facuta oricand in cadrul termenul de scadenta, sau obligatorie cand, tragatorul a fixat precis data in cadrul termenului. Transmiterea cambiei poate fi facuta in doua moduri: prin gir sau prin cesiune de creanta ordinara. Girul este actul prin care posesorul cambiei, numit girant, transfera altei persoane, numita girator, toate drepturile izvorate din cambie. Cesiunea de creanta este un act prin care creditorul, numit cedent, transfera dreptul sau de creanta unei alte persoane, numita cesionar. Avalul este angajamentul neconditionat prin care un tert devine garant pentru obligatiile unui co-obligat fata de cambie. Avalul se da utilizand expresiile "pentru aval" sau " pentru garantii" urmate de semnatura avalistului, acesta fiind obligat sa indice persoana pentru care se da avalul. Scadenta este termenul in care cambia trebuie platita, precizat prin ziua sau termenul maxim in interiorul caruia trebuie facuta plata. Scontul este dobanda cuvenita unitatii bancare sub forma taxei scontului, daca scontarea cambiei s-a efectuat inainte de scadenta.

Biletul la ordin este un instrument de plata prin care emitentul isi ia angajamentul de a plati la o anumita data, o suma determinata beneficiarului sau celui care este posesorul legitim al instrumentului. Ca titlu de credit este creat de emitent (subscriptor) in calitatea de debitor care se obliga sa plateasca o suma de bani la un anumit termen sau la prezentarea unui beneficiar aflat in calitatea de creditor. In biletul la ordin intervin doua persoane: emitentul, debitorul sau importatorul, care emite inscrisul, obligandu-se sa efectueze o plata; beneficiarul, creditorul sau exportatorul, catre care ori la ordinul caruia urmeaza sa se faca plata. Biletul la ordin cuprinde urmatoarele clauze: denumirea de bilet la ordin; promisiunea neconditionata de a plati o suma determinata; scadenta; locul platii si adresa beneficiarului; data si locul emiterii; semnatura emitentului. Momentul platii unui bilet la ordin platibil la o perioada fixa dupa vedere este determinat dupa data vizei semnate de emitent sau daca viza este refuzata dupa data prezentarii. Emitentul se obliga ca va plati biletul la ordin conform termenilor sai detinatorului, sau oricarei alte parti care preia biletul la ordin. Emitentul nu poate exclude sau limita propria raspundere printr-o mentiune pe biletul la ordin.

Cambiile si biletele la ordin sunt transmisibile prin gir (andosare) si negociabile pe piata capitalurilor (la bursa de valori). Ele pot fi scontate la o banca care remite posesorului ie suma inscrisa retinand scontul si comisionul

Ordinul de plata este o dispozitie neconditionata, data de catre emitentul acesteia unei societati bancare receptoare de a pune la dispozitia unui beneficiar o anumita suma de bani la o anumita data. Pentru a face plata trebuie sa existe lichiditati suficiente in contul de la banca. Discutat in raport cu timpul trecut, ordinul de plata este asemanator cu dispozitia de plata folosita in prezent, cu caracteristicile adaptate conditiilor economice, financiare si legislative actuale. Pe drumul parcurs de ordinul de plata de la platitor la beneficiar se pot interpune mai multe societati bancare, acestea efectuand succesiv operatiuni de receptie, autentificare, acceptare si executare a ordinului de plata. Toata aceasta serie de operatiuni poarta denumirea de transfer- credit.

Cecul simplu inlocuieste cecul de numerar, fiind utilizat pentru ridicarea de numerar din conturile bancare.

Acreditivul are aceasta denumire deoarece intervine o acreditare, adica acordare de depline puteri, de incredere deplina intr-o persoana terta. O banca este investita cu dreptul de a accepta plata, in numele platitorului si in functie de conditiile, de clauzele acreditivului. Acreditivul inseamna plata conditionata. El este un mandat acordat unei banci de a accepta plata, daca conditiile stabilite au fost respectate de furnizor. Acreditivul mai inseamna crearea unui provizion financiar din care banca va efectua plata, provizion care poate proveni prin detasarea din contul platitorului a unei sume date sau obtinerea de catre platitor a unui credit bancar cu aceasta destinatie. Acreditivele se utilizeaza in mod deosebit in relatiile internationale, dar si in relatiile interne intre cumparatori si vanzatori, datorita avantajelor pe care le prezinta. Astfel, pentru vanzator, avantajul este siguranta ca va primi sigur si rapid contravaloarea bunurilor vandute, iar pentru cumparator ca banca va controla efectuarea la timp a operatiilor de vanzare. Se pot deschide mai multe feluri de acreditive, fapt pentru care se impune clasificarea acestora dupa mai multe criterii:

a) dupa obiectul de activitate, acreditivul poate fi comercial, adica pentru vanzari de bunuri, si necomercial, adica pentru alte activitati, in general pentru prestari de servicii;

b) dupa locul de deschidere, avem acreditive deschise in tara cumparatorului, vanzatorului, precum si acreditive deschise intr-o alta tara;

c) dupa clauzele cuprinse, avem acreditiv documentar transferabil, care consta in faptul ca sumele din acesta pot fi utilizate si pentru plata altor furnizori, indicati de beneficiar, si acreditiv documentar netransferabil, in care de sumele inscrise beneficiaza numai persoana pentru care a fost deschis acreditivul;

d) dupa caracterul sau, acreditivul poate fi nerevocabil, cand se modifica numai cu acordul tuturor partenerilor interesati, si nerevocabil, atunci cand acesta poate fi inchis, retras, la solicitarea platitorului.

Efectul de comert este un titlu de credit prin care se constata obligatia unui debitor de a face un serviciu unui creditor, la o anumita scadenta. Cele mai cunoscute efecte de comert sunt: cecul, cambia, biletul la ordin, trata, mandatul, warantul. Cecul, cambia si biletul la ordin au fost tratate anterior. Trata este o forma a cambiei utilizata mai ales in decontarile internationale. Reprezinta un ordin scris, neconditionat, emis de tragator (creditor) asupra trasului (debitor) de a plati la vedere (prezentare) sau la un anumit termen o suma de bani unei alte persoane (beneficiarului). Mandatul este o imputernicire scrisa data de un mandant unei alte persoane (mandatar) pentru a o reprezenta in anumite operatii sau sa lucreze in interesul sau potrivit indicatiilor date. O forma frecventa a mandatului este mandatul postal, care serveste la expedierea unei sume de bani catre o persoana prin intermediul unui oficiu postal, in schimbul unei taxe postale. Warantul este o varianta a biletului la ordin, un titlu de proprietate asupra marfurilor, eliberat de depozitele in care acestea sunt pastrate. La vanzarea acestor marfuri, cumparatorul achita contravaloarea lor si dobandeste warantul. Posesia legala a warantului echivaleaza cu titlu de proprietate asupra marfurilor respective.

Efectele comerciale enumerate se inregistreaza in contabilitate ca efecte de plata sau de primit si au urmatoarea semnificatie: efecte de plata, reprezinta obligatii de plata si sunt elemente componente ale pasivului patrimonial; efecte de primit, care reprezinta drepturi de creanta si sunt elemente componente ale activului patrimonial. Efectele primite de la clienti pot fi valorificate de beneficiar astfel:

- sunt cedate inainte de scadenta furnizorilor (daca sunt acceptate) pentru stingerea propriilor obligatii (operatie cunoscuta sub numele de andosare);

- pot fi depuse la banca inainte de scadenta, incasandu-se contravaloarea lor, mai putin scontul (dobanda aferenta perioadei ramase pana la scadenta efectului comercial) retinut de banca(operatie cunoscuta sub denumirea de scontare);

- sunt pastrate pana la scadenta si se incaseaza suma de la debitor.

La scontare beneficiarul sumei ramane solidar raspunzator fata de banca alaturi de clientul sau, pana la scadenta efectului de comert, ceea ce inseamna ca banca poate recupera contravaloarea efectului de la beneficiar in cazul insolvabilitatii debitorului.

2. Componenta valorilor de incasat si contabilizarea lor

Contul 511 "Valori de incasat" este un cont de activ care evidentiaza sumele ce urmeaza a se incasa de catre o unitate patrimoniala reprezentand: cecurile si efectele comerciale primite de la clienti pentru produsele livrate, pentru lucrarile executate si serviciile prestate.

Functiunea contabila a acestui cont poate fi redata astfel:

Debit 511'Valori de incasat' Credit

Intrucat contul 511 "Valori de incasat" nu este operational, acesta se dezvolta pe conturi sintetice de gradul II, operationale, si anume:

5112 "Cecuri de incasat"

5113 "Efecte de incasat"

5114 "Efecte remise spre scontare".