RECOMANDARI UTILE BENEFICIARILOR IN PROCESUL DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR
I. RECOMANDARI PRIVIND DESCHIDEREA SI GESTIONAREA CONTURILOR DE CATRE PARTENERUL PRINCIPAL (BENEFICIARUL DE PROIECT) SI PARTENERII SAI
Partenerul principal (beneficiarul de proiect) va deschide urmatoarele conturi speciale pentru derularea contractului de grant:
un cont in Euro intr-o banca comerciala in care va incasa finantarea PHARE si contributia nationala, din care va putea efectua plati externe si va efectua schimb valutar in lei;
un cont in lei intr-o banca comerciala care se va credita cu contravaloarea in lei a sumelor transferate din conturile de euro, cu sumele transferate de la parteneri aferente contributiei acestora si din care se vor efectua plati aferente proiectului;
SI
un cont in lei la trezorerie, in cazul beneficiarilor care sunt institutii publice. In cazul organizatiilor neguvernamentale nonprofit, al asociatiilor sau fundatiilor care nu sunt de utilitate publica, nu este permisa deschiderea unui cont la trezorerie.
De asemenea, pentru derularea contractului de grant, fiecare partener va deschide un cont special, in lei, intr-o banca comerciala sau trezorerie (dupa caz).
ATENTIE !
Toate contributiile (finantarea nerambursabila si contributiile proprii ale partenerului principal/partenerilor) vor fi transferate si folosite de catre partenerul principal (beneficiarul de proiect) prin intermediul contului in lei special deschis pentru proiect de catre partenerul principal (beneficiarul de proiect).
Toate platile pentru proiect vor fi facute de catre partenerul principal si de catre ceilalti parteneri din conturile speciale in lei deschise pentru proiect.
Platile catre parteneri pentru activitatile prestate, vor fi efectuate de catre partenerul principal din contul sau special deschis in lei pentru proiect, pe baza de documente justificative si solicitari de plata sub forma rambursarii.
Contributia proprie a partenerilor se va regasi in contul lor curent pana in momentul efectuarii platilor, cand suma ce urmeaza a fi platita va fi virata in contul special in lei al partenerului principal.
Partenerii vor efectua la randul lor plati, numai din conturile lor in lei, special deschise pentru proiect, si numai din fondurile primite de la partenerul principal.
II. Raportul Tehnic de Progres lunar (TPR)
Referitor la modul de completare a Raportului Tehnic de Progres lunar:
la rubrica - "Codul Proiectului" veti trece linia de finantare nerambursabila aferenta proiectului dumneavoastra, conform contractului de finantare nerambursabila (PHARE 2006/018-147.04.02.01.01.3XX - pentru Masuri active de ocupare a fortei de munca ).
la rubrica - "Titlul Proiectului" veti completa cu titlul proiectului conform contractului de finantare nerambursabila.
la rubrica - "Numele Beneficiarului" veti completa cu numele institutiei dumneavoastra, conform contractului de finantare nerambursabila.
la rubrica - "Bugetul total al proiectului" veti completa cu suma prevazuta la art.3.1 din contractul de finantare nerambursabila.
la rubrica - "Valoare grant" veti completa cu valoarea prevazuta la art.3.2 din contractul de finantare nerambursabila.
la rubrica- "Contributie proprie totala" veti completa cu valoarea prevazuta in anexa B - "Bugetul proiectului" de la contractul de finantare nerambursabila.
la rubrica- "Durata contractului" veti completa cu numarul prevazut la art.2.3 din contractul de finantare nerambursabila.
la rubrica- "Valoare cheltuita din total pana la data raportarii" se va completa valoarea cumulata ( in euro ) cheltuita pana la data raportarii - transformarea sumei din ron in euro se va face la cursul infoeuro al lunii raportate.
la rubrica- "Contributie proprie introdusa in proiect pana la data raportarii" se va completa suma contributiei ( in euro ) introdusa de beneficiar pana la data raportarii - transformarea sumei din ron in euro se va face la cursul infoeuro al lunii raportate.
"Rezultatele asumate ale contractului - total proiect" reprezinta indicatorii prevazuti in anexa C- "Matricea cadru logic" de la contractul de finantare nerambursabila.
la rubrica-"Activitati realizate in luna precedenta" veti enumera activitatile prevazute din Planul de Actiune din Cererea de finantare aferente lunii de raportare ( ex. In TPR-ul lunii decembrie se vor completa activitatile aferente lunii decembrie si se va estima gradul de realizare in procente al fiecarei activitati ).
la rubrica-"Activitati ce vor fi realizate in luna urmatoare" veti enumera activitatile ce urmeaza sa fie realizate in luna urmatoare, activitati prevazute in Planul de Actiune din Cererea de finantare ( ex. In TPR-ul lunii decembrie se vor completa activitatile ce urmeaza sa fie realizate in luna ianuarie ).
la rubrica-"REZULTATE ATINSE - perioada raportata" veti specifica indicatorii din Matricea Cadru Logic realizati pentru luna raportata ( ex. In TPR-ul lunii decembrie se vor specifica indicatorii din Matricea Cadru Logic, realizati pentru luna decembrie. Ex. - 7 cursuri, 25 persoane care au participat la sesiunile de formare/consiliere, 30 brosuri, etc. ) .
la rubrica-"Estimarea gradului de implementare al proiectului (% din total)" veti estima acest grad in functie de activitatile realizate pana la data raportarii, conform Planului de Actiune din Cererea de finantare, astfel incat la sfarsitul implementarii proiectului toate activitatile sa fie realizate in procent de maxim 100%. (ex. 10% nu 0.10 )
la rubrica-"Previziuni privind implementarea proiectului pentru luna urmatoare (% din total)" veti estima acest grad luand in calcul activitatile ce urmeaza a fi realizate conform Planului de Actiune si activitatile realizate pana in acel moment, iar acest calcul se va raporta la total activitati prevazute in Cererea de finantare.
la rubrica-"Probleme intampinate" veti enumera toate problemele intampinate in perioada implementarii si au legatura cu implementarea proiectului (ex. Motivul intarzierii realizarii unei activitati, motivul intarzierii selectiei si formarii grupului tinta, motivul intarzierii achizitiilor, etc ) .
la rubrica-"Actiuni Corective" veti enumera masurile luate pentru a remedia problemele intampinate in implementarea proiectului.
Data
limita pentru depunerea TPR-ului este
E-mail-ul de transmitere va contine ca "Subiect" numai " 2006-TPR-xx(luna)-3xx(ultimele 3 cifre din codul proiectului) - MAO".
III. Raportul trimestrial (tehnic si financiar)
Pentru intocmirea Raportului trimestrial, aveti obligatia depunerii cu adresa de inaintare a urmatoarelor documente, in conformitate cu prevederile contractului de finantare nerambursabila:
(a) raportul descriptiv trimestrial si documentele justificative aferente, certificate conform cu originalul;
(b) raportul financiar trimestrial insotit de documentele justificative in copii certificate "conform cu originalul", semnate si stampilate.
Rapoartele se vor elabora in cate 3 exemplare si se vor trimite
Documentele vor fi indosariate in bibliorafturi insotite de opis; pe cotorul fiecarui biblioraft va fi inscris:
- nume beneficiar
- codul Phare al contractului
- raportul trim. tehnic sau financiar
- volumul
- exemplarul
Aceste rapoarte vor include indicatorii tehnici si financiari care trebuie atinsi conform contractului de finantare nerambursabila, conform matricei cadru logic, precum si activitatilor realizate conform Planului.
Rapoartele trimestriale vor fi intocmite de catre beneficiar si verificate de ofiteri de proiect din cadrul OIR. Pentru a putea verifica datele inscrise in rapoartele tehnice, ofiterii de proiect din cadrul OIR vor efectua vizite in teren la locul de implementare al proiectului.
Rapoartele descriptive trimestriale, cat si cele financiare trebuie semnate si stampilate in original de catre:
1. reprezentantul legal al beneficiarului
2. managerul de proiect (in cazul in care acesta este o alta persoana), precum si de catre responsabilul financiar al proiectului - pentru raportul financiar.
1 - Raportul tehnic
Raportul descriptiv trimestrial va respecta modelul din Anexa VI la contract si va fi insotit de documentele justificative,care sa dovedeasca ca fiecare activitate a proiectului, mentionata in Anexa I la contract (Descrierea proiectului), cu modificarile ulterioare aprobate de catre AMPOSDRU prin Acte Aditionale sau Notificari, a fost realizata corespunzator.
Exemple privind documentele justificative pentru membrii echipei administrative/tehnice:
Copii ale Deciziilor reprezentantului legal al organizatiei (beneficiar sau partener) privind desemnarea persoanelor care vor avea atributii in implementarea proiectului, cu specificarea pozitiei/functiei in cadrul echipei administrative si tehnice a proiectului si a activitatii/activitatilor pentru care a fost responsabil;
Copii ale Contractelor individuale de
munca pentru persoanele din echipa administrativa si
tehnica a proiectului si,
dupa caz, ale Actelor Aditionale
Copii ale fiselor de post pentru persoanele din echipa administrativa/tehnica a proiectului, din care sa rezulte ca persoana respectiva a avut atributii in derularea proiectului.
Exemple privind documentele justificative pentru participanti (grupul tinta) la activitatile proiectului:
Lista nominala a participantilor la activitatile proiectului insotita de cartile de munca si cartile de identitate, in copie;
Fise personale ale participantilor, daca este cazul;
Declaratie pe proprie raspundere a participantului referitoare la apartenenta la grupul tinta a persoanelor care au beneficiat de serviciile oferite in cadrul proiectului, specificandu-se si numele angajatorului sau declaratie din partea angajatorului care sa cuprinda lista persoanelor care au beneficiat de serviciile oferite in cadrul proiectului si perioada in care grupul tinta a participat la activitatile din proiect.
Exemple privind documentele justificative pentru spatiile folosite:
Decizia reprezentantului legal al organizatiei (beneficiar / partener) prin care a fost pus la dispozitie spatiul necesar implementarii activitatilor prevazute in proiect (in situatia in care beneficiarul nu a inchiriat spatiile de implementare); decizia trebuie sa contina cat reprezinta in procente spatiul pus la dispozitie din totalul spatiului de care dispune beneficiarul/partenerul, precum si procentul decontabil din bugetul proiectului aplicat valorii facturilor cu utilitatile aferente acestui spatiu (gaz, electricitate, apa-canal, telefon, internet). Se va atasa schita cu suprafata delimitata pentru proiect si adresa locatiei respective, cu specificarea activitatii/activitatilor pentru care spatiul a fost alocat;
Contractele de inchiriere pentru spatiile utilizate in cadrul proiectului;
Decizia reprezentantului legal al organizatiei (daca este cazul) prin care au fost puse la dispozitie pentru proiect unul sau mai multe autovehicule, daca acestea se afla in proprietatea beneficiarului sau contractul de comodat, daca acestea se afla in proprietatea partenerului sau a altei persoane juridice/fizice, cu specificarea activitatii/activitatilor pentru care autovehiculul a fost utilizat.
Informatiile referitoare la locatia unde se vor desfasura activitatile proiectului (de exemplu: cursuri de instruire, calificare etc.) vor fi inscrise de beneficiar intr-un tabel conform modelului. Tabelul va fi completat la inceputul perioadei de implementare a proiectului, pe o foaie cu antet si va fi actualizat si anexat la fiecare raport tehnic.
|
Denumire activitate |
Locatia desfasurarii ( adresa) |
Perioada ( de la data la data , ora ) |
Responsabil: Beneficiar si/sau Partener |
Pentru toate activitatile desfasurate in cadrul proiectului beneficiarul va anexa la Raport documente justificative care sa dovedeasca faptul ca fiecare activitate prevazuta a fost realizata.
Exemple de documente justificative care atesta realizarea activitatilor si atingerea rezultatelor:
Documente privind evaluarea nevoilor de instruire (chestionar tip, raport);
Elaborarea de strategii de dezvoltare a resurselor umane (strategia elaborata si alte documente justificative);
Planuri de formare profesionala;
Programa cursurilor;
Suporturile de curs (se va mentiona "Conform cu originalul" atat de catre Beneficiar cat si de catre ofiterul de proiect, doar pe coperta, cu specificarea numarului de pagini a respectivului suport de curs);
Liste/tabele de prezenta/cataloage cu prezenta nominala pentru participantii din grupul tinta la serviciile oferite pentru atingerea obiectivelor proiectului, avand semnatura participantului si documente care sa ateste identitatea acestuia; se va avea in vedere sa existe cate o lista/tabel pentru fiecare serviciu oferit grupului tinta, potrivit activitatii descrise in proiect;
Documente relevante privind elaborarea si aprobarea standardelor ocupationale realizate in cadrul proiectului;
Documente privind schimburile de bune practici in domeniul dezvoltarii resurselor umane, inclusiv privind stabilirea de retele sau modele de mentorat;
Copii dupa listele de prezenta ale participantilor la conferinte/ seminarii, materialele utilizate in cadrul evenimentelor si rapoarte pe baza chestionarelor completate de participanti;
Copii ale diplomelor/certificatelor acordate participantilor sau copii ale cotoarelor semnate de absolventi;
Copii ale Certificatelor de recunoastere a competentelor dobandite in sistem informal si non-formal sau copii ale cotoarelor semnate de absolventi;
Copie dupa Certificatul de autorizare ca furnizor de formare profesionala / Copie dupa certificatul de autorizare ca centru de evaluare si certificare a competentelor;
Alte documente justificative relevante privind realizarea activitatilor prevazute in proiect.
2 - Raport financiar
La cheltuirea sumelor aferente Proiectului, beneficiarul va avea in vedere in permanenta Bugetul proiectului care constituie, conform Ghidului Solicitantului, "atat o estimare a costurilor, cat si un plafon al costurilor eligibile", in vederea evitarii erorilor si depasirii costurilor unitare.
Conform art. 14.1 din Anexa II Conditii Generale, pentru a fi considerate eligibile, costurile trebuie:
sa fie necesare pentru realizarea proiectului,
sa fie prevazute in bugetul contractului anexat contractului de grant.
sa respecte principiile unei gestiuni financiare sanatoase, mai ales in privinta eficientei economice si a raportului cost/calitate;
sa fie angajate numai pe parcursul duratei de executie a Proiectului, de catre Beneficiar sau partenerii sai, asa cum este aceasta definita in Articolul 2 din Conditiile Speciale, oricare ar fi momentul platii efective de catre Beneficiar sau partenerii sai, fara a prejudicia eligibilitatea costurilor la auditul final; Toate platile vor fi efectuate in cel mult 30 de zile de la data finalizarii implementarii proiectului.;
sa fie inregistrate in contabilitatea Beneficiarului si a partenerilor, dupa caz,
sa fie identificabile si verificabile si sa fie sustinute de documente justificative in original.
Conform art. 14.2 din Conditii Generale, urmatoarele costuri directe ale beneficiarului si partenerilor vor fi eligibile:
cheltuielile cu personalul aferent proiectului, corespunzand salariilor efective la care se adauga cheltuielile cu asigurarile sociale si alte cheltuieli eferente salariilor; salariile si costurile nu trebuie sa depaseasca salariile si costurile practicate in mod normal de beneficiar sau partenerii sai, numai daca sunt justificate ca fiind esentiale in implementarea proiectului;
cheltuielile pentru transportul si cazarea personalului care ia parte la proiect, pentru sume care nu depasesc cele in mod normal practicate de Catre Beneficiar sau partenerii sai dupa cum este cazul. Orice rata fixa de rambursare nu trebuie sa depaseasca nivelurile stabilite in Anexa III, care corespund reperelor stabilite, publicate si aprobate in momentul semnarii contractului de Comisia Europeana
cheltuielile de achizitionare echipamente (noi sau uzate) si servicii conditia ca acestea sa corespunda preturilor pietei
cheltuieli cu consumabile si materiale
cheltuieli cu sub-contractarea
cheltuieli care deriva in mod direct din cerintele contractului (difuzare informatii, evaluarea specifica Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurari, etc.) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (in special referitoare la transferuri si garantii financiare);
Capitolul bugetar 1. Resurse umane
Liniile bugetare 1.1. si 1.2.
Sunt eligibile pentru beneficiarii de grant cheltuielile cu salariile angajatilor beneficiarului, efectuate din fondurile proiectului, pe baza urmatoarelor documente justificative: contracte de munca si acte aditionale aferente contractelor de munca (vizate de ITM), fise de post din care se pot determina clar atributiile pentru implementarea proiectului finantat Phare, state de salarii (vizate de ITM), registrul de casa, ordine de plata, extrase de cont (vizate de Banca sau Trezorerie), fise de pontaj, raport de activitate lunar al fiecarui membru al proiectului, incluzand si declaratiile cu timpul lucrat efectiv pentru proiect, avizate de managerul de proiect, precum si a oricaror documente incheiate cu o banca comerciala daca prin intermediul acesteia se realizeaza plata salariilor pe card.
Plata salariilor se face de catre beneficiarii de grant numai din contul special al proiectului.
Sunt eligibile si cheltuielile cu salariile angajatilor partenerului, conform art. 1.3 din Conditii Generale.
Pentru a fi considerate eligibile, salariile angajatilor partenerului trebuiesc avizate de managerul de proiect.
Cheltuielile la capitolul bugetar 1. Resurse Umane referitoare la salariatii partenerului/partenerilor vor fi declarate eligibile daca se respecta urmatoarele reguli:
in cazul in care partenerul are contributie proprie in proiect, la capitolul « Salarii » - acesta va alimenta contul special deschis pentru proiect al beneficiarului si va efectua cheltuielile, aducand ca documente justificative: contractele de munca si actele aditionale aferente contractelor de munca (vizate de ITM), statele de salarii (vizate de ITM), fise de pontaj, raport de activitate lunar al fiecarui membru al proiectului, incluzand si declaratiile cu timpul lucrat efectiv pentru proiect avizate de managerul de proiect, registru de casa, ordinele de plata, extrasele de cont (vizate de Banca sau Trezorerie) si a oricaror documente incheiate cu o banca comerciala, daca prin intermediul acesteia se realizeaza plata salariilor pe card.
in cazul in care partenerul nu are contributie proprie in proiect, cheltuielile cu salariile angajatilor partenerului desemnati in proiect, pot fi efectuate astfel:
a) din contributia proprie a beneficiarilor si din fonduri publice in baza contractului de parteneriat;
Beneficiarul va alimenta contul partenerului cu sumele aferente salariilor partenerului din fonduri publice, dupa ce acesta a prestat angajamentele fata de proiect. La inceputul fiecarei luni, partenerul va transmite beneficiarului o solicitare in scris in ceea ce priveste salariile angajatilor sai desemnati in proiect pentru activitatile prestate in luna precedenta, specificand cuantumul salariilor si al taxelor salariale calculate si solicitate a fi decontate de catre beneficiar, urmand ca partenerul sa furnizeze ulterior beneficiarului documentele justificative a platilor efectuate.
b) din fonduri proprii ale partenerului avand ca documente justificative contractele de munca si actele aditionale aferente contractelor de munca (vizate de ITM), statele de salarii (vizate de ITM) fise de pontaj/declaratii cu timpul lucrat efectiv pentru proiect avizate de managerul de proiect, fisele de post din care se pot determina clar atributiile pentru implementarea proiectului finantat Phare, ordinele de plata, extrasele de cont (vizate de Banca sau Trezorerie) si a oricaror documente incheiate cu o banca comerciala daca prin intermediul acesteia se realizeaza plata salariilor pe card;
Beneficiarul va efectua decontarea salariilor partenerului din bugetul proiectului prin intermediul conturilor deschise pentru proiect, dupa ce acesta a prestat angajamentele fata de proiect si a efectuat cheltuielile cu salariile si taxele aferente. Partenerul va transmite beneficiarului o solicitare in scris in ceea ce priveste salariile angajatilor sai desemnati in proiect pentru activitatile prestate in luna precedenta, specificand cuantumul salariilor si al taxelor salariale platite si solicitate a fi decontate de catre beneficiar, indicand totodata numarul de ordine al ordinelor de plata prin care acestea au fost achitate.
Mentionam ca, trebuie sa existe concordanta intre pozitia / functia, responsabilitatile si costurile unitare specificate in contractul de grant, si timpul de lucru, cu anexele si ceea ce este specificat in contractul de munca.
Pentru persoanele implicate in derularea proiectului, se vor intocmi state de salarii separat de ceilalti angajati ai organizatiei, defalcate pe corp tehnic si administrativ.
In cazul acordarii de avansuri chenzinale, vor fi prezentate urmatoarele documente:
lista acestora cu semnaturile salariatilor + copie din registru de casa aferent (dupa caz)
daca plata acestora se face prin intermediul card-urilor, copii ale ordinelor de plata prin care se face viramentul fiecarei persoane + copie extras de cont si a oricaror documente incheiate cu o banca comerciala, daca prin intermediul acesteia se realizeaza plata salariilor pe card.
in cazul in care prin intermediul unui singur O.P. sunt platiti mai multi salariati - borderoul transmis bancii, vizat de aceasta + copie extras de cont aferent ordinului de plata defalcat pe fiecare persoana in parte..
Pentru plata lichidarii vor fi prezentate aceleasi documentele ca si in cazul platii avansurilor, cu mentiunea ca trebuiesc anexate si copii ale OP-urilor prin care sunt platite impozitele si taxele aferente.
Cheltuielile cu salariile vor fi centralizate pentru fiecare luna, conform urmatorului model:
|
Nr. crt. |
Nume prenume |
Valoare salariu brut (proiect) euro |
Valoarea salariu brut (proiect) lei |
Retineri angajat |
Retineri angajator |
Salariul net |
|
| ||||||
|
TOTAL |
Cheltuielile aferente concediilor medicale pentru angajatii din cadrul echipelor de implementare ale proiectelor sunt considerate eligibile daca respecta prevederile legislatiei nationale, respectiv prevederile art. 12 al OUG. nr. 158/2005, privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate, cu modificarile si completarile ulterioare.
De asemenea, cheltuielile aferente concediilor de odihna pentru angajatii din cadrul echipelor de implementare ale proiectelor sunt eligibile daca respecta prevederile Codului Muncii, aprobat prin Legea nr. 53/2003, cu modificarile si completarile ulterioare. Numarul de zile de concediu de odihna ce va fi luat in calcul la stabilirea eligibilitatii cheltuielilor se calculeaza prin aplicarea procentului ce rezulta din raportarea perioadei de timp lucrata in cadrul proiectului la perioada de implementare a acestuia, asupra numarului total de zile de concediu de odihna alocate pentru perioada de implementare.
Linia bugetara 1.3. Diurna pentru deplasari / calatorii
Indiferent de cuantumul diurnei, in conditiile respectarii plafoanelor stabilite in "anexa G din Ghidul Solicitantului, si a Anexei III la contractul de grant - Bugetul proiectului, decontul se face pe baza ordinului de deplasare la care se anexeaza documentele justificative (bonuri carburant,chitante, bonuri fiscale, etc.). Exemple de documente justificative privind diurna pentru deplasari / calatorii:
un tabel continand datele de identificare si de contact ale persoanelor ce au efectuat deplasarile si sumele incasate, precum si semnatura persoanelor ce au incasat diurna;
registrul de casa din care sa reiasa plata efectiva a sumelor reprezentand diurna;
extrasul de cont prin care s-a efectuat transferul de numerar in casierie;
dispozitie de plata/incasare catre casierie
Diurna trebuie acordata in stricta corelare cu activitatile din proiect.
Baza legala pentru decontarea cheltuielilor de deplasare a angajatilor partenerului de catre beneficiar este Hotararea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare, in cazul in care nu se poate aplica cuantumul stabilit in "Anexa G".
Conform Hotararii Guvernului nr. 1860/2006, cu modificarile si completarile ulterioare, diurna nu acopera costuri de cazare, masa, transport local la locul misiunii.
In cazul in care nu este institutie publica cuantumul diurnei poate fi de cel mult 2,5 ori mai mare decat cea aplicata in institutiile publice - conform prevederilor Codului Fiscal.
Cheltuielile de transport la locul misiunii, cat si cheltuielile cu transportul local vor fi prevazute la liniile bugetare 2.2. Transport local sau 4.1. Costuri vehicule, si se vor deconta din cadrul acestor linii.
La linia 1.3.3. se vor deconta sumele aferente diurnelor acordate cursantilor in cazul in care masa si cazarea acestora nu a fost subcontractata (caz in care cheltuielile vor fi evidentiate la linia 5.7."Costuri conferinte/ seminarii"); se vor prezenta, ca si documente justificative:
lista participantilor cu date de identificare si semnatura de primire a banilor,
registru de casa,
facturi de cazare individuale (acolo unde este cazul).
dispozitie de plata/incasare catre casierie
Ca si regula generala, atat in cazul liniei 1.3.2., cat si in cazul liniei 1.3.3., diurna acordata peste cuantumul celei decontate in institutiile publice va fi justificata prin documente interne (decizie, contract colectiv de munca) si se vor respecta prevederile legislatiei romanesti in acest domeniu.
Capitolul bugetar 2. Transport
Atat pentru transportul international cat si pentru cel local sumele vor fi cheltuite numai de beneficiar din contul special al proiectului;
Se vor deconta bilete de avion, tren si alte mijloace de transport, nu se vor deconta carburanti. De asemenea, nu se pot deconta , pe aceasta linie, carburanti pentru vehiculele cumparate sau inchiriate pentru proiect si nici costurile cu transportul incluse in diurna (per diem).
Se va accepta decontarea la aceasta linie a serviciilor de transport pe baza de contract incheiat cu o firma specializata de transport, pentru transportul personalului propriu, a partenerului sau al cursantilor cu respectarea procedurilor de achizitie.
Linia de buget 2.1 "Transport international" - sunt eligibile numai cheltuielile pentru deplasarea expertilor internationali, numai daca au legatura cu participarea la activitatile proiectului in Romania si aceste cheltuieli au fost prevazute in bugetul proiectului;
La linia de buget 2.2 "Transport local" - sunt eligibile numai cheltuielile pentru deplasarea personalului propriu, a partenerului sau al cursantilor, numai daca au legatura cu participarea la activitatile proiectului si aceste cheltuieli au fost prevazute in bugetul proiectului;
Vor fi prezentate ca documente justificative:
bilete de transport local (si international pentru linia de buget 2.1.) si transport la locul misiunii
facturi - in cazul subcontractarii serviciilor de transport - registru de casa si dispozitie de plata/incasare catre casierie
ordine de plata
extrase de cont
ordine de deplasare
Capitolul bugetar 3. Echipamente si bunuri
Indiferent de destinatia finala a
echipamentelor sau bunurilor, cheltuielile cu achizitia acestora vor fi
efectuate numai de beneficiar din contul special al proiectului, cu respectarea
procedurilor de achizitie (conform prevederilor Anexei IV
La finalul proiectului, eventualul transfer al unor bunuri catre partener se va face pe baza unui protocol, cu respectarea prevederilor stipulate in Acordul de parteneriat.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
dosarul de achizitie (incluzand dosarul de licitatie, raportul de evaluare)
contractul cu furnizorul
factura, ordin de plata, DPE, extras de cont,
proces verbal de predare/primire,
inregistrarea in contabilitatea beneficiarului (la cererea OIRPOSDRU, beneficiarul va prezenta si urmatoarele documente justificative: bonuri de consum, balante contabile, fise de cont, registrul mijloacelor fixe, lista obiectelor de inventar, etc.)
Linia bugetara 3.1 Cumparari sau inchirieri de vehicule
Cheltuielile se vor efectua numai de catre beneficiar din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor privind achizitiile publice.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
contractul cu furnizorul
factura achizitionare vehicul;
documentele de plata (ordine de plata, extrase de cont);
inregistrarea in contabilitatea beneficiarului;
nota de receptie;
fisa tehnica a autovehiculului;
contract de comodat, inchiriere al vehiculului;
decizie de alocare a autovehiculului pentru proiect;
Linia bugetara 3.2 Mobilier, echipamente, computere, echipamente de instruire, etc
Cheltuielile se vor efectua numai de catre beneficiar din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor privind achizitii publice pentru procurarea de mobilier, computere (computere si echipamente periferice), echipamente de instruire si oricare alte echipamente ce urmeaza a fi direct implicate in procesul de implementare a proiectului.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
contract de vanzare - cumparare;
factura/facturi de achizitie;
documentele de plata (ordine de plata, extrase de cont);
inregistrarea in contabilitatea beneficiarului;
nota de receptie, proces verbal de punere in functiune (dupa caz);
fise tehnice;
decizie de alocare pentru proiect a bunurilor achizitionate;
Linia bugetara 3.3 Piese de schimb / echipamente pentru masini, scule
Cheltuielile se vor efectua numai de catre beneficiar din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor privind achizitii publice pentru procurarea de piese de schimb/echipamente pentru masini, scule (unelte) ce urmeaza a fi direct implicate in procesul de implementare a proiectului, respectiv in procesul de crestere a productivitatii la locul de munca, precum si pentru sporirea competitivitatii acestora pe piata fortei de munca.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
contract de vanzare - cumparare;
factura/facturi de achizitie;
documentele de plata (ordine de plata, extrase de cont);
inregistrarea in contabilitatea beneficiarului;
nota de receptie, proces verbal de punere in functiune (dupa caz);
fise tehnice, certificate de origine, declaratie vamala, facturi de legatura;
decizie de alocare pentru proiect a bunurilor achizitionate;
Linia bugetara 3.4 Altele
Cheltuielile se vor efectua numai de catre beneficiar din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor privind achizitiile publice pentru procurarea de Echipamente si bunuri ce urmeaza a fi indirect implicate in procesul de implementare a proiectului.
La aceasta linie bugetara pot fi decontate, in baza documentelor justificative mentionate la liniile 3.2, 3.3 - dupa caz, cheltuieli cu privire la achizitionarea urmatoarelor categorii de echipamente si bunuri:
echipamente din domeniul comunicatiilor (telefonie fixa si mobila);
echipamente si bunuri din domeniul instalatiilor interioare/exterioare pentru constructii civile sau industriale (spatii ale caror destinatie este implementarea proiectelor).
Totalul costurilor de achizitie sau inchiriere nu pot depasi 30% din linia de buget 7 - subtotal costuri direte proiect.
Capitolul bugetar 4. Costuri birou local proiect
Linia bugetara 4.1. Costuri vehicule
Sunt decontate la aceasta linie bugetara, in conformitate cu detalierea bugetului, Anexa III la contractul de grant, cheltuieli legate de carburanti si cheltuieli pentru verificarile tehnice si eventualele reparatii ale autovehiculelor utilizate pentru implementarea proiectului.
Este obligatoriu ca autovehiculele sa fie cumparate sau inchiriate in cadrul proiectului sau puse la dispozitie de catre beneficiar/partener in conformitate cu cererea de finantare.
Carburantii se vor achizitiona de catre beneficiar. Beneficiarul va achizitiona pentru el si parteneri bonuri valorice/carduri pentru carburanti pe baza de factura.
Beneficiarul va tine o lista recapitulativa continand numarul de kilometri parcursi si consumul mediu al vehiculelor utilizate.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
foile de parcurs, corect intocmite si complete, stampilate la destinatie;
ordinele de deplasare aferente (acolo unde este cazul), stampilate;
factura/facturile de cumparare a carburantilor (acolo unde este cazul)
bonuri de carburanti
documente de plata (ordine de plata, extrase de cont, registru de casa)
fisa tehnica a autovehiculului
nota privind consumul mediu
contract de comodat, inchiriere al vehiculului (daca este cazul)
decizie de alocare a autovehiculului pentru proiect (beneficiar sau partener)
Vor fi considerate eligibile doar bonurile de carburanti care au pe verso stampila unitatii emitente si data, numarul de inmatriculare al vehiculului alocat pentru proiect (conform deciziei), si vor fi insotite de foile de parcurs.
Linia bugetara 4.2. Chirie birou
Este eligibila numai cheltuiala aferenta chiriei pentru spatiul unde se implementeaza proiectul (in procentul corespunzator al spatiului utilizat pentru proiect din total spatiu), numai in conditiile in care titularul contractului de inchiriere este Beneficiarul sau Partenerul.
Nu se deconteaza de la aceasta linie bugetara chiriile aferente sediului social. Exceptie face situatia in care sediul social coincide cu locul de implementare al proiectului, caz in care chiria pe proiect se deconteaza de la linia 4.2.
In cazul in care spatiul inchiriat are o suprafata foarte mare care nu este utilizata in totalitate ca locatie a proiectului, si suprafata utilizata in proiect nu a fost exact specificata/delimitata, la inceperea proiectului Beneficiarul trebuie sa emita o decizie de alocare (astfel incat sa fie clara alocarea spatiilor si calcularea cheltuielilor corespunzatoare).
Cheltuielile cu chiria pentru spatiul destinat implementarii proiectului vor fi platite din fonduri publice sau din contributie proprie, pe baza de factura.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
factura
ordin de plata, extras de cont, registru de casa (dupa caz)
Contract de inchiriere
Se pot incheia contracte de inchiriere intre persoane juridice si persoane fizice cu conditia inregistrarii la autoritatile fiscale competente. Referitor la modul de decontare, acesta se va face pe baza dispozitiei de plata sau a "chitantei de mana" semnata de catre persoana fizica, din care sa rezulte incasarea sumei aferente chiriei.
Linia bugetara 4.3. Consumabile
Cheltuielile se vor efectua numai de catre beneficiar pentru consumul lui sau al partenerilor din contul special al proiectului.
Consumabilele vor fi achizitionate prin procedura de achizitie corespunzatoare valorii din buget; se va incheia un singur contract cu executare succesiva, cu un singur furnizor, in functie de necesitatile proiectului.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza urmatoarelor documente:
contractul incheiat cu furnizorul
factura
ordin de plata, extras de cont, registru de casa (dupa caz)
Nota de Intrare - Receptie
bon de consum lunar
Orice alta achizitionare ulterioara de la un alt furnizor de materiale consumabile aferente proiectului, va fi declarata neeligibila.
Linia bugetara 4.4. Alte servicii
Cheltuielile de la aceasta linie bugetara (mai putin materialele promotionale) sunt reprezentate doar de cele aferente locului de implementare al Proiectului. Daca locul de implementare coincide cu sediul social, costurile cu utilitatile se deconteaza de la linia bugetara 4.4.
In cazul in care, beneficiarul de grant nu si-a defalcat in bugetul proiectului suma alocata pe cele doua componente: materiale promotionale si utilitati este recomandat sa se clarifice aceasta alocare la inceputul implementarii proiectului (prin notificare).
In cazul in care, cheltuielile sunt efectuate de beneficiar, pentru el sau parteneri, plata se va face numai din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achizitie pentru materialele promotionale si cu anexarea de documente justificative aferente (contractul incheiat cu furnizorul, factura, ordinul de plata, extrasul de cont, registrul de casa (dupa caz), precum si o decizie a reprezentantului legal al beneficiarului cu privire la sume/cote din valoarea totala fara TVA aferente utilitatilor suportate din proiect).
In cazul in care, cheltuielile sunt efectuate de catre parteneri, plata se va efectua pe baza facturii cumulative emisa de partener catre beneficiar, care va alimenta contul pentru proiect al partenerului cu suma facturata. Partenerul va efectua platile corespunzatoare si ulterior va aduce urmatoarele documente justificative:
decizia reprezentantului legal al beneficiarului cu privire la sume/cote din valoarea totala fara TVA aferente utilitatilor /telefoane suportate din proiect).
facturi, ordine de plata, extrase de cont, registru de casa (dupa caz).
Toate cheltuielile acestei linii (cu exceptia materialelor promotionale) sunt eligibile numai daca sunt efectuate pentru locul de implementare al proiectului.
Capitolul bugetar 5. Alte costuri, servicii
Sunt decontate la aceasta linie bugetara, cheltuieli care deriva in mod direct din cerintele contractului (difuzare informatii, evaluarea specifica Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurari, etc.) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (in special referitoare la transferuri si garantii financiare);
Cheltuielile vor fi efectuate numai de catre beneficiar, pentru consumul propriu sau al partenerilor, din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achizitie, si numai in cazul in care au fost stipulate in bugetul aprobat al proiectului.
Costurile pentru auditul proiectului, numai in cazul finantarilor nerambursabile egale sau mai mari de 100.000 de Euro, nu pot depasi 3% din linia de buget 7 - "Subtotal costuri directe proiect".
Linia bugetara 5.6 Servicii financiare
Sunt decontate comisioanele bancare, in cazul in care au fost stipulate in bugetul aprobat al proiectului. Acestea vor fi raportate si in Reconcilierea bancara.
De asemenea, la aceasta linie se poate deconta si Asigurarea RCA.
Asigurarea RCA va fi considerata cheltuiala eligibila doar pe perioada de derulare a proiectului si numai in cazul in care beneficiarul achizitioneaza un autovehicul prin intermediul proiectului (linia bugetara 3.1.).
Asigurarea CASCO si taxa de prima inmatriculare nu sunt cheltuieli eligibile.
Linia bugetara 5.7 Costuri conferinte / seminarii
Vor fi decontate cheltuielile legate de masa si cazarea cursantilor in cazul in care au fost subcontractate si au fost stipulate in bugetul aprobat al proiectului.
Linia bugetara 5.8 Costuri pentru vizibilitatea proiectului
Materialele realizate in cadrul acestei linii bugetare vor respecta prevederile din Manualul de Identitate Vizuala.
Capitolul bugetar 6. Altele
Cheltuielile vor fi efectuate numai de catre beneficiar, pentru consumul lui sau al partenerilor, din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achizitie:
achizitia de licente, software se poate face simultan cu achizitia echipamentelor pe care vor fi instalate aceste soft-uri, iar oferta si factura se vor intocmi detaliat pe cele doua componente astfel incat sa poata fi justificate sumele corespunzatoare la liniile de buget respective;
achizitia de materiale de instruire si surse de dezvoltare se va face pe baza de factura;
alte costuri legate de proiect se vor justifica pe baza de factura, si unde este cazul, pe baza de contract.
Exceptii de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, care se pot utiliza numai in conditiile prevazute de Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 34/2006, cu modificarile si completarile ulterioare.
Conventiile civile de prestari servicii reprezinta acordul de vointa exprimat in scris, incheiat intre doua parti, in baza caruia prestatorul/executantul se obliga sa execute un produs, o lucrare si sa presteze un serviciu.
In baza Codului Civil, Titlul III , art. 942-1222, orice persoana fizica poate incheia un contract de prestari servicii care se impoziteaza, conform Codului Fiscal art. 53. Beneficiarul conventiei civile are obligatia legala sa calculeze si sa retina din venitul calculat prestatorului impozitul cu cota de 10%, prin stopaj la sursa, conform alin. 2, lit. a, art. 52 din Codul Fiscal.
Conventiile civile incheiate in baza Codului Civil nu genereaza raporturi de munca, ci numai raporturi juridice civile, prin urmare veniturile obtinute din desfasurarea unei activitati pe baza de contract civil, incheiat in baza Codului Civil, nu sunt venituri de natura salariala. Drepturile banesti acordate executantului/prestatorului, in baza unei conventii civile, nu se platesc din fondul de salarii, ci se trec direct pe cheltuieli sau costuri, deoarece prestatiile nu sunt de natura salariala.
In acest sens, aceste categorii de cheltuieli se vor deconta de la linia de buget 6.3 "alte costuri direct legate de activitatile proiectului".
Nu se pot incheia conventii civile pentru:
prestatii care se pot desfasura cu regularitate prin incheierea unui contract individual de munca;
prestatii care fac parte din domeniul activitatilor de baza ale beneficiarilor;
prestatii pentru care se justifica incheierea unui contract individual de munca;
prin segmentarea volumului de munca aferent unui post cu norma intreaga.
Capitolul bugetar 8. Provizioane pentru rezerva de contingenta
Capitolul bugetar 10. "Costuri administrative"
Se pot deconta partial cheltuieli aferente chiriilor sediilor de
firma si altor cheltuieli cu utilitati (in cazul in care
sediul social nu coincide cu locul de implementare al proiectului), altele decat
cele de
Pentru a fi eligibile, platile efectuate de beneficiar sau partener trebuie facute in maxim 30 de zile de la data terminarii perioadei de implementare.
Orice plata care va fi efectuata de catre beneficiar sau partener (exceptie salariile) care va depasi 5000 RON (cinci mii lei noi) pe zi/pe furnizor se va efectua numai prin banca. Orice plata peste aceasta suma efectuata prin casa va fi considerata neeligibila.
Nu sunt considerate eligibile :
cheltuielile pentru care se prezinta ca documente justificative bonuri si chitante neinsotite de factura fiscala sau insotite de factura fiscala necompletata conform legislatiei in vigoare. Se vor respecta in acest sens prevederile Hotararii Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora cu modificarile si completarile ulterioare;
impozite si taxe, inclusiv taxa pe valoarea adaugata pe care Beneficiarul (sau unde este cazul partenerii sai) nu o poate recupera si unde reglementarile in vigoare autorizeaza acoperirea ei;
cheltuieli ce nu figureaza in buget;
costurile mentionate la art. 14.6. din Anexa II Conditii Generale.
Reconcilierea Bancara se va completa separat atat pentru contul in euro cat si pentru cel in lei si va fi insotita de extrasele de cont, iar soldul din extrasul de cont trebuie sa fie conform cu Reconcilierea bancara.
IV. Modul de completare al formularelor aferente Raportului Financiar
Reconcilierea bancara pentru contul in euro
A - Balanta anterioara a fondurilor - se va completa soldul contului din perioada anterioara de raportare.
B1 - Sume primite de la Autoritatea Contractanta - se va completa cu sumele virate de Autoritatea Contractanta, reprezentand fonduri publice (PHARE si cofinantare nationala)
B2 - Sume intrate in cont, drept contributie proprie in numerar a Beneficiarului - se va completa cu sumele in euro, depuse de beneficiar in contul in euro special deschis pentru proiect, reprezentand contributia proprie (daca este cazul).
B3 - Sume intrate in cont pentru acoperire cheltuieli neeligibile - se va completa cu sumele in euro depuse de beneficiar pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile (daca este cazul).
B4 - Dobanda acumulata - se va completa cu dobanda acumulata, defalcata in dobanda aferenta fondurilor publice, si dobanda aferenta contributiei proprii depuse de beneficiar.
C1 - Cheltuieli eligibile efectuate (plati externe efectuate direct din contul in euro) - se va completa cu valoarea platilor externe (daca este cazul)
C2 - Cheltuieli neeligibile efectuate (plati externe efectuate direct din contul in euro) - se va completa cu valoarea platilor externe neeligibile (daca este cazul)
C3 - Sume transferate din contul in euro al proiectului in contul in ron al proiectului - se va completa cu suma transferata in contul in ron al proiectului
C4 - Comisioane si alte costuri bancare - se va completa cu valoarea comisioanelor si a altor costuri bancare, doar daca aceste costuri nu au fost prevazute in bugetul aprobat.
D - Balanta fondurilor - se va completa cu soldul final al contului din perioada de raportare, obtinut din calcule (D = A + B-C), care trebuie sa coincida cu soldul final al contului din ultimul extras de cont din perioada de raportare.
Reconcilierea bancara pentru contul in ron
A - Balanta anterioara a fondurilor - se va completa soldul contului din perioada anterioara de raportare.
B1 - Sume transferate din contul in euro, special deschis pentru proiect - se va completa cu sumele transferate din contul in euro special deschis pentru proiect.
B2 - Sume intrate in cont, drept contributie proprie in numerar a Beneficiarului - se va completa cu sumele depuse de beneficiar reprezentand contributia proprie.
B3 - Sume intrate in cont pentru acoperire cheltuieli neeligibile - se va completa cu sumele depuse de beneficiar pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile (daca este cazul).
B4 - - Dobanda acumulata - se va completa cu dobanda acumulata, defalcata in dobanda aferenta fondurilor publice, si dobanda aferenta contributiei proprii depuse de beneficiar.
C1 - Cheltuieli eligibile efectuate - se va completa cu valoarea platilor eligibile efectuate din contul in ron.
C2 - Cheltuieli neeligibile efectuate - se va completa cu valoarea platilor neeligibile efectuate din contul in ron (daca este cazul)
C3 - Comisioane si alte costuri bancare - se va completa cu valoarea comisioanelor si a altor costuri bancare, doar daca aceste costuri nu au fost prevazute in bugetul aprobat.
D - Balanta fondurilor - se va completa cu soldul final al contului din perioada de raportare, obtinut din calcule (D = A + B-C), care trebuie sa coincida cu soldul final al contului din ultimul extras de cont din perioada de raportare.
Reconciliere casa
A - Balanta anterioara a fondurilor - se va completa cu soldul casei din perioada anterioara de raportare.
B - intrari de fonduri - se va completa cu ridicarile de numerar in casierie din contul in ron special deschis pentru proiect
C1 - Cheltuieli eligibile efectuate - se va completa cu platile eligibile efectuate din casierie.
C2 - Cheltuieli neeligibile efectuate - se va completa cu platile neeligibile efectuate din casierie (daca este cazul).
D - Balanta fondurilor - se va completa cu soldul final al casieriei din perioada de raportare, obtinut din calcule (D = A + B-C), care trebuie sa coincida cu soldul registrului de casa din perioada de raportare.
Evidenta cheltuielilor
In acest formular se vor evidentia doar platile eligibile efectuate pentru proiect.
Coloana 2 (Nr. crt) - reprezinta numarul curent al operatiunii.
Coloana 3 (Descrierea cheltuielilor) - se va completa tipul cheltuielii (exemplu: salar net, contributie somaj asigurat, energie electrica, gaz etc..).
Coloana 4 - (Factura - Nr²) - se va completa numarul facturii
Coloana 5 - (Factura - Data) - se va completa data emiterii facturii.
Coloana 6 - (Factura - Furnizor) - se va completa denumirea furnizorului.
Coloana 7 - (OP sau chitanta - Nr²) - se va completa numarul ordinului de plata sau chitantei pe baza carora s-a efectuat plata.
Coloana 8 - (OP sau chitanta - data) - se va completa data de pe ordinul de plata / chitanta.
Coloana 9 - (Suma in ron - Fonduri publice - PHARE) - se va completa cu platile eligibile in ron efectuate din fonduri publice. (Nu se vor evidentia aici sumele platite din contributia proprie a beneficiarului).
Coloana 10 - (Suma in ron - Contributia proprie) - se va completa cu platile eligibile in ron efectuate doar din contributia proprie a beneficiarului.
Coloana 11 - (Rata de schimb) - se va folosi ca rata de schimb media aritmetica a cursurilor infoeuro aferente lunilor din perioada de raportare
Coloana 12 - (Suma in euro - Fonduri publice - PHARE) - se va completa cu platile efectuate in euro din fonduri publice, obtinute prin convertirea platilor in ron (Coloana 9) cu rata de schimb (Coloana 11).
Coloana 13 - (Suma in euro - Contributia proprie) - se va completa cu platile efectuate in euro din contributia proprie a beneficiarului, obtinute prin convertirea platilor in ron (Coloana 10) cu rata de schimb (Coloana 11).
Coloana 14 - (Suma aprobata de catre AI) - nu se va completa de catre beneficiarul de grant; aceasta coloana se va completa de catre reprezentantii Autoritatii de Implementare cu sumele eligibile stabilite in urma analizei rapoartelor financiare.
Coloana 15 - (Corectii aplicate de catre MMFPS) - nu se va completa de catre beneficiarul de grant; aceasta coloana se va completa de catre reprezentantii MMFPS.
La intocmirea raportelor trimestriale, beneficiarul va folosi media aritmetica a cursurilor inforeuro aferente lunilor pentru care se face raportarea.
Cursul inforeuro este rata publicata de Banca Centrala Europeana in fascicolul "C" al Jurnalului Oficial din prima zi lucratoare a lunii. In cazul valutelor care nu sunt cotate in Jurnalul Oficial, conversia se va face pe baza ratelor publicate in Financial Times in prima zi de marti a lunii.
V. Achizitii publice
Organismele Intermediare pentru Programul Operational Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Regionale - OIR POS DRU, Autoritati de Implementare pentru schemele de granturi Promovarea invatarii pe parcursul intregii vieti pentru calificarea si recalificarea fortei de munca", "Masuri active pentru ocuparea fortei de munca", "Masuri de Incluziune Sociala" si "Servicii Sociale", finantate prin Programul National PHARE 2005-2006, subprogramul Coeziune Economica si Sociala, componenta Dezvoltarea Resurselor Umane au rolul de a verifica si indruma procesul de achizitii publice efectuate pentru implementarea proiectelor de catre beneficiarii de granturi acordate in cadrul schemelor de finantare mentionate anterior, avand urmatoarele responsabilitati:
Sa verifice documentatia elaborata si inaintata de catre Beneficiarul de grant :
documentatia de atribuire (caietul de sarcini/documentatia descriptiva, clauzele contractuale obligatorii, fisa de date a achizitiei, formulare si modele, alte informatii);
documentatia de chemare la competitie (anunt de intentie/anunt de participare/invitatie de participare, dupa caz, in functie de procedura de atribuire aplicabila);
documentatia privind derularea procedurii de atribuire (mijloacele probante ale desfasurarii fiecarui pas al procedurii, prevazute in legislatia relevanta);
Sa transmita raspunsuri cu caracter consultativ catre Beneficiarii proiectelor, continand:
comentarii/observatii privind aspectele constatate in cursul efectuarii verificarii documentelor prezentate in cazul in care verificarea efectuata a evidentiat incalcari sau eludari ale legislatiei aplicabile;
sau
"fara observatii", in cazul in care verificarea efectuata nu a evidentiat incalcari sau eludari ale legislatiei aplicabile
Beneficiarul de grant - BG - joaca rolul de autoritate contractanta, respectiv achizitor, in cazul achizitiilor publice de bunuri, servicii sau lucrari prevazute in bugetul proiectului - prevederile legislatiei in materia achizitiilor fiindu-i aplicabile in baza Art. 9 si 10 din Ordonanta si Art. 7.1.5 din Contract.
|
Contractul atribuit de catre un operator economic se considera a fi contract de achizitie publica si se atribuie potrivit prevederilor Ordonantei, in cazul in care respectivul contract este subventionat in mod direct, in proportie de mai mult de 50%, de catre o autoritate contractanta.. |
Beneficiarul de grant (BG) are urmatoarele responsabilitati:
Sa respecte, pe parcursul intregului proces de achizitie publica, la adoptarea oricarei decizii, urmatoarele principii:
nediscriminarea;
tratamentul egal;
recunoasterea reciproca;
transparenta;
proportionalitatea;
eficienta utilizarii fondurilor publice;
asumarea raspunderii
Sa respecte toate etapele procesului de achizitie publica prevazute in legislatia relevanta specificata la punctul 1, facand uz, unde este cazul, de pragurile si exceptiile prevazute la regulile de atribuire;
Sa prezinte spre verificare la OIR POS DRU BI:
documentatia de atribuire (caietul de sarcini/documentatia descriptiva, clauzele contractuale obligatorii, fisa de date a achizitiei, formulare si modele, alte informatii);
documentatia de chemare la competitie (anunt de intentie/anunt de participare/invitatie de participare, dupa caz, in functie de procedura de atribuire aplicabila),
documentatia privind derularea procedurii de atribuire (mijloacele probante ale desfasurarii fiecarui pas al procedurii, prevazute in legislatia relevanta);
Sa prezinte spre verificare documentatiile de atribuire si documentatia de chemare la competitie cu cel putin 15 de zile inainte de data estimata pentru inceperea procedurii de atribuire;
Sa prezinte spre verificare documentatia privind derularea procedurii de atribuire dupa finalizarea evaluarii ofertelor si inainte aprobarea deciziei de atribuire de catre conducatorul BG;
Sa asigure publicarea in SEAP si in Monitorul Oficial (dupa 1 ianuarie 2008, publicarea in Monitor este facultativa) a anunturilor prevazute in Ordonanta;
Sa asigure publicarea in SEAP a invitatiei de participare precum si a anuntului de participare, in cazul aplicarii procedurii cererii de oferte;
Sa intocmeasca dosarul achizitiei publice, sa-l pastreze atat timp cat contractul de achizitie publica produce efecte juridice, cel putin 5 ani de la data finalizarii acestuia si sa-l puna la dispozitia organelor de control.
BG va transmite catre OIR POS DRU BI documentatia referitoare la achizitiile care urmeaza a fi supusa verificarii, insotita de o scrisoare.
BG are obligatia de a respecta prevederile Ordonantei referitoare la perioadele minime care trebuie asigurate intre, pe de o parte, data transmiterii spre publicare a anunturilor de participare sau data transmiterii invitatiilor de participare si, pe de alta parte, data limita pentru depunerea ofertelor/candidaturilor iar OIR POS DRU de a verifica respectarea acestor prevederi.
Autoritatea contractanta (BG) are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai in cazul in care valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei al urmatoarelor praguri :
pentru contractul de furnizare: 75.000 euro
pentru contractul de servicii: 75.000 euro
pentru contractul de lucrari: 500.000 euro (Articolul 124 din Ordonanta).
In cazul contractelor de furnizare/servicii/lucrari a caror valoare estimata nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro fara TVA, autoritatea contractanta are dreptul de a le achizitiona direct (Articolul nr.19 din Ordonanta), astfel:
Alegerea unei alte proceduri decat cele prevazute de regula se face pe baza unei note justificative.
Pentru aplicarea procedurii de cerere de oferte, nota justificativa trebuie sa contina numai explicatii cu privire la valoarea contractului de achizitie publica care urmeaza sa fie atribuit, cu incadrarea in pragurile prevazute de Art. 124 din Ordonanta.
Nota justificativa se elaboreaza de catre autoritatea contractanta (BG), se aproba de catre conducatorul acesteia si constituie un inscris esential al dosarului achizitiei publice. Nota justificativa este supusa verificarii de catre OIR POS DRU.
In cadrul procesului de atribuire a contractului de achizitie publica, autoritatea contractanta are obligatia respectarii regulilor privind :
- estimarea valorii contractului de achizitie publica;
- elaborarea documentatiei de atribuire;
- participarea la procedura de atribuire;
- publicitatea;
- transparenta aplicabila achizitiei publice de servicii de publicitate;
- comunicarea si transmiterea datelor;
- evitarea conflictului de interese.
|
Important! In cazul in care preturile ofertelor primite in cadrul procedurii de achizitie publica depasesc valoarea estimata si valoarea prevazuta in bugetul proiectului (Anexa nr.III la contractul de grant), autoritatea contractanta (BG) va anula procedura respectiva in conditiile prevazute de legislatia nationala aplicabila. In acest caz, autoritatea contractanta poate solicita MMFPS -AMPOSDRU (AgI PHARE), prin OIR POS DRU Regional, incheierea unui act aditional pentru modificarea bugetului proiectului. Modificarea de buget nu va conduce in nici un caz la depasirea procentului maxim admis, prevazut in Ghidul solicitantului si corrigendum-uri pentru schema de grant respectiva, pentru acea categorie de cheltuiala si/sau la majorarea valorii totale a proiectului. Procedura de achizitie va fi reluata numai dupa semnarea de catre MMFPS-AMPOSDRU(AgI PHARE) a actului aditional, BG revenindu-i toate obligatiile ce decurg din prezenta metodologie. In cazul in care preturile ofertelor primite in cadrul procedurii de achizitie publica sunt mai mici decat valoarea estimata si valoarea prevazuta in bugetul proiectului, Beneficiarul poate solicita AM POSDRU, prin OIR POS DRU Regional, incheierea unui act aditional pentru realocarea sumei, reprezentand economii in capitolul bugetar respectiv, pentru suplimentarea sumelor prevazute la alte capitole bugetare, justificand acest lucru in mod corespunzator in stransa legatura activitatile eligibile ale proiectului. |
Alegerea procedurii de atribuire se efectueaza de catre BG iar verificarea corectitudinii acestei alegeri se realizeaza de catre OIR POS DRU Regional, prin aplicarea prevederilor continute in: Capitolul 2 si Capitolul 3 din Ordonanta; Capitolul IV din Norme; Capitolul IV.5 din Ghid.
Dosarul achizitiei publice trebuie sa cuprinda documentele intocmite/primite de autoritatea contractanta in cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fara a se limita la urmatoarele:
Toate documentele elaborate in cursul procesului de achizitie publica secundara vor fi intocmite in limba romana, in formatele standard prescrise de prevederile legislatiei relevante.
VI. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE GRANT
(ACTE ADITIONALE SI NOTIFICARI)
In cazul in care circumstantele care afecteaza implementarea proiectului s-au modificat de la data semnarii contractului, contractul si/sau anexele acestuia pot fi modificate in conformitate cu prevederile Anexei II Conditii Generale, prin Notificare sau Act aditional. Acestea sunt elaborate de catre dumneavoastra in calitate de Beneficiar si inaintate catre AuI (OIR), in vederea avizarii si transmiterii spre aprobare catre AC.
Situatiile neprevazute care impun modificarea contractului sau anexelor acestuia pot fi:
Indisponibilitatea unor membri ai echipei de implementare sau echipei tehnice (demisie, concediu medical, forta majora);
Schimbarea locului de implementare;
Modificarea bunurilor, serviciilor si lucrarilor ce urmeaza a fi achizitionate sau a valorii liniilor bugetare;
Modificari de ordin tehnic specifice proiectului;
Nominalizarea persoanelor nou introduse in proiect (ex. lectori, formatori etc.).
1. Ce trebuie avut in vedere cand se intocmeste un act aditional?
La inaintarea propunerilor de acte aditionale va rugam sa tineti cont de urmatoarele principii:
Solicitarea dumneavoastra de modificare a contractului nu va fi automat acceptata de catre AuI/AC. Pentru modificarea contractului de grant trebuie sa existe motive bine justificate. AuI/AC vor examina motivele oferite si vor respinge cererile privind modificari ale contractelor de grant care nu au sustinere sau care sunt irelevante;
Un act aditional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbari in contract care ar pune in discutie decizia de acordare a finantarii nerambursabile sau ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitantilor;
Modificarile contractului de grant pot fi realizate numai in perioada de executie a contractului si nu vor avea efecte retroactive. Niciun fel de modificare nu este posibila dupa expirarea duratei de implementare a contractului;
Valoarea maxima a finantarii nerambursabile asa cum este ea stipulata in contract nu poate fi marita;
Durata de implementare a unui proiect nu poate fi extinsa peste durata maxima de implementare stabilita in Ghidul Solicitantului pentru schema de finantare nerambursabila aferenta.
Scopul actului aditional trebuie sa urmareasca natura si obiectivele initiale ale contractului. Rata unitara si costurile unitare din contractul initial pot fi modificate, cu conditia ca valoarea totala a liniei de buget respective sa ramana identica. Orice act aditional privind modificarea bugetului trebuie sa includa toate modificarile propuse, precum si noua anexa III - bugetul, datata, semnata si stampilata.
In cazul inlocuirii managerului de proiect, dumneavoastra trebuie sa propuneti intocmirea unui act aditional.
2. Ce documente sunt necesare pentru transmiterea spre aprobare a unui act aditional ?
Pentru a facilita aprobarea solicitarilor dumneavoastra de modificare a contractului prin intermediul unui act aditional este necesar sa transmiteti catre AuI urmatoarele documente:
memoriu justificativ in 2 exemplare originale in limba romana, datate si semnate de reprezentantul legal.
Orice solicitare de modificare a bugetului (in 3 ex.) trebuie sa evidentieze maniera in care bugetul initial a fost modificat.
Pentru aceasta va rugam sa folositi in memoriu justificativ urmatorul tabel in care sa se regaseasca toate modificarile solicitate precum si cele anterioare ale bugetului (daca este cazul).
Pentru schema de finantare nerambursabila Phare 2006:
|
Cheltuieli |
Bugetul initial |
(Act aditional 1) |
(Act aditional 2) |
Buget revizuit |
toate documentele justificative (in 2 ex.) care sustin propunerea formulata.
Ofiterul de proiect din cadrul AuI responsabil pentru contractul dumneavoastra verifica memoriul justificativ transmis impreuna cu toate documentele justificative, iar in cazul in care modificarea solicitata de dumneavoastra respecta principiile si conditionalitatile enuntate mai sus pregateste actul aditional (conform Anexei 28 din PRAG 2006[1]), vi-l inainteaza prin e-mail urmand ca dumneavoastra sa il semnati, datati, stampilati si sa il transmiteti catre acelasi ofiter in cel mai scurt timp, urmand ca acesta sa il ataseze la dosarul actului aditional si sa il transmita catre Autoritatea Contractanta in 4 (patru) exemplare originale in vederea aprobarii.
Dupa semnarea de catre AC a actului aditional, 2 exemplare originale vor fi arhivate de catre AC, un exemplar original va fi remis Beneficiarului, iar cel de-al treilea exemplar original Autoritatii de Implementare.
3. Ce putem schimba in contract folosind Notificarile ?
In conformitate cu Art. 9.2. din Anexa II - Conditiile Generale, situatiile in care modificarea contractului se poate face prin simpla Notificare emisa de catre dumneavoastra si transmisa AuI sunt urmatoarele:
Daca modificarea contractului nu afecteaza scopul principal al proiectului iar impactul financiar se limiteaza la un transfer in cadrul unui singur capitol al bugetului sau la un transfer intre capitole implicand o variatie de 15% sau mai putin din suma initial inscrisa la respectiva rubrica pentru o categorie de cheltuieli eligibile, beneficiarul va aplica modificarea si va informa AuI in scris.
Aceasta metoda nu poate fi utilizata pentru a modifica rubrica pentru cheltuieli administrative.
Schimbarea adresei, modificarea contului bancar si a auditorului vor face obiectul unei simple notificari. Cu toate acestea, AuI/AC se poate opune alegerii facute de Beneficiar in privinta contului bancar sau auditorului. Schimbarea contului bancar trebuie specificata si in urmatoarea cerere de plata.
Orice modificare legata de banca sau cont va fi notificata in termen de maxim 5 zile Autoritatii de Implementare.
In plus, conform deciziei AC, schimbarea lectorilor sau a personalului secundar (non-key experts) din echipa de proiect (asistent manager, contabil/economist, tehnoredactor, sofer etc.) se va face prin notificare, care necesita aprobarea AuI. Alaturi de Notificare adresata AuI in 3 exemplare originale, beneficiarul va atasa documentele justificative corespunzatoare. Ex: documente justificative schimbare lector: cerere demisie, decizia de aprobare a demisiei, CV persoanei care este inlocuita, CV persoanei propuse, fisa de post a persoanei propuse.
De asemenea, introducerea unor persoane noi in echipa de implementare sau in echipa tehnica (persoane ale caror CV-uri nu au fost atasate initial la cererea de finantare) se va face prin instiintarea AuI prin notificare.
Orice notificare trebuie inaintata AuI cu cel putin 5 zile inainte ca modificarea propusa sa-si produca efectele.
|
Politica de confidentialitate |
 .com |
Copyright ©
2024 - Toate drepturile rezervate. Toate documentele au caracter informativ cu scop educational. |
Personaje din literatura |
| Baltagul – caracterizarea personajelor |
| Caracterizare Alexandru Lapusneanul |
| Caracterizarea lui Gavilescu |
| Caracterizarea personajelor negative din basmul |
Tehnica si mecanica |
| Cuplaje - definitii. notatii. exemple. repere istorice. |
| Actionare macara |
| Reprezentarea si cotarea filetelor |
Geografie |
| Turismul pe terra |
| Vulcanii Și mediul |
| Padurile pe terra si industrializarea lemnului |
| Termeni si conditii |
| Contact |
| Creeaza si tu |
