ACTSal 2003 - Program de salarizare si evidenta personal

ACTSal 2003

Program de salarizare si evidenta personal

I. Introducere

Programul ACTSal a aparut ca necesitate in urma legii privind impozitul pe venitul global.

Ca principiu, se tine seama de un istoric al angajatilor si colaboratorilor si permanent veti putea sa modificati luna curenta aflata in lucru, lunile din urma ramanand automat inchise.

Cerinte hardware Programul ACTSal ruleaza minimal pe calculatoare echipate cu procesoare PI 233Mhz, 32 Mb RAM, 2 Gb HDD. Recomandam utilizatorilor nostri o configuratie de genul Pentium III 1000 Mhz, 128 Mb RAM, 10Gb HDD.

Cerinte imprimanta: de preferat cu jet de cerneala, sau laser. Toate listarile se fac pe format A4.

Aceste cerinte se refera la File-Server sau statiile de lucru, in cazul lucrului pe retea. Calculatorul sau statia de lucru trebuie sa aiba min 50 Mb spatiu liber pe hard-disk-ul local pentru fisierele temporare. Gestiunea fisierelor temporare este privilegiul programului, insa in anumite cazuri limita este posibil ca aceste fisiere sa ramina pe hard-disk. Stergerea acestor fisiere nu afecteaza cu nimic corecta functionare a aplicatiei. Fisierele temporare pot fi recunoscute dupa denumirea TEMPX unde X poate fi 1,2,3,4,5,6.

Cerinte de calificare profesionala pentru operatorul programului sunt cele specifice WINDOWS '95. Reprezinta un avantaj experienta in WORD,EXCEL,ACCESS si FOXPROW.

Programul pe care il veti folosi este conceput special pentru a fi utilizat sub mediul WINDOWS 9x. Maniera de lucru este supusa conceptului wysiwyg "Ceea ce vezi pe ecran este ceea ce poti sa realizezi".

Functiile pe care le va realiza programul se declanseaza prin actionarea unor controale. Acestea pot fi de mai multe tipuri: meniuri, butoane, butoane tip radio, etc . Click-ul executat pe unul din aceste controale trebuie facut dupa ce toate informatiile de pe ecran au fost consultate si optiunea urmatoare este rezultatul prelucrarii mentale a acestor informatii. In cazul in care optiunea este una distructiva (anularea unei operatii de exemplu) sau incoerenta, veti primi un mesaj de avertisment de care este bine sa tineti seama.

Sugestie: inainte de instalare sau de lansare in executie verificati ca data si ora sistemului sa fie corecte. In caz contrar programul poate functiona incorect, iar unele rezultate pot fi iremediabil viciate.

Sugestie: pentru ca optiunea dumneavoastra sa fie bine intemeiata, plimbati mouse-ul (fara a-l actiona) pe ecran in zonele de editare sau pe controalele care va intereseaza. Acolo veti primi sub forma unor scurte mesaje informatii utile care va pot scuti de consultarea manualului de utilizare

Controalele active la un moment dat sunt cele din fereastra curenta deschisa pentru lucru.

Nu incercati sa actionati butoane din alte ferestre aflate in fundal. Nu veti obtine nici-un rezultat.

Anumite butoane sunt inactive (culoarea etichetei lor este voalata) atita timp cit informatiile pe care le-ati furnizat sunt incomplete sau incoerente. Nu incercati sa le actionati pina cind nu completati corect informatiile de pe ecran.

Maniera in care a fost conceput programul a urmarit ca folosirea tastelor sa fie redusa la minimum. Totusi preluarea unor anumite informatii trebuie facuta prin tastatura. Cind exista un volum mare de date de prelucrat, se recomanda folosirea mainii stangi pentru actionarea tastaturii, urmand ca mana dreapta sa fie permanenta pe mouse. Totusi, in majoritatea cazurilor, comenzile de mouse pot fi date si prin tastatura, actionind <ALT-X>, unde X este litera subliniata din eticheta unui control.

Dupa incercarea de a introduce un set de date eronat, se obtine un mesaj de eroare; uneori acest mesaj de eroare poate fi insotit de aparenta blocare a activitatii programului.

Sugestie: Apasati tasta <SPACE>

In anumite cazuri exista posibitatea ca programul si sistemul de operare sa aiba conflicte, programul sa sesiseze absenta unor fisiere de lucru (sterse accidental), anumite variabile de memorie sa fie incorect initializate printr-o eroare de operare, sau sa se manifeste incidente de lucru cu imprimanta. In aceste situatii vor aparea mesaje de eroare, iar optiunile puse la dispozitie de sistem pentru continuare vor fi CANCEL,IGNORE,RETRY,SUSPEND.

Sugestie: Actionati CANCEL, reluati programul, consultati documentatia pentru acea parte a programului care a produs incidentul si daca problema se manifesta din nou luati legatura cu autorii programului.

Exista si posibilitatea rara ca programul sa se blocheze in timpul executiei sau sa se intre intr-un cerc vicios . Cauzele pot fi multiple. Cele mai frecvente sunt cele legate de incorecta instalare a sistemului de operare sau a imprimantei sau de optiuni incoerente. In aceste cazuri este indicat <CTRL>+<ALT>+<DEL> urmata de optiunea End Task.

Sugestie: Evitati inchiderea calculatorului. Efectul acestui eveniment asupra bazelor de date si a indecsilor de cautare este imprevizibila.

Folositi monitoare color de buna calitate. Setati din WINDOWS '95 - Settings - Display modul de lucru "256 COLORS" sau "TRUE COLOR (24 BYTES)" pentru o buna punere in valoare a cromaticii ecranelor de lucru.

Listarea se va face folosind imprimanta sau imprimantele instalate sub mediul WINDOWS. Prin urmare, orice incident de listare trebuie pus in legatura cu driver-ul folosit. Majoritatea listarilor se pot face si pe ecran. In acest caz se pot folosi controalele de tip ZOOM pentru marire-micsorare, NEXT PAGE, PREVIOUS PAGE, LAST PAGE, FIRST PAGE pentru parcurgerea pe pagini. Iesirea din modul de listare ecran se va face cu tasta <ESC> sau prin controlul cu pictograma de CLOSE.

Folosirea imprimantelor color va avea ca efect tiparirea unor liste color.

Anumite informatii trebuie introduse folosind tastatura calculatorului. Zona de editare este rectangulara si poate primi un sir de caractere alfanumerice, cifre sau o data calendaristica. Procedura corecta de introducere a datelor este urmatoarea:

1. Pozitionati cursorul in zona extrem stinga a zonei de editare. Pentru aceasta folositi mouse-ul sau tasta <HOME> in cazul in care cursorul este pozitionat in interiorul unei zone de caractere

2. Optional apasati tasta <INSERT> astfel incit sa puteti inlocui caracterele deja existente in zona de editare, sau sa inserati altele noi

3. Asigurati-va ca tipariti caractere majuscule. Pentru uniformitate sunteti sfatuit calduros sa folositi numai litere mari

4. Eliminati extra-caracterele folosind tastele <DELETE> si (sau) <BACK SPACE>

5. Tastati <END> pentru a ajunge la sfirsitul zonei de editare si (sau) tastati fie <ENTER> , fie mutati mouse-ul in alta zona de editare sau in alt control pentru a incheia editarea zonei de lucru

6. Pentru un numar zecimal folositi ca marca zecimala caracterul "," . Puteti remarca care este caracterul zecimal pur si simplu privind zona de editare.

7. Odata ce ati tiparit un numar si va intereseaza sa-l consultati in format cu separator pe trei cifre, puneti mouse-ul pe zona de editare

8. Datele calendaristice se vor introduce in formatul zi,luna,an

In cazul in care o optiune trebuie sa fie selectata dintr-o lista de valori (ex. unitatea de masura), selectia se va face dintr-o zona de editare insotita se un control de tip COMBO BOX sau LIST BOX cu buton de "drop-down". Procedati dupa cum urmeaza:

1. Clic pe butonul de "drop down" - Toata lista de valori admisibile se va desfasura in partea de jos a zonei de editare

2. Clic pe valoarea de selectat - aceasta valoare va intra in zona de editare

3. Parasiti zona de editare cu <ENTER> sau pozitionind mouse-ul in alta zona

Nu editati in zona de intrare alte valori decit cele permise de lista de optiuni. Programul va da avertismente in cazul cind introducerea unei noi valori este ilegala. Tineti seama de aceste avertismente, reveniti si procedati dupa cum s-a explicat mai sus.

In anumite situatii se poate introduce si o noua valoare in lista de optiuni. Aceasta se va putea face editind zona ramasa la dispozitie dupa care prin <ENTER> sau mutarea mouse-ului din zona de editare, lista de optiuni se va imbogati automat cu noua valoare. Dupa aceasta reveniti la etapele de lucru 1,2,3.

Un control frecvent utilizat este CHECK BOX. Acesta permite marcarea cu "bifat" a uneia sa mai multor optiuni. Aceasta se face procedind cu clic pe zona de lucru.

Informatiile de tip tabelar sunt afisate sub forma unui control care se numeste GRID. Acesta are un cap tabel cu denumiri pentru coloane, si linii pe care se poate naviga in ambele dimensiuni. Pozitionarea pe o anumita celula se poate face folosind tastele: <ENTER>, <TAB>, <SHIFT-TAB>,<LEFT-ARROW>,<RIGHT-ARROW> pentru miscarea pe orizontala, precum si <UP-ARROW>,<DOWN-ARROW>,<PG-UP>,<PG-DOWN> pentru miscarea pe verticala. Mai indicat este folosirea mouse-ul. Pentru miscarea pe orizontala si pe verticala se pot actiona cursoarele de tip SCROLL.

Continutul celulelor poate fi editat (caz in care se procedeaza ca in cazul zonelor de editare) sau nu (caz in care tentativa de editare este prevenita printr-un avertisment).

In cazul in care continutul unei coloane este trunchiat de dimensiunea acelei coloane, dimensiunea acelei coloane poate fi ajustata cu mouse-ul pozitionat pe linia extrem dreapta a capului de tabel. Se capteaza acea linie, dupa care se mentine mouse-ul in pozitie apasat si se deplaseaza spre dreapta sau spre stinga. La eliberarea mouse-ului coloana va avea noua dimensiune.

Majoritatea tabelelor au atasata insa o functie de cautarea care in general actioneaza dupa prefixul denumirii cautate. Adica tiparirea in zona de cautare a unui sir de caractere, va determina tabelul sa afiseze acea denumire care incepe cu sirul de caractere precizat de utilizator.

Comportarea controalelor este cea specifica mediului WINDOWS. Explicarea unor particularitati s-a facut numai in scopul de a fixa lucruri indeobste bine cunoscute.

II. Intrarea in program

La prima rulare a programului pe ecran apare mai intai fereastra pentru inregistrare:

Aveti doua posibilitati de a merge mai departe:

- sa inregistrati programul apasand pe tasta Inregistrare;

- sa ramaneti in perioada de evaluare si sa apasati Ok.

Ati ajuns efectiv in punctul in care trebuie sa dati parola si sa intrati in program.

Parola implicita a programului este CASTROL. Introduceti aceasta parola si validati-o apasand pe butonul Valideaza. Imediat, butonul intitulat Firma noua se va activa. Apasati pe acest buton, introduceti numele firmei sau persoanei fizice si tatati <Enter>.

Dupa ce apasati pe butonul Continua, introduceti in mod obligatoriu informatiile in legatura cu faptul daca este persoana fizica sau juridica, codul fiscal sau codul numeric personal, adresa. Daca acestea nu sunt introduse corect, fisele fiscale nu vor iesi corespunzator.

Dupa ce ati initializat datele angajatorului (pe care le puteti modifica la fiecare intrare in program, mai putin numele), apasati tasta Continua. La intrarile ulterioare in program, utilizatorii vor trebui sa fie atenti la sincronizarea nume utilizator, nume angajator si apoi sa dea parola corespunzatoare.

In acest moment sunteti in program.

III. Ecranul principal de lucru

Implicit, vi se ofera in lucru perioada anului curent. Chiar daca ati pierdut primele luni din an, cumparand programul mai tarziu, veti fi nevoit sa le recuperati pentru a putea beneficia de fisele fiscale la sfarsitul anului. Veti selecta deci anul si veti incepe cu ianuarie, deci faceti un click cu mouse-ul pe luna pe care doriti sa o lucrati.

ATENTIE !!! NU APASATI PE ALTA LUNA DECAT IANUARIE LA INTRAREA IN PROGRAM DEOARECE NU VETI PUTEA SA REVENITI

Dupa ce ati facut selectia, veti primi initializarile ACTSal referitoare la cotele pentru asigurari sociale, somaj, fonduri speciale salarii . Dv. puteti luna de luna sa modificati aceste cote cum vreti, luna urmatoare deschisa mostenind setarile lunii care tocmai se inchide.

Lunile lucrate sau in lucru dintr-un an se vor completa pe fundal albastru in partea de sus a ecranului (vezi luna ianuarie).

In acest moment, puteti sa modificati setarile de luna: numarul de zile care implicit este la 22, numarul de ore luna (176), salariul minim , baza de deducere , coeficientul de deducere profesionala.

Toate casutele care privesc obligatiile lunare pentru firma si angajati se pot modifica pentru luna in lucru.

Mai jos exista un wizard pe care ACTSal vi-l propune pentru a va mari considerabil sansele de a obtine rezultatele dorite pentru o luna in lucru.

3.1. Evidenta personal firma

Ecranul de introducere pentru angajatii si colaboratorii firmei este foarte simplu: un tabel, cateva butoane si casute pentru filtrarea informatiilor precum si o casuta pentru informatii in legatura cu invalidarea datelor.

ATENTIE !!! Cel mai important criteriu de identificare din program este codul numeric personal, prin urmare, introduceti cu mare atentie acest element.

Switch-ul Informatii in legatura cu invalidarea datelor este foarte folositor in momentul in care linia pe care o introduceti in tabel (un nou angajat/colaborator) nu este validata de program iar dv. nu stiti de ce.

Un angajat cu care s-a inchis o luna salariala nu mai poate fi sters sau modificat pentru primele 4 coloane din tabel.

3.2. Alte retineri

Aici puteti sa inscrieti alte retineri si implicit aveti: chiria, imputatii, popriri, rate, garantii.

Mai puteti sa definiti inca patru retineri dand numele lor in casutele din josul ferestrei si intitulate Col.1, Col.2, Col.3, Col.4.

Odata introduse aceste date se vor prelua luna de luna si trebuie sa aveti grija sa le modificati atunci cand este cazul.

3.3. Avansuri

Aici se vor completa coloanele de avans, ore concediu, avans concediu, avans prima in functie de situatia fiecarei persoane angajate.

3.4. Venituri, pontaje

Aici puteti sa definiti 9 coloane de sporuri care se vor completa cu sumele in valoare absoluta sau procentual. Salariul brut se va modifica in aceasta fereastra si de aici se va prelua luna urmatoare. Modificand in fereastra de personal nu veti obtine o modificare in calculul salariului (practic salariul introdus la punctul 3.1. -fereastra de personal- este preluat doar in prima luna lucrata pentru angajatul/colaboratorul respectiv).

3.5. Deduceri

Aceasta este noutatea in materie de calcul salarii incepand cu anul 2000. Pentru fiecare angajat, firma va trebui sa ia in calcul deducerile personale. Acum veti stabili pentru fiecare angajat daca are dreptul la deduceri personale mai mari decat suma implicita bifand invalid gr.I, handicap grav (si atunci total coeficient deduceri personale va deveni 2) sau bifand invalid gr.II, handicap accentuat (total coeficient deduceri personale va deveni 1,5). Nebifand acesti coeficienti (caz preponderent pentru majoritatea angajatilor), total coeficient deduceri personale va fi 1 .

Apasand pe butonul Adauga, si introducand spre exemplu un copil aflat in intretinere, coeficientii se vor modifica functie de numarul persoanelor aflate in intretinere.

Casutele referitoare la Ajutor somaj, Asigurare sanatate, Pensie suplimentara si Impozit se calculeaza automat atunci cand se calculeaza salariile si se pot modifica manual. Nu ne asumam riscurile insa daca veti proceda la modificare manuala.

3.6. STAT de plata salarii

Cel mai important buton din aceasta fereastra este Calculeaza. Acesta face sau reface calculul de salarii pentru intreaga baza de date a firmei si pentru luna de lucru curenta. Dupa ce ati inchis o luna, acest buton nu mai este disponibil. Acesta lucreaza si in functie de cele doua switch-uri de sub el:

Calculeaza automat toate obligatiile in luna - si care completeaza automat toate casutele din ecranul principal

Completeaza automat alte venituri pentru FF2-vezi punctul 3.7.

Dreapta sus - gasiti conditiile de listare, pe care dupa ce le stabiliti le executati apasand pe butonul cu imprimanta desenata.

Prin pozitionare pe angajati aveti ocazia aici sa faceti calcule net-brut sau brut .

3.7. Alte venituri

Acesta este de fapt o situatie care la sfarsitul anului se concretizeaza in Fisa fiscala 2. Cea mai folosita setare pentru colaboratorii din aceasta situatie este AS4 care se refera la colaboratori.

Parcurgand cu atentie cei sapte pasi de mai sus este imposibil sa gresiti. Este foarte important sa lucrati cat mai corect in luna, sa inscrieti datele angajatilor si colaboratorilor cat mai corect posibil astfel incat atunci cand spuneti ca ati terminat o luna sa nu mai fie cazuri in care sa 'descoperiti' ca ati uitat un colaborator sau ca ati inscris un cod numeric personal gresit. Pe parcursul lucrului intr-o luna puteti sa listati pe sectii sau pur si simplu in ordine alfabetica, verificati si numai dupa ce sunteti sigur de corectitudine deschideti noua luna.

IV. Fise fiscale

Incepand cu luna februarie a anului 2001, fiecare firma trebuie sa depuna fisele fiscale in formatul cerut de lege. ACTSal tine seama de aceste prevederi si este construit astfel incat sa permita emiterea cu usurinta a acestor fise.

Se lanseaza din meniu Generare situatii, Fisa fiscala pentru anul _______, si in primul rand se specifica impozitarul anual de lucru. Atentie sa selectati corect anul !

Dupa aceasta, calculatorul isi construieste automat centralizatoarele si va propune o situatie care se poate modifica daca este cazul si apoi se poate lista.

Fiecare pagina permite realizarea fisierelor in formatul specificat de lege precum si listarile aferente.

V. Impozitarul lunar

Pentru listare/vizualizare/modificare sau introducere impozitar nou se apeleaza din meniu Generare situatii / Impozitar lunar.

Se introduce data si in functie de aceasta, poate sa apara un impozitar deja introdus sau un impozitar nou.

VI. Administrare sistem

Calea este: Administrare sistem / Drepturi utilizatori, indexare baze de date, schimbare parole.

Acest meniu este disponibil doar pentru ADMINISTRATOR. Pentru fiecare firma selectata apar utilizatorii aferenti iar pentru fiecare utilizator drepturile.

Puteti defini utilizatori noi, le puteti da sau revoca drepturi dar mai ales puteti sa dati Gestiune B.D. dupa opriri bruste ale calculatorului sau dupa socuri de tensiune.

Calea: Administrare sistem / Back-up baze de date

Se arhiveaza / dezarhiveaza o firma in directorul C:Arhive astfel incat pentru fiecare firma sa se genereze o arhiva cu un nume semnificativ.

VII. Tastele functionale

F1 - Ajutor

F2 - Calculator

F3 . F12 - Calendar