Notiuni introductive despre Microsoft Access

Notiuni introductive despre Microsoft Access

Microsoft Access este un instrument puternic pentru dezvoltarea si gestionarea bazelor de date relationale de capacitate mica/medie. Sub aspectul performantelor in functionare, acestea scad o data cu cresterea volumului bazei de date; astfel, cand numarul inregistrarilor depaseste ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle sau Microsoft SQL Server.

In ciuda complexitatii sale, este un sistem usor de utilizat chiar si de cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe de tip vrajitor, aplicatii auxiliare ce controleaza multe dintre operatiile uzuale ale activitatilor de creare si editare ale tabelelor, interogarilor, formularelor si rapoartelor.

Microsoft Access are o structura de baza de date capabila sa combine intr-un singur fisier de tip .mdb toate obiectele cu care lucreaza: tabelele, interogarile, formularele si rapoartele.

Functiile de baza ale Microsoft Access sunt urmatoarele:

• Organizarea datelor include crearea si manevrarea tabelelor ce cuprind date in format tabelar.
• Legarea tabelelor si extragerea datelor leaga mai multe tabele prin intermediul legaturilor dintre date, creand tabele temporare. Pentru crearea acestor legaturi, Microsoft Access foloseste interogari prin intermediul carora datele alese vor fi stocate intr-un tabel temporar (recordset). Capacitatea de a lega tabele prin relatii este una dintre deosebirile esentiale dintre bazele de date relationale si aplicatiile de gestiune a fisierelor.
• Introducerea si editarea datelor presupune proiectarea si implementarea modului de vizualizare a datelor, a formularelor de introducere si de editare, ca posibilitate de prezentare a datelor in afara de cea sub forma tabelara. Majoritatea utilizatorilor prefera formularele pentru introducerea datelor, mai ales cand sunt implicate date din mai multe tabele.
• Prezentarea datelor implica existenta rapoartelor prin intermediul carora se pot centraliza informatiile necesare tiparirii.

Caracteristici ale Microsoft Access
Fereastra Database are acelasi aspect ca si celelalte aplicatii Microsoft Office, semanand foarte bine cu fereastra aplicatiei Microsoft Outlook. Etichetele care se aflau in partea de sus a ferestrei in vechile versiuni au fost inlocuite prin bara de obiecte Database situata in stanga. Majoritatea comenzilor sunt disponibile direct in bara de obiecte a ferestrei Database. De asemenea, fereastra Database contine in partea superioara o bara de meniu. Cele patru pictograme situate in dreapta barei de meniu nu reprezinta o noutate in Microsoft Access, doar ca in versiunile mai vechi ele nu apareau in fereastra Database, aflandu-se in bara de obiecte.

In ceea ce priveste bara de instrumente, folderul implicit este My Documents iar butonul Recent permite parcurgerea in ordine inversa, pas cu pas, a ultimelor operatii executate in caseta de dialog. Butonul Tools este un meniu derulant care contine comenzile: Search, Delete, Rename, Add to "My Places", Map Network Drive si Properties. Butonul Open ce ofera mai multe optiuni: Open, Open Read-Only, Open Exclusive si Open Exclusive Read-Only.

Unul dintre cele mai utile elemente este meniul Clipboard, care este disponibil din Microsoft Access, Excel, Word, Outlook si PowerPoint. In Clipboard se pot memora temporar mai multe articole, pentru a fi apelate ulterior.

Lansarea sistemului MS Access 2003
Microsoft Access functioneaza numai in mediul Windows. Exista mai multe modalitati de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutiva a actiunilor Start/All Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2003.

Ca rezultat, obtinem urmatoarea fereastra:

Deschiderea unei baze de date deja creeate
Pentru a deschide o baza de date existenta in zona Open a ferestrei reprezentate in prima fereastra executam un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau selectam optiunea More pentru a accesa o baza de date amplasata pe un dispozitiv de memorie auxiliara. In caseta de dialog care apare indicam numele BD si localizarea ei (discul, dosarul).

Obtinem o fereastra in care sunt disponibile cele 5 clase de obiecte Access.

Inchiderea / redeschiderea bazei de date
   Inchiderea unei baze de date poate fi facuta prin executarea comenzii Close din meniul File sau prin actionarea butonului  din bara de titlu a bazei de date. De regula, la inchidere, sistemul salveaza automat baza de date impreuna cu toate obiectele pe care le contine. Inchiderea unei  baze de date nu inseamna si inchiderea aplicatiei MS Access, astfel incit putem deschide o alta de date sau crea o baza de date noua, in modul descris mai sus.

Iesirea din Access
   Iesirea din MS Access poate fi facuta in unul din urmatoarele moduri:

• se apasa combinatia de taste Alt+F4;
• se executa comanda Exit din meniul File;
• se actioneaza  butonul  din bara de titlu a aplicatiei