Sedintele

Cuprins

1 Introducere

2 Tipuri de sedinte

3 Cand trebuie convocata o sedinta?

4 Cultura si stilul sedintelor

5 Functii si roluri in sedinte

6 Structura unei sedinte

7 Rezumat

Obiective

Obiectivele aceste sectiuni sunt:

sa exploreze posibilitatile pe care le ofera organizatiei diferitele tipuri de sedinte;

sa descrie functiile ce trebuie exercitate pentru a asigura eficacitate unei sedinte;

sa examineze elementele evidente, dar si pe cele ascunse, ale structurii unei sedinte.

Dupa studierea acestei sectiuni, veti fi mai capabil sa conduceti o sedinta ori sa actionati in calitate de secretar sau ca membru al acesteia.

Sectiunea incepe prin a analiza diferitele tipuri de sedinte si situatiile in care sunt acestea adecvate. Sunt examinati factorii care influenteaza cultura si stilul unei sedinte, iar apoi sunt prezentate cateva aptitudini practice, necesare conducerii corecte a unei sedinte.

Rezumat

Ideile prezentate in aceasta sectiune ne indica unele practici demne de urmat in domeniul sedintelor. Dar, inevitabil, realitatea este mai complicata decat spune teoria si chiar si cea mai bine organizata sedinta poate esua. O problema simpla se poate dovedi, de fapt, complicata; pentru rolul de conducator al sedintei ajunge sa fie ales cel mai nepotrivit om (cel putin dupa parerea dumneavoastra) sau poate ca cei implicati sunt prea obositi si nu mai pot da tot ce-ar trebui sa dea. In privinta a ceea ce puteti obtine de la o sedinta, exista niste limite - si este bine sa fiti constient de ele. O sedinta cu adevarat reusita nu este cea in care nu se face niciodata nici o greseala, ci cea care reuseste sa supravietuiasca greselilor facute. Daca problemele sunt rezolvate cam in timpul alocat, daca se fac propuneri si se voteaza decizii fara prea multe poticneli sau conflicte si daca atmosfera creata este suficient de confortabila incat nici unul dintre participanti sa nu se simta respins, inseamna ca v-ati atins obiectivul de a tine o sedinta 'destul de buna' - ceea ce este foarte bine!

Puncte cheie

Exista mai multe tipuri de sedinte, care se deosebesc dupa functiile indeplinite, dupa atmosfera creata, dupa metodele adoptate si dupa intentiile participantilor.

Pentru ca sedintele nu sunt singura optiune in solutionarea anumitor probleme, este important sa va clarificati de ce este bine sa optati pentru tinerea unei sedinte.

Printre avantajele posibile ale sedintelor se numara:

- implicarea personalului si sentimentul paternitatii asupra solutiilor adoptate;

- aplicarea unor mijloace manageriale democratice;

- imbunatatirea aptitudinilor angajatilor;

- buna comunicare;

- prezentarea si luarea in considerare a mai multor puncte de vedere;

- informarea si contactele cu oamenii.

Printre dezavantajele posibile ale sedintelor se numara:

- consumarea timpului de lucru al angajatilor;

- costuri importante;

- pot avea o desfasurare foarte lenta;

- responsabilitatea si initiativa individuala pot fi diminuate;

- se poate ajunge la decizii slabe sau intarziate.

Stilurile si culturile sedintelor pot fi foarte variate, depinzand de situatie si de preferintele participantilor.

Sedintele pot fi clasificate dupa doua dimensiuni: consensuale sau de confruntare; formale sau informale.

Printre factorii care influenteaza cultura si stilul unei sedinte se numara: anvergura sedintei, valorile impartasite de participanti, telurile si atitudinile acestora, aptitudinile si traditia.

Conducatorul sedintei poate actiona intr-o maniera traditionala sau intr-o maniera facilitatoare, desi, in realitate, de multe ori, cele doua maniere se intrepatrund.

Este esential ca o sedinta sa fie bine pregatita atat de conducatorul ei, cat si de secretar, in functie de atributiile fiecaruia.

Structura unei sedinte are elemente explicite si elemente ascunse.