Evidenta economica

Evidenta economica

Definitie, importanta

In cadrul sistemului informational economic, circula numeroase stiri si informatii, care provin din diferite domenii dar cele mai numeroase au ca sursa de provenienta evidenta economica. Consemnarea structurii surselor de informatii economice se realizeaza cu ajutorul evidentei economice.

Aceasta este un sistem unitar de inregistrare, urmarire si control cu ajutorul datelor informationale, documentat, cronologic si sistematic, in etaloane cantitative si in etalon valoric, pe baza unor principii corect stabilite, a fenomenelor si proceselor economice in scopul cunoasterii in ansamblu a activitatii desfasurate.

Evidenta economica asigura ponderea datelor informationale, respectiv aproximativ 70% din totalul informatiilor economice. Dintre acestea:

- 46-50% sunt informatii furnizate de contabilitate;

- 9-13% sunt informatii furnizate de statistica economico-sociala;

- 11% sunt informatii furnizate de evidenta operativa.

Importanta evidentei economice rezulta din sarcinile acesteia:

inregistrarea si asigurarea integritatii patrimoniului unitatilor;

reflectarea proceselor economice si a rezultatelor acestor procese;

controlul realizarii indicatorilor economico-financiari prestabiliti si compararea lor cu cei din evidenta economica;

determinarea costului productiei, a veniturilor si rezultatelor financiare;

urmarirea respectarii si aplicarii legislatiei; obtinerea totalitatii informatiilor necesare caracterizarii complete si multilaterale a fenomenelor urmarite in vederea luarii deciziilor.

Forme, caracteristici

Dupa natura, modul de obtinere, prelucrare si prezentare a informatiilor furnizate, evidenta economica imbraca trei forme:

Evidenta tehnico-operativa o gasim organizata la toti agentii economici, fie ca sunt regii autonome, fie ca sunt societati comerciale, precum si la agentii economici cu activitate mai mica, dar si la asociatii economice, in institutii etc.

Evidenta tehnico-operativa se organizeaza la locul si in momentul producerii fenomenelor economice, operativ, adica in cel mai scurt timp de producere a lor. De exemplu, urmarirea comenzilor si contractelor de aprovizionare si desfacere, urmarirea prezentei la lucru, urmarirea gradului de incarcare a utilajelor etc.

Din evidenta tehnico-operativa se obtin numeroase informatii necesare conducerii, dar aceasta evidenta singura nu poate satisface necesitatile conducerii, dat fiind limitele sale. In primul rand evidenta tehnico-operativa nu este completa, respectiv ea nu urmareste intreaga activitate economica din unitati.

Unele activitati economice sunt urmarite in aceasta evidenta, altele nu si aceasta face ca pe langa informatiile ce provin din evidenta tehnico-operativa, factorul de decizie sa mai aiba nevoie si de altele. In acelasi timp se remarca faptul ca evidenta tehnico-operativa nu se realizeaza in toate unitatile de acelasi fel.

Nu exista reglementari unice si obligatorii, care sa prevada cum trebuie organizata evidenta tehnico-operativa. In aceste conditii, aproape fiecare agent economic si-a organizat propria sa evidenta tehnico-operativa, asa cum a considerat necesar, exista deci o diversitate de evidente tehnico-operative uneori la acelasi tip de unitate. Aceasta situatie ingreuneaza raportarea informatiei care provine din evidenta tehnico-operativa si apoi sunt destule greutati de acomodare pentru salariati, atunci cand ei se transfera de la un agent economic la altul.

Evidenta statistica careia ii corespunde pe plan teoretic stiinta statistica, o stiinta foarte veche care a fost folosita inca din vremea sclavagismului. Statistica are mai multe componente printre care statistica economica, statistica demografica, statistica sociala etc.

Caracteristic pentru statistica este faptul ca ea, de cele mai multe ori, preia datele de care are nevoie din celelalte forme ale evidentei economice, date pe care apoi le supune unor prelucrari specifice statisticii cum ar fi determinarea structurii, a ritmului de evolutie, a factorilor de influenta, a tendintelor de dezvoltare etc.

Statistica are insa si alte posibilitati de culegere a datelor care de altfel ii sunt caracteristice cum ar fi recensamintele, sondajele, anchetele etc.

In economia tarii noastre, ca de altfel in economia oricarei tari, statistica joaca un rol important in cunoasterea activitatilor desfasurate si in fundamentarea deciziilor curente sau de perspectiva. De aceea, reflectarea statistica este bine organizata. La nivel national exista un organ coordonator, respectiv Comisia Nationala de Statistica, care are reprezentanti in cadrul fiecarui judet. Comisia Nationala de Statistica elaboreaza norme de reprezentare a statisticii, unice si obligatorii, elaboreaza modele de calcul ale unor indici si indicatori, colaboreaza cu celelalte organe de sinteza pentru imbunatatirea evidentei economice in toate formele sale si pentru raportarea activitatilor la sfarsit de exercitiu gestionar.

Cu toate meritele sale, evidenta statistica nu este nici ea desavarsita, are anumite limite, respectiv neajunsuri. Este vorba de faptul ca nici ea, ca si evidenta tehnico-operativa nu cuprinde in sfera sa de observatie intreaga activitate economica. Sunt activitati economice care sunt urmarite de statistica, iar altele nu, motiv pentru care informatia statistica, singura, nu este suficienta pentru fundamentarea deciziilor de conducere economica.

Evidenta contabila este si ea o forma de evidenta economica careia ii corespunde pe plan teoretic stiinta contabilitatii, evidenta contabila care deserveste societatea de peste cinci secole.

Spre deosebire de toate celelalte forme ale evidentei economice, contabilitatea reflecta, urmareste si controleaza toate activitatile economice intreprinse de agentii economici si care se pot exprima in etalon banesc.

Prin volumul informatiilor pe care le transmite in sistemul informational economic si prin calitatea acestora, evidenta contabila se impune ca fiind cea mai importanta forma de evidenta economica.

Rezulta ca evidenta contabila are o seama de trasaturi caracteristice fata de celelalte forme de evidenta contabila astfel:

este singura forma de evidenta economica care are in acelasi timp, atat un caracter general cat si total. Caracterul general rezulta din faptul ca ea trebuie sa existe la toti agentii economici indiferent de marime sau obiect al activitatii si caracterul total rezulta din faptul ca este singura forma de evidenta care urmareste intreaga activitate economica desfasurata.

se realizeaza dupa reguli unice si obligatorii stabilite de organul coordonator care este Ministerul Finantelor.

se caracterizeaza prin folosirea obligatorie a exprimarii activitatilor in etalon banesc. Este adevarat ca unele activitati economice sunt exprimate si in etalon natural, dar exprimarea baneasca nu trebuie sa lipseasca.

Evident ca aceste trei forme principale ale evidentei economice sunt in stransa legatura, ele nu se concureaza, ci dimpotriva se completeaza reciproc in cadrul sistemului informational economic, asigurand informatiile necesare gestionarii patrimoniului si luarii deciziilor.

Etaloanele de evidenta

Pentru exprimarea cantitativa si valorica a mijloacelor si proceselor economice, evidenta economica foloseste unitati de masura cunoscute sub denumirea de etaloane de evidenta, care sunt de 3 feluri:

Etalonul natural sau cantitativ reprezinta unitatea de masura care exprima latura cantitativa a mijloacelor si proceselor economice. Exemple: metru pentru lungimi, litru pentru volum, kilogram pentru masa etc.

Etalonul banesc (monetar sau valoric) este unitatea de masura folosita pentru exprimarea in bani a mijloacelor si proceselor economice. Exemple: leul, dolarul, marca, lira etc.

Etalonul munca este unitatea de masura utilizata pentru exprimarea volumului de munca consumat in procesul de productie. Exemple: ora-munca, ziua-munca etc.

Gestiunea economica

Pentru a-si realiza obiectul de activitate, unitatile patrimoniale dispun de un anumit patrimoniu concretizat in valori materiale si banesti, cum ar fi: cladiri, utilaje, materii prime si materiale, marfuri, ambalaje, sume de bani aflate la casierie sau in conturi bancare, actiuni etc.

Primirea, pastrarea si eliberarea acestor valori se realizeaza in cadrul unor subdiviziuni organizatorice numite gestiuni. Gestiunea asigura gospodarirea, administrarea, valorificarea elementelor de patrimoniu care sunt incredintate unor persoane numite gestionari.

Incredintarea gestiunii unei persoane se face printr-un contract in care se stipuleaza obligatiile, atributiile si garantiile necesare, conform legii. Gestionarul raspunde material, disciplinar, sau chiar penal pentru modul cum isi desfasoara activitatea de gestiune.

Legea sanctioneaza gestiunea frauduloasa, care consta in cauzarea cu rea credinta a unei pagube cu ocazia administrarii bunurilor primite in gestiune. Primirea, manuirea, pastrarea si eliberarea valorilor materiale si banesti se inregistreaza in evidenta operativa la locul si in momentul in care se produc aceste operatiuni. In acest mod se pot descoperi si inlatura cauzele care pot genera risipa sau paguba in gestiune.

Clasificare

dupa obiect, gestiunile se pot clasifica astfel:

o      gestiuni de valori materiale: materii prime, marfuri, ambalaje etc.

o      gestiuni de valori banesti: numerar la casierie, cecuri, timbre etc.

o      gestiuni mixte, care cuprind atat valori materiale si banesti;

dupa modul de raspundere al gestionarilor, gestiunile pot fi:

o      gestiuni individuale, in care raspunderea revine unei singure persoane;

o      gestiuni colective, in care valorile materiale si banesti sunt incredintate mai multor persoane, care raspund solidar de aceste bunuri;

Utilizatorii informatiei contabile

Utilizatorii informatiilor contabile se clasifica in:

Utilizatorii interni - sunt reprezentati de manageri. Pentru exercitarea atributiunilor de planificare, organizare si control a activitatii intreprinderii, managerii au nevoie de informatii operative, furnizate de contabilitatea financiara curenta si mai ales de contabilitatea de gestiune.

Utilizatorii externi - sunt reprezentati de:

Investitorii actuali si potentiali - sunt acele persoane juridice sau fizice care au investit sau urmeaza sa investeasca in capitalul social al unei intreprinderi.

Creditorii financiari si comerciali - sunt acele persoane juridice care pun la dispozitia intreprinderii resursele necesare desfasurarii activitatilor sale.

Creditorii financiari, denumiti generic finantatori, sunt: bancile, care acorda imprumuturi (credite) pentru echilibrarea financiara a intreprinderilor, Ministerul Finantelor Publice, in calitate de reprezentant al statului, pentru investitiile din regiile autonome si societatile comerciale de interes national, alti finantatori, dintre care exemplificam societatile de leasing.

Creditorii comerciali, sunt furnizorii, ale caror bunuri, lucrari si servicii nu au fost achitate concomitent cu livrarea, executarea si respectiv prestarea si astfel, au acordat intreprinderii un credit comercial.

Clientii - sunt interesati de stabilitatea relatiilor comerciale. In acest sens, clientii au in vedere acele informatii din care rezulta capacitatea de existenta (supravietuire) a intreprinderii si astfel, sa le asigure continuitate in furnizarea de bunuri, lucrari sau servicii.

Salariatii - prin sindicate, sunt interesati de nivelul salariilor si securitatea locurilor de munca.

Institutiile guvernamentale - utilizeaza informatiile contabile pentru realizarea sintezelor macroeconomice, elaborarea prognozelor si aplicarea politicilor statului in domeniul economic.

Alti utilizatori - in afara de utilizatorii externi mentionati, publicul este interesat de evolutia intreprinderilor prin diverse colectivitati de oameni, asa cum ar fi:

Comunitatile locale (comune, orase), prin administratiile lor sunt interesate de impactul activitatii intreprinderilor asupra dezvoltarii economice locale, respectiv: crearea de locuri de munca, pregatirea profesionala, contributia cu impozite si taxe la bugetul comunitatii etc;

Organizatiile pentru protectia consumatorilor, urmaresc ca preturile sa reflecte calitatea produselor si serviciilor vandute;

Organizatiile ecologiste, urmaresc efectele activitatilor desfasurate de intreprinderi asupra mediului inconjurator si a sanatatii oamenilor.