Analiza muncii si fisa postului - promovarea demersului

ANALIZA MUNCII  SI FISA POSTULUI

Universitatea Babes-Bolyai

Facultatea de Psihologie si Stiinte ale Educatiei

Sectia: Psihologie, an IV

Cuprins

1. Promovarea  demersului

2. Derularea demersului

3. Fisa postului

4. Anexe:

• Contractul de munca
• Organigrama
• Regulamentul
• Fisa postului
• Ghidul de interviu:

-principalele idei ale interviului

1. Promovarea demersului

In vederea realizarii analizei muncii imi propun sa studiez documentele care imi ofera informatiile necesare cunoasterii locului de munca precum: organigrama,  contractul de munca a angajatului pe postul de referent gradul IV si a regulamentului de ordine interioara a Centrului Regional. Apoi, luarea unui interviu ocupantului acestui loc de munca si a sefului de programe (timp de luare a interviului o jumatate de ora maxim).

Mai mult decat atat culegerea de informatii prin intermediului observatiei directe pe parcursul unei zile, precum si analiza jurnalului tinut de ocupantul postului de munca pe perioada unei zile distincte celei de observatie, pe durata celor opt ore de munca. (de la ora opt la ora patru dupa-masa).

Derularea demersului

Din ceea ce mi-am propus am realizat urmatoarele: am fost la Centrul Regional si am cerut toate documentele pe care le detin pe postul in sine, in vederea realizarii fisei postului. Prin urmare am citit si am analizat contractul de munca, regulamentul de ordine interioara, organigrama si fisa postului existenta. De asemenea am luat interviu angajatului. Interviul a durat aproximativ o jumatate de ora, ocupantul postului de munca fiind foarte cooperant, nu a ezitat sa raspunda la nici una dintre intrebari, nu a ezitat sa-si spuna nemultumirile si ceea ce ar trebui sa se imbunatateasca in institutie. Apoi am analizat jurnalul tinut de catre angajat pe parcursul unei zile, unele din datele obtinute fiind similare cu cele culese prin intermediul observatiei directe. Intr-o alta zi, prin intermediul observatiei directe am cules informatii referitoare la sarcinile pe care le are de efectuat ocupantul postului si pe care le-am integrat ulterior in fisa postului, dar m-am mai uitat la componenta colectivului si la caracteristicile fizice ale lor. Tot prin intermediul observatiei am realizat ca angajatii, colectivul este unul tanar, foarte motivat in a realiza performante foarte bune, deoarece exista unele concurente cu alte centre regionale din tara, iar performantele obtinute ii influenteaza in mod direct pe fiecare dintre ei. Pentru aceasta relatiile dintre ei sunt deschise si cooperante, cand este nevoie lucreaza in echipa foarte bine (multe dintre aceste informatii au putut fi desprinse si din interviul luat ocupantului postului- vezi rezumatul interviului din anexe).

3. Fisa postului

Referent grad IV- Centrul Regional De Formare Continua Pentru Administratia Publica Locala Cluj.

Denumirea postului de munca: Referent de specialitate gradul IV

Pozitia in COR: 247004

Obiectivele specifice ale activitatii de munca:

Organizare si coordonare programe de perfectionare

Identificarea nevoilor de perfectionare a functionarilor publici

Studiaza si se informeaza in legatura cu legislatia in vigoare

Elaborare dosare post-program

Integrarea in structura organizatorica:

Pozitia postului de munca in cadrul structurii organzatiei:

Postul imediat superior: Sef serviciu Programe Formare Continua Prognoza si Evaluare

-Este inlocuit de: alt referent grad IV

Relatiile de munca:

Ierarhice: Director institutie, Sef serviciu programe

Functionale: referenti grad IV din cadrul serviciului programe, cu celelalte servicii si compartimente ale centrului

De reprezentare: cu institutiile publice de la nivelul judetului Salaj

Responsabilitati, sarcini, activitati si actiuni specifice postului de munca

a. Responsabilitati

In raport cu alte persoane:

• Identificarea nevoilor de pregatire pentru functionarii publici
• Cooperarea cu institutiile partenere
• Cooperarea cu ceilalti angajati ai institutiei
• Onestitate si confidenta vizavi de persoanele din interior si exterior
• Respectarea si aplicarea in practica a hotararilor Consiliului de Coordonare

In raport cu aparatura pe care o utilizeaza:

• Utilizarea cu responsabilitate a aparaturii din dotare
• Mentinerea la standardele unei bune functionari a aparaturii din dotare
• Anuntarea eventualelor defectiuni serviciului administrativ

In raport cu produsele muncii:

• Constiinciozitate vizavi de sarcinile pe care le are de indeplinit
• Efectuarea lucrarilor repartizate la termenele fixate
• Incasarea banilor primiti de la participantii la programul realizat
• Pastrarea confidentialitatii rezultatelor obtinute si a informatiilor pe care le detine privitor la situatia institutiei
• Fidelitate fata de angajator in executarea atributiilor de serviciu

In raport cu securitatea muncii:

• Respecta secretul de serviciu si informatiile cu caracter confidential (ca: bazele de date ale unitatii referitoare la lectori, tarifele pentru plata rectorilor, suporturile de program, toate persoanele de contact din unitatile administratiei publice din judetele arondate, tarifele de programe).
• Respecta transmiterea documentelor contabile catre serviciul financiar-contabil
• Respecta masurile de securitate, sanatate si protectie a muncii in unitate si P.S.I.

Privind precizia si punctualitatea:

• Va respecta programul de lucru conform regulamentului intern stabilit de conducerea Centrului Regional
• Elaborare si transmitere la timp a rapoartelor saptamanale, lunare, trimestiale si anuale catre I.N.A.
• Sa se semneze in condica de prezenta, zilnic, odata cu inceperea programului de lucru.

In raport cu metode/programe

• Preocupare continua de autoperfectionare prin studiu indvidual si participare la cursuri

Privind relatiile cu altii/comunicarea

• Este promt in activitatile de relatii cu publicul
• Mentine relatii colegiale si coopereaza cu colegii
• Este politicos in relatiile cu publicul/partenerii, dand dovada de bune maniere si amabilitate echilibrata
• Mentine si asigura relatii corecte cu autoritatile si institutiile publice cu care lucreaza

b. Sarcini si activitati specifice postului de munca

Informeaza clientii privitor la programele oferite de centru prin intermediul telefonului, faxului, e-mail-ului.

Efectueaza si coordoneaza   programe de perfectionare in judetul Salaj:

Identificare locatie

Transmiterea invitatiilor

Multiplicarea materialelor aferente programului de perfectionare

Intocmirea facturilor, chitantelor si borderourilor aferente programului

Evidenta, completarea, eliberarea diplomelor

Incheierea contractului de colaborare si a pontajului pentru lector

Incheierea contractelor cu unitatile prestatoare de servicii de alimentatie publica

Tine evidenta participantlor prin intocmirea dosarului de program:

Invitatia de participare

Tabelul nominal- cursantii participanti, numar diploma si factura eliberata

Fise de inscriere si de evaluare

Tabelul de prezenta

Suportul de program

Agenda de desfasurare a programului

Referatul coordonatorului de program

Evidenta dosarelor de corespondenta si a dosarelor de programe organizate de centru

Inainteaza si prezinta rapoarte (saptamanale, lunare, trimestiale si anuale) privind desfasurarea si evolutiile programelor organizate.

Verifica calitatea programului efectuat prin feed-back-ul participantilor

Competentele postului de munca:

Cunostinte in legatura cu domeniul muncii:

• Cunostinte de administratie publica
• Cunoasterea unei limbi straine de circulatie

Cunostinte privind modul de executie a sarcinilor:

• Operarea cu baze de date (Excel, Microsoft Office, Internet Explorer)
• Elaboreaza documente specifice postului pe care il ocupa

Experienta:

• Postul de referent gradul IV poate fi ocupat de orice persoana care are o vechime minima de 6 luni.
• Dupa un an de experienta se pot obtine performante superioare si inaintarea in grad.

Cunostinte legate de folosirea accesoriilor muncii (aparate, utilaje etc.):

• Cunostinte de utlizare a calculatorului personal, a laptopulului centrului, a aparatelor de telefon, a fax-ului, retroproiectorului si a copiatorului
• Utilizarea programului de SPSS.

Contextul muncii

Relatiile interpersonale:

Comunicarea:

• Formalitatea: comunicare formala si informala, in interiorul institutiei si in afara acesteia prin intermediul reprezentarii ei in fata reprezentantiilor societatii civile si ai administratiei publice locale
• Metoda: prin fax, fata in fata, prin telefon, e-mail  sau in scris
• Obiectivitate: baze de date si informatie subiectiva in egala masura
• Frecventa: ridicata
• Intimitatea/secretul: respectarea secretului de serviciu si a informatiilor confidentiale

Tipuri ale relatiilor de rol solicitante:

• de supervizare: voluntarii
• de prestari servicii: furnizeaza servicii pentru perfectionarea functionarilor publici
• de participant in echipa: cooperare si consultanta cu reprezentantii partenerilor din serviciile publice, isi aduce contributia la indeplinirea obiectivelor de grup si a centrului prin sustinere, cooperare, consultanta si rezolvarea necesitatilor.

Responsabilitate pentru altii: nu este cazul

Responsabilitate pentru rezultatele muncii: responsabilitate in indeplinirea targetului (4 programe si 80 de cursanti pe trimestru)

Contacte conflictuale cu altii:

Relatii interpersonale incordate: ocupantul postului intra in contact cu angajatii din serviciile alimentare

Conditiile fizice ale muncii

• Postul de munca: -munca de birou

-nivel mediu de intimitate: in acelasi birou lucreaza si alti angajati

-realizarea sarcinilor avand si alti oameni in proximitate

• Conditiile de mediu: conditii de mediu controlate, nivel redus de zgomot si a conditiilor distractoare
• Solictarile postului de munca: rezistenta la statul in picioare dar si la cea sezanda, precum si la deplasari inafara judetului

Caracteristicile structurale ale locului de munca

Criticabilitatea pozitiei/postului: impact scazut al deciziilor de la acest nivel asupra celorlalti angajati, asupra departamentelor si institutiilor parteneriate in general, nivel de responsabilitate mediu.

Rutina vs. provocarea activitatii de munca:

-circumstante frustante: organizarea programelor in functie de programul lectorilor

-nivel mediu de automatizare a muncii, obiective si sarcini bine definite de catre seful de programe

-solicita o atentie ridicata la detaliile legate de actviatatea de implementare, organizare, desfasurare si coordonare a programelor, documentare si depistare a necesitatilor de perfectionare a functionarilor publici, deplasare in cazul programelor in judetul arondat 

-nivel redus de monotonie, exista posibilitatea stabilirii ordinii, prioritatii si ritmului de realizare a sarcinilor

-nivel mediu de competitie. 

Ritmul si programarea muncii: control mediu al angajatului asupra ritmului de lucru, stringenta ridicata a termenelor fixate de catre centru.

Cerintele psihologice ale postului de munca

Cunostinte:

• De servicii catre personal si servicii clienti- evaluarea nevoilor a functionarilor publici, indeplinirea standardelor de calitate privind serviciile si calitatea programele oferite partenerilor si evaluarea satisfactiei acestora.
• De limba- cunoasterea structurii si a continutului limbii romane, incluzand intelegerea si scrierea cuvintelor, reguli de compozitie si gramatica
• De administratie si management- eficienta in alocarea resurselor, modelarea si coordonarea oamenilor si a resurselor.
• De comunicare- cunostnte legate de comunicare, tehnici si metode de diseminare a informatiilor, incluzand metodele de informare prin mijloace scrise, orale si vizuale.
• De calculatoare si electronica- cunoasterea aplicatiilor de ediatare de text, prezentare, analiza statstica, utilizarea generala a calculatorului.
• Despre procedurile administrative si despre sisteme- sisteme de completare si gestionare a inregistrarilor  

Deprinderi

• Intelegerea textelor: intelegerea frazelor si paragrafelor scrise din cadrul documentelor legate de munca si a legislatiei in vigoare specifica domeniului de activitate.
• De management al timpului- gestionarea propriului timp precum si timpul celorlalti din echipa.
• De scriere- comunicare eficienta in scris, adaptate la nevoile publicului tinta.
• De invatare activa- intelegerea legislatiei si a necesitatii si a impactului informatei noi asupra proceselor decizionale si a rezolvarii de probleme, atat a celor prezente cat si a celor viitoare.
• De ascultare activa- concentrare a atentiei asupra ce spun cei cu care intra in contact, depunere de efort pentru a intelege puctele de vedere sustinute de altii, formularea adecvata a intrebarilor si a cerintelor, precum si capaciatea de a evita intreruperea discursului celorlalti in momente nepotrivite.
• De coordonare- adaptarea propriilor actiuni in relatie cu actiunile celorlalti.
• De gandire critica- utilizarea logicii si a rationamentului pentru a identifica punctele tari si slabe ale unor solutii alternative sau abordari ale situatiilor problema.
• De vorbire- a tine mici discursuri in fata altor persoane astfel incat informatia sa fie transmisa eficient.
• De evaluare a alternativelor si luare de deccizii- luarea in considerare a potentialelor costuri si beneficii asociate fiecarei alternative sau abordari ale unor probleme.

Aptitudini:

• De intelegere verbala: abilitatea de a asculta si intelege informatiile si ideile prezentate oral, prin cuvinte si fraze vorbite.

• De exprimare orala: abilitatea de a comunica verbal eficient astfel incat ceilalti sa inteleaga corect ideile sau informatia transmisa.
• Intelegerea textelor: abilitatea de a citi si intelege informatiile si ideile transmise sub forma scrisa.
• Exprimare in scris: abilitatea de a comunica ideile si informatiile sub forma scrisa astfel incat sa usureze intelegerea celorlalti.
• Rationament inductiv: abilitatea de combinare a informatiilor disparate pentru  a extrage reguli generale sau concluzii
• Rationament deductiv: abilitatea de a aplica reguli generale la probleme specifice pentru a produce solutii adecvate.
• Claritatea discursului: abilitatea de a vorbi clar in fata celorlalt astfel incat acestia sa inteleaga.
• Sensibilitatea la detalii: abilitatea de sesizare eficienta a detaliilor intr-un timp cat mai scurt
• Sensibilitatea la probleme: abilitatea de a constientiza ca ceva s-ar putea sa nu functioneze.
• Ordonarea informatiilor: abilitatea de a ordona lucrurile si actiunile intr-o anumta ordine in functie de anumite reguli.

Interese:

• Caracter investigativ: presupune lucrul cu idei, identificarea de fapte si rezolvare mentala a problemelor
• Caracter intreprinzator: initierea si ducerea la bun sfarsit a proiectelor si a programelor, asumarea riscului.
• Caracter conventional: aceste ocupatii presupun unele proceduri de rutina, lucrul cu detaliile.
• Caracter social: lucrul, comunicarea cu oamenii

Stilul de munca:

• Capacitate de efort
• Rezistenta la oboseala si delegatii
• Initiativa
• Amabilitate
• Perseverenta
• Atentie la detalii
• Extraversie
• Responsabilitate
• Agreabilitate
• Adaptabilitate
• Rezistenta la stres

Valori ale muncii

• Independenta: luarea de decizii independent si individual in ceea ce priveste unde, cu cine si pe ce tema se va tine programul
• Realizarea: sentimente de autorealizare in momentul atingerii targetului impus

Pregatirea necesara postului de munca

• De baza: studii superioare in orice domeniu de activitate
• De specialitate: administratie publica
• Cursuri speciale: permisul european de conducere a calculatorului, a limbii franceze

Salariul si conditiile de promovare

Salarizarea personalului din Centrul Regional se face in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

Anexe:

Ghid de interviu:

1. Care sunt indatoririle pe care le aveti?
2. In ce consta munca dumneavoastra?
3. Cum arata aproximativ o saptamana de lucru?
4. Care este/cum se desfasoara programul dumneavoastra de lucru?
5. Care sunt dificultatile intalnite de obicei in munca dumneavoastra?
6. Cine este superiorul dumneavoastra?
7. Aveti alti angajati in subordine?
8. Care sunt posibilitatile si conditiile dumneavoastra de promovare?
9. Munca dumneavoastra este evaluata de catre cineva?
10. Care este relatia dumneavoastra cu sefii dumneavoastra?
11. Care este relatia dumneavoastra cu colegii dumneavoastra?

In urma realizarii interviului, ocupantul postului trebuie sa fie la curent cu legislatia in vigoare in domeniul administratiei publice, sa asigure un parteneriat pe plan regional cu reprezentantii societatii civile si reprezentantii administratiei publice locale in vederea identificarii nevoilor de pregatire a functionarilor publici, sa realizeze programe de perfectionare pentru functionarii publici din judetul Salaj. Pe durata unei zile sau saptamani realizeaza punerea la punct a detaliilor in ceea ce priveste delegatia si decurgerea in bune conditii a programului. In general programele se realizeaza pe durata a trei zile, la sfarsitul saptamanii, inclunzand uneori chiar si sambetele. Ca dificultati a amintit faptul ca de multe ori sunt necesare ore suplimentare pentru realizarea eficienta a programului de perfectionare, ca materialele necesare organizarii sunt foarte multe si grele, de multe ori acestea fiind transportate cu autobuzul, apoi manual, ca trebuie sa depinda foarte mult de programul de lucru al functionarilor si mai ales de programul lectorului responsabil de program. Munca efectuata este in general evaluata de catre directorul centrului, dar si de seful de programe, relatia cu acestia cat si cu colegii fiind una foarte buna, o relatie deschisa si de comunicare. Angajati in subordine nu are, uneori mai instruieste voluntarii veniti la centru si mai ia in delegatii pe cei recent angajati pentru a invata mai repede cum sa se descurce in cadrul unui program de perfectionare. Angajatul pare multumit de locul de munca deoarece ii ofera oportunitatea de a se dezvolta, intrui si de a se afirma in domeniu, iar dupa aproxomativ doi ani de experienta poate trece la alt nivel.