Sursele de informatii pentru controlul financiar

Sursele de informatii pentru controlul financiar

Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicatii care sa asigure transmiterea clara, precisa, completa si rapida a informatiilor, instructiunilor, ordinelor, directivelor necesare bunului mers al activitatii. Sistemul de informare implica controlul asupra fundamentarii si executarii deciziilor. Conducerea bazata pe un sistem adecvat de informare creste posibilitatile controlului asupra modului de desfasurare al activitatii economico-sociale.

Evidenta si controlul sunt esentiale in conducerea activitatii economico-sociale bazata pe criterii de profit. Evidenta si controlul implica ordine si disciplina economica si financiara. Necesitatea ordinii si disciplinei economice si financiare determina si necesitatea evidentei stricte si controlului riguros si sistematic asupra mijloacelor materiale si banesti, proceselor economice si rezultatelor obtinute. Organizarea rationala si clara a evidentei si controlului asigura disciplina economica, contractuala, gestionara si financiara.

Controlul, ca functie a conducerii, presupune:

informatii cantitative, dar si calitative;

observarea concordantei dintre activitatea economico-financiara si deciziile de conducere bazate pe legi, norme, standarde, ordine, previziuni, programe etc;

relevarea influentei conducerii asupra activitatii, a abaterilor de la deciziile si principiile de conducere si organizare adoptate si a cauzelor acestor abateri;

stabilirea cailor de corectare si a mijloacelor de inlaturare a abaterilor, deficientelor si dificultatilor care ingreuneaza desfasurarea optima a activitatii economico-sociale.

Controlul nu se confunda cu evidenta, cu fotografierea si reflectarea dinamicii activitatii economico-sociale.

Evidenta reprezinta atat sintetizarea reala a activitatii economico-sociale, cat si controlul asupra mersului cantitativ al activitatii economice si al rezultatelor financiare obtinute.

Sistemul de evidenta reprezinta, deci, sursa esentiala de informatii pentru controlul financiar. Pentru a obtine o imagine fidela a activitatii economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informatii ale controlului sa fie reale, legale, corecte, de calitate. De aceea, sub acest aspect, in sfera controlului se cuprind, mai intai, obiective privind atat intocmirea documentelor primare cu respectarea conditiilor de forma si continut, cat si organizarea si conducerea evidentei operative si contabile cu respectarea normelor metodologice. In consecinta, sistemul de documente si evidenta este atat obiect al controlului, cat si sursa de informatii pentru controlul activitatii economico-financiare.

Datele consemnate in documentele primare, in evidenta operativa si contabila au cea mai larga utilizare in exercitarea controlului, intrucat acestea reflecta intreaga activitate economica si financiara a agentilor economici. Pe langa aceste surse de informare, de baza, se folosesc si orice alte date fara caracter de evidenta, cum sunt cele rezultate din contracte, ordine, corespondenta, declaratii, procese-verbale ale sedintelor de conducere etc. Desi aceste materiale, fara caracter de evidenta, nu pot servi, de obicei, ca dovada a constatarilor, totusi ele cuprind date semnalizatoare cu privire la existenta, cauzele, caile si modalitatile de remediere a abaterilor, lipsurilor, deficientelor si de perfectionare a activitatilor controlate. in ultima instanta, orice abatere, lipsa, deficienta, trebuie sa fie confirmata prin documentele si evidentele care reprezinta temeiul operatiunilor sau activitatilor economice si financiare respective.

Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice si financiare, constituie surse de informatii pentru toate formele evidentei. In acelasi timp, documentele primare, in care operatiile economice si financiare se consemneaza la locul si in momentul efectuarii lor, servesc pentru informarea operativa a conducerii agentilor economici.

Pentru contabilitate, documentele indeplinesc functia de acte justificative. Caracteristica esentiala a documentelor consta in faptul ca reflecta situatia patrimoniala si angajeaza raspunderea materiala, iar pe baza lor se exercita controlul financiar de gestiune.

Controlul contabil este acel control asupra realitatii, legalitatii si eficientei operatiilor si activitatii economice si financiare, care se efectueaza cu ajutorul mijloacelor contabilitatii si instrumentelor specifice acestora, si anume: inregistrari, conturi, balante de control contabil, situatii contabile, registrele contabilitatii sintetice si analitice, registrele operative ale gestiunilor in bani si materiale, corelatii bilantiere etc. Intrucat contabilitatea are la baza documente primare si centralizatoare, controlul contabil este strans corelat cu cel documentar si se manifesta in unitate cu acesta ca procedeu de control documentar-contabil.

Pentru a sintetiza real si legal activitatea economica si financiara este necesar ca sistemul de evidenta sa fie exact, corect, real, legal, si complet. De aceea, in primul rand, se exercita controlul asupra organizarii si conducerii evidentei operative si contabile, a realitatii datelor inscrise in acestea.

Obiectivele esentiale ale acestui control:

conducerea evidentei operative la locurile de depozitare si pe feluri de mijloace materiale, evidentierea exacta, corecta si la timp a mijloacelor si operatiilor economice si financiare consemnate in documente justificative;

aplicarea corecta a doctrinei si metodologiei contabile;

modul de organizare a evidentei contabile sintetice si analitice, conducerea evidentei contabile, astfel incat sa asigure reflectarea in expresie baneasca a patrimoniului si exercitarea controlului permanent al existentei si miscarii valorilor patrimoniale;

corelatiile dintre evidenta tehnic-operativa, contabila si statistica, dintre evidenta contabila sintetica si analitica, dintre realitatea datelor inscrise in acestea si bilanturile contabile;

structura organizatorica a compartimentului financiar-contabil: subdiviziunile acestuia; competenta si delimitarea sarcinilor; modul in care sunt stabilite atributiile, obligatiile si raspunderile; organizarea si controlul muncii lucratorilor; calitatea lucrarilor executate, precum si masurile stabilite de catre compartimentul financiar-contabil pentru imbunatatirea continua a activitatilor economice si financiare;

modul in care se realizeaza legaturile si formele de colaborare dintre compartimentul financiar-contabil, pe de o parte, si celelalte compartimente (organizarea muncii, tehnic, mecanic sef, aprovizionare, desfacere, oficiul juridic etc), precum si Consiliul de Administratie al agentului economic, pe de alta parte etc.

Reluand intr-o forma sintetica, cu caracter practic, principalele obiective ale controlului contabilitatii constau in:

conducerea corecta si la zi a contabilitatii;

intocmirea documentelor justificative pentru operatiunile patrimoniale;

constituirea si evaluarea capitalului social si a patrimoniului;

exactitatea si realitatea inregistrarilor contabile pentru stabilirea si indeplinirea obligatiilor financiare si fiscale fata de stat;

inventarierea patrimoniului si valorificarea rezultatelor acesteia;

intocmirea balantelor de verificare, a bilantului contabil si a contului de profit si pierdere.

Functiile de sintetizare si control ale evidentei operative si contabile se realizeaza in interdependenta. Sintetizarea presupune controlul ca instrument care sa-i asigure obiectivitatea, exactitatea, sinceritatea etc, iar controlul presupune sintetizarea activitatii, pe care o compara cu realitatea.

Furnizarea de date reale, exacte, legale si operative se asigura, in primul rand, prin functia de control a evidentei si, apoi, prin controlul ulterior al organizarii si conducerii evidentei tehnic-operative si contabile. Cresterea rolului contabilitatii in procesul de sintetizare si control asupra activitatii economico-financiare necesita perfectionarea continua a normelor sale metodologice, folosirea mijloacelor moderne de calcul si evidenta, precum si organizarea sa in mod cat mai rationa, pe baze stiintifice.

In conditiile efectuarii manuale a lucrarilor de contabilitate, functia de control a acesteia poate fi separata in mare masura de cea de sintetizare (reflectare). Prin prelucrarea electronica a datelor, functia de control a contabilitatii tinde sa se suprapuna aceleia de sintetizare, ca urmare a prelucrarii electronice a datelor; nu inseamna ca aceasta functie de control dispare. Dimpotriva, in aceste conditii, functia de control a contabilitatii se dezvolta, se perfectioneaza isi sporeste rolul si eficienta, prin aceea ca, realizandu-se mai profund si cu tendinta inainte sau concomitent cu functia de reflectare, contribuie la cresterea operativitatii in ceea ce priveste prevenirea, constatarea, inlaturarea unor deficiente ale activitatii economice, a unor pagube patrimoniale. Eficienta functiei de control a contabilitatii este mai ridicata daca si sintetizarea se realizeaza concomitent cu desfasurarea operatiilor economice si financiare.

Mijloacele moderne de calcul si evidenta asigura exactitate sporita rezultatelor, fapt care permite exercitarea unui control mai sigur al legaturilor dintre documentele primare si situatiile centralizatoare, precum si intre aceste situatii. Evidenta automatizata, ca sistem unitar de prelucrare si prezentare a datelor, asigura o baza unitara a informatiilor statistice, operative si contabile (analitice si sintetice), precum si gruparea lor in mai bune conditii, ceea ce face posibila efectuarea cu mai multa usurinta si eficienta a controlului fenomenelor economice si financiare. in conditiile optime de organizare a evidentei automatizate culegerea datelor, centralizarea si prelucrarea lor se realizeaza mai operativ fata de sistemul clasic, controlul avand posibilitatea sa examineze fenomenele in actualitatea lor.

Evidenta automatizata da rezultate precise atunci cand porneste de la documente intocmite corect si cu date exacte. De aceea, un obiectiv important al controlului documentar-contabil, in conditiile utilizarii mijloacelor moderne de calcul, il constituie exactitatea preluarii si prelucrarii datelor, precum si modul in care este exercitat in contabilitate controlul asupra exactitatii datelor ce se prelucreaza cu mijloace moderne. Acest obiectiv se refera indeosebi la pregatirea datelor primare curente pentru inregistrare, preluarea datelor din operatiile precedente, prelucrarea si furnizarea datelor. Daca nu este bine pusa la punct, evidenta automatizata ofera posibilitati mai mari pentru producerea de erori si denaturari decat evidenta obisnuita, manuala. Organizarea in bune conditii a controlului asupra exactitatii datelor ce se prelucreaza creeaza posibilitatea exercitarii unui control financiar cuprinzator si fundamentat. Pentru aceste considerente, aplicarea tehnicii contabile moderne necesita promovarea unui sistem propriu de control care sa cuprinda: realitatea, exactitatea, codificarea si prelucrarea datelor, controlul procesului de prelucrare efectuat de catre persoane desemnate si de catre masini prin programare.

Un astfel de sistem de control asigura aplicarea corecta a normelor de organizare, purtatori tehnici de date cu continut corect, prelucrarea corespunzatoare a datelor cu ajutorul masinilor.

Centrul de greutate al controlului se deplaseaza spre controlul prin sondaj asupra modului de aplicare a normelor privind efectuarea lucrarilor de evidenta si controlului propriu al sistemului de prelucrare, acordandu-se in acelasi timp, atentie sporita controlului obiectivelor economice si financiare.

Controlul intern al functiilor/activitatilor

Orice entitate functioneaza prin desfasurarea unor functii/activitati corelate si conexe care vizeaza atingerea obiectivelor fixate de managementul entitatii.

Controlul asupra fiecarei functii/activitati/subactivitati/operatii este parte integranta din sistemul de control al entitatii. Daca acesta din urma este evaluat intr-o maniera globala, primul este apreciat intr-o maniera specifica in sensul ca elementele controlului intern al entitatii au efect asupra fiecarei activitati, dar intr-un grad diferit.

Controlul intern al unei entitatii este reprezentat de ansamblul procedurilor de control din cadrul functiilor/activitatilor/subactivitatilor/ operatiilor denumite activitati de control de catre promotorii Modelului COSO.

Modul de organizare a activitatilor de control si stilul de implementare al acestora pe baza riscurilor stabilite este problema fiecarui responsabil pentru activitatea proprie la care se mai au in vedere riscurile referitoare la entitate in ansamblu si care revin managementului general al acesteia.

Implementarea activitatilor de control implica parcurgerea urmatoarei etape:

Pregatirea implementarii

Stabilirea activitatilor de control intern

Ierarhizarea activitatilor de control intern

Pregatirea implementarii

Implementarea activitatilor de control intern, oricare ar fi ele impun definirea misiunii si cunoasterea regulilor ce trebuiesc respectate.

Toate functiile/activitatile din cadrul unei entitati au la baza o politica generala si fiecare responsabil trebuie sa defineasca si sa cunoasca aceasta politica. Astfel, exista o politica pentru functia financiar-contabila si o alta politica pentru functia de resurse umane.

Fiecare politica va defini misiunea responsabilului, stabilind actiunile ce trebuie sa le intreprinda, scopul si domeniul de aplicare.

Pentru aceeasi functie/activitate este posibil sa existe o politica generala si una sau mai multe politici specifice functiei, iar responsabilului ii revine datoria sa stabileasca activitatile de control intern pentru a-si atinge obiectivele fixate, tinand cont de toate aceste politici. In acelasi timp, responsabilul va avea in vedere ca are oameni cu pregatiri diferite, mijloace limitate, sisteme informatice care nu pot oferi orice informatii etc.

In consecinta, implementarea unui control adecvat presupune cunoasterea in prealabil a misiunii pe care o are functia respectiva.

Auditorul intern cand va trebui sa aprecieze actele activitatilor de control nu va putea sa faca acest lucru daca nu va cunoaste bine misiunea incredintata responsabilului functiei/activitatii. Astfel prima sa intrebare va fi: care este misiunea dumneavoastra?, pentru a intelege misiunea incredintata responsabilului.

Responsabilul functiei/activitatii pentru indeplinirea misiuni trebuie sa se asigure de existenta mijloacelor si resurselor necesare, pe care trebuie sa le identifice si sa stabileasca modul cum le va utiliza sau daca nu reuseste este de datoria lui sa modifice continutul misiunii in situatia in care nu se poate indeplini.

De aici, rezulta ce sanse putine exista de implementare ale celor mai potrivite activitati de control cand nu este stabilita politica misiunilor si nu pot fi identificate concret mijloacele si resursele.

In acelasi timp, misiunea incredintata nu poate fi indeplinita cu orice pret, deoarece exista limite care trebuiesc avute in vedere, si unele nu pot fi depasite sub nici o motivatie, si anume :

limitele fixate de dispozitiile legale bugetare si cele de deontologie profesionala ale entitatii. Aceste dispozitii fixeaza un cadru in afara caruia actiunea nu se poate desfasura si controlul intern trebuie sa-1 aiba in vedere;

limitele tehnice, in sensul unui scadentar fiscal care trebuie respectat, al unor obligatii juridice pe baza contractelor incheiate, conditii de realizarea imprumuturilor financiare solicitate s.a.

Toate aceste limite provoaca responsabilului functiei/activitatii constrangeri de care este obligat sa tina seama. Pentru acestea responsabilul trebuie mai intai sa le cunoasca, sa le evalueze si sa aprecieze existenta posibilitatilor de realizare a misiunii in aceste conditii. Abia in acest stadiu responsabilul va trece la fixarea activitatilor de control generale , care ulterior vor fi actualizate periodic, pentru a garanta functionarea si eficienta functiei/activitatii sale.

Stabilirea activitatilor de control intern

Evolutia riscurilor care planeaza asupra functiilor/activitatilor/ subactivitatilor/operatiilor si stabilirea activitatilor de control aferente acestora este o preocupare majora a managementului. Managerii ca si auditorii trebuie sa dispuna de cunoasterea exacta a functiilor de care sunt responsabili, pentru a putea stabili activitatile de control care sunt necesare a fi implementate in vederea asigurarii functionarii eficiente.

Activitatile de control intern stabilite in vederea implementarii, care vor fi identificate prin utilizarea Chestionarelor de control intern (CCI), dau coerenta sistemului de control intern si pot fi grupate in urmatoarele sase categorii:

a)         obiectivele;

b)        mijloacele;

c)         sistemele de informare;

d)        organizarea;

e)         procedurile;

f)         supervizarea.

In cadrul misiunilor de audit intern cand se constata puncte slabe, disfunctiuni sau erori, auditorii vor gasi intotdeauna cauza primara in inexistenta sau nefunctionalitatea unei activitati de control intern, dintre cele sase prezentate mai sus, din lantul procedural implementat de catre responsabilul functiei.

a) Obiectivele reprezinta pentru responsabilul functiei/activitatii prima indatorire pe care trebuie sa o indeplineasca, dupa precizarea obiectului misiunii sale, ceea ce inseamna fixarea unei politici de actiune.

Intelepciunea populara spune "cel care nu are obiective nu risca sa le atinga', de aceea stabilirea obiectivelor trebuie sa fie o motivatie primordiala a responsabilului functiei.

Obiectivele stabilite trebuie sa se incadreze in obiectivele generale ale controlului intern care sunt unanim recunoscute, si anume:

securitatea activelor;

calitatea informatiilor;

respectarea directivelor;

optimizarea resurselor.

Responsabilii functiilor le revine sarcina respectarii obiectivelor generale de control intern si pe langa acestea ei vor defini obiectivele specifice misiunii lor, care ulterior vor fi apreciate de auditorii interni, avand in vedere urmatoarele criterii pe care trebuie sa le indeplineasca:

sa participe la realizarea misiunii incredintate responsabililor;

sa fie repartizate in interiorul functiei, avand in vedere o constructie piramidala a obiectivelor a caror totalitate concureaza la realizarea obiectivului general;

sa fie masurabile, exprimate in valori reale, posibil de atins, indicatori de activitate cantitativi sau calitativi s.a;

sa poata fi monitorizate prin sistemul de informare al managementului;

sa se incadreze in timp;

sa fie concrete, clare sa nu dea nastere la confuzii.

Abaterile reiesite, fata de aceste principii, constituie puncte slabe, disfunctionalitati sau erori ale sistemului de control intern, instituit si aprobat de responsabilul functiei, tot asa cum absenta obiectivelor activitatii este un punct slab la nivelul intregii entitatii;

b) Mijloacele permit responsabilului realizarea obiectivelor. O problema care trebuie sa fie in permanenta in atentia managerilor este aceea a adaptarii mijloacelor la obiectivele fixate. In multe situatii analiza acestor probleme a scos la iveala grave nereguli, surse inevitabile de esecuri si de ineficacitate.

Din practica a rezultat ca verificarea existentei mijloacelor si a compatibilizarii acestora pentru atingerea obiectivelor sunt activitati de control foarte importante in lantul procedural stabilit de responsabil.

Referitor la mijloace trebuie sa avem in vedere:

mijloacele umane, poate cea mai esentiala problema, dar privita mai de graba din punct de vedere al calitatii decat al cantitatii. Multe activitati de control sunt compromise in lipsa unui personal competent si adesea a reprezentat cauza unor ineficiente, anomalii grave s.a. Problema resurselor umane trebuie privita cu referire concreta la recrutare, perfectionarea pregatirii permanente si deontologia profesionala. Toate acestea sunt elemente care implica eforturi financiare sustinute, solicita timp si adesea depind intr-o mare masura de cultura organizatiei.

mijloacele financiare materializate in bugete de exploatare sau de investitii corespunzatoare obiectivelor stabilite care ridica intotdeauna problema incadrarii in aceste bugete pentru atingerea tintelor fixate, atunci cand nu vrem sa modificam obiectivele. Auditorii interni in cadrul misiunilor desfasurate trebuie sa examineze legatura care exista sau a existat intre obiectivele functiei si bugetelor aprobate. De asemenea, trebuie sa tina cont ca pot exista si obiective, spre exemplu, de calitate a caror indeplinire nu are o legatura directa cu bugetele.

mijloacele tehnice se refera atat la sistemele de gestiune si sistemele informatice, la tehnicile comerciale sau chiar industriale fara de care nu pot fi atinse obiectivele fixate;

c) Sistemele de informare pe care le gasim in cadrul tuturor activitatilor ca un sistem integrat al intreprinderii constituite atat din sisteme informationale, cat si din sisteme informatice.

Sistemele informationale vizeaza toate activitatile si trebuie sa fie constituite pentru a permite un control eficient al acestora si includ si sistemele de informare financiar-contabile. Sistemele informatice reprezinta partea automatizata din cadrul sistemului informational, iar in activitatea auditorilor obiective de sine statatoare.

Sistemele de informare trebuie sa intruneasca o serie de conditii pentru a raspunde cerintelor controlului intern, si anume:

sa fie fiabile (credibile);

sa fie usor de verificat;

sa fie exhaustive;

sa fie disponibile in timp util;

sa fie utile si pertinente.

Sistemele de informare se incadreaza in sistemul de comunicare al entitatii pentru informarea intregului personal, in functie de necesitati si cuprinde:

sistemul de control al gestiunii;

sistemul de control bugetar;

sistemul statistic de raportare s.a.

Auditorilor le revine sarcina aprecierii sistemelor de informare ale entitatii, atat din punct de vedere al costurilor, cat si din punct de vedere al utilitatii si eficientei lor;

d) Organizarea este o problema fundamentala a managementului, iar practica demonstreaza ca nu exista modele care pot fi aplicate, datorita diversitatii mari a entitatilor, naturii activitatii desfasurate, structurii juridice etc. si nu in ultimul rand datorita culturii organizationale.

Auditorii trebuie sa urmareasca respectarea unor principii de organizare recunoscute, si anume:

adaptarea care este o preocupare a managerului general pentru realizarea unei organizatii eficiente, corespunzatoare specificului entitatii pentru a evita o descentralizare/centralizare excesiva sau o organizare imobila fata de schimbare;

obiectivitatea in organizare se refera la faptul ca nu trebuie construite structuri organizatorice in functie de oameni pentru a evita dezorganizarea activitatii la plecarea/disparitia unui salariat;

. separarea/segregarea sarcinilor este un principiu care o data respectat ne asigura o mai mare securitate si inseamna ca, anumite sarcini, care sunt incompatibile, sa nu poata fi executate de aceeasi persoana.

In practica, sunt impuse unele separari de sarcini recunoscute in unanimitate de manageri si care, cateodata, mai produc efecte nedorite, din lipsa vigilentei, si anume:

functia de autoritarei decizie si functia de inregistrare contabila de functia financiara de plata;

functia de detinere de mijloace sau bunuri de functia de control.

Realizarea unei separari reale ale sarcinilor, poate pune unele probleme deosebite, mai ales la intreprinderile unde se lucreaza cu personal mai redus.

Pentru construirea unei organizari eficiente se impune sa fie avute in vedere existenta urmatoarelor:

organigrama, pentru a stii cine conduce si cine este condus;

fisa postului, pentru ca fiecare angajat sa isi cunoasca atributiile si sarcinile ce-i revin si limitele competentei de actiune;

cadrul material de creare a mediului propice desfasurarii activitatii si care asigura totodata si protectia fizica a bunurilor si persoanelor, dar si suportul culturii institutionale ale organizatiei.

e) Procedurile si modalitatile de lucru ale entitatii trebuie sa fie definite si formalizate pentru toate procesele si activitatile care se desfasoara in organizatie.

In prezent, trebuie sa realizam, ca ne aflam in Mileniul trei, nu mai putem lucra cu managerii care stiu totul pentru ca realizeaza acele activitati de 10 sau 20 de ani, sau cu subalterni care nu stiu ce urmeaza sa efectueze pana nu-i comunica seful.

Inexistenta procedurilor sau a formalizarii acestora cu privire la modalitatile de lucru, inseamna:

a se condamna la un slab control asupra activitatilor efectuate;

a lipsi organizatia de acea indispensabila memorie fara de care nu mai poate functiona;

a priva auditorul de indispensabilul sistem de referinta, pe care se bazeaza atunci cand procedurile sunt formalizate, in vederea evaluarii diferentelor, pentru a evalua si a formula recomandari si concluzii.

Managementului ii revine sarcina definirii propriilor modalitati de lucru, care trebuie formalizate in proceduri simple si eficiente de realizare a atributiilor si actualizate permanent. De asemenea, managementul are datoria de a pune la indemana tuturor salariatilor aceste instrumente de lucru si a-i obliga sa le respecte. In acest sens, o preocupare majora a fiecarui responsabil al functiei o reprezinta intocmirea si actualizarea permanenta a procedurilor si instrumentelor de lucru specifice functiei pe care o coordoneaza.

In organizatiile moderne, aceste documente sunt informatizate si fiecare poate consulta pe computer/Internet tot ceea ce se raporteaza la activitatea sa. Acestea se constituie in importante facilitati pentru actualizarea sistematica a procedurilor care reprezinta un instrument util in activitatea cotidiana.

Responsabilii functiilor, cu ocazia realizarii procedurilor, nu trebuie sa omita activitatile de control care trebuie sa fie incluse pe fluxul procedurii si in functie de evolutia riscurilor, acestea sa fie diminuate sau extinse pentru a genera indeplinirea obiectivelor functiei.

f) Supervizarea este o activitate de control intern, adesea omisa chiar de catre cei in responsabilitatea carora se gaseste. Multi manageri evalueaza subordonatii pe baza increderii pe care o au in acestia, netinand cont ca supervizarea nu se opune "lipsei de incredere' si adesea contribuie la cresterea acesteia.

Supervizarea nu inseamna:

refacerea muncii salariatilor;

urmarirea cu tot dinadinsul a descoperirii erorilor;

examinare minutioasa si permanenta.

Supervizarea, insa, inseamna:

un act de asistenta, in sensul de a ajuta colaboratorul sa-si realizeze sarcinile dificile, noi, pentru a solutiona conflictele si pentru a identifica punctele slabe si punctele tari;

un act de verificare pentru evitarea aplicarii sau interpretarii unor proceduri in mod gresit;

un act de evaluare, din cand in cand, conform unor periodicitati aleatorii, a ceea ce se intampla, pentru a evita tentatiile si a stimula imbunatatirea activitatilor;

un act colegial, prin care aratam celorlalti ca ne intereseaza ce fac, vrem sa stie ca greutatile si performantele lor nu sunt ignorate si dorim sa putem valorifica oricare initiativa valoroasa la toate nivelele ierarhice.

Din practica s-a dovedit ca efectuarea supervizarii aleatoare de catre responsabili si manageri are efecte deosebit de benefice.

Pentru a fi eficienta, activitatea de supervizare trebuie sa indeplineasca o serie de conditii, astfel:

sa lase o dovada a trecerii sale, respectiv o nota, o viza, un raport pentru aprecierea calitatii managementului si a evalua frecventa actelor de supervizare;

sa fie universala, in sensul ca trebuie sa aiba in vedere orice sarcina, oricare ar fi aceasta si de oricine a fost efectuata. Actul de supervizare nu trebuie sa faca diferente intre sarcinile esentiale si sarcinile mai putin esentiale. Adesea se constata ca cei care nu respecta activitatea de supervizare sunt tocmai nivelele ierarhice cele mai inalte;

sa masoare progresele realitate in urmarirea indeplinirii obiectivelor, asigurand obtinerea unor elemente reale si exacte, prin sistemul de informare si comunicare al entitatii.

Prezentam, in continuare, schema unui sistem de control intern pentru misiunea: Auditul sistemelor IT

Misiunea compartimentului stabilita de conducerea generala este: Adoptarea unei politici preventive pentru evitarea oricarei incetari a activitatii.

In aceasta perspectiva, sistemul de control intern implementa, va cuprinde urmatoarele elemente:

a) Obiective:

numarul de interventii anuale cu incetarea totala a activitatii;

numarul de interventii anuale fara incetarea totala a activitatii;

media anuala interventiilor;

b) Mijloace:

specialisti pregatiti pentru depanarea sistemelor IT;

existenta in magazie in totalitate a componentelor de schimb;

bugete adecvate pentru achizitii directe de urgenta;

buget pentru lucrarile de intretinere tehnice preventive anuale;

pregatirea profesionala in domeniul securitatii informatiilor;

c) Sisteme de informare'.

informari tehnice periodice preventive de intretinere;

informari statistice despre numarul interventiilor si duratele acestora;

informatii financiare privind cheltuielile si incadrarea lor in bugete;

informari calitative despre pregatirea profesionala acordata de specialisti in IT si in depanare;

situatia statistica anuala privind evenimentele deosebite;

d) Organizare:

compartimentul este format, spre exemplu, din n persoane, pentru fiecare din cele trei schimburi de lucru;

situatia amplasarii sistemelor computerizate; fisa postului cu echipamentele care trebuie monitorizate permanent;

materiale de securitate aflate la dispozitie;

e) Proceduri:

manual de operare;

manual de utilizare

manual de securitate;

f) Supervizare:

permanenta de seful de departament;

zilnica de seful de tura;

dezbateri saptamanale cu tot colectivul.

Activitatile de control prevazute sub coordonarea managerului general pentru misiunea Auditul sistemelor IT se constituie intr-un sistem ce control intern al Departamentului functiei IT din cadrul entitatii si vor fi evaluate, conform metodologiei specifice, de auditorii interni.

Ierarhizarea activitatilor de control intern

Managementul de linie intocmeste o lista a activitatilor de control pornind de la baza piramidei organizatorice la obiectivele situate la varf.

Aceasta abordare coincide cu ierarhia organizatiei unde managementul general este interesat mai mult de activitatile de control din partea de sus a listei, care le revine, in timp ce managementul de linie este mai preocupat de activitatile de control din partea a doua a listei. Astfel putem imparti cele doua categorii de activitati de control, astfel:

Activitati de control ce revin managementului general:

obiectivele;

mijloacele;

sistemele de informare.

Activitati de control ce intereseaza in mod deosebit managementul de linie:

organizarea;

procedurile;

supervizarea.

Activitatile de control privesc toti salariatii entitatii, dar in functie de atributiile ce le revin unii vor fi mai preocupati de cele de care raspund in mod direct.

Activitatile de control prezentate se interconditioneaza si se completeaza reciproc contribuind la coerenta si ierarhizarea care trebuie data ansamblului si care asigura pertinenta si vigoare organizatiei.

In concluzie:

relatia dintre obiective si misiunea ce trebuie indeplinita este directa deoarece obiectivele se fixeaza in functie de misiune, astfel incat nu pot sa existe obiective definite fara o misiune precisa si invers, o misiune fara obiective;

la randul lor obiectivele, o data fixate, conditioneaza definirea mijloacelor ce trebuie implementate si aceasta asigura o rigoare la identificarea si calcularea acestora;

pe baza mijloacelor definite se va trece la organizarea calcularii costurilor implementarii acestora;

sistemul de informare va trebui sa contina toate elementele necesare pentru monitorizarea obiectivelor si asigurarea ca mijloacele identificate vor fi implementate in cadrul organizatiei prin eliminarea elementelor inutile;

procedurile de lucru vor fi avute in vedere impreuna cu sistemele de informare pentru activitatea de supervizare;

in fine, toate aceste activitati de control trebuie sa se impuna in mod obligatoriu constrangerilor ce rezulta din cadrul de reglementare si dispozitiile interne.

Interdependenta, complementaritatea si coerenta activitatilor de control intern sunt foarte importante si ele vor fi in permanenta in atentia responsabilului cu implementarea propriilor activitati de control intern, dar reprezinta si preocuparea permanenta de imbunatatire a auditorului intern prin activitatea de evaluare a functionalitatii sistemului de control intern, al organizatiei

Modalitati practice de implementarea controlului intern

Dupa ce responsabilul/managerul functiei a stabilit componentele sistemului de control intern, respectiv activitatile de control, trebuie sa actioneze pentru implementarea acestora. In acest sens, exista o modalitate de implementare a activitatilor de control printr-o abordare in functie de riscuri, asemanatoare metodologiei auditului intern, prin parcurgerea urmatoarelor etape:

analiza pregatirii implementarii;

identificarea activitatilor de control specifice;

aprecierea coerentei implementarii.