STUDIU DE CAZ

ANALIZA SISTEMULUI AMORTIZARII MIJLOACELOR FIXE LA

S.C. RECON S.A. HUSI

Indrumator:

Lect. Univ. dr. Gabriela Mesnita

Studenti:

Casandra Lucia gr.CZ 33

Mihalache Sabina gr.CZ 33

Nastase Anca gr.CZ 32

Ostafe Daniela gr.CZ 34

Patrascu Roxana gr.CZ 31

IASI, 2000

CUPRINS:

Cap.1 IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1 DATE GENERALE

1.1.1 CONSTITUIREA SOCIETATII

1.1.2 OBIECT DE ACTIVITATE

1.2 MISIUNE, OBIECTIVE, STRATEGII

1.3 SCURTA DESCRIERE A ORGANIZARII UNITATII

1.4 EVIDENTA MIJLOACELOR FIXE SI AMORTIZAREA LOR

1.4.1 ROLUL COMPARTIMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL IN CALCULUL AMORTIZARII

1.5 EVIDENTA MIJLOACELOR FIXE EXISTENTE IN UNITATE

1.6 ROLUL SISTEMULUI INFORMATIONAL

1.7 DESCRIEREA COMPONENTELOR SISTEMULUI INFORMATIONAL

1.7.1 RESURSE HARDWARE

1.7.2 RESURSE SOFTWARE

1.8 FACTORI SI RESTRICTII CARE INFLUENTEAZA REALIZAREA PROIECTULUI

Cap.2 INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 STABILIREA ECHIPEI DE REALIZARE A PROIECTULUI

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A PROIECTULUI

2.3 FUNCTIILE SISTEMULUI DE EVIDENTA A MIJLOACELOR FIXE

2.4 PLANIFICAREA CALENDARISTICA A ACTIVITATILOR

2.5 ESTIMAREA BUGETULUI PENTRU PROIECT

2.6 EVALUAREA FEZABILITATII PROIECTULUI

Cap.3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL

3.1 DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

3.1.1 DESCRIEREA ORIENTATA PE TRANZACTII A INTRARILOR-PRELUCRARILOR-IESIRILOR

3.1.2 CODIFICAREA DATELOR

Cap.1 IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1 DATE GENERALE

Forma juridica: Societate pe actiuni

Numar de inregistrare la Registrul Comertului: J37/432/1991

Cod fiscal: R.840784

Sediul intreprinderii: str. 1 Decembrie, nr.45, oras Husi, judet Vaslui, cod postal 6575

Telefon/Fax: 035/ 471736, 035/471557

Conducerea executiva: Director General: Ailenei Ioan

Director adjunct: Romila Ioan

Director Tehnic: Ioachim Mihai

Contabil sef: Rusu Elena

Capital Social- Constituire:

Capital Social: 44.255.940 lei

Mijloace Fixe: 27.851.858 lei

Mijloace Circulante: 16.404.082 lei

Capital social- Actual:

Capital Social: 1.354.200.000

Numar de actiuni: 1.354.200

Valoare nominala: 1000 lei/ actiune

(prin HG 473/17.06.1996)

Structura actionariatului:

Tabel nr.1. Structura actionariatului la S.C. Recon S.A. Husi

Capitalul social subscris este in intregime in natura si pus la dispozitia societatii prin contractul de vanzare- cumparare de actiuni nr.543/ 31 mai 1996, incheiat cu FONDUL PROPRIETATII DE STAT, precum si prin cupoane si certificate de proprietate de proprietate subscrise prin oferta publica potrivit Legii nr.55/ 1995, conform procesului verbal din 2.10.1996 de predare- primire a REGISTRULUI ACTIONARILOR, incheiat cu INSTITUTUL DE MANAGEMENT SI INFORMATICA BUCURESTI

S.C. Recon S.A. are deschis cont in lei la B.R.D. Husi nr. 196020216

Societatea are scop lucrativ, desfasurandu-si activitatea in scopul obtinerii de profit.

Tabel nr.2 Evolutia cifrei de afaceri

1.1.1 CONSTITUIREA SOCIETATII

S.C. Recon S.A. Husi s-a infiintat pe baza Deciziei nr. 301 a Prefecturii Judetului Vaslui prin divizarea S.C. Corevas S.A. Vaslui- unitate cu personalitate juridica ce functioneaza pe baza de gestiune economica si autonomie financiara.

Societatea detine o statie de cale ferata si o baza de productie proprie.

Avantaje:

Este singura societate de constructii din Husi, ceea ce-I faciliteaza accesul la lucrari din oras sau din imprejurimi;

Baza de productie proprie pentru depozitarea materiilor prime si materiale;

Dispune de personal calificat si cu experienta.

1.1.2 OBIECT DE ACTIVITATE

Obiectul de activitate al S.C. Recon S.A. Husi consta in:

Proiectare si executarea de constructii noi;

Reparatii, intretinere, modernizari, consolidarea si imbunatatirea confortului la constructiile existente;

producerea si livrarea semifabricatelor de beton si mortar, a prefabricatelor din beton armat si simplu, a materialelor din zidarie si inlocuitorilor lor, a confectiilor pentru instalatii sanitare, incalzire si electrice;

incarcari de laborator pentru materialele de constructii;

transport de marfuri si personaldin unitate;

exploatarea, repararea si inchirierea utilajelor de constructii si a mijloacelor de transport;

valorificarea materialelor de constructii;

prestari servicii in constructii;

operatiuni privind dezvoltarea si exploatarea capacitatii de productie existente;

vanzarea-cumpararea si/ sau inchirierea de terenuri si cladiri in Romania in scopul realizarii obiectului de activitate.

1.2 MISIUNE, OBIECTIVE, STRATEGII

Misiunea firmei este de a construi cu promptitudine edificii durabile in timp, care sa ofere clientilor siguranta si confort.

Obiective pe termen lung:

Urmareste extinderea segmentului de piata ocupat si sporirea profitabilitatii;

Modernizarea utilajelor si tehnologiilor existente;

Angajarea de personal in numar cat mai mic si cu o cat mai buna pregatire;

Urmareste extinderea activitatii sale in alte judete, atat din zona Moldovei cat si pe intregul teritoriu al Romaniei.

Obiective pe termen scurt:

construirea unui spital cu 250 de paturi prin programul BERD;

construirea a 6 scoli in satele vecine finantate prin programul BERD;

construirea unui bloc finantat de Bugetul Primariei (beneficiar Goscomloc S.A. Husi);

realizare reparatii capitale la Liceul "Cuza-Voda" Husi

Strategia organizationala a firmei este una de crestere a volumului de activitate, constand in atragerea unui numar cat mai mare de clienti si incheierea unui numar cat mai mare de contracte.

1.3 SCURTA DESCRIERE A ORGANIZARII UNITATII

Forma de organizare a societatii este structura organizatorica functionala, avand la baza o structura ierarhica piramidala cu activitatea impartita in compartimente distincte. (vezi organigrama)

S.C. Recon S.A. este structurata pe 7 compartimente, dupa cum urmeaza:

Compartimentul financiar-contabil cu urmatoarele activitati:

Contabilitatea materialelor si materiilor prime;

Contabilitatea mijloacelor fixe;

Evidenta salariilor;

Incasari plati.

Compartimentul aprovizionare:

Achizitii de materii prime si materale;

Contracte furnizori;

Transport de materii prime si materiale utile.

Compartimentul tehnic:

Urmarirea lucrarilor;

Devize pentru licitatii;

Normare

Completarea foii de prezenta;

Verificarea caietelor de pontaj;

Normarea muncii;

Personal:

Incheiere contracte de munca;

Selectia si incadrarea personalului;

Concedieri prntru nerespectarea termenilor contractelor de munca;

Protectia muncii.

Activitatile de baza care asigura functionarea S.C. Recon S.A. sunt:

Conducere

Productie

Tehnic

Economic

Prestari servicii

Reparatii

Instalatii

Conducerea societatii este structurata pe urmatoarele niveluri ierarhice:

Nivelul I: Adunarea Generala a actionarilor;

Nivelul II: Consiliul de Administratie, Director General;

Nivelul III: Conduverea Executiva;

Nivelul IV: sefi de santier/ birouri

In cadrul S.C. Recon S.A. Husi se regasesc doar 4 din functiile de baza ale intreprinderii, respectiv: funtia de productie, functia comerciala, functia financiar- contabila si functia de personal.

Multe din activitatile ce se desfasoara in cadrul firmei sunt cuprinse in una sau mai multe functii neputand exista o delimitare clara intre functii si activitatile desfasurate.

Functia de productie grupeaza toate activitatile care asigura realizarea obiectului de activitate al firmei: executarea de constructii noi, fabricarea elementelor din beton pentru constructii, structuri si tamplarii metalice, intretinerea si functionarea utilajelor, CTC, alimentarea cu combustibili, aplicarea normelor de protectie a muncii, reparatii, instalatii sanitare, de incalzire si electrice.

Obiectivele functiei sunt:

Utilizarea eficienta a resurselor firmei;

Respectarea termenului de predare a lucrarilor;

Aceasta functie este realizata in cadrul biroului tehnic (care se ocupa cu stabilirea planurilor lucrarilor) si in cadrul bazei de productie (care realizeaza normarea personalului si intocmirea raportului de productie).

Functia comerciala implica activitati complexe legate de aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare bazei de productie, participarea la licitatii, targuri si expozitii.

Obiectivele functiei sunt:

Asigurarea ritmicitatii in aprovizionarea cu materii prime si materiale;

Onorarea la timp a comenzilor clientilor;

Depistarea noilor cerinte de pe piata;

Pastrarea unor bune relatii cu clientii, furnizorii si ceilalti parteneri de afaceri;

Functia comerciala este realizata in cadrul compartimentului aprovizionare care desfasoara toate activitatile necesare asigurarii complete si la timp a bazei de productie cu resursele materiale necesare realizarii continue a activitatii.

Principalele activitati sunt intocmirea planului de aprovizionare si asigurarea receptionarii materialelor primite de la furnizori.

Functia financiar- contabila asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico- financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinatii a profitului, onorarea la plata a datoriilor, urmarirea incasarii creantelor, elaborarea documentelor de sinteza, organizarea contabilitatii, a fluxului informational, inventarierea mijloacelor fixe, calculul amortizarilor etc.

Obiectivele functiei sunt:

Cresterea profitabilitatii;

Utilizarea eficienta a resurselor financiare ale firmei;

Asigurarea capacitatii de plata a firmei;

Cresterea patrimoniului.

Aceasta functie este realizata in cadrul compartimentului financiar- contabil si a biroului aferent acestuia. Aici se realizeaza urmatoarele activitati: inregistrarea si evidenta elementelor patrimoniale ale firmei, intocmirea lunara a Balantei de verificare pentru conturile sintetice si cele analitice, inregistrarea, evidenta si urmarirea operatiilor cu furnizorii.

Functia de personal urmareste determinarea necesarului de forta de munca , acoperirea locurilor de munca cu personal cu pregatire corespunzatoare posturilor, selectia, angajarea personalului, stabilirea responsabilitatilor specifice fiecarui post (fisa posturilor) stabilirea modului de salarizare si cointeresare materiala, rezolvarea problemelor sociale ale salariatilor etc.

Obiectivele functiei sunt:

Crearea conditiilor optime de munca pentru toti salariatii;

Prevenirea accidentelor de munca;

Sanctionarea drastica a celor care-si insusesc bunuri din gestiunea unitatii.

Functia de personal este realizata in biroul de personal. Acesta are ca atributii realizarea activitatilor privind evidenta fortei de munca, calculul drepturilor salariale ale personalului etc.

Atributiile compartimentelor din interiorul firmei pot fi sistematizate in urmatorul tabel:

Tabel nr.3

1.4 EVIDENTA MIJLOACELOR FIXE SI AMORTIZAREA LOR

Evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii lor este realizat in cadrul compartimentului financiar-contabil.

1.4.1 ROLUL COMPARTIMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL IN CALCULUL AMORTIZARII

In legatura cu activitatea de amortizare a mijloacelor fixe compartimentul financiar- contabil are rolul de a tine evidenta corecta a acestora si calculul amortizarii lor.

Compartimentul financiar- contabil organizat ca serviciu este organul de lucru al societatii care asigura evidenta mijloacelor fixe intrate sau iesite din gestiune, a celor existente precum si calculul amortizarii in conformitate cu reglementarile legale.

In activitatea sa raspunde de:

asigurarea necesarului de mijloace fixe conform situatiilor de lucrari;

calculul amortizarii lor in conformitate cu prevederile legale;

urmarirea cadrului legal necesar desfasurarii acestei activitati. Datorita numeroaselor schimbari legislative intervenite in domeniu si a implicatiilor asupra determinarii profitului impozabil, aceasta activitate trebuie efectuata corect si intretinuta in permanenta.

Atributii:

evidenta operativa a intrarilor de mijloace fixe si a obiectelor de inventar in vederea calcularii amortizarii;

evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe iesite din unitate in timpul anului;

evidenta mijloacelor fixe existente in sold de la inceputul anului in unitate;

calculul amortizarii.

1.5 EVIDENTA MIJLOACELOR FIXE EXISTENTE IN UNITATE

Mijloacele fixe existente in sold la inceputul anului in unitate sunt inregistrate la valoarea cu care au intrat in patrimoniul unitatii. Cu toate acestea pot exista diferente intre valoarea de intrare( valoarea contabila) a mijloacelor fixe si valoarea de utilitate (valoarea actuala) stabilita in urma inventarierii.

In urma acestei comparatii pot rezulta doua situatii:

constatarea unor plusuri de valoare intre valoarea de inventar si valoarea de intrare care in aplicarea principiului prudentei nu se inregistreaza in contabilitate, o mentiune in acest sens putand fi facuta in anexa la bilant.

constatarea unor minusuri de valoare intre valoarea de inventar si valoarea de intrare a mijloacelor fixe, care se inregistreaza in contabilitate sub forma amortizarii atunci cand deprecierea este ireversibila sau se constituie un provizion daca deprecierea este reversibila.

Activele imobilizate raman inregistrate in contabilitate curenta la valoarea lor de intrare (valoarea contabila) iar in bilantul contabil sunt evidentiate la valoarea neta contabila, aceasta fiind valoarea contabila diminuata cu marimea amortizarii sau provizioanelor constatate.

Evidenta amortizarii mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe se face in planul de amortizare.

Mijloacele fixe intrate in patrimoniu in cursul anului curent sunt evidentiate la valoarea lor de intrare denumita si valoare contabila. Valoarea contabila este reprezentata de:

-costul de achizitie al mijloacelor fixe achizitionate cu titlul oneros format din pretul de cumparare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport si alte cheltuieli necesare pentru punerea lor in stare de utilitate.

-costul de productie pentru mijloacele fixe construite de intreprindere constituit din costul de achizitie al materiilor prime si materialelor consumate, celelalte cheltuieli directe de productie si cota de cheltuieli indirecte legate "rational" de fabricatia imobilizarii.

In practica contabila din alte tari utilizata si in tara noastra se intalneste situatia cand costul de productie al unui mijloc fix poate sa includa si cheltuieli financiare cu conditia ca aceste cheltuieli sa reprezinte dobanzi aferente Imprumuturilor pentru finantarea investitiei si sa vizeze perioada de executie a acesteia.

-valoarea de utilitate pentru mijloace fixe aduse ca aport, obtinute cu titlu gratuit sau prin donatie, stabilita in functie de pretul pietei, utilitate, prin comparatie cu valoarea unor mijloace fixe cu caracteristici tehnice similare sau apropiate de starea si amplasarea acestora.

Mijloacele fixe scoase din functiune si casate.Iesirea unui mijloc fix din patrimoniu se datoreaza mai multor cauze:

-scoaterea din folosinta la expirarea duratei de utilizare sau inainte de acest termen;

-constatarea unui minus in gestiune la inventariere;

-scoaterea din folosinta ca urmare a unor situatii de forta majora (distrugerea generata de incendii sau cataclisme naturale );

-vanzarea activelor imobilizate;

-alte cauze care determina iesirea mijloacelor fixe din patrimoniu

Ca regula, mijloacele fixe sunt evidentiate la iesirea din patrimoniu la valoare lor de intrare, respectiv la valoarea contabila. In cazul iesirii prin vanzare, creanta asupra tertului este inregistrata la pretul de vanzare. In cazul nerecuperarii integrale pe calea amortizarii a valorii de intrare a mijloacelor fixe scoase din functiune se asigura acoperirea valorii neamortizate din sumele rezultate in urma valorificarii acestora. Diferenta ramasa neacoperita se include in cheltuieli exceptionale, nedeductibile fiscal pe o perioada de maximum 5 ani sau diminuiaza capitalurile proprii, cu respectarea dispozitiilor legale.

Conform OG nr.84/31.08.99 privind scoaterea din functiune a unor mijloace fixe uzate fizic sau moral neamortizate, agentii economici din constructii, indiferent de forma de organizare, pot scoate din functiune mijloace fixe neamortizate integral, uzate fizic si moral, fara obligatia includerii esalonate in cheltuieli de exploatare a valoarii neamortizate. Mijloacelor fixe care pot fi supuse prevederilor articolului 1 vor fi numai cele care nu-si mai gasesc utilizarea in prezent si in perspectiva in cadrul agentilor economici din constructii.

Casarea mijloacelor fixe se face de catre o comisie de casare numita prin decizia organului care a aprobat scoaterea din functiune. Cu ocazia casarii mijloacele fixe sunt dezmembrate si valorificate astfel:

-vanzarea componentelor rezultate in urma dezmembrarii;

-utilizarea componentelor rezultate la executarea altor mijloace fixe din cadrul unitatii ( evaluarea componentelor se face de catre Comisia de casare );

-valorificarea ca materiale nerecuperabile;

Amortizarea mijloacelor fixe se calculeaza incepand cu luna urmatoare punerii in functiune, pana la recuperarea integrala a valorii de intrar, conform duratei normale de utilizare. Amortizarea mijloacelor fixe concesionate, inchiriate sau date in locatie de gestiune se calculeaza de agentul economic care le are in proprietate. Amortizarea investitiilor efectuate la mijloacele fixe concesionate, inchiriate sau luate in locatii de gestiune se recupereaza de agentul economic care a efectuat investitia.

S.C. Recon S.A. foloseste sistemul de amortizare liniar. Amortizarea liniara se relizeaza prin includerea uniforma in cheltuieli de exploatare a unor sume fixe stabilie proportional, cu numarul de ani ai duratei normale de utilizare a mijloacelor fixe.

Amortizarea liniara se calculeaza prin aplicarea cotei anuale de amortizare la valoarea de intrare a mijloacelor fixe.

Durata normala de utilizare ( DN ) a mijloacelor fixe se determina in functie de data de achizitie a acestora. Astfel, pentru mijloacele fixe achizitionate inainte de 31/12/98 si care au fost inregistrate in fisele mijloacelor fixe cu duratele de servicii normate de fondurile fixe aprobate prin legea nr.15/94 , determinarea DN ramase in ani se face cu ajutorul relatiei:

DUR - durata normala de utilizare ramasa in ani;

DC - durata consumata ( in ani ) de la data punerii in functiune a mijlocului fix si

momentul calcularii amortizarii.

DV - durata normata in conditiile vechii legislatii ( Legea nr.62/1968 si anexa la legea amortizarii nr.15/94 ).

DN - durata normala de utilizare conform ultimului catalog din HG nr.964/16/12/98

La mijloacele fixe achizitionate dupa data de 31/12/98 duratele normale de utilizare sunt cele mentionate in "Catalogul privind duratele normale de utilizare si clasificarea mijloacelor fixe din HG nr.964/16/12/98".

Amortizarea mijloacelor fixe calculata se evidentiaza in contabilitate in creditul contului 281 "Amortizarea imobilizarilor corporale" pentru mijloacele fixe direct implicate in productie si in debitul contului din afara bilantului 8045 "Amortizarea aferenta gradului de neutilizare a mijloacelor fixe" , pentru mijloacele fixe neimplicate direct in productie.

Reevaluarea. Prin operatiunea de reevaluare a mijloacelor fixe existente in patrimoniul socitatii , prevazute la Art.1 din HG 403 /7iunie 2000 se realizeaza actualizarea valorii elementelor patrimoniale prin raportarile contabile intocmite la data de 31 dec. a anului precedent. Reevaluarea mijloacelor fixe are ca obiectiv aducerea acestora la costul curent sau la valoarea de intrare actualizata in corelare cu utilitatea bunurilor si cu valoarea de piata a acestora.

Pentru realizarea reevaluarii, societatea efectueaza inventarierea mijloacelor fixe in conformitate cu prevederile normelor aprobate prin Ordinul Ministrului Finantelor nr.2388 / 1995 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, publicata in Monitorul Oficial al Romaniei partea 1, nr.292 / 18 dec.95

Tabel nr. 4.

SITUATIA

privind determinarea valorii ramase actualizate a imobilizarilor corporale supuse reevaluarii

1.6 ROLUL SISTEMULUI INFORMATIONAL

Rolul sistemului informational este de a oferi informatiile necesare directorilor si subalternilor pentru conducerea cu eficienta a societatii. Infomatiile sunt folosite pentru stabilirea obiectivelor si modalitatilor de realizare a acestora, elaborarea deciziilor, urmarirea modului in care se realizeaza executia lucrarilor, evaluarea productivitatii muncii salariatilor si a rezultatelor obtinute de acestia, evidentierea cailor de crestere a eficientei unitatii.

Sistemul informational reprezinta suportul elaborarii deciziilor ce se adopta la nivel operational, tactic sau strategic.

Rolul sistemului informational in cadrul firmei este de a capta, transmite, stoca si regasi, prelucra sau afisa informatiile din unul sau mai multe procese ale activitatilor economice productive pentru sprijinirea procesului decizional la toate nivelele lui.

Pe baza datelor pe care le furnizeaza, sistemul informational permite cunoasterea situatiei existente in mod clar, punand in evidenta elementele negative si cauzele ce le determina, precum si masurile ce se impun pentru evitarea lor.

La nivel operational sistemul informational ofera informatiile necesare luarii deciziilor pentru desfasurarea activitatilor curente ale intreprinderii. informatiile oferite se refera la productie, aprovizionarea cu materii prime si materiale, activitatea de reparatii si intretinere a mijloacelor fixe.

La nivel tactic sitemul ofera informatiile necesare luarii deciziilor privind planificarea activitatii pe termen mediu si scurt, precum si pentru realizarea controlului asupra activitatii desfasurate. Informatiile solicitate de conducere de la nivelul tactic pot fi structurate astfel:

informatii privind necesarul de mijloace fixe implicate in productie la un moment dat. Avand in vedere ca unitatea poate executa simultan doua sau mai multe lucrari, ea trebuie sa stie daca mijloacele fixe de care dispune sunt suficiente.

informatii privind gradul de uzura fizica si morala a mijloacelor fixe;

informatii privind starea de functionare a mijloacelor fixe, inclusiv mijloacele fixe si obiectele de inventar de natura mijloacelor fixe uzate 100%;

informatii privind intretierea si functionarea utilajelor;

informatii privind necesarul de mijloace fixe in vederea incheierii contractelor de inchiriere, cumparare si leasing.

La nivel strategic sistemul informational trbuie sa asigure informatii pe baza carora sa se poata lua decizii durabile care solicita interventia conducerii strategice (strategiile firmei pe termen lung in functie de necesarul de mijloace fixe, necesarul de forta de munca, necesarul de personal ce trebuie specializat, resurse materiale si financiare, cadrul juridic, climatul economic- avem in vedere rata inflatiei, cursul dolarului etc.)

1.7 DESCRIEREA COMPONENTELOR SISTEMULUI INFORMATIONAL

S.C. "RECON" S.A. nu dispune de un compartiment specializat de informatica. In acest caz responsabilitatile atribuite acestui compartiment sunt indeplinite de un informatician angajat de firma cu contract de colaborator. Sarcinile sale sunt orientate pe doua directii:

Proiectare sisteme informatice- avand sarcini si raspunderi in proiectarea, implementarea, utilizarea, intretinerea si integrarea pachetelor de programe aplicative. Colaboratorul societatii este specializat in analiza de sistem si programarea calculatoarelor.

Intretinerea si configurarea calculatoarelor- cu atributii sarcini si raspunderi in achizitionarea, instalarea, configurarea, utilizarea si intretinerea sistemelor de calcul si in administrarea resurselor de calcul ale societatii, inclusiv a drepturilor de acces la informatiile din sistem.

1.7.1 RESURSE HARDWARE

In prezent, majoritatea componentelor sistemului informatic al S.C."RECON"S.A. sunt realizate astfel incat sa asigure atingerea obiectivelor firmei.

Resursele hardware ale firmei sunt reprezentate de cele patru calculatoare distribuite in felul urmator:

-doua calculatoare la compartimentul financiar-contabil;

-un calculator la compartimentul tehnic;

-un calculator la compartimentul aprovizionare.

Pentru dotarea firmei cu calculatoare care sa raspunda cat mai bine necesitatilor de lucru si la preturi accesibile, aceasta a trimis cereri de oferta la mai multi furnizori. Dintre toate ofertele primite unitatea a optat pentru cea a S.C."STILLCO"S.R.L. din Galati, str. Albatrosului, nr. 1, bloc M, tel/fax 036/465162, e-mail: [email protected]

La compartimentul financiar-contabil se afla:

v          un calculator Pentium II/ 266MHz cu urmatoarea configuratie:

-32 MB RAM

-4,3 GB HDD

-3,5" FDD

-32x CD-ROM

-4 MB VIDEO

-14" MONITOR

v          un calculator 486 DX4/ 80 MHz cu urmatoarea configuratie:

-16 MB RAM

-650 MB HDD

-3,5" FDD

-1 MB VIDEO

-MONITOR COMPAQUE

La compartimentul tehnic se afla un calculator Pentium I / 166MHz cu urmatoarea configuratie:

-32 MB RAM

-2,1 GB HDD

-3,5" FDD

-2 MB VIDEO

-MONITOR 14" NEC

La compartimentul aprovizionare se afla un calculator Pentium I / 133MHz cu urmatoarea configuratie:

-32 MB RAM

-2,1 GB HDD

-3,5" FDD

-24x CD-ROM

-1 MB VIDEO

-MONITOR MEMOREXTELEX 14"

In baza contractului de cumparare, odata cu receptia calculatoarelor mentionate anterior, au fost cumparate si urmatoarele tipuri de imprimante:

-EPSON Fx1170 (325 USD/buc.)

-EPSON Styluscolor 760-A4 (157USD/buc.) - 2 bucati

1.7.2 RESURSE SOFTWARE

Resursele software de care dispune unitatea sunt urmatoarele:

-WINDOWS 3.11

-WINDOWS '98

-FoxPro 2.6

-Office '97

-Aplicatii financiar-contabile.

In urma analizei efectuate asupra fluxului informational existent s-au evidentiat un numar de sase procese care se grefeaza pe sase activitati. Primelor trei procese le corespunde cate un modul de aplicatii. Modulele, dupa ce au fost implementate, pot functiona independent, ele fiind interfatate pentru un sistem integrat, interactiv.

Aceste procese, care se vor constitui in tot atatea module ale sistemului informatic sunt urmatoarele:

contabilitate generala;

tehnic;

remuneratii personal.

Aplicatia contabilitate generala- permite preluarea notelor contabile si prelucrarea lor, intocmirea fisei contului, cartea mare, balanta de verificare si bilantul, adaugarea, modificarea sau stergerea coturilor din planul de conturi.

Aplicatia tehnic-evidenta situatiilor de lucrari, a materiilor prime si materialelor necesare executarii lucrarilor, realizarea ofertelor in vederea participarii la licitatii.

Aplicatia remuneratii personal- este orientata pe problemele de salarizare, asigurand prelucrarea pontajelor, calculul drepturilor salariale, evidenta concediilor de odihna si altor drepturi ale personalului, inregistrarea diverselor retineri, intocmirea statelor de plata si a altor situatii, actualizarea datelor din baza de date privind salariatii, furnizarea de informatii privind personalul angajat.

Alte procese care au loc in cadrul firmei, dar care nu sunt sprijinite de aplicatii informatice,fiind efectuate manual, sunt urmatoarele: evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe (incluzand si calculul amortizarii acestora), gestiunea stocurilor, urmarirea productiei si controlul tehnic de calitate.

In prezent, firma nu are in curs de derulare nici un proiect de aplicatii pentru procesele realizate manual enumerate mai sus.

1.8 FACTORI SI RESTRICTII CARE INFLUENTEAZA REALIZAREA PROIECTULUI

Desfasurarea activitatii descrise este insotita de prezenta unui flux informational cu toate functiile specifice culegerii, transportului, stocarii si prelucrarii informatiei generale .

Acest flux informational are caracteristici specifice unitatilor mici de productie , fiind in prezent asigurat de catre operatori manuali prin completare, transport si prelucrari intensive prin suport de hartie prin documente si evidente . La randul sau, fluxul documentelor este insotit de un volum mare de comenzi verbale care nu pot fi verificate .

Totodata se constata absenta unei infrastructuri adecvate pentru transportul, stocarea si prelucrarea informatiei in parametri ceruti de un sistem informational apt de a deveni util pentru conducere .

Societatea comerciala se confrunta in prezent cu dificultati legate de costuri, de productie, de productivitate sporita, control de calitate, protectia mediului si testarea permanenta a pietei de profil, evaluarea fortei de munca etc.

Restrictiile de factura economica care pot fi identificate in realizarea proiectului sunt:

lipsa lichiditatilor, generata de blocajul financiar generalizat din economie, ceea ce face dificila gasirea fondurilor necesare realizarii proiectului;

lipsa resurselor financiare pentru investitii.

In cadrul firmei nu au fost identificate restrictii de natura tehnologica, ea dispunand de echipamentele necesare implementarii si utilizarii noii aplicatii de catre salariatii firmei .

Restrictiile de personal pot aparea ca urmare a atitudinii personalului fata de noul sistem si a capacitatii acestuia de a utiliza eficient noua aplicatie. Desi salariatii au experienta in lucrul cu calculatorul, pot aparea dificultati de adaptare la sistem. Aceste dificultati pot fi depasite cu ajutorul conducerii, prin sprijin moral si financiar .

Din punct de vedere juridic pot aparea numeroase complicatii datorate mediului politic instabil, care genereaza numeroase schimbari in cadrul legislativ referitor la evidenta mijloacelor fixe . Din aceasta cauza membrul echipei de realizarea a proiectului care raspunde de partea juridica trebuie sa fie in premanenta la curent cu schimbarile intervenite in plan legislativ .

Cap.2 INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI

2.1 STABILIREA ECHIPEI DE REALIZARE A PROIECTULUI

Pricipala problema depistata in sistemul informational al evidentei mijloacelor fixe (inclusiv calculul amortizarii) priveste modul de prelucrare a datelor.

In acest sens trebuie mentionat ca, in prezent, activitatea de prelucrare a datelor referitoare la mijloacele fixe (intrari, iesiri, amortizare, reevaluare, casare etc.) se realizeaza manual implicand:

&       un volum foarte mare de munca din partea membrilor compartimentului financiar-contabil;

&       intocmirea si verificarea unui numar mare de documente;

&       ierarhizarea, ordonarea, clasificarea si structurarea dificila a documentelor;

&       circuitul anevoios al documentelor in cadrul firmei;

&       indosarierea si arhivarea dificila a acestora;

&       controlul greoi al datelor;

&       posibilitatea aparitiei erorilor de calcul generate de factorul uman.l

Plecand de la toate aceste dificultati sesizate de-a lungul timpului, contabilul-sef al S.C."RECON"S.A. a considerat necesara initierea unui proiect care sa faciliteze centralizarea datelor privind mijloacele fixe si calculul amortizarii lor.

Cu acordul Directorului General, s-a propus o echipa de realizare a proiectului care cuprinde urmatoarele persoane:

Manager de proiect;

Economist;

Proiectant;

Programator;

Jurist.

Managerul de proiect indeplineste si functia de analist de sistem. Ca manager de proiect, acesta se va ocupa de :

conducerea si administrarea proiectului;

rezolvarea problemelor tehnice;

diverse activitati ce tin de managementul conflictelor, managementul echipei si mangementul riscului si al schimbarii.

El este cel care va raspunde de :

elaborarea planurilor detaliate ela proiectului;

elaborarea studiilor de fezabilitate;

gasirea celor mai buni membri ai echipei.

De asemenea, ii sunt necesare cunostinte ce tin de:

ciclul de viata al sistemului;

contractori si furnizori;

restrictii de timp si resurse;

documentare si comunicare;

schimbari tehnologice.

Ca analist de sistem, el are rolul de a converti modelele economice ale unitatii in sisteme informationale, de a analiza cerintele de informatii ale utilizatorilor si de a rezolva o mare varietate de probleme referitoare la elaborarea si exloatarea sistemului informational.

Ca o concluzie, el trebuie sa detina cunostinte atat in domeniul tehnologic (pentru a putea comunica cu colegii de echipa) , cat si in cel economic (pentru a putea comunica cu utilizatorii finali ) .

Proiectantul concepe modelele sistemului informational, transformand sarcinile care se asteapta sa fie executate de catre noul sistem in componente efective ale acestuia .

Programatorul este cel care elaboreaza, codifica si testeaza programele care sa satisfaca cerintele sistemului apeland la specificatiile stabilite in faza de proiectare in calitatea sa de proiectant de sistem . De asemenea, el este cel care evalueaza fezabilitatea tehnica. In atributiile sale intra proiectarea ecranelor, rapoartelor si a structurii bazei de date , dupa care se va trece la programarea si testarea acestor cmponente . Pentru aceasta , trebuie sa aiba cunostinte tehnice privind software-ul de sistem pentru a asigura intretinerea acestuia .

Economistul pune la dispozitia celorlalti membri ai echipei cunostintele sale economice , oferindu-le date cu privire la circulatia documentelor in cadrul firmei , modul lor de inregistrare contabila, colaboreaza cu ceilati membri ai echipei la evaluarea fezabilitatii proiectului , formuleaza punctele tari si slabe ale sistemului .

Juristul sprijina procesul decizional din cadrul proiectului cu informatii din domeniul juridic , solicitate pe parcursul realizarii proiectului .

In afara de economist si jurist care sunt angajati ai firmei cu contract de munca, toti ceilalti membri ai echipei nu sunt angajati in intreprindere: analistul este angajat cu contract de colaborator ( el fiind si informaticianul societatii ) , iar programatorul si proiectantul sunt angajati cu conventie civila .

2.2 DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A PROIECTULUI

Avand in vedere ca S.C.RECON S.A. este o firma de marime relativ mica putem considera ca sistemul amortizarii mijloacelor fixe se confunda cu sistemul de evidenta a mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe . Considerand un singur sistem, cel al mijloacelor fixe putem delimita responsabilitatile componentelor organizatorice ale firmei in raport cu sistemul analizat .

Contabil - sef

semnarea contractelor economice cu furnizorii ;

participarea, impreuna cu Directorul General al firmei, la luarea deciziilor privind investitiile si licitatiile la care firma doreste sa se prezinte .

Compartimentul financiar-contabil

organizarea contabilitatii sintetice si analitice referitoare la evidenta mijloacelor fixe ;

realizarea operatiunilor legate de intrarea in patrimoniu, calculul amortizarii, scoaterea din patrimoniu, reevaluarea, inventarierea mijloacelor fixe etc.

inregistrarea cheltuielilor cu amortizarea ( evidenta contului 6811 "Cheltuieli cu amortizarea imobilizarilor corporale" - avand in vedere ca la sfarsitul exercitiului , acestea influenteaza profitul si implicit impozitul pe profit ) ;

inregistrarea amortizarii mijloacelor fixe neimplicate direct in productie (evidenta contului 8045 " Amortizarea aferenta gradului de amortizare a mijloacelor fixe);

controlul documentelor referitoare la drepturile si obligatiile firmei ;

plata furnizorilor de mijloace fixe;

incheierea contractelor;

controlul intocmirii documentelor de receptie ;

controlul constituirii Comisiilor de Receptie ;

efectuarea inventarierilor periodice ;

controlul constituirii Comisiei de Inventariere ;

verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare ;

intocmirea documentelor centralizatoare cu privire la mijloacele fixe ;

realizarea planului de amortizare ;

determinarea provozioanelor pentru deprecierea imobilizarilor corporale.

Compartimentul tehnic:

stabilirea necesarului de mijloace fixe pentru realizarea lucrarilor contractate de unitate ;

intocmirea situatiei de lucrari pe articole de deviz in baza normativelor existente ;

intocmirea documentatiei pentru licitatii .

Compartimentul aprovizionare :

negocierea contractelor comerciale ;

aprovozionarea cu mijloace fixe, piese de schimb, obiecte de inventar de natura mijloacelor fixe ;

respectarea prevederilor cuprinse in contractele de aprovizionare ;

Baza de productie care include si depozitele :

receptoinarea mijloacelor fixe si intocmirea proceselor verbale de receptie;

efectuarea lucrarilor de intretinere si reparatii la mijloace fixe ;

Oficiul juridic:

avizarea contractelor cu furnizorii de mijloace fixe ;

rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor ;

avizarea deciziilor de imputare;

Comisia Nationala pentru Statistica . Avand in vedere ca reevaluarea se efectuiaza in cazul in care rata inflatiei cumulata pe ultimii 3 ani consecutivi depaseste 100% , Comisia Nationala pentru Statistica transmite firmelor rata inflatiei valabila pentru data de 31 decembrie a anului calendaristic respectiv ( conform H.G. nr.403/Monitorul Oficial al Romaniei nr.252/7 iunie 2000 ).

Societati de asigurare -reasigurare (A.S.I.T.)

inchirierea de contracte de asigurare pentru mijloacele fixe aflate in proprietate ( cladiri, mijloace de transport, etc.) .

2.3 FUNCTIILE SISTEMULUI DE EVIDENTA A MIJLOACELOR FIXE

La nivelul sistemului de evidenta a mijloacelor fixe au fost identificate urmatoarele functii :

v          Aprovizionarea cu mijloace fixe cuprinde urmatoarele procese :

stabilirea necesarului de mijloace fixe ;

comandarea de mijloace fixe ;

receptia mijloacelor fixe .

Etapa incepe cu completarea unei cereri de aprovizionare de catre seful bazei de productie sau sefii de punct de lucru . Aceasta se transmite Directorului General spre aprobare , care stabileste daca exista fondurile necesare. Cererile aprobate merg apoi la compartimentul de aprovizionare care face analiza ofertelor furnizorilor si in functie de acestea efectuiaza comanda .

v           Inventarierea mijloacelor fixe cuprinde :

intocmirea listelor de inventariere;

intocmirea procesului verbal de inventariere ;

stabilirea diferentelore inventar;

intocmirea notei contabile privind diferentele ;

v           Actualizarea mijloacelor fixe presupune :

efectuarea periodica a reevaluarii mijloacelor fixe;

verificarea lunara a fisei mijlocului fix;

intocmirea registrului numerelor de inventar.

v           Evidenta operativa a tranzactiilor cu mijloace fixe presupune :

verificarea si inregistrarea tuturor operatiunilor privind mijloacele fixe;

intocmirea listelor si a notelor contabile .

v  Scoaterea din functiune a mijloacelor fixe include

casarea mijloacelor fixe ;

vanzarea mijloacelor fixe;

constatarea amsamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din casare.

v     Reparatia mijloacelor fixe include:

repararea mijloacelor fixe cu forte proprii;

repararea mijloacelor fixe de catre terti.

Corespunzator acestor functii au fost identificate urmatoarele tipuri de tranzactii :

achizitionarea de mijloace fixe de la furnizori;

plusuri - minusuri de inventar;

inregistrarea diferentelor din reevaluare ;

calculul amortizarii mijloacelor fixe ;

iesirea din gestiune a mijloacelor fixe;

transferul mijloacelor fixe din baza de productie la punctele de lucru;

reparatia si intretinerea mijloacelor fixe .

2.4 PLANIFICAREA CALENDARISTICA A ACTIVITATILOR

In cazul proiectului initiat de S.C. Recon S.A., planificarea calendaristica a activitatilor nu include etapa de identificare si selectie deoarece pentru aceasta perioada firma nu si-a propus sa realizeze mai multe proiecte.

Pentru fiecare membru al echipei ( analist, programator, proiectant, economist, jurist) au fost identificate urmatoarele responsabilitati:

Tabel nr.5 Planificarea calendaristica

Nr. crt

Activitatea/ Perioada

Luna I

Luna a II a

Luna a III a

Luna a IV a

Realizator

Initierea si planificarea proiectului

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

S1

S2

S3

S4

Definirea ariei de intindere

anali st economist

Planificarea calendaristica si stabilirea responsabilitatilor

analist

Elaborarea bugetului de cheltuieli

economist

Evaluarea fezabilitati proiectului: -economica -tehnica -juridica

economist

analist programator

jurist

Analiza sistemului informational

Identificarea tranzactiilor

analist economist

Descrierea orientata pe tranzactii a intrarilor, prelucrarilor, iesirilor

analist economist proiectant

Codificarea datelor

analist proiectant

Formularea punctelor tari si punctelor slabe ale sistemului

analist economist

Modelarea sistemului informational existent: -modelarea proceselor -modelarea datelor

analist economist proiectant

Concererea, realizarea si interpretarea chestionarelor

analist economist

Determinarea cerintelor informationale pentru noul sistem

analist

Diagrama Gantt Efectuat

Diagrama Gantt

in lucru

Diagrama Gantt

Efectuat

In lucru

2.5 ESTIMAREA BUGETULUI PENTRU PROIECT

Veniturile totale estimate pentru anul 2000 se ridica la suma de 12500000000 lei . La aceasta suma s-a ajuns pornind de la evolutia cifrei de afaceri din anii precedenti ( tinand cont de rata inflatiei ) si de la faptul ca nu exista factori care sa influenteze semnificativ nivelul veniturilor obtinute pana la acest moment .

75% din aceste venituri sunt afectate cheltuielilor cu proiectarea, constructia, in5tretana la acest moment .

75% din aceste venituri sunt afectate cheltuielilor cu proiectarea, constructia, intretinerea cladirilor, efectuarea de reparatii capitale, cheltuielililor aferente bazei de productie . Restul de 25% reprezinta profitul brut inainte de impozitare, respectiv 3125000000 lei . Din aceasta suma se scade impozitul pe profit ( 25% ) , adica 781250000 lei si alte impozite si taxe ( impozitul pe dividende si alte impozite nedeductibile ) , respectiv 250000000 lei . Ramane un profit net de 2093750000 lei din care pentru investitii se repartizeaza 40%, adica 837500000 lei din care 22% , adica 185000000 lei se repartizeaza pentru realizarea proiectului .

Tabel nr.6 Estimarea cheltuielilor proiectului

2.6 EVALUAREA FEZABILITATII PROIECTULUI

Implementarea noului sistem informational implica numeroase cheltuieli; din acesta cauza un nou proiect va fi selectat doar dupa realizarea unor studii de fezabilitate. Acestea au drept scop furnizarea informatiilor necesare fundamentarii procesului decizional . Prin studiul realizat trebuie sa se urmareasca evaluarea urmatoarelor fezabilitati :

Fezabilitatea tehnica stabileste daca resursele tehnice si logice ale firmei sunt suficiente sau trebuie cumparate . In cazul firmei RECON S.A. se considera ca resursele de care dispune firma permit implementarea aplicatiei privind evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii , nemaifiind necesara achizitionarea de noi echipamente sau componente software . Cu toate acestea echipa de realizare a proiectului are nevoie de un calculator pentru a - si desfasura activitatea in conditii optime . Deoarece firma nu are un calculator disponibil care sa stea in permanenta la dispozitia membrilor echipei si nu considera necesara achizitionarea unuia nou, solutia optima este inchirierea unui echipament de calcul . Acesta urmeaza sa fie inchiriat de la S.C. COREVAS S.A. Vaslui pe o perioada de 8 luni ( cat dureaza derularea proiectului ) . Avand in vedere ca intre cele doua firme exista stranse relatii de colaborare s-a stabilit de comun acord un pret de inchiriere de 35$ pe luna.

Fezabilitatea exploatarii stabileste daca personalul existent in intreprindere este capabil sa utilizeze noul sistem . Dat fiind ca personalul angajat are experienta in lucrul cu calculatorul putem considera ca nu sunt necesare cheltuieli suplimentare cu instruirea personalului si ca nu vor exista dificultati in exploatarea noului sistem .

Fezabilitatea programarii in timp determina daca sistemul poate fi proiectat si implementat in timp real . S-a constatat ca societatea dispune ca societatea dispune de toate resursele necesare in acest sens, deci nu ar trebui sa apara intirzieri in realizarea noului sistem .

Fezabilitatea juridica determina daca se pot inregistra conflicte intre sistemul propus si posibilitatea unitatii de a nu avea anumite conflicte fata de obligatiile legale . In urma analizarii acestor aspecte, s-a stabilit ca sistemul respecta toate statutele, deciziile, regualmentele, legile si alte acte normative si juridice care sunt : Legea 15/1994 privind amortizarea mijloacelor fixe , O.G nr.54/ 30 august 1997 pentru modificarea si completarea Legii 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, H.G. 909/ 1997 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 15/1994, Legea nr.227/ 9 decembrie 1998 privind aprobarea O.G. nr.54/1997 pentru modificarea si completarea Legii 15/ 1994 , H.G. 964/30 decembrie 1998 pentru aprobarea clasificatiei si a duratelor normale de utilizare a mijloacelor fixe, Legea 15/1994 republicata in M.O.R. nr 242/31 mai 1999 , O.G. nr.84/31 august 1999 privind scoaterea din functiune a unor mijloace fixe uzate fizic sau moral neamortizate, apartinand agentilor economici din constructii, H.G. nr.1035/16 decembrie 1999 privind stabilirea valorii de intrare a mijloacelor fixe, O.G.nr.5/25 ianuarie 2000 pentru completarea Legii 15/1994 , H.G.nr.403/7 iunie 2000 privind reevaluarea imobilizarilor corporale, H.G. nr.568/18 iulie 2000 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii 15/1994 cu modificarile ulterioare aprobate prin H.G. 909/1997, Legea nr.149/28 iulie 2000 privind aprobarea O.G.nr.5/2000 pentru completarea legii 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale .

Fezabilitatea economica presupune estimarea costurilor si a beneficiilor sistemului propus a fi realizat . Cheltuielile estimate pentru realizarea proiectului sunt :

cheltuieli cu inchirierea echipamentelor ;

cheltuieli cu salariile ;

cheltuieli generale de administratie ;

cheltuieli neprevazute ;

cheltuieli de condultanta pe o perioada limitata de timp in vederea exploatarii optime a sistemului.

Suma alocata pentru realizarea proiectului este, dupa cum am stabilit anterior de 185 milioane lei . Aceasta suma provine din profitul estimat a se realiza in anul 2000.

Cel mai greu de stabilit in aceasta faza sunt veniturile aduse de noul sistem . Acestea pot avea ca sursa:

cresterea eficientei muncii salariatilor ;

cresterea productivitatii muncii compartimentului financiar - contabil;

economii de timp;

imbunatatirea procesului de luare a deciziilor;

un control mai bun ca urmare a utilizarii aplicatiei ;

cresterea performantelor de prelucrare a datelor .

Regimul de amortizare utilizat este cel liniar .

Economiile nete sunt determinate ca diferentaintre totalul economiilor si totalul costurilor .

Impozitul pe venituri se calculeaza dupa formula :

, unde :

I - impozitul pe venituri

En - economii nete

Daca din economiile nete se scade impozitul pe venit se obtin economiile nete fara impozit . Suma acestora este egala cu 349785936 lei , suma care este mai mare decat 183718750, prin urmare poiectul este fezabil .

Tabelul nr. 7 Elemente de calcul pentru determinarea fezabilitatii economice

Cap.3 ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL

3.1 DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

Tema supusa analizei la S.C.RECON S.A. Husi se refera la sistemul informational de evidenta a mijloacelor fixe ( implicit al amortizarii acestora ). In urma studierii documentatiei primite de la firma in legatura cu acest sistem s-au constatat si analizat urmatoarele clase de tranzactii :

intrari de mijloace fixe prin achizitionare de la furnizori;

intrari de mijloace fixe din plusuri de inventar;

intrari de mijloace fixe in gestiune prin inchiriere;

calculul amortizarii mijloacelor fixe;

calculul diferentelor din reevaluare;

transferul mijloacelor fixe din baza de productie la punctele de lucru;

reparatia si intretinerea mijloacelor fixe ;

iesirea din patrimoniu a mijloacelor fixe amortizate integral;

iesirea din patrimoniu a mijloacelor fixe partial amortizate;

iesirea din patrimoniu a mijloacelor fixe constatate lipsa la inventar;

iesirea de mijloace fixe din gestiune prin inchiriere.

3.1.1 DESCRIEREA ORIENTATA PE TRANZACTII A INTRARILOR-PRELUCRARILOR-IESIRILOR

Intrari de mijloace fixe prin achizitionare de la furnizori

Tranzactia incepe prin completarea unei cereri de catre seful bazei de productie sau de catre sefii punctelor de lucru, prin care se solicita achizitionarea unui nou mijloc fix . Aceasta cerere se transmite Directorului General spre aprobare , care stabileste daca exista fondurile financiare necesare pentru achizitie . Cererile aprobate merg apoi la Compartimentul de Aprovizionare care face analiza ofertelor furnizorilor si in functie de aceasta stabileste comanda .

Biroul aprovizionare intocmeste nota de comanda pentru unul sau mai multe mijloace fixe . Prin urmare, intre comanda si mijlocul fix exista o relatie de " una la multe " deoarece un mijloc fix apare pe o singura comanda , dar o comanda poate contine mai multe mijloace fixe .

Odata identificat furnizorul, trebuie stabilita o relatie intre acesta si comanda trimisa . Aceasta relatie este de " unu la multe " deoarece un furnizor primeste mai multe comenzi , iar o comanda este trimisa unui singur furnizor .

Responsabilul cu mijloace fixe din unitate se deplaseaza la sediul acestuia pentru a incheia contractul de vanzare-cumparare .

Furnizorul intocmeste factura in care sunt inscrise ca date pretul de vanzare, cantiatea,TVA-ul si valoarea totala . Intre factura si furnizor exista o relatie de " una la multe ", intrucat un furnizor poate emite mai multe facturi , dar o factura nu poate apartine decat unui singur furnizor .

Factura se intocmeste in trei exemplare :

exemplarul rosu ramane la compartimentul financiar-contabil al furnizorului pentru evidentierea tranzactiei in contabilitatea acestuia ;

exemplarul verde ramane tot la furnizor pentru intocmirea decontului de TVA si evidentierea TVA-ului de plata ca datorie la bugetul statului ;

exemplarul albastru este preluat de responsabilul cu mijloacele fixe al S.C. RECON S.A.

Odata cu factura se intocmeste si avizul de insotire a marfii care are acelasi circuit ca aceasta. In cazul in care, din diferite motive, nu se intocmeste factura avizul de insotire o suplineste pana in momentul in care aceasta ajunge la client .

Pe baza facturii ( respectiv a avizului de insotire a marfii ) se face receptia mijlocului fix de catre gestionarul cu mijloacele fixe, in baza de productie. Gestionarul convoaca Comisia de Receptie ( 3-5 membri ) numita de unitate prin decizia Directorului General . In urma constatarilor comisiei se intocmeste procesul-verbal de receptie in care sunt inscrise numarul acestuia , data receptiei, numarul de inventar al noului mijloc fix. Procesul verbal de receptie se intocmeste in doua exemplare .

Relatia dintre factura si procesul verbal de receptie este de " una la multe" intrucat de pe o factura pot fi intocmite mai multe procese verbale de receptie, corespunzatoare fiecarui mijloc fix achizitionat, in timp ce un proces verbal de receptie apartine unei singure facturi .

Procesele verbale de receptie sunt legate intr-un dosar ( caiet ) care se constituie ca un centralizator ( loc de stocare ) pentru mijloacele fixe achizitionate .

Cele doua procese verbale de receptie circula:

la persoanele care fac parte din comisie ;

la baza de productie pentru incarcarea gestiunii cu mijloacele fixe achizitionate;

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea, inregistrarea acestuia si pentru efectuarea platii furnizorului.

Se arhiveaza :

la gestionarul de mijloace fixe ( un exemplar );

la compartimentul financiar-contabil al firmei ( un exemplar ).

Pe baza acestui proces verbal de receptie la compartimentul financiar-contabil se intocmeste fisa mijlocului fix.

Aceasta este un loc de stocare a informatiilor privind mijloacele fixe existente in unitate care contine date referitoare la numarul de inventar al mijlocului fix ( preluat din procesul verbal de receptie ), valoarea de inventar, durata normala de functionare ( din momentul darii in folosinta pana la amortizarea completa ), cota de amortizare .

Fisele mijloacelor fixe se pastreaza in cartoteca pe grupe de mijloace fixe , in ordinea codurilor din clasificarea fondurilor fixe, conform H.G. nr 964/ 30 decembrie 1998, iar in cadrul acestora fisele mijloacelor fixe se grupeaza pe locuri de folosinta . Nu circula, fiind document de inregistrare contabila si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Tot pe baza procesului verbal de receptie, la compartimentul financiar-contabil se completeaza Registrul numerelor de inventar cu numerele de inventar ale mijloacelor fixe si locul unde se afla acestea . Acest document nu circula si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, tinand evidenta cronologica a mijloacelor fixe existente in unitate ( este loc de stocare ) . Relatia dintre fiecare mijloc fix si receptia lui este de " unu la unu ", deoarece fiecare mijloc fix achizitionat este receptionat printr-un singur proces verbal si un proces verbal contine un singur mijloc fix .

Incepand cu luna urmatoare intrarii in functiune se calculeaza si se inregistreaza amortizarea ( in regim liniar ) .

Tranzactiile prezentate mai sus sunt inregistrate in note contabile pe masura realizarii lor. Din punct de vedere contabil se inregistreaza astfel :

Achizitia mijlocului fix cand se intocmeste factura:

= 404 " Furnizori de imobilizari "

" Mijloace fixe "

" TVA deductibila "

Mijloace fixe receptionate fara factura

= 408 " Furnizori-facturi nesosite "

" Mijloace fixe "

" TVA neexigibila "

In mometul sosirii facturii se contabilizeaza:

= 404

4426 = 4428

Intrari/iesiri de mijloace fixe in/din patrimoniu in urma constatarii plusurilor/minusurilor de inventar

La sfarsitul anului calendaristic, conform reglementarilor in vigoare, se realizeaza inventarierea mijloacelor fixe . In acest scop se constituie o Comisie de Inventariere, care stabileste prin numarare soldurile faptice ale mijloacelor fixe existente in gestiune si le inscrie in listele de inventar .

Evaluarea soldurilor faptice in listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite la inregistrarea mijloacelor fixe in contabilitate . Valoarea de inventar se stabileste de Comisia de inventariere cu respectarea prevederilor legale .

Lista de inventariere se intocmeste intr-un singur exemplar la locurile de depozitare, de regula anual sau in conditiile stabilite de lege.

Circula:

la gestionar pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima filla a listei ca toate mijloacele fixe au fost inventariate in prezenta sa, ca mijloacele fixe respective se afla in pastrarea si raspunderea sa.

la membrii Comisiei de inventariere pentru stabilirea plusurilor, minusurilor si a deprecierilor constatate la inventar, precum si pentru consemnarea in procesul verbal de inventariere a rezultatelor .

la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice si semnarea listei privind exactitatea soldului scriptic .

la contabilul sef si la Oficiul Juridic impreuna cu procesele verbale, cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii mijloacelor fixe, numele persoanelor vinovate ( pe baza carora se intocmesc listele de imputatii ) si cu procesul verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor facute de Comisia de inventariere .

la Directorul General impreuna cu procesele verbale pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute .

Se arhiveaza :

la compartimentul financiar-contabil ;

Comisia de inventariere intocmeste si procesul verbal de inventariere in care se inscriu cauzele plusurilor, minusurilor si degradarilor constatate la inventar si numele persoanelor vinovate. Acesta are o circulatie asemanatoare listei de inventariere .

Un alt document care se intocmeste obligatoriu este registrul de inventar. Acesta se completeaza pe baza datelor cuprinse in listele de inventariere si procesele verbale de inventariere . Nu circula, fiind document de inregistrare contabila .

Se arhiveaza la comparimentul finaciar-cotabil impreuna cu documentele justificative care stau la baza intocmirii lui .

Tranzactiile prezentate mai sus se inregistreaza in note contabile astfel :

Inregistrarea plusurilor constatate la inventariere :

212 = 131 " Subventii pentru investitii "

Inregistrarea lipsurilor constatate la inventar ( depreciate sau imputabile)

= 212

" Amortizari privind imobilizarile corporale "

6728 " Alte cheltuieli exceptionale privind operatiile de capital

Imputarea lipsurilor constatate la inventar :

daca persoanele vinovate sunt salariati ai unitatii :

4282 = % " Alte creante in legatura cu personalul "

758 " Alte venituri din exploatare "

4427 "TVA colectata"

daca persoanele vinovate nu sunt salariati ai societatii:

"Debitori diversi"

7728 "Alte venituri exceptionale din operatii de capital"

4427

Calculul amortizarii mijloacelor fixe

Mijloacele fixe se amortizeaza in regim liniar, in fiecare luna prin intocmirea de note contabile si inregistrarea sumelor in planul de amortizare.

Fondul de amortizare se obtine inmultind cota de amortizare liniara cu valoarea mijlocului fix care poate fi valoare de intrare sau valoare ramasa de amortizat. Cota de amotizare se calculeaza conform formulei :

deci

Calculul amortizarii se efectueaza separat pentru mijloacele fixe intrate in unitate inainte de 31.12.1998 si pentru cele achizitionate dupa aceasta data. Se realizeaza doua planuri de amortizare distincte dar modul de calcul este acelasi.

Calculul si inregistrarea amortizarii se face distinct pentru mijloacele fixe implicate direct in productie (evidenta contului 6811 - "Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizarilor") si pentru mijloacele fixe neimplicate in productie (evidenta contului 8045 - "Amortizarea aferenta gradului de neutilizare")

Determinarea valorii amortizarii ce se include in cheltuielile de exploatare se face in functie de gradul de utilizare a mijlocului fix, care se determina astfel:

Em, an precedent

U(%)=  * K *Ipr

Em, an de infiintare sau de dobandire

unde:

U - gradul de utilizare

Em, an precedent - indicatorul de eficienta a mijlocului fix realizat efectiv de agentul economic in anul precedent calcularii amortizarii

K - coeficientul de corectie stabilit conform H.G. nr.587/24.09.1998 (vezi tabelul nr. )

Ipr - coeficientul de pret rezultat in urma reevaluarii mijloacelor fixe in conformitate cu prevederile H.G. nr.500/1994 privind reevaluarea imobilizarilor corporale. In cazul firmei RECON S.A. Ipr=1 deoarece nu a efectuat reevaluarea mijloacelor fixe conform hotararii mentionate. Relatia de calcul pentru Em este:

Venituri din exploatare

Em=

Vma a mijloacelor fixe

Veniturile din exploatare se obtin astfel:

pentru anii 1990-1993 inclusiv, veniturile din exploatare vor fi cele evidentiate in creditul contului 600-" Venituri din activitatea de baza" diminuat cu impozitul pe circulatia marfurilor, evidentiat in debitul aceluiasi cont.

pentru anii 1994-1999 inclusiv, veniturile din exploatare vor fi cele evidentiate in creditul conturilor din grupa 70 -"Venituri din vanzari de produse, marfuri, servicii postale si alte activitati" (701-708) si din grupa 74-"Venituri din subventii de exploatare" (741).

Valoarea medie anuala a mijloacelor fixe se determina astfel:

Vma=V+Vmai-Vmae, in care:

unde:

Vma - valoarea medie anuala a mijloacelor fixe in anul de infiintare si in anul precedent

V - valoarea de inventar sau de intrare a mijloacelor fixe existente la inceputul anului

Vmai - valoarea medie anuala a mijloacelor fixe intrate in cursul anului

Vmae - valoarea medie anuala a mijloacelor fixe iesite in cursul anului

Vi(e) - valoarea de inventar sau intrare a mijloacelor fixe intrate sau iesite in cursul anului

T  - numarul de luni intregi incepand cu luna urmatoare celei de intrare a mijloacelor fixe pana la sfarsitul anului , respectiv numarul de luni intregi din luna urmatoare celei de iesire a mijloacelor fixe pana la sfarsitul anului .

Amortizarea lunara pentru fiecare mijloc fix este inregistrata in fisa sa . Pentru evidenta amortizarii in planul de amortizare se cumuleaza amortizarea aferenta mijloacelor fixe de la acelasi cod de clasificare ( dar avand numere de inventar diferite ) .

Legatura dintre mijlocul fix si planul de amortizare este de " multe la multe ", intrucat planul de amortizare din fiecare luna presupune calculul amortizarii tuturor mijloacelor fixe existente in unitate, iar fiecare mijloc fix amortizat apare in toate planurile de amortizare lunare favute pe parcursul anului.

Suma inregistrata in debitul contului 6811 se determina inmultind gradul de utilizare astfel determinat cu fondul de amortizare calculat . Diferenta se trece in debitul contului din afara bilantului 8045 - " Amortizarea aferenta gradului de neutilizare "(tabelul nr.8)

Din punct de vedere contabil amortizarea mijloacelor fixe se inregistreaza astfel:

Inregistrarea amortizarii mijloacelor fixe utilizate direct in productie

Amortizarea aferenta gradului de neutilizare

D 8045 =

Calculul diferentelor din reevaluare

Reevaluarea mijloacelor fixe se efectueaza numai in cazul in care rata inflatiei cumulata pe ultimii 3 ani consecutivi depaseste 100% . Conform H.G.nr.403/ 7.07.2000 , realizarea reevaluarii presupune ca societatea sa procedeze mai intai la efectuarea inventarierii mijloacelor fixe ( in conformitate cu prevederile legale ) .

Comisiile de inventariere vor analiza diferentele rezultate din reevaluare si valorile actualizate ale mijloacelor fixe reevaluate in corelatie cu utilitatea bunurilor respective si cu valoarea de piata. Nu se supun reevaluarii obiectele de inventar de natura mijloacelor fixe .

Comisia de inventariere intocmeste situatia privind determinarea valorii ramase actualizate a mijloacelor fixe supuse reevaluarii ( tabelul ).

Din punct de vedere contabil se inregistreza :

Diferentele favorabile rezultate din reevaluare .

= 105 " Diferente din reevaluare "

Transferul mijloacelor fixe din baza de productie la punctele de lucru

Fiecare mijloc fix se afla intr-o singura gestiune ( aceasta poate fi baza de productie sau punctele de lucru ) .

Intre mijloacele fixe existente in unitate si gestiune se stabileste o relatie de " multe la unu " intrucat un mijloc fix apartine unei singure gestiuni, dar o gestiune poate avea mai multe mijloace fixe .

In cazul in care firma are de executat o lucrare este necesara aprobarea responsabilului cu mijloacele fixe pentru transferarea acestora din baza de productie pe santierul de lucru.

In acest scop se intocmeste bonul de miscare in doua exemplare care circula astfel:

la responsabilul cu mijloacele fixe (ambele exemplare) pentru a aproba transferul;

- la baza de productie pentru semnarea de predare de catre gestionarul cu mijloacele fixe;

- la punctele de lucru pentru inregistrarea in evidenta la locul de folosinta;

- la compartimentul financiar - contabil pentru inregistrarea miscarii mijloacelor fixe.

Se arhiveaza:

- la compartimentul financiar - contabil (exemplarul 1);

- la baza de productie (exemplarul 2).

Tabel nr. 8 Plan de amortizare pe luna . anul .

Efectuarea reparatiilor la mijloacele fixe

a) Efectuarea reparatiilor la mijloacele fixe cu forte proprii.

In cazul defectarii unor mijloce fixe care pot fi reparate, societatea poate hotari in functie de resursele de care dispune, sa efectueze aceste reparatii cu forte proprii.

Aceste reparatii presupun cheltuieli cu materialele si cheltuieli cu personal.

Cheltuielile materiale sunt evidentiate cu ajutorul bonului de consum care se intocmeste in doua exemplare pe masura darii materialelor din magazie in consum. Circula:

la magazia de materiale pentru eliberarea cantitatilor prevazute semnandu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele ;

la compartimentul financiar contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

Se arhiveaza la compartimentul financiar - contabil.

Cheltuielile de personal se evidentiaza statul de salarii intocmit si arhivat la compartimentul financiar.

60X = 30X Evidentierea consumului de materiale.

6451 = 4311.01

6451 = 4311.02

6452 = 4371

La incheierea lucrarilor de reperatii se intocmeste nota de contabilitate. Concomitent valoarea contabila a mijloacelor fixe creste cu valoarea reparatiilor efectuate:

"Venituri din productia de imobilizari corporale"

Pentru luna urmatoare calculul amortizarii va avea in vedere noua valoare contabila a mijloacelor fixe.

b) Efectuarea reparatiilor la mijloacele fixe de catre terti.

Daca firma nu poate efectua reparatia mijloacelor fixe prin forte proprii ea poate apela la o alta societate. Pentru evidentierea valorii reparatiei firma prestatoare de servicii intocmeste factura. Circuitul facturii a fost prezentat anterior.

Valoarea reparatiei se trece in contul de cheltuieli 611.

Cheltuieli de intretinere si reparatii:

Iesirea din patrimoniu a mijloacelor fixe

Iesirea unui mijloc fix din patrimoniu se poate face la expirarea duratei de utilizare ( prin casare ) si inainte de expirarea acestui termen in cazul constatarii unui minus in gestiune la inventariere, vanzarii, distrugerii mijloacelor fixe ca urmare a unor calamitati naturale, incendii si alte cauze.

a)      Iesirea mijloacelor fixe din patrimoniu la expirarea duratei de utilizare (amortizate 100% ).

Se constituie o comisie de casare care intocmeste procesul verbal de scoatere din functiune la locul scoaterii din functiune si constata cantitatile pieselor, subansamblelor si materialelor rezultate. Se intocmeste in exemplare care circula astfel:

la conducere pentru aprobarea scoaterii din functiune;

la baza de productie pentru descarcarea gestiunii;

la magazia primitoare pentru semnarea de catre gestionar a primirii in gestiune a ansamblelor, subansamblelor pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva.

la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea si inregistrarea operatiilor privind scoaterea din functiune a mijloacelor fixe.

Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil si la responsabilul cu mijloacele fixe.

Intre amortizare si scoatere apare o relatie de " unu la multe " intrucat scoaterea unui mijloc fix presupune numai datele privind amortizarea sa iar planul de amortizare ofera informatii privind scoaterea tuturor mijloacelor fixe din patrimoniu.

Intre mijlocul fix si procesul verbal de scoatere din functiune exista o relatie de " unu la unu " deoarece operatia de scoatere din patrimoniu presupune un singur mijloc fix iar un mijloc fix poate fi scos cu un singur proces verbal . Dupa scoatere fisa mijlocului fix se ia din cartoteca si se pastreaza separat.

Din punct de vedere contabil se inregistreaza:

281 = 212

b)      Iesirea mijloacelor fixe in urma constatarii unor defectiuni ireparabile

Iesirea din patrimoniu in urma constatarii unor defectiuni ireparabile se face in mod asemanator cu iesirea din gestiune prin casare, dar cu unele diferente:

cel care solicita scoaterea din functiune este seful punctului de lucru care intocmeste si documentatia aferenta;

comisia verifica starea mijlocului fix si intocmeste procesul verbal al scoaterii din functiune la locul de folosinta. Tot aici se constata ansamblele,subansamblele, piesele componente si materialele rezultate din scoaterea efectiva din functiune. Procesul verbal astfel constituit este trimis la baza de productie pentru descarcarea din gestiune;

in acest caz mijlocul fix nu este amortizat integral. Valoarea ramasa neamortizata se evidentiaza in debitul contului de cheltuieli 6871 - "Cheltuieli exceptionale privind amortizarea imobilizarilor". Iesirea din patrimoniu se face la valoarea contabila si nu la pretul de vanzare.

c)      Iesirea mijloacelor fixe prin vanzare

Daca firma se hotaraste sa vanda un mijloc fix din diferite motive devine furnizor de mijloace fixe. In aceasta calitate intocmeste factura si aviz de insotire a marfii (de catre compartimentul financiar-contabil) in trei exemplare. Exemplarul rosu si cel verde raman in unitate, iar cel albastru este trimis clientului.

Pe baza facturii se intocmeste urmatorul articol contabil:

Si in acest caz mijlocul fix este incomplet amortizat, deci iesirea din patrimoniu se face printr-o nota contabila astfel:

Din aceasta descriere a sistemului existent se pot desprinde urmatoarele puncte slabe :

Datele circula greoi intre diferitele puncte ale sistemului ;

Este necesar un volum mare de munca datorat cantitatii mari de informatii;

Prelucrarea greoaie a datelor;

Inoportunitatea sau inexactitatea informatiilor obtinute din sistem;

Costuri mari de stocare a datelor.

3.1.2 CODIFICAREA DATELOR

Pentru o evidenta cat mai exacta a mijloacelor fixe din intreprinderi s-a stabilit prin lege ca ele sa fie clasificate in grupe, subgrupe, clase si subclase. Astfel, mijloacele fixe amortizabile au fost clasificate in sase grupe principale , si anume :

Grupa 1 - " Constructii "

Grupa 2 - " Echipamente tehnologice " ( masini, utilaje si instalatii de lucru )

Grupa 3 - " Aparate si instalatii de masurare, control si reglare "

Grupa 4 - " Mijloace de transport "

Grupa 5 - " Animale si plantatii "

Grupa 6 - " Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale ".

Fiecarui mijloc fix aflat intr-o grupa amintita mai sus i se atribuie un cod de clasificare in functie de rolul si utilizarea lui in cadrul unitatii . Exemplu :grupa 2, subgrupa 20, clasa 3, subclasa 1 formeaza codul de clasificare 2.20.3.1. atribuit mijloacelor fixe de natura betonierelor si malaxoarelor.

In momentul achizitionarii unui mijloc fix codificarea acestuia se particularizeaza si mai mult prin atribuirea unui numar de inventar unic care se consemneaza in Registrul numerelor de inventar .

Numerotarea mijloacelor fixe in cadrul registrului se face, de regula, in ordinea succesiva a numerelor si pe grupe de mijloace fixe . In acest scop, fiecarei grupe de mijloace fixe stabilite de unitate i se rezerva o anumita serie de numere de ordine ( de exemplu: pentru cladiri 1000 - 1999; pentru constructii speciale 2000 - 2999; pentru masini , utilaje si instalatii de lucru 3000 - 3999; pentru aparate si instalatii de masurare, control si reglare 4000 - 4999 etc. ) astfel incat prima cifra sa reprezinte o anumita grupa de mijloace fixe din care face parte bunul respectiv .

In cadrul seriei se atribuie numere separate pe urmatoarele subgrupe : unelte, accesorii de productie si inventar gospodaresc si pentru alte subgrupe pe care unitatea le considera necesare .

La stabilirea numerelor de inventar in cadrul seriei se au in vedere atat mijloacele fixe existente, cat si mijloacele fixe care vor fi achizitionate in anii urmatori.

Numarul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaza sa fie trecut in toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv .

Numarul de inventar atribuit se imprima direct pe obiect ( cu vopsea ). Pe fiecare obiect este obligatoriu sa se imprime si initialele unitatii din care face parte.

In concluzie, fiecare mijloc fix este identificat in mod unic prin codul sau de clasificare si prin numarul de inventar care permit cunoasterea in orice moment a starii si a locului in care se afla mijlocului fix respectiv.