ORGANIZAREA EVIDENTEI OPERATIVE SI CONTABILITATII ANALITICE A IMOBILIZARILOR

ORGANIZAREA EVIDENTEI OPERATIVE SI CONTABILITATII ANALITICE A IMOBILIZARILOR

1 Organizarea evidentei operative

Organizarea rationala a evidentei operative si a contabilitatii activelor imobilizate cere ca in cadrul fiecarei unitati patrimoniale nomenclatorul si circuitul documentelor primare sa fie astfel conceput incat sa permita consemnarea completa si la timp a tuturor operatiunilor privind miscarea activelor imobilizate: intrari, deprecieri, iesiri, inchirieri, etc.

Intrarea imobilizarilor corporale si necorporale in gestiune poate avea loc prin achizitionarea cu titlu oneros, aport in natura de la asociati la constituirea capitalului social, din productie proprie, donatii sau plusuri la inventar, iar in folosinta temporara prin concesiune, locatie de gestiune si inchiriere.

Procesul-verbal de receptie se emite, pe baza documentelor justificative, care difera in functie de caile de intrare in gestiune.

Activele imobilizate pot iesi definitiv din gestiune prin: casare, vanzare, donatie si temporar prin: concesionare, locatie de gestiune si inchiriere.

Casarea, adica scoaterea definitiva din functiune a activelor prin dezmembrare, daramare etc. este consemnata in urmatoarele documente:

Specificatia privind activele imobilizate propuse pentru scoaterea din functiune (casare) intocmita de sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun casarea, prin care aceasta se motiveaza.

Procesul-verbal de scoatere din functiune a activelor, de declansare a unor bunuri materiale elaborate de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care se constata indeplinirea conditiilor de casare si ca document de inregistrare in evidenta operativa si in contabilitate.

2 Organizarea contabilitatii analitice

Contabilitatea analitica a activelor imobilizate, in special a imobilizarilor corporale, trebuie astfel organizata sa asigure individualizarea fiecarei imobilizari, cunoasterea existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta si a gradului de depreciere pe structura categoriilor de imobilizari corporale.

Contabilitatea analitica a imobilizarilor se poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix, fie utilizand Registrul pentru evidenta imobilizarilor corporale.

Unitatile patrimoniale dispun de imobilizari corporale numeroase care se deosebesc intre ele din punct de vedere al constructiei, insusirilor tehnice, destinatiei, gradului de depreciere etc. Aceasta evidenta se realizeaza cu ajutorul Registrului numerelor de inventar, in care se inscrie denumirea fiecarui activ imobilizat corporal intrat, caracteristicele de identificare si numarul de inventar ce i se atribuie, in ordinea succesiva a numerelor.

Numarul de inventar atribuit se imprima direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se graveaza pe o placuta ce se fixeaza pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care sa asigure identificarea mijlocului fix respectiv.[1]Numerele de inventar ale imobilizarilor corporale scoase din functiune sau vandute nu pot fi atribuite altor active imobilizate corporale intrate ulterior, ci ele raman libere pana la o noua renumerotare.

Dupa inscrierea activului imobilizat corporal in "Registrul numerelor de inventar", se completeaza "Fisa mijlocului fix" care cuprinde datele privind, denumirea, numarul de inventar, codul de clasificare, valoarea de intrare, durata de viata utila, norma de amortizare, data punerii in functiune, amortizarea calculata etc. Fisele mijloacelor fixe se pastreaza in cartoteci, pe categorii de active imobilizate corporale, in ordinea codurilor si pe locuri de folosinta.

Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se pastreaza separat. Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii, modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune etc.).[2]