Controlul operatiilor de trezorerie

Controlul operatiilor de trezorerie

In stabilirea necesitatii si formelor de control trebuie sa plecam de la realitatea ca economia de piata implica mai multe rigori decat o economie planificata. Ea are nevoie de initiativa, de optimism, de libertate de actiune a agentilor economici dar si de ordine si disciplina, care sa asigure respectarea intereselor generale ale societatii sau drepturilor legitime ale celorlalti protagonisti ai vietii economice.

Teoria si practica financiara admit ca finantele indeplinesc doua functii care le definesc continutul: functia de repartitie si functia de control. Functia de control a finantelor consta in folosirea rapoartelor financiare ca mijloc de exercitare a unui control in forma baneasca asupra ansamblului de procese ale reproductiei sociale. Ea vizeaza procesele si fenomenele cu continut financiar caracteristice construirii si repartizarii de fonduri financiare construite la nivelul diferitelor structuri organizatorice din economie, din care rezulta si se mobilizeaza, sau care sunt dirijate spre utilizarea resurselor financiare.

Controlul este o activitate specific umana constand in verificarea si analiza, permanenta, periodica si inopinata a muncii si rezultatelor ei, a situatiilor de fapt existente in scopul preintampinarii si lichidarii eventualelor neajunsuri .

Functiile controlului economic-financiar se pot imparti astfel:

din punct de vedere teoretic: functia de prevenire sau preventiva (preintampinarea producerii unor nereguli sau incalcari ale legislatiei prin identificarea din timp a factorilor generatori de rezultate negative si prin contracararea lor); functia de reglare sau regulatorie (urmareste coordonarea si sincronizarea actiunilor individuale si adaptarea deciziilor pentru ca rezultatelor obtinute sa fie cat mai aproape de scopul propus); functia de corectare sau corectiva (intervine doar in situatiile in care abaterile de la norme depasesc tolerantele admise, cand se incalca principiile generale ale politicii economice etc.); functia de atestare - certificare (este localizata la nivelul expertizei contabile si auditului financiar ale caror misiune este sa certifice conturile contabile si indeosebi cele anuale ale agentilor economici, atestand ca acestea dau imaginea fidela a patrimoniului, a rezultatelor obtinute); functia de prevedere sau previzionala (se concretizeaza in descifrarea tendintelor sau mersului evenimentelor viitoare).

din punct de vedere practic: functia de evaluare a rezultatelor si stabilirea masurilor de perfectionare in viitor; functia de indrumare si sprijin; functia de constrangere sau coercitiva.

Realizarea practica a functiilor controlului presupune exercitarea acestuia in conditii concrete de timp si loc precum si diversificarea controlului in functie de particularitatile domeniului de referinta, la nivelul de competenta, de obiectivele urmarite.

Formele controlului economic-financiar pot fi clasificate din mai multe puncte de vedere:

din punct de vedere al momentului executarii: control anterior sau anticipat; control concomitent; control posterior;

dupa aria de cuprindere: control general si control partial (asupra anumitor activitati, obiective, subunitati); control total si prin sondaj (delimiteaza pe verticala sarcinile organelor de control, profunzimea organizatiilor, caracterul lor mai mult sau mai putin analitic);control combinat sau mixt.

in functie de scopul urmarit: control tematic; control complex; controale repetate; control sub forma de ancheta;

dupa modalitatile de efectuare: control faptic; control documentar;

din punct de vedere al pozitiei organelor de control: control din interiorul unitatii sau a activitatilor controlate; control din afara sistemului: control departamental; control extradepartamental.

Controlul financiar propriu al unitatilor publice si agentilor economici se organizeaza sub forma controlului financiar preventiv si al controlului financiar de gestiune.

Controlul financiar preventiv urmareste sa preintampine incalcarea dispozitiilor legale in vigoare si producerea de pagube si se exercita asupra documentelor in care se consemneaza operatiile ce se refera la drepturile si obligatiile patrimoniale ale unitatii, in faza de angajare si de plata, in raporturile cu alte persoane juridice sau fizice.

Se supun controlul financiar preventiv operatii ce privesc trezoreria cum sunt:

incasarile si platile in lei si valuta de orice natura, efectuate in numerar si prin conturile bancare, cu persoane fizice sau juridice;

trecerea pe cheltuieli, fonduri sau rezultate a unor sume care duc la diminuarea profitului sau capitalului social;

deschiderea de credite bugetare, repartizarile de credite bugetare la institutiile in subordine si alimentarile cu sume din alocatiile bugetare pentru finantarea cheltuielilor de capital;

modificarea repartizarii pe trimestre a veniturilor si cheltuielilor bugetare etc.

Operatiunile si actele supuse acestui control pot fi verificate pe baza criteriilor de conformitate sau legalitate, necesitate, oportunitate, rentabilitate si economicitate.

Controlul financiar de gestiune verifica respectarea dispozitiilor legale privind gestionarea si gospodarirea mijloacelor materiale si banesti, pe baza documentelor inregistrate in contabilitate si a documentelor din evidenta tehnico-operativa.

Scopul sau este respectarea normelor privind existenta, integritatea, pastrarea si paza bunurilor si valorilor de orice fel si detinute cu orice titlu.

In ceea ce priveste controlul incasarilor si platilor , pentru asigurarea unei bune gestiuni a incasarilor este bine ca atributia de incasare si cea de intocmire a documentelor privind incasarea sa fie net separate, astfel incat contabilul raspunzator cu intocmirea contului 'Clienti'( de exemplu) sa nu fie insarcinat si cu administrarea lichiditatilor(numerar, cecuri). O buna procedura o reprezinta stabilirea la inceputul zilei a unei liste a incasarilor (cec pentru incasarea numerarului sau cecuri primite din partea clientilor) inainte de a le transmite salariatilor casieriei sau contabilitatii 'clientilor'.

In ceea ce priveste platile se va verifica in special daca: salariatii intocmesc cecurile si care au acces la carnetele de cecuri in alb sa nu poata interveni in atributia de incasare; cecurile sa nu fie semnate de persoanele imputernicite de intreprindere, decat dupa ce au vazut documentele justificative originale. Aceste documente justificative trebuie sa poarte inaintea inregistrarii in contabilitate mentiunea 'achitat' sau o stampila cu aceasta mentiune, inclusiv datele de identificare a platii(numarul cecului sau data aparitiei platii in extrasul de cont bancar in cazul platilor prin efecte de comert); platile prin casa (cu numerar) sa fie facute pe baza documentelor justificative; cecurile anulate sa fie controlabile, de exemplu prin prinderea lor cu o banda adeziva la talonul carnetului, la numarul cecului decupat; emiterea si acceptarea efectelor de platit sa fie independenta de atributia de a contabiliza aceste efecte de comert.

Potrivit normelor in vigoare, gestiunea casieriei se efectueaza cel putin o data pe luna, de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil, de inlocuitorul legal sau de drept al acestuia sau de o alta persoana desemnata in scris de conducerea unitatii.

Operatiunile de trezorerie trebuie sa asigure: reflectarea, urmarirea si controlul existentei si gestionarii corecte a elementelor de trezorerie; respectarea regulamentului intern, a procedurilor interne si a disciplinei financiare privind operatiile de incasari si plati fara numerar prin case si conturi deschise la banci; asigurarea corecta si operativa a informatiilor privind elementele de trezorerie necesare factorilor de decizie din societate; analiza mutatiilor ce intervin in componenta, structura si volumul elementelor de trezorerie.

Atingerea acestor deziderate presupune respectarea regulamentului intern si a disciplinei financiare, respectarea limitei plafonului zilnic de numerar aflat in casieria unitatii la sfarsitul zilei, precum si a plafonului zilnic de plati efectuate, verificarea exhaustivitatii, realitatii si evaluarii corecte, urmarirea modificarilor ce intervin in structura si volumul elementelor de trezorerie.

Confruntate cu asemenea probleme complexe, organele controlului economic-financiar au sarcini de mare raspundere: verificarea operatiunilor banesti si de decontare in toata diversitatea lor atat sub aspectul necesitatii, realitatii si oportunitatii lor, cat si sub aspectul respectarii normelor legale ce reglementeaza fiecare categorie de operatiuni.