STUDIU DE CAZ - Sistemul de conturi folosit pentru contabilitatea stocurilor de produse si marfuri

STUDIU DE CAZ

Sistemul de conturi folosit pentru contabilitatea stocurilor de produse si marfuri

Evidenta constituirii si miscarii stocurilor de produse si marfuri la SC Iris Company SA se realizeaza prin conturi ce formeaza continutul clasei a-3-a din Planul General de conturi, denumita "Conturi de stocuri si productie in curs de executie". In categoria stocurilor de produse si marfuri se includ: semifabricatele, produsele finite produsele reziduale si marfurile.

Pentru evidentierea produselor se utilizeaza urmatoarele conturi:

341 "Semifabricate"

345 "Produse finite"

346 "Produse reziduale"

348 "Diferente de pret la produse"

394 "Provizioane pentru deprecierea produselor".

La SC Iris Company SA marfurile sunt inregistrate in contabilitate, fie la costul de achizitie, fie la pretul de vanzare cu ridicata sau cu amanuntul. Atunci cand marfurile sunt inregistrate in contabilitate la pretul de vanzare cu ridicata sau cu amanuntul alaturi de contul 371 "Marfuri", se mai foloseste si contul 378 "Diferente de pret la marfuri". Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta adaosului comercial (marja comerciantului) aferent marfurilor din unitatile comerciale. Contul 378 "Diferente de pret la marfuri" este un cont rectificativ al valorii de inregistrare a marfurilor.

In creditul contului se inregistreaza valoarea adaosului comercial aferent marfurilor intrate in gestiune (371).

In debitul contului se inregistreaza valoarea adaosului comercial aferent marfurilor iesite din gestiune (371).

Soldul contului reprezinta valoarea adaosului comercial aferent marfurilor existente in stoc la sfarsitul perioadei.

Evidenta provizioanelor pentru deprecierea marfurilor se tine cu ajutorul contului de pasiv 397 "Provizioane pentru deprecierea marfurilor".

In creditul contului se inregistreaza valoarea provizioanelor pentru deprecierea stocurilor de marfuri constituite sau suplimentate (6814).

In debitul contului se inregistreaza sumele reprezentand diminuarea sau anularea provizioanelor (7814).

Soldul contului reprezinta valoarea provizioanelor pentru deprecierea marfurilor constituite la sfarsitul perioadei.

Fluxurile contabile curente privind stocurile de marfuri sunt puternic influentate de trei factori:

a) de metodele de contabilitate sintetica a stocurilor de marfuri (inventar permanent sau intermitent);

b) metodele de contabilitate analitica a stocurilor de marfuri (metoda cantitativ valorica specifica comertului cu ridicata si metoda global valorica specifica comertului cu amanuntul);

c) principiul necompensarii cheltuielilor cu veniturile, potrivit caruia costul de achizitie al marfurilor trebuie sa afecteze cheltuielile curente de exploatare precum si pretul net de vanzare al marfurilor, respectiv fara TVA, care trebuie sa afecteze veniturile din exploatare.

Aceste cheltuieli se contabilizeaza cu ajutorul contului 607 "Cheltuieli privind marfurile". In debitul contului se inregistreaza:

valoarea marfurilor vandute, constatate lipsa la inventariere, depreciata ireversibil (371);

valoarea marfurilor aflate la terti pentru care au fost emise documentele de vanzare sau constatare lipsa la inventar (357).

Conturile din clasa 6 "Conturi de cheltuieli" sunt conturi cu functiune de activ si pot fi creditate in cursul perioadei, pentru operatiile in participatie, cu sumele transmise pe baza de decont. La sfarsitul perioadei soldul acestor conturi se transfera asupra contului de profit si pierdere (121).

Venitul net din vanzarea marfurilor se contabilizeaza cu ajutorul contului 707 "Venituri din vanzarea marfurilor". In creditul contului se inregistreaza:

pretul de vanzare al marfurilor, vandute clientilor (401);

pretul de vanzare al marfurilor, pentru care nu sau intocmit facturi (418);

sumele incasate in numerar din vanzarea marfurilor (5311).

Conturile din clasa 7 "Conturi de venituri" pot fi debitate, in cursul perioadei, cu venituri realizate din operatiuni de participatie transferate coparticipantilor. La sfarsitul perioadei soldul acestor conturi se transfera asupra contului de profit si pierdere (121).

Purtatorii de informatii privind gestiunea stocurilor

In cadrul SC Iris Company SA, stocurile ocazioneaza numeroase operatii, care, dupa continutul lor pot fi grupate in operatii de aprovizionare si depozitare, operatii de eliberare din depozite, operatii legate de procedeul de desfacere si operatii ce privesc inventarierea.

Realizarea unui control asupra existentei si miscarii stocurilor impune consemnarea riguroasa pe purtatorii de informatii, care se grupeaza in functie de natura operatiei patrimoniale care o reflecta in:

documente primare sau centralizatoare de evidenta a intrarilor de stocuri;

documente contabile de evidenta a stocurilor;

documente primare sau centralizatoare de evidenta a iesirilor de stocuri.

Informatiile contabile trebuie sa poata fi verificate, de unde obligatia de a justifica inregistrarile. In codul de comert se stipuleaza ca "orice inregistrare contabila precizeaza originea, continutul si imputarea fiecarei date ca si referintele piesei justificative care o sprijina".

Conform reglementarilor contabile romanesti, "documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat, aprobat, ori inregistrat in contabilitate, dupa caz".

Intrarea stocurilor in gestiunea unitatii patrimoniale este rezultatul aprovizionarii de la furnizori sau  obtinerii din productie proprie.

In vederea indeplinirii obiectivelor prevazute in programul de aprovizionare, intreprinderea emite comenzi catre furnizorii de materii prime si materiale si marfuri iar pe baza acestora se incheie contracte economice. Aceste contracte pot fi inlocuit, uneori, prin comanda confirmata.

Serviciul de aprovizionare organizeaza o evidenta operativa pentru a urmari modul in care sunt realizate contractele de aprovizionare, care cuprinde: registrul de comenzi si fisa de urmarire a executarii comenzilor. In aceste evidente se inscriu comenzile emise catre furnizori, termenele de livrare stabilite de comun acord cu acestia, data la care a fost executata comanda, se fac mentiuni privind revenirile pentru urgentarea comenzii, penalizarile datorate pentru nerespectarea conditiilor contractuale, etc.

In situatia executarii comenzii si a contractului de aprovizionare, intreprinderea cumparatoare primeste de la furnizor avizul de insotire si/sau factura.

Avizul de insotire a marfii se emite la livrarea stocurilor de catre compartimentul vanzari si serveste ca document pentru eliberarea si scaderea din depozit a stocurilor, ca document de insotire a bunurilor pe timpul transportului, ca document pentru intocmirea facturii si document de incarcare a gestiunii primitorului.

Factura reprezinta documentul pe baza caruia se completeaza instrumentul de decontare a marfurilor livrate, a lucrarilor executate si a serviciilor prestate si care insoteste marfa pe timpul transportului. De asemenea, pe baza facturii, cumparatorul isi inregistreaza produsele in gestiune si se fac inregistrari in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Atunci cand unitatile patrimoniale intocmesc factura in momentul livrarii bunurilor, acestea nu vor mai emite avizul de insotire a marfii, decat pentru bunurile trimise la terti, in custodie sau spre prelucrare. Factura se intocmeste in trei exemplare la livrarea marfurilor, executarea lucrarilor si prestarea serviciilor de compartimentul desfacere sau alt compartiment stabilit pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altui document care atesta executarea lucrarilor si executarea serviciilor.

Fluxul informational al facturii este prezentat in figura nr.3.2.1

Receptia reprezinta operatia de luare in primire a valorilor materiale aprovizionate. Orice bun care intra in unitate trebuie supus unor operatiuni riguroase de receptie cantitativa si calitativa efectuate de comisii special constituite. Aceste comisii pot avea un caracter permanent sau pot fi desemnate pentru fiecare caz in parte.

Lucrarile de receptionare se refera la:

receptia transportului efectuata de delegatul serviciului aprovizionare al intreprinderii cumparatoare, constand in verificarea starii ambalajelor. Pentru lipsurile constatate se intocmeste un proces verbal de constatare, care se semneaza de delegatul organizatiei de transport si de cel al intreprinderii destinatare;

receptia cantitativa efectuata de magazionerul care preia in gestiune materialele sosite, confruntandu-le cu datele din comanda, din avizul de insotire sau din factura primite de la furnizor;

receptia calitativa efectuata de catre un specialist prin analize de laborator pentru anumite materiale, rezultatul consemnandu-se intr-un buletin de analiza.

Iesirile de stocuri din gestiunea unitatii patrimoniale sunt determinate de vanzarile in afara si de eliberarile pentru consumul productiv. Pentru iesirile in afara unitatii patrimoniale se folosesc avizul de insotire a marfii si factura, care au semnificatiile aratate anterior, dar si dispozitia de livrare

Evidenta operativa a stocurilor se organizeaza acolo unde se produc faptele si operatiile efectuate, inregistrandu-se in momentul infaptuirii acestora.

In principiu, purtatorii primari de informatii se intocmesc la locul de munca in cadrul caruia se produce operatia sau participa la infaptuirea ei. Dupa completare, purtatorii primari de informatii sunt supusi operatiilor de prelucrare. Ea consta in sortarea documentelor pe operatii, exprimarea in etalon monetar a marimii operatiilor economice si financiare daca este cazul, cumularea mai multor documente justificative si obtinerea pe aceasta cale a documentelor centralizatoare, verificarea de forma, aritmetica si de fond (legalitatea, realitatea oportunitatea, necesitatea si economicitatea operatiilor consemnate in document), iar in final inregistrarea in contabilitate.

Operatiuni privind intrarile si iesirile de produse care au avut loc la SC Iris Company SA

Produsele au o pondere importanta in totalul mijloacelor circulante din cadrul SC IRIS COMPAY SA, societate care produce si comercializeaza produse de morarit si panificatie.

Contabilitatea sintetica a produselor se realizeaza cu ajutorul conturilor:

341 - "Semifabricate"

345 - "Produse finite"

"Produse reziduale"

348 - "Diferente de pret la produse"

Principalele corespondente intre conturi, determinate de operatiile de intrare si iesire a stocurilor de produse difera in functie de metoda de contabilitate sintetica folosita si de pretul de inregistrare folosit. La SC Iris Company SA se foloseste metoda inventarului permanent si costul de productie sau achizitie.