LA INFORMATICA - Utilizarea programului Microsoft Access inarea, construirea si folosirea in practica a unei baze de date -aplicatie

Academia Fortelor Terestre

"Nicolae Balcescu"

 

Utilizarea programului Microsoft Access in proiectarea, construirea si folosirea in practica a unei baze de date

-aplicatie-

ABSTRACT

Proiectul de fata isi propune sa evidentieze cateva din oportunitatile pe care ni le ofera aplicatia Microsoft Acces continuta in pachetul Microsoft Office (in cazul de fata Office 2003) in gestionarea si prelucrarea datelor introduse de utilizator, gestionare lor fiind facuta in baze de date, prelucrarea lor fiind realizata cu ajutorul interogarilor iar interfata cu utilizatorul fiind creata prin intermediul formularelor, a rapoartelor , macrourilor precum si a switchboardurilor. Pentru a evidentia clar aplicativitatea practica am ales o aplicatie care permite gestionarea si prelucrarea datelor rezultate in urma unei sedinte de tragere.

INTRODUCERE

Definirea problemei : Sa se creeze o baza de date care sa ajute la tinerea evidentei rezultatelor obtinute in cadrul unei sedinte de tragere.

Proiectul este structurat pe 3 capitole si are ca scop prezentarea conceptelor de lucru si a modalitatii practice de intocmire si gestionare a unui program informatic cu privire la tinerea rezultatelor obtinute de entitati in urma executari unei sedinte de tragere prin folosirea MS ACCESS.

Primul capitol isi propune sa descrie normele privitoare la rezultatele obtinute in urma sedintei de tragere care restrictioneaza modelarea programului precum si pasii logici de urmat pentru conceperea si realizarea programului informatic conform cerintelor utilizatorului acestuia astfel:

Modelarea fizica prin defmirea si utilizarea urmatoarelor concepte

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip TABLES

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip QUERIES

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip FORMS

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip REPORTS

descrierea modurilor in care se pot proiecta si vizualiza obiectele bazei de date relationale de tip MACRO

Al doilea capitol prezinta concluziile personale asupra proiectulm si problemei abordate.

Al treilea capitol prezinta baza bibliografica folosita pentru conceperea si realizarea proiectului.

1.CREAREA BAZEI DE DATE

S-a creat Baza de date cu ajutorul programului MICROSOFT ACCESS utilizand obtiunea "New-Blank Data Base",apoi"Blank Database",dupa care se salveaza.

2. DEFINIREA OBIECTELOR DE TIP TABLES

Tabelele constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date ACCESS.

Intr-un tabel se stocheaza atat descrierea structurii tabelei cat si inregistrarile de date .Tabelele sunt transpunerile entitatilor in modelarea logica , atributele entitatilor fiind liniile tabelului ; fiecare atribut are un nume ; se defineste tipul de data ; se poate da si o descriere a atributului . Fiecare tabela are chei de identificare , identificator al entitatii , care pot fi chei primare sau chei externe .

Cheile primare se seteaza prin apasarea butonului care reprezinta o cheie din bara standard a programului , dupa ce s-a marcat linia respectiva. Cheile externe se preiau din entitatile vecine cu care entitatea in cauza este in asociere ,in conditiile impuse de anumite valori ale cardinalitatilor .

Intre tabelele aplicatiei se stabilesc anumite legaturi , care in ACCES 2003 se implementeaza in fereastra Relationship . Aceste legaturi au la baza , ca fundament logic, modelul logic al datelor pe baza caruia s-au stabilit relatiile dintre entitati.

S-a deschis baza de date nou create ; s-a selectat obtiunea "Table" si s-au creat 5 tabele cu ajutorul obtiuni "Create with Design View":

S-au creat in fiecare tabela mai multe campuri dupa cum urmeaza:

Tabela DATE_STUD campuri :

- nume

prenume

data_nasteri

grad

liceu militar

Tabela REZULTATE campuri:

- nume

tip_armament

punctaj

calificativ

nota

situatia

Tabela CALIFICATIVE  campuri :

calificativ

Tabela SITUATIA campuri :

situatia

Tabela TIP_ARMAMENT campuri :

tip_armament

3. Editare relatii

S-au creat relatii intre tabele dupa cum urmeaza:

Intre tabela DATE_STUD si tabela GRADE s-a creat o relatie one to many (1 la n ) ; la fel si intre tabela DATE_STUD si REZULTATE, intre tabela REZULTATE si TIP_ARMAMENT, intre REZULTATE si CALIFICATIVE si intre REZULTATE si SITUATIA ,la fel o relatie one to many.

4. DEFINIREA OBIECTELOR DE TIP QUERIES

Interogarea unei baze de date inseamna regasirea si extragerea informatiilor stocate in acestea. Pentru realizarea interogarilor,ACCESS pune la dispozitia utilizatorilor obiectele de tip cereri (query). O cerere poate avea drept sursa de date una sau mai multe tabele ale bazei de date sau chiar o alta cerere creata anterior . Rezultatele interogarilor pot fi actualizabile .Campurile din structura unei interogari pot fi atat preluate din tabele si translocate in grila de proiectare prin dublu clik , cat si calculate prin formule de calcul ce sunt introduse in una din coloanele grilei de proiectare.

Interogarea de selectie:

Programul Access include aplicatia QBE (Query by Example) grafic. Utilizarea acestei caracteristici ofera o mai mare flexibilitate decat Filter, permitand alegerea campurilor care apar in rezultatul interogarii si crearea unor interogari mult mai complexe, folosind informatia din tabele principaie si din cele asociate acestora.

Descrierea interogarilor de selectie:

-interogarea afis_all, afiseaza rezultatele tuturor entitatilor , obtinute la sedinta de tragere:

-interogarile promovati , nepromovati , afis_dupa_calificativ , afis_dupa_armament , afiseaza entitatile gupade si ordonate dupa un anumit criteriu:

Interogari de actiune:

Interogarile de actiune creeaza noi tabele in bazele de date sau realizeaza modificari majore ale unei tabele prin intermediul unei singure operatii.

Exista patru tipuri de interogari de actiune:

- delete (de stergere inregistrari), astfel interogarea sterge din tabelul medie_stud>7 acele entitati ale caror medie e mai mica de 9:

- update (de modificare inregistrari); astfel interogarea reactualizeaza media entitatilor ce au media egala cu 4 la 5 din tabelul media_stud>7:

- append (de adaugare inregistrari); astfel interogarea introduce in tabelul media_stud>7 , entitatile ce au media egala cu 4:

- make-table (de creare tabel); astfel interogarea creaza un table in care afiseaza media fiecarei inregistrari in urma rezultatelor obtinute:

Astfel, interogarilede actiune se folosesc atunci cand se doreste executarea unor operatii de inserare, actualizare sau tergere inregistrari.

O interogare de selectie poate fi convertita intr-o interogare de actiune, prin modificarea tipului sau.

5. DEFINIREA OBIECTELOR DE TIP FORMS

In cadrul aplicatiilor cu baze de date tabelele sunt actualizate prin intermediul unor machete specializate numite formulare (forms). Tehnica cea mai utilizata la crearea unui formular este urmatoarea :

-intr-o prima faza formularele sunt generate prin Form Wizard dupa care sunt deschise in modul Design pentru a fi modificate , astfel incat sa corespunda cat mai bine cerintelor utilizatorului final.

Proiectarea formularelor prin aceasta varianta presupune urmatoarele etape(atunci cand sursa de date este o tabela):

-se selecteza campurile din sursa de date , ce vor fi afisate in formular,

-se elege tipul de formular,

-se setbileste imaginea de fundal pentru formular,

-se defineste titlul formularului , precum si modul in care va fi deschi formularul.

Rolul subformularelor este de a actualiza mai multe tabele prin intermediul unei singure ferestre (formular). Subformularele sunt create in general prin anumite tabele dependente (tabele in care campul comun este cheie externa) , din cadrul unei relatii de tip 1-n . Definirea unui subformular presupune inglobarea unui formular in cadrul altui formular , primul devenind subformular , iar al doilea formular principal. Orice modificare facuta ulterior asupra subformularului , ca obiect de tip formular , se va reflecta automat si in formularul principal .Sincronizarea formular - subformular se realizeaza prin intermediul campurilor de legatura: cheia primara din sursa de date aferenta formularului principal si cheia externa din sursa de date aferenta subformularului. Denumirile acestor campuri sunt inscrise automat de Access in proprietatile Link Master Field si Link Child Field ale controlului de tip subform din formularul principal. Completarea acestor proprietati este realizata atunci cand intre cele doua surse de date sunt definite relatii sau cand acestea contin doua campuri cu aceeasi denumire.

FORMULAR IN DESIGN VIEW:

6. DEFINIREA OBIECTELOR DE TIP REPORTS

Obiectele de tip raport se creeaza in etapa de exploatare a bazelor de date Continutul lor poate fi vizualizat pe ecran , sau se poate lista la imprimanta.

Rapoartele sunt departajate foarte fin de formulare , procedeul de generare fiind aproximativ identic , una din diferente constand in faptul ca formularele pot fi actualizate , modificate din punct de vedere al continutului si al valorilor continute , pe cand raportul este generat la o data calendaristica fixa , el continand valori ale campurilor la acea data , acestea neputand fi schimbate . Daca se doreste cunoasterea unei anumite situatii la o data ulterioara trebuie procedat la alcatuirea altui raport care sa reflecte situatia si schimbarile survenite in decursul perioadei.

EXEMPLU DE FORMULAR(afiseaza media studentilor promovati):

7. DEFINIREA OBIECTELOR DE TIP MACRO

O comanda macro este constituita dintr-un ansamblu de actiuni executabile printr-un simplu clic cu mouse-ul , printr-o comanda dintr-un meniu , ca urmare a unui eveniment sau printr-o combinatie de taste .Actiunile unui obiect macro se aplica obiectelor dintr-o baza de date .

Actiunile pot viza :

• deschiderea unui obiect tip tabel,cerere , formular,raport;
• filtrarea datelor afisate intr-un obiect tabel sau formular;
• cautarea unei inregistrari care raspunde la un anumit criteriu ;
• initializarea continutului anumitor campuri ;
• definirea meniurilor personalizate ;
• executarea unei instructiuni (fraze) SQL;
• etc.

Construirea de obiecte "macro"permite utilizatorilor sa personalizeze aplicatiile dezvoltate prin crearea de meniuri si/sau bare cu instrumente personalizate.

MACRO:

II. CONCLUZII

Prezentarea simpla, concisa si limbajul folosit ofera o solutie simpla de realizare a acestuia conform unor cerinte mult mai elaborate ale beneficiarului (utilizatorului). Prin constituirea bazei de date intr-un mod exact si fara interpretari se poate dezvolta o intreaga gama de solutii pentru utilizator pentru interogarea acesteia conform nevoilor, actualizarea si mentinerea acesteia intr-o stare de functionare.

Investigarea teoretica intreprinsa insotita de aplicatia program prezentata, au rolul de a evidentia cunostintele acumulata si deprinderile formate pe parcursul studierii acestui program in cadrul modulelor de informatica aplicata.

Aplicatia ar mai putea fi imbunatatita prin ralizarea unei interfete mai prietenoase de introducere a datelor si prin crearea altor interogarii, formulare, rapoarte, macrouri; toate acestea in functie de cerinta utilizatorului.

Consider ca prin relizarea acestei aplicatii au fost atinse cele mai importante lucruri legate de crearea si utilizarea bazelor de date dar si cateva elemente de efect cum ar fi folosirea switchboardului ca interfata.

III. BIBLIOGRAFIE

PROIECTAREA SISTEMELOR INFORMATICE DE GESTIUNE,

PROF.UNIV.DR.RO§CA I. IOAN,

PROF.UNIV.DR.ZAHARIE DORIN ,

ASE BUCURESTI, EDITIA 2002.

BAZE DE DATE, FUNDAMENTE TEORETICE SI PRACTICE ,

PROF.UNIV.DR. FLORESCU VASILE,

EDITURA INFOMEGA, BUCURESTI, 2002

NORME METODOLOGICE PRIVIND INTOCMIREA SI UTILIZAREA FORMULARELOR COMUNE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARA SI CONTABILA SI MODELELE ACESTORA,

MINISTERUL FINANTELOR,

EDITURA ECONOMICA, 1999.