Analiza sistemului informational existent din punct de vedere al fluxurilor informationale si stabilirea elementelor ce trebuie supuse schimbarii

Analiza sistemului informational existent din punct de vedere al fluxurilor informationale si stabilirea elementelor ce trebuie supuse schimbarii

Potrivit "Nomenclatorului privind modelele registrelor si formularelor tipizate comune privind activitatea financiara si contabila", in ceea ce priveste gestiunea trezoreriei, se prevede posibilitatea utilizarii urmatoarelor documente comune tuturor agentilor economici:

Proces verbal de plati

Serveste ca:

--document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor;

--document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor;

--document justificativ de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi neachitate.

Se intocmeste intr-un exemplar si se retine in casieria unitatii ori de cate ori se fac plati prin casierii platitori, astfel:

--fata formularului se completeaza de casierul unitatii, care semneaza de predarea sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora.

--verso formularului se completeaza de casierul platitor la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati, se semneaza de acesta si se verifica de casier. In cazul in care spatiul este insuficient se intocmeste o lista suplimentara care trebuie sa contina toate informatiile cerute de document.

Circula la compartimentul financiar-contabil ca anexa la exemplarul 2 al registrului de casa.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Dispozitie de plata - incasare catre casierie

Serveste ca:

--dispozitie catre caserie in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare;

--dispozitie catre caserie, in vederea incasarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale;

--document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil unde se si semneaza de intocmire.

Circula:

--la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza in cazurile prevazute de lege;

--la persoanele autorizate sa aprobe plata sumelor respective;

--la caserie, pentru efectuarea operatiilor de incasare sau plata, dupa caz, si se semneaza de casier;

--la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registru de casa.

Registru de casa

Serveste ca:

--document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;

--document de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa;

--document de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.

Se intocmeste in 2 exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati. Se semneaza de casier pentru confirmarea inregistrarii operatiilor efectuate si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea exemplarului 2 si a actelor justificative anexate. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs.

Circula la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitatii sumelor inscrise si respectarea dispozitiilor legale privitoare la efectuarea operatiilor de casa (exemplarul 2). Exemplarul 1 ramane la carnet.

Se arhiveaza:

--la casierie (exemplarul 1);

-- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).

Bon de vanzare

Serveste ca:

--document pentru incasarea numerarului;

--documentul pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil valoarea acestuia a fost achitata la casierie;

--document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.

Se intocmeste in 3 exemplare de catre vanzator.

Circula:

--exemplarul 1-la cumparator o data cu marfa;

--exemplarul 2-la casa pentru achitarea sumei;

--exemplarul 3-ramane in carnet.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Cerere de credite

Se intocmeste atunci cand unitatea solicita un nou credit. Se intocmeste de directorul economic ca urmare a hotararii Consiliului de Administratie. Se intocmeste in 2 exemplare, unul fiind trimis la banca iar al doilea fiind pastrat la contabilitate.

Factura fiscala

Serveste ca document justificativ de livrare a marfii.

Se intocmeste in 3 exemplare (fiind folosita atat la desfacere cat si la aprovizionare) de catre furnizor (de catre compartimentul desfacere)

Circula: la client (exemplarul 1);

la contabilitatea furnizorului (exemplarele 2)

ramane la cotor (exemplar 3).

Se arhiveaza la furnizor ca si la client la serviciul financiar-contabil.

Bon de vanzare

Serveste ca:

--document pentru incasarea numerarului;

--documentul pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil valoarea acestuia a fost achitata la caserie;

--document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.

Se intocmeste in 3 exemplare de catre vanzator.

Circula:

--exemplarul 1-la cumparator o data cu marfa;

--exemplarul 2-la casa pentru achitarea sumei;

--exemplarul 3-ramane in carnet.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Ordin de vanzare

Serveste ca dispozitie de a livra marfa unui client.

Se intocmeste in 2 exemplare la desfacere de catre cel ce dispune vanzarea.

Circula la :

--compartimentul aprovizionare-desfacere (exemplarul 1);

--contabilitate (exemplarul 2).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Chitanta fiscala

Serveste ca document justificativ de depunere a unei sume in numerar la casieria unitatii; si ca document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.

Se intocmeste in 2 exemplare de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.

Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiilor inregistrate in registrul de casa.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa epuizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

Ordin de plata

Serveste ca document de plata.

Se intocmeste in 3 exemplare de catre cel ce ordona plata.

Circula la furnizor (exemplar 1), la banca prin care se face plata (exemplar 2) si la unitate (exemplarul 3).

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.