Documente privind evidenta operativa a stocurilor

Documente privind evidenta operativa a stocurilor

Activele circulante materiale din cadrul unei intreprinderi ocazioneaza numeroase operatiuni, cum ar fi: aprovizionarea, pastrarea, eliberarea din depozite, prelucrarea in procesul de productie, vanzarea, inventarierea etc. Aceste operatiuni trebuie consemnate in diferite documente de evidenta operativa a stocurilor.

Intreprinderile emit catre furnizori comenzi, iar pe baza acestora se incheie contracte economice. In anumite conditii, contractele economice sunt inlocuite de catre furnizori prin confirmarea de comanda.

In cadrul executarii comenzii si a contractului de aprovizionare, cumparatorul primeste de la furnizor avizul de insotire a marfi sau factura fiscala. Intreprinderile care intocmesc factura fiscala in momentul livrarii bunurilor nu vor mai emite aviz de insotire a marfii.

Luarea in primire a bunurilor aprovizionate se numeste receptie, care presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

Receptia transportului - se efectueaza de catre delegatul intreprinderii cumparatoare si consta in verificarea starii ambalajelor. Pentru lipsurile constatate se intocmeste un proces - verbal de constatare, semnat de ambele parti.

Receptia cantitativa - se efectueaza de catre gestionar si presupune confruntarea datelor din documente (comanda, aviz de insotire a marfii sau factura fiscala) cu cantitatile de stocuri efectiv primite. Pe baza constatarii facute, gestionarul intocmeste nota de receptie si constatare de diferente.

Receptia calitativa - se realizeaza de catre un specialist (tehnolog sau merciolog). Pentru anumite materiale se iau probe pentru analiza chimica, tehnica etc.

In cazul unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea unitatii se procedeaza astfel:

bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;

bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune.

Documenul de evidenta operativa a magaziei sau depozitului este fisa de magazie, care se intocmeste separat pentru fel, calitate sau sortiment de stocuri.

Documentele utilizate pentru eliberarea materialelor din magazie pentru consum sunt bonul de consum si fisa limita de consum.

Pentru predarea la magazie a produselor obtinute din productie proprie si pentru tranzitarea materialelor de la un loc de depozitare la altul se foloseste bonul de predare - transfer-restituire. Acelasi document se foloseste si pentru restituirea materialelor neutilizate.

Valorile materiale trimise pentru prelucrare la terti se inregistreaza in avizul de insotire a marfii, pe care se face mentiunea "pentru prelucrare la terti"

Livrarea marfurilor si a produselor se face pe baza dispozitiei de livrare, avizul de insotire a marfii si facturii fiscale.

In cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din unitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel:

bunurile vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate, in conturi in afara bilantului;

bunurile livrate, dar nefacturate ca iesiri din gesiune atat la locurile de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea acestora din gestiune.