Operatiunile de casierie

Operatiunile de casierie

Deschiderea casei de circulatie

Operatiunile de casierie incep prin deschiderea casei de circulatie, respectiv prin preluarea de la tezaur a rezervei de casa, a gentilor sigilate si a registrelor de evidenta a operatiunilor de casierie. Rezerva de casa se distribuie casierilor operativi pentru a putea incepe activitatea zilnica, gentile sigilate se predau controlului verificator pentru verificare si numarare, iar registrele raman la casierul sef. Acest transfer de gestiune de la tezaur la compartimentele operative se inscrie in registre speciale pentru miscarea numerarului[1].

Asa cum s-a precizat, in practica internationala, casierul bancar are multiple atributii, reprezentand prototipul bancherului ca reprezentant al bancii in relatile cu clientii. In aceasta calitate casierul rezolva solicitari ale clientilor, primeste si verifica, manipuleaza si indreapta pe filiera tipica bancara multiple documente intre care primordial sunt instrumentele de plata.

Fiecare din aceste documente au anumite caracteristici si implica anumite precautii si sensuri de verificare, asa cum a fost deja subliniat in capitolele anterioare.

Nu vom reveni asupra functionalitatii bancherului si asupra obiectivelor de control ce-i revin in fiecare din instrumentele si tehnicile de plata, parcurse sau care sunt parte componenta a functionalitatii casierului.

In acest subcapitol va fi abordat numai rolul de casier propriu-zis, respectiv de a prelua numerarul si a-l distribui, la cerere clientilor.

1. Operatiunile de incasari

Operatiunile de incasari depuneri de numerar se fac pe baza documentului dispozitie de incasare, care se editeaza electronic de catre operatorul/casier din front-office in care se inscrie numele clientului, numele de cont si suma depusa. Dupa incasarea sumei de catre operatorul/casier, clientul semneaza pe document si primeste un exemplar drept chitanta, originalul ramanand in banca pentru arhivare. Concomitent cu editarea dispozitiei de incasare, suma se inregistreaza in jurnalul de casa si in contul clientului. Acest procedeu este valabil pentru persoanele fizice si agentii economici care depun sume mai mici.

Agentii economici care depun sume mai mari, cum ar fi magazinele comerciale, supermarketurile, benzinariile folosesc procedeul gentilor sigilate in care se depun banii si separat se intocneste dispozitia de incasare insotita de un borderou monetar[2].

De regula, bancile tiparesc si pun la dispozitia clientilor, legate in carnete, formulare 'foi de varsamant', care sa poata sa fie completate de client, din timp, pentru operativitate. De asemeni, pentru cei interesati, banca ofera asemenea formulare in ziua depunerii.

Formularul nota (foaie) de depozit (varsamant) contine pe prima pagina (jumatatea din stanga) de regula, urmatoarele informatii:

- data,

- numele bancii,

- localizarea sediului bancii,

- contul pentru care se face depunerea (nume si numar).

Se subliniaza ca in practica bancara moderna, de fapt, identitatea completa a clientului si numarul sau de cont sunt preimprimate in memoria calculatorului si astfel sunt evitate orice erori, asigurandu-se implicit viteza operatiunilor de inregistrare.

La primirea formularului casierul:

- verifica corectitudinea elementelor inscrise privind identitatea clientului, beneficiar;

- numara fiecare din tipurile de bancnote si monezi depuse, bifand pentru identificare pozitie cu pozitie;

- identifica si bifeaza, cec cu cec, instrument cu instrument, documentele cuprinse pe verso-ul formularului;

- verifica prin adunare totalurile din formular;

- semneaza pentru conformitate si introduce bancnotele si monedele in caseta sa.

Dupa cum se stie, in practica bancara s-au introdus masinile moderne de numarat care usureaza foarte mult activitatea casierului.

Totodata, acestea sesizeaza eventual bancotele false. Cand se descopera asemenea cazuri se desfasoara o procedura speciala de analiza a situatiei, de regula, in colaborare cu politia.

Abia dupa ce numerarul a fost preluat in intregime si verificat cu privire la autenticitatea bancnotelor are loc inregistrarea in Registrul de Casa, respectiv, in fisa de incasari.

Se aplica deci succesiunea: intai preluare si depozitare si ulterior, inregistrare in evidente a operatiunilor cu numerar.

Asa cum rezulta in fapt, casierul desfasoara doua feluri de operatiuni:

- cu numerar,

- cu instrumente de plata in moneda scripturala.

In aceasta a doua categorie intra, in special, cecurile, care depuse la banca pe aceasta cale isi urmeaza filiera proprie.

Astfel, pentru cecurile emise de titularii de cont la acelasi sediu se poate efectua transferul, respectiv viramentul in aceeasi zi.

Pentru cecurile emise de titularii care au conturi la alte banci urmeaza sa se declanseze de catre sediul bancii, unde are cont beneficiarul ori unde cecul a fost depus, operatiunile specifice de incasare prin relatii interbancare.

2. Operatiunile de plati

Operatiunile de plati eliberare numerar se pot face pe baza urmatoarelor instrumente:

dispozitia de plata;

cecul pentru numerar;

cambia;

biletul la ordin.

Dispozitia de plata se elibereaza de operatorul/casier din front-office, la cererea clientului, se verifica existenta disponibilului in cont, se efectueaza automat inregistrarea in jurnalul de casa si in contul clientului, dupa care are loc validarea de catre back-office, semnarea dispozitiei de plata de catre client si eliberarea numerarului.

Operatiunile de plata pe baza de cec, cambie si bilet la ordin sunt identice cu cele pentru dispozitia de plata, cu deosebirea ca aceste instrumente de plata sunt pe suport de hartie si operatorul/casier din front-office trebuie sa semneze pe documente pentru acceptare back-office-ul pentru validare si apoi urmeaza eliberarea sumei. Clientul semneaza pe document ca a primit suma, dupa care operatorul/casier face mentiunea achitat si semneaza.

Una din cele mai frecvente operatiuni legate de activitatea de plati efectuata de casieri sunt platile privind cecurile prezentate spre incasare de catre clienti sau alte persoane.

Astfel se prezinta spre incasare in numerar, la banca:

- fie persoane sau reprezentanti ai firmelor care au cont deschis la aceste banci si doresc sa incaseze cecuri emise de ei asupra propriului cont deschis la sediul respectiv al bancii;

- fie persoane care doresc sa incaseze cecuri emise de clientii bancii, cu cont deschis la sediul respectiv in favoarea lor.

Aceste operatiuni implica un risc specific:

- pe de o parte, efectuarea platii fara verificarea de vigoare ar putea aduce prejudicii clientilor titulari de cont si bancii;

- pe de alta parte, verificarea de durata determina rezolvari intarziate si afecteaza bunul renume al bancii privind operativitatea.

In lumina acestor cerinte atributiile casierului platitor privind cecurile prezentate au doua coordonate principale:

- verificarea valabilitatii cecului prezentat la plata,

- informarea cu privire la situatia contului asupra caruia a fost emis cecul respectiv.

Examinarea valabilitatii cecului prezinta aspecte multiple. Astfel casierul platitor urmareste:

- ca documentul, respectiv cecul prezentat sa nu fi fost anulat. Se verifica inventarele intocmite periodic de catre banca de care apartine contul respectiv;

- ca semnatura cecului sa fie corecta, functie de specimenele de semnatura;

- ca plata sa fie posibila:

prin existenta disponibilului;

prin facilitatile de credit ce permit plata prin overdraft (peste disponibilitatile existente si in lipsa lor);

- ca data scrisa in cec sa nu fi fost nici ulterioara, nici imaginara;

- ca variantele sumei de plata, in cifre si litere, sa nu difere;

- daca formele de cedare a cecului (girul) sunt corespunzatoare normelor legale.

Odata satisfacute aceste cerinte ele controlului documentelor, operatiunile de plata propriu-zise implica ca etape componente urmatoarele atributii pentru casier:

- solicita semnatura benificiarului platii, asigurandu-se de valabilitatea calitatii sale si de identitate;

- inregistreaza cecul in Registrul de Casa;

- aplica pe verso-ul cecului stampila speciala privind monetarul;

- pregateste, cu consultarea clientului, cupiurile solicitate de acesta;

- aduna sumele prevazute in monetar si verifica astfel concordanta dintre sumele pe cupiuri si totalul sumei de plata;

- scoate din caseta sumele prevazute in monetar, numarand pentru fiecare cupiura cu atentie;

- desavarseste incasarea cecului ca act final al filierei sale, anuland cu o linie semnatura beneficiarului cecului;

- inmaneaza cupiurile si eventual monedele reprezentand sume de plata, solicitand clientului sa verifice prin numaratoare, exactitatea sumei, inainte de a parasi sediul bancii.

Ambele parti, casier si client, trebuie sa considere aceasta operatiune nu o ipostaza a nesigurantei si incompetentei casierului, ci o componenta normala a relatiilor intre parti, in spiritul claritatii si pentru evitarea oricarei neintelegeri.

Rezulta, din cele de mai sus ca pentru plati (spre deosebire de incasari), succesiunea momentelor principale este:

- inregistrarea platii in Registrul de Casa,

- eliberarea efectiva a numerarului.

Atat la incasari, cat si la plati se promoveaza echitatea pentru ambele parti, dar se protejeaza primordial interesele bancii, care in ultima instanta, prezinta utilitate si pentru client, oricare ar fi pozitia acestuia: depunator de numerar sau beneficiar al unei sume eliberate de banca.

3. Incheierea zilnica a operatiunilor de casierie

La incheierea zilei de lucru fiecare casier desfasoara in ordine urmatoarele procedee:

- aduna coloanele de incasari si plati si stabileste totalurile;

- adauga la total incasari 'soldul de casa al zilei precedente' cu care de fapt a inceput ziua de lucru. Stabileste astfel pozitia 'total intrari';

- din 'total intrari' scade 'total plati' si determina astfel 'soldul de inchidere' al zilei de lucru;

- intocmeste 'monetarul' al carui total trebuie sa corespunda marimii 'soldului de inchidere';

- Registrul de Casa, monetarul si alte documente insotitoare sunt semnate, datate si stampilate de catre fiecare casier.

La sfarsitul zilei de lucru, operatiunile casierilor independenti sunt centralizate sub supravegherea ierarhica a casierului sef.

Aceasta inseamna, pe de o parte, prelucrarea datelor privind totalul de incasari si plati si soldurile, pentru a determina, prin insumare, totalul operatiunilor de casa ale unitatii bancare respective. Pe de alta parte, regularizarea 'soldului de inchidere' in functie de cerintele rezervei de casa in limita stabilita pentru fiecare casier.

In cazurile in care:

- soldul de inchidere al casierului este mai mare decat rezerva de casa, vor face varsaminte la rezerva de casa;

- soldul de inchidere al casierului este mai mic decat rezerva de casa, va fi completata rezerva de casa.

Astfel, la sfarsitul zilei operative, grosul rezervei de casa se va afla depus in seiful central ca Rezerva de casa a unitatii bancare.

Pe de alta parte, o componenta a acestei rezerve se va afla depusa in casetele casierului si ele sunt pastrate in seiful central, sub forma de rezerve atribuite, in anumite limite, functie de sfera de operatiune a fiecarui casier.

Un registru special, Registru de Evidenta al Casierului Sef (The Chier Cahier's Memorandum Book) serveste pentru inregistrarea atenta a tuturor miscarilor de numerar determinate de alimentarea sau reglarea rezervelor aflate in administrarea casierului operativ.

Casierul sef se preocupa permanent pentru o continua reglare operativa a numerarului aflat la casieri prin alimentari si preluari in cursul zilei operative, evitand miscarile de numerar intre casieri (permise dar nerecomandabile).

In mod deosebit, casierul sef ii revine sarcina armonizarii zilnice a rezervei de casa, in sensul de a satisface in orce moment necesitatile de numerar ale unitatii bancare, iar pe de alta parte de a evita supraaglomerarea de numerar in casa, situatie ineficienta (prin lipsa de venituri pe care o presupune) si potential periculoasa.

Documentul principal de evidenta al casei de circulatie este Registrul Situatia casei de circulatie si a altor valori existente in tezaur in care se inscriu zilnic, in forma centralizata, incasarile, platile si soldul, structura pe cupiuri a soldului si celelalte valori existente in tezaur.In situatie se mai inscrie si plafonul de casa (limita superioara a numerarului, care poate fi pastrat de unitatea bancara) si soldul casei de circulatie, stabilindu-se devierile fata de plafon. Aceste informatii sunt foarte utile pentru managementul numerarului, atat pe plan local, cat si central.

Pentru estimarea volumului de operatiuni care se vor derula zilnic prin casa de circulatie, se foloseste graficul de incasari si plati in numerar intocmit pe o perioada de o luna pe baza informatilor obtinute de la clienti. Excedentul sau deficitul zilnic se regleaza prin transferurile de fonduri catre sau la alte sucursale, potrivit planului primit de la trezoreria centralei bancii.

Rezerva de casa reprezinta retinerile de moneda de catre fiecare unitate bancara pentru reluarea activitatii in ziua urmatoare si pentru acoperirea unor varfuri de plati in alte zile. Aceasta se determina la nivelul mediei zilnice de plati dintr-o luna reprezentativa si poate varia in functie de factorii specifici locali. Rezerva de casa reprezinta o imobilizare de fonduri necesara, dar trebuie sa se mentina la un nivel cat mai scazut.

Redistribuirea excedentului de casa se face potrivit planului transmis de centrala bancii care cunoaste cerintele bancilor din retea, deci o redistribuire intrabancara. Planul de redistribuire se elaboreaza pe baza principiului costului minim de transport, stabilindu-se transele cele mai avantajoase. In cea ce priveste plasarea pe piata, aceasta are loc numai din dispozitia centralei bancii, fie la nivel local, fie prin transfer la alte localitati. Uitatile bancare excedente primesc cea mai mare parte din veniturile realizate prin valorificarea numerarului. Practica a dovedit ca excedentul este o sursa sigura de venituri, deoarece nu implica riscuri majore de plasament, iar veniturile sunt imediate. De aceea, unitatile bancare cu excedent sunt si cele mai profitabile, iar realizarea unui excedent cat mai mare ramane un obiectiv prioritar pentru orice management bancar.