Documentarea - misiune de audit financiar

Documentarea - misiune de audit financiar

Potrivit Standardului de Audit nr. 230 (I.S.A. 230 "Documentation"), in cadrul unei misiuni de audit, in atributiile auditorului intra obligatia de a se documenta cu privire la aspectele importante care pot furniza probe de audit de natura sa contribuie la formarea opiniei sale, putand astfel sa justifice ca auditul a fost realizat cu respectarea normelor de audit in vigoare.

In cadrul documentelor de lucru este necesar sa fie consemnate evaluarile facute de auditor, aprecierile acestuia cu privire la problemele semnificative care au solicitat exercitarea rationamentului profesional, precum si concluziile cu privire la obiectivele examinate. In aceasta etapa, principala obligatie a auditorului este de a pregati documente de lucru suficient de complete si detaliate pentru a permite o cat mai buna intelegere a misiunii de audit executate.

Intinderea si forma dosarelor de lucru nu este prevazuta in cadrul standardului, ci este lasata la aprecierea auditorului care face apel la experienta sa profesionala, tinand insa cont de faptul ca orice terta persoana care ar fi in situatia sa-si formeze o opinie, avand ca baza de date documentele intocmite de auditor, sa aiba posibilitatea sa o faca.

Documentele de lucru intocmite de auditor il poate ajuta pe acesta atunci cand:

- isi planifica misiunea si supravegheaza derularea acesteia de o maniera cat mai eficienta;

- asigura conditiile monitorizarii si revizuirii activitatilor desfasurate;

- inregistreaza probele de audit, necesare pentru formarea, sustinerea si justificarea opiniei.

Important este de mentionat faptul ca auditorul este obligat sa asigure confidentialitatea in ceea ce priveste informatiile referitoare la intreprinderea auditata si, totodata, trebuie sa pastreze si sa arhiveze documentele in siguranta.

Principalele documente intocmite de auditori sunt foile de lucru si chestionarele.

Foaia de lucru trebuie sa contina o descriere clara si completa a obiectivului urmarit. In cadrul foii de lucru mai sunt inscrise: documentele utilizate de auditori, o prezentare amanuntita a lucrarilor efectuate, precum si concluziile auditorului din care trebuie sa reiasa daca obiectivul cercetat a fost realizat.

Forma si numarul de ordine al documentelor de lucru sunt stabilite de auditor in asa fel incat acestea sa poata fi arhivate si consultate ulterior, in mod independent una de alta. Documentele de lucru sunt proprietatea auditorului si, ca urmare, pastrarea lor ii revine acestuia, ele fiind pastrate in locuri sigure, in functie de importanta fiecaruia. Daca echipa de auditori recurge la cooptarea unor colaboratori externi, foile de lucru intocmite de catre acestia din punct de vedere al proprietatii, au un comportament similar cu cele prezentate anterior.

Atat in faza de orientare si planificare a auditului, cat si pe parcursul executarii lucrarilor, pentru obtinerea informatiilor necesare, pentru stabilirea unor situatii de fapt sau pentru confirmarea unor date, se utilizeaza, in mod frecvent, tehnica interviului. Aceasta consta in intocmirea si completarea unor chestionare stabilite anterior. Un astfel de chestionar este foarte util daca indeplineste insa mai multe conditii, cum ar fi:

- numarul intrebarilor nu trebuie sa fie prea mare; el poate varia in functie de natura intrebarilor si de cel care este intervievat;

- intrebarile trebuie sa fie formulate clar si sa fie usor de inteles;

- prin formularea intrebarilor nu trebuie sa fie indrumat cel intervievat spre un anumit raspuns;

- intrebarile nu trebuie sa aiba caracter personal, obiectul lor constand in fapte sau actiuni.

Desigur ca mai exista si alte recomandari care tin insa, mai mult de modul in care trebuie abordat de catre auditor cel intervievat si felul in care trebuie sa decurga un interviu de acest fel pentru ca rezultatele obtinute de auditor sa fie optime.

Foile de lucru si chestionarele completate de catre auditori sunt folosite de catre acesta atat pentru intocmirea dosarului exercitiului, cat si a celui permanent.

Dosarul exercitiului cuprinde totalitatea elementelor angajamentului de audit, a caror utilizate nu depaseste exercitiul controlat. In cadrul dosarului exercitiului, auditorul isi aranjeaza in ordine cronologica toate lucrarile, pornind de la organizarea misiunii si pana la stabilirea unei opinii si intocmirea Raportului de audit.

Existenta dosarului exercitiului este indispensabila pentru auditor deoarece este foarte important din mai multe puncte de vedere: pentru o buna organizare a misiunii, pentru controlul acesteia, pentru documentarea lucrarilor si deciziilor, in vederea asigurarii ca programul s-a derulat fara a exista omisiuni etc.

In linii mari, continutul dosarului exercitiului trebuie sa fie urmatorul:

a) Planificarea angajamentului de audit, include:

- note asupra utilizarii lucrarilor de control efectuate de altii;

- datele si durata vizitelor si locul de interventie;

- componenta echipei de auditori;

- data pentru predarea raportului;

- bugetul de timp si realizarea lui.

b) Supervizarea lucrarilor, include:

- note asupra studierii dosarelor si stabilirea solutiilor la problemele ridicate;

- aprobarea tuturor deciziilor importante care pot afecta planificarea, programul lucrarilor, executarea si concluziile lucrarilor, precum si continutul raporturilor.

c) Aprecierea controlului intern include:

- evaluarea zonelor de risc si stabilitatea punctelor forte si a celor slabe;

- foile de lucru cu privire la bazele considerate pentru stabilirea sondajelor asupra functionarii sistemelor, detalii asupra sondajelor efectuate;

- comentarii si propuneri cu privire la anomaliile constatate.

d) Obtinerea elementelor probante, include:

- programul de lucru;

- foile de lucru in care sunt mentionate obiectivele, detalii asupra lucrarilor efectuate, unele comentarii si concluzii;

- documente in original sau copie, primite de la intreprinderea audiata sau de la terti, in vederea justificarii sumelor controlate;

- detalii cu privire la lucrarile efectuate asupra conturilor anuale;

- o sinteza generala a rezultatelor obtinute pe diferite etape ale misiunii si tratarea distincta a problemelor care ar putea avea influenta asupra deciziei de certificare;

foi de lucru referitoare la faptele delictuale (daca acestea exista).

Desi nu este o structura standard si obligatorie, in general, dosarul exercitiului, care este notat cu "E", cuprinde sase sectiuni, fiecare dintre acestea fiind simbolizata printr-o litera de la A la F, pentru a putea fi mai usor de utilizat. Astfel:

E.A. - "Sinteza, planificare si raportare" se refera la elementele privind sinteza angajamentului, planul auditului, bugetul si planificarea timpului, diverse rapoarte;

E.B. - "Evaluarea controlului intern" cuprinde elementele referitoare la exercitiu si, mai precis, verificarea functionarii controlului intern in timpul exercitiului auditat;

E.C. - "Controlul conturilor" cuprinde foi de lucru asupra conturilor de bilant si asupra rezultatelor financiare;

E.D. - "Studiul lucrarilor efectuate de terti"

E.E. - "Verificari specifice intreprinderii" contine foile de lucru referitoare la lucrarile specifice, o lista a lucrarilor in suspensie si o lista a lucrarilor ramase de executat intr-o interventie viitoare;

E.F. - "Interventii conexe" contine toate documentele si foile de lucru privind elementele particulare, faptele delictuale sau anumite operatii particulare (exemplu: majorari sau diminuari de capital etc.).

Dosarul permanent, in completarea dosarului exercitiului, include anumite informatii si documente primite si analizate in cursul diferitelor etape ale misiunii si care pot fi utilizate pe intreaga perioada a mandatului. Ca urmare, acestea nu trebuie sa mai fie studiate in fiecare an, ci sunt clasate intr-un dosar separat, dosarul permanent, urmand apoi sa fie utilizate cand este necesar, insa dupa actualizarea lor.

Intocmirea de catre auditor a dosarului permanent permite evitarea repetarii in fiecare an a anumitor lucrari si transmiterea de la un exercitiu la altul a elementelor de cunoastere a intreprinderii. Desi continutul sau este variabil, in functie de caracteristicile intreprinderii auditate, elementele cele mai des intalnite intr-un dosar permanent sunt: 

fisa de caracterizare;

scurt istoric al intreprinderii;

organigrame;

persoanele care analizeaza intreprinderea;

conturile anuale ale ultimelor exercitii;

note asupra organizarii sectorului de activitate;

note asupra statutului;

procese - verbale ale C.A. si A.G.A.;

structura grupului;

contracte, asigurari etc.

La fel ca si dosarul exercitiului, si dosarul permanent, notat cu P, este structurat in sase sectiuni, notate cu litere de la A la F, pentru a usura clasarea si consultarea ulterioara a documentelor. Tinerea la zi se efectueaza pe sumar, indicandu-se data introducerii documentului. Cele sase parti ale dosarului permanent sunt:

t       P.A. - "Generalitati" - identificarea intreprinderii;

t       P.B. - "Control intern" - analiza diferitelor functiuni;

t       P.C. - "Conturi anuale" - conturile anuale ale ultimelor exercitii;

t       P.D. - "Analize permanente" - analiza principalelor rubrici ale conturilor anuale

t       P.E. - "Fiscal si social" - referiri la mediul fiscal si social in care isi desfasoara activitatea intreprinderea auditata;

t       P.F. - "Juridic" - statut, procese verbale ale C.A. si ale A.G.A., diverse contracte care pot avea o influenta asupra certificarii sau valorificarilor speciale.

Pentru a putea sa-si indeplineasca cu succes rolul de informare, dosarul permanent trebuie in primul rand sa fie tinut la zi, apoi sa fie eliminate periodic din componenta lui informatiile perimate si sa nu contina documente voluminoase, ci numai extrasele necesare. Atunci cand lucreaza cu posturi din conturile anuale sau in alte domenii, auditorul are posibilitatea sa consulte informatiile referitoare la subiectul respectiv existente in dosarul permanent si totodata sa se actioneze in directia aducerii la zi a acestuia.