EVIDENTA CONTABILA SI SITUATIILE FINANCIARE

EVIDENTA CONTABILA SI SITUATIILE FINANCIARE

1. Notiuni generale

Este deosebit de important pentru orice tip de afacere, indiferent de marime, sa se urmareasca evolutia acesteia si sa se cunoasca exact situatia financiara a acesteia pentru a se mentine un anumit nivel competitiv. Dar, totusi numerosi intreprinzatori nu acorda importanta cuvenita acestor elemente si iau decizii referitoare la afacerile pe care le conduc neglijand informatiile financiare, ceea ce de nenumarate ori poate duce la esecul unor afaceri care la inceput pareau foarte profitabile.

Exista numeroase evidente a cauzelor esecurilor afacerilor mici si mijlocii indiferent de domeniul afacerii (productie, comert sau servicii). Dintre acestea putem aminti:

volumul vanzarilor neadecvat;

cheltuieli mari de exploatare;

detinerea de active fixe mult prea mari;

dificultati in ceea ce priveste efectuarea platilor;

dificultati referitoare la stocuri.

Sistemul de evidenta contabila indiferent de domeniul afacerii trebuie sa fie simplu si credibil astfel incat sa furnizeze informatiile necesare luarii unei decizii care sa conduca afacerea spre succes. Chiar daca evidentele contabile sunt deosebit de importante pentru manager, acesta trebuie sa se preocupe totusi de scopul afacerii initiate si nu numai de partea de contabilitate a afacerii sale.

Dintre caracteristicile necesare unui sistem de evidenta contabila putem aminti:

usurinta si simplitate in utilizare;

usurinta in abordare;

sa ofere informatii exacte si prompte;

sa indeplineasca functiile pentru care a fost proiectat;

sa arate evolutia in timp a afacerii.

2. Elemente de contabilitate

Contabilitatea de-a lungul timpului a devenit de neinlocuit si este strict necesara afacerilor pentru ca acestea sa aiba un real succes.

Datorita particularizarii evolutiei diverselor sisteme de productie, precum si a sistemelor socio-economice si geografice, se incearca gasirea unui model contabil international valabil datorat si fenomenului globalizarii.

Modele de contabilitate intalnite in lume:

(a)   modelul anglo-american - ofera numeroase informatii necesare luarii deciziilor de catre investitori si creditori;

(b)   modelul continental - ofera informatii necesare organismelor guvernamentale pentru a verifica daca impozitarea este corect realizata si daca aceasta se incadreaza in politica guvernului.

(c)   modelul sud-american - model ce surprinde procesul inflationist specific tarii in care este utilizat, dar il si foloseste in luarea deciziilor din punct de vedere contabil.

(d)   modelul standardelor internationale - spre acesta se tinde datorita existentei organizatiilor multinationale si a pietelor financiare internationale.

(e)   modelul fostelor tari comuniste

Se poate constata ca indiferent de modelul de contabilitate folosit informatia financiar-contabila are ca obiective majore:

sa ajute managerii in luarea deciziilor corecte care sa conduca afacerea spre succes;

sa ofere informatiile necesare actionarilor, bancilor, investitorilor, organismelor guvernamentale.

Datorita celor prezentate mai sus putem constata ca informatia obtinuta se imparte in doua categorii, si deci si contabilitatea se poate clasifica in doua forme:

(a)   Contabilitatea interna de gestiune (manageriala) - este folosita de catre manageri in luarea deciziilor. Ofera informatii despre costuri, eficienta produselor, a serviciilor, bugetul de venituri si cheltuieli, etc.

(b)  Contabilitatea financiara - ofera diferite informatii in functie de interesele utilizatorilor externi:

v    Proprietarii sunt interesati de:

marimea profitului si corelarea acestuia cu investitiile facute;

stadiul investitiilor curente si ce decizie se poate lua referitor la acestea ( sa le mentina, sa le reduca sau sa le dezvolte);

situatia firmei si daca este rentabila o investitie pentru dezvoltarea acesteia.

v    Bancile si creditorii doresc cunoasterea exacta a situatiei financiare pentru a identifica daca firma respectiva poate sa-si achite datoriile, precum si pentru cunoasterea solvabilitatii acesteia in cazul unui imprumut.

v    Organisme guvernamentale - acestea sunt interesate doar de modul de determinare a profitului si de corectitudinea impozitarii.

In general, daca vorbim de contabilitatea afacerilor mici si mijlocii, vorbim despre:

contabilitatea operatiilor productive;

contabilitatea operatiunilor de investitii;

contabilitatea operatiunilor financiare.

contabilitatea operatiilor productive - aceasta se refera la:

evidentele incasarilor de la clienti si a platilor spre furnizori;

evidenta platilor salariilor;

evidenta dobanzilor;

evidenta tuturor categoriilor de plati;

evidenta profitului obtinut si utilizat in activitatea productiva.

contabilitatea operatiunilor de investitii - aceasta parte contine:

evidenta investitiilor majore;

evidenta profiturilor obtinute in urma vanzarilor de proprietati sau echipamente;

venitul obtinut si utilizat in realizarea de noi investitii;

evidenta variatiei valorilor diferitelor bunuri aflate in proprietatea firmei.

contabilitatea operatiunilor financiare - evidentele care apar in aceasta parte a contabilitatii sunt ale:

profiturilor obtinute ca urmare a imprumuturilor pe termen lung;

rambursarilor datoriilor pe termen lung;

platilor dividendelor;

venitului obtinut si folosit in activitatea financiara;

variatiei numerarului;

deschiderii si inchiderii bilantului financiar.

Contabilitatea indiferent de marimea sau domeniul de activitate al afacerii se organizeaza si se tine de catre persoane autorizate, astfel:

persoane fizice - contabili autorizati sau experti contabili - sau persoane juridice autorizate. Realizarea activitatii contabile in acest caz presupune intocmirea unui contract de prestari servicii intre firma ce solicita serviciul de tinere si organizare a contabilitatii si persoanele autorizate.

in cazul organizarii prin compartimente distincte de catre contabilul sef.

Responsabilitatea pentru organizarea si tinerea contabilitatii este atribuita intotdeauna administratorului sau persoanei ce are obligatia gestionarii patrimoniului firmei in cazul organizarii acesteia in compartimente distincte. Iar in cazul in care contabilitatea este organizata si tinuta de peroane fizice sau juridice autorizate responsabilitatea privind activitatea contabila este atribuita acestor persoane. In cazul in care contabilitatea nu este tinuta de persoane autorizate toate responsabilitatile revin proprietarului sau persoanei a carei sarcina presupune si gestionarea patrimoniului firmei.

3. Sistemul de evidenta financiara

Inainte de stabilirea unui sistem de evidenta financiara a afacerii nou initiate, intreprinzatorul trebuie sa cunoasca si sa aleaga metoda de inregistrare pe care o considera cea mai potrivita pentru afacerea sa.

Metodele de inregistrare pot fi:

cu o singura intrare - aceasta metoda este cea mai usoara in aplicare pentru afacerile nou initiate. Acest sistem de inregistrare consta in inregistrarea veniturilor si cheltuielilor intr-un raport zilnic si lunar al intrarilor monetare si unul lunar al sumelor de plata. Dezavantajul acestei metode este acela ca nu prezinta un echilibru propriu.

cu dubla intrare (cu dublu sens) - acest sistem opereaza cu jurnale si registre in care se inscriu toate tranzactiile afacerii. Acestea se introduc intr-un jurnal zilnic sub forma de credite si debite, apoi la sfarsitul lunii totalurile se introduc in documente tipice. Situatia veniturilor si cheltuielilor se incheie la sfarsitul anului contabil, iar situatia activelor fixe si circulante, a datoriilor si capitalului ramane permanent deschisa. Avantajul acestei metode consta in aceea ca prezinta echilibru propriu, adica trebuie sa se realizeze egalitatea dintre totalul debitelor si cel al creditelor. Pentru a verifica acest echilibru este necesara intocmirea lunara a unei balante financiare de proba.

Indiferent de natura afacerii se recomanda intocmirea unui raport financiar zilnic in care sa se mentioneze:

(a)     incasarile de numerar - acestea includ sumele (banesti) incasate zilnic de firma.

(b)     casa (banii lichizi) - documentul realizat la sfarsitul zilei si care se depune la banca, acesta include banii obtinuti in urma incasarilor de numerar ale firmei.

(c)     valoarea vanzarilor - cuprinde vanzarile operate pe categorii credit sau bani lichizi.

In activitatea contabila si financiara a afacerilor mici si mijlocii se intalnesc o serie de formulare tipizate, dintre acestea putem aminti:

(a)   pentru contabilitatea generala:

extras de cont;

balanta de verificare; etc.

registru pentru evidenta veniturilor;

registru pentru evidenta cheltuielilor;

fisa de cont analitic;

(b)  pentru mijloacele banesti:

chitanta;

factura;

proces verbal de plati;

dispozitie de plata-incasare;

borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare;

registrul de casa; etc.

(c)   pentru salarii si alte drepturi de personal:

stat de plata;

lista de avans chenzinal;

fisa de evidenta a salariilor;

desfasuratorul indemnizatiilor platite asigurarilor sociale de stat, etc.

(d)  pentru mijloacele fixe detinute de firma:

registrul de evidenta a mijloacelor fixe;

registrul numerelor de inventar;

procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe;

procese verbale de declasare a unor bunuri; etc.

fisele mijloacelor fixe, etc.

(e)   pentru materialele utilizate in activitatea firmei:

dispozitie de livrare;

aviz de insotire a marfii;

notele de receptie si constatare diferente;

bon de consum;

fisa de evidenta a obiectelor de inventar;

lista de inventariere;

fisa de magazie;

registrul stocurilor; etc.

Documentele contabile obligatorii tuturor afacerilor sunt registrele contabile, documente in care se inregistreaza periodic operatiile economico-financiare consemnate in documente justificative si care produc modificari in patrimoniul firmei.

In contabilitatea afacerilor mici si mijlocii se pot aminti ca documente de baza urmatoarele:

registrul "jurnal" - document contabil ce cumuleaza jurnalele de aceeasi natura (operatii de casa si banca, consumurile, avansuri spre decontare, decontarile cu furnizorii, salariile, C.A.S.-urile, etc.).

Functiile registrului "jurnal" sunt:

de inregistrare sistematica si cronologica a modificarilor din patrimoniul unei firme;

proba in litigii.

Este un document de inregistrare contabila, are numar de inregistrare, nu trebuie depus la nici un organ de stat, acesta fiind arhivat si tinut de firma care l-a realizat. Trebuie pastrat impreuna cu documentele pe baza carora a fost realizat.

Registrul "jurnal" cuprinde:

numarul curent al operatiilor inregistrate;

data inregistrarii;

tipul documentului (factura, bon, etc.);

numarul si data documentului;

tipul operatiei;

simbolul contului;

sumele partiale eventuale din document;

sumele totale din document.

registrul "cartea mare" - document contabil de sinteza. Se inregistreaza lunar si sistematic miscarea si existenta tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat, prin regruparea conturilor. Fiecare cont sintetic utilizat de firma are in registru cartea mare dedicata cate o fila aferenta.

Se intocmeste la fiecare sfarsit de luna si se arhiveaza de catre firma.

Structura acestui document este alcatuita din:

simbolul contului debitor si a celui creditor corespondent;

rulajul debitor si creditor;

soldul contului pentru fiecare luna.

Registrul "cartea mare" este utilizat la:

stabilirea rulajelor si a soldurilor pe conturi sintetice;

verificarea inregistrarilor contabile;

furnizarea de date pentru efectuarea analizei activitatii economice si financiare;

intocmirea balantei de verificare.

registrul "inventar" - document utilizat in inregistrarea elementelor patrimoniale de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, conform bilantului contabil, inventariate potrivit normelor legale.

Functiile acestui registru "inventar" sunt:

de inregistrare anuala si gruparea rezultatelor patrimoniului unei firme;

proba in litigii.

Documentul se intocmeste intr-un singur exemplar, la sfarsitul anului. Are la baza listele de inventariere si procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.

Registrul "inventar" cuprinde:

numarul curent al fiecarei operatiuni inregistrate in registru, cronologic, de la deschiderea acestuia si pana la incetarea activitatii afacerii (sau pana se termina filele registrului);

obiectul inventarierii conturilor de valori materiale pe gestiuni, a conturilor privind debitorii, creditorii, etc.;

valoarea de contabilitate privind conturile supuse inventarierii;

valoarea de inventar a elementelor patrimoniale stabilita de membrii comisiei de inventariere;

diferentele de evaluare de inregistrat, calculate ca diferenta intre valoarea contabila si cea de inventar;

cauzele diferentelor: schimbarea structurii productiei, deprecieri, etc.

registrul "jurnal de inregistrari si plati" - document utilizat in inregistrarea incasarilor si platilor, dar si pentru a evidentia situatia financiara a afacerii.

Acest document cuprinde toate operatiile, indiferent daca au fost facute prin numerar sau prin contul de decontare la banca, chiar daca nu a avut loc plata sau incasarea efectiva.

Registrul "jurnal de incasari si plati" cuprinde:

numarul curent al operatiunii inregistrate;

data inregistrarii;

tipul documentului ce urmeaza a fi inregistrat si numarul acestuia (bon de consum, factura, etc.);

natura operatiei;

toate incasarile indiferent daca sunt realizate in urma activitatii de vanzare, sau restituiri, dobanzi incasate, imprumuturi, credite;

toate platile efectuate de firma pentru achizitionare de marfuri, diverse taxe si impozite, asigurari sociale, etc.

4. Situatiile financiare intocmite in firmele mici si mijlocii

Pentru garantarea succesului unei noi afaceri este necesara realizarea cat mai organizata a evidentei firmei, realizarea situatiilor financiare la termene prestabilite, etc.

Una dintre sarcinile unui intreprinzator este si gestionarea aspectelor financiare ale afacerii sale, precum si intelegerea acestora.

Situatiile financiare care trebuiesc intocmite intr-o afacere de dimensiuni mici si mijlocii sunt:

bilantul contabil;

rezultate financiare;

situatia patrimoniului;

bugetul de venituri si cheltuieli;

impozite si taxe datorate si varsate;

incasari si plati in valuta.

Documentul ce realizeaza drumul dintre conturi si bilant este denumit balanta de verificare. Se raporteaza lunar, trimestrial si anual, iar prin aceasta se verifica simultaneitatea inregistrarilor in debitul si creditul unui cont, precum si identitatea inregistrarilor din fisele registrului jurnal si cele ale registrului cartea mare. Rolurile acestui document sunt:

controlul exactitatii datelor inregistrate in conturi;

asigurarea concordantei conturilor analitice cu cele sintetice;

asigurarea legaturii dintre conturi si posturile din bilant;

gruparea si centralizarea datelor contabile.

Documentul oficial de gestiune al unei firme este bilantul contabil. Acesta evidentiaza mijloacele economice, sursele de acoperire a lor si rezultatele financiare obtinute in urma realizarii activitatii firmei. Se intocmeste pe baza balantei de verificare a conturilor sintetice si intotdeauna trebuie sa fie insotit de raportul de gestiune. Intocmirea bilantului contabil are loc anual.

Se intocmeste diferentiat in functie de marimea afacerii. Pentru afacerile mici si mijlocii bilanturile contabile se realizeaza in sistem simplificat, acesta fiind format din trei parti:

(a)   bilant;

(b)   contul de profit si pierdere;

(c)   diferite anexe la bilant:

situatia creantelor si datoriilor;

situatia stocurilor si productiei in curs;

situatia activelor imobilizate;

informatii complementare;

determinarea rezultatului fiscal;

(a)     Bilantul este documentul contabil ce ne arata modul in care sunt utilizate activele si pasivele unei afacerii la un moment dat. Se intocmeste anual. Are o forma standard si un continut ce variaza functie de gradul de detaliere a componentelor sale.

In partea de activ a bilantului este trecut tot ceea ce detine firma:

active curente: lichiditati, valori de incasat, stocuri, cheltuieli platite in avans.

active imobilizate: terenuri, cladiri, echipamente, dotari, etc.

In partea de pasiv a bilantului se inregistreaza tot ceea ce este datoare firma:

pasive curente: valori de plata, datorii fata de angajati, impozite, datorii pe termen scurt.

Obligatii pe termen lung: datorii pe termen lung.

Valoarea neta a firmei: capitalul social, profituri nedistribuite (retinute).

De obicei la initierea unei noi afaceri trebuie elaborat un bilant in care sa se mentioneze:

in partea de activ cu ceea ce se porneste afacerea: numerar, aport in natura;

in partea de pasiv de unde provin elementele cu care se porneste afacerea: capital social, credite.

Pentru a analiza bilantul sun necesari o serie de indicatori, cum sunt:

lichiditatea sau posibilitatea firmei de a-si achita datoriile pe termen scurt;

solvabilitatea sau capacitatea firmei de a face fata scadentelor pe termen scurt;

rentabilitatea capitalului sau capacitatea capitalului de a realiza profit;

gradul de indatorare sau gradul de finantare din alte surse decat cele proprii.

(b)            contul de profit si pierdere evalueaza randamentul desfasurarii activitatii afacerii comparand venitul obtinut din vanzarea produselor si/sau serviciilor firmei cu cheltuielile determinate de producerea acestora. Este un document al carui rol este sintetizarea rezultatelor activitatii unei firme pe o anumita perioada.

(c)Formulare ce constituie anexe la bilant

Situatia creantelor si datoriilor - formular ce cuprinde: valoarea bruta (clienti, imprumuturi, creante imobilizate, cheltuieli si venituri inregistrate in avans, diverse alte datorii) si provizioane pentru deprecierea stocurilor.

Situatia activelor imobilizate - in care se regasesc imobilizarile necorporale, imobilizarile corporale, imobilizarile financiare si amortizarile aferente deprecierii activelor imobilizate.

Situatia stocurilor si a productiei in curs - cuprinde: valoarea materiilor prime, a materialelor, obiectelor de inventar, stocurile aflate la terti si a marfurilor; precum si provizioanele pentru deprecierea stocurilor.

Diferite formulare pentru informatii complementare cum sunt:

raportul de gestiune: situatia firmei si evolutia sa previzibila; activitatea de cercetare-dezvoltare; etc.

rezultatele financiare - este utilizat pentru a compara veniturile, cheltuielile si rezultatele financiare pe o anumita perioada.

bugetul de venituri si cheltuieli - instrument de previziune a rezultatelor si control al obiectivelor previzionate.

impozitele si taxele datorate si varsate

etc.