INVENTARIEREA - PROCEDEU AL METODEI CONTABILITATII

1. Intrebari cheie ale capitolului

1. Care este continutul acestui procedeu al metodei contabilitatii ?
2. Care sunt functiile inventarierii ?
3. Cum pot fi clasificate inventarierile ?
4. Care sunt etapele specifice inventarierii ?

2. Prezentarea conceptelor fundamentale

I.        Inventarierea, ca procedeu al metodei contabilitatii

= procedeu de verificare faptica a existentei si starii bunurilor, creantelor si datoriilor apartinand unei entitati

Legatura cu celelalte procedee ale metodei contabilitatii

Consemnarea operatiilor economice in documente

Inregistrarea datelor din documente in conturi

Controlul exactitatii inregistrarilor cu ajutorul balantei de verificare

Confruntarea informatiilor din conturi si punerea lor de acord cu realitatea prin intermediul inventarierii

Ajustarea anuala a conturilor si intocmirea situatiilor financiare

Inventarierea - obligatorie prin lege: cel putin o data pe an (la incheierea exercitiului financiar)

Moment de reflectie ! De ce inventarul nu trebuie sa se confunde cu bilantul, desi ambele prezinta elementele patrimoniale la un moment dat ? Raspuns: bilantul - document de sinteza si generalizare intocmit pe baza datelor din conturi ; elementele patrimoniale sunt redate in expresie valorica inventarul - concretizarea unor operatii de masurare si evaluare a situatiei faptice; descrie amanuntit, cantitativ si valoric elementele patrimoniale

II. Functiile inventarierii

1. Control a concordantei dintre informatiile contabile si realitate - pot sa apara diferente intre soldurile scriptice ale elementelor inventariate si realitate din urmatoarele cauze:

Factori obiectivi: bunurile materiale pot suferi pe timpul transportului, depozitarii, manipularii modificari cantitative sau calitative

Factori subiectivi: sustrageri, furturi, proasta gestiune

Erori umane: confuzii intre sortimente sau alte erori in evidenta operativa ca urmare a nepriceperii sau neglijentei personalului; omiterea inregistrarii unor documente primare, inregistrarea eronata sau de mai multe ori

Calamitati, cazuri de forta majora

Rolul acestei functii:

Stabilirea plusurilor si minusurilor de inventar in vederea punerii de acord a contabilitatii cu realitatea si delimitarii raspunderilor

Identificarea bunurilor neutilizate, comenzilor sistate, creantelor neincasate si a cauzelor lor -  cresterea eficientei activitatii

Estimarea riscurilor specifice entitatii

	Moment de reflectie ! Nu pot fi cunoscute din timp influentele factorilor obiectivi care pot determina diferente la inventar ? Raspuns: Nu, contabilitatea nu poate surprinde si inregistra actiunea acestor factori in timp real sau nu poate estima credibil efectul lor economic.

2. Stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului - inventarierea premerge inchiderea conturilor si intocmirea situatiilor financiare

Se confirma realitatea activelor patrimoniale si a datoriilor - premisa pentru determinarea situatiei nete din bilant, a rezultatului din contul de profit si pierdere

3. Calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor - cazul inventarului intermitent in evidenta stocurilor, conform caruia:

Aprovizionarile se inregistreaza direct la cheltuieli, fara a se folosi conturi de stocuri

La sfarsitul perioadei (lunii) se determina prin inventariere stocul faptic, acesta se inregistreaza in conturi de stocuri ca existent final al lunii si corecteaza astfel cheltuielile inregistrate anterior care poate s-au dovedit prea mari in raport cu consumurile reale

Iesiri de stocuri (consum, vanzare) = Stocuri initiale (determinate prin inventariere la sfarsitul lunii precedente) + Intrari de stocuri in cursul perioadei (aprovizionari sau productie) - Stocuri finale (determinate prin inventariere la sfarsitul lunii curente)

Moment de reflectie ! Care este efectul direct al inventarierii in calculul si evidenta stocurilor (cazul inventarului intermitent) ? Raspuns: permite determinarea cheltuielilor materiale si a veniturilor din productia stocata (pentru produse finite).

III. Clasificarea inventarierilor

1. Dupa momentul in care se efectueaza:

Periodice - la latitudinea entitatii, in functie de particularitatile fiecarei gestiuni si vitezei de rotatie a elementelor patrimoniale

Anuale - obligatorii inainte de inchiderea conturilor si intocmirea SF - lucrari complexe, de durata

	Moment de reflectie ! 1. Dati exemple de elemente patrimoniale pentru care este necesara inventarierea periodica (lunara, trimestriala, semestriala). Raspuns: mijloacele banesti, marfurile din magazinele de desfacere cu amanuntul

Moment de reflectie ! 2. Inventarierea anuala se face pentru data de 31 decembrie a exercitiului ? Raspuns: Nu, ea nu coincide cu data de 31 decembrie datorita lucrarilor complexe si de durata pe care le presupune. De obicei se procedeaza astfel : se va tine sema pentru inchiderea conturilor de datele inventariate inainte de 31 decembrie, la care se adauga intrarile si iesirile elementelor intre data inventarierii si 31 decembrie.

2. Dupa sfera de curindere:

Generale - cuprind toate elementele patrimoniale - cazul inventarierilor anuale

Partiale - cuprind anumite elemente sau gestiuni - cazul inventarierilor periodice

3. Dupa modalitatea de efectuare:

Totale: asupra tuturor sortimentelor care formeaza un element patrimonial sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune, indiferent de natura lor

Prin sondaj: cuprind anumite sortimente sau bunuri dintr-o gestiune

4. Dupa conditiile in care se desfasoara:

Ordinare: caracter normal, planificat

Extraordinare: impuse de situatii de exceptie cum sunt:

n   Predarea-primirea de gestiuni

n   Cererea organelor de control

n   Calamitatilor

n   Divizarii sau comasarii de gestiuni

IV. Etape specifice inventarierii

1. Pregatirea inventarierii - masuri organizatorice si lucrari contabile

n     Masuri organizatorice, printre care:

Constituirea comisiilor de inventariere pe gestiuni

Sigilarea cailor de acces in gestiuni

Solicitarea unei declaratii a gestionarului prin care sa sesizeze nereguli de care are cunostinta

Gruparea bunurilor pe sortimente si pe categorii de preturi

n     Lucrari contabile:

Asigurarea inregistrarii tuturor operatiilor in evidenta operativa si in contabilitate (sintetica, analitica)

Verificarea exactitatii inregistrarilor prin comparatii intre evidenta operativa si contabilitate, respectiv prin intocmirea balantelor de verificare

2. Constatarea si descrierea elementelor inventariate

n     Se realizeaza la locul de depozitare a bunurilor, prin intocmirea listelor de inventariere separat pe:

Locuri de depozitare, categorii de bunuri, persoane responsabile

Bunuri necorespunzatoare calitativ, fara miscare, creante incerte

	Moment de reflectie ! De ce este necesar sa se treaca pe liste de inventariere separate bunurile necorespunzatoare calitativ, fara miscare, creantele incerte ? Raspuns: in primul rand, pentru a se constitui eventual provizioane pentru depreciere, iar in al doilea rand, pentru a fi urmarite in mod distinct pana la valorificarea sau solutionarea lor.

n     Stabilirea stocurilor faptice - prin numarare, cantarire, calcule tehnice

n     Posibilitatea inventarierii indirecte - elemente pentru care nu poate fi constatata existenta si deci se utilizeaza datele din contabilitate

	Moment de reflectie ! Dati exemple de elemente patrimoniale care cer inventarierea indirecta. Raspuns: bunuri ale entitatii dar utilizate de terti (inchiriate), disponibilitatile banesti din conturi la banci (din extrasele de cont bancare)

n     Evaluare: valoare de piata sau alta valoare curenta, denumita valoare de inventar (VI) care se compara cu cea contabila (VC), constatandu-se:

VI<VC pentru active, respectiv VI >VC pentru pasive - situatie in care se pot constitui provizioane pentru deprecieri probabile

Situatia inversa, cand se constata plusvalori probabile, care insa nu se inregistreaza in contabilitate (principiul prudentei)

n     In final, rezultatele inventarierii se trec intr-un proces verbal de inventariere, in care sunt centralizate listele de inventariere, pe baza caruia:

Se compenseaza lipsurile cu plusurile la inventar

Se constituie sau se ajusteaza provizioane pentru depreciere

Se elimina din contabilitate eventualele pagube, care se pot imputa

3. Stabilirea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate la inventariere - pe baza procesului verbal de inventariere

Plusurile si minusurile se pot compensa la sortimentele confundabile intre ele, daca privesc aceeasi gestiune si perioada

Plusurile si minusurile care au ramas dupa compensare se inregistreaza in contabilitate

	Moment de reflectie ! Care este lucrarea contabila care se realizeaza imediat dupa incheierea inventarierii, deci dupa inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate cu aceasta ocazie ? Raspuns: se intocmeste o noua balanta de verificare, care va sta la baza elaborarii Situatiilor financiare anuale.

3. Verificarea cunostintelor

3.1. Teste grila

1) Care este continutul inventarierii, ca procedeu al metodei contabilitatii ?

a) prezentarea sintetica si generalizata, in etalon valoric, a elementelor patrimoniale la un moment dat

b) prezentarea detaliata, in etalon cantitativ si valoric, a elementelor patrimoniale la un moment dat

c) dubla inregistrare a operatiilor economice care se pot exprima in etalon valoric

2) Inventarierea se concretizeaza in:

a) controlul exactitatii inregistrarilor contabile prin utilizarea mai multor serii de egalitati

b) consemnarea operatiilor economice in documente

c) verificarea faptica a existentei si starii bunurilor, creantelor si datoriilor

d) ajustarea anuala a conturilor in vederea elaborarii Situatiilor financiare

3) Marcati afirmatia corecta in privinta modului de efectuare a inventarierii:

a) este benevola

b) este obligatorie cel putin de trei ori pe an

c) este obligatorie cel putin o data pe an

4) Care dintre urmatoarele functii apartine/apartin  inventarierii ?

a) control a concordantei dintre informatile contabile si realitate

b) calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor

c) asigurarea legaturii dintre conturile sintetice si cele analitice

d) gruparea operatiilor economice pe elemente omogene (bunuri, relatii de proprietate)

5) Bifati cauzele diferentelor care pot sa apara intre soldurile scriptice ale elementelor inventariate si realitate:

a) furturi

b) omiterea inregistrarii unor documente

c) inundatii

d) evaporare

6) Care este importanta functiei de control a concordantei dintre informatiile contabile si realitate (una dintre functiile inventarierii) ?

a) estimarea riscurilor specifice entitatii

b) identificarea erorilor de inregistrare in conturi

c) identificarea bunurilor neutilizate si a cauzelor aferente

d) estimarea valorilor actuale ale elementelor patrimoniale

7) Inventarierea serveste evidentei stocurilor prin metoda inventarului intermitent prin aceea ca:

a) permite inregistrarea aprovizionarilor de stocuri direct la cheltuieli

b) determina stocul faptic la sfarsitul perioadei de gestiune

c) asigura, la sfarsitul perioadei de gestiune, ajustarea in plus sau minus a cheltuielilor inregistrate initial

8) Pentru care elemente patrimoniale este suficienta inventarierea anuala ?

a) disponibilitatile banesti din casierie

b) activele imobilizate

c) marfurile

9) Ce se intampla daca la o inventariere prin sondaj se constata nereguli semnificative?

a) neregulile se trec in listele si procesele-verbale de inventariere

b) verificarea se extinde asupra tuturor elementelor componente ale sortimentului sau bunurilor dintr-o anumita gestiune, care au fost verificate initial

c) verificarea se extinde asupra tuturor elementelor patrimoniale ale entitatii

10) Cand se efectueaza inventarieri extraordinare ?

a) la cererea organelor de control

b) oricand, pentru buna gestiune a entitatii

c) la sfarsitul exercitiului financiar

d) cu ocazia divizarii de gestiuni

3.2. Completarea prezentarii

Completati - cu cuvintele voastre - spatiile libere ale urmatoarelor prezentari, astfel incat sa pastrati logica contabila:

1) Inventarierea reprezinta procedeul de .

bunurilor, creantelor si datoriilor apartinand unei entitati.

2) Functia inventarierii ..

.. reflecta eventuale diferente intre soldurile scriptice ale elementelor inventariate si realitate.

3) Printre factorii subiectivi care determina diferente intre soldurile scriptice ale elementelor inventariate si realitate se numara: ..

4) Functia inventarierii de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului consta in .

5) In cazul inventarului intermitent, iesirile de stocuri petru consum sau vanzare se obtin astfel = Stocuri initiale (determinate prin inventariere la sfarsitul lunii precedente) + .

6) Dupa momentul efectuarii lor, inventarierile sunt . si anuale.

7) Dupa sfera de cuprindere, inventarierile sunt generale si .

8) Dupa modalitatea de efectuare, inventarierile sunt . si prin sondaj.

9) Dupa conditiile in care se desfasoara, inventarierile sunt ordinare si ..

10) In cadrul etapei inventarieii de stabilire si inregistrare in contabilitate a diferentelor constatate la inventariere, plusurile si minusurile

, iar cele care au ramas se inregistreaza in contabilitate

3.3. Complet sau incomplet

Pentru etapele specifice inventarierii care vor fi detaliate mai jos, notati cu (C) daca sunt prezentate toate componentele; in caz contrar, marcati cu (I) si precizati cel putin una dintre componentele care lipsesc:

1) Pentru pregatirea inventarierii, printre masurile organizatorice se numara:

Sigilarea cailor de acces in gestiuni

Solicitarea unei declaratii a gestionarului prin care sa sesizeze nereguli de care are cunostinta

Gruparea bunurilor pe sortimente si pe categorii de preturi

2) Pentru pregatirea inventarierii, printre lucrarile contabile se numara:

Asigurarea inregistrarii tuturor operatiilor in evidenta operativa si in contabilitate (sintetica, analitica)

Verificarea exactitatii inregistrarilor prin comparatii intre evidenta operativa si contabilitate, respectiv prin intocmirea balantelor de verificare

Ridicarea de la gestiuni a evidentelor operative si vizarea lor dupa ultima operatie

3) Constatarea si descrierea elementelor inventariate se realizeaza separat pe:

Locuri de depozitare

Categorii de bunuri

Persoane responsabile

Bunuri necorespunzatoare calitativ, fara miscare, creante incerte

4) Pentru realizarea etapei inventarierii de constatare si descriere a elementelor inventariate, activitatile specifice pot fi redate sintetic astfel:

Stabilirea stocurilor faptice - prin numarare, cantarire, calcule tehnice

Efectuarea, daca e cazul, a inventarierii indirecte - elemente pentru care nu poate fi constatata existenta si deci se utilizeaza datele din contabilitate

Trecerea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal de inventariere, in care sunt centralizate listele de inventariere

5) Procesul - verbal de inventariere serveste:

compensarii lipsurile cu plusurile la inventar

constituirii sau ajustarii provizioanelor pentru depreciere

eliminarii din contabilitate a eventualele pagube, care se pot imputa

6) In cadrul etapei inventarierii de stabilire si inregistrare in contabilitate a diferentelor constatate la inventariere se procedeaza la compensarea plusurilor si minusurilor la sortimentele confundabile intre ele, daca privesc aceeasi gestiune si perioada

3.4. Rebus

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Orizontal:

- a face verificari anterioare inventarierii si a evita astfel aparitia diferentelor la inventar;

- diferente in plus sau minus intre stocurile faptice si cele scriptice constatate la inventariere;

- perioada de timp la sfarsitul careia inventarierea este obligatorie pentru toate entitatile;

- Monica Enache !;

- inventarierea poate sa se faca la sfarsitul fiecarui trimestru, deci de . ori pe an;

- unul dintre modurile de verificare a bunurilor;

- cel cu care se compara stocul faptic atunci cand se face inventarierea;

- urmatorul (lot verificat). la inceput!;

- cei care fac inventarierea unui gestiuni, in nici un caz gestionarul!

- ultima parte a epitafuluiunui activ disparut!;

- exercitiu financiar;

- greseli neintentionate facute in listele de inventariere sau in Registrul Inventar ;

- Maria Dobre!

- alert, iute;

- 4 roman!;

- 109 romaninversat!;

- cota parte, portie ;

- sfera vazuta in plan geometric;

- nu aprobi rezultatul inventarierii;

- perioade de gestiune scurte la sfarsitul carora se determina prin inventarere stocul faptic in cazul bunurilor a caror evidenta se tine conform inventarului intermitent;

- bunuri inventariate primite prin donatie;

- Nadia Teodora Pintican!

- moneda Marii Britanii in care pot fi exprimate unele creante inventariate;

- categorie de inventarieri clasificate dupa modalitatea de efectuare;

- stocuri de materiale auxiliareabreviate!

- zgomot usor, soapta;

- mod de alegere a elementelor cantitative verificate prin sondaj;

- posezi;

- unitatea de masura instituita de domnitorul Cuza;

- Automobil Clubul Roman!

- persoana care ii seamana cuiva perfect sau are acelasi nume;

- numar de inventar al unei imobilizari!

- persoane foarte slabe (fizic);

- pregatirea inventarierii sau constatarea si descrierea elementelor inventariate;

- totaluri valoricecitite ca si in araba!

- unul dintre locurile in care se face inventarierea bunurilor;

- era;

- diferenta constatata cu ocazia inventarierii, cand existentele faptice sunt mai mari decat cele scriptice;

Vertical:

- post scriptum;

- valoare contabila neta!

- un numar par, pereche;

- manifestare ca raspuns la o actiune venita din afara;

- cu mintea clara, treaz;

- categorie de inventarieri clasificate dupa conditiile in care se desfasoara;

- actiunea de baza a inventarierii;

- Ioana Popescu!

- arunca lava;

- parte dintr-o datorie care se ramburseaza lunar;

- Nicu Constantin!

- portie, ratie;

- speta, situatie intalnita la inventariere;

- camasi rustice;

- procedeu de verificare faptica a existentei si starii bunurilor, creantelor si datoriilor apartinand unei entitati;

- control tehnic de calitatein anagrama!

- vas de lut;

- prima etapa!

- aceea (popular) ;

- situatie a stocurilor de materii prime la un moment dat ;

- elemente cu consistenta materiala, care fac obiectul schimburilor comerciale, se inregistreaza in contabilitate si se inventariaza ;

- prima litera din alfabet, bisata!

- Angela Enache!

- schimb in natura;

- nu acela;

- proces - verbal de inventariere!

- prefix care desemneaza numarul functiilor inventarierii ca si procedeu contabil;

- cotafara inceput!

- ciclon tropical care se produce mai ales in estul Asiei (pl);

diferentele pot sa apara intre aceste solduri si cele scriptice ale elementelor inventariate (sing, masc);

- entitateprescurtata!

- ravna, sarguinta;

- Tudor Teodorescu!

- pe baza procesului-verbal de inventariere, acestea se pot compensa cu plusurile pentru a se determina rezultatele finale ale procesului (sing);

- unitate de masuracitita invers!

- numar egal cu a mia parte dintr-o unitate;

- diferenta constatata cu ocazia inventarierii, cand existentele faptice sunt mai mici decat cele scriptice;

- contabilitatea este o forma a acesteia, avand in vedere ca reflecta in documente fenomenele si tranzactiile economice;

- Iasi!

3.5. Aplicatii practice

La inventarierea anuala efectuata de societatea comerciala EXACT se constata:

- un mijloc de transport neinregistrat in contabilitate; valoarea contabila a acestuia este de 500 lei;

- o creanta clienti in valoare de 1.200 lei intarziata la incasare si foarte probabil sa nu se mai incaseze;

- echipamente de protectie in valoare de 490 lei constatate in plus la depozitul de materiale;

- 0 lipsa a unei instalatii avand o valoare initiala inregistrata in contabilitate de 2.350 lei si o amortizare calculata de 900 lei;

- la magazia de produse finite, cantitatea de 150 bucati neinregistrate in contabilitate, unde costul unitar de productie efectiv este de 210 lei;

- la magazinul de desfacere, o lipsa de marfuri al caror cost de achizitie este de 4.500 lei;

- la depozitul de materii prime, o lipsa in valoare de 3.400 lei (cost de achizitie);

In legatura cu cauzele lipsurilor la inventar se constata ca:

- lipsa de marfuri este din vina vanzatorului, caruia i se imputa paguba la pretul de 6.700 lei (pret de vanzare);

- materiile prime gasite lipsa la inventar au fost distruse in urma unor inundatii.

Sa se faca analiza si inregistrarile contabile pentru aceste diferente la inventarierea anuala.

Rezolvare:

Studiu individual

Sa se faca analiza si inregistrarile contabile pentru urmatoarele operatii economice:

1. Pe baza Procesului verbal de inventariere, la sfarsitul exercitiului financiar, se inregistreaza productia in curs de executie, la cost de productie 5.000 lei.

2. Se inregistreaza suma de 4.200 lei, cu TVA 19%, reprezentand imputarea facuta in sarcina unui gestionar, pentru lipsurile constatate la sfarsitul exercitiului in gestiunea de materii prime. Costul de productie al bunurilor este de 3.000 lei.

3. Se constata, cu ocazia inventarierii anuale, un plus la mijloacele fixe de natura aparaturii birotice, avand valoarea neta contabila de 10.000 lei iar amortizarea cumulata pana la aceasta data de 6.000 lei.