Universitate "Spiru-Haret''

Facultatea de Management Financiar Contabil

Specialitate: Finante-Banci

 

Raiffeisen Bank, Agentia Babadag

CUPRINS

INTRODUCERE

1. PREZENTAREA BAZEI DE PRACTICA

2. ORDONAREA SISTEMATICA A ACTIVITATILOR DESFASURATE

3. REZULTATELE PERIOADEI DE PRACTICA

CONCLUZII SI PROPUNERI

BIBLIOGRAFIE

ANEXE

INTRODUCERE

Calitatea activitatii bancare este influentata direct de organizarea si functionarea sistemului informational, de operativitatea, precizia si calitatea informatiilor culese, prelucrate si transmise, precum si de fundamentarea stiintifica a deciziilor.

Organizarea sistemului informational bancar presupune o structurare a informatiilor corespunzator necesitatilor curente si de perspectiva in ceea ce priveste prelucrarea automata a datelor.

Sistemul informational bancar este constituit din ansamblul mijloacelor si metodelor prin care se realizeaza colectarea, prelucrarea, si transmiterea informatiilor, reprezentand o premisa a unei bune organizari, atat a activitatii de conducere, coordonare si control, cat si a celei operative.

De aceea pentru o buna desfasurare a activitatilor bancare este nevoie ca informatia care  vehiculeaza sa fie clara, documentata si sa corespunda normelor in vigoare. Astfel, pentru a putea lucra eficient intr-o companie, mai intai trebuie sa-i cunosti istoricul si politica.

RZB-Austria a fost fondatǎ in 1927 pentru a coordona activitatile si politicile financiare ale intregului grup bancar Raiffeisen si este responsabilǎ cu tranzactiile si operatiunile efectuate in numele grupului la nivel national si international.

Raiffeisen Zentralbank Osterreich (RZB-Austria) a deschis in 1994 o reprezentantǎ in Romania si a devenit una din bǎncile strǎine de frunte, oferind o gamǎ variatǎ de servicii bancare. În iunie 1998 si-a inceput activitatea Raiffeisenbank in Romania, cea de-a noua bancǎ RZB-Austria in Europa Centralǎ si de Est. În iulie 2001 RZB-Austria si Fondul Romano-American de Investitii (FRAI) au preluat de la Autoritatea pentru Privatizare si Administrarea Participatiilor Statului (APAPS) peste 94,84% din actiunile celei de-a treia bǎnci romanesti, Banca Agricola.

Adunarea Generalǎ Extraordinarǎ a Actionarilor din data de 18 mai 2002 a hotǎrat in unanimitate aprobarea fuziunii prin absorbtie a Raiffeise-Banca Agricolǎ SA si Raiffeisenbank (Romania) SA, cele douǎ unitǎti bancare detinute de RZB-Austria. Banca se numeste Raiffeisen Bank SA incepǎnd cu 1 iulie 2002 . RZB-Austria detine 94,14% din Raiffeisen Bank.

Banca area aproximativ 3.600 angajati si o retea nationalǎ de sucursale, agentii si reprezentante care ajung la un numǎr de 220 de locatii.

1. PREZENTAREA BAZEI DE PRACTICA

Pentru ducerea la indeplinire a sarcinilor ce-i revin, Raiffeisen Bank are organizata in teritoriu o retea de unitati, impartite astfel:

Zone (alcatuite din 4-5-6 judete) à Grupuri (2-3 judete) à Agentii - care pot fi de 3 tipuri in functie de marime: A1 (cu peste 9 angajati, cu manager de operatiuni si compartiment de creditare persoane juridice), A2 (7-9 angajati) si A3 (3-4 angajati). În calitatea lor de unitati operative acestea executa operatiuni specifice bancii, reglementate prin lege, in limitele competentelor stabilite de Centrala si functionand pe baza aprobarii Consiliului de administratie al bancii. Acestea au relatii directe cu clientii din raza lor de activitate.

Agentia are autonomie operativa si de gestiune, in limita unor competente delegate de centrala si in acest caz, activitatea se desfasoara pe compartimente specializate.

Pentru buna desfasurare a activitatii, agentia Raiffeisen Babadag, agentie de tip A2 are in structura organizatorica urmatoarele compartimente:

1. Serviciul Operatiuni
2. Back Office
3. Front Office Vanzari
4. Departamentul Creditare
5. Persoane Fizice
6. Persoane Juridice

Raiffeisen Bank, in activitatea de executie, pentru efectuarea operatiunilor proprii si ale clientilor sai, opereaza cu o documentatie contabila specifica. Avand in vedere necesitatea inregistrarii zilnice a unui volum important de operatiuni bancare si a exercitarii cu acest prilej a unui control bancar adecvat, documentele bancare sunt tipizate, uniformizate si standardizate.

Pentru ca documentele bancare sa fie acceptate de personalul bancii, ele trebuie sa indeplineasca anumite conditii in ceea ce priveste modul de intocmire a lor, si anume:

Sa contina elemente necesare identificarii lor: denumire, numar si data intocmirii;

Sa fie inscrise date despre titularii de conturi: denumirea lor, bancile la care au deschise conturile si numarul conturilor in care urmeaza sa se opereze inregistrarile;

Sa aiba inscrisa corect suma in cifre si in litere;

Sa fie mentionat scopul platii;

Sa fie autorizate prin semnaturi si stampila de catre titularii de conturi.

Miscarea succesiva a documentelor Bancii Raiffeisen se realizeaza in cadrul unui circuit bine precizat, ce presupune parcurgerea mai multor faze:

• Primirea documentelor la ghiseu sau intocmirea acestora de catre personalul bancii si efectuarea asupra lor a controlului bancar operativ-curent, urmarindu-se indeplinirea conditiilor de forma;
• Contabilizarea documentelor, operatiune realizata fie prin transpunerea inregistrarilor in note contabile, fie prin inscrierea directa, pe documentele respective, a conturilor in care urmeaza sa se efectueze inregistrarea, corespunzator modului in care are loc prelucrarea automata a datelor cu ajutorul echipamentelor electronice;
• Înregistrarea succesiva a documentelor bancare in evidenta contabila analitica si sintetica;
• Confruntarea datelor din contabilitatea analitica cu cele din contabilitatea sintetica pentru a se urmari exactitatea operatiunilor efectuate. În acest scop se foloseste ca instrument de evidentiere, balanta de verificare zilnica;
• Clasarea si pastrarea documentelor, respectiv expedierea acestora titularilor de conturi.

Schematic, circuitul documentelor pe faze se prezinta astfel:

Fig. 1: Circuitul documentelor din Raiffeisen Bank pe faze

Circuitul documentelor bancare trebuie astfel organizat, incat in activitatea bancara sa se asigure o continua ritmicitate. Realizarea unei activitati bancare de calitate presupune ca circuitul documentelor sa se desfasoare respectand o serie de reguli, si anume:

• incasarile in numerar efectuate de catre banci presupun primirea mai intai a sumelor de catre casierii incasatori si numai dupa confirmarea acestor operatiuni are loc inregistrarea sumelor in contul depunatorilor;
• platile in numerar, efectuate pe baza cecurilor sau ordinelor de plata, se evidentiaza mai intai in conturile titularilor, in limitele disponibilului propriu existent sau pe seama creditelor si numai dupa aceea se elibereaza numerarul de catre casieria bancii;
• virarea sumelor din unele conturi in altele se va evidentia cu prioritate in debitul contului platitorului si numai dupa aceea in creditul contului beneficiarului. Astfel toate platile vor fi efectuate in limita disponibilitatilor evidentiate in conturi sau a nivelului creditelor aprobate, respectandu-se disciplina monetara si de credit;
• operatiunile privind activitatea de creditare trebuie sa fie efectuate cu operativitate, pana cel mai tarziu la inceputul zilei operative;
• confruntarea operatiunilor de casa de catre grupele operative cu evidenta din cadrul serviciului tezaur si casierie trebuie sa se realizeze zilnic, cel tarziu pana la sfarsitul programului de lucru;
• toate documentele circula in interiorul bancii numai prin personalul propriu, eliminandu-se astfel posibilitatea substituirii documentelor prezentate initial la ghiseu si vizate de personalul bancii, cu altele care pot sa genereze operatiuni frauduloase.

Buna organizare a circuitului documentelor din cadrul Raiffeisen Bank, faciliteaza prelucrarea automata a informatiilor bancare si totodata contribuie la o mai buna organizare a controlului bancar intern.

Un rol deosebit de important in cadrul sistemului informational bancar al Bancii Raiffeisen revine si activitatii de prelucrare electronica a informatiilor. Pe linia prelucrarii electronice a informatiilor bancare, ca urmare a introducerii in practica a celor mai recente cuceriri ale stiintei si tehnicii, exista o permanenta preocupare pentru folosirea in activitatea bancara a celor mai performante echipamente electronice de calcul, accentul punandu-se pe retele integrate de calculatoare tip PC, compatibile IBM, de mare capacitate. Raiffeisen Bank utilizeaza informatica bancara intrucat aceasta ii permite concentrarea, pastrarea si depozitarea datelor, efectuarea de calcule, prelucrarea informatiilor, realizarea de sinteze si obtinerea de variante pentru o mai buna fundamentare a deciziilor.

2. ORDONAREA SISTEMATICA A ACTIVITATILOR DESFASURATE

În decursul practicii efectuate la Agentia Babadag, am avut ocazia sa desfasor activitati atat in front-office, relationand direct cu clientii cat si in back-office asistand si ajutand la procesarea documentelor, toate sub indrumarea directorului de agentie.

În primele zile am lucrat in Back-Office (vezi fisa postului la Anexa 1), desfasurand activitati simple precum: 'cusut' dosare ce cuprindeau toate documentele procesate in ziua anterioara de catre ofiterii bancari, fiind necesar pentru a putea arhiva aceste acte intr-un mod ordonat si sistematic; xeroxat diverse documente/acte; am interactionat cu persoane din acest departament, cum ar fi : managerul operatiuni si ofiteri tranzactii.

Ulterior, am fost instruita cum sa folosesc programul Signature Capture pentru a scana semnaturile posesorilor de conturi la Raiffeisen, persoane fizice si juridice, dupa care sa le atasez la contul respectivilor, pentru ca acestea sa poata exista in format electronic, sa poata fi vazute rapid la nevoie fara a fi necesara cautarea unui act mai vechi semnat de acesta.

Aplicatia Siganture Capture este un instrument puternic de captare a tuturor tipurilor de informatii referitoare la identitatea clientului si de asociere a acestor informatii la un client sau la un cont.

Procedura exacta de scanare a semnaturii clientilor bancii - PF[1] - este urmatoarea:

Scanare semnaturi - dupa inrolarea clientului nou - persoana fizica (si a imputernicitului, daca este cazul) - si deschiderea contului/conturilor clientului titular, se scaneaza semnatura persoanei fizice titular si eventual cea a imputernicitului.

Scanarea imaginii - dupa pregatirea documentului continand specimenul de semnatura se va apasa butonul Scanare pentru a incepe scanarea imaginii. Aceasta va fi afisata in ecranul scanare din aplicatia Signature Capture. Daca exista deja imaginea scanata (imagini scanate anterior si salvate local) se va apasa butonul Importa pentru a localiza imaginea

Completarea campurilor obligatorii - inainte de salvarea imaginii scanate se vor completa campurile Note si Descriere imagine cu urmatoarele informatii :

Campul Note se va completa cu cheia CIF[2] o clientului PF a carui semnatura este scanata

Campul Descriere imagine se va completa CNP-ul clientului PF

Salvarea imaginii - dupa completarea celor doua campuri, se va da click pe butonul Salvare .

Asocierea - Asocierea imaginilor scanate se realizeaza cu ajutorul functiei Asociere din aplicatia Signature Capture . În cazul scanarii semnaturilor clientilor PF, functia se utilizeaza la atasarea imaginii scanate la nivel de CLIENT (cheie CIF). În acest mod, aplicatia va asocia automat imaginea scanata fiecarui cont al acelui client inclusiv conturilor deschise ulterior.

Executia -  se realizeaza cu ajutorul functiei Executie din aplicatia Signature Capture. Aceasta functie se utilizeaza pentru a verifica si pentru a accepta sau respinge asocierile facute in etapa de Asociere.

În Front-Office, am inceput prin a intampina clientul la intrarea in banca si a-l indruma catre departamentul/biroul/persoana unde poate fi ajutat (consultanta, operatiuni persoane fizice, operatiuni persoane juridice, casierie etc.).

La prima ora, cum incepe programul, sunt scoase la imprimanta de catre un ofiter tranzactii extrasele de cont ale fiecarei firme care a realizat operatiuni bancare in ziua precedenta. Eu m-am ocupat de punerea acestora in dosarul personal al titularilor, iar pe parcursul zilei de inmanarea lor.

De asemenea, am mai executat operatiuni simple pentru a veni in ajutorul angajatilor, permitandu-le astfel sa se ocupe de alti clienti, de probleme mai dificile si reducand timpul de asteptare al clientilor. Aceste activitati constau in :

oferirea documentelor necesare pentru crearea unui cont curent sau pentru emiterea unui card de debit (vezi anexa 2)

xeroxarea actelor ce trebuie anexate (ex: acte de identitate)

inmanarea cardurilor de debit

transportul ordinelor de plata si a cecurilor/biletelor la ordin din front-office in back-ofiice pentru a fi procesate

În front-office am interactionat cu teller-ii[3] si seller-ii cat si cu clientii.

Documente pe care le-am folosit sau manuit au fost:

extrase de cont

ordine de plata

cec, bilet la ordin, cambie

cerere deschidere cont curent/emitere card debit pentru persoane fizice

conditii de utilizare a unor servicii/produse atasate contului curent oferite clientilor persoane fizice

3. REZULTATELE PERIOADEI DE PRACTICA

Activitatile din capitolul anterior au fost singurele la care am avut permisiunea sa lucrez, deoarece restul erau ori mai complexe ori confidentiale ori cu risc mare de-a comite greseli, lucru pe care nu ti-l permiti atata timp cat nu ai o experienta si nu esti angajat. Astfel m-am rezumat la asistarea, observarea modului de desfasurare, numarului de pasi necesari a fi urmati, in alte cuvinte doar la invatare pentru posibila viitoare utilizare. Mai jos voi detalia ceea ce am retinut si observat pe parcursul sederii mele in jurul angajatilor.

BACK-OFFICE

Documentele decontate de catre ofiterii de tranzactii sunt: ordinele de plata, cec-urile, biletele la ordin si cambiile.

Aceste instrumente, dupa ce se receptioneaza, se semneaza de catre ofiter si nu se opereaza pana nu este controlata corectitudinea si integralitatea acestora. Pentru fiecare dintre acestea se folosesc programe diferite de procesare/decontare.

Procesarea ordinelor de plata este realizata cu ajutorul unei aplicatii numite FOTO. Verificarea informatiilor continute de documentele de plata face automat, odata cu prelucrarea din OP[5] in aplicatia FOTO. Înregistrarea tranzactiilor urmeaza pasii:

logarea in aplicatie - cu user-ul si parola dedicate

selectarea tab-ului Procesare OP - buton din partea superioara a ecranului de lucru

inregistrarea tranzactiei

Simultan cu inregistrarea tranzactiei se vor atasa (automat) comisioanele corespunzatoare, in functie de natura operatiunii si categoria de comisionare in care este incadrat clientul.

NU pot fi procesate:

- tranzactii ce pot genera sold debitor neautorizat in contul platitorului

- tranzactii pe conturi la nivelul carora exista atasate Mesaje de avertizare

tranzactii cu antedatare

Acestea se vor procesa folosind alta aplicatie.

Alimentarea salariilor se face dintr-un cont al firmei in contul individual al fiecarui angajat. Firma trebuie sa furnizeze bancii un tabel cu Numele, Contul, CNP-ul si suma ce trebuie virata angajatului, urmand ca, prin intermediul unei aplicatii Raiffeisen sa se faca mutarea banilor dintr-un cont in altul.

Celelalte instrumente de debit sunt : cec-ul, biletul la ordin si cambia. Recent, s-a desfasurat un proiect special la nivel national care consta in implementarea unei solutii de decontare electronica a acestor instrumente de debit, platibile in lei, pe circuit interbancar, precum si adoptarea unei legislatii relevante astfel incat sa se asigure reducerea ciclului de compensare si decontare in concordanta cu cele mai bune practici in domeniu.

Formularele noilor formate de instrumente de debit se pot ridica din toate agentiile Raiffeisen. În acelasi timp, se pot folosi in continuare vechile formate de instrumente pana la data de 30 iunie 2009.

Decontarea instrumentelor de plata de debit, platibile in lei, pe circuit interbancar se realizeaza dupa cum urmeaza: instrumentele in format nou se deconteaza centralizat, in format electronic, prin Sistemul Electronic de Plati, incasarea durand 2 zile lucratoare de la prezentarea instrumentului la banca, de catre clientul beneficiar, in cut of time-ul specific fiecarei banci. Astfel, in cazul Raiffeisen, un instrument depus pana la ora 12:00 se va incasa in 2 zile lucratoare, iar un instrument depus dupa aceasta ora se va incasa in 3 zile lucratoare, cu conditia sa nu se primeasca refuz la plata de la banca platitoare.

Pentru evitarea intarzierilor in decontare, trebuie cunoscute modificarile intervenite:

instrumentele de plata de debit in lei se completeaza cu majuscule, singurul camp care este acceptat a fi completat cu litere mici este campul suma in litere

nu se mai stampileaza instrumentele de plata de debit, platibile in lei, semnaturile autorizate fiind suficiente

instrumentele de plata de debit exprimate in valuta si care sunt platibile in lei vor avea inscrisa sintagma "in RON" dupa suma in litere

pana acum numai cecul avea serie si numar; noile norme prevad ca toate instrumentele de debit sa aiba imprimata seria si numarul

Puteti gasi la Anexa 3 un model de completare a cecului, cambiei si biletului la ordin.

Procedura de lucru privind decontarea instrumentelor de plata de debit, platibile in lei presupune parcurgerea etapelor de mai jos:

• Primirea de la client a instrumentelor de debit impreuna cu borderoul de incasare (vezi Anexa 4), completat in 3 exemplare.
• Verificarea existentei elementelor obligatorii si facultative pe care trebuie sa le contina instrumentul de plata si borderourile
• Datarea, stampilarea si semnarea de acceptare a borderoului.
• Înmanarea clientului exemplarele 1 si 2 ale borderoului, datate , stampilate si semnate de acceptare
• Înregistrarea si autorizarea ID[6]-ului remis la incasare prin aplicatia SPID
• Verificarea specimenelor de semnatura
• Procesarea automata a instrumentelor in cadrul aplicatiei.

Exista o serie de situatii in care o tranzactie trebuie autorizata de catre user-ii cu drepturi de autorizare:

valoarea ID depaseste limita de suma setata in aplicatie

valoarea ID + comisioane depasesc soldul disponibil al unui cont platitor cu fonduri blocate

Stergerea unui ID aflat in custodie

FRONT-OFFICE

În front-office am petrecut mai putin timp, realizand activitatile mentionate in capitolul anterior. Am avut de asemenea ocazia sa mai asist si la : oferire de consultanta in ceea ce priveste produsele bancare (credite, carduri), Scoring pentru acordarea creditelor, rezolvarea unor probleme intampinate de unii clientii datorita neintelegerii sau necunoasterii complete a produsului bancar achizitionat/folosit etc.

CONCLUZII SI PROPUNERI

Consider ca practica intr-o institutie bancara este foarte folositoare si benefica pentru formarea unei cariere, chiar si in alta sfera. Dupa parerea mea, aici contactul cu clientul este foarte important, ca si in multe ale arii. Trebuie sa ai veleitati de bun vanzator pentru a reusi sa convingi un client sa achizitioneze un anumit produs, exact ca in comert.

Ceea ce am observat, in mod deosebit, aici a fost cum sa oferi atentie clientului, cum sa-l asculti, cum sa-i oferi o parere, cum sa-i influentezi o decizie, cum sa-l redirectionezi in mod politicos, cum sa-i pui intrebari 'carlig' pentru a afla de ce anume ar avea nevoie si pentru a-l determina sa fie interesat de produsele tale.

Mi-am creat o parere foarte buna despre marea majoritate a angajatilor din aceasta agentie. Majoritatea sunt destul de tineri, ceea ce mi-a facut activitatea mai usoara si placuta, toti sunt foarte respectuosi, maleabili (in sensul bun) si saritori la nevoie; de asemenea, sunt foarte bine instruiti si stapani pe cunostintele lor, lucruri pe care sper sa le deprind si eu in timp.

Este adevarat ca in activitatea bancara exista o rutina zilnica sau procedurala ce trebuie respectata cu sfintenie, dar nu se poate spune ca munca aceasta este plictisitoare. Tot timpul pot sa apara probleme si nu neaparat foarte grave, probleme ale clientilor care nu inteleg prea bine cum functioneaza contul/creditul etc. Pana la urma fiecare client are nevoi diferite si prin urmare procedurile contin sume, clauze, conditii diferite.  Acestea si multe altele sunt lucruri care, in opinia mea, pipereaza activitatea.

În ceea ce priveste, impartirea pe departamente, pot spune ca este destul de bine facuta, fiecare stiind foarte bine toate activitatile pe care trebuie sa le indeplineasca astfel neexistand incurcaturi de situatii in ceea ce priveste cine a fost responsabil pentru o anumita greseala sau pentru un anume lucru.

Cea mai interesanta parte mi se pare cea care opereaza cu persoanele juridice. Aici creditele fiind mult mai complexe si traseul pana la incheierea unuia fiind destul de lung.

Prin urmare, sunt foarte multumit de aceste saptamani in care am intrat intr-un fel in campul muncii, pentru prima oara si am vazut ca pot fi foarte activa, eficienta si pot multumi oameni prin activitatea mea.

BIBLIOGRAFIE

Proceduri de lucru si norme bancare ale Raiffeisen Bank

Documentattie de la Raiffeisen Bank, Agentia Babadag.