Documente de evidenta

Documente de evidenta

Afacerea poate fi definita ca o arhitectura de documente. De aceea putem spune ca documentele reprezinta esenta intregii afaceri. Inainte de revolutia digitala documentul era un act, prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie Astazi tehnologiile pe care le avem permit o redefinire a documentului, el putand fi orice prelucrare de date structurate care poate fi folosita ca informatie.

1 Definitie, importanta, structura

Din punctul de vedere al Legii contabilitatii "orice operatiune economica efectuata se consemneaza intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ".

Documentul justificativ poate fi definit ca fiind actul scris intocmit pentru consemnarea la origine a operatiunilor contabilizabile servind ca dovada a infaptuirii acestora.

Documentele contabile indeplinesc urmatoarele functii:

Functia de consemnare - potrivit careia orice operatie economica, efectuata in cadrul intreprinderii, se consemneaza in documente letric si cifric, cantitativ si valoric.

Functia de acte justificative - potrivit careia documentele justifica inregistrarea in contabilitate a operatiilor economice consemnate in ele.

Functia de verificare a activitatilor desfasurate - potrivit careia documentele asigura urmarirea activitatii economico-financiare a intreprinderii in cele mai mici detalii si efectuarea controlului, privind respectarea disciplinei financiare si fiscale de catre organele cu atributiuni in acest sens (organe de control financiar intern, cenzori, inspectori fiscali etc).

Functia de asigurare a integritatii patrimoniului - potrivit careia documentele angajeaza drepturi, raspunderi si obligatii in sarcina persoanelor care le-au intocmit, cu privire la miscarile de valori produse in averea intreprinderii.

Functia de calculatie - potrivit careia documentele referitoare la cheltuielile de productie stau la baza calcularii costului produselor obtinute, lucrarilor executate si serviciilor prestate.

Functia juridica - potrivit careia documentele asigura stabilirea drepturilor si obligatiilor banesti ale intreprinderilor. In cazul unor litigii, lipsuri, fraude etc., documentele contabile stau la baza efectuarii eventualelor expertize si cercetari ale organelor judiciare

Intr-un document justificativ, pe baza caruia urmeaza sa se faca inregistrarile in contabilitate trebuie sa se regaseasca urmatoarele elemente:

denumirea documentului;

denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care intocmeste documentul;

numarul documentului si data intocmirii acestuia;

mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);

continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;

numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:

felul, numarul si data documentului justificativ;

sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.

2 Clasificarea documentelor de evidenta

Documentele contabile se clasifica in functie de mai multe criterii si anume:

Dupa modul de tiparire, documentele contabile pot fi:

Formularele tipizate - sunt suporturi de informatii, in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si imprimate.

Formularele netipizate - sunt suporturi de informatii in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea oricarei intreprinderi, asa cum este cazul documentelor cumulative.

Dupa modul de intocmire si rolul lor in cadrul sistemului informational, documentele contabile se clasifica in:

Documente justificative - asigura datele de intrare in sistemul informational-contabil;

Registre contabile - realizeaza inregistrarea si stocarea datelor in structura proprie contului;

Documente contabile de sinteza - asigura centralizarea si transmiterea informatiilor catre utilizatori.

Dupa elementele patrimoniale pe care le reflecta:

documente privind mijloacele fixe;

documente privind stocurile;

documente privind operatiunile de casa;

documente privind operatiuni cu disponibilitati in conturi la banci;

documente privind decontari cu tertii;

documente mixte care se refera la mai multe elemente patrimoniale.

Dupa natura operatiunii patrimoniale

documente privind operațiuni de intrare in patrimoniu;

documente privind operatiuni de iesire din patrimoniu;

documente de transfer intre structuri patrimoniale.

Dupa volumul de operatiuni pe care le consemneaza:

documente primare care consemneaza fiecare operatiune in momentul producerii ei (chitanta, factura);

documente centralizatoare care grupeaza operatiuni de acelasi fel pe o anumita perioada, pe baza documentelor primare (centralizatorul incasarilor intocmit pe baza chitantelor emise pe o anumita perioada).

Dupa modul de prezentare a informațiilor pe care le contin

documente de evidenta cantitativa (fisa de magazie, fisa de inventar partial);

documente de evidenta cantitativ-valorica (fisa de receptie-circulatie care mentioneaza sortimente de marfuri primite, pretul unitar si valoarea);

documente valorice in care se consemneaza suma operatiunii (cec, chitanta).

Dupa locul de intocmire si modul cum circula

documente interne care se intocmesc in cadrul unitatii si circula numai in cadrul acesteia (bonuri de materiale);

documente externe care sunt primite de unitati de la alte unitati.

Pentru toate formularele utilizate se organizeaza o evidenta operativa si contabila similara cu cea utilizata in cadrul celorlalte bunuri materiale. Pentru formularele cu regim special se organizeaza o evidenta operativa cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special".

Intocmirea, verificarea, corectarea, circuitul, pastrarea si arhivarea documentelor

Continutul documentelor justificative variaza in functie de caracterul operatiilor consemnate. In vederea reflectarii clare si complete a operatiilor economice pentru care se intocmesc, documentele au anumite elemente obligatorii, dintre care unele sunt comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt specifice.

Documentele justificative se intocmesc, de regula la locul in cadrul caruia se produce operatia economica. Intocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, dupa caz, cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Regimul juridic al documentelor in forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice.

Pentru intocmirea corecta, completa si la timp a documentelor, sunt stabilite reguli de intocmire si utilizare, aprobate fie prin acte normative, fie prin regulamentele interne de organizare si functionare a intreprinderilor.

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Corectarea greselilor in documente se realizeaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul respectiv.

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a predatorului, cat si a primitorului.

In cazul completarii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea unitatii.

Prelucrarea documentelor este operatia urmatoare, dupa intocmirea si transmiterea lor la compartimentul de contabilitate si consta in sortarea documentelor pe categorii de operatii (cumparari de bunuri, livrari de produse si marfuri, consumuri de materiale etc), exprimarea in etalon monetar a marimii naturale, cantitative a operatiilor economice si daca este cazul, centralizarea mai multor documente justificative in documente cumulative pentru operatii din aceeasi categorie, in vederea inregistrarii in conturi.

Functie de natura si continutul economic al operatiei economico-financiare, documentul in care se consemneaza realizarea acesteia parcurge un anumit circuit in cadrul entitatii. Prin circuitul documentelor intelegem parcursul urmat de acestea din momentul intocmirii si pana in momentul arhivarii. Circutul documentelor trebuie sa fie realizat pe caile cele mai scurte, printr-un numar redus de verigi.

Pentru a asigura continuitate in cadrul fiecarei entitati se concepe un grafic de circulatie al documentelor care prevede: denumirea documentului, compartimentul care il intocmeste, verificarea documentelor, verigile prin care circula documentele, lucrarile care se executa in fiecare etapa a circuitului si termenele de executie, numarul de exemplare si destinatia lor.

Verificarea documentelor are scopul sa descopere eventualele erori, actiunile ilegale sau incorecte, asigurandu-se astfel exactitatea si realitatea datelor inregistrate in contabilitate.

Dupa momentul in care se efectueaza, verificarea documentelor poate fi:

preventiva respectiv inainte ca operatia economico-financiara sa aiba loc;

operativa, adica in timpul efectuarii operatiilor economico-financiare;

postoperativa, si anume dupa efectuarea operatiilor contabilizate.

Dupa aspectele care sunt supuse controlului distingem:

verificarea formei;

verificarea calculelor;

verificarea fondului

Verificarea formei consta in urmarirea utilizarii formularelor corespunzatoare, naturii operatiei respective (in cazul documentelor tipizate) sau verificarea elementelor continute de elementele netipizate. In documentele care contin date se verifica exactitatea acestora prin utilizarea calculelor aritmetice.

Verificarea de fond a documentelor se refera la legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiei consemnate.

Arhivarea documentelor trebuie sa asigure depozitarea si conservarea acestora in siguranta, deoarece servesc la controlul operatiilor economice efectuate. Dupa inregistrarea in evidenta contabila si rezolvarea completa si definitiva a documentelor, acestea se claseaza (aranjeaza) intr-o anumita ordine strict determinata pentru a fi usor gasite, in vederea obtinerii informatiilor necesare si pentru a fi pastrate in bune conditii.

Pastrarea documentelor se realizeaza:

pentru anul curent in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment din intreprindere;

pentru anii precedenti in arhiva generala a unitatii.

Pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie consemnate in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda:

datele de identificare a documentului disparut;

numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului

data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

conducatorul unitatii;

conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie;

persoana responsabila cu pastrarea documentului si

seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile prevazute de prezentele norme metodologice se iau de catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit decatre unitate intr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza inregistrarilor in contabilitate.

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire , intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:

sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;

procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz;

dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

copie a documentului reconstituit.

In cazul in care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, in termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT ", cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala sau

fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Organizarea circulatiei documentelor

Organizarea circulatiei documentelor are ca scop rationalizarea traseului de miscare a documentelor si se face pe baza de grafice de circulatie intocmite de seful compartimentului financiar-contabil. Graficele de circulatie trebuie sa cuprinda: denumirea documentelor, numarul de exemplare si destinatia acestora, numele persoanelor care raspund de intocmirea lor, data intocmirii, termenele de predare a documentelor. 

Utilizarea si evidenta documentelor

Pentru toate formularele utilizate se organizeaza o evidenta operativa si contabila similara cu cea utilizata in cadrul celorlalte bunuri materiale. Pentru formularele cu regim special se organizeaza o evidenta operativa cu ajutorul "Fisei de magazie a formularelor cu regim special".