Organizarea datelor

Organizarea datelor

1.Metode de organizare a datelor

Data este un model de reprezentare a informatiei, accesibil calculatorului, cu care se poate opera pentru a obtine noi informatii.Data are o valoare, corespunzatoare tipului de data.Datele sunt prelucrate de programe.Ele pot fi clasificate folosind mai multe criterii.

1.1.Tipuri de date

1.Tipul numeric

Este folosit pentru reprezentarea informatiei numerice(valorile numerice reale).Pentru construirea lui se pot folosi numai cifrele de la 0 la 9, virgula, punctul, %, E, e.

Litera E se foloseste pentru notatia stiintifica a numarului ( de exemplu, 120.000=12x10⁴=1.2x10⁵ se poate reprezenta prin 12E4 sau 1.2E5).Prelucrarile care se pot face cu acest tip de data sunt calcule9prelucrarile aritmetice) si comparatiile.

Tipul de sir de caractere(text)

Este folosit pentru reprezentarea informatiei alfanumerice( a textelor - siruri de caractere in care se pot gasi cifre,litere si semne speciale).Prelucrarile care se pot face cu acest tip de date sunt : concatenarea sirurilor de caractere(adaugarea unui sir de caractere la alt sir de caractere) si comparatiile.

3.Tipul logic

Este folosit pentru reprezentarea datelor care nu pot lua decat doua valori : adevarat(true) sau fals(false).Domeniul de valori al acestui tip de data il reprezinta multimea celor doua constante logice.Prelucrarile care se pot face cu acest tip de data sunt prelucrarile logice.

4.Tipul de data calendaristica si timp

Este folosit pentru a urmari evolutia in timp a colectiilor de date.Se recomanda pentru memorarea datei de nastere, a datei angajarii etc.

5.Tipul imagine

Este folosit pentru a memora imaginile.

Observatii

1.Fiecare produs software care prelucreaza date are implementate diferite tipuri de date si fiecare tip de data are caracteristici proprii de implementare

Pentru a asigura o mai mare flexibilitate in manipularea si stocarea datelor sunt implementate subtipuri de date.Subtipurile de date difera intre ele prin modul de memorare a datelor si prin domeniul de valori.

A.Tipuri de date implementate in aplicatia Excel

Continutul unei celule este o data.Nu trebuie sa se expliciteze tipul datei, deoarece programul de calcul tabelar ii atribuie automat tipul, in functie de valoare.

B.Tipuri de date implementate in aplicatia Access

Continutul unui camp este o data si pentru fiecare camp trebuie sa se expliciteze tipul datei.

1.2 Tipuri de structuri de date

1.1.Fisierul

Fisierul este un model de organizare a datelor pentru a fi memorate pe un suport extern de informatie.Ele se clasifica in fisiere text si fisiere binare.

Fisierul text contine numai caractere.Continutul lui poate fi vizualizat cu ajutorul unui editor de texte(de ex cu aplicatia Notepad).

Fisierele binare sunt acele fisiere a caror continut nu apoate fi vizualizat cu ajutorul unui editor de texte.Fisierele executabile sunt fisiere binare.Fisierele create cu aplicatiile dn setul Microsoft Office sunt si ele fisiere binare.Ele nu pot fi vizualizate decat cu aplicatia care le-a creat, inclusiv fisierele document create cu aplicatia Word.

Fisierele document, chiar daca se folosesc pentru a memora texte (caractere), mai contin pe langa acestea si alte informatii : coduri pentru formatarea documentului si diverse alte obiecte(imagini, tabele, grafice, etc).

1.Foaia de calcul

Foaia de calcul este metoda de organizare a datelor sub forma de tabel.Ea este impartita in coloane si randuri.Intersectia unui rand cu o coloana se numeste celula.Celula pastreaza o singura entitate de informatie.Aplicatia software cu care creaza si se prelucreaza o foaie de calcul se numeste program de calcul tabelar( de exemplu Excel).

Numarul maxim de randuri depinde de aplicatia de calcul tabelar folosita( de ex, in Excel 2000 numarul maxim de randuri este 65.536). Randurile se identifica printr-un numar unic.Numerotarea randurilor incepe cu 1.Numarul maxim de coloane este 256.

Coloanele se identifica printr-o litera sau o combinatie de litere.Ele sunt ordonate alfabetic astfel : prima coloana se numeste A, a doua coloana se numeste B si se continua cu literele alfabetului, dupa care se continua cu combinatii de doua litere (AA,AB,AC), pana la ultima coloana, care va avea numele IV.Pe randul se sus a foii de calcul sunt afisate litere pentru antetul coloanelor, iar in partea stanga a foii de calcul sunt afisate numere pentru antetul randurilor. Pozitia unei celule in cadrul foii de calcul se identifica prin adresa celulei care este data de numele coloanei si numarul randului.

O foaie de calcul poate contine mai multe structuri de date, impreuna cu rezultatele prelucrarii lor.

Date de iesire(rezultate) Se obtin in urma aplicarii unor formule de calcul si functii asupra datelor de intrare - si sunt afisate in celulele foii de calcul.

Registrul de lucru contine mai multe foi de calcul.

De obicei, o foaie de calcul care contine o singura structura de date este formata din :

- titlul tabelului.Este un text care defineste continutul structurii de date

- antetul tabelului.Este un rand suplimentar, situat deasupra randurilor cu date.In fiecare celula a acestui rand se scrie semnificatia datelor de pe coloana.

- coloana numerotata.Contine numerele de ordine ale randurilor din tabel.Se poate construi cu ajutorul unei serii liniare care are prima valoare 1.

- datele introduse.Sunt valorile care se introduc de la tastatura sau se copiaza dintr-o alta foaie de calcul sau chiar din alte celuleale aceleiasi foi de calcul

- informatii suplimentare.Se pot adauga dupa tabelul cu date

Antetul tabelului
	Coloana numerotata   Date introduse	Date calculate
	Total
Informatii suplimentare

Dupa ce s-a stabilit care va fi structura foii de calcul (titlul, numarul de randuri si de coloane ale tabelului, continutul celulelor - celulele pentru datele de intrare, celulele pentru datele de iesire care se calculeaza cu ajutorul unei formule de calcul si celulele care vor fi completate automat cu date folosind serii de date) se construieste foaia de calcul astfel :

1.Se creaza titlul foii de calcul

Se creaza antetul foii de calcul

3.Daca este cazul se redimensioneaza coloanele astfel incat continutul celulelor sa incapa in coloana

4.Se introduc datele in celule

5.Se completeaza cu serii de date continutul unor celule

6.Se introduc formulele in celule pentru a obtine datele de iesire

7.Daca este cazul se modifica continutul unei celule

Pentru prelucrarea datelor din foaia de calcul aplicatia Excel pune la dispozitia utilizatorului urmatoarele instrumente :

localizarea datelor folosind operatii de filtrare sau criteriu de comparare

crearea formularelor pentru introducerea datelor

sortarea datelor din structura de date pe baza unui criteriu definit

realizarea de calcule statistice si subtotaluri cu valorile din structura de date

1.3.Tabelul

Tabelul permite gruparea unor date inrudite si este format din linii si coloane.

Liniile tabelului se numesc inregistrari(records), iar coloanele se numesc campuri(fields).Fiecare camp se identifica printr-un nume.Continutul unui camp este o data elementara.Datele se introduc simplu, de la tastatura.Pentru fiecare camp sunt deschise datele care vor fi memorate in el.Descrierea se face prin tipul datelor, dimensiunea lor si alte proprietati.Aplicatia software cu care se creaza si se prelucreaza un tabel se numeste sistem de gestiune a bazelor de date.(de exemplu, Access).

Pentru a putea identifica unic o inregistrare de date, se definesc in tabele chei de identificare.Cheia de identificare este formata din numarul minim de campuri, alese astfel incat ansamblul lor de valori sa fie unic in cadrul unui tabel, pentru a permite identificarea inregistrarilor din tabel.Este posibil ca, intr-un tabel, sa poata fi evidentiate mai multe grupuri de campuri care sa permita identificarea in mod unic a inregistrarilor tabelului, deci pot di definite mai multe cai de inregistrare.De exemplu, in tabelul Materiale pot fi folosite doua cai de indentificare : id_mat si den_mat.Cheile de identificare se mai numesc si chei de indexare.

In sistemul de gestiune a bazelor de date Access exista urmatoarele subtipuri de date care pot fi folosite pentru campurile din tabele :

SUBTIPURILE NUMERICE

Unele subtipuri au lungime fixa, altele permit modificarea lungimii de catre utilizator.In functie de scopul pentru care au fost implementate, aceste subtipuri se grupeaza in :

La randul sau, tipul Number foloseste mai multe subtipuri de reprezentari, controlate prin dimensiunea campului(field size), fiecare dintre ele avand un domeniu implicit de definitie.

Subtipuri speciale

Pentru prelucrarea datelor din tabel, aplicatia Access pune la dispozitia utilizatorului urmartoarele instrumente :

-localizarea datelor folosind operatii de filtrare si interogarile

-crearea formularelor pentru introducerea datelor si pentru realizarea de calcule

-sortarea datelor din tabel pe baza unui criteriu definit

-realizarea de calcule si subtotaluri cu valorile din tabel cu ajutorul rapoartelor

1.4.Baza de date

Baza de date este formata dintr-unul sau mai multe tabele intre care se pot stabili legaturi numite relatii.Tabelele pot fi privite ca niste containere in care se stocheaza oi anumita categorie de informatii.Separarea datelor pe categorii usureaza operatiile de :

-vizualizare si actualizare a datelor din tabele cu ajutorul formularelor

-cautarea si regasirea informatiei necesare cu ajutorul interogarilor

-analizarea si tiparirea datelor cu ajutorul rapoartelor

Pentru gestionarea datelor din baza de date, trebuie sa folositi un software numit Sistem de gestiune a Bazelor de date(SGBD).

Cheia primara(primary key) este aleasa din multimea cheilor de identificare, pe baza anumitor criterii, si este folosita pentru a face legatura intre inregistrarile mai multor tabele ale bazei de date.Cheia primara va fi folosita de sistemul de gestiune a bazelor de date pentru a identifica unic inregistrarile - in procesul de cautare si regasire a datelor.

Cheia secundara este formata dintr-unul sau mai multe campuri dintr-un tabel, care sunt folosite ca o cheie primara in alt tabel, valorile campurilor din cheie fiind identice in ambele tabele.

Relatia(relationship) este o legatura dintre un camp dintr-un tabel - cheia primara - si campurile corepsunzatoare dintr-un alt tabel - cheia secundara.Legatura dintre tabelele bazei de date se realizeaza prin mecanismulde propagarea a cheilor.

1.5.Lista

Lista este o colectie de randuri dintr-o foaie de calcul care contine date elementare legater intre ele si care este tratata ca un tabel dintr-o baza de date si un set de date dintr-o foaie de calcul.

• Coloanele din lista sunt considerate campurile tabelului sin baza de date
• Etichetele coloanelor din lista sunt considerate numele campurilor din tabelul bazei de date
• Fiecare rand din lista este considerat o inregistrare din tabelul bazei de date

Asupra elementelor listei pot fi folosite operatii calendaristice pentru administrarea si analizarea datelor din bazele de date relationale, cum sunt :

-sortarea inregistrarilor din lista

-filtrarea inregistrarilor din lista

-localizarea inregistrarilor folosind operatii de filtrare sau un criteriu de cautare

-calcule statistice si subtotaluri cu valorile campurilor din lista

-folosirea unor formulare pentru macheta datelor de intrare

Pentru ca Excel sa trateze lista ca pe un tabel dintr-o baza de date relationala si nu ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul, trebuie respectate urmatoarele reguli :

1.Nu se construieste intr-o foaie de calcul decat o singura lista, deoarece unele facilitati pentru administrarea listelor nu por folosi la un moment dat decat o lista

Daca in foaia de calcul mai exista si alte date, trebuie sa se lase liber cel putin un rand intre lista si aceste date, pentru ca Excel sa poata detecta si selecta usor lista atunci cand se executa operatii de sortare, filtrare si inserare de formule pentru calcule statistice sau de subtotaluri

3.Nu se insereaza randuri si coloane libere in interiorul listei, deoarece Excel foloseste acest mecanism pentru a delimita lista de restul foii de calcul

4.Etichetele coloanelor se scriu in primul rand al listei, astfel incat Excel sa le poata recunoaste ca nume de campuri pe care sa le foloseasca apoi la operatiile de cautare si organizare a datelor si la crearea rapoartelor

5.Celulele dintr-o coloana trebuie sa contina informatii de acelasi tip, la fel ca si campurile dintr-un table al bazei de date.

6.Se foloseste o formatare diferita pentru etichetele coloanelor (font,dimensiune si stil pentru caractere, bordura si model sau umbra pentru fundal) fata de cea folosita pentru datele din lista

7.Pentru a separa etichetele coloanelor de date, se folosesc borduri pentru celule - si nu randuri libere sau linii punctate

8.Nu se insereaza spatii la inceputul celulei, deoarece ele vor afecta operatia de sortare

9.Nu se pun datele importante la dreapta sau la stanga listei, deoarece este posibil ca ele sa fie ascunse atunci cand este filtrata lista

10.Este bine sa se foloseasca o coloana pentru numerotarea inregistrarilor din lista

11.Se plaseaza campul cel mai folosit din lista in prima coloana.

Excel trateeaza lista ca pe un set de date dintr-o foaie de calcul obisnuita, pana cand se selecteaza una dintre optiunile meniului Data.Prin optiunile acestui meniu el va trata lista ca pe un tabel dintr-o baza de date relationala.

Se poate simula lucrul cu o baza de date folosind produsul de calcul tabelar Excel astfel :

1.Se definesc tabelele sub forma de liste in mai multe foi de calcul din acelasi registru sau din registre diferite

Se stabileste legatura dintre aceste liste, folosind referirea tridimensionala.Prin referirea tridimensionala, datele dintr-o lista aflata intr-o alta foaie de calcul se identifica precedand adresa celulelor cu numele foii de calcul.Separarea celor doua elemente de adresare se face cu semnul !.De ex, Agenda !Nume se refera la coloana Nume din foaia de calcul Agenda.