STUDIUL DE CAZ - MONOGRAFIE CONTABILA PRIVINT DECONTARILE SALARIALE SI SOCIALE LA COMPANIA NATIONALA POSTA ROMANA S.A.

STUDIUL DE CAZ

MONOGRAFIE CONTABILA PRIVINT DECONTARILE SALARIALE SI SOCIALE LA COMPANIA NATIONALA POSTA ROMANA S.A.

1. OPERATIUNI INREGISTRATE IN CONTABILITATE PRIVIND DECONTARI CU PERSONALUL SI OPERATIUNI ASIMILATE

1.1. OPERATIUNI INREGISTRATE PRIVIND REMUNERATIILE DATORATE PERSONALULUI

Salariul in functie de componentele sale este de doua feluri : brut si net.

Salariul brut este format din salariul de baza pentru timpul efectiv lucrat la care se adauga alte drepturi de personal cum sunt : indemnizatiile pentru concediile de odihna, premiile si orice alte stimulente, indemnizatiile pentru asigurarile sociale precum si compensarile si indexarile primite potrivit legii. Salariul brut impozabil este determinat cu o serie de retineri cum sunt : impozitul pe salarii, contributiile salariatiilor la pensia suplimentara si la fondul de somaj, retinerile in favoarea tertilor de chirii, rate, opriri, retinerea avansurilor acordate si a altor retineri formeaza salariul net.

Toate aceste elemente se determina in statul de salariu, intocmit la sfarsitul fiecarei luni. Pentru titularul de patrimoniu salariul brut impozabil reprezinta o cheltuiala de exploatare si in acelasi timp o obligatie de plata fata de angajati, un sistem care cuprinde urmatoarele conturi sintetice de gradul I :

421 - "Personal remuneratiile personalului"

425 - "Avansuri acordate personalului" si alte conturi de obligatii si de disponibilitati banesti.

Contul 641 - "Cheltuielile cu remuneratiile personalului" evidentiaza salariile brute pe baza "statelor de salarii" este de activ. Acest cont se debiteaza prin creditul contului 421, iar la finele anului prin contul 428.1 pentru sumele calculate global, aferente concediilor de odihna neefectuate in anul care se incheie si cu premiile cuvenite personalului din fondul de salarii, care se vor deconta in urmatorul an.

Contul 641 nu are analitice, dar in contabilitatea financiara se pot evidentia distinct salariile pe diferite activitati : industriale, comerciale, etc. Acest cont se incheie lunar cu contul 121 - "Profit si pierderi".

Contul 425 - "Avansuri acordate personalului" inregistreaza sumele platite ca avansuri din salarii si eventual ajutor la chenzina I, pe baza "listelor avans chenzinal", fiind un cont de activ. Debitarea acestui cont se face prin creditul conturilor de mijloace banesti, iar creditarea este realizata la finele fiecarei luni cu sumele retinute pe "statele de salarii" sau "state de ajutoare" prin debitul contului 421 - "Personal remuneratii datorate" sau 423 - "Personal ajutoare datorate".

Contul 425 poate avea 2 analitice globale, in cazul incare se platesc si ajutoare in fondul de asigurari sociale (sumele se platesc de obicei la finele lunii, dar in situatii deosebite se pot achita ajutoare si in cursul lunii curente).

Contul 421 - "Personal remuneratii datorate" este un cont de pasiv care evidentiaza obligatiile din salarii privind personalul, inclusiv retinerile din acestea si acordarea lor avand la baza "statele de salarii". Creditarea contului 421 se realizeaza lunar, prin debitul contului 641 remuneratiile personalului pentru luna respectiva si prin debitul contului 4281 pentru indemnizatiile pentru concediu de odihna si premii care privesc anul precedent.

In debitul contului 421 se inregistreaza retinerile din salarii prin creditul diferitelor conturi, in raport de natura retinerilor astfel : contributia salariului la pensia suplimentara (contul 431******); contributia salariului la fondul de somaj (contul 437.2), contributia salariului la fondul de sanatate (contul 4311.03), avansurile acordate personalului la chenzina I (contul 425), retineri datorate tertilor (rate pentru marfuri, chirii, etc),(contul 427), retineri de debite datorate unitatii, pagubele produse, vanzari de bunuri salariatilor ( contul 4******).

Platile de salarii la chenzina a II-a prin creditul contului de mijloace banesti, de regula, 5311 si/sau 5121;

Sumele neachitate salariatilor la chenzina a II-a in cele trei zile prin creditul contului 426.

Contul 421 are la finele lunilor sold creditor care reprezinta restul de plata aferent chenzinei a II-a cuvenita respectivei luni. Acest cont nu are analitice, ele fiind suplinite prin "statele de salarii" intocmite de compartimente si de "fisa individuala de evidenta a salariilor".

Contul 426 - "Dreptul de personal neridicate"(la termen) este un cont de pasiv care evidentiaza salariile si alte drepturi de personal (premii, ajutoare) neachitate in termen de trei zile, ca urmare a neprezentarii salariatilor la momentul platii. Acest cont se crediteaza cu sumele neachitate, pe baza "statului de palata" si a "listelor borderou de sume platite" prin debitul conturilor 421, 423, 424, 425.

Sumele neachitate se depun la banca si ulterior, pe baza solicitarii scrise a fiecarui beneficiar se ridica si se achita acestora, debitandu-se contul 426 si creditandu-se contul 531 "casa in lei".

Contul 426 poate avea sold creditor care reprezinta sumele de platit neridicate la termen. La acest cont se tin analiticele valorice pentru fiecare beneficiar, in care se mentioneaza si provenienta fiecarei sume in parte.

1. OPERATIUNI INREGISTRATE PRIVIND AJUTOARELE MATERIALE ACORDATE SALARIATILOR

In afara salaiatilor ca drepturi cuvenite angajatilor pentru munca prestata, acestia mai beneficiaza si de alte drepturi prevazute de lage, cum sunt : indemnizatii pentru plata concediilor medicale, prevenirea imbolnavirii lor si refacerea sanatatii ; pentru incapacitate temporara de munca provocata de accidente in timpul serviciului ; indemnizatii pentru boli profesionale ; indemnizatii pentru sarcina ; pentru ingrijirea copiilor pana la varsta de 2 ani ; indemnizatiile pentru plata concediului legal de odihna ; stimulente si premii.

Aceste drepturi de personal sunt suportate atat de intreprindere din fondul de salarii, cat si din bugetul asigurarilor sociale.

Pentru reflectarea contabila a operatiilor economice privind ajutoarele materiale sunt utilizate urmatoarele conturi sintetice de gradul I :

421 - "Personal - remuneratii datorate"

423 - "Personal - ajutoare materiale si protectie sociala".

Contul 423 este un cont de pasiv care crediteaza cu ajutoarele care se vor plati de unitate din contributia acesteia la asigurarile sociale prin debitul contului 4311.01. Debitarea se face cu retinerile prezentate anterior la contul 421, precum si cu sumele achitate ca ajutoare prin creditul contului 531.1. Daca in termen de trei zile nu au fost achitate ajutoarele sumele se inregistreaza in debitul contului 423 si in creditul contului 426, urmand aceeasi procedura ca si in cazul salariilor neridicate in termen.

Contul 423 poate avea sold creditor pana la termenul de plata a chenzinei a II-a si nu prezinta analitice, suplimente prin "listele de plata" sau "statul de plata", documente aferente salariilor si ajutoarelor.

1.3. OPERATIUNI INREGISTRATE PRIVIND PATICIPAREA PERSONALULUI LA PROFIT

Pentru evidenta stimulentelor datorate personalului din profitul obtinut, cat si in profitul anual se utilizeaza contul 424 "Participarea personalului la profit". Este un cont de pasiv in creditul caruia se inregistreaza sumele repartizate ca stimulente personale din fondul de participare la profit. Se debiteaza cu sumele neridicate de personal din fondul de participare la profit si cu impozitul datorat din sumele cuvenite personalului din fondul de participare la profit. Soldul creditor al acestui cont reprezinta sumele datorate salariatilor din profit.

1.4. OPERATIUNI INREGISTRATE PRIVIND RETINERILE DIN REMUNERATIILE SI ALTE DATORII SI CREANTE IN LEGATURA CU PERSONALUL

Contabilitatea retinerilor din remuneratii se tine cu ajutorul contului 427 - "Retineri din remuneratii datorate tertilor) ; este un cont de pasiv si se crediteaza cu sumele retinute se salariati pe baza statelor de plata lunar, in principal, prin debitul contului 421, iar daca nu sunt suficiente sumele in contul respectiv, diferentele se retin si prin debitul contului 423 si 424, cu conditia sa se asigure salariatului o suma rezonabila pentru intretinere, daca acesta a fost mult timp in concediu de boala. Contul 427 se debiteaza cu sumele achitate tertilor, prin creditul conturilor de mijloace banesti, de regula, prin banca, pe baza ordinelor de plata, dar si prin casierie conform "Listelor de plata", atunci cand beneficiarii sumelor au solicitat acest lucru, cum ar fi de exemplu : pensiile suplimentare, alte despagubiri etc. Contul 427 are analitice valorice pe fiecare beneficiar de sume retinute : unitati comerciale, unitati bancare care au acordat credite salariatilor unitatii locative, etc.

Contul 427 are la finele lunilor sold creditor, care trebuie lichidat la momentul platii chenzinei a II-a cand trebuie depuse la banca "Ordinele de plata" aferente datoriilor.

Daca la inchiderea exercitiului financiar se constata ca exista obligatii fata de personalul societatii pentru care nu s-a intocmit statul de plata, din care trebuie inregistrate in cheltuielile exercitiului curent, se utilizeaza contul 428 - Alte datorii si creante in legatura cu personalul.

De asemenea, daca se constata ca la inchiderea exercitiului unitatea are creante fata de personal sau care trebuie reflectate la veniturile exercitiului.

4282 - "Alte creante in legatura cu personalul".

Se crediteaza cu :

• Sumele datorate salariatilor pentru care nu s-au intocmit state de plata, aferente exercitiului care urmeaza sa se inchida prin debitul contului 641.
• Sumele datorate personalului, aferente exercitiului incheiat, pentru care nu au fost intocmite acte reprezentand drepturi din asigurari sociale sau de somaj ethnic prin debitul contului 438.

Se debiteaza cu :

• Sumele reprezentand creantele unitatii fata de personalul sau pentru chiriile datorate de acestia si care reprezinta venit al exercitiului care se incheie prin creditul contului 706.
• Sumele reprezentand creantele unitatii fata de personalul sau pentru salarii, concedii de odihna, sporuri sau adaosuri acordate acestora si necuvenite si care trebuie trecute la veniturile exercitiului ce se incheie prin creditul contului 758.
• Sumele constatate la sfarsitul exercitiului ca fiind achitate in plus salariatilor, fata de reglementarile in vigoare, reprezentand ajutoarele materiale, prin creditul contului438.
• Cu sumele achitate personalului, evidentiate anterior la acest cont, ca obligatii, fata de acestia, prin creditul contului 531.

Soldul creditor reflecta sumele datorate la sfarsitul exercitiului, de catre unitate, personalului sau. Saoldul debitor reflecta creantele unitatii la sfarsitul exercitiului, fata de personalul sau.

2 OPERATIUNI, INREGISTRAREA IN CONTABILITATE PRIVIND DECONTAREA SIGURARILOR PROTECTIEI SOCIALE SI OPERATIUNILE ASIMILATE

1. OPERATIUNI ASIMILATE PRIVIND C.A.S.-UL, FONDUL DE SOMAJ SI FONDUL DE SANATATE.

In vederea constituirii fondurilor necesare pentru plata pensiilor, in caz de batranete, sau pentru protectia sociala in special al somerilor, contribuie atat intreprinderile ca personae juridice, cat si fiecare angajat in parte.

Contributie unitatii la formarea fondurilorde asigurari sociale de stat se calculeaza prin aplicarea unor cote procentuale deferentiate in functie de grupa de munca a angajatilor asupra castigului realizat, indifirent de grila de salarizare.

• 30% pentru venitul brut realizat de catre salariati (10.5% se retine angajatului si 20.8% se calculeaza societatii)

In cotele procentuale privind contributiile unitatii la asigurarile sociale este cuprinns si procentul de 5.2% afferent constituirii fondului special de sanatate.

Pentru reflectarea contabila a operatiilor privind calculul, retinerea si varsarea contributiilr se utilizeaza contul sintetic de gradul I 431, "Asigurari sociale" care desfasoara pe cont sintetic de gradul II 4311"Contributia unitatiila asigurarile sociale", care este un cont de pasiv in creditul caruia se inregistreaza contributia unitatii la asigurarile sociale. Se debiteaza cu sumele datorate fondului special pentru sanatate. Soldul creditor reprezinta sumele datorate la asigurarile sociale.

A. Contabilitatea unitatii la fondul de somaj.

Pentru protectia sociala a somerilor la nivelul Ministerului Muncii si Protectiei Sociale se constituie asemanator fondul de asigurari sociale, prin contributii ale intreprinderii si ale angajatilor.

Contributia inteprinderii la constituirea fondului pentru ajutor de somaj se realizeaza prin aplicarea unei cote de 0.5% asupra fondului de salarii brut realizate.

Contributia intreprinderii la constituirea fondului pentru ajutor de somaj constituie de exploatarea a acesteia.

Se utilizeaza contul sintetic de gradul I - 437 - "Ajutor de somaj", desfasurat pe contul sintetic de gradul II - 437.1. - "Contributia unitatii la fondul de somaj".

Este un cont de pasiv si se crediteaza cusumele datorate de unitate pentru constituirea fondului de somaj. Se debiteaza cu sumele virate pentru fondul de somaj.

B. Contabilitatea contributiei personalului la fondul de somaj se stabileste prin aplicarea cotei de 0.5% la sumele nete incasate drept salarii de baza incasate de catre salariatii incadrati cu cntract de munca si se retine din salariile acestora.

Contributia se vireaza odata cu lichidarea drepturilor salariale pentru luna expirata dar nu mai tarziu de 20 ale lunii in curs.

Contabilitatea decontarilor privind contributia personaluluii la fondul de somaj se realizeaza cu ajutorul contului 437.2 "Contributia personalului la fondul de somaj", care este un cont pasiv si se crediteaza cu sumele datorate de personal pentru constituirea fondului de somaj. Se debiteaza cu sumele virate sau platite reprezentand contributia personalului la constituirea fondului de somaj.

Soldul creditor reprezinta sumele datorate de salariati pentru constituirea fondului de somaj.

2 OPERATIUNI INREGISTRATE PRIVIND ALTE DATORII SI CREANTE SOCIALE:

Cand, la sfarsitul exercitiului unitatile patrimoniale constata ca s-au incheiat in avans anumite sume salariatilor, din fondul de asigurari si protectie sociala si in consecinta au drepturi fata de salariati si respectiv obligatii fata de acestia, pentru care nu s-au intocmit inca documente si care urmeaza a se achita in anul urmator in contul asigurarilor si protectie sociale se va utiliza contul 438 "Alte datorii si creante sociale".

De aceasta data se va reflecta creanta fata de bugetul asigurarilor sociale si obligatia fata de salariati.

Contul se dezvolta in doua conturi sintetice de gradul II:

• 4381 - "Alte datorii sociale"
• 4832 - " Alte creante sociale"

Este un cont bifunctional.

Se crediteaza cu:

• Sumele constatate la sfarsitul exercitiului, ca fiind achitate in plus angajatilor din fondurile de asigurari si care se datoreaza bugetului asigurarilor sociale, prin deficitul contului 428.
• Se debiteasa cu:
• Sumele virate in anul urmator asigurarilor sociale si reflectate in exercitiul precedent ca si datorii fata de Ministerul Muncii prin creditul contului 512;
• Sumele datorate salariatilor, aferente exercitiului incheiat, ce urmeaza a se achita in anul urmator din fondul de asigurari sociale ca somaj tehnic, prin creditul contului ********

Soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate de unitaitle patrimoniale bugetului asigurarilor sociale, iar soldul debitor reflecata sumele cuvenite salariatilor, ce urmeaza a se achita in contul asigurariloe si protectie sociale.

Aplicatiile privind contabilizarea operatiunilor de decontari cu personalul.

In luna curenta CN Posta Roamana SA efectueaza conform statelor de plata urmatoarele inregistrari:

A: operatii privind remuneratia personalului

1. In data de 25 martie se acorda personalului avansul (chenzina I), conform statelor de plata in valaoare totala de 97.150.000 lei;

"Avansuri acordate personalului" = 531 - "Casa"97.150.000 lei

2. La sfarsitul lunii martie pe baza centralizatoarelor statelor de plata se inregistreaza salariile brute in valoare totala de 200.844.165 lei si venituri brute cuvenite colaboratorilor in suma de 90.963.144.

641 - "Cheltuielile cu salariile personalului" = 421 - "Personal = renumeratii datorate" 200.844.165 lei

621 - " Cheltuieli cu colaboratorii" = 401 - "Furnizori" 90.963.144 lei.

3. Se inregistreaza, pe baza statelor de plata, ajutoare materiale datorate personalului in luna martie de 6.853.245 lei reprezentand concediile de boala si de maternitate:

4311 - "Contributia unitatii la = 423 "Personal - ajutoare materiale datorate" 6.853.245 lei

4. Se inregistreaza retinerile aferente salariilor astfel:

- avansuri acordate 68.500.000 lei - salariatilor cu carte de munca

28.650.000 lei - colaboratori cu conventie civila

- impozite pe salarii 6.38990 lei - carte de munca

21.755.300 lei - conventii civile

- contributia salariatilor la asigurarile

sociale (10.5%) 23.397.059 lei

- contributia personalului la fondul

de somaj (0.5%) 076.996 lei

- contributia slariatilor la fondul

de sanatate (5.5%) 14.538.838 lei - carte de munca

lei - conventii civile

- garantii materiale 8.820.000 lei

Personal - renumeratii datorate =% 123.715.883 lei

Avansuri acordate 425 68.500.000 lei

Impozite pe salarii si alete remuneratii 444 6.38990 lei

14.538.838 lei

23.397.059 lei

076.996 lei

8.820.000 lei

%

425 28.650.000 lei

4311.3 6.367.427 lei

444 21.755.301 lei

5. In 10 aprilie se achita salariile nete din incasari proprii:

421 Personal - remuneratii datorate 5311 77.128.282 lei

423 Personal - ajutoare materiale datorate 5311 6.853.245 lei

5121 34.190.419 lei

B. Operatii de decontari cu asigurarile si protectia sociala la CN POSTA ROMAN S.A.

1. Decontarea cu bugetul asigurarilor sociale a contributiei unitatii la asigurarile sociale

Contribtuia unitatii la asigurarile sociale intr-o luna aferenta salariilor

(200.488.680 lei X 20,8%)........... 46.774.009 lei

Cota de 5.2% alocata Fondului de sanatate

Pentru cei cu carti de munca

(200.488.680 lei X 5.2%)............. 14.059.092 lei

Pentru cei cu conventii civila

(90.963.144 lei X 5.2%).............. 6.367.420 lei

20.426.512 lei

Ajutoare materiale brute datorate...... 6.853.245 lei

Diferenta de plata la bugetul asigurarilor

(46.774.009 lei - 6.853.245 lei)............ 39.920.764 lei

6451 "Cheltuielile privind = 4311.1 "Contributia unitatii la contributia la asigurarile sociale" asigurarile sociale 39.920.764 lei

6451 " Cheltuielile privind = 4311.2 (Fond de sanatate 5.2%) contributia la asigurarile sociale 20.426.512 lei

Diferenta de plata se vireaza prin banca la data platii salariilor

5121 "Conturi la banci in lei" 39.920.764 lei

5121 20.426.512 lei

Decontarea cu directiile judetene penbtru munca si protectie sociala a contributiei la Fondul de somaj.

Exemplu cifric:

Contributia unitatilor la Fondul de somaj, afferent salariilor

(200.488.680 lei X 0.5%)............. 10.04208 lei

sumele achitate in contul contributiei 10.04208 lei

Revolvare:

Contributia unitatii la Fondul de somaj inregistrata la sfarsitul lunii

"Cheltuielile privind = 4371" "Contributia unitatii la contributia unitatii pentru ajutorul Fondului de somaj" 10.04208 lei

Achitarea sumei catre directiile judetene pentru munca si protectie sociala

4371 "Contributia unitaii la = 5121 "Conturi la banci inlei"

Fondul de somaj" 10.04208 lei

3. Se achita prin banca contributiile personalului la asigurarile sociale, somaj, Fondul de sanatate si impozitul retinut.

= 5121 - "Contul la banci in lei 96.801.184 lei

444 - "Impozitul pe salarii retinut" 28.138.291 lei

4311.3 - "Contributia personalului la Asiguraril sociale" 43.188.838 lei

4311.4 - "Contributia personalului la asigurarile sociale"(10.5%) 23.397.059 lei

4372 - " Contributia personalului la Fondul de somaj" (0.5%) 076.996 lei

CONCLUZII SI PROPUNERI

1 CONCLUZII PRIVIND ORGANIZAREA CONTABILITATII, DECONTARILOR SALARIALE SI SOCIALE LA SOCIETATE CN POSTA ROMANA SA

Din analiza modului de inregistarer a decontarilor cu personalul la CN Posta Romana SA, rezulta ca in cadrul compartimetelor financiar si contabil s-a organizat un sistem de evidenta analitica si sintetica conform prevederilor legislatiei in vigoare, respectiv :

Ø     Legea contabilitatii 82/1991

Ø     Legea privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale numarul 19/2000

Ø     Norme tehnice de aplicare a prevederilor legii 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale

Prin inregistrarea, incepand cu documentele primare, in respectiv statul de salarii, a datoriilor personalului si angajatorului fata de bugetul asigurarilor de stat, bugetul asigurarilor sociale, asigurarilor de sanatate in contabilitatea analitica si sintetica se reflecta o imagine fidela a cheltuielilor cu personalul, astfel putandu-se lua decizii privind cresterea productivitatii muncii.

Organizarea contabilitatii creantelor si datoriilor legale de personal prin utilizarea sistemului de calcul computerizat, se asigura un flux informational permanent si corect permitand luarea si implementarea rapida a deciziilor privind structura de personal necesara la un moment dat.

Prin stabilirea sarcinilor precise ale personalului in urma intocmirii fisei postului, precum si subordonarea ierarhica intre directori si compartimentele functionale, asa cum reiese din organigrama CN Posta Romana SA, se asigura un management in concordanta cu obiectivele societatii.

PROPUNERI DE IMBUNATATIRE

Pentru diagnosticarea rentabilitatii unei societati, la un moment dat, este necesara o circulatie rapida a informatiilor privind activitatea economica.

Fluidizarea informationala se poate asigura prin utilizarea celui mai performant sistem de calcul computerizat, de personal calificat si o organizare eficienta a contabilitatii analitice si sintetice a unei societati.

Organizare contabilitatii analitice si sintetice privind personalul poate propune intocmirea atat a documentelor primare cat si a evidentei legate de fiecare angajat pe sistem de calcul computerizat.

Pentru eficientizarea decontarilor legate de personal propun :

ü     Conectarea sistemului de calcul al societatii cu sistemele informatice de calcul ale societatilot bancare la care aceasta are conturi deschise ;

ü     Infiintarea sistemului de plata a drepturilor banesti ale salariatilor prin carduri de debit emise de societati bancare.

Prin introducerea celor doua metode enumerate mai sus, pentru decontarea fata de bugetul de stat, asigurari sociale si fata de personal se evita astfel folosirea metodelor clasice de plata, care necesita mai mult timp acordat intocmirii documentelor specifice (OP, CEC-uri de numerar, plati prin casieria societatii, asigurarea securitatii numerarului si a confidentialitatii salariilor).

BIBLIOGRAFIE

Ø     Legea 19/2000 privind sistemul public de pensii si alte drepturi de asigurari sociale, cu modificarile si completarile ulterioare.

Ø     Ordonanta guvernamentala 1074/17.12005 privind concediile si indemnuizatiile de asigurari sociale de sanatate.

Ø     Norme metodologice de aplicare a legii 343/2002 privind asigurarea pentru accidente de munca si boli profesionale, cu modificarile si completarile ulterioare.

Ø     Legea pentru aprobarea ordonantei de urgenta a Guvernului 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate.

Ø     Legea 76/2002 privind.........

Ø     Hotararea 1859/212005 pentru modificarea si completarea normelor metodologice de aplicare a legii 76/200

Ø     Ordin al ministului muncii, familei si protectiei sociale pentru modificarea si completarea procedurii privind declararea lunara de catre angajatori a evindetei numarul asiguratilor - 1454/august 2009.