Avind in vedere prevederile legale in vigoare si importanta deosebita pe care o prezinta documentele pe baza carora banca a imprumutat fonduri sau si-a asumat angajamente, indeosebi atunci cand sunt necesare actiuni in instanta pentru recuperarea creantelor, administratorii de credite din sucursale trebuie sa acorde o atentie deosebita modului de pastrare, conservare si in final arhivare a documentelor originale de creditare.

Documentele prezentate de catre clienti in vederea obtinerii creditelor cat si cele elaborate de banca in legatura cu acestea au caracter confidential, deoarece contin informatii care pot provoca daune materiale clientilor in cazul in care acestea sunt divulgate.

In acest sens personalul compartimentului de creditare al sucursalei Bancii Transilvania SA va depune pentru pastrarea in fiset metalic/dulap inchis si sigilat, a unui dosar de credit care va cuprinde un exemplar din urmatoarele documente originale:

contractul de credit impreuna cu documentele care atesta aprobarea solicitarii de

credit;

contractele de garantie ;

actele aditionale la contractul de credit.

Pe dosarul de analiza a creditului se va inscrie:

denumirea imprumutatului ;

tipul creditului acordat ;

data acordarii ;

valoarea acesteia ;

destinatia creditului;

termenul de acordare.

Dosarul de credit va fi inregistrat in Registrul de evidenta a contractelor de credit din Colectia de anexe si formulare utilizate in activitatea de administrare credite, care poate fi un registru tip pe suport hartie gestionat de administratorul de credit sau o aplicatie informatica a registrului gestionata de compartimentul informatica.

Registrul astfel completat se pastreaza de asemenea in fiset metalic/dulap. Predarea acestor dosare se face de catre administratorul de credite al sucursalei pe baza de proces verbal.

Accesul la aceste dosare este permis numai in cazuri deosebite, cu aprobarea scrisa a directorului de sucursala. Persoanele care au acces la dosare (director regional/director/director adj., analist credite, administrator credite) vor fi evidentiate in Registrul de evidenta a contractelor de credit, cu urmatoarele date:

numele si prenumele ;

functia ;

scopul accesului (consultare/ridicare/ fotocopiere) ;

data ridicarii ;

data restituirii.

Raspunderea pentru pastrarea si securitatea acestor documente extrem de importante revine persoanei careia i-au fost predate conform Procesului-verbal.

Dosarul din acest dulap/fiset metalic precum si cel de gestionare aflat la administratorul de credite, se vor pastra pana la recuperarea integrala a creditului si a dobanzilor aferente.

Dupa recuperarea integrala a creditului si costurilor aferente, cele doua dosare se vor numerota, snurui si parafa, dupa care se vor preda la arhiva, unde se vor pastra conform Nomenclatorului arhivistic aprobat de conducerea bancii.

Minutele rezultate in urma sedintei Comitetului de credite si risc al sucursalei se vor numerota si snurui, cu certificarea numarului de pagini la sfarsit. Se vor completa de catre analistul de credit care prezinta documentatia de credit , in lipsa acestuia de un angajat al sucursalei desemnat de directorul regional/directorul sucursalei. Dupa terminarea sedintei CCRS acestea se vor semna de catre membrii prezenti ai comitetului si se vor pastra de catre directorul sucursalei.