Procedura privind operatiunile curente de trezorerie

0. VALIDAREA PROCEDURII

CUPRINS

1. Obiective

1.1.Fundamente

1.2.Scop

1.3.Modificari aduse variantei precedente

2. Reguli Generale

Sistemele utilizate pentru derularea operatiunilor cu bancile

Principalele operatiuni de trezorerie

Printarea extraselor de cont de la banci

Verificarea efectuarii operatiunilor ordonate in ziua precedenta

Intocmirea tabloului zilnic de trezorerie

Efectuarea platilor

Receptionarea datelor privind platile ce urmeaza a fi efectuate in ziua respectiva

Alocarea platilor pe banci

Introducerea platilor

Autorizarea si transmiterea platilor

Verificarea transmiterii platilor

Efectuarea tragerilor

Efectuarea schimburilor valutare

Inchiderea tabloului zilnic de trezorerie

Plasarea disponibilitatilor in depozite overnight

2.3.Actorii implicati in derularea operatiunilor de trezorerie

3. Control intern

4. Graficul etapelor

1.Obiective

1.1.Fundamente

In conformitate cu Regulamentul 97-02 al Comitetului de Supraveghere a Sistemului Bancar Francez, grupul RCI BANQUE a creat o serie de proceduri. RCI Leasing Romania a procedat in consecinta la crearea de proceduri proprii armonizate cu procedurile RCI Banque si legislatia interna in vigoare, care au ca scop acoperirea proceselor principale din cadrul firmei.

1.2. Scop

Obiectivul "Procedurii privind operatiunile zilnice de trezorerie" este de a defini principiile si standardele ce trebuie aplicate de fiecare din actorii definiti in prezenta procedura , in cadrul derularii procesului de operatiuni curente de trezorerie.

1.3. Modificari aduse variantei precedente

Prezenta varianta (1) aduce urmatoarele modificari variantei precedente, modificari facute in scopul eficientizarii procesului de redactare/validare/control a procedurii privind operatiunile curente de trezorerie :

Modificari de forma- ca urmare a adoptarii unui nou format pentru toate procedurile existente s-a procedat la adaptarea procedurii la noile cerinte de structura.

Modificari de fond

actorii participanti la circuitul de validare - paragraful 0

circuitul de redactare/validare - paragraful 0

actorii implicati in derularea operatiunilor curente de trezorerie - paragraful 2.3.

obiective - paragraful 1

control intern - paragraful 3

2.Reguli Generale

2.1.Sistemele utilizate pentru derularea operatiunilor cu bancile

Din punct de vedere al sistemelor utilizate pentru derularea operatiunilor putem imparti bancile partenere RCI Romania in 3 categorii :

A).Banci care utilizeaza sisteme electronic banking ( Multicash): BRD, Raiffeisen, HVB, ABN

Accesul utilizatorilor la sistem este permis pe baza unei parole unice si a unui nume utilizator predefinit.

Exista 2 tipuri de utilizatori definiti:

-utilizatorii care au drepturi de : printare extrase, introducere si modificare plati, schimburi valutare si alte operatiuni, verificare solduri.( persoanele autorizate in prezent sunt : responsabil plati, contabil sef si trezorier )

-utilizatorii care au drepturi de autorizare a operatiunilor si de transmitere a lor catre banca.( Persoanele autorizate in prezent sunt : Director Financiar si Director General ).

B).Banci care utilizeaza sisteme Internet-Banking : Citibank, ING

Accesul utilizatorilor predefiniti se face prin utilizarea unei parole generate de safe-card (Citibank) sau pe baza unei parole + certificat electronic instalat pe card (ING)

Exista 2 tipuri de utilizatori definiti:

-utilizatorii care au drepturi de : printare extrase, introducere si modificare plati, schimburi valutare si alte operatiuni, varificare solduri.( persoanele autorizate in prezent sunt : responsabil plati, contabil sef si trezorier )

-utilizatorii care au drepturi de autorizare a operatiunilor si de transmitere a lor catre banca.( Persoanele autorizate in prezent sunt : Director Financiar si Director General)

C).Banci care utilizeaza suport de hartie pentru derularea operatiunilor

Persoanele responsabile de completarea Ordinelor de Plata aferente platilor sunt : : responsabil plati, contabil sef si trezorier

Persoanele cu drept de semnatura /autorizare a platilor sunt Director Financiar si Director General.

2.2.Principalele operatiuni de trezorerie

Printarea(recuperarea) extraselor de cont de la banci

Extrasele de cont de la fiecare banca reprezinta sursa de intrare de informatii pentru tabloul zilnic de trezorerie, recuperarea extraselor facandu-se dimineata la prima ora de catre trezorier, ele fiind ulterior predate Departamentului de gestiune a contractelor pentru alocarea incasarilor.

.In cazul BRD-GSG, Raiffeisen si HVB printarea extraselor se face cu ajutorul sistemului Multicash prin Modulul Extrase-Rapoarte ; sistemele celor 3 banci provin de la acelasi furnizor si se aseamana foarte mult.

Pentru ING si CITIBANK printarea extraselor se face cu ajutorul sistemelor internet banking modulele Informatii despre cont ( ING) si Rapoarte extrase de cont ( CITIBANK).

Pentru bancile care nu au un sistem de tranzactionare electronic sau pe internet, cum este cazul Banca di Roma, un export al extrasului de cont se primeste pe e-mail sau pe fax.

2.2.2.Verificarea efectuarii operatiunilor ordonate in ziua precedenta

Odata cu identificarea soldurilor finale din ziua precedenta, care vor reprezenta intrarile in tabloul de trezorerie pentru ziua curenta (solduri initiale), trezorierul efectueaza o verificare a realizarii platilor, schimburilor valutare, transferurilor si a celorlalte operatiuni ordonate pe fiecare banca in ziua precedenta.

Daca apar neconcordane cu operatiunile ordonate, se sesizeaza banca respectiva pentru efectuarea modificarilor. Se verifica de asemenea primirea dobanzilor pentru plasamentele overnight.

2.2.3.Intocmirea tabloului zilnic de trezorerie

Tabloul zilnic de trezorerie va inregistra operatiunile zilnice de trezorerie efectuate, pe fiecare banca si cont deschis la aceasta, urmarindu-se echilibrarea conturilor la sfarsitul zilei.

Soldurile initiale vor fi cele preluate din extrasele recuperate de la banci.

Cu galben se vor evidentia schimburile valutare, iar cu portocaliu transferuri interbancare intre conturi sau depozite la termen. Tabloul va cuprinde platile efectuate in ziua respectiva, reflectate in bancile de unde s-au efectuat, schimurile valutare, transferurile bancare intre conturi si alte operatiuni. Conform regulilor contabile, operatiunile de debitare a conturilor vor fi inregistrate cu (-)(iesiri), iar cele de creditare cu (+)(intrari).

In partea de jos a tabloului vom regasi pentru fiecare cont soldul rezultat in urma efectuarii operatiunilor. La sfarsitul zilei conturile trebuie sa aiba sold creditor, exceptie fac acele conturi pentru care exista o intelegere de overdraft cu banca.

Trezorierul verifica in prima parte a zilei tendinta evolutiei cursului de schimb ROL/EUR in vederea efectuarii schimbului valutar la cel mai bun curs si mentioneaza in tabloul de trezorerie cursul BNR valabil pentru ziua respectiva. Verificarea evolutiei cursului de schimb se face prin intermediul sistemului Reuters.

2.2.4.Efectuarea platilor

2.2.4.1.Receptionarea datelor privind platile ce urmeaza a fi efectuate in ziua respective

O situatie centralizatoare a platilor se primeste la ora 12: 30 de la responsabilul de plati in departamentul Financiar. Situatia are in spate documentele justificative si facturile corespunzatoare ( vezi procedura plati ).

2.2.4.2. Alocarea platilor pe banci

Dupa verificarea centralizatorului de plati trezorierul efetueaza o alocare a platilor pe banci in functie de disponibilitati, de liniile de finantare utilizate la momentul respectiv si de natura platii respective.

Platile diverse,reprezentand servicii sau bunuri furnizate de terti, altele decat masinile finantate, se vor efectua cu predilectie din BRD-GSG, tot aici vor fi incluse cheltuielile administrative, cu salariile si asimilate.

In alocarea platilor pe banci se tine seama de disponibilitatile ce urmeaza a fi pastrate pentru rambursarea creditelor si plata dobanzilor aferente.

2.2.4.3.Introducerea platilor

Platile sunt verificate si introduse in sistemele multicash, internet banking sau sunt scrise pe support de hartie. Persoanele care au drept de introducere a platilor si a celorlalte operatiuni sunt trezorierul si persoana din departamentul de contabilitate care se ocupa de verificarea si centralizarea platilor.

Pentru Multicash se folosesc modulele de plati interne sau externe :

Pentru internet banking se folosesc modulele Tranzactii-Plati in Rol sau Plati Internationale

2.2.4.4. Autorizarea si transmiterea platilor

Autorizarea platilor si a celorlalte operatiuni se face prin semnatura electronica de catre persoanele cu drept de semnatura/autorizare in speta Directorul Financiar sau Managerul General. Dupa autorizare fisierele cu plati sunt trimise catre banca.

2.2.4.5.Verificarea transmiterii platilor

Dupa transmitere se verifica daca platile au fost trimise si acceptate de catre banca.

Pentru sistemele Multicash se verifica trimiterea fisierului de plati :

Pentru sistemele de Internet banking se verifica stadiul in care operatiunile sunt inregistrate la banca

Pentru platile efectuate pe support de hartie, primirea acestora de catre banca se verifica prin apel telefonic.

2.2.5.Efectuarea tragerilor

Pe baza sumelor de plata, a disponibilitatilor existente si a alocarii platilor pe banci se stabileste valoarea tragerii. In functie de condititiile comerciale specifice fiecarei banci se stabileste perioada pe care se face tragerea. Plecand de la aceste date se intocmeste tabelul centralizator al contractelor finantate care este trimis bancii odata cu formularul corespunzator (daca este cazul).

2.2.6.Efectuarea schimburilor valutare

Schimbul valutar se efectueaza la cursul de schimb fixat prin negocierea la telefon cu trezoreria bancii pentru fiecare valuta in parte. Ulterior datele tranzactiei ( cont debitor/creditor, valoarea schimbului valutar, moneda, curs de schimb . ..) sunt introduse in sistemul electronic banking sau internet banking, sunt validate si aprobate de catre persoanele autorizate si sunt trimise la banca . Pentru bancile la care sistemul nu permite efectuarea schimburilor valutare, acestea se efectueaza pe suport de hartie fiind transmise la banca pe fax.

Transmiterea schimburilor valutare la banca se face odata cu platile si celelalte operatiuni.

2.2.7.Inchiderea tabloului zilnic de trezorerie

Dupa efectuarea operatiunilor de plati, schimburi valutare si trageri acestea se introduc in tabloul de trezorerie. Se procedeaza ulterior la echilibrarea conturilor prin acoperirea soldurilor debitoare prin transferuri interbancare, daca este cazul (ex : BRD)

2.2.8.Plasarea disponibilitatilor in depozite overnight

Pe baza contractelor pentru depozit automat overnight, semnate cu fiecare din partenrii bancari, bancile creaza depozite overnight pentru soldul conturilor curente, care depaseste o valoare minima stabilita de comun acord in contractul de overnight.

Actorii implicati in derularea operatiunilor de trezorerie

Introducerea platilor : Responsabil plati sau Trezorier

Autorizarea/semnarea platilor: Director Financiar sau Director General

Introducerea tragerilor din linii de credit : Trezorier

Autorizarea/semnarea tragerilor: Director Financiar sau Director General

Introducerea operatiunilor de trezorerie altele decat plati : Trezorier

Autorizarea/semnarea operatiunilor de trezorerie: Director Financiar sau Director General

Intocmirea tabloului zilnic de trezorerie : Trezorier

Validarea tabloului zilnic de trezorerie : Director General

3. Control intern

Controlul de nivel 1 se efectueaza zilnic de catre trezorier asupra urmatoarelor elemente :

-verificarea extraselor bancare in momentul receptionarii (forma,continut,exactitate date, efectuarea operatiunilor de trezorerie ordonate in ziua precedenta )

-validarea sumelor de plata catre furnizori impreuna cu contabilul responsabil cu platile ( confruntarea cu documentele justificative)

-verificarea ordinelor de plata introduse in sistemele electronice de plati sau efectuate pe support de hartie ( suma de plata, detalii identificare platitor, detalii identificare beneficiar si banca beneficiar)

-verificarea si validarea ordinelor de schimb valutar si a ordinelor de tragere din liniile de credit impreuna cu directorul financiar

-verificarea transmiterii catre banca a ordinelor aferente executarii operatiunilor de trezorerie

-confirmarea receptionarii de catre banca a ordinelor de plata, schimb valutar si ordine de tragere

-verificarea arhivarii documentelor aferente operatiunilor curente de trezorerie.

Operatiunile curente de trezorerie sunt centralizatate intr-un tablou intocmit zilnic care este verificat si validat saptamanal de catre Managerul General, impreuna cu documentele justificative. ( vezi paragraf p.2.2.2, p.2.2.3., p.2.2.4.5., si p.2.2.7.)

4. Graficul etapelor

Validare aprobare de catre Directorul Financiar sau Directorul General

Validarea sumelor de plata impreuna cu contabilul responsabil de plati

Distribuirea Op-urilor pe banci

Departament Contabil

Creare OP-uri

Confruntarea centralizatorului cu documentele justificative

Confirmare efectuare plati

Banci

Transmitere Fisier cu OP-uri aprobate de banca

Centralizeaza platile ce urmeaza sa fie efectuate in favoarea furnizorilor (pe baza documetelor justificative)

Trezorier

Efectuarea platilor

Efectuarea operatiunilor de trezorerie altele decat platile