Eficacitate si eficienta personala - perspectiva sintetizatoare

Eficacitate si eficienta personala - perspectiva sintetizatoare

Definirea acestui concept nu este usoara pentru ca alaturi de conceptul de eficienta exista si alte concepte care sunt asemanatoare. Dificultatea majora provine si din faptul ca in unele limbi exista un singur termen care defineste atat eficienta cat si eficacitatea, de exemplu in limba engleza.

Contributia pentru diferentierea celor doi termeni si-au adus-o mai multi autori dintre care noi mentionam pe Chris Argyris care in lucrarea « Intergrating the individual and the organization » defineste eficienta ca : « realizarea obiectivelor stabilite cu realizarea obiectivelor stabilite, cu utilizarea acceptabila a resurselor, in timp ce eficacitatea consta in eficienta si adaptabilitate. »

Alt autor, Bennis propunea conceptul de sanatate organizationala ca fiind oarecum echivalent cu cel al eficacitatii organizationale. Conceptia acestuia vis-a vis de eficienta presupunea intelegerea si acceptarea obiectivelor organizatiei de catre membrii ei, capacitatea de a intelege si interpreta corect realitatea organizationala si nu in ultimul rand capacitatea de adaptarea la cerintele fluctuante ale mediului.

In lucrarea lui Peter Drucker potrivit careia eficienta este « a face lucrurile cum trebuie » si eficacitatea « a face lucrurile care trebuie » intelegem ca intre cei doi termeni exista un raport de interinfluentare si ei descriu atat eforul individual cat si cel organizational.

Daniel Ollivier foloseste notiunea de eficacitate, pornind de la ideea ca eficacitatea este raportul dintre rezultatul obtinut si timpul investit. Ollivier vede eficacitatea ca «stare de spirit » ceea ce duce la o perspectiva diferita de rezolvare a lucrurilor. Pentru Ollivier eficacitatea presupune trecerea la actiune care implica ratiunea, capacitatea individului de a doza efortul si de a valorifica calitatile in aceiasi masura cu capacitatea de a gestiona cat mai bine defectele. El propune capacitatea de a descoper placerea de a munci ceea ce duce la valorizarea reusitelor si nu a defectelor.

In continuare vom prezenta in concordanta cu tema cercetarii noastre ce presupune eficienta personala, interpersonala si cea organzationala.

Eficienta personala modul in care individul isi controleaza propriile resurse psihice si rezultatele pe care acesta le obtine in activitate. Daca resursele implicate in realizarea obiectivelor vor fi minimale si rezultatele vor fi maximale atunci vom putea vorbi de o eficienta personala crscuta.

Jean Francios Decker considera ca pentru obtinerea eficientei personale esentiale sunt dorinta de a atinge obiectivele dorite precum si credinta in obtinerea succesului.

Esentiala este nu numai stabilirea obiectivelor ci si motivatia de a le realiza, cu alte cuvinte sunt necesare trei resurse psihice pentru realizarea eficientei : vointa, motivatia si convingerea in reusita.

In psihologia contemporana se discuta din ce in ce mai mult despre diferentele individuale in obtinerea eficientei personale. Cambell si Motowidlo, considera ca eficienta personala depinde de trei factori : motivatia , cunostintele procedurale si cunostintele declarative.

Bandura a lansat conceptul de autoeficienta personala, perceperea propriei eficacitati se refera la capacitatea oamenilor de a organiza si executa o serie de actiuni pentru a obtine performante. Important este ca perceptia autoeficacitatii este importanta nu numai pentru individ ci si pentru organizatie . in organizatiile in care exista o buna percepere a autoeficientei vom intalni oameni productivi si motivati in comparatie cu organizatiile in care perceperea autoeficientei este slaba.

Eficienta grupala nu reprezinta o simpla adeziune a eficientei individuale ci intrarea in functiune a unor procese psihologice. Autorii din domeniu au considerat ca una din proprietatile grupului si anume coeziunea ar indeplini un rol important in explicarea eficacitatii grupale. Grupurile coezive au mai puine anxietati decat cele noncoezive in ceea ce priveste desfasurarea activitatilor in munca de aici o eficacitate mai mare a grupului.

Variabile care influenteaza cresterea eficientei

Eficacitatea reprezinta masura in care o activitate satisface o necesitate, realizeaza un obiectiv, indeplineste o functie. Eficacitatea unei activitati poate fi pozitiva, atunci cand activitatea pe am avut-o in vedere se realizeaza intr-o oarecare masura; eficacitate nula, atunci cand prin activitatea respectiva nu se obtin rezultate, si negativa, atunci cand prin activitatea respectiva se obtin efecte contrare celor dorite.

Eficacitatea este o caracteristica a functiilor organizatiei, indicand gradul de realizare , masurat prin efecte, a acestora.

Eficienta semnifica masura rezultatelor unei activitati prin raoprtare la eforturile depuse in timpul desfasurarii activitatii respective. In sens general a fi eficient inseamna a face un lucru cat mai bine cu costuri cat mai reduse.

Eficienta a fost sistematizata de Stephen Covey in cartea sa "Eficienta in 7 trepte". Cele 7 deprinderi ale lui Covey sunt deprinderi ale eficientei. Prima deprindere care influenteaza eficienta este "fiti proactivi" si sustine ideea ca pana nu luam in considerare felul in care ne vedem pe noi nu vom putea intelege felul in car ceilalti te vad, nici felul cum se simt ei in lumea lor.

Acest fenomen limiteaza considerabil potentialul personal si capacitatea de a relationa. Reflectarea paradigmei sociale exprima ideea ca suntem conditionati de mediul in care ne desfasuramo activitate.

In relaitate exista trei harti sociale: genetica, fizic si mediului ambiant. Determinismul mediului ambiant afirma faptul ca climatul organizational influenteaza atat modul in care te percep oamenii cat si modul in care ii percepi.

Modelul proactiv este mai mult decat a lua initiativa, el reprezentand faptul ca noi suntem respunzatori de calitatea vietii noastre. Persoanele reactive sunt afectate de ambianta organizationala in comparatie cu persoanele proactive care ofera un raspuns la mediu bazat pe valori.

Deosebirea dintre oamenii reactivi si cei proactivi este aceea ca oamenii proactivi pot realiza un ehilibru intre rezultat si capacitatea de a produce rezultatul. A fi responsabil inseamna dezvoltarea deprinderii de baza a eficientei.

O alta varabila care inflenteaza eficienta este alegerea si gestiuea prioritatilor. In mediu organizational autoorganizarea este extrem de importanta pentru ca influenteaza permite o identificare a prioritatilor precum si o ierarhizare a lor.

Evaluarea sarcinilor de munca pemite obtinerea unei viziuni per ansamblu a sarcinilor de munca, si perimte o estimare a intinderii in timp a ceea ce trebuie realizat. O planificare a sarcinilor duce la o mai buna organizare a activitatii si obtinerea unor rezultate cat mai bune cu costuri cat mai reduse. Fixarea unor scopuri cat mai precise presupune realizarea unui plan de actiune planificat ceea ce creste eficienta in activitate. Pentru fixarea obiectivelor la nivel individual cat si de grup trebuie avute in vedere mai multe criterii printre care mentionam : importanta obiectivului propus in raport cu ale obiective care trebuie realizate, costurile implicate in realizarea lui. Palnificarea sarcinilor de munca reprezinta un demers esential pentru derularea activitatilor fara a intampina obstacole si contribuie si ea la obtinerea de eficienta. Planificarea reprezinta folosirea eficienta a timpului si a resurselor pentru a obtine rezultate cu costuri cat mai reduse.

Delegarea este o alta variabila care influenteaza eficienta si reprezinta plasarea unei responsabilitati altei persoane. Important pentru delegarea responsabilitatii este delegarea puterii acolo unde este nevoie de ea. Partea de motivatie a delegarii sugereaza selectionarea de oameni pentru posturi in care vor fi motivati de noua sarcina si cu adaugarea de motivatii extrinseci in caz de succes. Oamenii care sunt imputerniciti cu o noua sarcina capata un puternic simt al eficacitatii personale. Imputernicierea oamenilor la nivele ierarhice inferioare se poate dovedi cruciala unde esential pentru a perpetua afacerile este nevoie de contctul initial cu clientul si rezolvarea problemelor pe parcurs.

Delegarea presupune imputernicirea unei persoane pentru a face eficienta organizatia, pentru ca se plaseaza puterea acolo unde este nevoie de ea. In organizatii s-a implementat un nou concept care duce la o mai buna indeplinire a sarcinilor : crearea echipelor de lucru. Echipele de lucru sunt motivate de a se angaja in activitati care mentin coeziunea grupului.

Coeziunea grupului este o proprietate esentiala a grupului. Grupurile unite sunt acelea care sunt deosebit de atractive pentru membrii lor. Intrebarea si de fapt dificultatea este aceea de a crea o identitate de grup care sa duca la o buna interelationare la nivelul grupului pentru a actiona eficient.

Mentionam cativa dintre factorii care infuenteaza coeziunea in grupup. Un prim factor este succesul, pentru ca un grup devine mai atractiv pentru membrii sai atunci cand a indeplinit cu succes un obiectiv important. Similar coeziunea scade atunci cand obiectivul nu a fost atins. Pentru a mentine coeziunea la nivel de grup este important ca membrii grupului sa impartaseasca valori comune care sa fie in acord cu valorile organizatiei. Consecintele in planul eficientei sunt numeroase pentru ca motivatia membilor de a ramane in cadrul grupului este mai mare.

In grupurile unite productivitatea membrilor individuali tinde sa fie similara cu a celorlalti membrii.

O alta variabila care inflenteaza eficienta este procesul decizional si arbitrajul. Literatura de specialitate vorbeste ca model ideal al decidentului despre modelu « decidentul complet«, care presupune o strategie decizionala perfect informate, locica si orientata spre castig. Omul economic este util doar in scop teoretic pentru ca caracteristicile perfecte intruchipate de el nu exista in cadrul decidentilor reali. Herbert Simon a introdus conceptul de rationalitate limitata ceea ce inseamna ca desi oamenii incearca sa actioneze rational sunt limitati in capacitatea lor de a capata si procesa informatiile, la care se mai adauga si constrangerile de timp si consideratiile politice.

Incadrarea si subiectivitatea cognitiva reprezinta operatii ale rationalitatii limitate. Incadrarea se refera la aspecte de prezentarea a informatiilor referitoare la o problema care sunt prezumate de decidenti.

Subiectivitatea cognitiva este tendinta de a acumula si procesa informatii intr-un mod expus greselilor. Pentru luarea unei decizii trebuie sa se tina cont de informatiile detinute si de procesul de strangere a informatiilor. Probelema trebuie definita intermeni de solutie si termeni de specialitate si diagnosticata in termeni de simptome.

Alt subiectiviate cognitiva este aceea ca oamenii sa fie superincrezatori in deciziile lor.

Arbitrajul si luarea deciziilor in situatiile de munca duce la cresterea eficientiei in paln organizational.

Negicierea si coordonarea cu partenerii reprezinta incercarea de a ajunge la un schimb satisfacator intre parti. Negocierea presupune un management al conflictelor pentru ca ea presupune o incercare de a preveni sau rezolva un conflict . In literatura de specialitate sunt descrise doua tipuri de negocieri : distributiva si integrativa. Negocierea distributiva reprezinta negocierea de tip castig/ pierdere in care o cantitate fixa de valori este divizata intre parti. Negocierea integrativa de tip castig/castig pleaca de la prezumtia ca solutioanarea problemei comune poate multiplica valorile care se cuvin fiecarei parti.

Negocierea distributiva presupune o situatie de tip castig/pierdere, in care o cantitate se imparte la solicitanti. Pe de lata parte negocierea integrativa pleaca de la prezumtia ca rezolvarea problemelor comune poate genera o situatie de tip castig/castig, in care cantitatea este marita.

Negocierea integrativa are ca drep rezultate reducerea costurilor pentru toate partile din negociere, precum si introducerea de obiective superioare care reprezinta rezultate atractive care pot fi obtinute numai din colaborare, pentru ca nici una din parti nu poate obtine obiectivul de una singura. Obiectivele superioare reprezinta probabil cel mai bun exemplu de creativitate in negocierile integrative pentru ca ele schimba intreaga perspectiva de negocierii.

Inovatia contribuie si ea la obtinerea eficientei prin obtinerea unor rezultate noi. O conditie a inovatiei este creativitatea.

Inovatia este procesul  de dezvoltare si implementare a ideilor noi intr-o organizatie. Termenul de de inovatie acopera totul de la inventia efectiva pana la recunoasterea existentei unei idei noi in mediu. Lucrul esential este nivelul de creativitate. Comunicarea eficienta este vitala pentu succesul inovatiei. Gandirea creativa a indivizilor sau grupurilor este nucleul procesului de inovare. Un sondaj in randul cercetatorilor a constatat ca libertatea si autonomia au fost factori cel ami des citati ca ducand spre creativitate.

Banii reprezinta si ei o resursa pentru promovarea inovatiei, pentru altele timpul poate fi un factor crucial.

Capacitatea de anticipare sau predictie a unui rezultat nu se poate realiza decat avand un plan de actiune planificata. Oamenii trebuie sa-si asume riscuri acalculate pentru a fi eficienti.

Disponibilitatea si adaptarea la situatie la nivel individual este o prima conditie spre integrarea in grup precum si pentru intelegerea probelemelor. In lipsa adaptarii la mediul de lucru organizational eficienta in activitate scade pentru ca persoana, grupul nu pot fi focalizati pe probelema.

Avand in vedere ca in cercetarea de fata incercam sa surprindem influenta inteligentei emotionale asupra eficacitatii personale atat la nivel individual cat si la nivel de grup in continuare vom prezenta obiectivele acestei cercetari si incercarea de a surprinde legatura dintre cele doua variabile.