Recrutarea si selectia online

Recrutarea si selectia online

Recrutarea reprezinta procesul prin care organizatia localizeaza si atrage persoanele potrivite pentru a ocupa posturile vacante. Poate constitui un proces costisitor sau, nu in functie de optiunea organizatiei, de asi alege serviciile care se ocupa cu selectarea si recrutarea de personal. Procesul de recrutare trebuie planificat si corelat cu procesul de selectare, prin care se verifica compatibilitatea candidatilor cu postul respectiv. Activitatile legate de recrutare ale unei organizatii trebuie sa fie corelate cu strategia si cu valorile organizatiei, precum si cu alte elemente ca situatia pe piata fortei de munca, abilitatea organizatiei de a oferi remuneratii atragatoare etc.

"Recrutarea si selectia sunt practici mai vechi dar care nu si-au pierdut din importanta, aceasta cu atat mai mult cu cat contextul tehnic si tehnologiile de varf au avansat de o asa maniera incat in zilele noastre se recunoaste ca nu oricine poate presta orice activitate de munca". (H. Pitariu, 2007, p.32).

1. Recrutarea si selectia resurselor umane

Recrutarea si selectia au fost incluse in ceea ce in mod traditional se numea activitatea de personal a organizatiei, mai recent ele fiind incadrate in ceea ce se numeste managementul resurselor umane.

Prin recrutare intelegem ansamblul actiunilor intreprinse de organizatie in vederea localizarii, identificarii si atragerii a oamenilor capabili de a indeplini cerintele posturilor si de a asigura eficacitatea si competivitatea organizatiei. Este o etapa fireasca in procesul de elaborare a strategiei si planificarii resurselor umane. Reprezinta o etapa de baza a asigurarii personalului, etapa foarte importanta ce necesita tehnici speciale; calitatea recrutarii conditionand performantele viitoare ale organizatiei.

Totodata, recrutarea este un proces public prin care oferta devine cunoscuta celor interesati si reprezinta o comunicare in dublu sens: organizatie - candidat si candidat - organizatie. Este activitatea premergatoare selectiei personalului, care reprezinta procesul prin care sunt alesi, dintre candidatii recrutati, cei care vor primi oferta de angajare.

"Selectia este actiunea de alegere dintre mai multi candidati a acelora care corespund cel mai bine cerintelor posturilor de munca pentru care s-a facut recrutarea." (V. Lefter, 2008, p.67) Din aceste definitii simple deriva cel putin doua concluzii:

importanta cu totul deosebita pe care o au recrutarea si selectia pentru bunul mers al organizatiei, de felul in care vor fi ele efectuate depinzand in mare masura succesul organizational;

legatura dintre cele doua actiuni, in sensul ca recrutarea constituie o premisa indispensabila pentru cealalta, iar selectia un efect care va purta amprenta calitatii recrutarii si totodata, un feedback ce va putea declansa un nou proces de recrutare.

Importanta recrutarii si selectiei devine cu atat mai mare cu cat ele se pot asocia nu numai cu efecte pozitive, ci si cu efecte negative, posibilele greseli sau erori de recrutare si selectie aducand prejudicii oraganizatiei. Fiecare isi are importanta ei care nu ar trebui exagerata in dauna celeilalte. Singura relatie certa dintre recrutare si selectie este relatia de succesiune, recrutarea fiind prima etapa, iar selectia cea de a doua, urmand ca o continuare fireasca a celei dintai.

O buna recrutare permite organizatiei sa angajeze persoane ale caror aptitudini sunt foarte apropiate sau chiar suprapuse cerintelor postului. Caracterul adaptabil al cunostintelor, aptitudini si personalitate face ca indivizii alesi sa se plieze pe posturi si sa le imbunatateasca.

"Selectia personalului este acea componeta a managementului resurselor umane ce reprezinta un proces de alegere pe baza unui pachet de criterii bine definit, a celui mai potrivit si competitiv candidat pentru ocuparea unui post." (A. Manolescu, 2007, p.245). Ca proces, selectia urmareste trierea candidatilor pentru ocuparea unui anumit post, pe baza etapelor de verificare si de analiza a pregatirii, aptitudinilor profesionale, calitatilor individuale, inclusiv a capacitatii de munca.

Desi selectia este activitatea prin care se decide cine va fi angajat, marile firme acorda o importanta deosebita recrutarii si atragerii de candidati, pentru ca aria selectiei sa fie suficient de mare, astfel incat rata esecurilor profesionale sa fie minima.

In final are loc evaluarea generala a performantelor candidatilor si aplicarea criteriilor strict eliminatorii. Dupa eliminarea candidatilor care nu intrunesc conditii minime de angajare, se continua selectia prin compararea calitatilor, definirea pretentiilor de salarizare, aptitudinilor, pregatirii si prestatiei la probele selectiei pentru candidatii ramasi in cursa.

Urmeaza adoptarea deciziei de angajare (de regula pe o perioada determinata - de proba), angajare care debuteaza cu integrarea.

1.1. Etapele recrutarii si selectiei

Este cunoscut faptul ca o perioada de timp, metodele de recrutare si selectie a personalului au fost rudimentare. "Evolutia tehnologiei, contextul economico-social, cresterea complexitatii activitatilor desfasurate la nivelul organizatiilor au reprezentat factori care au condus, in mod treptat, la elaborarea unor metode si tehnici de recrutare si selectie, incadrare si integrare a noilor angajati in cadrul organizatiilor".(V. Lefter, 2008, p.65).

Recrutarea si selectia candidatilor presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

a) Nevoia de recrutare poate fi identificata de "managerul unei verigi structurale  atelier de productie, sectii, serviciu sau birou" (ibidem, p.66). Cauzele aparitiei nevoii de personal pot fi multiple: crearea unui nou post sau aparitia unui post vacant in urma plecarii unui angajat, existenta in structura organizatorica a unui post vacant sau extinderea activitatii.

b) Analiza cererii de recrutare se face de catre departamentul ierarhic care are in subordine biroul care a facut cererea de angajare impreuna cu serviciul de resurse umane si are ca principal scop analiza nevoii si oportunitatii respectivei solicitarii. In aceasta etapa trebuie analizate in detaliu elementele ce caracterizeaza postul vacant, precum: nivelul de cunostinte, experienta, calitatile psihologice si manageriale pe care trebuie sa le atinga viitorul titular al postului.

c) Definirea continutului postului inseamna stabilirea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce revin noului angajat. Continutul postului se reflecta in fisa postului care este necesar sa caracterizeze cat mai real postul respectiv.

d) Prospectarea interna a posibilitatilor de angajare. In aceasta etapa posturile vacante de regula sunt propuse in mod prioritar salariatilor interni care parcurg aceleasi etape de selectie ca si acei candidati externi.

In procesul recrutarii interne sunt utilizate diferite metode pentru identificarea celor mai buni potentiali angajati, cum ar fi:

informarea salariatiilor din organizatie prin diferite mijloace: afise, note de serviciu, etc.

folosirea fiselor de evaluare a salariatilor, in scopul gasirii potentialilor candidati si incurajarea acestora pentru asi depune candidatura in vederea ocuparii postului vacant;

utilizarea planurilor de dezvoltare a carierei in interiorul organizatiei.

De subliniat aici faptul ca apar anumite limite, legate mai ales de dificultatea trecerii de pe un post pe altul.

e) Prospectarea externa a posibilitatilor de angajare are la baza o serie de ratiuni, ca de exemplu:

dorinta de a compara candidatura interna cu cele externe si de a imbunatatii astfel procesul de recrutare;

necesitatea cunoasterii situatiei existente pe piata muncii;

cerinta de a aduce ceva nou in organizatie o data cu noul angajat;

imposibilitatea de a gasi in interiorul organizatiei candidatii potriviti pentru ocuparea postului vacant.

f) Trierea candidatilor este etapa in urma careia are loc o selectare a numarului de candidaturi depuse in pespectiva angajarii. Astfel se analizeaza scrisorile de intentie si a curriculum vitae trimise de candidati, in raport de exigentele postului (experienta, pregatire profesionala etc.) dupa care organizatiile trebuie sa raspunda atat persoanelor a caror candidaturi au fost respinse, cat si a celor care au fost acceptati in prima faza. Acestia din urma sunt invitati sa completeze un formular de angajare .

g) Completarea formularelor de angajare care ofera, prin continutul lor, organizatilor posibilitatea de a realiza o evaluare mai buna a candidatilor, completandu-si astfel volumul informatiilor de care acestea dispun, si poate fi apreciata masura in care candidatii corespund cerintelor postului vacant.

h) Interviurile. Interviul este o etapa obligatorie in procesul de angajare a unui salariat.

"Principalele obiective ale interviului de angajare sunt: furnizarea catre candidati a unor informatii despre companie si postul vacant; descrierea de catre candidat a trecutului sau profesional si aspiratiile sale viitoare." (ibidem, p.72).

Pentru bunul demers al interviului de angajare, este necesar ca specialistul de resurse umane care a condus interviul sa detina o dubla competenta: competenta de specialitate si competenta psihologica.

i) Testele. In aceasta etapa se are in vedere doua aspecte:

identificarea potentialelor puncte slabe ale candidatului si care pot diminua sansele de ocupare de catre candidat a respectivului post;

ierarhizarea competentelor candidatului, evidentiindu-le pe cele cerute de postul vacant.

Tot in faza de testare, candidatilor li se poate solicita participarea la unele probe practice, care constau in realizarea de catre acestia a unor activitati sau lucrari practice specifice postului, avand la dispozitie un timp limitat.

j) Decizia finala. Candidatii care au fost retinuti, dupa interviu si testare, vor fi prezentati coordonatorului in structura caruia este incadrat postul, in scopul participarii acestora la un nou interviu.

Propunerea finala privind angajarea sau respingerea unui candidat este formulata insa de catre seful ierarhic al postului vacant. Decizia de angajare a unui candidat este insotita de contractul individual de munca, pe care acesta trebuie sa il semneze, avand anexa fisa postului.

Trebuie precizat faptul ca "la nivelul fiecarei organizatii este stabilita o anumita procedura de recrutare si selectie, care este dependenta de strategia si politicile organizatiei in domeniul resurselor umane" (ibidem, p.78).

1. Surse si metode de recrutare

Sursele de recrutare reprezinta locurile in care pot fi gasiti candidati calificati pentru un post.

Metodele de recrutare sunt mijloacele specifice prin care potentiali angajati pot fi atrasi in organizatie.

Sursele si metodele de recrutare pot fi interne si externe.

A) Metodele interne de recrutare "reprezinta mijloacele specifice prin care sunt identificati angajatii actuali, capabili sa ocupe posturile disponibile dintr-o organizatie." (S.Stanciu, 2003, p.192).

Instrumentele sunt: bazele de date cu angajatii, anunturile despre posturile disponibile si ofertele de candidatura.

Responsabilitatea recrutari interne revine departamentului de resurse umane care, o data ce a identificat posturile disponibile, va trimite o informare sefilor departamentelor unde sunt localizate posturile respective. Acestia,la randul lor, ii vor anunta pe subordonati despre activitatile legate de recrutarea interna.

Avantajele surselor interne de recrutare sunt: incurajarea etica a promovarii, evaluarea eficienta a abilitatilor, minimalizarea costurilor recrutarii, candidatii sunt motivati in vedrea atingerii unei mai bune performante in munca.

Aceasta forma de recrutare prezinta, insa si unele dezavantaje, si anume:

lupta pentru promovare poate afecta negativ moralul angajatilor;

gasirea unui post in cadrul aceleiasi organizatii poate diminua atat creativitatea, cat si implementarea noilor idei ale resurselor umane;

in situatiile in care promovarea se face, indeosebi, pe baza varstei sau a vechimii in munca, se poate manifesta favoritismul;

se creaza un efect de propagare de posturi libere in momentul promovarii sau transferarii unui angajat.

B) Metodele externe de recrutare se refera la mijloacele de atragere intr-o organizatie a candidatilor localizati prin sursele externe de recrutare, care sunt:   publicitatea, agentiile de recrutare si asociatiile profesionale.

Cei care fac recrutarea trebuie sa aiba in vedere: mijloacele de publicitate (alegerea celui mai bun mediu, cum ar fi: presa scrisa, televiziunea, radio, internet, etc.); modul de construire a anunturilor.

"Sursele externe de recrutare pot fi: liceele si scolile vocationale, universitatile si alte firme, dar si somerii, pensionarii si liber profesionistii." (ibidem, p. 196).

Avantajele surselor externe de recrutare sunt: grupul de persoane care dispune de reale cunostinte si aptitudini este mai larg, sunt aduse organizatiei noi perspective si idei, permite diminuarea cheltuielilor sau a costurilor cu pregatirea personalului, pot furniza informatii privind activitatea concurentei.

Dezavantajele recrutarii externe sunt urmatoarele:

atragerea, contactarea si evaluarea potentialilor angajati este mai dificil de realizat;

riscul de a angaja candidati care, ulterior nu dovedesc sau nu se pot mentine la potentialul inalt pe care l-au demonstrat in timpul procesului de selectie;

timpul de formare sau orientare a angajatilor este mai lung;

pot aparea probleme de morala printre acei angajati care se simt calificati pentru acel post.

Recrutarea prin internet

O data cu aparitia de noi si noi tehnologii nu putem spune ca procesul de recrutare nu este influientat progresiv de aparitia internetului. "In cele mai multe studii de specialitate, se estimeaza ca numai in Romania persoanele care folosesc Internetul din cand in cand depaseste 1.2 milioane" (www.trafic.ro / statistici). Toate aceste persoane sunt potentiali candidati pentu ocuparea unui post vacant.

In prezent se estimeaza "existenta a peste 40.000 de site-uri specializate in recrutare". (ibid). Foarte multe organizatii apeleaza la aceasta sursa de recrutare din mai multe motive:

costurile sunt foarte scazute in raport cu alte surse de recrutare;

operativitatea, in timp foarte scurt, candidatii sunt identificati in aceiasi zi in care s-a facut anuntul;

schimbul de informatii, atat despre organizatie cat si despre candidat, in timp real;

numarul de accesari a unor din site-uri promovate de recrutare este foarte mare si poate concura chiar si cu tirajul revistelor si ziarelor;

forta de munca recrutata pe Internet este inalt calificata si cu studii superioare si "tanara".

Dezavantajele cele mai evidente a acestui tip de recrutare sunt: media de varsta a celor care utilizeaza Internetul se plaseaza sub 40 de ani, in special barbatii. Pericolul se afla in reducerea indeplinirii obiectivelor organizatiei legate de recrutarea unei forte de munca cu potential diversificat, prezenta unor solicitari pentru alte posturi decat cele disponibile, un numar foarte mare de CV-uri ce solicita mult timp de analiza, violarea de confidentialitate in cazul in care nu exista sisteme de protectie.

Internetul ofera organizatiilor trei cai de recrutare:

1) site-uri generale si specializate in recrutare, ca de exemplu: www.ejobs.ro, www.bursamunci.ro, www.munca.ro, www.HumanResources.ro

2) crearea propriei pagini de Internet care sa ofere sectiuni dedicate posturilor vacante;

3) participarea la forumuri de discutii online despre cariera.

Astfel din ce in ce mai toate organizatiile si-au creat propriile site-uri intregi, pe care le folosesc atat la recrutarea si selectia de personal online cat si la prezentarea organizatiei, prezentarea de oferte in scop comerciale, si altele.

In concluzie   Internet-ul in prezent reprezinta cel mai dinamic domeniu, "motor" de cautare in orce domeniu a informatiilor de care au nevoie cele mai mule persoane, inclusiv informatiile legate de aparitia unor noi si noi locuri de munca.

3. Procesul de selectie online

"Procesul de selectie are scopul de a-i identifica si angaja pe cei mai calificati solicitanti" (S.Stanciu, 2003, p.198).   Exista multe motive bine intemeiate pentru care procesul de selectie se desfasoara si online.

Candidatii isi pot face un cont gratuit pe astfel de site-uri si pot salva mai multe CV-uri si scrisori de intentie, pe care le pot folosi in functie de pozitia pentru care aplica, astfel sunt instiintati pe mail in legatura cu cele mai noi oferte pe domeniul profesional de interes.

Un castig il au si organizatiile prin aderarea la acest proces de selectie online si anume minimalizarea costurilor alocate recrutarii dar si depistarea mult mai rapida a unui candidat potrivit pe postul vacant.

Procesul de selectie a devenit atat de activ online, cel putin in fazele initiale ale acestui proces, deoarece ofera cateva beneficii:

Timp Atat timpul alocat de angajatori pentru publicarea online a ofertelor, cat si cel dedicat de candidati cautarii unui job scade semnificativ;

Fara limita. Conceperea unei descrieri de post sau de organizatie nu este atat de usoara pe cat ar parea la prima vedere. Anunturile postate online, nu se platesc la numar de cuvinte. Prin urmare, specialistul de resurse umane poate oferi o descriere clara, completa, atat a pozitiei vacante si a candidatului ideal, cat si a valorilor organizationale pe care viitorul angajat trebuie sa le respecte. Astfel, cresc sansele ca numarul aplicatiilor relevante sa fie mai mare decat al celor irelevante.

Accesibilitate. Internetul faciliteaza recrutarea, deoarece ofertele de joburi pot fi accesate din orice colt al tarii sau regiunii.

Prin urmare, procesul de selectie online se desfasoara intr-un timp relativ scurt, daca documentatia ceruta de organizatie a candidatiilor care au aplicat pentru postul vacant este relevanta. Astfel organizatia isi gaseste candidatul potrivit intr-o perioada scurta de timp si cu costuri scazute.

In pofida acestor avantaje, nu trebuie sa trecem cu vederea nici inconvenientele recrutarii si selectiei online. Cea mai frecventa problema cu care se confrunta specialistii din departamentele de resurse umane in recrutarea online, este numarul foarte mare de aplicatii nerelevante. "Internetul este un spatiu liber si (aproape) gratis: teoretic, oricine poate actiona dupa bunul plac, cand si cum vrea." (I. Radu, 2005, p.41). Asa ca specialistul in resurse umane se poate trezi peste noapte asaltat de aplicatii care nu corespund nici pe departe pozitiei vacante anuntate, iar avantajele recrutarii si selectiei online se pierd.

3.1. Factorii care influienteaza selectia online

Cea mai cunoscuta definite a selectiei resurselor umane se refera la activitatea de alegere, pe baza unor criterii prestabilite, a celui mai potrivit candidat pentru a ocupa un anumit post. "Practic, selectia poate imbraca atat forme empirice - prin aprecierea formala a calificarii (diplome), aptitudinilor (recomandari) si comportamentului (impresii), cat si abordari stiintifice - bazate pe o metodologie complexa si adecvata organizatiei." (V. A. Paus, 2006, p.176).

Procesul propriu-zis de selectie este perceput ca o serie de etape succesive, constituind tot atatea obstacole, sau filtre de triere a candidatilor.

Chiar daca ne raportam, de regula, la dimensiunea organizationala a procesului de asigurare cu resurse umane, nu putem omite faptul ca potentialii candidati sunt, la randul lor, subiectii unui proces complementar si anume acela al cautarii unui loc de munca. Din acest motiv, decizia companiei de angajare coincide cu decizia individuala de acceptare a locului de munca in cauza, asupra careia actioneaza un set de factori ce pot fi structurati in trei categorii:

factori obiectivi, legati de calitatea ofertei de angajare, in cadrul careia descrierea postului vacant cat mai clara reprezinta factorul cel mai important;

factori subiectivi, constand in corespondenta imaginii si climatului organizational cu elemente ce tin de personalitatea indivizilor;

factori de recrutare si selectie, generati de atitudinea specialistului sau a persoanei de contact.

3. Descrierea procesului de selectie online

De ceva timp, datorita noilor tehnologii, in Romania se dezvolta din ce in ce mai mult selectia resurselor umane online. In prezent nu putem spune ca procesul de selectie online este cel putin la fel de performant ca cel existent de pana acum, astfel :

logistica metodei - daca sunt candidati care nu detin (sau nu stiu sa utilizeze) un PC, webcam si microfon, internet, acest lucru nu inseamna ca aria posturilor in care putem utiliza acest program, este restransa;

clasicismul  recrutarilor - acestea functioneaza de decenii dupa binecunoscutul sistem al intalnirilor fata in fata, iar o mare parte din "candidati pot sa se simta inconfortabil in fata unui ecran sau chiar  sa aiba suspiciuni cu privire la veridicitatea interviului in sine - pentru inceput acest tip de selectie online mizeaza pe oamenii deschisi la minte si de ce nu, pe cei pentru care timpul este o resursa nepretuita" (A. Manolescu, 2007, p.233) si desigur ne referim la acele personae care detin si stiu sa utilizeze sistemele noii tehnologii.

Trecand peste acestea, exista insa suficiente argumente care sa determine companiile sa nu excluda din practica si aceasta metoda de selectie online, cum ar fi: - recrutarea la distanta - prin aceasta metoda se pot preveni programarea unor interviuri cu candidati din alte orase care nu se pliaza pe cerintele specialistului de resurse umane (aspecte nedetectabile la analiza CV-urilor), astfel efortul, timpul si costurile vor fi minime atat pentru organizatie cat si pentru candidat, -interviurile telefonice - se pot substitui cu aceasta metoda, care ofera o optiune in plus, aceea de vizualizare a interlocutorului dar si posibilitatea accesarii ei gratuit, - dezvoltarea relatiilor cu candidatii valorosi - chiar daca nu sunt alesi de catre angajator, datele candidatiilor respectivi pot fi pastrate in listele organizatiei si astfel se pot dezvolta relatii ce pot fi fructificate in viitoare procese de selectie;

Demersul procesului de selectie online nu este inlocuitorul desavarsit al intalnirilor fata in fata.