Bariere in comunicarea organizationala

BARIERE IN COMUNICAREA ORGANIZATIONALA

Bariere de comunicare de nivel organizational;

Bariere de comunicare la nivelul indivizilor.

Bariere de comunicare de nivel organizational:

a.     Diferente ierarhice in organizatie:

In primul rand, trebuie sa constientizam un aspect evident: diferentele pozitiilor in ierarhie. De multe ori , managerii au mai multe informatii formale despre proiecte ale organizatiei. Subordonatii, pe de alta parte, nu detin informatii privitoare la la motivatiile in urma carora se realizeaza acestea, iar in plus, ei pot inlocui informatiile obiective lipsa cu informatii incorecte, zvonuri, pe care le detinem in organizatie ne pot conduce la distorsionari in comunicare si perceptia faptelor din organizatie pentru ca indivizii interpreteaza informatiile in funcie de propria lor pozitie in organizatie. Pozitia si rolul in organizatie furnizeaza cadrul de referinta in interpretarea mesajelor primite.

b.    Bariere fizice :

Stompeaza contactele umane atragand dupa sine diminuarea vulumului comunicarii. Distantele fizice mari intre manageri si subordonati sunt motive suficiente pentru comunicare discontinua. Atunci cand biroul managerului se afla la o oarecare distanta sau accesul la manager este restrictionat de o secretara sau de un program strict, o serie de contacte, considerate mai putin urgente, vor fi uitate sau in cel mai bun caz uitate. O alta bariera fizica este zgomotul care face mesajul sa nu fie inteles sau bine interpretat. Uneori zgomotul intern poate fi un factor favorizant al procesului de comunicare, atunci cand apare la emitator sub forma feedback-ului intern.

c. Deficiente ale comunicarii ascendente:  

O structura in care managerii au un numar mare de subordonati nu incurajeaza, prin modul de organizare, initiativa comunicarii din partea subordonatilor. Managerul nu are intotdeauna timp atunci cand subordonatul are nevoie de ajutor. Dupa mai multe ,,respingeri'' , acesta din urma v incerca pur si simplu sa depaseasca singur anumite probleme, astfel pot aparea greseli care nu vor mai fi remediate la timp. O parte din subordonati sunt pur si simplu timizi sau au o perceptie asupra managerului care fiind estrem de autoritar, motive pentru care, din  nou, nu va fi initiata comunicarea necesara pentru buna desfasurare a muncii.

d. Efecte negative ale retelei informale de transmitere a informatiilor. ZVONURILE.

Comunicarea neoficiala, informala inregistreaza deopotriva efecte pozitive si negative in organizatie. Credinta generala este ca ea are mai ales efecte negative, acestea sunt:

• transmiterea de informatii neadevarate;
• marirea pauzelor pentru ,,mici discutii'';
• manipularea unor informatii pentru avantaje personale;
• interpretari gresite din lipsa unei imagini globale a problemei.

Zvonurile apar mai ales cand informatiile sunt ,, interesante si ambigue''.

e. Supraincarcarea sistemului, distorsiuni, omisiuni:

Suprainarcare informationala - conditiile in care o unitate <personala, comitet> devine impovarata cu prea multe informatii. Incetinirea circulatiei informatiei atrage o eficienta mica a organizatiei.

Omisiunea este si ea periculoasa ca orice deviere de la realitate; aceasta presupunand necomunicarea unei parti a mesajului, poate favoriza interpretari gresite, mai ales daca structura organizationala este lunga si mesajele circula mult pana cand ajung la destinatie.

Bariere de comunicare la nivelul indivizilor.

a. Perceptia evenimentelor:

Ea este rezultatul autoevaluarii pe care o face fiecare dintre noi in situatiile in care se afla sau s-ar putea afla . Personalitatea noastra isi pune amprenta distincta asupra fiecareia dintre actiunile noastre, acestea afectand perceptiile proprii in functie de pozitiile pe care le ocupam si activitatile pe care le desfasuram.

b. Prezumtiile transmitatorului:

Transmitatorul face diferite presupozitii referitoare la contextul comunicarii si la receptorul acesteia.

In viata de zi cu zi , pentru usurinta si rapiditates interrelationarii ,,ne ajutam'' de o serie de stereotipii si prejudecati, difuzand mesaje neadecvate, nu mai sunt in acord cu realitatea, ci ce aceste presupozitii false. Surse posibile ale constituirii stereotipiilor ca bariere intr-o comunicare eficienta:

• de multe ori avem tendinta de a ignora situatia si de a aprecia actiunea in sine a unei persoane fara sa o integram pe aceasta in contextul care a generat-o;
• atunci cand un coleg greseste tindem sa credem ca esecul i se datoreaza in mare masura;
• atunci cand primim un feedback favorabil din partea celorlalti , tindem sa legam acest lucru de cauze interne < ca inteligenta noastra, buna judecata, atentia> dar cand feedback-ul este nefavorabil atribuim acesta unor cauze externe < dificultatea sarcinii>.

c. Ignorarea importantei receptorului:

Prezinta una dintre problemele mari ale comunicarii, si anume ignorarea importantei receptorului.

Modalitati prin care receptorii pot fi afectati de fluxul descendent de informatii:

• In comunicare, interpretarile oamenilor urmeaza calea minimei rezistente;
• Oamenii sunt mai deschisi la mesajele consonante cu imaginea lor existenta, credintele lor, valorile lor;
• Mesajele care sunt incongruente cu valorile proprii tind sa produca mai mare rezistenta decat mesajele care sunt incongruente datorita retionarii logice;
• Mesajele care faciliteaza indeplinirea valorilor sunt acceptate mult mai usor decat mesajele care nu fac acest lucru;
• Cand oamenii vad ca se produc schimbari in mediu, ei sunt mai deschisi la mesajele care apar;
• Intregul context al comunicarii afecteaza comunicarea.

d. Comportament defensiv al receptorului:

Daca un subordonat isi va simti amenintata pozitia in organizatie de catre un mesaj primit, fie ca perceptia sa este corecta sau nu, el va ridica ,,bariere'' de protectie. In cazul ideal, reactia subordonatului poate fi corecta, spre rezolvarea problemelor.Comportamentele defensive pot aparea si la managerii care isi simt amenintata pozitia, gasind cai conflictuale de aparare a pozitiei.

e. Lipsa feedback-ului:

Feedback-ul este deosebit de important pentru coerenta comunicarii si pentru maximizarea efectelor acesteia. Feedback-ul indica nivelul intelegerii si acceptarii mesajelor, reactiile receptorului la mesajele transmise. Lipsa feedback-ului poate atrage dupa sine o serie intreaga de distorsiuni, neintelegeri care sa contribuie la perpetuarea unei comunicari inexacte.

f. Optimizarea cominicarii:

Modalitati de imbunatatire a comunicarii descendente:

• prezentarea sarcinilor de munca intr-un mod clar fiecarui angjat, astfel incat sa se inteleaga precis ce se asteapta de la el;
• explicarea motivelor care au determinat cererea contributiei angajatului, astfel incat persoana sa inteleaga sensul efortului sau;
• furnizarea frecventa a feedback-ului cu privire la calitatea performantelor realizate pentru a motiva angajatul in vederea atingerii obiectivelor;
• multiplicarea canalelor de comunicare in vederea cresterii probabilitatii de receptie a mesajului;
• repetarea mesajelor importante pentru a permite integrarea lor.

Prezentarea sarcinilor intr-o maniera clara, explicita este de la sine inteleasa. Din pacate, o multime de manageri nu acorda timpul necesar, pentru explicitarea sarcinilor si a semnificatiei anumitor actiuni pe care le inteprind ei si subordonatii lor. Este posibil ca acesti manageri chiar sa nu aiba timpul necesar pentru discutii lungi si lamuritoare cu subordonatii lor. Prin feedback managerul va obtine informatii necesare pentru ceea ce are nevoie sa faca.

Modalitati eficiente referitoare la comunicarea ascendenta:

• existenta unui climat favorabil in organizatie, care sa permita subordonatilor exprimarea mesajelor negative/pozitive, fara teama de penalizare;
• diminuarea barierelor sociale si de statut la diferite niveluri ale organizatiei favorizeaza exprimarea spontana a angajatilor;
• luarea in calcul a informatiilor ce pot contribui la formularea deciziilor;
• selectarea mesajelor astfel inact doar cele relevante sa ajunga la managementul de varf.