Notiunea de sistem informational

Notiunea de sistem informational

Pasul 1. Sistem de conducere, sistem operant

Pentru a ințelege rolul unui sistem informațional in cadrul unui sistem trebuie menționate urmatoarele aspecte referitoare la un sistem:

t     orice sistem poate fi controlat prin intermediul unui alt sistem, denumit sistem de conducere / comanda sau de pilotaj. Sistemul de conducere are la baza anumite obiective determinate de specificul domeniului analizat, cadrul legislativ in materie si cerintele strategice ale domeniului.

t     la randul sau, acest sistem de conducere intra in legatura cu un sistem operant ce asigura transformarea unor fluxuri de intrare in fluxuri de iesire.

Rezulta ca sunt fixate obiective clare si directe pentru procesul de management, ce trebuie indeplinite prin interactiunea dintre sistemul de conducere si cel operant.

Intre sistemul de conducere si cel operant intervine un sistem informational (un sistem de interfața intre sistemul de conducere și cel operant). Potrivit teoriei sistemelor orice organism contine aceste trei subsisteme: de conducere, informational si operant. Fiecare dintre aceste subsisteme au un rol bine definit, si anume:

t     sistemul operant (condus) este acela pe care se bazeaza activitatea organismului analizat, si care are rolul de a transforma fluxurile primare si / sau informationale in fluxuri secundare sau de prelucrare;

t     sistemul de conducere (de pilotaj) asigura declansarea activitatii decizionale aplicata intregului organism analizat. Acest subsistem permite monitorizarea, reglarea, coordonarea si controlul activitatii respectivului organism in mediul sau specific. El decide asupra organizarii, evolutiei si interconexiunilor cu subsistemul operant si informational. In acest context, sistemul de conducere este implicat fundamental in asigurarea eficientei activitatii organismului;

t     subsistemul informational indeplineste rolul de prelucrare manuala / automata a informatiilor transmise de catre sistemul operant, in raport cu cerintele cadrului legislativ si cu particularitatile organizarii si functionarii domeniului analizat, in scopul furnizarii datelor necesare controlului activitatii globale asigurate de catre sistemul de conducere. Practic, subsistemul informational asigura, in general, stocarea, prelucrarea si difuzarea datelor necesare subsistemelor de interfata: de conducere si operant. Putem spune ca subsistemul informational are urmatoarele functii:

cunoasterea si specificul prelucrarilor realizate la nivelul subsistemului operant;

furnizarea de date pertinente, exacte si operative subsistemului de conducere;

implementarea functiilor esentiale relative la informatiile cu specific caracteristic domeniului analizat:

generarea de informatii;

memorarea acestor informatii;

prelucrarea acestor informatii;

comunicarea acestor informatii.

Se observa ca sistemul informational se afla in relatie de subordonare fata de sistemul de conducere al sistemului. Relatia de subordonare este data de faptul ca sistemul informational trebuie sa produca acele informatii care sunt utile procesului de conducere al sistemului. Aceasta se concretizeaza prin cerintele si deciziile emise de acesta fata de sistemul informational.

Pasul 2. Definiția noțiunii de sistem informațional

Tot prin sistem informational mai intelegem si partea dintr-un sistem care raspunde sensului restrans al analizei, adica sistemul privit exclusiv din punct de vedere al culegerii, transmiterii, prelucrarii si stocarii informatiilor. O definitie completa a notiunii de sistem informational a fost data de Buckingham (1987): "Sistem informational este un sistem care asambleaza, memoreaza, prelucreaza si obtine informatii relevante pentru o organizatie (sau pentru o societate) astfel incat informatiile sa fie accesibile si utile celor care doresc sa le utilizeze si anume: manageri, staf, clienti si cetateni. Sistemul informational este un sistem care presupune activitate umana (sociala) care poate implica sau nu prelucrarea pe calculator".

In societatea umana orice activitate este definita de acte normative, care implicit determina si delimiteaza si sistemul informational aferent acestei activitati.

Orice sistem informational trebuie sa asigure organismului caruia ii apartine informatii complete, in cantitati suficiente, corecte si la nivelul de operativitate cerut de nivelele consumatoare. Orice firma are propriul sau sistem informational, care ajuta conducerea firmei, prin informatiile care le furnizeaza, sa ia deciziile optime pentru conducerea acesteia.

Sistemul informational are un scop propriu si anume acela de a deservi activitatea de conducere cu informatii de fundamentare a deciziilor si are si metode proprii de realizare a scopului.

Pasul 3. Componentele unui sistem informațional

In cadrul sistemului informational economic se disting doua subsisteme care se afla in relatii de interdependenta asigurand in acelasi timp si existenta intregului sistem intr-o stare de echilibru (figura 1.5.). Cele doua subsisteme sunt:

t  sistemul conducator al procesului informational;

t  procesul informational al sistemului economic.

In cadrul procesului informational au loc o serie de transformari prin intermediul carora datele despre sistemul condus (real) si informatiile primite din afara sunt transformate in informatii utile procesului de conducere a sistemului economic. Procesul informational poate fi separat pe mai multe etape si anume:

etapa de culegere a informatiilor, care face legatura directa cu sistemul real din care rezulta datele;

o etapa de prelucrare a informatiilor in care datele intra in componenta diferitelor modele, sufera o serie de procese de grupare, selectare, astfel incat se obtin informatii necesare procesului de conducere.

In interiorul si intre aceste etape, informatia circula prin asa numitul proces de transmitere a informatiei.

Figura 1.5. - Relatiile dintre cele doua subsisteme
ale sistemului informational

Sistemul conducator al procesului informational primeste de la procesul informational informatii referitoare la comportamentul acestuia; de asemenea mai primeste de la sistemul conducator al organismului economic, cerinte si decizii privitoare la nevoile de informare ale acestuia. Pe baza acestor cerinte sistemul conducator al procesului informational intocmeste programe prin intermediul carora procesul informational sa poata furniza sistemului conducator al organismului economic informatiile cerute. De asemenea, se pot intocmi programe privitoare la inlaturarea unor informatii considerate inutile, imbunatatirea calitatii informatiei conform constatarilor in procesul utilizarii lor, modificarea termenelor de livrare etc.

Sistemul informational se afla in relatie de subordonare fata de sistemul de conducere al sistemului economic. Relatia de subordonare este data de faptul ca sistemul informational trebuie sa produca acele informatii care sunt utile (cerute) procesului de conducere al sistemului economic. Aceasta se concretizeaza prin cerintele si deciziilor emise de acesta fata de sistemul informational.