Contabilitatea operatiunilor intrabancare si interbancare

Contabilitatea operatiunilor intrabancare si interbancare

Activitatea de baza a institutiilor de credit consta in efectuarea de operatiuni in numele clientilor. O mare parte a operatiunilor efectuate de banci in numele clientilor constau in efectuarea de incasari si plati intre banci ca urmare a relatiilor comerciale si necomerciale stabilite intre clientii acestora.

Aceste operatii determina circulatia unor valori foarte mari intre banci. Decontarile bancare sunt determinate de o serie de operatii, precum:

operatii efectuate in nume propriu;

operatii efectuate in numele clientilor;

constituirea de depozite la alte banci din cadrul sistemului bancar;

acordarea sau primirea de credite de la alte banci componente ale sistemului bancar;

Astfel de operatii determina doua mari tipuri de decontari, si anume:

Decontari intrabancare in situatia in care operatiile se desfasoara intre componente ale aceleiasi banci;

Decontari interbancare , in situatia in care operatiile au loc intre institutii de credit diferite. La randul lor, aceste decontari sunt clasificate in:

Decontari prin BNR 

- prin sistemul de compensare multilaterala;

- prin sistemul platilor de mare valoare;

- prin reteaua BNR.

Decontari prin sistemul conturilor de corespondent

Decontarile intrabancare

Decontarile intrabancare se refera la operatii efectuate intre unitatile componente ale aceleiasi banci si mai poarta numele de decontari intre sedii. Aceste operatii sunt efectuate fie in nume propriu, fie in numele clientilor. In cazul in care aceste operatii se fac in numele clientilor, ele genereaza incasari si plati pe baza unor documente de plata specifice activitatii economice, precum ordinul de plata sau cecul.

Ordinul de plata

Ordinul de plata este un instrument de decontare ce intervine de regula in relatiile dintre doua persoane juridice intre care s-au stabilit relatii de vanzare cumparare de bunuri, lucrari sau servicii. Ordinul de plata este emis de catre cumparator si este inaintat bancii sale pentru a face neconditionat plata catre o terta persoana, numita beneficiar. Aceste decontari pot fi initiate de:

platitor care va depune un ordin de plata catre banca sa in vederea efectuarii catre beneficiar a platii, la o anumita data;

beneficiar, care va depune un cec in vederea incasarii de la client a echivalentului valoric aferent bunurilor, lucrarilor sau serviciilor efectuate catre acesta.

Banca catre care se depune instrumentul de decontare poarta numele de banca initiatoare, iar banca care finalizeaza operatia poarta numele de banca destinatara.

Ordinul de plata se intocmeste in trei exemplare care au urmatoarea destinatie:

exemplarul 1 - alb - ramane la banca initiatoare si este utilizat pentru debitarea contului emitentului;

exemplarul 2 - roz - merge la banca destinatara pentru creditarea contului beneficiarului si va fi anexat la extrasul de cont ala cestuia;

exemplarul 3 - vernil - va fi restituit platitorul ca anexa la extrasul de cont, dupa efectuarea platii catre beneficiar.

Clientul bancii se poate prezenta la ghiseu cu mai multe ordine de plata centralizate pe un borderou. Referentul de la ghiseu va aplica stampila, va pune data si semnatura, dupa ce in prealabil a verificat corectitudinea datelor din document si existenta sumei in contul acestuia.

Executarea ordinului de plata se face prin debitarea contului platitorului si prin emiterea unui aviz OIS (operatiuni initiate intre sedii) creditare catre unitatea bancara ce gestioneaza contul beneficiarului. Unitatea bancara destinatara va finaliza operatiunea prin creditarea contului clientului sau, adica a beneficiarului. Avizul de creditare nu se intocmeste in cazul in care ambii parteneri sunt clienti ai aceluiasi sediu.

In cazul in care din anumite motive exista refuzuri de executare a operatiei se intocmeste "Comunicarea de refuz de executare" (CRE), care se inregistreaza intr-un Registru de evidenta a CRE.

Daca in cadrul operatiunilor de plata se produce o intarziere datorata institutiilor de credit participante, acestea vor platii dobanzi de intarziere. Penalitatile de intarziere se calculeaza in functie de zilele de intarziere de efectuare a platii.

Cecul

Cecul este instrumentul de plata in care intervin trei parti:

Tragatorul (clientul dintr-o relatie economica) - este persoana care emite cecul, adica este platitorul catre o terta persoana cu care are relatii comerciale;

Trasul este institutia de credit care executa ordinul de plata (banca platitorului);

Beneficiarul (furnizorul din relatia economica), care este posesorul de drept al cecului si care va prezenta spre achitare cecul remis catre emitent.

Beneficiarul se poate prezenta cu fila cec cu incasare la unitatea bancara trasa in cazul unui cec in numerar, sau la unitatea bancara cel deserveste, in cazul cecului barat.

Cecul se verifica, iar apoi se inregistreaza de catre referent in jurnalul de casa si apoi se remite casei spre achitare (pentru incasarea in numerar). Pentru incasarea cecului prin cont, acesta va fi insotit de un borderou de incasare intocmit in trei exemplare, care au urmatoarea destinatie:

Exemplarul 1 si borderoul raman la tras pentru evidenta;

Exemplarul 2 se remite la banca beneficiarului ca act de credit;

Exemplarul 3 se restituie deponentului ca dovada de prezentare spre incasare

Daca posesorul cecului depune fila de cec la banca sa, nu poate incasa direct banii, ci acestia vor fi virati in cont. Filele de cec depuse spre incasare sunt insotite de un borderou de incasare intocmit in trei exemplare, astfel:

exemplarul 1 se retine la banca beneficiarului pentru evidenta (arhivandu-l pentru o perioada de 3 ani intr-un dosar "Evidenta cecurilor remise spre incasare"

exemplarele 2 si 3 si cecurile se remit la tras spre incasare.

Trasul va debita contul platitorul pe baza filelor de cec acceptate. Banca beneficiarului va credita contul acestuia pe baza exemplarului 2, iar exemplarul 3 este restituit beneficiarului impreuna cu eventualele file de cec refuzate.

Termenele de prezentare a cecurilor in Romania sunt:

8 zile daca cecul este platibil in localitatea in care a fost emis;

15 zile daca este vorba de localitati diferite.

Daca suma din contul platitorului este insuficienta, cecul se achita partial. Beneficiarul va elibera trasului o chitanta separata pentru plata facuta.

Sisteme de verificare a decontarilor intrabancare

Intre sediile aceleiasi institutii de credit mijloacele de comunicare sunt:

scrisoarea - modalitate de comunicare utilizata destul de frecvent datorita faptului ca se pot transmite documente autentice;

faxul - modalitate utilizata datorita posibilitatilor de autentificare a documentelor;

swift - interconectarea tuturor bancilor la un centru de calcul unic pentru fiecare banca.

Modalitatile de verificare a decontarilor dintre sedii se face prin utilizarea mai multor sisteme:

sistemul descentralizat verificarea decontarilor dintre sedii de catre persoanele care le-au efectuat. Acest sistem da nastere la erori deoarece in momentul verificarii, ordinele omise sau emise gresit la inregistrare pot fi omise si la verificare.

Sistemul centralizat - presupune interventia unei terte parti pe post de controlor, de regula, centrala bancara sau sucursalele de judet. Controlul se desfasoara astfel: sediul initiator va trimite ordinele direct catre controlor, care le centralizeaza intr-o situatie si le trimite apoi direct catre sediul destinatar, care le inregistreaza in fise de cont numite cartoteca. Verificarea intre sediile destinatare si controlor se face pe baza datelor inscrise in cartoteca si in situatia centralizatoare. Acest sistem de contare nu este prea facil deoarece duce la cresterea termenului de decontare.

Sistemul mixt - presupune existenta unui sediu ce are rolul de controlor; sediul emitent emite ordinele intre sedii in dublu exemplar, in care un exemplar (originalul) se transmite sediului destinatar, iar celalalt sediului controlor. Primul inregistreaza ordinele in cartoteca, iar ultimul intocmeste situatia centralizatoare a ordinelor, care cuprinde:

sediul unitatii emitente;

tipul ordinelor intre sedii;

documentul ce sta la baza ordinului;

valoarea;

sediul destinatar.

Sediile controloare intocmesc atatea situatii centralizatoare cate sedii destinatare exista. Verificarea se face la sediile destinatare prin operatiunea numita punctaj. Punctajul se face intre cartoteca si situatia centralizatoare si pot rezulta trei situatii:

valoarea din cartoteca = valoarea situatiei centralizatoare, caz in care conturile de decontari intre sedii, deschise pe analitice se inchid.

valoarea din cartoteca > valoarea situatiei verificatoare, caz in care soldurile ramase reprezinta sume in tranzit catre sedii. (caz des intalnit datorita decalajului in timp a transmiterii sumelor intre sedii)

valoarea din cartoteca < valoarea situatiei verificatoare, caz in care diferenta se inscrie in contul de decontari intrabancare, si dupa caz, in debitori/creditori diversi in functie de ce reprezinta diferenta (plata sau incasare).

Contabilizarea decontarilor intrabancare

Decontarile interbancare se contabilizeaza diferit in functie de locul unde exista conturile curente ale partenerilor economici. Astfel :

in cazul in care conturile curente sunt la acelasi sediu al unei banci, formula contabila este:

in cazul in care conturile se afla la unitati operative diferite, dar care apartin aceleiasi institutii de credit se va identifica unitatea operativa initiatoare si cea destinatara; unitatile operative sunt notate conventional ca sediul A pentru unitatea operativa initiatoare si sediul B pentru unitatea operativa destinatara.

Daca decontarea se face pe baza ordinului de plata, contabilizarea se face astfel:

la sediul A

OIS - OPERATIUNI INITIATE INTRE SEDII

la sediul B

OCS - OPERATIUNI CONFIRMATE INTRE SEDII

Daca operatiunea se face pe baza de cec:

la sediul A

la sediul B

OIS - urile si OCS-urile sunt ordine interne ce circula intre sediile aceleiasi banci. Acestea sunt initiate intotdeauna, indiferent de unitatea operativa de sediul A. In functie de pozitia sediului A, ordinele pot fi:

ordine de creditare, care au la baza ordinele de plata; contabilizarea acestora presupune intotdeauna creditarea contului de operatiuni initiate intre sedii (OIS) si sunt intotdeauna unitatile operative ale clientilor platitori.

Ordine de debitare, care au la baza cecuri; contabilizarea acestor operatii presupune debitarea contului de decontari intrabancare la sediul A (initiator), care sunt sediile clientilor beneficiari.

Evidenta contabila a operatiunilor intrabancare se realizeaza cu ajutorul conturilor:

341 "Decontari intrabancare" - evidentiaza operatiunile efectuate intre sediul institutiei si  subunitatile sale din tara, cat si intre subunitatile respective. In general aceste conturi de legatura trebuie sa fie verificate si inchise la sfarsitul perioadei (luna), la nevoie cu ajutorul jurnalelor contabile suplimentare; eventualul sold existent nu trebuie sa reprezinte decat unele operatiuni aflate in curs de lamurire ca urmare a erorilor sau dificultatilor de inregistrare. Fiind cont de legatura, acesta poate fi utilizat in functie de necesitatile proprii ale fiecarei unitati si subunitati;

Contul 341 'Decontari intrabancare'

Contul 341 'Decontari intrabancare' este un cont bifunctional.

Se crediteaza prin debitul urmatoarelor conturi:

2511 - sumele virate la alte subunitati ale bancii din conturile clientilor;

111 - sumele incasate pentru clientii altor subunitati ale bancii;

2621, 2627 - sumele virate la alte subunitati ale bancii reprezentand datorii fata de clientii acestor subunitati, precum si dobanzile aferente;

101 - alimentarile cu numerar efectuate de la alte subunitati ale bancii;

3552 - sumele in numerar acordate personalului prin alte subunitati ale bancii, reprezentand avansuri spre decontare;

3556, 3566 - sumele virate privind operatiuni intrabancare;

361, 362, 363, 367, 368 - valoarea aurului, metalelor si pietrelor pretioase,

materialelor, obiectelor de inventar, stocurilor, bunurilor si altor valori, primite de la sediu sau de la alte subunitati ale aceleiasi banci;

3716 - sumele incasate prin Casa de compensatii pentru clientela de la alte subunitati ale bancii;

clasa 7 - transferarea soldurilor conturilor de venituri, respectiv primirea soldurilor conturilor de cheltuieli.

Se debiteaza prin creditul urmatoarelor conturi:

2511, 2531, 2541, 2542, 2532, 2533, - sumele virate de la alte subunitati ale bancii in conturile clientilor;

111 - sumele platite pentru clientii altor subunitati ale bancii;

361, 362, 363, 367, 368 - valoarea aurului, metalelor si pietrelor pretioase, materialelor, obiectelor de inventar, stocurilor, bunurilor si altor valori, livrate sediului sau altor subunitati ale aceleiasi banci;

3712 - sumele platite clientelei aferente valorilor primite la incasare, recuperate de la clientii altor subunitati ale bancii;

1621, 2621 - sumele datorate altor banci sau altor clienti privind operatiunile subunitatilor aceleiasi banci;

2611, 2617 - sumele recuperate de la alte subunitati ale bancii reprezentand valorile de recuperat de la clientii acestor subunitati, precum si dobanzile aferente;

3556, 3566 - sumele primite privind operatiuni intrabancare;

101 - depuneri de numerar efectuate la alte subunitati ale bancii;

clasa 6 - transferarea soldurilor conturilor de cheltuieli, respectiv primirea soldurilor conturilor de venituri.

Soldul creditor sau debitor al contului reprezinta sume in tranzit privind decontari intrabancare. La finele lunii contul se inchide la nivelul centralei prin transfer de solduri intre analiticele sale.

La dezvoltarea pe analitice a conturilor se va tine seama de:

- natura operatiei,

- moneda

- luna

- codul sucursalei

- codul sucursalei cu care se lucreaza

- cifra de control a codului

2511 "Conturi curente" - conturi deschise clientilor destinate operatiunilor curente de   incasari si plati. Aceste conturi au de regula solduri creditoare, iar sumele respective pot fi retrase de catre titularii de conturi in orice moment, fara preaviz. Conturile curente pot avea si solduri debitoare in conditii accidentale, neautorizate (overdraft);

Pentru ordinele de plata - apar urmatoarele modalitati:

cazul in care platitorul si beneficiarul au conturi deschise la aceeasi banca (sediu), atunci nu se mai intocmeste aviz OIS, decontarea efectuandu-se imediat de catre referentul de la ghiseu, formula contabila fiind:

in cazul in care se depune un ordin de plata pentru un beneficiar care are contul deschid la aceeasi banca, dar la alt sediu, inregistrarile in contabilitate vor fi:

- la sediul A

la sediul B

Pentru CEC se au in vedere trei modalitati, in functie de modul de incasare al acestuia:

cazul in care cecul se inainteaza trasului spre incasare in numerar:

2511/ platitor Conturi curente

101 Casa

cazul in care cecul este inaintat trasului spre decontare prin virament, inregistrarile sunt similare celor pentru ordinele de plata:

- la sediul A

la sediul B

in cazul in care cecul este prezentat la banca beneficiarului, trebuie mai intai sa se verifice existenta sumei in contul platitorului, iar inregistrarile contabile sunt:

prezentarea filei cec:

se utilizeaza sintetice de gradul II ale contului 371 "Valori de incasat"

Dupa verificare se intocmeste avizul de debitare, iar inregistrarile contabile sunt:

la sediul A (banca initiatoare)

Iar dupa confirmare:

la sediul B

Decontarile intrabancare sunt verificate de centrala bancara, iar in cazul existentei unor diferente intre unitati, li se comunica acestora telefonic. Pentru aceasta se intocmeste o adresa prin care se cere un aviz de creditare (pentru soldurile creditoare ale conturilor) si aviz de debitare pentru soldurile debitoare ale conturilor. Pe baza acestor avize se inchid conturile de decontari.

Ex.

S.C. Marimar SRL din Calarasi are de platit unui furnizor din Slobozia care are credit deschis la BCR suma de 13.450 lei pe care o achita cu un ordin de plata.

sediul A

Dupa aceasta se va intocmi un aviz OIS de creditare, in care se specifica:

Sediul A - BCR CALARASI

Sediul B - BCR SLOBOZIA

Sold anterior creditor

Sold actual creditor

NOTA

In vederea inchiderii operatiunilor intre sedii (OIS) va rugam sa intocmiti un aviz de creditare pentru soldurile creditoare ale conturilor 341 (pe analitice) si aviz de debitare pentru soldurile debitoare ale conturilor (341 / pe anlitice). Soldurile conturilor transmise de la centrala se puncteaza cu cele din notele contabile si apoi se emit avizele cerute catre centrala.

Decontarile intrabancare se desfasoara pe trei directii, si anume:

in numele clientilor cu conturile curente deschise la aceeasi unitate operativa. Se utilizeaza contul (2511) - cont bifunctional;

incepe sa functioneze prin creditare

credit - sume incasate de banca in numele titularului de cont

debit - sume platite de banca pentru clienti

Sc- sume disponibile in banca pe numele titularului de cont

Sd - descoperire de cont pentru care se poate deschide o linie de credit

in numele clientilor ce au conturi deschise la unitati operative diferite ale aceleiasi banci

pentru ordine de plata:

- la sediul A

la sediul B

pentru cec

daca cecul se depune la tras, inregistrarile sunt similare

daca cecul se depune la banca beneficiarului, inregistrarile sunt:

prezentarea filei cec:

se utilizeaza sintetice de gradul II ale contului 371 "Valori de incasat"

Dupa verificare se intocmeste avizul de debitare, iar inregistrarile contabile sunt:

la sediul A (banca initiatoare)

Iar dupa confirmare:

la sediul B

Alte operatii efectuate intre sediile aceleiasi banci

a. Transferul de stocuri intre sedii

Aprovizionarea de stocuri de catre institutiile de credit se face prin intermediul unitatilor operative care au personalitate juridica. De aceea, transferul de stocuri intre sedii este o operatie frecvent intalnita.

Pentru contabilizarea acestor operatii se utilizeaza conturile din grupa 36 "Conturi de stocuri", care cuprinde urmatoarele conturi sintetice de gradul 1:

A 361 - Valori din aur, metale si pietre pretioase

A 362 - Materiale

A 363 - Materiale de natura obiectelor de inventar

A 365 - Stocuri aflate la terti

A 367 - Alte stocuri si asimilate

A 368 - Alte bunuri diverse

Sunt conturi de A si inregistreaza:

in debit - costul de achizitie al stocurilor intrate in institutie;

in credit - valoarea stocurilor iesite pe diverse cai (transfer, consum).

Exemplu

BCR SMB transfera stocuri de materiale la BCR sucursala sect.4

la BCR SMB

sumele virate privind decontarile intrabancare se reflecta in contul 3556 "Alti debitori diversi", astfel:

incasarea sumei:

la BCR sect.4

consumul de materiale

- plata catre SMB

b. Alimentari sau retrageri de numerar

Pentru aceste operatii se utilizeaza contul de numerar 101 "Casa", care este cont de activ. Se debiteaza cu sumele incasate in numerar prin casierie si se crediteaza cu sumele platite. Soldul debitor reflecta numerarul existent in casieria unitatii. Contul 101 se utilizeaza pentru urmatoarele cazuri:

cand una din unitatii ramane fara lichiditati;

cand intervin operatii de incasari si plati determinate de operatiuni intrabancare;

la BCR SMB

la BCR sect.4

c. Acordare de avansuri spre decontare prin alte unitati operative;

Acordarea avansurilor spre decontare presupune utilizarea conturilor.

3552 "Debitori din avansuri spre decontare";

6345 "Cheltuieli cu deplasari, detasari, transferari si transportul personalului si a bunurilor" - pentru reflectarea cheltuielilor decontate pe baza actelor anexate.

In cazul in care se face suplimentarea sa acordarea avansului de catre o alta unitate a aceleiasi institutii de credit, unitatea care acorda creditul va initia operatiunea de incasare catre unitatea la care este angajata persoana, in baza unui aviz de debitare.

la BCR SMB

la BCR sect.4