Posibilitati de control in domeniul stocurilor

Posibilitati de control in domeniul stocurilor

Orice activitatea umana, pentru a fi eficienta, trebuie sa se desfasoare in baza unor reguli sau norme. In acelasi timp, existenta regulilor sau normelor impune exercitarea unui control asupra modului in care acestea sunt respectate.

"Intr-o maniera foarte simpla, controlul ar putea fi definit prin aprecierea conformitatii cu o norma, un standard, un model. Intr-o acceptiune mult mai larga, controlul reprezinta o activitate specific umana (ceea ce vrea sa insemne ca se desfasoara in mod constient si urmareste intotdeauna un scop), care consta in verificarea si analiza permanenta, periodica sau inopinata a unor procese, fenomene, operatii, informatii, rezultate dintr-un domeniu sau sector oarecare, in scopul preintampinarii si lichidarii eventualelor neajunsuri".

In economie coexista mai multe forme de control: control tehnic, control economic, control financiar, control al calitatii, control metrologic, control comercial, controlul economico-financiar. Fiecare forma de control este influentata de specificul domeniului in care actioneaza. Controlul se manifesta ca functie a managementului, fiind un atribut al conducerii firmei si in acelasi timp, este o activitate independenta. Controlul vizeaza maximizarea parametrilor ce se refera la rezultatele obtinute si la cresterea vitezei de realizare a lor. Situatia economica si financiara si evolutia unei firme este necesara atat conducerii agentilor economici si personalului acestora, cat si partenerilor de afaceri. In conditiile economiei de piata, rolul controlului economico-financiar a crescut si a capatat noi valente prin reevaluarea obiectului sau de activitate si al raspunderilor ce ii revin. In cadrul unitatii patrimoniale, controlul economico-financiar ia urmatoarele trei forme: control ierarhizat; control financiar preventiv; control gestionar.

1 Controlul gestionar al stocurilor

Controlul gestiunilor se refera la inventarierea bunurilor si la verificarea operatiunilor de primire, pastrare, conservare si eliberare a lor. Acest control este mult mai complex, cuprinzand toate problemele care se refera la activitatea economica si financiara a unei entitati patrimoniale, fiind un control de natura contabila sau o revizie contabila care urmareste in primul rand administrarea corecta a patrimoniului.

"La conturile de stocuri, controlul cenzorilor urmareste organizarea evidentei cantitative si valorice a stocurilor materiale, a miscarii lor, existenta fizica si evaluarea acestora, daca diferentele constatate intre datele din evidenta contabila si inventarul faptic sunt reflectate corect in evidenta contabila; modul de calcul al uzurii materialelor de natura obiectelor de inventar si inregistrarea acesteia in contabilitate; daca datele inscrise in bilantul contabil si anexele cu privire la stocurile de materiale sunt cele rezultate la inventariere si reflectate in contabilitate."

Pentru aprecierea calitatii receptiei stocurilor, organele de control economico-financiar trebuie sa aiba in vedere verificarea modului de constituire a comisiilor de receptie, modul de functionare al acestora si modul de valorificare a constatarilor si propunerilor comisiilor de receptie. Persoanele care sunt imputernicite sa faca parte din aceste comisii de receptie trebuie sa indeplineasca conditiile de competente necesare pentru identificarea bunurilor receptionate, stabilirea cantitatilor si aprecierea calitatii.

Modul in care se depoziteaza si se conserva stocurile poate fi controlat de organele controlului gestionar de fond sau alte organe interesate, precum si de conducerea unitatii S.C.ANTIBIOTICE S.A. urmarindu-se aspecte precum: modul de organizare a magaziilor si depozitelor; inzestrarea tehnica a depozitelor cu mijloacele necesare transportului si manipularii bunurilor, cu aparate de masura, control, rafturi; daca societatea a stabilit si daca gestionarii cunosc persoanele care au dreptul sa dispuna eliberarea bunurilor din gestiunile lor; daca unitatea utilizeaza limite minime si maxime de stocuri si daca gestionarii respecta obligatiile ce le revin in cazul depasirii acestora; daca bunurile din gestiune sunt etichetate si daca in unitatea patrimoniala se face in mod curent instructajul gestionarilor.  

S.C.ANTIBIOTICE S.A. detine pentru stocurile care le produce si le comercializeaza numai depozite inchise, pentru a le proteja atat de factorii climatici: umiditatea atmosferei, temperatura atmosferica, impuritatea atmosferica etc., dar si de persoane din afara societatii rau intentionate.

Inventarierea presupune desfasurarea unui complex de operatiuni structurate intr-o succesiune logica in urmatoarele trei etape:

Pregatirea inventarierii - inainte de inceperea inventarierii propriu-zise, comisia de inventariere desemnata trebuie sa adopte masuri organizatorice specifice, dintre care cele mai importante privesc sigilarea spatiilor gestiunii, luarea unei declaratii scrise de la gestionar, vizarea documentelor de evidenta operativa la nivelul ultimei inregistrari, verificarea aparatelor de masura si control, ridicarea numerarului nedepus la casierie si a documentelor nepredate la contabilitate. In vederea realizarii inventarierii, bunurile se aseaza si se grupeaza pe sortimente, articole, simboluri, dimensiuni etc, astfel incat sa se usureze identificarea si constatarea lor faptica.

Inventarierea propriu-zisa la stocurile de materii prime, materiale consumabile, semifabricate, materiale de natura obiectelor de inventar se face pe locuri de depozitare si pe gestiuni. In listele de inventariere intocmite pe feluri de valori se vor inscrie nu numai denumirea si numarul de cod, ci si eventuali indici calitativi (concentratie, umiditate etc.).

"In cazul unor bunuri cu caracteristice specifice (cum sunt lichidele din butoaie, produsele depozitate in vrac, fierul-beton etc.), determinarea cantitatilor se poate face pe baza unor calcule tehnice, avandu-se in vedere volumul acestora si greutatea lor specifica. La lichidele a caror cantitate efectiva nu se poate stabili prin transvazare si masurare este obligatorie verificarea continutului vaselor prin scoaterea de probe, iar compozitia, densitatea sau alte caracteristici ale lichidelor se constata fie organoleptic, fie prin masurare sau probe de laborator, dupa caz. Bunurile aflate asupra angajatilor si materialele de natura obiectelor de inventar se inventariaza si se inscriu in liste de inventar separate in care se mentioneaza persoanele care raspund de integritatea lor."

Pentru bunurile degradate sau depreciate comisiile de inventariere au obligatia sa intocmeasca si sa anexeze la listele de inventariere procesele-verbale de constatare din care sa rezulte cauzele nefolosirii, gradul degradarii, factorii care au determinat situatia respectiva si eventualele persoane vinovate.

In consecinta, constatarile care trebuie trecute pe liste de inventariere separate sunt urmatoarele: fiecare loc de depozitare; fiecare gestiune apartinatoare unitatii patrimoniale; fiecare categorie de stocuri din cadrul gestiunilor (in concordanta cu conturile contabile); stocurile aflate asupra angajatilor in momentul inventarierii; stocurile care apartin altor unitati; stocurile necorespunzatoare din punct de vedere cantitativ si calitativ; stocuri fara miscare, cu miscare lenta sau greu vandabile.

Produsele finite si cele reziduale aflate in depozitele unitatii se inventariaza dupa aceleasi reguli si in aceleasi conditii ca si stocurile de valori materiale. In schimb prezinta particularitati inventarierea productiei in curs de executie, respectiv a bunurilor aflate in curs de realizare la locurile de munca pe masini, instalatii, dar si acele produse sau semifabricate care desi au fost terminate nu au trecut toate probele de control tehnic. Ca regula generala, inventarierea productiei in curs de executie trebuie precedata de unele operatiuni care se realizeaza in sectiile de productie, dar pe care comisia de inventariere trebuie sa le supravegheze direct. Operatiunea propriu-zisa de inventariere a productiei in curs de executie consta in determinarea efectiva a stocurilor faptice si evaluarea lor. In documentele de inventariere comisia are obligatia sa precizeze modul de determinare a cantitatilor inventariate, calculele efectuate si detalii despre evaluarea respectivelor cantitati.

Stabilirea rezultatelor inventarierii si inregistrarea lor in contabilitate

Dupa terminarea lucrarilor de inventariere pe fiecare pagina a listelor se calculeaza totalul indicilor naturali (respectiv cantitatile, chiar daca acestea sunt exprimate in unitati de masura diferite), precum si totalul valorilor, dupa care comisia intocmeste o recapitulatie a listelor de inventariere. Inaintea de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatii tuturor calculelor, evaluarilor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta operativa. Eventualele erori identificate cu acest prilej trebuie corectate inainte de stabilirea rezultatului final.

Ca masura asiguratorie, pe ultima fila a listelor de inventariere gestionarul va mentiona ca toate cantitatile au fost stabilite in prezenta sa, ca bunurile respective se afla in pastrarea si raspunderea lui, ca nu mai are bunuri care nu au fost inventariate, precum si daca are sau nu are obiectii in legatura cu preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura utilizate, ori in legatura cu unele bunuri ramase neinventariate (netrecute in liste),.

Dupa indeplinirea acestor formalitati, documentele se predau apoi la compartimentul contabilitate care confrunta valoarea totala a inventarului faptic cu ultimul raport de gestiune, verifica corecta determinare a valorii deprecierilor constatate. In continuare, conducatorul compartimentului financiar-contabil, impreuna cu compartimentul juridic analizeaza listele de inventariere, procesele-verbale ce cuprind cauzele deteriorarii si degradarii bunurilor si persoanele vinovate, precum si procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, iar in final avizeaza propunerile facute de catre comisia de inventariere. Pe aceasta baza, conducatorul unitatii decide asupra masurilor de solutionare a propunerilor facute.

La stabilirea valorii debitului, in cazurile in care lipsurile din gestiune nu sunt infractiuni, trebuie sa se aiba in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, insa numai daca sunt indeplinite urmatoarele conditii: sa existe riscul de confuzie intre sortimentele aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: desen, culoare, ambalaj, dimensiuni etc; diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune dar si aceeasi gestiune. Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorate vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea bunurilor.

Pentru efectuarea corecta si unitara a calculelor, in operatiile de compensare a minusurilor cu plusurile de inventar, trebuie respectate trei reguli de baza, astfel: in operatiunile de compensare trebuie sa se ajunga mai intai la o egalitate cantitativa a plusurilor si minusurilor, iar acest lucru se realizeaza prin eliminarea din calcul a cantitatilor care depasesc egalitatea, incepand cu sortimentele ce au preturile unitare cele mai mici; adica, sortimentele se introduc in calculele de compensare in ordinea descrescatoare a preturilor sau valorilor unitare; diferentele valorice (pentru cantitati egale de plusuri si minusuri intrate in compensare) se stabilesc in functie de totalul valorilor plus si totalul valorilor minus si nu pe sorturi sau grupe de sorturi imperecheate dupa libera vointa; din calculele de compensare, unitatile patrimoniale nu pot si nu trebuie sa iasa prejudiciate. Asta inseamna ca orice diferenta negativa, va fi recuperata obligatoriu de la cei vinovati. Respectarea acestui principiu elementar are o mare insemnatate pentru protejarea patrimoniului public si privat si priveste in egala masura pe cei ce efectueaza calculele de compensare, dar si pe cei abilitati cu aprobarea lor.

Efectuarea propriu-zisa a operatiunilor si calculelor de compensare genereaza patru cazuri (situatii), care se rezolva in mod diferit: cand plusurile sunt mai mari, atat cantitativ, cat si valoric decat lipsurile de inventar, in urma calculelor de compensare va rezulta un plus cantitativ si o diferenta valorica in plus, care se inregistreaza in contabilitate ca atare; in aceasta situatie, unitatea nu sufera un prejudiciu efectiv, deci, nu poate fi vorba de imputarea unor sume gestionarului sau gestionarilor; cand plusurile depasesc din punct de vedere cantitativ minusurile, dar cantitatile intrate in compensare au o valoare mai mica, cantitatile necompensate se vor inregistra ca plusuri, iar diferenta valorica in minus se imputa gestionarului; cand plusurile sunt din punct de vedere cantitativ mai mici decat minusurile, dar cantitatile intrate in compensare au o valoare mai mare decat cea a minusurilor, cantitatile necompensate se imputa obligatoriu gestionarului, iar diferenta valorica se inregistreaza ca plus; cand plusurile sunt mai mici decat minusurile, atat cantitativ, cat si valoric, se vor imputa gestionarului atat cantitatile ramase necompensate, dar si diferenta valorica negativa.

Pierderile materiale care se produc la anumite categorii de bunuri, in operatiunile de transport, depozitare si desfacere, ca urmare a evaporarii, volatizarii, scurgerii, pulverizarii, imbibarii, faramitarii, spargerii sau altor cauze asemanatoare sunt considerate perisabilitati. In masura in care aceste pierderi se produc in limita normelor legale, se considera ca fiind perisabilitati normale si care nu se datoreaza neglijentei, relei credinte, accidentelor sau altor cauze de forte majore.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal privind rezultatele inventarierii se prezinta, in termen de trei zile de la incheierea operatiunilor, administratorului societatii. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al compartimentului juridic, va decide (in termen de cel mult cinci zile) asupra modului de solutionare a propunerilor facute de catre comisia de inventariere, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.

2 Auditul stocurilor

Auditul stocurilor are in vedere metodele de evidenta utilizate, atat in contabilitatea financiara cat si in contabilitatea de gestiune, regulile de evaluare pentru diferitele momente ale miscarii si gestiunii stocurilor (la cost de achizitie, la cost de productie, la valoarea de inventar, la pretul pietei, la valoarea de iesire din patrimoniu etc.) si se vor urmari diferentele de pret la produsele finite si la semifabricate. Unele lucrari de verificare sau de expertiza pot necesita o analiza a variatiilor stocurilor si a influentei acestora asupra patrimoniului si rezultatelor, precum si o analiza a modului de respectare a principiilor de separare a exercitiilor (in sensul ca ultimele receptii din luna sau an sunt incluse stocuri, chiar daca sunt contabilizate in primele zile din perioada urmatoare; la fel si pentru iesiri). Formeaza un obiectiv distinct al expertizei contabile modul in care intreprinderea asigura inventarierea periodica a stocurilor, stabilirea, regularizarea, inregistrarea si imputarea diferentelor de inventar.

Auditorul verifica daca toate sumele sunt incluse in situatiile financiare si corespund cu evidentele contabile. Aceste stocuri regasite in activul bilantier trebuie sa existe si fizic (existenta). Se verifica daca stocurile au fost inregistrate in perioada contabila corecta (independenta exercitiilor). Stocurile cu o miscare lenta sau fara miscare au fost corect evaluate, la valoarea neta realizabila (evaluare).

Pentru sintetizarea informatiilor auditorul va intocmi un tabel care sa prezinte categoriile diferite de stocuri care sunt clasificate in functie de tip, dupa caz, cu cifre comparative, acest tabel fiind important ca baza de revizuire a stocurilor.

"Testele de control i-au permis auditorului sa observe analiza variatiilor fata de planul de productie cu explicatii aferente, verificarea periodica a conditiilor de depozitare, modul cum sunt stocurile pastrate in locatii sigure, precum si persoane gestionare autorizate care raspund de securitatea lor."[3]

Indicatorii specifici cu privire la stocuri, viteza de rotatie ii permit auditorului sa constate eventualele discrepante in fluctuatiile lunare si anuale fata de perioadele precedente.

Evaluarea stocurilor are ca obiective si concluzii asupra urmatoarelor elemente: examinarea facturilor emise de furnizori pentru stocurile achizitionate; examinarea modului de determinare a costului in cazul produselor fabricate, precum si a tratamentului variatiilor costului efectiv fata de costul standard; modul de determinare a costului la iesirea lor din productie: FIFO, CMP, costul standard; aplicarea principiului general de prezentare a stocurilor in bilant; verificarea valorii contabile de intrare (facturi de cumparari, calculatia costurilor prestabilite si postcalcul).Testele de detaliu i-au permis auditorului sa constate daca intrarile si iesirile de stocuri au fost corect contabilizate si evaluate in bilant. De asemenea, stocurile aflate la terti si cele primite de la terti au fost excluse din situatiile financiare si compararea evidentelor contabile cu reflectarea lor in activul bilantier.

Auditorul solicita conducerii unitatii patrimoniale situatia valorica a stocurilor si productiei in curs de executie, ajustarile de provizioane constituite pentru deprecierea acestora intocmite la data inchiderii exercitiului sau la o data cat mai apropiata.