Organizarea postcalculului si a sistemului de documente privind cheltuielile de productie si productia obtinuta

Organizarea postcalculului si a sistemului de documente privind cheltuielile de productie si productia obtinuta

Necesitatea organizarii postcalcului1

Urmarirea cheltuielilor de productie pe locurile de cheltuieli si pe obiecte de calculatie in vederea calcularii costului efectiv al productiei obtinute si determinarii abaterilor cheltuielilor efective de la cele prestabilite (standard, normate, planificate, bugetate etc.) constituie un obiectiv principal al contabilitatii de gestiune si calculatiei costurilor, ce se realizeaza in cadrul unui compartiment cunoscut sub denumirea de postcalcul.

Antecalculatia standard ar putea sa inlocuiasca, in principiu, calculatia efectiva (contabila) sau postcalculatia.

Cu toate acestea insa, procesul de productie este supus continuu actiunii perturbatorii a unor factori cu caracter obiectiv, iar de cele mai multe ori cu caracter subiectiv.

Necesitatea postcalculului este determinata, totodata, si de cerintele de control preventiv si operativ-curent al cheltuielilor de productie, intrucat nu trebuie omis ca pentru soarta unei intreprinderi sunt hotaratoare nu cheltuielile antecalculate (prestabilite, standard, bugetate etc.), care se cer a fi atinse, ci cheltuielile efective.

Conducerea intreprinderii, pentru a putea sa obtina rezultate optime, trebuie sa cunoasca real, cat mai exact, complet si la timp nivelul cheltuielilor de productie care o ajuta sa se orienteze prin decizii corespunzatoare, procesul de fabricatie.

Modalitati de organizare a postcalculului

De asemenea, pentru organizarea judicioasa a contabilitatii de gestiune si in special a contabilitatii analitice a cheltuielilor de productie si pentru calculul cat mai exact al costurilor de productie, intreprinderea trebuie sa aplice cea mai corespunzatoare metoda de calculatie, in concordanta cu particularitatile tehnologiei si organizarii productiei, precum si cu cerintele unei conduceri eficiente.

In functie de metoda de contabilitate de gestiune si de calculatie a costurilor, precum si de alti factori, cum ar fi: marimea intreprinderii, numarul si dispersarea sectiilor de productie, tehnologia si organizarea productiei, volumul lucrarilor de evidenta si calcul, posibilitatile de prelucrare automata a datelor si informatiilor privind contabilitatea si calculatia costurilor etc., postcalculul se poate organiza fie in forma centralizata, fie in forma descentralizata.

Organizarea in forma centralizata a postcalculului se face, de regula, in cazul intreprinderilor mici, cu un numar redus de sectii de productie, cu proces de productie simplu, care ocazioneaza un numar redus de documente primare privind cheltuielile de productie si productia obtinuta si deci un volum, in general, mic de lucrari.

In aceasta forma de organizare a postcalculului, toate documentele privind cheltuielile de productie si productia obtinuta se prelucreaza si inregistreaza in contabilitatea de gestiune in mod centralizat, la nivelul intreprinderii, unde se executa si lucrarile de calcul a costurilor pe produse, lucrari, comenzi etc.

Organizarea contabilitatii de gestiune si a calculatiei costurilor in forma centralizata are avantajul ca ofera conducerii intreprinderii, in orice moment, o imagine de ansamblu asupra tuturor cheltuielilor de productie, iar o faramitare a contabilitatii acestor cheltuieli ar duce la marirea nejustificata a aparatului administrativ si efectuarea de cheltuieli neeconomicoase. Dezavantajul organizarii contabilitatii de gestiune si a calculatiei costurilor in aceasta forma consta in faptul ca sectiile de productie nu au intotdeauna la dispozitie informatiile privind activitatea lor pentru a putea interveni cu operativitate atunci cand se produc abateri de la desfasurarea normala a activitatii respective.

Organizarea in forma descentralizata a postcalculului se face, de regula, in intreprinderile mari, cu sectii de fabricatie numeroase, in unele cazuri dispersate teritorial si cu productie complexa. In aceasta forma, exista un numar, in general, mare de documente primare privind cheltuielile de productie si productia obtinuta, a caror prelucrare in vederea inregistrarii in contabilitatea de gestiune si calculul costului productiei obtinute necesita un volum mai mare de munca.

Organizarea contabilitatii de gestiune si a calculatiei costurilor in forma descentralizata are avantajul ca mareste operativitatea in obtinerea informatiilor pentru conducerea sectiilor de productie.

Documente privind cheltuielile de productie si productia obtinuta

Reflectarea in contabilitate a cheltuielilor de productie si a productiei obtinute impune organizarea unui sistem de documente care sa permita identificarea cheltuielilor respective pe locurile care le-au ocazionat si pe obiectele de calculatie (produse, lucrari, servicii, comenzi etc.), astfel incat, pe baza datelor furnizate de acestea, sa poata calcula costul efectiv al productiei obtinute si sa se efectueze controlul de gestiune al activitatii de productie.

Astfel, in raport de etapa procesului de fabricatie in care se intocmesc documentele respective, acestea se grupeaza in:

documente privind pregatirea tehnologiei de fabricatie;

documente privind lansarea in fabricatie;

documente privind urmarirea fabricatiei si a productiei obtinute.

In ce priveste documentele privind pregatirea tehnologiei de fabricatie, ele se refera la unele aspecte privitoare la tehnologia de fabricatie si nu la operatii economice propriu-zise, dar aspectele respective prezinta importanta pentru organizarea contabilitatii de gestiune. Din aceasta categorie, mai semnificative sunt urmatoarele documente:

"desenele de executie" sau de detaliu si de ansamblu, in cazul intreprinderilor constructoare de masini sau "retele de fabricatie", in cazul intreprinderilor cu productie de masa (industria chimica, usoara, alimentara, siderurgica etc.), care se intocmesc de catre compartimentul tehnic al intreprinderii si prin ele se precizeaza caracteristicile produsului ce urmeaza a se da in fabricatie, adica a produselor nou-concepute;

"nomenclatorul de piese" in care sunt prevazute piesele constitutive ale produsului, precum si materia prima necesara pentru fabricarea fiecarei piese;

"extrasul de materiale" care se intocmeste pentru fiecare produs sau sortiment pe baza nomenclatorului de piese si in acest document, care reprezinta de fapt fise pe feluri de materiale, se prevede cantitatea de materiale necesara pentru fiecare reper si pe ansamblul produsului ce urmeaza a se fabrica;

"lista consumurilor specifice" se intocmeste pe baza datelor preluate din extrasele de materiale si se foloseste la elaborarea programului de aprovizionare;

"planul de operatii" care se intocmeste pentru fiecare reper pe baza desenelor de executie si cuprinde regimul de lucru pentru fiecare operatie, fazele de lucru si utilajul necesar pentru fabricarea reperelor;

"fisa tehnologica" in care se inscriu pentru fiecare reper toate operatiile tehnologice si cuprinde materialele si utilajul necesar, regimul de lucru, timpul normat, piesele componente ale ansamblului etc.; ea se foloseste si pentru urmarirea in fabricatie a produsului, ansamblului etc. pe tot parcursul acestuia;

"extrasul de manopera" care se intocmeste pe fiecare fel de masina sau grup de muncitori si cu ajutorul sau se stabileste consumul specific de manopera in om / ore sau masina / ore pe fiecare produs;

"fisa de manopera specifica" cu ajutorul careia se centralizeaza datele din extrasele de manopera si se foloseste pentru elaborarea planului de incarcare a masinilor si programului fortelor de munca.

Documentele privind pregatirea tehnologiei de fabricatie prezinta importanta pentru organizarea contabilitatii de gestiune si a calculatiei costurilor, intrucat cu ajutorul lor se caracterizeaza latura tehnica a productiei, cuprinzand partile componente ale produselor, fluxul tehnologic de fabricatie, consumurile specifice de materiale si manopera etc.

Documentele privind lansarea in fabricatie se intocmesc de catre compartimentul programarii productiei, dupa ce s-au solutionat problemele legate de pregatirea tehnologiei de fabricatie si cuprind:

"comanda interna de fabricatie" care se intocmeste pentru fiecare produs sau lucrare de catre intreprinderile cu productie individuala sau de serie si cuprinde date referitoare la elementele care formeaza obiectul comenzii, precum si la repartizarea acestora pe sectii. Acest document prezinta importanta pentru organizarea contabilitatii de gestiune, intrucat pe baza lor postcalculul deschide conturile analitice pe comenzi;

"programul intern de productie" se intocmeste de catre intreprinderile cu productie de masa si se foloseste pentru programarea operativa a productiei pe sectiile de fabricatie;

"fisa de insotire" are drept scop urmarirea miscarii lotului de piese pana la ultima operatie si curpinde operatiile de executat, utilajul si timpul de lucru necesar, ceea ce permite exercitarea controlului cantitativ si calitativ pe fazele procesului tehnologic. In acest document, controlul tehnic de calitate inscrie dupa fiecare faza a procesului tehnologic piesele bune si cele rebutate.

O data cu lansarea productiei, pe baza comenzilor interne de fabricatie, compartimentul de programare a productie intocmeste documentele de eliberare a materialelor spre consum ("bonuri de consum" sau  "fise de limita de consum"), precum si pe cele de manopera ("bonuri de lucru" sau "rapoarte de control si salarizare").

In categoria documentelor privind urmarirea fabricatiei si a productiei obtinute se cuprind acele documente prin care se realizeaza atat urmarirea modului de desfasurare a procesului de productie, cat si consemnarea rezultatelor productiei si ele sunt urmatoarele:

"graficul de urmarire a productiei" care serveste la repartizarea sarcinilor pe locurile de munca, precizand momentul inceperii si cel al terminarii lucrarii;

"nota de predare produse" se foloseste pentru consemnarea produselor receptionate si predate la depozite, precum si pentru trecerea semifabricatelor de la o sectie la alta. Pe baza acestui document se face inregistrarea productiei finite obtinute din procesul de fabricatie in evidenta operativa de la depozit, precum si in contabilitatea sintetica si analitica, ocazie cu care se procedeaza si la inchiderea comenzilor terminate, respectiv a fiselor de postcalcul;

"nota de rebut" este documentul in care se consemneaza semifabricatele sau piesele rebutate definitiv, cauzele rebuturilor, operatia la care s-a constatat rebutul;

"nota de remaniere" care se intocmeste pentru produsele si semifabricatele sau piesele ce se pot reconditiona.