LUCRARILE PREGATITOARE INTOCMIRII SITUATIILOR FINANCIARE ANUALE

LUCRARILE PREGATITOARE INTOCMIRII SITUATIILOR FINANCIARE ANUALE

1. Verificarea inregistrarii corecte in conturi a tuturor operatiunilor

Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, prevede la articolul 2 aliniatul 1 urmatoarele: "Contabilitatea, ca activitate specializata in masurarea, evaluarea, cunoasterea, gestiunea si controlul activelor datoriilor si capitalurilor proprii, precum si a rezultatelor obtinute din activitatea persoanelor juridice trebuie sa asigure inregistrarea cleiologica si sistematica, prelucrarea, publicarea si pastrarea informatiilor cu privire la pozitia financiara, performanta financiara si fluxul de trezorerie, atat pentru cerintele interne ale acestora, cat si in relatiile cu investitorii prezenti si potentiali, creditori financiari si comerciali, clienti, institutiile publice si alti utilizatori".

Din cele de mai sus rezulta necesitatea asigurarii inregistrarii cleiologice si sistematice a tuturor operatiunilor economice, a tranzactiilor si altor evenimente care au avut loc in decursul unui exercitiu financiar (an calendaristic).

Orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate, dobandind astfel calitatea de. document justificativ.

In vederea intocmirii situatiilor financiare anuale se pleaca, in aceasta prima etapa, de la verificarea daca in evidenta cleiologica (Registrul jurnal) si cea sistematica (conturi) s-au inregistrat toate documentele justificative aferente operatiilor economico-financiare care se refera la exercitiul financiar incheiat. Sunt supuse verificarii toate tranzactiile economice si financiare privitoare la aprovizionari, vanzari, consumuri, incasari, plati, contractari si acordari de imprumuturi, aplicarea deciziilor adunarilor generale, regularizari etc. In acelasi timp, se verifica si «imputarea corecta » respectiv daca operatiile economice consemnate in documentele justificative s-au inregistrat in conturile adecvate conform corespondentei conturilor prevazute in " Normele metodologice de utilizare a conturilor contabile".

2. Verificarea concordantei dintre contabilitatea analitica si evidenta operativa, dintre contabilitatea sintetica si cea analitica

In aceasta etapa se pleaca mai intai de la evidenta operativa in intreprinderea respectiva. In general, evidenta operativa se organizeaza pentru imobilizari corporale, stocuri, unele active banesti si chiar pentru cheltuieli si venituri. De asemenea, se are in vedere metoda de organizare a contabilitatii analitice a unor active si pasive in functie de optiunea intreprinderii privitoare la metodele alese si de necesitatile de informare.

Astfel, pentru imobilizarile corporale sub denumirea generica de "mijloace fixe" exista un document de evidenta operativa utilizat pentru reflectarea existentei si miscarii cantitative a acestora numit "Lista pentru inventariere si evidenta a mijloacelor fixe" deschis pe locuri de gestionare (sectii, ateliere, administratie etc.)

Pentru contabilitatea analitica a mijloacelor fixe se utilizeaza doua metode, si anume:

- o metoda utilizand doua registre: Fisa mijlocului fix si Registrul numerelor de inventar;

- o metoda utilizand Registrul pentru evidenta analitica.

Indiferent ce metoda se aplica, la finele anului se verifica concordanta dintre evidenta operativa unde existenta de mijloace fixe este exprimata cantitativ cu evidenta cantitativ valorica de la contabilitate (fie Fisa mijlocului fix, fie Registru pentru evidenta analitica).

In cazul stocurilor se are in vedere metoda de organizare a contabilitatii analitice a stocurilor si anume: fie metoda fiselor cantitativ-valorice, fie cea operativ-contabila (per sold) fie metoda global valorica.

Verificarea concordantei dintre evidenta operativa si contabilitatea analitica se procedeaza diferit in cazul aplicarii primelor doua metode, deoarece numai in aceste variante se deschide documentul de evidenta operativa a stocurilor "Fisa magazie". In cadrul metodei global-valorice este organizata o evidenta operativa in etalon valoric.

In fisa de magazie se consemneaza existentele si miscarile de stocuri in etalon cantitativ si, ca urmare, este necesara verificarea concordantei dintre existentele de la locurile de pastrare cu cele de la contabilitate. Pentru realizarea acestei verificari se procedeaza in felul urmator:

in cazul aplicarii metodei fiselor cantitativ-valorice, gestionarii confrunta existentele cantitative de la finele anului din fisele de magazie cu existentele cantitative din fisele analitice cantitativ valorice de la contabilitate. Daca exista diferente, se verifica toate miscarile cantitative inregistrate in cursul anului atat la contabilitate cat si la locurile de pastrare. Dar aceste confruntari trebuie sa se faca lunar, asa ca la finele anului se pune problema verificarii numai a lunii decembrie;

in cazul aplicarii metodei operativ contabile (per sold), cand la contabilitate se prelucreaza informatiile privind existenta si miscarea stocurilor numai valoric iar la locurile de pastrare numai cantitativ, la finele anului se completeaza Registrul stocurilor la contabilitate cu stocurile din fisele de magazie pe gestiuni si grupe de stocuri. Dupa preluarea existentelor cantitative acestea se inmultesc cu valorile utilizate la evaluarea stocurilor din contabilitate si se determina existentele valorice de la finele anului care se compara cu existentele valorice din contabilitate, pe grupe de stocuri. Daca exista diferente, urmeaza sa se procedeze la o verificare inversa a prelucrarii informatiilor privind existenta si miscarea stocurilor, de la contabilitate pana la documentele justificative.

La fel se procedeaza si la gestiuni, de la stocul existent la finele anului pana la documentele justificative privind miscarea stocurilor;

in cazul aplicarii metodei global-valorice, la unitatile de vanzare cu amanuntul se organizeaza o evidenta operativa cu ajutorul Raportului de gestiune. Este utilizat pentru marfuri si ambalaje. Raportul de gestiune se completeaza zilnic in doua exemplare de catre gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. La inceputul fiecarei zile se inscrie soldul valoric de la finele zilei precedente dupa care se inregistreaza pe baza de documente justificative toate intrarile valorice si respectiv iesirile valorice, iar la finele fiecarei zile se determina soldul care reprezinta existentele scriptice de marfuri si ambalaje. Exemplarul doi al raportului de gestiune se transmite contabilitatii pentru a se verifica concordanta cu evidenta analitica.

Pentru incasarile si platile in numerar se utilizeaza ca document de evidenta operativa Registrul de casa care se intocmeste zilnic in doua exemplare de casierul unitatii pe baza documentelor justificative de incasari si plati in numerar. In urma insumarii existentelor de numerar de la inceputul fiecarei zile cu incasarile din care se scad platile, rezulta soldul casei.

Pe baza Registrului de casa se inregistreaza in contabilitate toate operatiunile de incasari si plati. Ca urmare, concordanta dintre Registrul de casa si contabilitate trebuie sa se efectueze la intervale mai scurte de timp dar in mod obligatoriu la 31 decembrie a exercitiului financiar.

Pentru toate conturile sintetice care se dezvolta pe conturi analitice este necesar sa se intocmeasca balante de verificare analitice cu ajutorul carora se verifica concordanta dintre contabilitatea sintetica si cea analitica. Aceasta concordanta se verifica prin corelatiile care trebuie sa existe intre contul sintetic si conturile sale analitice, determinate cu ajutorul balantelor de verificare, astfel:

Soldul initial al contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma soldurilor initiale ale conturilor analitice.

Rulajul debitor al contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma rulajelor debitoare ale conturilor analitice.

Rulajul creditor al contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma rulajelor creditoare ale conturilor analitice.

Total sume debitoare ale contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma totalului sumelor debitoare ale conturilor analitice.

Total sume creditoare ale contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma totalului sumelor creditoare ale conturilor analitice.

Soldul final al contului sintetic trebuie sa fie egal cu suma soldurilor finale ale conturilor analitice.

3. Intocmirea balantei de verificare provizorii inainte de inventariere

Intocmirea primei balante de verificare a conturilor sintetice inainte de inventariere se face pe baza datelor din conturile sintetice. Aceasta balanta provizorie are ca scop determinarea existentelor de active, datorii si capitaluri proprii, pe baza datelor din contabilitate si stabilirea soldurilor scriptice.

De asemenea, tot cu aceasta balanta de verificare provizorie, ca de altfel si cu cea definitiva, se verifica realizarea unei functii ale balantei de verificare si anume: Verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi prin verificarea egalitatilor specifice balantei de verificare.

Dupa ce s-au realizat primele doua lucrari premergatoare, se trece la intocmirea balantei de verificare sintetice pe baza datelor din conturile sintetice. Aceasta balanta de verificare inainte de inventariere are scopul de a determina existentele de active, datorii si capitaluri pe baza datelor din contabilitate, ceea ce se numeste sold scriptic.

Intocmirea acestei prime balante de verificare realizeaza una din principalele functii ale acesteia si anume: "Verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi". Cu aceasta ocazie se verifica egalitatile specifice balantei de verificare in functie de tipurile de balanta intocmita, si anume cu una, doua, trei sau patru egalitati. Stocul scriptic se poate determina intocmind oricare din aceste balante, dar se recomanda intocmirea balantei de verificare cu patru egalitati, deoarece este cea mai utila pentru intocmirea situatiilor financiare anuale. Este important sa se confrunte rulajele din balanta de verificare cu totalul sumelor din Registrul jurnal, care trebuie sa fie egale pentru aceeasi perioada de timp.

Prin analiza balantelor de verificare analitice si sintetice se pot determina inregistrari gresite a unor tranzactii economice, ca urmare a nerespectarii dublei inregistrari, insumarea eleiata a rulajelor sau stabilirea eleiata a soldurilor. Erorile de inregistrare se determina prin egalitatile care trebuie sa existe intre totalul diferitelor coloane, precum si prin intermediul corelatiilor care se stabilesc cu ajutorul lor.

Cu ajutorul balantelor de verificare nu se pot descoperi:

a)  Omisiunile de inregistrare concretizate in faptul ca o operatie economica nu este inregistrata nici in "Registrul jurnal" si, prin urmare, nici in "Registrul Cartea-Mare".

b) Erorile de compensatie concretizate in raportarea gresita a sumelor din "Registrul jurnal" sau din documentele justificative in "Registrul Cartea-Mare" in sensul ca s-a trecut o suma in plus intr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma in minus, egala cu cea trecuta in plus, astfel incat pe total cele doua categorii de sume se compenseaza.

c)  Erorile de imputatie concretizate in raportarea unor sume exacte ca valori absolute din "Registrul-jurnal" in "Registrul Cartea-Mare" atat in debit cat si in credit, insa in alte conturi decat cele corespunzatoare continutului economic al operatiei respective; Alte erori de inregistrare a unor operatii cum ar fi: stabilirea unor corespondente gresite a conturilor, inregistrari duble ale unor operatii economice, inversari de formule contabile, redactari de formule contabile corecte dar cu alte sume, mai mari sau mai mici decat cele reale etc.

4. Inventarierea generala a patrimoniului si inregistrarea diferentelor

Inventarierea generala a patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta si starea tuturor elementelor de activ si pasiv, cantitativ valoric sau numai valoric, aflate in patrimonial unitatilor la o anumita data. Este lucrarea pregatitoare intocmirii situatiilor financiare anuale prin care se stabileste situatia finala a patrimoniului fiecarei intreprinderi si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile sau valorile detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane fizice si juridice, in vederea intocmirii bilantului.

Inventarierea sta la baza intocmirii unui bilant real contribuind la asigurarea imaginii fidele si la aplicarea prudentei in contabilitate. Inventarul nu se confunda cu bilantul, desi ambele prezinta elementele patrimoniale la un moment dat, din urmatoarele considerente:

a)  Bilantul este un document de sinteza si generalizare intocmit in baza datelor din conturi, iar inventarul este rezultatul unor operatiuni de masurare si evaluare a realitatii faptice;

b) Bilantul prezinta in mod sintetic si in expresie valorica elementele de activ si pasiv, pe cand inventarul descrie amanuntit, cantitativ si valoric, fiecare element individualizat din patrimoniu (fiecare sortiment de bunuri materiale, fiecare furnizor, client etc);

c)  Bilantul este rezultatul intregului ciclu de prelucrare a datelor cu ajutorul procedeelor metodei contabilitatii, iar inventarul este doar rezultatul contabilizarii faptice a existentei si starii activelor si pasivelor.

Intreprinderile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea, in calitatea sa de procedeu al metodei contabilitatii, are mai multe functii, dintre care cele mai importante sunt:

a)  Functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate.

b) Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului.

c) Functia de calcul si de evidenta a stocurilor.

a) Functia de control a concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si realitate

Exista reglementari precise privind receptia, depozitarea, gestionarea si eliberarea din gestiune a bunurilor economice, dar oricat de bine este organizata aceasta activitate si oricat de bine este organizata si tinuta contabilitatea elementelor patrimoniale, in anumite situatii pot aparea diferente intre soldurile scriptice si realitate (stabilita prin soldurile faptice).

Datele furnizate de contabilitate, de regula, au un caracter relativ deoarece:

bunurile economice sufera pe timpul transportului, manipularii si depozitarii anumite modificari cantitative si valorice. Aceste modificari se datoreaza unor factori obiectivi si subiectivi pe care contabilitatea nu le poate inregistra in momentul producerii lor. Astfel, se inregistreaza scaderi cantitative (perisabilitati) datorita proprietatilor fizico-chimice ale elementelor, materiale care: se usuca, se sparg, se oxideaza, se evapora etc. Unele bunuri isi pierd parametrii calitativi datorita expirarii termenului de garantie, depozitarii necorespunzatoare etc. Alte bunuri cresc in greutate;

in anumite gestiuni pot avea loc sustrageri, furturi, risipa, proasta gospodarire;

unele date din documentele primare se pot omite cu ocazia inregistrarii lor in contabilitate sau se pot inregistra de mai multe ori, sau se inregistreaza eleiat, la alta gestiune sau alt sortiment etc;

personalul care gestioneaza bunurile da dovada de neglijenta, confunda sortimentele;

unele comenzi in curs de executie se anuleaza datorita renuntarii facute de beneficiari;

uneori pot aparea cazuri de forta majora (calamitati naturale, incendii etc).

Prin compararea situatiei faptice, stabilita prin inventariere, cu situatia scriptica din contabilitate se stabilesc plusurile si minusurile de inventar si se iau masuri in vederea punerii de acord a situatiei scriptice cu realitatea.

Tot cu ajutorul inventarierii se identifica bunurile inutilizabile, greu vandabile, comenzi sistate, creante neincasate etc, si se iau masuri pentru preintampinarea aparitiei sau limitarea pagubelor. Analizand cauzele care au dus la neincasarea sau neplata la termen a creantelor si obligatiilor se iau masuri pentru intarirea disciplinei decontarilor.

Pe baza inventarierii se estimeaza riscurile la care este supusa intreprinderea, se stabileste probabilitatea de incasare a creantelor, se stabileste valoarea de piata a elementelor de active pe baza carora se aplica principiul prudentei.

b) Functia de stabilire a situatiei nete si a rezultatului exercitiului Pe baza inventarierii se definitiveaza situatia neta a patrimoniului care se determina cu ajutorul relatiei: 

Daca se face abstractie de modificarea aportului proprietarului la capitalul social, rezultatul net al exercitiului se poate determina ca o variatie a situatiei nete, astfel:

Prin inventariere se confirma realitatea activelor patrimoniale si a datoriilor in vederea determinarii corecte a situatiei nete, a obligatiilor fiscale si a rezultatului net.

c) Functia de calcul si de evidenta a stocurilor, consumurilor si vanzarilor intreprinderile mici si mijlocii pot utiliza pentru contabilitatea stocurilor metoda inventarului intermitent. Aceasta metoda presupune utilizarea conturilor de stocuri numai la inceputul si sfarsitul lunii, iar intrarile din cursul lunii se reflecta in conturile corespunzatoare de cheltuieli. La finele fiecarei luni, pe baza inventarului, stocurile existente in patrimoniu se reiau in conturile adecvate, care la inceputul lunii urmatoare se vor reflecta din nou in cheltuieli.

Aplicand aceasta metoda la sfarsitul fiecarei luni, iesirile din cursul lunii se
determina cu relatia:

In conditiile utilizarii metodei inventarului intermitent, inventarierea lunara a stocurilor este obligatorie si sta la baza determinarii cheltuielilor materiale si a veniturilor din productia stocata.

Inventarierea este o lucrare complexa care se deruleaza in urmatoarele etape:

pregatirea inventarierii;

constatarea si descrierea elementelor de active si pasive supuse inventarierii;

stabilirea si inregistrarea in contabilitate a diferentelor constatate.

Pregatirea inventarierii este etapa premergatoare etapei propriu-zise. In aceasta etapa se iau doua categorii de masuri si anume: masuri organizatorice si contabile.

Printre lucrarile de natura organizatorica mentionam:

Constituirea comisiei centrale de inventariere si a unor subcomisii in functie de numarul de gestiuni, pe baza unei decizii a conducatorului unitatii.

Comisia centrala de inventariere este formata din conducatorii diferitelor compartimente si are sarcini pe linia instruirii, supravegherii si controlului intregii activitati de inventariere. Subcomisiile de inventariere sunt formate din doua sau trei persoane si au sarcina sa efectueze inventarierile propriu-zise si sa stabileasca diferentele;

se sigileaza caile de acces in gestiuni, cu exceptia locului in care incepe inventarierea;

se cere gestionarului o declaratie scrisa in care trebuie sa precizeze: daca are in gestiune bunuri care nu apartin acelei gestiuni; care sunt ultimele documente justificative pe care le-a inregistrat in evidenta operativa; daca are si alte documente neoperate sau nepredate la contabilitate; daca a primit sau a predat bunuri fara sa se intocmeasca documente justificative; daca are cunostinta de eventualele plusuri sau lipsuri in gestiune;

se sisteaza operatiunile de intrare sau de iesire ale bunurilor in si din gestiune;

se aranjeaza bunurile degradate separate de cele bune si a celor primite in custodie, spre reparare sau pastrare;

se verifica daca aparatele de masura sunt in buna stare de functionare.

Lucrarile de natura contabila vizeaza:

asigurarea inregistrarii tuturor tranzactiilor in contabilitatea sintetica si analitica si in evidenta operativa;

verificarea exactitatii inregistrarilor prin confruntarea informatiilor din contabilitate cu cele din evidenta operativa prin intocmirea balantelor de verificare analitice si cu balanta de verificare sintetica intocmita inainte de inventariere;

se ridica de la gestiuni toate evidentele operative si se vizeaza dupa ultima operatiune (benzi de la casele de marcat, fise de magazine, rapoarte de gestiune etc).

Constatarea si descrierea elementelor de active si pasiv supuse inventarierii

Inventarierea propriu-zisa se realizeaza de catre subcomisiile de inventariere la locurile de pastrare a bunurilor iar constatarile se inscriu in listele de inventariere. Listele de inventariere se intocmesc separat pentru:

fiecare loc de depozitare;

fiecare gestiune apartinatoare unitatii economice;

fiecare categorie de bunuri din cadrul gestiunilor;

bunurile aflate la angajati pentru folosinta (scule, cazarment etc);

- bunurile care apartin altor unitati (inchiriate, in consignatie, date spre prelucrare etc);

bunuri necorespunzatoare din punct de vedere calitativ;

bunuri fara miscare, greu vandabile sau cu miscare lenta.

Listele de inventariere se completeaza cu cerneala sau pix, fara spatii libere, in formularul tipizat cod 14-3-12/b.

Stabilirea stocului faptic se face prin numarare, cantarire, masurare, calcule tehnice, dupa caz. Bunurile aflate in ambalaje originale se despacheteaza numai prin sondaj.

Lichidele si materialele de masa (ciment, produse agricole si produse de balastiera etc.) se inventariaza in functie de: volumul acestora (stabilit prin calcule tehnice), densitatea si compozitia lor, stabilite pe baza probelor de laborator sau organoleptic.

Bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, leasing, in custodie, spre prelucrare, in consignatie etc.) se inscriu in liste de inventariere separate si un exemplar din acestea se trimite proprietarului, care este invitat sa confirme realitatea datelor respective. Neconfirmarea realitatii si concordantei datelor din aceste liste, in termen de cinci zile, presupune recunoasterea lor.

Disponibilitatile aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate. In acest scop, extrasele de cont emise pentru ultima zi a anului trebuie sa poarte stampila oficiala a bancii. In acelasi timp si bancile au obligatia sa solicite beneficiarilor confirmarea soldurilor pe baza "Extrasului de cont" (formularul 16-4-3 ).

Imobilizarile necorporale si imobilizarile corporale se inventariaza prin verificarea titlurilor de proprietate si prin constatarea existentei si starii lor.

Productia in curs, investitiile cu forte proprii, reparatiile neterminate, se inventariaza prin descrierea gradului de executie sau a stadiului de prelucrare si prin stabilirea valorii acestora pe baza documentatiei tehnice si a datelor din contabilitate.

Creantele fata de terti, obligatiile fata de furnizori si celelalte active si pasive patrimoniale se inventariaza prin verificarea soldurilor scriptice si prin confirmarea soldurilor de catre terti, pe baza "Extrasului de cont" (formular 14-6-3) remis tertilor sau prin punctaje reciproce. Nu este obligatorie confirmarea creantelor curente, care au o vechime mai mica de sase luni si care au o pondere de pana la 1% in total creante.

Listele de inventariere, cod 14-3-12/b, odata intocmite, sunt supuse unei "prelucrari", in sensul compararii stocurilor (inventarului faptic) consemnate in acestea, la locurile de depozitare, cu stocurile scriptice din contabilitate. In cadrul acestei "prelucrari", toate pozitiile la care se constata diferente, generate fie de plusuri sau minusuri cantitative, fie de preturi actuale (ale pietei) mai mici decat costurile istorice (valoarea de intrare in patrimoniu) se extrag si se consemneaza in "Lista de inventariere", cod 14-3-12.

Rezultatele inventarierii se inscriu de comisia de inventariere intr-un proces verbal.

Propunerile cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de trei zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului intreprinderii. Acesta, cu avizul compartimentului juridic decide, in termen de cel mult cinci zile, asupra modului de solutionare a propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Anual rezultatele inventarierii generale a patrimoniului, dupa reflectarea in contabilitate si in balanta de verificare, se centralizeaza in "Registrul inventar". "Registrul inventar" (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.

Inregistrarea diferentelor de inventar

Propunerile formulate de catre comisiile de inventariere in procesele verbale de inventariere servesc compartimentului de contabilitate pentru punerea de acord a datelor din contabilitate cu realitatea constatata si consemnata in listele de inventar.

Plusurile si minusurile constatate la sortimentele confundabile intre ele se pot compensa daca privesc aceeasi gestiune si aceeasi perioada.

Plusurile constatate la inventariere se inregistreaza ca o crestere a activelor prin debitarea conturilor de activ astfel:

- plusurile de imobilizari necorporale si corporale:

plusurile de stocuri:

- plusuri de materii prime

- plus de materiale consumabile

- plus de materiale de natura obiectelor de inventar

- plus de produse finite

- plus de marfuri

- plus de ambalaje

Inregistrarea plusurilor de stocuri in creditul conturilor de cheltuieli, denatureaza rulajul acestora si ca urmare se recomanda stornarea consumului acestora.

Lipsurile constatate la inventariere se trateaza diferit in functie de cauzele acestor lipsuri. Astfel, daca sunt lipsuri neimputabile (pentru care nu se face nimeni vinovat), sau imputabile.

- in cazul lipsurilor neimputabile se inregistreaza scoaterea din evidenta sau descarcarea gestiunii.

- pentru imobilizari corporale amortizate integral

- pentru imobilizari corporale neamortizate integral

- pentru imobilizari corporale neamortizate integral dar sunt lipsa din cauza calamitatilor naturale

Daca sunt alte imobilizari corporale, se utilizeaza conturile adecvate de imobilizari si respectiv de amortizari.

Lipsurile neimputabile a stocurilor apar in principal ca urmare a perisabilitatilor admise si a calamitatilor naturale. In cazul perisabilitatilor admise se inregistreaza ca o descarcare de gestiune prin creditarea conturilor de stocuri si debitarea conturilor de cheltuieli aferente.

Spre exemplu, pentru materii prime:

In cazul lipsurilor cauzate de calamitati naturale se debiteaza contul 671 "Cheltuieli privind calamitatile si alte evenimente extraordinare" in corespondenta cu creditul conturilor de stocuri.

Fac exceptie de la cele de mai sus, produsele finite care se inregistreaza cu formula contabila:

- in cazul lipsurilor imputabile se inregistreaza mai intai descarcarea gestiunii de active si apoi se face imputarea vinovatilor la costul de achizitie a imobilizarilor si stocurilor lipsa la inventar.

- imputarea angajatilor

5. Efectuarea operatiunilor de delimitare in timp a cheltuielilor si veniturilor

Delimitarea in timp a cheltuielilor si veniturilor este impusa de aplicarea principiului independentei exercitiilor financiare care presupune determinarea corecta a rezultatului exercitiului. Astfel, acest principiu impune ca toate operatiile economice care au avut loc intr-un exercitiu financiar sa fie reflectate in contabilitatea acelui exercitiu. Dar exista operatii economice care se efectueaza intr-un exercitiu financiar si se refera la exercitiile financiare viitoare. Asa este cazul cheltuielilor si veniturilor inregistrate in avans.

Atat in cazul cheltuielilor cat si a veniturilor, apar doua categorii de inregistrari in contabilitate si anume:

separarea cheltuielilor si veniturilor ce au fost efectuate in perioada curenta, dar care privesc perioada viitoare, prin majorarea cheltuielilor (veniturilor) in avans;

separarea cheltuielilor si veniturilor care au fost efectuate in perioada anterioara, dar care se refera la exercitiul curent prin diminuarea cheltuielilor (veniturilor) inregistrate in avans si majorarea cheltuielilor (veniturilor) corespunzatoare;

6. Determinarea rezultatelor exercitiului si repartizarea acestuia

Rezultatul exercitiului financiar se determina anual dupa inchiderea tuturor conturilor de cheltuieli si venituri aplicand metoda economica de calcul facand diferenta dintre total venituri si total cheltuieli aferente exercitiului respectiv. Acest rezultat financiar se determina in Contul de profit si pierdere.

7. Stabilirea rulajelor lunare in registrul jurnal si in cartea mare

Asa dupa cum se cunoaste, pe baza documentelor justificative in care sunt consemnate operatiile economico-financiare se face contarea acestor operatii, dupa care se inregistreaza in evidenta cleiologica si sistematica.

Evidenta cleiologica se realizeaza cu ajutorul Registrului jurnal unde se inscriu toate formulele contabile intocmite, pe baza documentelor justificative, in ordinea in care au avut loc in timp, cleiologic. Aceasta evidenta cleiologica nu are in vedere nici un criteriu de grupare in afara de timp. In registrul jurnal, la sfarsitul fiecarei luni se totalizeaza sumele debitoare si creditoare care reprezinta rulajul lunii respective. Aceste rulaje trebuie sa corespunda cu rulajele lunii respective din balanta de verificare sintetica a aceleiasi luni.

La finele anului se procedeaza in felul urmator:

se totalizeaza provizoriu sumele din Registrul jurnal, care se compara cu rulajul din balanta de verificare intocmita inainte de inventariere;

dupa efectuarea inventarierii, daca exista diferente de inventar, acestea se inregistreaza in Registrul jurnal pe luna decembrie dupa care se totalizeaza, sumele reprezentand rulajul lunii decembrie care trebuie sa fie egal cu rulajul din balanta de verificare definitiva.

Cartea-mare reprezinta formularul utilizat pentru evidenta sistematica, respectiv pentru conturile sintetice. La finele anului, dupa inregistrarea diferentelor de inventar se totalizeaza rulajele, total sume si se determina soldul final al conturilor sintetice. Totalizarea unor elemente ale conturilor sintetice se face si in functie de formularul utilizat de intreprindere: Cartea mare, maestru-sah, Cartea mare pe jurnale, sau alte tipuri de formulare permise de normele contabile romanesti.

8. Intocmirea balantei de verificare definitive

In vederea realizarii unei alte functii a balantei de verificare "legatura dintre conturi si bilant" se intocmeste balanta de verificare definitiva a conturilor sintetice (in practica i se mai spune ultima balanta de verificare). Pentru intocmirea acestei balante se utilizeaza formatul de balanta de verificare cu patru serii de egalitati, ceruta de altfel si de organismele fiscale.

Aceasta balanta de verificare va sta la baza intocmirii bilantului si a contului de profit si pierdere.