Evidenta operativa, analitica si sintetica a imobilizarilor corporale

1. Evidenta operativa si analitica

Obiectul evidentei operative il constituie inregistrarea si reflectarea fenomenelor primare care au loc in unitate, adica intrarea si iesirea de valori materiale si banesti, introducerea in comun sau in folosinta, precum si existenta lor intr-un anumit loc al unitati sau la o anumita data.

Evidenta tehnico - operativa se organizeaza pe compartimente de activitate ale unitatii.

Ea trebuie tinuta la zi, pe masura producerii operatiunii de predare - primire a valorii materiale si efectuarea acesteia numai pe baza de documente justificative.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda ca elemente:

denumirea documentelor;

denumirea si sediul unitatii care a intocmit documentul;

numarul si denumirea partilor care participa la efectuarea operatiunilor;

continutul operatiunilor si temeiul legal al efectuarii ei;

datele cantitative si valorice aferente operatiunii efectuate;

semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii, ale persoanelor insarcinate cu exercitarea vizei de control financiar preventiv si a persoanelor in drept sa aprobe operatiunea respectiva;

alte elemente impuse de caracterul operatiunii.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pasta, creion chimic, masina de scris, fara stersaturi si razaturi. Erorile se corecteaza prin taierea cu linie a textului si a cifrelor gresite, astfel ca acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Documentele care stau la baza intrarii mijloacelor fixe in unitate sunt:

"Procesul verbal de receptie" pentru mijloacele fixe independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice;

"Procesul verbal de receptie" (preliminara sau definitiva) in cazul utilajelor care necesita montaj, dar nu necesita probe tehnologice, precum si a cladirilor si constructiilor speciale cu caracter administrativ si social - cultural;

"Procesul verbal de punere in functiune" pentru utilajele care necesita montaj si probe tehnologice;

"Proces verbal de transformare" pentru receptionarea inventarului gospodaresc de natura mijloacelor fixe rezultat din prelucrarea materialelor in atelierele proprii ale unitatii;

"Procesul verbal de predare - primire" a mijloacelor fixe transferate;

"Bonul de miscare a mijloacelor fixe" pentru miscarea mijloacelor fixe in cadrul unitatii;

"Contractul de inchiriere" sau "Procesul verbal de inchiriere" pentru luarea in primire a mijloacelor fixe inchiriate;

"Procesul verbal de dare in custodie" pentru mijloacele fixe primite in custodie.

Mijloacele fixe pot iesi definitiv din gestiune prin casare, vanzare, donatie iar temporar prin concesiune, locatie de gestiune si inchiriere. Casarea, adica scoaterea definitiva din functiune a mijloacelor fixe prin demontare, daramare, etc. este consemnata in urmatoarele documente:

Specificatia privind mijloacele fixe propuse spre scoaterea din functiune (casare) intocmite de sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun casarea, prin care acestea se monteaza;

Procesul verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale, elaborat de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care se constata indeplinirea conditiilor de casare, de aprobare si executare a ei, de consemnare a materialelor rezultate din casare, si ca document de inregistrare in evidenta operativa si in contabilitate.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe trebuie astfel organizata incat sa asigure individualizarea fiecarui mijloc fix, cunoasterea existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta si a gradului de depreciere pe structura categoriilor de mijloace fixe.

Contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix, fie utilizand Registrul pentru evidenta mijloacelor fixe.

Unitatile patrimoniale dispun de mijloace fixe numeroase care se deosebesc intre ele din punct de vedere al constructiei, insusirilor tehnice, destinatie, gradul de depreciere, etc. de aceea, pentru identificarea cu usurinta a fiecarui mijloc si pentru a se asigura controlul lor indiferent de locul de folosinta, se atribuie fiecarui obiect de evidenta un numar de inventar care se trece in toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv. Aceasta se realizeaza cu ajutorul Registrului numerelor de inventar, in care se scrie denumirea fiecarui mijloc fix intrat, caracteristicile de identificare si numarul de inventar ce i se atribuie, in ordinea succesiva a numerelor. Dupa inscrierea mijlocului fix intrat in Registrul numerelor de inventar se completeaza Fisa mijlocului fix care cuprinde date privind denumirea, numarul de inventar, codul de clasificare, valoare de functiune, amortizarea calculata.

2. Evidenta sintetica a imobilizarilor corporale- Conturile utilizate

Organizarea contabilitatii imobilizarilor corporale se realizeaza cu ajutorul a patru conturi sintetice de gradul I, 211 'Terenuri', 212 'Constructii', 213 "Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii" si 214 " Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale" din grupa "Imobilizari corporale" si simbolul 21 din cadrul clasei a 2-a din Planul de conturi general, denumita 'Conturi de imobilizari'.

Contul 211 'Terenuri' se dezvolta in doua subconturi sau conturi sintetice de gradul II, 2111 'Terenuri' si 2112 'Amenajari de terenuri', iar contul 213 "Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii" contine urmatoarele subconturi:2132 'Echipamente tehnologice (masini, utilaje si instalatii de lucru)', 2132 'Aparate si instalatii de masurare, control si reglare', 2133 'Mijloace de transport', 2134 'Animale si plantatii',

Conturile de imobilizari corporale, ca de altfel si cele pentru imobilizari necorporale, au anumite trasaturi comune si anume:

au functia contabila de activ;

sunt conturi de bilant si au solduri debitoare, care reprezinta pretul de evidenta aferent imobilizarilor corporale pe care le detine unitatea patrimoniala;

soldurile finale se inscriu in activul bilantului in cea de a II-a subgrupa, 'Imobilizari corporale' din cadrul grupei a I-a, denumita 'Active imobilizate';

soldul contului 211 'Terenuri' se regaseste intr-un singur post bilantier, iar soldurile celor 4 conturi sintetice de gradul II utilizate pentru evidenta mijloacelor fixe se regasesc delimitate in cadrul mai multor posturi bilantiere.

Organizarea contabilitatii imobilizarilor corporale necesita utilizarea in plus a conturilor corespunzatoare de amortizari, precum si a celor de provizioane pentru deprecierea imobilizarilor si anume: 281 'Amortizari privind imobilizarile corporale', care are subconturi corespunzatoare contului 211 'Terenuri' (2811 'Amortizarea terenurilor'), contului 212 "Constructii" (2812 'Amortizarea constructiilor'),contului 213 "Instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii" (2813 'Amortizarea instalatiilor, mijloacelor de transport, animalelor si plantatiilor'), contului 214 "Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale" (2814 'Amortizarea altor imobilizari corporale'), precum si 291 'Provizioane pentru deprecierea imobilizarilor corporale'. Toate aceste conturi au functia contabila de pasiv si functioneaza dupa regulile generale privind conturile din aceeasi categorie. Soldurile finale creditoare pe care le pot avea la incheierea exercitiului sau in alte situatii se deduc din soldurile finale debitoare aferente conturilor de imobilizari corporale corespondente in vederea determinarii valorilor contabile nete ce se inscriu in bilant.

Contul 211 "Terenuri"contine 2 conturi sintetice de gradul II, 2111 'Terenuri' si 2112 'Amenajari de terenuri' si asigura inregistrarea in debit atat a terenurilor achizitionate (404) si a celor primite ca aport la capital (456) sau cu titlu gratuit(133), cat si a amenajarilor la terenuri realizate pe cont propriu, prin corespondenta cu creditul conturilor specifice acestor modalitati de intrare in patrimoniu (404, 108, 456, 131 si respectiv 231 sau 722).

In creditul contului 211 'Terenuri' se oglindeste valoarea terenurilor care se cedeaza, inclusiv a investitiilor efectuate, care pot fi amortizate partial sau integral, fie neamortizate, dupa caz, si a celor retrase de la capital, prin corespondenta cu debitul conturilor: de amortizari privind terenurile (2811), de cheltuieli referitoare la activele cedate (6721) si respectiv aferente decontarilor cu intreprinzatorul individual (108) si cu actionarii sau asociatii (456). De asemenea, in credit se mai inregistreaza valoarea descresterii rezultate din reevaluarea terenurilor recunoscuta ca o cheltuiala cu intraga valoare a deprecierii, atunci cand in rezerva din reevaluare nu este inregistrata o suma referitoare la acel activ (6813).

Celelalte conturi asigura evidenta existentei si miscarii acestei mijloacelor fixe de imobilizari corporale, unde se includ obiectele individuale si orice complex de obiecte ce se utilizeaza ca atare si care au o valoare mai mare decat limita stabilita prin hotarare de Guvern si o durata normala de utilizare de peste un an. In debit reflecta intrarea mijloacelor fixe in patrimoniu sub forma achizitionarilor, realizarilor din productie proprie, primirilor cu titlu gratuit, ca aport la capital al intreprinzatorului individual sau asociatilor, prin creditul conturilor care se utilizeaza pentru urmarirea acestor elemente (404, 722, 231, 131, 108 si respectiv 456).

In creditul contului analizat se oglindesc iesirile de mijloace fixe ca urmare a vanzarii, scoaterii din functiune sau retragerii din capital, prin corespondenta cu debitul conturilor specifice acestor modalitati de iesire, cum sunt cele privind amortizarea imobilizarilor corporale (281), cheltuielile referitoare la operatiile de capital (6721), aportul intreprinzatorului individual (108).

Contul 212 "Constructii" este un cont de imobilizari corporale, iar dupa functia contabila este un cont de activ, care tine evidenta existentei si miscarii constructiilor. In debit se inregistreaza: valoarea constructiilor acizitionate (404), realizate prin productie proprie (231, 722), primite ca aport la capital (456), primite gratuit (133), primite in leasing financiar (167), valaorea constructiilor achizitionate de la entitati afiliate sau de la entitati legate prin interese de participare (451,453), valoarea cresterii rezultate din reevaluarea constructiilor (105, 7813), valoarea amortizarii investitiilor efectuate de catre chiriasi la constructiile inchiriate si restituite proprietarului (2812).

In credit se inregistreaza valoarea amortizata a constructiilor scoase din evidenta (2812), valaorea neamortizata a constructiilor scoase din evidenta (6813), valoarea constructiilor restituite asociatilor (456), cedate in regim de leasing financiar (2678), distruse de calamitati (671), valaorea descresterii rezultate din reevaluarea constructiilor (105, 6813), valaorea de aport a constructiilor care fac obiectul participarii in natura la capitalul social al altei societati (261,263,265), valoarea investitiilor efectuate de chiriasi la constructiile primite cu chirie, amortizate integral, restituite proprietarului (281). Soldul debitor al contului reprezinta valoarea constructiilor existente in patrimoniul societatii.

Conturile 2131, 2132, 2132, 2134 in debit se inregistreaza: valoarea instalatiilor tehnice, mijloacelor de transport, animalelor si plantatiilor achizitionate (404), realizate din productie proprie (231, 722), primite ca aport la capital (456), primite gratuit (133), primite in regim de leasing financiar (167), primite din subventii pentru investitii (446), plusurile de inventar constatate la instalatii tehnice, mijloace de transport, animale si plantatii (134), valaorea cresterii rezultate din reevaluare (105, 7813), valoarea amortizarii investitiilor efectuate de catre chiriasi la imobilizarile corporale inchiriate si restituite proprietarului (2813).

In credit se inregistreaza valoarea amortizata a instalatiilor tehnice, mijloacelor de transport, animalelor, plantatiilor scoase din evidenta (2813), valoarea neamortizata a instalatiilor tehnice, mijloacelor de transport, animelelor si plantatiilor scoase din evidenta (6583), valaorea descresterii rezultate din reevaluare (105, 6813), valoarea de aport a instalatiilor tehnice, mijloacelor de transport, animalelor si plantatiilor care fac obiectul participarii in natura la capitalul social al societatii (261,263,265).

Soldul debitor al conturilor reprezinta valoarea instalatiilor tehnice, mijloacelor de transport, animalelor si plantatiilor existente in patrimoniul societatii.

Contul 214 in debit se inregistreaza: valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale achizitionate (404), realizate din productie proprie (231, 722), primite din subventii pentru investitii ( 131), primite ca aport la capital ( 456), primite in sistem de leasing financiar (167); plusurile de inventar constatate la mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale (134); valoarea cresterii din reevalaure(105, 7813).

In credit se inregistreaza valoarea amortizata a mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorii umane si materiale si a altor active iesite din evidenta (2814); valoarea neamortizata (6583), valoarea descresterii rezultate din reevaluare (105, 6813). Soldul debitor al contului reprezinta valaorea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale existente in patrimoniul societatii.