Caracteristicile controlului intern

Caracteristicile controlului intern

Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizeaza ca: "Oamenii fac ce trebuie sa faca atunci cand stiu ca vor fi controlati'.

Plecand de la acest principiu, dar si din alte motive, controlul intern a fost si ramane centrul preocuparilor managerilor de la toate nivelurile unei entitati.

De-a lungul timpului controlul intern a evoluat in raport de gradul de dezvoltare al culturii organizatiilor. Pe masura ce s-au amplificat afacerile intreprinderilor si s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a capatat noi valente atat in concept cat si in continut.

Conceptul de control intern a fost in permanenta definit si redefinit, cel putin in raport cu doua aspecte, si anume:

descentralizarea activitatilor, ceea ce a condus la cresterea si delegarea competentelor in cadrul aceleasi structuri;

amplificarea numarului de prevederi, normative, reguli si reglementari, care sa asigure gestionarului caile de actiune pentru utilizarea corespunzatoare a resurselor in vederea cresterii eficacitatii.

Din practica au rezultat o serie de caracteristici ale controlul intern si anume:

a) Controlul intern este un proces si nu o functie. Toate functiile
conducerii, inclusiv functia de audit intern, includ o structura de control, care
influenteaza decisiv procesul managerial. Mai mult chiar fiecare activitate trebuie sa
aiba componenta ei de control, care o ajuta sa functioneze.

Controlul intern, privit ca proces la dispozitia managerului, este un proces dinamic, care isi adapteaza permanent instrumentele si tehnicile la schimbarile de mediu survenite in cultura organizatiei determinate de gradul de competenta al managerilor.

Controlul nu este un scop in sine, ci un mijloc. Astfel, controlul nu este organizat de dragul controlului, ci rolul lui este sa confirme asteptarile managementului prin utilizarea unor procedee, tehnici si instrumente specifice. In practica, exista si asemenea situatii cand managerii creeaza structuri complexe , greu de controlat. Pentru realizarea unui control eficient trebuie sa se proiecteze structuri simple, descentralizate si flexibile care sa nu ingreuneze verificare si aplicarea procedurilor.

b) Relativitatea controlului intern. Oricat de bine ne-am organiza nu
pretindem ca vom fi la adapost de toate neregulile sau abaterile care pot sa
apara de la un ecart stabilit, dar acesta ne va permite ameliorarea situatiei. Daca
totusi controlul nu exista, si se stie bine acest lucru, atunci este posibil sa apara
situatii care nu pot fi stapanite.

Scopul organizarii controlului intern este acela de a oferi o asigurare rezonabila impotriva riscurilor si nu o asigurare absoluta. O asigurare rezonabila este mai mult decat minim si se raporteaza intotdeauna la obiectivele entitatii. De la controlul intern conducerea si Consiliul de administratie al entitatii asteapta asigurari rezonabile bazate pe evaluarea riscurilor, prin concentrarea pe cele trei principii ale performantei (economicitate, eficienta si eficacitate).

Pentru a adauga valoare si a contribui la imbunatatirea eficacitatii managementului trebuie sa facem recomandari. Nu putem recomanda numai adaugarea a inca unui control in plus. Aceasta presupune costuri, chiar daca exista riscuri. Trebuie sa apreciem daca costul controlului justifica costul mecanismului de control. De asemenea, trebuie sa vedem daca costul controlului este mai mic decat riscurile care pot apare.

Oricat de bine ar fi planificat si executat controlul intern nu poate asigura decat o certitudine relativa, deoarece un control intern care ar viza atingerea tuturor obiectivelor propuse, in conditii de eficienta, ar fi scump si neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizatiei, ci obiectivul sau este relativ si rezonabil.

c) Controlul intern este universal. Controlul intern reprezinta nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instructiuni, calculatoare si manuale de politici, ci si oameni la fiecare nivel al organizatiei.

Controlul intern este un proces realizat de catre personalul de la toate nivelele, respectiv: Consiliul de administratie, conducerea executiva, intreg personalul. El este efectuat atat de managementul de la varf, dar si de managementul de linie, adica responsabilii de compartimente, dar si de toti ceilalti oameni. Fiecare membru al entitatii este responsabil pentru controlul sau intern.

Mediul de control, mereu in schimbare, impune abordarea controlului la nivelul fiecarei entitati ca un sistem de control intern, diferentiat si integrativ, construit in raport de interesele organizatiei. Aceasta constructie va trebui sa tina cont de structura organizatorica a entitatii, de stilul de conducere al managerilor, de influenta factorilor de mediu si implicit de riscurile care pot afecta entitatea.

Excesul de norme, reguli, proceduri impiedica realizarea unui control eficient, de aceea este necesara gasirea unui echilibru optim in vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situatii in care se impun reguli precise, clare, stricte, adica un control riguros, spre exemplu, cazul intreprinderilor aflate in faza de maturitate, dar sunt si situatii in care controlul trebuie sa fie mai putin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor strategice ale entitatilor, spre exemplu, cazul societatilor nou infiintate sau a celor care se afla intr-o faza de crestere.

Modul de stabilire al acestor reguli tine, pe de o parte, de stilul de conducere si de capabilitatile organelor ierarhice in delegarea responsabilitatilor, iar pe de alta parte de nivelul de dezvoltare si de cultura al organizatiilor.

In organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitatea deoarece nu poti da reguli pentru fiecare situatie intalnita si de asemenea, o regula daca nu este de actualitate sau este prea rigida stagneaza procesul si conduce la ineficacitate.

O alta componenta a universalitatii controlului intern o constituie faptul ca urmare a expansiunilor domeniilor de activitate si a cresterii nivelurilor ierarhice, precum si a descentralizarii activitatilor pe functiuni, conducerea s-a indepartat de executanti.

In prezent, actionarii si asociatii firmelor se afla in fata pericolului de a nu mai stapani propria afacere, motiv pentru care acestia au acordat mandate de reprezentare unor administratori Aceasta extindere a activitatilor a condus la extinderea domeniului normativ (legi, reglementari, constrangeri profesionale) care sa limiteze pe gestionarul de resurse, managerul, in actiunile sale, dar care sa aiba drept scop sa-1 ajute, sa-1 ghideze si nu in ultimul rand sa-1 coordoneze si sa-1 supervizeze in indeplinirea corespunzatoare a atributiilor tot mai complexe ce-i revin.