Sistemul de control: controlul intern, controlul de gestiune prin inventariere

I. CONTROLUL INTERN

Sistemul de control intern reprezinta un ansamblu de politici si proceduri puse in aplicare de conducerea unei entitati in vederea asigurarii, in masura posibilului, a unei gestionari riguroase si eficiente a activitatilor acesteia.

Eficienta unui control intern implica:

1. respectarea politicilor de gestiune;

2. protejarea activelor;

3. prevenirea si detectarea fraudelor si erorilor;

4. exactitatea si exhaustivitatea inregistrarilor contabile ;

5. stabilirea la timp a informatiilor financiare.

Existenta unui sistem de control intern rational conceput si corect aplicat constituie o serioasa prezumtie asupra fiabilitatii conturilor si a concordantei dintre datele contabilitatii si realitate.

Elementele de baza ale sistemului de control intern sunt:

1. existenta unui plan de organizare cuprinzand:

definirea cat mai precisa a sarcinilor;

definirea limitelor de competenta si a raspunderilor, prin stabilirea unei ierarhii a carei autoritate e indiscutabila;

circulatia informatiilor prin circuitul documentelor stabilite suficient de precise si elaborate pentru a exclude neglijenta si confuzia.

2. competenta si integritatea personalului sunt esentiale, mai ales la nivelul directiunii, intrucat deciziile pe care le iau responsabilii compartimentelor pot fi bune sau rele, si influenteaza activitatea acestora pozitiv sau negativ ; orice entitate cauta pe cat posibil sa elimine cauzele efectelor negative, prin sanctionarea responsabililor de compartimente.
3. existenta unei documentatii satisfacatoare reprezinta un element essential al controlului intern prin: existenta unor instructiuni scrise care sa cuprinda un ghid de proceduri;arhivarea informatiilor, pe criterii bine stabilite, stiut fiind faptul ca "memoria" unei intreprinderi influenteaza pozitiv toate controalele ulterioare.

La stabilirea masurilor de control intern se recomanda a fi respectate standardele de audit care definesc in principal urmatoarele reguli:

1. regula bunei organizari;
2. regula integrarii procedurilor;
3. regula permanentei procedurilor;
4. regula universalitatii aplicarii procedurilor;
5. regula independentei obiectivelor;
6. regula bunei informari;
7. regula concordantei cu necesitatile intreprinderii.

Obiectivele controlului intern sunt:

1. Protejarea activelor intreprinderii.

Acest obiectiv al controlului intern revine ca raspundere celor care gestioneaza patrimonial.De regula, se au in vedere in cadrul stabilirii organizarii intreprinderii:

1. definirea responsabilitatilor;
2. separarea sarcinilor si a functiilor;
3. descrierea functiilor;
4. procedura acordarii imputernicirilor;

2. Asigurarea fidelitatii si exactitatii informatiei contabile.

Aceasta cerinta revine ca obligatie atat celui care gestioneaza patrimonial cat si expertului financiar contabil, unde este posibil este de preferat sa se consulte si un consilier fiscal.

In cadrul de organizare al planului controlului intern, alaturi de celelalte componente, procedurile de organizare a contabilitatii sunt proceduri destinate intelegerii sistemelor de prelucrare si realizare a controalelor si se recomanda a fi colectate si regrupate intr-un manual de proceduri care sa cuprinda minim:

1. Modalitatea de intocmire si circulatie a documentelor justificative;
2. Organizarea si tinerea corecta si la zi a contabilitatii;
3. Organizarea si efectuarea inventarierii patrinoniului si a valorificarii acestuia;
4. Respectarea regulilor de intocmire a bilanturilor contabile;
5. Controalele de baza ale activitatii contabile.

3. Asigurarea respectarii dispozitiilor intreprinderii.

Are drept sop stabilirea modalitatilor de indeplinire corecta si la timp a dipozitiilor intreprinderii, asigurand acea parte, de zi cu zi, a actului de conducere cunoscut si sub denumirea de coordonare a activitatii intreprinderii.Pentru aceasta este necesar ca toate instructiunile, deciziile, normativele interne si alte dispozitii ale intreprinderii sa cuprinda si modalitatea, posibilitatile, cat si persoanele imputernicite sa urmareasca aplicarea lor. Se va avea in vedere sa se asigure:

1. O perfecta transmitere a instructiunilor la destinatarii lor;
2. Elaborarea suficient de clara a informatiilor pentru a evita interpretarea eronata de catre destinatarii lor;
3. Posibilitatea ca instructiunile date si mijloacele puse la dispozitia celor insarcinati cu aplicarea lor sa fie cele mai potrivite scopului stabilit;
4. Procedurile cele mai indicate pentru raportarea executarii acestor instructiuni.

4. Promovarea eficacitatii exploatarii.

Un controlul intern de calitate este determinant pentru cel care gestioneaza patrimonial in luarea deciziilor viitoare ale acestuia cu privire la toate aspectele de ordin financiar(perviziuni, analiza si intocmirea situatiilor si raportarilor patrimoniale sau financiare).

Un control eficient permite asigurarea ca :

toate operatiile miscarilor patrimoniale ale intreprinderii care fac obiectul unei inregistrari contabile sunt inregistrate;

toate inregistrarile contabile transpun corect operatii reale;

toate activele intreprinderii sunt protejate;

se respecta principiul repetabilitatii inregistrarii pentru aceeasi operatie;

toate documentele justificative elaborate de intreprindere pentru insemnarea operatiilor sale patrimoniale intrunesc conditiile cerute elementelor probante;

toate operatiile sunt executate cu respectarea dispozitiilor emise in intreprindere.

Controlul intern poate aduce informatii partiale privind realizarea obiectivelor fixate de cel care gestioneaza patrimonial deoarece:

1. Domeniul de aplicare cuprinde mai ales operatiile repetitive si mai putin cele exceptionale.

2. Costul controlului intern, ca realizare, in situatia in care societatea nu dispune de personal specializat este mai mare decat avantajele scontate de conducatorul societatii prin realizarea acestuia. sa nu fie depasite de costurile necesare cu realizarea acestui control intern.Rolul controlului intern are ca principale caracteristici :

a.       este un element de protejare a activelor intreprinderii, al carui cost poate fi analizat ca sic el privind asigurarea bunurilor;

b. este o mai buna repartizare a sarcinilor care nu trebuie sa se transpuna systematic prin multiplicarea acestora;

c.       trebuie sa fie in raport cu riscul pe care-l acopera.

3. Problemele umane.Conceptia si aplicarea unui sistem de control intern are la baza increderea pe care cei ce gestioneaza patrimonial o au in personalul din subordine, existand insa:

a.       posibilitatea unor erori umane ocazionate de neglijenta, neatentie, erori de rationament sau gresita intelegere a dispozitiilor intreprinderii;

b. abuzul de prerogative din partea anumitor persoane;

c.       posibilitatea oculta intre mai multe personae de a prejudicia patrimoniul intreprinderii; cel mai bun sistem de control intern nu poate in totalitate sa evite producerea premeditata de prejudicii;

d. posibilitatea de a "scapa" controalelor interne anumite aspecte petrecute in perioada ce face obiectul controlului intern;

e.       posibilitatea ca unele proceduri sa devina inadecvate, ca urmare a schimbarii conditiilor avute initial in vedere, astfel ca nu mai este asigurata validitatea procedurii respective.

f.      

II. CONTROLUL DE GESTIUNE PRIN INVENTARIERE

Metoda cel mai des utilizata de conducatorii societatii referitor la integritatea patrimoniului este controlul de gestiune prin inventariere.Acest tip de control este impus de legea 82/1991 cu modificarile ulterioare.

Contabilitatea, ca principal instrument al conducerii, trebuie sa asigure informatii reale asupra activitatii unitatii patrimoniale, in vederea adoptarii de decizii fundamentate din punct de vedere stiintific. Pentru realizarea acestui obiectiv, o conditie fundamentala o prezinta concordanta deplina care trebuie sa existe intre datele inregistrate in conturi si realitatea faptica existenta in unitate.

Mijlocul principal prin care se constata situatia reala a patrimoniului si compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu datele contabilitatii, il reprezinta inventarierea.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii, comun si altor stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica, dupa caz, a elementelor de activ si de pasiv aflate in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza.

Toate aceste operatii se efectueaza cu scopul evaluarii elementelor inventariate si punerii de acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata.

Necesitatea inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora.

Inventarierea se clasifica dupa mai multe criterii:

Din punct de vedere al perioadei cand se efectueaza, inventarierea este:

anuala;

periodica.

Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avandu-se in vedere si specificul activitatii unitatii economice.

Inventarierea periodica se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai mari, decat anul calendaristic. De exemplu, casa si alte valori gestionate in casieria unitatii se inventariaza cel putin odata pe luna, de catre contabilul sef sau alta persoana desemnata in acest scop, marfurile si ambalajele la unitatile comerciale cu amanuntul se inventariaza de doua ori pe an, vagoanele de cale ferata o data la cinci ani.

Din punct de vedere sferei de cuprindere, inventarierea poate fi:

generala;

partiala.

Inventarierea generala cuprinde intregul patrimoniu, adica toate elementele patrimoniale ale unitatii, precum si toate bunurile detinute, cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice.

Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991 (artic.8, al.l) si Ordinului Ministrului Finantelor nr. 2388/XII.1995, pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii, inventarierea generala se efectueaza: la inceputul activitatii, cel putin o data pe an obligatoriu, cu ocazia inchiderii exercitiului financiar, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege.

Inventarierea partiala cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau numai anumite gestiuni si are, de regula, caracter ocazional. Ea se efectueaza in urmatoarele situatii:  

in cazul modificarii preturilor;

la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului sau a altor organe prevazute de lege;

ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

ori de cate ori intervine o predare - primire de gestiune;

cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora.

Conform reglementarilor art. 8 al. (2) din Legea contabilitatii, Ministerul Finantelor poate aproba, pentru institutiile publice, exceptii de la regula inventarierii obligatorii anuale, la solicitarea justificata a a unitatii patrimoniale, cu avizul directiilor generale ale finantelor publice si controlului financiar de stat judetene, respectiv a municipiului Bucuresti.

In cazul in care in situatiile mentionate anterior sunt inventariate toate elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii patrimoniului. In registrul inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a si 14-3-12/b), actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31 decembrie.

Dupa natura elementelor supuse inventarierii se disting:

Inventarierea mijloacelor materiale si banesti, adica: imobilizari corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale consumabile, marfuri), titluri de valoare, disponibilitati, etc. Verificarea acestora se face prin constatare faptica si cantitativa, iar in cazul disponibilitatilor in conturi la banci se face pe baza de documente (extrasul de cont).

Inventarierea productiei neterminate se efectueaza, fie prin constatare faptica la sfarsitul perioadei, fie prin metoda contabila.

Inventarierea creantelor (clienti, debitori interni si externi), respectiv a datoriilor (furnizori, etc.) se face pe baza de documente si punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se concretizeaza in situatii in care se inscriu facturile sau alte documente de de decontare cu referire la: numarul si data lor, valoarea care urmeaza sa se incaseze sau sa se plateasca, dupa caz, precum si termenele de decontare.

Dupa rolul pe care il are inventarierea in activitatea practica a unitatii patrimoniale:

Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezinta, de fapt, o forma a controlului gestionar asupra modului de gospodarire a bunurilor materiale si valorilor banesti.

Inventarierea de predare - primire a gestiunii, constituie o operatiune obligatorie in cazul infiintarii unei gestiuni sau schimbarii unui gestionar.

Inventarierea ca operatiune premergatoare intocmirii bilantului contabil anual al unitatii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordantei dintre realitatea faptica si datele inregistrate in contabilitate.

In desfasurarea inventarierii trebuie sa se respecte anumite conditii cu caracter de principii, care conduc la cresterea eficientei inventarierii, printre care mentionam:

Stabilirea cu anticipatie a elementelor supuse inventarierii, a limitelor de extindere a acesteia asupra patrimoniului. Ele se stabilesc, in functie de specificul activitatii, in cadrul unui plan al inventarierii, de catre conducatorul compartimentului financiar contabil, aprobat de conducerea unitatii si au la baza obiectivele urmarite prin inventarierea patrimoniului;

Comisiile de inventariere trebuie sa aiba o componenta care sa asigure buna desfasurare a operatiunilor de inventariere.In acest sens, se are in vedere aspectul pregatirii profesionale (economice si tehnice) a membrilor ei cu respectarea, in acelasi timp, a principiului incompatibilitatii inventarierii de catre gestionar (el nu face parte din comisie, dar participa efectiv la realizarea ei);

Inventarierea trebuie sa se efectueze intr-un timp cat mai scurt in asa fel incat sa nu impiedice desfasurarea normala a activitatii economice, de productie, de comercializare, etc;

Inventarierea sa se execute corect, iar in cazul mijloacelor materiale si banesti verificarea sa se faca prin constatare directa a acestor elemente. Inventarierea valorilor materiale se face la locul de depozitare si pastrare;

Pentru evitarea incercarilor de acoperire a eventualelor lipsuri din gestiune sau de sustragere a plusurilor, trebuie sa se respecte caracterul inopinat al acestei operatiuni pastrandu-se secretul asupra datei ei.

Potrivit reglementarilor legale in vigoare, unitatile au obligatia sa efectueze cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute. De regula, inventarierea anuala a elementelor de activ si de pasiv se face cu ocazia incheierii exercitiului financiar.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine administratorului sau altei persoane care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv si care elaboreaza si transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unitatii.

Conform prevederilor legale, in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere trebuie prezentate administratorului unitatii propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide, in termen de cel mult 5 zile de la primirea procesului-verbal, asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-operativa in termen de cel mult 3 zile de la data aprobarii procesului-verbal de inventariere de catre administrator. Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Elementele de activ si de pasiv inscrise in acest registru au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.

In concluzie, in termen de cel mult 11 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere trebuie inscrise Registrul-inventar elementele inventariate.

In continuare prezentam documentele ce trebuie sa existe in dosarul intocmit cu ocazia inventarieirii si cateva aspecte legate de inventarierea patrimoniului.

1. Dosarul de inventariere:

Decizia de numire a comisiilor de inventariere (acestea sunt coordonate, acolo unde este cazul, de catre o comisie centrala);

Declaratia scrisa a gestionarului (gestionarilor);

Fisele de magazie - barate si semnate de comisia de inventariere, la ultima operatiune, mentionand data la care s-au inventariat bunurile;

Listele de inventariere - semnate pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar (in cazul gestiunilor colective, listele de inventariere se semneaza de catre toti gestionarii); pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile si valorile banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa sa sa mentioneze daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii;

Extrasele de cont pentru comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, ramase neachitate;

Extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucratoare a anului, cu stampila oficiala a unitatilor bancare si unitatilor Trezoreriei Statului emitente.

Proces-verbal privind rezultatele inventarierii;

Aspecte procedurale

Inventarierea elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de administrator sau alta persoana care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv. In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii (numarare, cantarire, masurare, cubare etc., dupa caz), gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor. La persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri, precum si la unitatile al caror numar de salariati este redus, iar valoarea bunurilor din gestiune nu depaseste plafonul stabilit de administratori, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective.

Principalele masuri organizatorice care trebuie luate de catre comisia de inventariere sunt urmatoarele:

a.       inainte de inceperea operatiunii de inventariere sa ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:

gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare;

in afara bunurilor unitatii respective, are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente;

are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate sau valoare are cunostinta;

are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente;

a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale;

detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa;

are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va mentiona in declaratia scrisa felul, numarul si data ultimului document de intrare/iesire a bunurilor in/din gestiune. Declaratia se dateaza si se semneaza de catre gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor si de catre comisia de inventariere, care atesta ca a fost data in prezenta sa;

b. sa identifice toate locurile (incaperile) in care exista bunuri ce urmeaza a fi inventariate;

c.       sa asigure inchiderea si sigilarea spatiilor de depozitare, in prezenta gestionarului, ori de cate ori se intrerup operatiunile de inventariere si se paraseste gestiunea.

d. sa bareze si sa semneze, la ultima operatiune, fisele de magazie, mentionand data la care s-au inventariat bunurile, sa vizeze documentele care privesc intrari sau iesiri de bunuri, existente in gestiune, dar neinregistrate, sa dispuna inregistrarea acestora in fisele de magazie si predarea lor la contabilitate, astfel incat situatia scriptica a gestiunii sa reflecte realitatea.

e.       sa verifice numerarul din casa si sa stabileasca suma incasarilor din ziua curenta, solicitand intocmirea monetarului (la gestiunile cu vanzare cu amanuntul) si depunerea numerarului la casieria unitatii;

f.       sa controleze daca toate instrumentele si aparatele de masura sau de cantarire au fost verificate si daca sunt in buna stare de functionare.

Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere, care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri. Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.

Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fara miscare ori greu vandabile, comenzi in curs, abandonate sau sistate, precum si pentru creantele si obligatiile incerte ori in litigiu se intocmesc liste de inventariere separate sau situatii analitice separate, dupa caz.

Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate bunurile si valorile banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate in listele de inventariere in prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la modul de efectuare a inventarierii. In acest caz, comisia de inventariere este obligata sa analizeze obiectiile, iar concluziile la care a ajuns se vor mentiona la sfarsitul listelor de inventariere.

Bunurile apartinand altor unitati (inchiriate, in leasing, in custodie, cu vanzare in consignatie, spre prelucrare etc.) se inventariaza si se inscriu in liste separate. Listele de inventariere pentru aceste bunuri vor contine informatii cu privire la numarul si data actului de predare-primire si ale documentului de livrare, precum si alte informatii utile. Listele de inventariere cuprinzand bunurile apartinand tertilor se trimit si persoanei fizice sau juridice, romane ori straine, dupa caz, careia ii apartin bunurile respective, in termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmand ca proprietarul bunurilor sa comunice eventualele nepotriviri in termen de 5 zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea in acest termen presupune recunoasterea exactitatii datelor inscrise in listele de inventariere.

Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate la bunuri, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii, respectiv a urmaririi decontarii creantelor.

In cazurile in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, se va avea in vedere posibilitatea compensarii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

1. sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;

2. diferentele constatate in plus sau in minus sa priveasca aceeasi perioada de gestiune si aceeasi gestiune.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate. Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, respectiv de catre ordonatorii de credite, si servesc pentru uz intern in cadrul unitatilor respective.

Disponibilitatile aflate in conturi la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea unitatii.

In acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucratoare a anului, puse la dispozitie de unitatile bancare si unitatile Trezoreriei Statului, vor purta stampila oficiala a acestora.

Disponibilitatile in lei si in valuta din casieria unitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa (fisele de magazie) si din contabilitate si se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal.

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Lista de inventariere serveste ca:

1. document pentru inventarierea marfurilor, ambalajelor si altor materiale aflatein evidenta cantitativ-valorica in unitatile cu amanuntul;

2. document pentru stabilirea minusurilor si plusurilor valorice din gestiunile inventariate;

3. document justificativ deinregistrarein evidenta de la locurile de depozitare siin contabilitate;

4. document pentruintocmirea registrului-inventar;

5. document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri.

Aceasta se intocmestein doua exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni si conturi de materiale, marfuri si ambalaje si se semneaza de membrii comisiei de inventariere, de gestionar si contabilul care tine evidenta gestiunii.in cazul predarii-primirii gestiunii, listele de inventariere seintocmescin trei exemplare din care un exemplar la gestionarul predator, un exemplar la gestionarul care primeste gestiunea, iar un exemplar la contabilitate.

Pentru bunurile deteriorate total sau partial, degradate, precum si pentru cele fara miscare sau cele care nu mai pot fi valorificate, seintocmesc liste de inventariere separate.

In cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semneaza de toti gestionarii sau de persoanele care au calitatea de gestionari, iarin cazul predarii-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atat de persoana (sau persoanele) care preda (predau) gestiunea, cat si de gestionarul (gestionarii) care primeste (primesc) gestiunea.

Pentru bunurile aflatein ambalaje originale intacte, lichidele a caror cantitate faptica nu se poate stabili prin transvazare si masurare sau marfurilein vrac etc., a caror inventariere prin cantarire sau masurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective,in listele de inventariere se mentioneaza modulin care s-a facut inventarierea si datele tehnice care stau la baza calculelor.

In listele de inventariere se inscriu stocurile faptice stabilite de comisia de inventariere prin numarare, cantarire, masurare sau cubare, dupa caz.

Datele privind bunurile inventariate seinscriuin listele de inventariere imediat dupa determinarea cantitatilor inventariate,in ordineain care ele au fost grupate, tinand seama de dimensiunile si unitatile de masura cu care figureazain evidenta de la locurile de depozitare siin contabilitate.

Evaluarea stocurilor fapticein listele de inventariere se face cu aceleasi preturi folosite lainregistrarea bunurilorin contabilitate.

Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedeaza la o verificare amanuntita a exactitatilor tuturor evaluarilor, calculelor, totalizarilor si inregistrarilor din contabilitate si din evidenta de la locurile de depozitare. Greselile identificate cu aceasta ocazie trebuie corectateinainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.

Lista de inventariere circula:

1. la gestionar (sau gestionariin cazul predarii-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecarei file a listei, mentionand pe ultima fila a listei ca toate cantitatile au fost stabilitein prezenta sa (lor), ca bunurile respective se aflain pastrarea si raspunderea sa (lor), ca nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum si faptul ca preturile, cantitatile, calitatile si unitatile de masura au fost stabilitein prezenta sa (lor) si nu are (au) obiectiuni de facut;

2. la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecarei file a listei, calcularea listelor de inventariere,intocmirea recapitulatiei listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilitatilor, conform dispozitiilor legale,in cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;

3. la compartimentul financiar-contabil unde se efectueaza confruntareaintre raportul de gestiune predat la contabilitate si valoarea totala a inventarului faptic. Totodata, se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate siinregistrareain contabilitate a provizioanelor pentru depreciere;

4. la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la oficiul juridic,impreuna cu procesele-verbale cuprinzand cauzele degradarii, deteriorarii bunurilor, numele persoanelor vinovate si cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor facute de comisia de inventariere;

5. la conducatorul unitatii,impreuna cu procesele-verbale sus-mentionate, pentru a decide asupra solutionarii propunerilor facute.

Lista de inventariere se arhiveaza in: compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1) si compartimentul de verificari gestionare (exemplarul 2).

Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:

1. denumirea formularului;

2. data (ziua, luna, anul)intocmirii formularului;

3. denumirea unitatii;

4. gestiunea;

5. locul de depozitare;

6. numarul curent;

7. denumirea bunurilor inventariate;

8. unitatea de masura; cantitatea;

9. pretul unitar deinregistrarein contabilitate;

valoarea contabila;

valoarea de inventar;

deprecierea: valoarea, motivul;

comisia de inventariere: numele si prenumele, semnatura;

gestionar si gestionar primitor (in cazul predarii - primirii gestiunii): numele si prenumele, semnatura;

contabilitate: numele si prenumele, semnatura.

Rolul inventarierii se manifesta pe mai multe directii si anume:

inventarierea este un mijloc de realizare a concordantei datelor contabilitatii si a celorlalte forme de evidenta economica cu realitatea obiectiva pe care o reprezinta;

constituie un mijloc de control si verificare asupra integritatii mijloacelor economice, a bunei gospodariri a patrimoniului pentru intarirea gestiunii economice. Cu aceasta ocazie se stabilesc raspunderile si masurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului;

inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea ca permite identificarea valorilor materiale fara miscare, neutilizabile sau degradate, a produselor si marfurilor greu vandabile etc., si valorificarea acestora.

constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor si valorilor economice, cu ocazia inventarierii, sta la baza constituirii si inregistrarii provizioanelor pentru deprecieri;

prin inventariere se determina marimea unor indicatori economici cuprinsi in contabilitate. Pe aceasta baza are loc determinarea productiei neterminate care influenteaza calculul exact al costurilor si rezultatelor finale.

- inventarierea este o lucrare premerg[toare, obligatorie, @ntocmirii bilanului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentat[ prin bilan;

- inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare ]i la desf[]urarea normal[ a decont[rilor, prin descoperirea creanelor ne@ncasate, respectiv, a datoriilor nepl[tite la timp;

- pe baza inventarierii se pot obine o serie de concluzii pentru @mbun[t[irea organiz[rii contabilit[ii curente, a evidenei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc.