Contabilitatea operatiilor banesti in numerar si a altor valori de trezorerie

Contabilitatea operatiilor banesti in numerar si a altor valori de trezorerie

Incasarile si platile in numerar detin o pondere mai redusa in totalul decontarilor, comparativ cu cele fara numerar. Incasarile pot proveni din vanzarea produselor proprii sau marfurilor sub un anumit plafon, din lichidarea unor debitori, din ridicari de numerar de la banca, din aport de capital etc. Platile se efectueaza pentru achitarea drepturilor de personal, pentru avansuri spre decontare, pentru cumparari de bunuri, pentru depuneri de numerar la banca si altele.

Sumele in numerar, in lei si in valuta, de care dispune o unitate patrimoniala sunt pastrate in casieria unitatii si se gestioneaza distinct, cu respectarea prevederilor legale. Toate operatiunile de casa se inscriu de catre casier in registrul de casa, care constituie evidenta operativa pentru asemenea miscari de valori. In casieria unitatii mai pot fi pastrate si alte valori (timbre fiscale si postale, bilete de tratament, tichete de calatorie etc.), care se asimileaza decontarilor in numerar.

1. Documentele folosite in operatiile de incasare sau de plata in numerar si evidenta operativa a operatiilor de casa in lei si in valuta

a) Chitanta

Chitanta - serveste ca :

document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;

document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.

In conditiile in care sumele inscrise pe chitanta sunt aferente livrarilor de bunuri sau

prestari de servicii scutite fara drept de deducere, chitanta este documentul justificativ care sta la baza inregistrarii veniturilor in contabilitate.

Chitanta se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata de catre casierul unitatii si este semnata de acestea pentru primirea sumei.

Chitanta circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor effectuate in registrul de casa.

Chitanta se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

Continutul minimal al formularului este urmatorul :

- denumirea unitatii, codul de inregistrare la oficiul registrului comertului ; sediul (localitatea, strada, numarul); judetul;

- denumirea , numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;

- numele si prenumele persoanei fizice care depune sume si ce reprezinta acestea, sau, dupa caz, denumirea unitatii; codul de identificare fiscala; numarul de inregistrare la oficiul registrului comertului; sediul, (localitatea, strada, numarul); judetul persoanei juridice;

- suma in cifre si in litere;

- semnatura casierului.

b) Bonul fiscal

Anul 2009 ne-a adus modificari importante in ceea ce priveste regimul bonurilor fiscle. Astfel, pana la data de 20 februarie 2009, bonurile fiscale emise de aparatele de marcat

electronice fiscal erau folosite incepand cu 1 ianuarie 2006, numai ca document de inregistrare a platilor in registrul de casa . Faceau exceptie de la aceasta regula , in sensul ca stateau la baza inregistrarilor in contabilitate a cheltuielilor , urmatoarele documente:

- bonul fiscal utilizat pentru justificarea taxei pe valoarea adaugata aferente carburantilor auto achizitionati in vederea desfasurarii activitatii, daca era stampilat si avea inscrise denumirea cumparatorului si numarul de inmatriculare al autovehicolului;

- bonul fiscal , insotit de documentul care atesta plata prin cardurile bancare ale societatilor comerciale;

- bonul fiscal emis de aparatul de marcat fiscal utilizat in activitatea de taximetrie;

- bonul fiscal a carui valoare totala era de pana la suma de 100 lei inclusive, daca era stampilat si avea inscrise denumirea cumparatorului, codul unic de inregistrare al acestuia sau codul numeric personal in cazul persoanelor fizice care desfasurau activitati independente.

Incepand cu data de 20 februarie 2009, prin HG nr 105 / 2009 s-au abrogate  prevederile HG 831 / 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor commune privind activitatea financiara si contabila a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora. Insa, dispozitiile privitoare la regimul bonurilor fiscale sunt continute intr-un alt act normative, si anume Ordinul Ministrului Finantelor Publice nr 1.714 / 2005 privind aplicarea prevedrilor Hotararii Guvernului nr 831 / 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor commune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora (OMFP nr 293 / 2006).

Chiar daca dispozitiile ordinului nu au fost expres abrogate, totusi consideram ca suntem in prezenta unei abrogari tacite, de vreme ce prevederile acestuia detaliau aplicarea hotararii de guvern abrogate (adica ale HG nr 831 / 1997 )

In prezent, bonurile fiscale emise de aparatele de marcat fiscale sunt documente care atesta efectuarea platii si se anexeaza in registrul de casa .

Inregistrarea in contabilitate a cheltuielilor cu serviciile si bunurile achizitionate cu bonurile fiscale se efectueaze cu sau fara factura anexata.

Desigur, se vor intocmi daca este cazul si note de intrare - receptie , ordine de deplasare, deconturi de cheltuieli. Aceste documente justificative trebuie aprobate de persoana care efectueaza cheltuielile respective.

Din punct de vedere al taxei pe valoarea adaugata , justificarea deducerii se face pe baza exemplarului original al facturilor. Pentru carburantii auto achizitionati, deducerea taxei poate fi justificata cu bonurile fiscale, daca sunt stampilate si au inscrise denumirea cumparatorului si nuamrul de inmatriculare al autovehicolului.

Chitanta pentru operatii in valuta serveste ca: document justificativ pentru depunerea unei sume in valuta, in numerar, la casieria unitatii, document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate. Se intocmeste la unitatile care efectueaza operatii in devize, in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata in valuta, de casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei in valuta.

Imputernicirea serveste ca document de autorizare in vederea incasarii unor drepturi banesti de la casierul unitatii cand titularul nu se poate prezenta pentru aceasta, iar persoana imputernicita este un membru al familiei titularului sau o persoana incadrata in munca la aceeasi unitate cu titularul drepturilor banesti. Se intocmeste intr-un exemplar, de catre titularul drepturilor ce urmeaza a fi incasate de la casier si se semneaza de catre acesta, precum si de persoana imputernicita. Se aproba de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil dupa analiza situatiei existente. Circula la seful ierarhic al titularului drepturilor banesti pentru aprobare, numai in cadrul ridicarii de sume reprezentand salarii, ajutoare din fondurile de asigurari sociale, premii si alte drepturi similare acestora precum si la casierul unitatii cu ocazia platii drepturilor cuvenite catre persoana imputernicita si se anexeaza la documentul de plata a drepturilor respective. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la documentul de plata a drepturilor banesti.

Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare este utilizat ca document justificativ (impreuna cu documentele anexe) pentru sumele achitate cu cecuri de decontare precum si ca document de predare la compartimentul financiar-contabil a documentelor in baza carora s-au emis cecuri. Se intocmeste intr-un exemplar, zilnic sau la alte perioade stabilite de conducatorul compartimentului financiar-contabil, de catre gestionarul carnetului de cecuri, pe masura utilizarii filelor din carnet. Borderoul se intocmeste separat pe feluri de cecuri. In cazul in care pentru un cec se anexeaza mai multe documente, acestea se trec pe randuri distincte, urmand ca in dreptul ultimului document sa se completeze celelalte coloane ale formularului. Circula la compartimentul aprovizionarii sau alt compartiment desemnat, (pentru confirmarea legalitatii, necesitatii, oportunitatii si economicitatii operatiei), la persoana autorizata sa execute controlul financiar preventiv (pentru acordarea vizei respective), la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele anexate, semnandu-se de verificare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Procesul verbal de plati serveste ca document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor, ca document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor, precum si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate a salariilor si a altor drepturi neachitate.

Se intocmeste intr-un exemplar si se retine in casieria unitatii ori de cate ori se fac plati prin casierii platitori. Fata formularului se completeaza de casierul unitatii, care semneaza de predarea sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora.

Documentul se retine in casieria unitatii pentru justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurari sociale, premiilor si altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la banca si predate casierilor platitori pana la termenul legal de efectuare a platii sumelor respective. Sumele predate casierilor platitori nu se inregistreaza la plati in registrul de casa, acestea figurand in soldul casei de la data inmanarii sumelor pana la data cand casierii platitori justifica sumele primite la casieria unitatii. In situatia in care spatiul este insuficient se intocmeste o lista suplimentara care trebuie sa contina toate informatiile cerute de document. Procesul verbal de plati circula la compartimentul financiar-contabil ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Dispozitia de plata/incasare catre casierie se foloseste in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, procurare de materiale. Totodata se foloseste si in vederea incasarii in numerar a unor sume, precum si ca document justificativ de inregistrare in registrul jurnal de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ. Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil. Dispozitia de plata/incasare catre casierie circula la : i)persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege; ii) persoanele autorizate sa aprobe plata sumelor respective ( in cazul platilor); iii) casierie, pentru efectuarea operatiei de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de catre casier; in cazul platilor se semneaza si de persoana care a primit suma; iv) compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

Registrul de casa serveste ca document: de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative, de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa, si de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa. Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati. In cazul in care o suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente, in registrul de casa se trece distinct fiecare operatie in parte. Casierul este cel care semneaza pentru confirmarea inregistrarii operatiilor efectuate precum si persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.

Utilizarea formularului se face cu respectarea prevederilor Regulamentului operatiilor de casa. Soldul de casa al zilei precedente se raporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se inregistreaza toate incasarile, dupa care acestea se totalizeaza (inclusiv soldul de casa reportat al zilei precedente), se inregistreaza apoi toate platile, iar totalul acestora se scade din sumele rezultate din insumarea incasarilor, pentru a se stabili soldul de casa al zilei respective. Registrul de casa circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privitoare la efectuarea operatiilor de casa (exemplarul 2), iar exemplarul 1 ramane in carnet. Exemplarul 1 se arhiveaza la casierie, iar exemplarul 2 la compartimentul financiar-contabil.

Registrul de casa (in valuta) serveste ca: document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in valuta (numerar sau cecuri de calatorie), ca document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa, si ca document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa in valuta. Modul de completare este acelasi ca si la registrul de casa in lei.

Statul de salarii serveste ca document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiei privind protectia sociala si a altor datorii, precum si ca document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., de compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, pe baza fiselor de evidenta a salariului, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, certificatelor medicale si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de catre persoana care determina salariul cuvenit si se intocmeste statul de salarii. Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate cu alte feluri de retineri legale decat cele nominalizate in formular, ca, de exemplu : 'Depuneri CEC' pentru retinerile pe baza de consimtamant conform dispozitiilor legale. Pentru centralizarea la nivelul unitatii a salariilor si a elementelor componente ale acestora, inclusiv a retinerilor, se utilizeaza aceleasi formulare de state de salarii. Platile efectuate in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se include in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva. Statul de salarii circula:

-la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

-la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite( exemplarul 1);

-la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1 impreuna cu exemplarul 1 al borderoului de salarii neridicate);

-la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2 impreuna cu exemplarul 2 al borderoului de salarii neridicate si 'Drepturi banesti -Chenzina a II-a (extras), care ii va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate). Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1) si la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Lista de avans chenzinal serveste ca document: i) pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; ii) pentru retinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale platite; iii) de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste lunar, de compartimentul care are aceasta atributie, pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a certificatelor medicale prezentate si se semneaza pentru confirmarea exactitatii calculelor de persoana care a calculat avansurile chenzinale si a intocmit lista. Lista de avans chenzinal circula:

-la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);

-la casieria unitatii impreuna cu 'Drepturi banesti -Chenzina I(extras)' pentru efectuarea avansurilor cuvenite (exemplarul 1);

-la compartimentul financiar-contabil, ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);

-la compartimentul care a intocmit lista de avans pentru a servi la intocmirea statelor de salarii la sfarsitul lunii (exemplarul 2).