Standardele controlului intern

Standardele controlului intern

Definirea controlului intern

Controlul intern reprezinta ansamblul politicilor si procedurilor concepute si implementate de catre managementul si personalul entitatii, in vederea furnizarii unei asigurari rezonabile pentru:

atingerea obiectivelor entitatii intr-un mod economic, eficient si eficace;

respectarea regulilor externe, a politicilor si regulilor managementului;

protejarea bunurilor si a informatiilor;

prevenirea si depistarea fraudelor si greselilor;

calitatea documentelor si a evidentei contabile si

producerea in timp util de informatii de incredere, referitoare la segmentul financiar si de management.

Alte definitii ale controlului intern:

-INTOSAI: "Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o asigurare rezonabila ca obiectivele managementului sunt indeplinite".

-Comitetul Entitatilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) - COSO: "Controlul intern este un proces implementat de managementul entitatii, care intentioneaza sa furnizeze o asigurare rezonabila cu privire la atingerea obiectivelor, grupate in urmatoarele categorii: eficacitatea si eficienta functionarii; fiabilitatea informatiilor financiare; respectarea legilor si regulamentelor".

-Institutul Canadian al Contabililor Autorizati - CoCo: "Controlul intern este ansamblul elementelor unei organizatii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura, structura si sarcinile) care, in mod colectiv, ii ajuta pe oameni sa realizeze obiectivele entitatii, grupate in trei categorii: eficacitatea si eficienta functionarii; fiabilitatea informatiei interne si externe; respectarea legilor, regulamentelor si politicilor interne".

O noua abordare a controlului intern

Acquis-ul comunitar in domeniul controlului intern este alcatuit, in mare masura, din principii generale de buna practica, acceptate pe plan international si in Uniunea Europeana.

Modalitatea in care aceste principii se transpun in sistemele de management/control intern este specifica fiecarei entitati, tinand cont de conditiile constitutionale, administrative, legislative, culturale etc.

In contextul principiilor generale de buna practica care compun acquis-ul comunitar, controlului i se asociaza o acceptiune mult mai larga, acesta fiind privit ca o functie manageriala, si nu ca o operatiune de verificare. Prin functia de control, managementul constata abaterile rezultatelor de la obiective, analizeaza cauzele care le-au determinat si dispune masurile corective sau preventive ce se impun.

Obiectivle controlului intern

Obiectivele entitatii pot fi grupate in trei categorii:

1) Eficacitatea si eficienta functionarii

Aceasta categorie cuprinde obiectivele legate de scopurile entitatii si de utilizarea eficienta a resurselor. De asemenea, tot aici sunt incluse si obiectivele privind protejarea resurselor entitatii, de utilizare inadecvata sau de pierderi, ca si identificarea si gestionarea pasivelor.

2) Fiabilitatea informatiilor interne si externe

Aceasta categorie include obiectivele legate de tinerea unei contabilitati adecvate, ca si de fiabilitatea informatiilor utilizate in entitate sau difuzate catre terti. De asemenea, in aceasta categorie sunt incluse si obiectivele privind protejarea documentelor impotriva a doua categorii de fraude: disimularea fraudei si distorsionarea rezultatelor.

3) Conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne

Aceasta categorie cuprinde obiective legate de asigurarea ca activitatile entitatii se desfasoara in conformitate cu obligatiile impuse de lege si de regulamente, precum si cu respectarea politicilor interne.

Obiectivele generale se descompun in obiective derivate, care, la randul lor, se descompun in obiective specifice (individuale), formand un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativa sau cantitativa, insa, in orice caz, trebuie definiti indicatori de rezultate, pe cat posibil comensurabili.

Operatini asociate obiectivelor

▪ Planificarea

Pentru a se realiza obiectivele, se desfasoara activitati adecvate, carora este necesar sa li se aloce resurse. Expresia valorica a resurselor se reflecta in buget, care reprezinta planul financiar. Obiectivele, activitatile esalonate in timp si resursele aferente constituie planul de management. Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control managerial, deoarece, prin plan, se stabileste baza de referinta in raport cu care aceasta se exercita.

▪ Organizarea

Activitatile prin care obiectivele (individuale, derivate si generale) sunt transpuse in sarcini (componenta elementara), atributiuni si functiuni (componente agregate) si sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entitatii (posturi si compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate indeplinirii obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera in afara unui plan si a unei structuri organizatorice adecvate.

▪ Riscurile

Evenimentele care pot afecta realizarea obiectivelor constituie riscuri care trebuie identificate.

Managementul are obligatia de a identifica riscurile si de a intreprinde acele actiuni care plaseaza si mentin riscurile in limite acceptabile. Trebuie mentinut un echilibru intre nivelul acceptabil al riscurilor si costurile pe care le implica aceste actiuni.

▪ Procedurile

Pentru realizarea obiectivelor trebuie sa se asigure un echilibru intre sarcini, competenta (autoritate decizionala conferita prin delegare) si responsabilitati (obligatia de a realiza obiectivele) si sa se defineasca proceduri. Procedurile reprezinta pasii ce trebuie urmati (algoritmul) pentru realizarea sarcinilor, exercitarea competentelor si angajarea responsabilitatilor.

In acest context, se afirma, despre controlul intern:

   -este integrat in sistemul de management al fiecarei componente structurale a entitatii;

   -intra in grija personalului de la toate nivelurile;

   -ofera o asigurare rezonabila a atingerii obiectivelor, incepand cu cele individuale si terminand cu cele generale.

Caracterizare generala a controlului intern

Controlul este prezent pe toate palierele entitatii si se manifesta sub forma:

autocontrolului

controlului pe faze ale procesului si a

controlului ierarhic.

Din punct de vedere al momentului in care se exercita controlul, acesta poate fi:

concomitent (operativ),

ex-ante (feed-forward) si

ex-post (feed-back).

Printre activitatile de control curente se regasesc:

observarea,

compararea,

aprobarea,

raportarea,

coordonarea,

verificarea,

analiza,

autorizarea,

supervizarea,

examinarea,

separarea functiunilor si

monitorizarea.

In afara controlui integrat in activitatea de management, pot fi organizate controale specializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de control etc.), a caror activitate se desfasoara in baza unui plan conceput prin luarea in considerare a riscurilor.

Standardele de control intern

Standardele de control intern stabilesc un numar minimum de reguli cu ajutorul carora se evalueaza rezultatele activitatilor desfasurate de o echipa de management.

Obiectivul standardelor este de a crea un model de control managerial uniform si coerent. De asemenea, standardele constituie un sistem de referinta, in raport cu care se evalueaza sistemele de control intern, se identifica zonele si directiile de schimbare.

   Stabilirea sistemelor de control intra in responsabilitatea managementului fiecarei entitati. Formularea cat mai generala a standardelor a fost necesara pentru a da posibilitatea managerilor sa le aplice, in pofida deosebirilor semnificative intre diferitele entitati.

   Sistemele de control managerial trebuie dezvoltate tinand cont de specificul legal, organizational, de personal, de finantare etc., al fiecarei entitati in parte.

   La elaborarea standardelor interne s-a tinut cont de experienta in domeniu a Comisiei Europene, INTOSAI, Comitetului Entitatilor publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (COSO), Institutului Canadian al Contabililor Autorizati (COCO).

   Standardele sunt ordonate in functie de urmatoarele elemente:

   ▪ Mediul de control. Acesta grupeaza standardele preocupate de organizare, managementul resurselor umane, etica, deontologie si integritate.

   ▪ Performanta si managementul riscurilor. Acest element subsumeaza problematica managementului legata de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianuala), programare (planul managerial) si performanta (monitorizarea performantei).

   ▪ Informarea si comunicarea. In aceasta sectiune sunt grupate problemele ce tin de crearea unui sistem informational adecvat si a unui sistem de rapoarte privind executia planului de management, a bugetului, a utilizarii resurselor, semnalarea abaterilor. De asemenea, conservarea si arhivarea documentelor trebuie avuta in vedere.

   ▪ Activitatile de control. Standardele subsumate acestui element-cheie al controlului managerial se focalizeaza asupra: documentarii procedurilor; continuitatii operatiunilor; inregistrarii exceptiilor (abaterilor de proceduri); separarii atributiilor; supravegherii (monitorizarii) etc.

   ▪ Auditarea si evaluarea. Problematica vizata de aceasta grupa de standarde priveste dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului managerial, in scopul asigurarii continuitatii procesului de perfectionare a acestuia.

Fiecare standard este structurat pe 3 componente:

   ▪ Descrierea standardului - prezinta trasaturile definitorii ale domeniului de management la care se refera standardul, domeniu fixat prin titlul acestuia;

▪ Cerinte generale - anunta directiile determinante in care trebuie actionat, in vederea respectarii standardului;

   ▪ Referinte principale - listeaza actele normative reprezentative, care cuprind prevederi aplicabile standardului.

Pe ansamblu, standardele si referintele principale asociate constituie pachetul reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern, care guverneaza obiectivele, organizarea si functionarea sistemelor de management financiar si control (control intern) al entitatilor.

Standardele de management/control intern
- lista standardelor -

-Mediul de control

   Standardul 1 - ETICA, INTEGRITATEA

   Standardul 2 - ATRIBUTII, FUNCTII, SARCINI

   Standardul 3 - COMPETENTA, PERFORMANTA

   Standardul 4 - FUNCTII SENSIBILE

   Standardul 5 - DELEGAREA

   Standardul 6 - STRUCTURA ORGANIZATORICA

   -Performante si managementul riscului

   Standardul 7 - OBIECTIVE

   Standardul 8 - PLANIFICAREA

   Standardul 9 - COORDONAREA

   Standardul 10 - MONITORIZAREA PERFORMANTELOR

Standardul 11 - MANAGEMENTUL RISCULUI

   Standardul 15 - IPOTEZE, REEVALUARI

-Informarea si comunicarea

   Standardul 12 - INFORMAREA

   Standardul 13 - COMUNICAREA

   Standardul 14 - CORESPONDENTA

   Standardul 16 - SEMNALAREA NEREGULARITATILOR

   -Activitati de control

   Standardul 17 - PROCEDURI

   Standardul 18 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR

   Standardul 19 - SUPRAVEGHEREA

   Standardul 20 - GESTIONAREA ABATERILOR

   Standardul 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII

   Standardul 22 - STRATEGII DE CONTROL

   Standardul 23 - ACCESUL LA RESURSE

   -Auditarea si evaluarea

   Standardul 24 - VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

   Standardul 25 - AUDITUL INTERN

Standard 7 OBIECTIVE

   7.1. Descrierea standardului

   Entitatea trebuie sa defineasca obiectivele determinante, legate de scopurile entitatii, precum si cele complementare, legate de fiabilitatea informatiilor, conformitatea cu legile, regulamentele si politicile interne si sa comunice obiectivele definite tuturor salariatilor si tertilor interesati.

   7.2. Cerinte generale

   -Obiectivele generale sunt concordante cu misiunea entitatii;

   -Entitatea transpune obiectivele generale in obiective specifice si in rezultate asteptate pentru fiecare activitate si le comunica personalului;

   -Obiectivele trebuie astfel definite incat sa raspunda pachetului de cerinte "S.M.A.R.T."[1];

   -Fixarea obiectivelor reprezinta atributul managementului, iar responsabilitatea realizarii acestora revine atat managementului, cat si salariatilor;

   -Multitudinea si complexitatea obiectivelor impune utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilitatilor, raspunderilor, de a asigura operativitate in cunoasterea rezultatelor etc.

   7.3. Referinte principale[2]

   -Acest standard presupune ca, pentru toate obiectivele, sa fie alocate resursele financiare, materiale si umane necesare.

-Bugetele anuale.

Standard 10

MONITORIZAREA PERFORMANTELOR[3]

10.1. Descrierea standardului

   Entitatea asigura, pentru fiecare politica si activitate, monitorizarea performantelor, utilizand indicatori cantitativi si calitativi relevanti, inclusiv cu privire la eficienta si eficacitate.

   10.2. Cerinte generale

   -Managementul trebuie sa primeasca sistematic raportari asupra desfasurarii activitatii entitatii;

   -Managementul evalueaza performantele, constatand eventualele abateri de la obiective, in scopul luarii masurilor corective ce se impun;

   -Sistemul de monitorizare a performantei este influentat de marimea si natura entitatii, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/si a indicatorilor, de modul de acces al salariatilor la informatii.

10.3. Referinte principale

Normele proprii

Standard 11 MANAGEMENTUL RISCULUI[4]

   11.1. Descrierea standardului

   Entitatea analizeaza sistematic, riscurile legate de desfasurarea activitatilor sale, elaboreaza planuri corespunzatoare, in directia limitarii posibilelor consecinte ale acestor riscuri si numeste salariatii responsabili in aplicarea planurilor respective.

   11.2. Cerinte generale

   -Orice actiune sau inactiune prezinta un risc de nerealizare a obiectivelor;

   -Riscurile sunt acceptabile, daca masurile care vizeaza evitarea acestora nu se justifica in plan financiar;

   -Riscurile semnificative apar si se dezvolta in special ca urmare a:

   ▪ managementului inadecvat al raporturilor dintre entitatea publica si mediile in care aceasta actioneaza;

▪ unor sisteme de conducere centralizate excesiv;

   -Un sistem de control intern eficient presupune implementarea in entitate a managementului riscurilor;

   -Managerul are obligatia crearii si mentinerii unui sistem de control intern sanatos, in principal, prin:

   ▪ identificarea riscurilor majore care pot afecta eficacitatea si eficienta operatiunilor, respectarea regulilor si regulamentelor, increderea in informatiile financiare si de management intern si extern, protejarea bunurilor, prevenirea si descoperirea fraudelor;

▪ definirea nivelului acceptabil de expunere la aceste riscuri;

   ▪ evaluarea probabilitatii ca riscul sa se materializeze si a marimii impactului acestuia;

   ▪ monitorizarea si evaluarea riscurilor si a gradului de adecvare a controalelor interne la gestionarea riscurilor;

   ▪ verificarea raportarii executiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

11.3. Referinte principale

Normele proprii

Standard 16

SEMNALAREA NEREGULARITATILOR[5]

16.1. Descrierea standardului

Salariatii, deosebit de comunicarile pe care le realizeaza in legatura cu atingerea obiectivelor fata de care sunt responsabili, au si posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, sa semnaleze neregularitati, fara ca astfel de semnalari sa atraga un tratament inechitabil sau discriminatoriu fata de salariatul care se conformeaza unor astfel de proceduri.

   16.2. Cerinte generale

-Managerii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile corespunzatoare, aplicabile in cazul semnalarii unor neregularitati;

-Managerii au obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii celor semnalate si, daca este cazul, sa ia masurile ce se impun;

-Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva oricaror discriminari;

-Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;

-Managerul trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de incredere.

   16.3. Referinte generale

- Normele proprii

Standard 17 PROCEDURI[6]

   17.1. Descrierea standardului

   Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunica tuturor salariatilor implicati.

   17.2. Cerinte generale

   -Entitatea trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca operatiunile sunt consemnate in documente;

   -Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda structurilor si politicilor entitatii publice;

   -Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni operationale, liste de verificare sau alte forme de prezentare a procedurilor;

   -Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor, precum si tertilor, daca este cazul;

   -Documentatia asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;

   -Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia constituie riscuri in realizarea obiectivelor;

   -Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitate.

   17.3. Referinte principale

   - Normele proprii

Standard 22 STRATEGII DE CONTROL

   22.1. Descrierea standardului

   Entitatea construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si mentinerea in echilibru a acestor strategii.

   22.2. Cerinte generale

   -Exista un raport de interdependenta intre strategiile, politicile si programele elaborate pentru atingerea obiectivelor si strategiile de control. Fara o strategie de control adecvata, creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele entitatii si, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;

   -Strategiile de control sunt cu atat mai complexe si mai laborioase cu cat fundamentarea si realizarea obiectivelor entitatii sunt mai complexe si mai dificile;

   -Strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general, acestea necesitand studii, in vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregatirii personalului de control, a imbunatatirii metodelor si procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;

   -Strategiile de control se refera si la tipurile de control aplicabile situatiei. In paleta larga a modalitatilor de control si a criteriilor de clasificare a acestora, regasim:

   ▪ activitati de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;

   ▪ clasificarea controlului in functie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);

   ▪ clasificarea controlului in functie de scopul urmarit: control de conformitate; control de perfectionare; control de adaptare etc.;

   ▪ clasificarea controlului in functie de apartenenta organelor de control: control propriu; control exterior;

   ▪ clasificarea controlului in functie de executanti: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;

   ▪ clasificarea controlului in functie de modul de executie: control direct; control indirect; control incrucisat;

   ▪ clasificarea controlului in functie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;

   ▪ clasificarea controlului in functie de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru altii;

   ▪ clasificarea controlului in functie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;

   ▪ clasificarea controlului in functie de momentul efectuarii acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post etc.

   22.3. Referinte principale

   - Normele proprii

Standard 24 VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI

Descrierea standardului

   Entitatea instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor actiuni.

   24.2. Cerinte generale

   -Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a functionarii sistemului de control intern si a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuiesc rezolvate operativ, prin masuri corective;

   -Verificarea operatiunilor garanteaza contributia controalelor interne la realizarea obiectivelor;

   -Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;

   -Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului.

   24.3. Referinte principale

   - Normele proprii

Standard 25 AUDITUL INTERN

   25.1. Descrierea standardului

   Entitatea infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caror activitate se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.

   25.2. Cerinte generale

   -Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii;

   -Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora;

   -Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.

   25.3. Referinte principale

-Standardele de audit intern

-Normele proprii