Organizarea si functionarea casieriei

Organizarea si functionarea casieriei

Organizarea operatiunilor de casierie se face la banci prin care respectarea severa a deziderentului : maxima securitate, risc minim.

Aceste cerinte orienteaza deopotriva:

a) caracteristicile locurilor de munca;

b) raporturile de lucru intre casieri si sefii ierarhici.

1. Organizarea locului de munca al casierului

Locurile de munca in amenajari integral etanse sau ghisee in serie, cu pereti despartitori de inaltime utila, trebuie sa asigure o delimitare neta a spatiului afectat casierului.

Acest spatiu trebuie sa fie pretabil in a se inchide cu chei proprii, in toate cazurile in care casierul paraseste locul de munca.

De regula este oprit accesul in spatiul de lucru al casierului de catre alte persoane, fie alti casieri, fie alte categorii ale personalului bancii, si, in special, al persoanelor straine de banca[1].

Accesul este posibil numai pentru personalul de control in conformitate cu regulamentul de functionare.

Cheile ghiseului sunt preluate cu semnatura de catre casier, iar dublura lor se pastreaza in seiful central al unitatii bancare.

Fiecare casier este inzestrat cu instrumente de lucru specifice:

- caseta personala (TILL), care este o caseta de otel cu incheietori sigure, de dimensiuni utile, specifice;

- registrul de Casa (SHEET), este desfasurat in partida dubla: incasari si plati. Este un registru contabil tip Cartea Mare. In cele doua parti se vor inregistra cronologic operatiunile din cursul zilei;

- tusiera si stampila personala (PAD RUBBER STAMP) sunt tratate in practica bancara ca echipament de securitate, care trebuie ferit de posibilitatea de acces a clientilor sau a celorlalti casieri.

Caseta personala este o caseta de otel cu incuietori sigure, de dimensiuni utile, specifice. Ea trebuie sa fie usor portabila intrucat portivit normelor de securitate ea se pastreaza in timpul in care casierul nu o foloseste, in seiful central al sediului bancar.

Registrul de casa este desfasurat in partida dubla: respectiv incasari (intrari-debit) si plati (iesiri-credit).

El este un registru contabil de tip CARTEA MARE.

In cele doua parti ale sale vor fi inregistrate cronologic operatiunile in cursul zilei, urmand ca la sfarsitul zilei sa se efectueze situatia casei, prin posibilitatea marimii si caracterului soldului.

Practic, cele doua parti de registru pot fi desfasurate prin fise separate de incasari si plati.

In conditiile moderne, locurile de munca ale casierilor pot fi inzestrate cu terminale ale calculatorului sediului bancar, ceea ce da posibilitatea inregistrarilor in sistemul electronic.

Implicit, casierul va fi titularul unei chei de comutare si blocaj, fapt ce limiteaza fizic posibilitatea de utilizare a acelui terminal in lipsa casierului.

Tusiera si stampila personala a casierului sunt tratate in practica bancara ca un echipament de securitate, care trebuie ferit de posibilitatea de acces a clientilor sau a celorlalti casieri si a carei utilizare neglijenta poate aduce prejudicii bancii.

Ca un mijloc suplimentar de precautie se poate atribui fiecarui casier o nuanta diferita de cerneala folosita.

La sfarsitul zilei operative toate aceste instrumente: caseta, registrul, tusiera si parafa casierului urmeaza a fi depuse in seiful central al bancii sub controlul cheilor duble, ramanand in deplina securitate pana la inceputul urmatoarei zile de lucru, cand sunt preluate sub control de catre casierul respectiv.

2. Raporturile functionale intre casieri si sefii ierarhici

Raporturile de lucru intre casieri si sefii ierarhici au primordial, drept obiect normele de utilizare a rezervei de casa.

Rezerva de casa reprezinta detinerile in bancnote si monede ale fiecarei unitati bancare, in calitati suficiente pentru a-i asigura functionalitatea de partener bancar in raporturile cu clientii. Cu alte cuvinte, le da posibilitatea de a efectua plati la ordinul  clientilor, inainte ca propriile incasari sa creeze posibilitatii in acest sens.

Asa cum arata practica bancara internationala marimea rezervei de casa a fiecarui sediu bancar trebuie sa asigure un minimum operational.

In toate tarile exista preocupari pentru redistribuirea intre sedii de acelasi grad, sau spre verigile superioare a surplusurilor ocazionale, astfel ca in intreaga retea bancara sa nu existe surplusuri de numerar.

Explicatia unei asemenea preocupari are un substrat economic. Sumele in numerar nu aduc venituri bancilor. Dimpotriva, echivalentul lor depus la alte banci, ca depozite, pot aduce venituri sub forma de dobanzi.

Pe de alta parte, dimensiunile mari ale detinerilor de numerar mareste riscul pentru banci, mareste expunerea la manevrele raufacatorilor.

Rezerva de casa este depozitata in seiful central al bancii, de regula sub administrarea casierului sef.

Accesul in seiful central si respectiv la rezerva de casa se face sub dublul control  (respectiv pe principiul existentei a doua incuietori, respectiv doua chei).

De regula in spatiile arondate bancnotelor, acestea se pastreaza in cutii protejate de foc, iar monedele in saci speciali.

O parte din rezerva de casa a bancii se afla, in mod firesc, in cadrul unei limite stabilite distinct pe fiecare casier, in detinerea casierilor, in proprile lor casete.

In consecinta, in mod firesc au loc operatiuni de transfer din rezerva de casa a unitatii si rezervele de numerar aflate la casieri:

o parte din casieri vor face varsamintele catre rezerva de casa a bancii;

o parte din casieri vor alimenta de la aceasta rezerva.

Miscarile se confirma prin note speciale de intrare si respectiv iesire din rezerva, intocmite de casieri si contrasemnate de persoanele desemnate sa controleze accesul la rezerva.

Practica releva necesitatea unui Registru de evidenta a rezervei. O posibilitate este evidenta simpla prin inregistrarea intrarilor in negru si a iesirilor in rosu. Implicit aceste operatiuni vor fi evidentiate si in registrele de casa ale fiecarui casier.

Dupa cum se vede, relatiile privind rezerva de casa angajeaza organele ierarhice ale bancii, intr-un cadru de control specific asupra activitatii casieriilor, precum si asupra modului de administrare concreta a rezervei de casa de catre casieri. Rezerva de casa este permanent o problema pentru casierii operativi.

Casierii sunt obligati in tot timpul zilei operative sa respecte principiul de esenta al administrarii numerarului: minimum de numerar in casa.

Ca regula de baza, potrivit conditiilor, surplusul de numerar trebuie sa fie depus la sediul central, ori de cate ori se formeaza in cursul zilei.

Evident sensul acestor operatiuni este de a mentine minimum in caseta casierului si a determina minimum de pagube in cazul unui raid al raufacatorilor.

Se recomanda de asemeni ca o parte din numerar sa fie depus in sertare si dulapuri, sub cheie, in incinta locului de munca, deoarece experienta arata ca raufacatorii nu au timpul necesar sa recurga la o cautare mai amanuntita in incinta casieriilor si astfel pe aceasta cale, eventualele pagube pot fi diminuate.

In acelasi timp se recomanda ca operatiunile mari aferente in special platilor de salarii sa nu fie desfasurate a ghiseele bancii, ci in interior, in vecinatatea seifului central unde sa aiba acces delegatii autorizati ai firmelor, astfel incat transferul banilor sa fie protejat de orice incercare de sustragere.

Normele de functionare bancara prevad controlul zilnic al unei persoane acreditate sau al casierului sef asupra casetei fiecarui casier, fie prin sondaj pe parcursul zilei, fie in final, la incheierea zilei operative.

Principalul obiectiv al controlului: verificarea realitatii sumelor detinute si a efectuarii sincronizate a inregistrarilor.

De asemeni, se verifica derularea in timp optim a celorlalte valori, cecuri, ordin de plata, cambii etc. si indreptarea lor pe circuitele specifice bancare, direct sau in corelatie cu alte compartimente ale bancii, astfel sa se asigure operativitatea si eficienta operatiunilor.

Cu ocazia incheierii operatiunilor se pot depista 'plusuri' sau 'minusuri' de casa. In practica bancara internationala se acorda mare atentie acestor 'evenimente', expresie a lipsei de profesionalism si premisa a unor actiuni frauduloase. Cazurile respective sunt analizate sever si pun un semn serios de intrebare pentru casierul respectiv.

Operational are loc inregistrarea sumelor aferente fie in contul 'Plus de casa', fie in cel 'Minus de casa'.

Atunci cand se suspecteaza ca un client a fost beneficiarul unei plati in exces se incearca, ca acesta sa fie contactat prin conducerea bancii si sa i se solicite cu diferenta sa controleze aceasta posibilitate.

Daca se recunoaste faptul, operatiunea se revizuieste cu semnatura clientului.

Fara consimtamantul si semnatura sa nu e posibil de a se face nici o modificare in conturile bancii.

Astfel, incercarea de a recupera un prejudiciu trebuie sa se efectueze cu amabilitate si deschidere, cu toate precautile in a nu afecta buna credinta si demnitatea clientilor sau reprezentantilor lor.

Manevrarea prin banci a bancnotelor aflate in circulatie reprezinta prilejul acordat acestora de a contribui la selectarea semnelor monetare in suferinta, uzate sau mutilate. Se considera mutilate si pot fi preschimbate de banci bancnotele care pastreaza peste ½ din alcatuirea lor si au insemnele reprezentative.

Bancnotele murdare, patate, mototolite sau mirositoare, precum si pe cele mutilate sunt selectate si pastrate separat si inregistrate distinct in Registrul Rezervei de casa.