SISTEME INFORMATIONALE SI SISTEME INFORMATICE IN GESTIUNEA ORGANIZATIILOR

SISTEME INFORMATIONALE si SISTEME INFORMATICE IN GESTIUNEA ORGANIZATIILOR

1. O prima abordare a notiunilor de sistem informational si sistem informatic

In  vederea functionarii normale in orice organizatie sunt derulate urmatoarele activitati:

culegerea datelor privind starea sistemului ce-1 reprezinta intreprinderea si despre mediul sau;

transmiterea datelor la punctele de prelucrare prin canalele informationale;

prelucrarea datelor in vederea obtinerii informatiilor necesare in procesul decizional;

adoptarea deciziilor si transmiterea lor la organele de executie;

asigurarea controlului si urmarirea infaptuirii deciziilor.

Schematic, intr-o viziune sistemica, activitatile enumerate mai sus sunt prezentate in figura urmatoare:

Fig. 1.4. Rolul sistemului informational

In cea mai mare parte activitatile de mai sus sunt asigurate prin sistemul informational care apare ca intermediar intre sistemul operational si sistemul de conducere.

Odata cu sporirea complexitatii activitatilor informationale s-a apelat la mijloace tehnice perfectionate, ultimele si cele mai performante fiind calculatoarele electronice. In acest mod sistemele informationale devin sisteme informatice.

In literatura noastra de specialitate sistemul informational este definit ca reprezentand totalitatea metodelor, procedeelor si mijloacelor utilizate in culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza si transmisia datelor pentru fundamentarea si urmarirea deciziilor la toate nivelurile unei entitati economico-sociale.

Sistemul informatic apare ca o componenta a sistemului informational in care mijloacele tehnice de prelucrare sunt calculatoarele electronice.

2. Categorii de date si informatii vehiculate in sistemele informationale ale organizatiilor

Diversitatea informatiilor, volumul in continua crestere, formele diferite de exprimare si alte considerente practice sunt argumentele care ne conduc la necesitatea clasificarii si studierii detaliate a informatiilor. Cele mai utilizate criterii de clasificare intalnite in literatura de specialitate sunt: forma de exprimare, situarea in timp fata de fenomenele reprezentate, continutul, domeniul de activitate la care se refera.

a. Dupa forma de exprimare a fenomenelor pe care le reflecta sunt:

a.l.  Informatii analogice;

a.2. Informatii numerice (cantitative);

a.3. Informatii nenumerice (calitative).

b. Dupa situarea in timp fata de fenomenele reprezentate se deosebesc:

b.l.  Informatii active (dinamice, operative);

b.2. Informatii pasive;

b.3. Informatii previzionale.

c. Dupa continut pot fi:

c.l.  Informatii elementare;

c.2. Informatii complexe;

c.3. Informatii sintetice.

d. Dupa domeniul de activitate la care se refera distingem:

d.l.  Informatii tehnologice;

d.2. Informatii tehnico-stiintifice;

d.3. Informatii economice.

a.l. Informatia analogica este exprimata prin parametri cu variatie continua din cadrul proceselor tehnologice asa cum sunt ei perceputi de dispozitivele tehnice de masura si control. Ex: presiunea, temperatura, viteza, tensiunea electrica etc.

a.2. Informatia numerica (digitala) exprima aspectul cantitativ al fenomenelor si se prezinta sub forma de cifre, care se obtin prin masurare, numarare, cantarire sau calcul. Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de cifre binare (0,1).

a. 3. Informatia nenumerica (calitativa) este cea mai raspandita si se prezinta printr-o mare varietate de forme: concepte, liste bibliografice, texte, rapoarte etc. In functie de suportul informational utilizat pentru transmiterea acesteia, informatia calitativa poate fi: verbala, scrisa, grafica, imagini, sub forma undelor radio, sub forma codificata inregistrata pe benzi sau discuri magnetice.

b.l. Informatiile active (dinamice, operative) reprezinta procese sau fenomene in curs de desfasurare.

b.2. Informatiile pasive se refera la procese sau fenomene care au avut loc si care s-au terminat. Ele sunt utile pentru conducerea proceselor si fenomenelor care se vor repeta.

b.3. Informatiile previzionale sunt cele cuprinse in planuri si programe si comensureaza procese si fenomene ce se vor desfasura in viitor.

c.l. Informatiile elementare sunt specifice sistemului operational in care se desfasoara nemijlocit activitatile economice si definesc operatii si fenomene indivizibile (datele din documentele primare).

c.2. Informatiile complexe sunt informatiile rezultate din agregarea informatiilor elementare pentru a caracteriza un proces sau un fenomen (nivelul productivitatii muncii, valoarea productiei marfa, costul productiei etc).

c.3. Informatiile sintetice se obtin, de regula, prin aditionarea si prelucrarea informatiilor elementare de acelasi tip (balante de verificare, bilant contabil etc).

d.l. Informatiile tehnologice se utilizeaza pentru conducerea si dirijarea proceselor tehnologice industriale;

d.2. Informatiile tehnico-stiintifice sunt utilizate in domeniul cercetarii stiintifice si al proiectarii tehnologice;

d.3. Informatiile economice sunt instrumente de conducere nemijlocita a proceselor social-economice. Ele devin utile si eficiente numai in cadrul schimbului permanent de cunostinte intre oameni, situati pe diverse trepte ierarhice ale economiei. Informatiile economice prezinta cateva particularitati: volum si diversitate tipologica mare, prelucrari specifice relativ simple si cu mare frecventa (calcule aritmetice, sortari, grupari, comparari etc); timp de valabilitate relativ redus.

Intr-un studiu publicat in 1973 privind sistemele informationale in organizatii, Le Moigne distinge, in functie de originea lor, trei tipuri de informatii:

. Informatii inevitabile. Acestea sunt de natura primara, deoarece sunt generate, 'fatalmente', de catre sistem. Fiind interne, ele ilustreaza modul in care s-au derulat activitatile intreprinderii (ex. datele contabile).

Informatii-modele care sunt de natura externa si se utilizeaza pentru a alimenta unul sau mai multe modele ale organizatiei. Sondajele, datele profesionale, informatiile financiare fac parte din aceste informatii structurate.

. Informatii aleatoare care sunt utilizate de o maniera discretionara, in functie de necesitatile decizionale: 'imprevizibile, efemere, destul de rar voluminoase, aceste informatii isi gasesc locul in cateva 'canale' de tranzit ale bancilor de date ale organizatiei'. Rata dobanzii, informatii privind mediul economic, concurenta etc. fac parte din aceste informatii aleatoare.

3. Necesitatea prelucrarii datelor si informatiilor

Intr-o organizatie exista trei motivatii esentiale pentru prelucrarea datelor in vederea obtinerii informatiilor necesare luarii deciziilor:

a) Informatia apare adesea in alt loc decat cel in care este utilizata (ex.: elementele pentru calculul facturii - denumire produs, cantitate livrata - sunt cunoscute la depozitul de produse finite, iar factura va fi intocmita la serviciul comercial. Factura va fi inregistrata apoi la serviciul contabilitate).

b) Informatia apare adesea in alt moment decat cel al utilizarii. Deci este necesara si pastrarea informatiilor, (ex. pentru calculul salariilor la sfarsitul lunii trebuie retinute zilnic productia obtinuta respectiv numarul de ore lucrate).

c) Informatia apare adesea sub o forma diferita de cea in care este utilizata (ex. indicatorii din bilant analizati de directorul intreprinderii au fost determinati pe baza datelor din balantele de verificare care s-au intocmit pe baza datelor din conturi etc).

Prelucrarea informatiei are ca obiect adaptarea informatiilor elementare pentru a fi direct utilizabile. In sensul larg al termenului, prelucrarea informatiei presupune prelucrarea datelor.

Principalele etape de prelucrare a datelor pot fi prezentate in fig. nr. 1.5.

Operatia de identificare/preluare/codificare realizeaza codificarea datei elementare, retinand-o pe un suport care permite conservarea, transformarea, comunicarea ei. Se obtin astfel o data de baza. (ex. introducerea de la tastatura a unui text privind datele personale ale unui student).

Operatia de identificare se efectueaza in general pentru fiecare eveniment elementar (tranzactie), in momentul si la locul producerii lui.

Fig. 1.5. Etapele de prelucrare a datelor

Operatia de colectare presupune regruparea datelor elementare necesare prelucrarii. Ea se poate realiza in 2 moduri:

in timp real,

decalat in timp.

Prima modalitate raspunde prelucrarii datelor in timp real si este proprie consultarii imediate a unui ansamblu de date prezent permanent in sistemul informatic, cu scopul de a oferi raspunsuri la cererile utilizatorilor (ex.: operatia de rezervare a tichetelor de calatorie la avion, tren; operatia de consultare a fondului de carte dintr-o biblioteca computerizata).

A doua modalitate raspunde prelucrarii datelor la anumite perioade de timp. Setul de date de aceeasi natura este constituit si conservat intr-un fisier.

Operatia de prelucrare propriu-zisa reprezinta practic transformarea fondului de date utile prelucrarii in informatii conform unui algoritm prestabilit.

Operatia de difuzare (comunicare) este subordonata cerintelor utilizatorilor oferind informatii pertinente la locul, momentul si sub forma dorita. Aceasta implica editarea rezultatelor pe un suport adecvat (hartie, ecran etc.) si transmiterea lor. Prin aceasta functie de difuzare se asigura de fapt comunicarea intre membrii intreprinderii precum si intre intreprindere si partenerii externi.

Decidentul, la orice nivel de conducere, pentru a lua decizii fundamentate trebuie sa stie sa utilizeze informatii limitate la domeniul sau de activitate. Gradul de utilizare a informatiei si eficienta sa in diversele activitati umane depinde de indicii de calitate specifica: precizia (cantitatea de informatii corecte in raport cu volumul total de informatii) oportunitatea sau actualitatea (utilitatea informatiei intr-un anumit interval de timp), completitudinea (informatii cat mai complete despre un anumit fenomen).

Pentru intelegerea corecta a notiunii de data elementara, ca punct de pornire in prelucrarea datelor, precum si pentru clarificarea relatiei date -> informatie -> decizie este necesar a insista asupra originii informatiei si a modului de identificare a datelor elementare. Acest lucru este realizat prin intermediul analizei sistemice.

Abordarea sistemica a intreprinderii si analiza rolului sistemelor informationale pun probleme deosebite. De obicei in analiza sistemelor informationale si proiectarea sistemelor informatice se pleaca de la obiectivul satisfacerii nevoilor decizionale pe diferite niveluri. O asemenea conceptie este criticabila iar esecurile sau dificultatile multor sisteme informatice confirma acest lucru.

Aplicarea teoriei sistemelor in management a permis diferentierea in orice organizatie a sistemului informational de sistemele de conducere si sugereaza o rasturnare a perspectivei de proiectare si utilizare a sistemelor informatice.

Organizatia considerata ca sistem are ca obiectiv gestiunea resurselor si face apel implicit la informatii. Pentru a asigura gestiunea resurselor acestea trebuie masurate, evaluate, iar instrumentul aflat la dispozitie este informatia. Ca atare pentru a identifica mai bine originea informatiei este necesar sa identificam si sa clasam mai intai resursele si miscarile lor, reprezentate prin informatie.

Este meritul lui J.W. Forrester, pionier al analizei sistemice, care modeland activitatea economica sub forma unui sistem identifica sase retele interconectate 'deciziile, materialele (fluxuri de bunuri, materii prime, productie neterminata, produse finite), banii, personalul, echipamentele toate interconectate prin informatie' (vezi fig. 1.6.).

Bazandu-ne pe modelul fluxurilor de resurse ce traverseaza organizatia identificarea originii informatiei este usoara.

Orice intrare sau iesire a unui element din cele patru resurse ce traverseaza organizatia face obiectul unei tranzactii. Aceste tranzactii nu sunt in intregime si intotdeauna formalizate. Multe din ele, suficient de importante, au fost analizate si inregistrate. Ratiunea de a inregistra tranzactiile deriva atat din nevoia de a suplini memoria umana cat si din neincrederea istorica ce prezideaza relatiile umane. Orice tranzactie, intrare sau iesire de resurse, trecand de la sistemul organizatie la mediu sau reciproc genereaza o entitate autonoma ce se numeste informatie care are ca obiect reprezentarea codificata si transferabila in timp si spatiu a acestei tranzactii.

Fig. nr. 1.6. Flux de informatii primare bazat pe fluxul resurselor

4. Aspecte privind utilizarea informatiei in organizatii

Informatia este indispensabila functionarii oricarei organizatii pentru a permite atingerea urmatoarelor trei tipuri de obiective:

. satisfacerea unor obligatii legale: orice intreprindere trebuie sa-si organizeze contabilitatea respectand Legea Contabilitatii, Planul general de conturi si instructiunile de aplicare. Bilantul si contul de profit si pierderi sunt situatii de sinteza publicabile. Dreptul comercial, legislatia fiscala impun de asemenea intocmirea anumitor documente periodice (declaratii fiscale, declaratii privind veniturile etc);

pregatirea deciziilor pe diferite niveluri ierarhice. Informatia este baza luarii deciziilor. Elaborarea deciziilor necesita informatii de complexitati foarte variate.

. asigurarea comunicarii. Este vorba atat de o comunicare interna, care sporeste ca volum si intensitate odata cu cresterea dimensiunii intreprinderii si, ca o consecinta, odata cu adancirea eliminarea diviziunii muncii cat si de o comunicare externa.

Comunicarea interna se deruleaza prin schimburi verticale si orizontale de informatii.

Schimburile verticale de informatii au loc intre niveluri ierarhice diferite si iau forma directivelor (curs descendent) si a darilor de seama (curs ascendent). Directivele descriu precis sarcinile de indeplinit. Precizia este cu atat mai mare cu cat se coboara mai jos in ierarhie. La fiecare nivel ierarhic ordinele sunt detaliate.

Exemplu:

Directorul de productie poate primi ordinul: sunt necesare 2500 de unitati din produsul X pana la 31 martie. El detaliaza acest ordin si stabileste programul lunar de fabricatie pentru uzina A si uzina B. Fiecare director de uzina va stabili apoi programul saptamanal de fabricatie pe ateliere.

Darile de seama, orale sau scrise, sunt destinate a stabili in ce masura nivelurile inferioare au putut executa sarcinile ce le-au fost prescrise. Se verifica astfel daca:

directivele au fost bine intelese;

executantii dispun de mijloace suficiente;

evenimente neprevazute au perturbat executia deciziei.

Schimburile orizontale de informatii se deruleaza in cadrul aceluiasi nivel ierarhic. Intervin in realizarea sarcinilor complexe care necesita interventia mai multor executanti.

Exemplu:

Decizia de a achizitiona un nou echipament poate fi luata impreuna de directorul tehnic, directorul comercial si directorul financiar. Chiar daca decizia ar fi numai de resortul directorului tehnic sunt necesare schimburi prealabile de informatii cu titlu consultativ.

Schimburile orizontale de informatii pot lua forme diverse: reuniuni, intrevederi, conversatii telefonice, schimb de documente etc. Mai mult, activitatea compartimentelor de pe acelasi nivel ierarhic trebuie coordonata, tot cu ajutorul informatiei.

Comunicarea externa se refera la:

primirea informatiilor din exterior: documentatii, studii de piata etc;

difuzarea informatiilor catre exterior: publicitate, informari ale consumatorilor, informari ale actionarilor etc;

schimburi regulate de informatii cu parteneri, clienti, furnizori, creditori etc.

Asigurarea comunicarii in organizatii prin intermediul schimburilor de informatii genereaza fluxuri informationale. Drumul pe care il parcurge informatia din momentul aparitiei unui eveniment si pana cand, pe baza cunoasterii lui, se declanseaza actiunea de reglare a unui nou eveniment de acelasi tip se numeste circuit informational. O sectiune din circuitul informational il constituie fluxul informational. Fluxul informational este caracterizat prin continut, volum, frecventa, calitate, forma, suport, mod de obtinere si cost. Din punct de vedere al circulatiei informatiei distingem fluxuri informationale interne si externe. Fiecare din aceste fluxuri informationale pot fi orizontale sau verticale. La nivelul lui fluxurile informationale verticale pot fi ascendente sau descendente.

5. Categorii de sisteme informationale in organizatii

Sistemul informational cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare si valorificare a datelor si informatiilor la nivelul unei entitati economico-sociale. Finalitatea sistemului informational este furnizarea de informatii sub o forma direct utilizabila, la momentul oportun, in scopul asigurarii bunei functionari a sistemelor operationale precum si a luarii deciziilor la diferite niveluri. Se disting doua obiective esentiale ale sistemelor informationale: sprijinirea procesului decizional si coordonarea intr-un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord cu urmatoarea clasificare a sistemelor informationale:

sisteme informationale de prelucrare a tranzactiilor (Transaction Processing Systems - TPS);

sisteme informationale pentru conducere (Management Information Systems -MIS);

sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems - DSS);

sisteme informationale pentru conducerea executiva (Executive Information Systems - EIS).

Sistemele informationale de prelucrare a tranzactiilor preiau datele generate de activitatea entitatii economico-sociale in bazele de date interne si constituie infrastructura urmatoarelor niveluri ale sistemelor informationale.

Sistemele informationale pentru conducere (MIS) pleaca de la TPS si sintetizeaza informatiile sub forma de rapoarte periodice intr-un format predefinit si greu de modificat. De obicei, aceste rapoarte sunt destinate frecvent, dar nu exclusiv, nivelurilor intermediare de conducere si au ca finalitate controlul. Dar, nu intotdeauna rapoartele oferite de MIS sunt suficient de relevante pentru luarea deciziilor, mai ales la nivelurile superioare. De aceea, s-au dezvoltat sistemele de sprijinire a deciziilor (DSS). Extinderea lor s-a datorat atat progreselor realizate in tehnologiile informatice cat si in tehnicile de modelare din anii '70 si '80.

In general, exista mai multe DSS intr-o intreprindere deoarece, de exemplu, controlul tactic financiar este foarte diferit in ceea ce priveste cerintele informationale, de controlul tactic al productiei. Sistemele de sprijinire a deciziilor la nivelurile superioare de conducere sunt denumite sisteme informationale pentru conducerea executiva (EIS). Sistemele informationale pentru conducerea executiva (EIS) integreaza informatii provenind din surse interne si externe si permit managerilor de a controla si dispune de informatii importante pentru luarea deciziilor, informatii prezentate intr-un mod personalizat. Studiile despre EIS scot in evidenta orientarea catre prezentarea individualizata si sintetica a informatiilor si, mai putin, orientarea catre scenarii decizionale alternative sau catre elaborarea previziunilor.

Raporturile dintre TPS, MIS, DSS, EIS si nivelurile decizionale sunt foarte bine puse in evidenta in fig. nr. 1.7.

Fig.nr. 1.7. Raporturi intre sistemele informationale si nivelurile decizionale

Se observa ca TPS are legaturi cu toate celelalte tipuri de sisteme informationale, deoarece tranzactiile sunt stocate si prelucrate mai intai de TPS si apoi sunt difuzate si prelucrate de MIS, DSS sau EIS.

Sistemul informatic reprezinta o componenta majora a sistemului informational formalizat al intreprinderii, bazata, pe utilizarea calculatoarelor electronice. Pana prin anii '60 sistemele informationale utilizate in gestiunea intreprinderilor, erau, in esenta, sisteme manuale. Dezvoltarea tehnologiilor informatice a determinat o evolutie pronuntata in directia automatizarii sistemelor informationale.

In domeniul tehnologiilor informatice pot fi identificate trei mari tendinte:

abundenta ofertelor informatice;

aparitia de noi tehnologii informatice;

scaderea continua a costurilor necesare realizarii si functionarii sistemelor informatice.

Asistam la automatizarea unei parti considerabile a sistemului informational care se localizeaza, nu numai la faza de prelucrare, ci si la fazele de preluare a datelor si valorificare a informatiilor obtinute. Sistemele informatice interactive au permis combinarea lucrarilor manuale cu cele automatizate avand ca rezultat sisteme asistate de calculator.

Un sistem informational devine, din ce in ce mai mult, un sistem informatic (vezi fig. nr. 1.8).

Fig. nr. 1.8. Relatia sistem informational, sistem informatic

Totusi lucrurile nu trebuie absolutizate in sensul de a reduce sistemul informational la sistemul informatic deoarece:

in partea formala a sistemelor informationale raman inca sarcini manuale importante: preluari date, interpretare rezultate etc.

partea neformala a unui sistem informational ramane, aproape exclusiv, manuala;

exista alte instrumente neinformatice ce indeplinesc functii in interiorul sistemului informational: copiatoare, mijloace audio-vizuale, telefaxuri etc.

Importanta partii neformale a sistemului informational este pusa in evidenta si de A. Toffler, prin exemplul firmelor japoneze. Sistemul 'dokikai' asigura o comunicare neformala importanta pentru tinerii angajati ai firmei. Angajatii din aceeasi perioada de timp formeaza o 'clasa de intrare', in interiorul careia mentin legaturile atat in firma, cat si in afara firmei. Ei schimba permanent informatii, se consulta, ocolind astfel canalele informationale formale. Se pare ca, fata de sistemul american si european, sistemul 'dokikai' asigura companiilor japoneze un avantaj informational considerabil.

Notiunea de sistem informatic este legata de informatizarea activitatii organizatiei, adica de folosirea resurselor hardware si software pentru organizarea si administrarea informatiilor. Informatizarea transforma sistemele informationale manuale in sisteme informatice prin:

substituirea mijloacelor de lucru;

miniaturizarea echipamentelor, reducerea timpilor de lucru, eliminarea erorilor, prelucrarea unui volum mare de date si distribuirea eficienta a informatiilor;

calitatea prezentarii informatiilor.

6. Puncte de vedere privind structurarea sistemelor informationale

Analiza diferitelor componente ale unui sistem informational este interesanta deoarece ne permite sa intelegem mai bine atat functionalitatea unui sistem informational cat si construirea unui sistem informational mai bine adaptat la context. De asemenea, se pot pune in evidenta mai usor influentele utilizarii sistemelor informatice asupra conducerii. Din acest punct de vedere structurarea functionala a sistemului informational, bazata, pe utilizarile informatiilor, ramane cea mai utila demersului de identificare a influentelor asupra conducerii deoarece permite precizarea mai buna a obiectivelor sistemului informational.

Figura urmatoare  prezinta o clasificare a sistemelor informationale functionale ale intreprinderii.

Fig. nr.1.9. Structurarea functionala a sistemelor informationale

Dupa criteriul mijloacelor utilizate structurarea sistemelor informationale este prezentata mai jos (vezi tabelul nr. 1.5.).

Nu exista inca sisteme informationale care sa se incadreze perfect in clasele precizate, nici chiar sistemele integrate. In sistemele financiar-contabile interventia factorului uman se manifesta atat in faza de pregatire si preluare a datelor (tranzactiilor) cat si in faza de interpretare si valorificare a informatiilor obtinute. Sistemele financiar-contabile se incadreaza in sistemele informationale formalizate si eficienta maxima se asigura doar prin imbinarea celor trei categorii de procedee.

Sarcinile slab structurate, gen pregatire si preluare a datelor, revin componentelor manuale sau, dupa evolutiile recente, sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut in vedere mai ales operatiile repetitive, bine structurate, respectiv prelucrarea datelor, stocarea si gestionarea acestora pentru a furniza informatii pertinente factorilor de conducere sau pentru comunicarea acestora celor interesati. Ulterior prin sisteme suport pentru decizii si, mai apoi, prin sisteme expert interpretarea rezultatelor obtinute si, in mod efectiv, luarea deciziilor a facut obiectul integrarii in sistemele informatice.

Structurarea sistemelor informationale dupa mijloacele utilizate

Tabelul nr. 1.5.

Dupa categoriile de utilizatori ai informatiilor furnizate, in sistemele informationale pot fi identificate componentele precizate mai jos (vezi tabelul nr. 1.6).

Structurarea sistemelor informationale dupa categoriile de utilizatori

Tabelul nr. 1.6.

Dupa functiile indeplinite de sistemele informationale in procesele manageriale putem deosebi urmatoarele patru subsisteme:

subsistemul de inregistrare a tranzactiilor;

subsistemul de gestiune si stocare a operatiilor;

subsistemul de sprijin al deciziilor;

subsistemul de comunicare.

Desi este o descompunere des utilizata, la o analiza mai amanuntita se constata ca in gestiunea operatiilor se intalnesc si functiile de inregistrare tranzactii, sprijin decizii si comunicare. Astfel, daca se tine seama de cerintele fundamentale de acoperit este posibil a distinge trei componente majore:

subsistemul de inregistrare a tranzactiilor;

subsistemul de sprijin al deciziilor (la nivel operational, tactic si strategic);

subsistemul de comunicatie (in interiorul intreprinderii si cu alte organizatii).

Caracteristicile informatiilor vehiculate de fiecare din componentele sistemelor informationale identificate mai sus explica nivelurile diferite de informatizare (fig. nr. 1.10).

Subsistemele de inregistrare a tranzactiilor sunt cele mai puternic automatizate deoarece aici s-au concentrat majoritatea aplicatiilor informatice clasice intrucat si activitatile sunt bine structurate si direct formalizabile. Aceste sisteme au doua functii esentiale:

preluarea faptelor elementare;

stocarea si gestionarea datelor componente in fisiere si baze de date.

Se incadreaza aici preluarea inregistrarilor contabile si constituirea fisierelor sau bazelor de date aferente contabilitatii.

Fig. nr. 1.10. Caracteristicile informatiei pe niveluri de decizie

De obicei, inregistrarea tranzactiilor se axeaza pe preluarea datelor din documentele justificative, sau este insotita de producerea unui astfel de document, in sistemele informatice interactive preluarea faptelor elementare poate fi realizata direct la tastatura terminalului.

Calitatile esentiale asteptate de la subsistemele informationale de inregistrare a tranzactiilor sunt:

comoditatea de utilizare - inregistrarea tranzactiei nu trebuie sa perturbe munca celor ce efectueaza operatiile preluate;

rapiditatea - prelucrarea datelor nu trebuie sa incetineasca operatiile intreprinderii;

protectia preluarii si stocarii datelor deoarece in aceasta faza riscurile de erori sunt mari, iar consecintele foarte grave.

Subsistemele de sprijinire a deciziilor fac apel la modele decizionale si baze de date pertinente contribuind la fundamentarea si luarea deciziilor. Ele permit modelarea analitica prin extrapolarea diferitelor scenarii si obtinerea de raspunsuri provizorii la ipoteze prestabilite.

Subsistemele de comunicare clasice asigura functia de comunicare prin intermediul documentelor de legatura (exemple: confirmarea unei comenzi, intocmirea fisei de fabricatie pentru un lot de produse).

Datorita progreselor in hardware si software sistemele de comunicare au capatat o dezvoltare considerabila. Sistemele informatice in domeniul comunicatiei au urmatoarea arie de cuprindere:

asistenta individuala a comunicatiei prin intermediul instrumentelor software specifice: procesoare de texte, agenda electronica etc;

gestiunea comunicatiilor interne prin sotfware de posta electronica;

comunicatii externe intre diferite organizatii conectate la retele de calculatoare.

Subsistemele de comunicare trebuie sa asigure aceleasi calitati: comoditate, rapiditate, protectie.

7. De la "piramida" la "cub" in clasificarea sistemelor informationale

Majoritatea clasificarilor in sistemele informationale pleaca de la rolul acestora in procesele manageriale si se axeaza pe relatia informatie-decizie. Intr-o reprezentare sintetica, sub forma de piramida, principalele tipuri de sisteme informationale sunt expuse mai jos (vezi fig. nr. 1.11).

Fig. 1.11. Reprezentarea piramidala a sistemelor informationale

Aparitia sistemelor expert, a sistemelor pentru grupurile de lucru sau chiar aparitia sistemelor birotice a determinat puncte de vedere noi in structurarea piramidei informationale.

Datorita ariei extinse de cuprindere se considera ca sistemele expert si sistemele informationale pentru grupurile de lucru pot cuprinde informatii ce intereseaza fiecare din nivelurile piramidei decizionale, deci reprezentarea recomandata este cea sub forma de piramida cu sectoare verticale si orizontale (vezifig.nr.1.12).

Fig. 1.12. Reprezentarea piramidala extinsa a sistemelor informationale

Pornind de la teoria rolurilor manageriale expuse de G. Minzberg, G. Mentzas realizeaza o clasificare interesanta a sistemelor informationale asemanatoare cu cea realizata de W.Cotterman si K. Kumar.

Clasificarea are la baza trei obiective esentiale ale sistemelor informationale:

sprijinirea procesului informational, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, filtrarea si vehicularea datelor ce caracterizeaza activitatea organizatiei;

sprijinirea procesului decizional, care se refera la furnizarea informatiilor necesare luarii deciziilor in probleme semistructurate sau nestructurate;

sprijinirea procesului de comunicatie, prin care informatiile sunt vehiculate intre diferite categorii de utilizatori sau se asigura utilizarea simultana a informatiilor de catre mai multi utilizatori.

Cele trei obiective esentiale ale sistemelor informationale constituie trei dimensiuni cheie dupa care se pot deosebi sistemele informationale. In fig. nr. 1.13. axa Ox este reprezentata de sprijinirea procesului informational, axa Oy este reprezentata de sprijinirea procesului decizional, iar axa Oz de sprijinirea procesului de comunicatie. Dupa cum sistemele informationale raspund acestor obiective vor fi reprezentate pe orice suprafata a cubului sau in interiorul cubului. Nodurile specificate in fig. nr. 1.13. sunt cazuri limita. De exemplu, nodul (0,1,0) reprezinta cazul unui sistem informational care asigura sprijinirea procesului decizional.

Pornind de la cubul de clasificare se pot distinge zece categorii diferite de sisteme informationale (vezi tabelul nr. 1.7).

Fig. 1.13. Cubul de clasificare a sistemelor informationale

Categorii de sisteme informationale

Tabelul nr. 1.7.

Fiecare din cele zece categorii de sisteme informationale acopera, intr-o masura mai mare sau mai mica, cele trei obiective esentiale: sprijinirea procesului informational, sprijinirea procesului decizional, sprijinirea procesului de comunicatie.