LA INFORMATICA - Baza de date relationala aplicata intr-o biblioteca scolara

 

Tema:

Baza de date relationala aplicata intr-o biblioteca scolara.

1.JUSTIFICAREA TEMEI

Microsoft Access 2000 este un instrument puternic pentru dezvoltarea aplicatiilor si bazelor de date. Cu ajutorul acestuia se pot crea nu numai baze de date ci si aplicatii complexe.

BiblioSoft este, asa cum sugereaza si numele, o aplicatie proiectata pentru gestionarea cartilor imprumutate dintr-o biblioteca scolara.

Dezvoltarea continua a performantelor infrastructurii informatice ofera utilizatorilor posibilitati de utilizare rapida si creativa a resurselor documentare.

Prin  intermediul retelei  INTERNET, BiblioSoft se va integra in dinamica  circuitului  mondial al informatiei. Conectarea la baze de date nationale si internationale de nivel academic va asigura  astfel sincronizarea la tendintele contemporane ale cunoasterii, oferind utilizatorilor un potential remarcabil pentru studiu si cercetare.
Extinderea  infrastructurii in tot mai multe biblioteci din cadrul sistemului de invatamant configureaza  treptat un sistem complex de utilizare a resurselor documentare in intregul  ansamblu.

2.INTRODUCERE

Problema proiectarii unei structuri eficiente pentru datele necesare uneiprobleme este cheia intregii aplicatii.in general, in aplicatiile de gestiune problema cea mai mare un o reprezinta implementarea aplicatiei de exploatare a bazei de date cat proiecatarea unei structuri care sa permita acceseul cat mai rapad la date si care sa sufere cat mai putine anomalii.

Definirea structurilor de date necesare intr. o aplicatie este o activitate complexa care conditioneaza in mare masura necesarul de memorie, precum si viteza de prelucrare si uneori chiar efortul de proiectare si implementare.Pentru realizare ei trebuie sa se tine seama de o serie de factori cum ar fi: volumul datelor; operatiile de prelucrare, mai ales cele de actualizare; durata de viata, utilizarea eficiente a spatiului de memorare etc.

Baza de date poate fi definita ca un ansamblu de date interconectate, impregna cu descrierea lor, care raspunde calitatilor de centralizare, coordonare, integrare si difuzie a informatiilor si care asigura satisfacerla tuturor necesitatilor de prelucrare ale tuturor utilizatorilor dintr-un sistem.

Sistemul de gestiune al bazei de date(SGBD) este un pachet de programe ce permite utilizatorilor sa interactioneze cu o baza de date asigurand acesteia urmatoarele caracteristici:

independenta datelor fata de programul care le gestionzaza .

nivel redus de redundatnta. Din considerente de optimizare a timpului de raspuns se acepta un anumit gard de redundante.

securitatea datelor (protectia la accesul neautorizat in vederea exagerarii sau distrugerii unor date cu carácter con fidential).

integritatea date lor (protectia la defectiuni hard sau soft)

transparenta; facilitati de utilizare a datelor fara ca uilizatorii sa cunoasca ba de date in intreaga complexitate.

limbaje de descriere si manipulare a datelor de nivel foarte inalt.

Existenta unor limbaje performante de regasire a datelor care permit exprimarea sub forma unor conversatii a unor criterio cat mai complexe de selctare a informatiei si indicarii unor reguli cat mai generale de editare a informatiilor solicitate.

facilitati multiutilizator; datele pot fi accesate si chiar gestionate din diferite noduri ale retelei de calculatoare de diferiti uilizatori.

accesibilitate; gestiunea datelor organizate in baze de date a fost preocuparea multor sepcialisti de sofá, ajungandu-se la oferirea unor

pachete de gestiune care permit gestiunea unor date foarte cimplexe in

conditia de eficiente maxima.

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un mecanism al carui principiu fundamental consta, la modul cel mai general, in asazisa abstractizare a datelor stocate pe suport. Exista trei nivele de abstractizare, corespunzand celor trei modele ale datelor: fizic, conceptual si logic.

Modelul fizic (sau intern) priveste datele asa cum sunt ele stocate pe suport si reprezinta nivelul zero al abstractizarii;

Modelul conceptual priveste datele prin semnificatia lor reala;

Modelul logic (sau extern) priveste datele prin prisma utilizatorului final.

Proiectarea aplicatiilor de baze de date implica din aceasta perspectiva doua etape initiale extrem de importante: proiectarea logica si respectiv implementarea fizica a modelului de date, iar aceste etape se vor urmari si in acest proiect.

Microsoft Access este un SGBDR ce pune la dipozitie utilizatorilor aplicatii complexe care sa ajute la crearea si manipularea bazelor de date si la obtinerea rapoartelor pe baza acestor date

Microsoft Access este o aplicatie Windows si de aceea interfata sa verifica toate aspectele unei interfete clasice Windows : lucreaza cu ferstre, in mod grafic, multitasking, intr-o maniera condusa de evenimente.

Baza de date Access contine mai multe categorii de obiecte : tabele, interogari, rapoarte, formulare, macro-uri si module(coduri-program).

• Tabele(tables)

O baza de date Access are ca model conceptual modelul reltional.

Putem astfel regasi toate caracteristicile de baza : o tabela este o colectie de date legate intre ele, memorate sub forma de inregistrari cmpuse din unul sau mai multe campuri. Ca regula generala, un utilizator oarecare are acces la tabela de date prin intermediul unor formulare ,interogari, si/sau rapoarte. Desigur, pentru proiectantul bazei de date Access ofera posibilitati de acces direct la structura si continut

• Interogarile(queries)

Sub numele de interogari sunt definite acele cereri de informatii al

utilizatorilor care necesita anumite prelucrari ale datelor memorate in tabelele bazei de date : sortari, totalizari, filtrari etc. prin intermediul lor putem combina mai multe tabele in vederea obtinerii rapoartelor sau chiar putem actualiza datele din acestea, in mod simultan, prin formulare atasate interogarilor.

• Formulare(forms)

Formularul este numit si video-format sau macheta de vizualizare, introducere, etc. apare ca o fereastra Windows cu obiecte diferite (textbox, label, combo etc) legate sau nu de datele continute in tabelele bazei de date. Un formular poate fi folosit chiar ca panou de prezentare a aplicatiei sau ca panou de comanda care ii conduce pe utilizatori la formularul sau raportul dorit.

• Rapoarte(reports)

Rapoartele sunt modalitati de prezentare a infomatiilor sintetice sau detaliate despre o anumita activitate. Apar sub forma de tabele, etichete saudiagrame

• Pagini Web(pages)

Paginile web sunt fisiere HTML stocate independent de containerul bazei- fisierul.mdb- dar care permit afisarea si introducerea de date prin internet. De precizat ca obiectele pages sunt introduse in Access 2000 si utilizatorii trebuie sa foloseas Internet Explorer 5(Data Access Pages nu functioneaza in cu versiuni mai vechi)

• Macro-uri(macros)

Macro-instructiunile sunt extensii ale limbajului Visual Basic si permit automatizarea actiunilor asupra unor obiecte ale bazei de date. De ex un macro poate deschide/inchide un formular poate trimite date pe internet sau doar afisa mesaje adecvate.

• Module program(modules)

Module program contin codul sursa al unor functii si proceduri scrise in limbajul VBA

3.DETALII DE PROGRAMARE

O aplicatie Access este o colectie de obiecte care coopereaza pentru indeplinirea unei sarcini comune.

Punctul de plecare pentru realizarea unei aplicatii o reprezinte intelegerea clara a ceea ce asteapta utilizatorii de la aceasta aplicatie.

Primul pas in faza de conceptie este aceea de analiza a cerintelor. Programul trebuie sa stocheze date despre:

cartile aflate in inventarul bibliotecii,

lista cartilor imprumutate catre elevi,

evidenta cititorilor pe sali de lectura,

evidenta abonatilor care nu restituit la timp cartile.

Componenta cheie a sistemului o reprezinta stabilirea entitatilor de date: Denumirea cartii / Nr inventar, Numele si prenumele abonatului etc., precum si a caracteristicilor (atrbutelor) acestora: Autorul, Editura, Numele si prenumele abonatului etc.

Dupa ce au fost determinate entitatile de date si atributele acestora, se organizeaza entitatile de date in tabele si se creaza cammpuri corespunzatoare atributelo. Fiecare tabel va contine un camp de identificare (ID) folosit drept cheie primara.

Primul tabel - CARTI - cuprinde cartile aflate in inventarul bibliotecii, Astfel, acesta contine urmatoarele campuri:

DENUMIREA CARTII / NR INVENTAR, camp de tip text, indexat, fara valori duplicat;

AUTORUL, camp de tip text;

EDITURA, camp de tip text;

EDITIA, camp de tip text;

DATA ACHIZITIEI, camp de tip date/time, pentru acest camp se foloseste masca « 99/99/99.

Al III - lea tabel - DATE PRIMARE -  cuprinde fisele abonatilor. Astfel, acesta contine urmatoarele campuri:

NR CRT, camp de tip autonumber, neindexat;

DATA, camp de tip date/time, pentru acest camp se foloseste masca « 99/99/99;

NUMELE, camp de tip text;

PRENUMELE, camp de tip text;

CODUL NUMERIC PERSONAL, camp de tip number, numar de zecimale = 0, atributul "Validation rule" fiind "<=9999999999999", acesta insemnand ca acest camp nu poate avea mai mult de 13 caractere;

ADRESA, camp de tip text;

DENUMIREA CARTII / NR INVENTAR, camp de tip text, indexat, fara valori duplicat, pentru acest camp folosindu-se optiunea «Lookup» de tipi Combo Box,

DATA RETURNARII, camp de tip date/time, pentru acest camp se foloseste masca « 99/99/99;

INTARZIERE, camp de tip :"Yes/No", in care se marcheaza daca abonatul inregistreaza o intarziere peste 30 zile.

Al III - lea table « PERMISE" asociaza fiecarui abonat cate un

numar de permis, folosit ulterior la printarea a doua tipuri de rapoarte: permis pentru unul sau mai multi cititori.

Al IV - lea tabel "SALI DE LECTURA" isi gaseste utilitatea in emiterea de rapoarte avand drept criterii de selectie "Sala de lectura » cu valori posibile « 1 » si « 2 », selectate dintr-un combo box cu valori predefinite si perioada de lecturare.

Urmatoarea etapa in realizarea aplicatiei BiblioSoft este aceea de creare a relatiilor intre tabele. Astfel, intre acestea se creaza o legatura pentru ca utilizatorii sa poata vedea atributele cartiloe aflate in inventarul bibliotecii. Relatia dintre tabele este una de tipul "unul la mai multi". Aceaste se realizeaza folosind optiunea « Relationship » din meniul « Tools », prin tragerea campului din tabelul primar in campul corespondent din tabelul asociat, in cazul nostru campul "DENUMIREA CARTII / NR INVENTAR".

Alte relatii intre tabele se stabilesc intre:« PERMISE » SI « DATE PRIMARE », relatia stabilita fiind una de tip « unul la mai multi »;

« SALI DE LECTURA » SI « DATE PRIMARE », relatia stabilita fiind una de tip « unul la mai multi »;

Scopul pentru care se creaza si foloseste o baza de date consta in extragerea rapida a datelor . Interogarea (query) este o definitie a datelor pe care vreti sa le regasiti: ce campuri, din care tabele, corespunzator caror criterii, in ce ordine de sortare.

Interogarile pot afisa simultan date din mai multe tabele.In cazul in care doua tabele sunt implicate intr-o relatie de unul la mai multi, interogare are in mod normal cate un rand pentru fiecare inregistrare din patrea « mai multi », iar valorile din partea « unul » a relatiei sunt repetate pentru fiecare rand.

Fereastra Query are trei moduri de afisare: modul Design, in care se creeaza definitia interogarii, modul Datasheet, in care se pot pot vedea rezultatele interogarii si modul SQL pentru un nivel mai profund.

Pentru creearea unei interogari noi se selecteaza eticheta Queries in fereastra Database si se execua click pe New.

Optiunea Query deschide o fereastra Query Design precum si fereastra Sshow Tables. Se executa dublu-clic pe tabelele CARTI si DATE PRIMARE.

In continuare campurile implicate in interogare sunt adaugate grilei de iesire printr-un dublu-clic pe campurile vizate din oricare dintre cele doua tabele. Tinand cont de faptul ca in tabelul DATE PRIMARE EXISTA doua campuri distincte NUMELE si PRENUMELE si avand in vedere ca dorim emiterea unui raport sortata dupa acest criteriu la realizarea interogarii, am introdus un camp nou format din campurile de mai sus, folosind functia « & », expresia fiind urmatoarea:

[DATE PRIMARE]![NUMELE] & ' ' & [DATE PRIMARE]![PRENUMELE]

O alta interogare folosita este Query2, care are criteriul « [Forms]![PERMISE]![NR PERMIS] », aplicat campului « NR PERMIS » din tabelul « PERMISE », din formularul « PERMISE ».

Interogarea QUERY3 este creata in scopul emiterii raportului de premise eliberate pentru toti abonatii.

Interogarea QUERY4 foloseste urmatoarele criterii de selectie:

>=[Forms]![SALI DE LECTURA]![Combo19] And <=[Forms]![SALI DE LECTURA]![Combo21], valori introduse in cadrul formularului « SALI DE LECTURA »;

Between [Forms]![SALI DE LECTURA]![Text45] And [Forms]![SALI DE LECTURA]![Text47], valori introduse in cadrul formularului « SALI DE LECTURA ».

Interogarea QUERY5 realizeaza selectia inregistrarilor din cadrul

coloanei "ZILE IMPRUMUT" care au valoarea > 30, respective afiseaza abonatii care au depasit termenul de 30 zile de la data imprumutului.

Pentru realizarea rapoartelor metode pentru tipuri de sectiuni si controale: Toolbox, Field List si Properties.

Un tip de raport utilizat in aceasta lucrare, obtinut prin metoda Wizard, prezinta istoricul cartilor imprumutate catre abonati, primul criteriu de sortare fiind campul NR CRT, iar cel de al doilea data eliberarii cartilor, pe baza ascestui ultim criteriu facandu-se si gruparea..

Raportul RAPORT este proiectat intr-o configuratie tabelar in modul Continuous Form. Pe langa sectiunea Details acest raport contine sectiunile antet si subsol de raport.

Campurile utilizate la emiterea acestui raport sunt exact campurile continute de interogarea QUERY1.

Emiterea raportului este realizata de o macrocomanda Macro3. O comanda macro este o secventa de actiuni programata sa desfasoare o comanda.Actiunile se selecteaza dintr-o lista derulanta de unde se seteaza si detaliile asupra obiectelor implicate de operatia respectiva.

Comenzile macro permit realizarea sarcinilor repetitive mai usor si mai repede. Prin asocierea unei comenzi macro cu un buton, unei apasari de tasta sau unui element de meniu se poata imbunatati interfata aplicatiei. O comanda macro poate fi de asemenea asociata unui eveniment, de exemplu emiterea unui raport.

Pentru realizarea comenzii Macro3 s-a selectat sectiunea Macro din fereastra Database si apoi executand clic pe New.

Actiunie selectate au fost:

Minimeze, minimizarea formularului curent « INTROCUCERE DATE »

OpenReport, cu argumentele de deschidere in modul Print Preview a raportului Raoprt.

Pe langa aceasta comanda macro, in cadrul aplicatiei BiblioSoft au mai fost create si urmatoarele comenzi:

Autoexec, aceasta comanda se executa odata cu deschiderea aplicatiei, cu actiunea de a deschide Formularul INTRODUCERE DATE;

Macro1, se executa la evenimentul « OnClick » executat din formularul « LISTA CARTI », butonul « INCHID », actiunile executate fiind salvarea datelor din tabelul « CARTI », inchiderea formularului "LISTA CARTI", deschiderea formularului « INTRODUCERE DATE »;

Macro2, se executa la evenimentul « OnClick » executat din formularul « INTRODUCERE DATE », butonul « INTRODUCERE CARTE NOUA », actiunile executate fiind minimizarea formularului « INTRODUCERE DATE » si deschiderea formularului « LISTA CARTI »;

Formularele sunt ferestrele primare folosite pentru introducerea si afisarea datelor in ACCESS 2000. Un formular poate fi afisat in trei moduri diferite:

Modul Design care este utilizat pentru a schimba prezentarea si proprietatile unui formular, sau pentru a modifica controalele dintr-un formular.

Modul Datasheet este similar, cel putin in aparenta, cu afisarea directa a tabelului sau a interogarii;

Modul Form reprezinta modul de afisare normal al unui formular in curs de utilizare.

In vederea culegerii datelor referitoare la fisele de abonati (data imprumutarii cartii, numele celui care a imprumutat cartea, adreea, denumirea cartii etc. s-a creat formularul "INTRODUCERE DATE".Pentru crearea formularului s-a procedat in felul urmator s-a ales eticheta Form din fereastra Database, s-a executat clic pa New, folosindu-se optiunea Form Wizard, formularul folosit avand asezarea in pagina Columnar (asezare in coloana);

Pentru a adauga controale se executa clic pe pictograma ToolBox de pe bara de instrumente. In acest formular am introdus urmatoarele butoane:

butonul "INTRODUC CARTE NOUA" - la evenimentul « OnClick » actioneaza comanda de tip macro Macro2;

butonul "RAPORT" « OnClick » - la evenimentul « OnClick » actioneaza comanda de tip macro Macro3

butonul "LISTA CARTI" este un formular cu ajutorul caruia se introduc cartile intrate in gestiunea bibliotecii. Campurile afisate in acest formular sunt cele din tabelul « CARTI ».

Acest formular executa mai multe comenzi prin intermediul urmatoarelor butoane:

butonul "ADAUG CARTE" - la evenimentul « OnClick » pregateste acest formular in vederea adaugarii unei noi inregistrari in tabelul « CARTI »;

butonul "SALVEZ" - la evenimentul « OnClick » salveaza noua inregistrare anterior introdusa;

butonul « CAUT » - la evenimentul « OnClick » incepe procedura de cautare in oricare din campurile din tabelul « CARTI »;

butonul « INCHID » - la evenimentul « OnClick » actioneaza comanda de tip macro Macro1;

butonul « PERMISE » afiseaza pe ecran formularul « PERMISE » care permite afisarea la ecran a doua rapoarte : permise pentru inregistrarea curenta si permise pentru toti abonatii, dupa caz;

butonul « SALI DE LECTURA » afiseaza pe ecran formularul « SALI DE LECTURA » care permite afisarea la ecran a raportului de afisare a utilizarii salilor de lectura in functie de criteriile de selectie afisate in formular;

butonul « ABONATI INTARZIATI » permite afisarea raportului in modul DesignView a raportului « ABONATI INTARZIATI ».

Fisierul rezultat are extensia mbd. Acest fisier se poate transforma

intr-un fisier cu extensia mde.

4.listarea programului

CAPTURI DE ECRAN, MODELE DE RAPOARTE

A. Tabelul « CARTI »

B. TABELUL "DATE PRIMARE"

C. INTEROGAREA "QUERY1", LEGATURA INTRE TABELE DE TIPUL "UNUL LA MAI MULTI"

D. RAPORTUL « RAPORT1 »

E. COMANDA DE MACRO « MACRO1 »

F. COMANDA DE MACRO « MACRO2 »

G. COMANDA DE MACRO « MACRO3 »

H. FORMULARUL "INTRODUCERE DATE", PREZENTAT IN DESIGN VIEW, FEREASTRA DE PROPRIETATI A BUTONULEI CU ETICHETA "RAPORT";

I. FORMULARUL "INTRODUCERE DATE", PREZENTAT IN PREVIEW - MODUL DE CULEGERE A DATELOR;

J. FORMULARUL "INTRODUCERE CARTI", PREZENTAT IN PREVIEW - MODUL DE CULEGERE A DATELOR;

K. FORMULARUL  "SALI DE LECTURA », PREZENTAT IN PREVIEW - MODUL DE CULEGERE A DATELOR;

L. FORMULARUL  « PERMISE », PREZENTAT IN PREVIEW - MODUL DE CULEGERE A DATELOR;

M. DATA ACCESS PAGE PREZENTAT IN MODUL PREVIEW - MODUL DE VIZUALIZARE A DATELOR ON LINE;

N. RAPORTUL « ABONATI INTARZIATI »

CONCLUZIE

Acest proiect este foarte util in orice biblioteca scolara.Baza de date creata permite accesarea cu usurinta a tuturor datelor referitoare la cartile din biblioteca.

6.BIBLIOGRAFIE

Access 2000 implementarea bazelor de date, Kovacs Sandor

Lucrarea prezinta elementele de baza ale implementarii bazelor de date cu Microsoft Access 2000, cel mai popular si mai modern program de gestiune a bazelor de date relationale care ruleaza sub sistemul de operare Windows (95, NT, 98, 2000, ME, XP): interfata aplicatiei, crearea si gestiunea bazelor de date, tabele, tipuri de relatii, interogari, formulare, rapoarte, pagini de acces la date, limbajul SQL.

Baze de date - Microsoft Access 2000, Pavel Nastase Florin Mihai

Volumul se adreseaza atat   utilizatorilor si programatorilor incepatori, cat si celor care au deja o baza de cunostinte, dar doresc sa si le imbogateasca sau actualizeze. Abordarea pas cu pas a caracteristicilor Access 2000 insotita de explicarea exhaustiva a conceptelor asociate bazelor de date, prezentarea notiunilor de programare proprii limbajelor VBA si SQL confera lucrarii dubla calitate de curs practic si manual complet.

III. Informatica, tehnologii asistate de calculator-varianta Access(manual clasa a XII-a) : Autori :-MARIANA PANTIRU, IONUT PANTIRU, IRINA-IOANA PANTIRU.