Particularitati ale organizarii activitatii si structurii patrimoniului societatilor de comert exterior

Particularitati ale organizarii activitatii si structurii patrimoniului societatilor de comert exterior

Analiza structurii patrimoniului societatilor de comert exterior (SCE) pune in evidenta cateva particularitati care, intr-un fel sau altul, influenteaza organizarea contabilitatii:

in totalul activului ponderea principala o detin activele circulante, lucru normal pentru societatile de comercializare a marfurilor. In cadrul acestora, stocurile au o pondere ceva mai redusa la SCE, deoarece acestea, desi deruleaza intr-o masura insemnata operatiunile de import-export pe cont propriu, fie ca livreaza marfurile clientilor direct de la furnizori, fie ca intreprind masuri de accelerare a circulatiei marfurilor, isi reduc la minimum stocurile din depozitele proprii. Activele circulante de natura creantelor comerciale au insa o pondere ridicata, determinata fie de termenul de incasare (livrari pe credit comercial sau cu decontare la vedere), fie de modalitatea de decontare convenita (de exemplu, la decontarea prin incasso-documentar, circuitul bancar al documentelor poate dura luni de zile);

fata de alte domenii, in comertul exterior, atat in activ, cat si in pasiv, conturile de regularizare si asimilate includ in structura lor, intr-o pondere insemnata, venituri si cheltuieli inregistrate in avans;

ca o consecinta a relatiilor economice cu subiecti de drept apartinand unor economii nationale diferite, in structura patrimoniului SCE o pondere insemnata o detin elementele patrimoniale cu duble valori (devize si lei) cum ar fi: creantele externe, capitalurile proprii, datoriile externe, disponibilitatile in devize s.a. Existenta unor astfel de elemente patrimoniale impune o organizare anume a contabilitatii lor (si in lei, si in valuta), iar pe plan financiar, analize si masuri de eficientizare a activitatii tinand seama, intre altele, de evolutia cursului diferitelor valute.

Desigur ca in definirea structurii patrimoniului unei SCE un rol deosebit de important il are modalitatea prin care o SCE se implica in operatiunile si tranzactiile de comert exterior, precum si obiectul sau exact de activitate. Astfel, in cazul operatiunilor in nume propriu, stocurile de marfuri (chiar daca au o perioada scurta de stationare in gestiunea SCE sau sunt constituite la terti) au o pondere insemnata in activul bilantier, tot asa precum imobilizarile de natura terenurilor, cladirilor (depozite, garaje), utilajelor de ridicat-stivuit-transportat, mijloacelor de transport, etc. Structura patrimoniala se reflecta in mod corespunzator si in contul de profit si pierdere, unde vom intalni cheltuieli cu marfurile, venituri din vanzarea marfurilor, venituri din alte activitati (transport, asigurare), amortizarea imobilizarilor, diverse provizioane si ajustari de valoare de depreciere a imobilizarilor si stocurilor, etc.

In orice caz, indiferent de modalitatea de efectuare a tranzactiilor (in nume propriu sau in comision), SCE au in patrimoniu active imobilizate necorporale de mare valoare, care reprezinta punctele lor forte si fac diferenta in lupta concurentiala intre ele si alte societati care desfasoara aceeasi activitate, precum si intre ele si oricare alt tip de societati comerciale. Asa sunt, de exemplu si de la caz la caz:

brevetele de inventii si brevetele profesionale;

cercetari de piata, documentatii, analize, rapoarte;

licentele de exploatare a unor brevete si licentele de import ori de export;

marca de comert si de serviciu;

contractele de exclusivitate pentru anumite piete, clienti, produse ori servicii;

informatii, cunostinte, know-how pentru anumite operatiuni speciale;

contractele de concesiune (de tip franciza sau de spatii in zonele libere);

goodwill (vad, clientela, retea, relatii, imagine buna pe piata);

baze de date, programe de calculator, etc.

Organizarea activitatii SCE. Pentru orice SCE si, in general, pentru orice agent economic, organizarea are semnificatia unei conditii de baza, a unei resurse ieftine si foarte valoroase pentru realizarea succesului afacerilor economice intreprinse. Ca functie a conducerii (leadership, management), organizarea se reflecta schematic prin structura organizatorica (statul de functii, statul de personal, regulamentul de organizare si functionare, fisele de post, organigrama). Din acest punct de vedere, structura organizatorica este definita ca ansamblul compartimentelor de munca economice si administrative, modul lor de grupare, functiile si atributiile lor si legaturile care se stabilesc intre ele in scopul realizarii obiectivelor activitatii.

In timp, o data cu evolutia conducerii, structura organizatorica a intreprinderii a cunoscut perfectionari corespunzatoare: de la structura ierarhic-liniara la structura functionala pentru ca, in prezent, prin combinarea avantajelor fiecareia dintre cele doua structuri sa se ajunga la structura ierarhic-functionala.

Analizata sub aspectul continutului, structura ierarhic-functionala cuprinde, in cazul SCE, doua sectiuni: structura de conducere si functionala si structura operativa.

Structura de conducere si functionala este formata din organele de conducere ale SCE (adunarea generala a asociatilor sau actionarilor, consiliul de administratie, comitetul de directie, comitetul de audit intern) si compartimentele functionale care desfasoara activitati de interes general pentru intreprindere (societate): cercetare, planificare, resurse umane, contencios, administrativ, protectie, financiar-contabilitate s.a.

Structura operativa este formata din totalitatea compartimentelor si unitatilor operative prin care se realizeaza nemijlocit activitatea de baza a intreprinderii. La SCE, structura operativa cuprinde in primul rand compartimentele comerciale care se ocupa cu conceperea, promovarea, negocierea, contractarea, derularea si decontarea operatiunilor de export-import si cooperare economica internationala.

In functie de specificul SCE, compartimentele comerciale pot fi organizate dupa diferite criterii, cum ar fi: criteriul teritorial (piete caracteristice sau "relatii"), marfa, al tipului de operatiuni (export, import, cooperare, prestari servicii), sau prin combinarea a doua sau a tuturor acestor criterii.

Derularea operatiunilor de export-import implica din partea compartimentelor comerciale, mai mult ca in cazul altor firme, indeplinirea diferitelor atributii si pe linie financiar-contabila, cum ar fi: cunoasterea reglementarilor contabile, financiar-bancare si fiscale din tarile partenerilor si de pe plan international; intocmirea formelor de asigurare si de finantare a operatiunilor de export-import; intocmirea formelor pentru decontarea creantelor si angajamentelor externe si interne; intocmirea calculatiilor de pret si a celor referitoare la costul transportului si manipularilor, in lei si valuta, in vederea adoptarii solutiei optime; rezolvarea reclamatiilor partenerilor sau ale SCE pentru nerespectarea unor clauze contractuale s.a. Toate acestea implica, desigur, o colaborare continua si perfecta in toate problemele contabile, financiar-valutare si de rentabilitate cu serviciul financiar-contabilitate.

Celelalte structuri operative ale SCE cuprind, in functie de specificul activitatii: depozite si magazii pentru stocarea marfurilor comercializate pe cont propriu, agentii si filiale situate in tara, in alte localitati decat sediul SCE, subunitati in strainatate, sub forma sucursalelor, birourilor de reprezentare sau agentiilor, in cazul societatilor care realizeaza si actiuni de cooperare. Activitatea de reprezentare economica in strainatate se realizeaza prin intermediul unor delegati permanenti sau temporari, birouri tehnice sau comerciale, societati proprii sau cu participare straina, reprezentanti locali, alte forme proprii in functie de specificul pietelor si conditiile concrete din fiecare tara.

Sucursalele, birourile, agentiile, subunitatile din strainatate, precum si unitatile proprii de reprezentare economica si comerciala in strainatate nu au personalitate juridica.