Analiza informational - decizionala pentru departamentul Oracle

Analiza informational - decizionala pentru departamentul Oracle  in organizatia economica Software Development & Consulting (SDC)

A.   Cunoasterea mecanismului economic

Studiul de caz reprezinta o analiza informational - decizionala a sistemului reprezentat prin departamentul de programare si consultanta Oracle din cadrul firmei Softnet Development & Consulting.

A. Obiectul de activitate si forma juridica

Fondata in 1996, S. C. Software Development and Consulting S.R.L. este o companie privata cu capital 100% romanesc. Pe o piata in crestere si continua dezvoltare, organizatiile complexe au nevoie de solutii manageriale profesionale pentru a fi competitive. SDC sutine aceste organizatii prin oferirea de instrumente pentru a obtine un nivel ridicat de performanta in domeniul resurselor si managementului informational.

Obiectul principal de activitate al societatii SDC este implementare de solutii, servicii de consultanta, traininguri IT, vanzare de solutii software si management general, reducerea costurilor si a resurselor informaționale.

Scurt istoric

S.C. SDC S.R.L. a fost fondata in 1996 cu numar de inregistrare J3530560/12-1996. In 1998 s-a lansat primul produs SDC: eBank; la mai putin de un an a intrat pe piata si cel de-al doilea produs: eDoc.

In 2006 SDC a fost cumparat integral de catre firma Omnilogic. Datorita acestei schimbari, compania s-a transformat dintr-un dezvoltator de soft intr-un integrator. SDC iti concentreaza atentia pe solutii de soft pe scala larga, care ii vor da posibilitatea de a-si creste partenerii de afaceri, implementarea de solutii complexe, intarirea pozitiei in domeniul consultantei IT. Aceasta firma are, in acest moment, numeroase proiecte in derulare pe diferite domenii: financiar- bancar, telecomunicatii, energie, sectorul public.

Firma este intr-o continua crestere, avand un nou sediu in Otopeni si o noua sucursala in Alba Iulia.

Furnizorii inteprinderii

Pana nu demult, atentia companiei se indrepta spre dezvoltarea propirului software bazat pe IBM. Cu scopul de a oferi clientilor nostril solutii mai bune, am inclus in portofoliu nostru furnizori de top: IBM(1996), Oracle(2007), VMware(2001), Adobe, Red Hat(2008), Novell(2007) si VASCO (2001).

SDC e prima partenera de afaceri a companiei Lotus in Romania. SDC a fost "Best IBM Romanian Software Partner " , premiu ce i-a revenit timp de 7 ani consecutiv, incepand din 1996.

Beneficiarii intreprinderii

SDC a implementat solutii pentru un numar mare de companii din industria bancara, sectorul public,  telecomunicatii si alte sectoare majore de afaceri. Printre acestea se numara Uzina Constructoare de Masini Resita (UCMR), Omnilogic S.R.L., Romtelecom S.A., Tiriac AUTO, M.I.R.A., Unicredit Leasing SA.

Definirea subsistemelor componente

Analiza structurarii informationale largeste sfera de cunoastere prin interferarea structurii organizatorice cu structura functionala. Realizarea acestei structurari permite identificarea compartimentelor care realizeaza fiecare activitate pentru fiecare functie a intreprinderii.

B. Descrierea sistemului informational actual

1. Analiza structurii organizatorice a inteprinderii

Cuprinde toate departamentele functionale ierarhizate incepand de la directorul manager sau directorul de resurse umane. De abilitatile si de calitatile unui bun director de resurse umane depinde de cele mai multe ori bunul mers al intregii organizatii. De aici se subordoneaza functiile directorului general si ale directorului executiv/COO (Chief Operating Officer). Departamentul de training si vanzari au functii bine definite de a pregati personalul in activitati specifice cu profilul firmei si respectiv de a vinde produse, generand profit prin vanzari. Dupa cum deducem din organigrama, functiile de administrare, management al proiectelor si cele bazate pe domeniul de IT sunt incadrate in departamentul directorului executiv. Departamentelor de administrare si Oracle li se substituie functia de consultant, partajata pe nivele ierarhice, de la consultant principal la consultant junior.

2. Elementele supuse observarii

In cadrul analizei informational decizionale vor fi supuse observarii principalele elemente ale sistemului informational: documentele (mesajele informationale), indicatorii economici, deciziile si fluxurile informationale.

Machetele documentelor proprii

M01 Caiet de sarcini.

M02 Oferta- raspunsul la caietul de sarcini.

M03 Contract pentru proiect la cheie cu anexele corespunzatoare

Am atasat documentul: CONTRACT PENTRU PROIECT LA CHEIE

M04 Planul de proiect

M05 Fazele proiectului

M06 Taskurile pe fazele proiectului- BR100

M07 Proces verbal de acceptanta pe faze si final

M08 Change request

M09 Proces verbal de acceptanta pentru Change request

Fisele documentelor

Pentru fiecare document precizat se intocmeste cate o fisa care va cuprinde urmatoarele informatii:

o       beneficiarii respectivului document;

o       periodicitatea si numarul de exemplare in care se completeaza respectivul document;

o       modul de obtinere a indicatorilor- indicatori primari, derivati(se specifica si metoda de calcul), preluati din alte documente;

o       fapte de opinie- arata parerea celui care efectueaza analiza cu privire la fenomenul studiat.

M01 Caietul de sarcini. - document extern trimis de catre client furnizorului de servicii)

Beneficiar: Este intocmit de catre client, cuprinzand totalitatea cerintelor de implementare.

Periodicitatea si numarul de exemplare: Acest document este creat o singura data si trimis furnizorului de servicii spre rezolvare.

Fapte de opinie: Rolul acestui document este important deoarece cuprinde foarte multe informatii. O imbunatatire ar putea fi structurarea informatiilor in capitole pentru a putea fi mai usor gasite si prelucrate.

M02 Oferta- raspunsul la caietul de sarcini. -document intern, intocmit de catre membri companiei SDC ca raspuns la sarcinile trecute in caietul mentionat la punctul M01.

Beneficiar: acest document i se intocmeste firmei client.

Periodicitatea si numarul de exemplare: documentul se intocmeste o singura data, in format electronic, de obicei, fiind pastrat de catre cele 2 parti.

Modul de obtinere a indicatorilor

I01- timpul posibil pentru implementarea softului

I02- costul licentelor de software si a manoperei de implementare,

I03- costul echipamentului de calcul;

I04- disponibilul de personal.

Fapte de opinie: In acest document sunt trecute practic toate resursele si rezultatele proiectului discutat.

M03 Contract pentru proiect la cheie cu anexele corespunzatoare- Document extern

Beneficiar: Acest contract este unul de prestari servicii, incheiat bilateral intre furnizorul si beneficiarul serviciilor.

Periodicitate: acest document se intocmeste o singura data, la inceputul colaborarii, dupa ce se ajunge la un acord in urma raspunsului la caietul de sarcini si are mai multe anexe.

Fapte de opinie: Contractul este foarte bine realizat, cu acordul ambelor parti, fiind apoi legalizat.

M04 Planul de proiect- document extern

Beneficiar: se semneaza de fiecare dintre cele 2 parti: Exemplu SA si SDC

Periodicitate: acest document se intocmeste o singura data, la inceputul colaborarii dar se ajusteaza pe parcursul desfasurarii proiectului.

Modul de calcul al indicatorului

I05- timpul de desfasurare a proiectului pe faze in totalitate.

Se calculeaza ca suma timpului alocat pentru fiecare faza a proiectului; iar timpul maxim este cel prevazut in oferta pt caietul de sarcini-I01.

I06- disponobilul de resurse pentru fiecare faza - suma lor este I04

Fapte de opinie: Un document foarte clar si bine pus la punct

M05 Fazele proiectului- document extern creat de project management.

Beneficiar: ambele parti contractate sunt beneficiari.

Periodicitate: acest document se intocmeste o singura data, la inceputul colaborarii.

Modul de calcul al indicatorului: Se opereaza cu indicatori identificati in planul proiectului.

M06 Taskurile pe fazele proiectului- BR100 si DO070 - documente interne create de catre implementatorii de software pe parcursul implementarii ca User Giude pentru viitorii utulizatori.

Beneficiar: utilizatorii softului.

Periodicitate: se creeaza pentru fiecare modul implementat in parte, pe parcursul implementarii.

Modul de calcul al indicatorului: Se opereaza cu indicatori identificati in planul proiectului.

Fapte de opinie: Aceste User Giude-uri sunt  date clientului pentru a-l ajuta in folosirea aplicatiei.

M07 Proces verbal de acceptanta pe faze - document intern

Beneficiar: ambele parti contractate sunt beneficiari.

Periodicitate: acest document se intocmeste dupa terminarea fiecarei faze in cazul in care beneficiarul este multumit de serviciul sau softul primit, potrivit contractului si planului de proiect pentru acea faza.

Modul de calcul al indicatorului: Se opereaza cu indicatori creati anterior.

M08 Change request- document extern

Beneficiar: inteprinderea careia i se implementeaza softul.

Periodicitate: acest document se intocmeste ori de cate ori este nevoie. Scopul acestuia este de a formaliza modificarile care trebuie efectuate precum si a adauga noi cerinte, care nu au fost prevazute la momentul incheierii intelegerii pe baza caietului de sarcini.

Modul de calcul al indicatorului:

I07- indicatori noi de timp,

I08 -cost,

I09- necesar de resurse umane

Fapte de opinie- acest document se intocmeste daca sunt necesare noi implementari.

M09 Proces verbal final - document intern

Beneficiar: ambele parti contractate sunt beneficiari.

Periodicitate: acest document se intocmeste dupa terminarea tuturor fazelor in cazul in care beneficiarul este multumit de serviciul sau softul primit, potrivit contractului si planului de proiect pentru acea faza.

Modul de calcul al indicatorului: se opereaza cu indicatorii calculati la M05.

B3. Matricea informationala a documentelor

B4. Lista documentelor proprii

B5. Lista documentelor externe

B6. Lista beneficiarilor

B7. Lista furnizorilor de informatie

Lista furnizorilor de informatie se obtine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor, avand urmatoarea forma:

B8. Lista spatiului informational

Pe baza Listei beneficiarilor si a Listei furnizorilor se obtine lista spatiului informational. Aceasta va avea urmatoarea forma:

B9. Fluxuri informationale la nivel fizic

Pe baza Listei spatiului informational se stabilesc fluxurile informtionale la nivel fizic. Fluxurile incidente spre interior se obtin consultand coloana Furnizor a listei documentelor externe. Fluxurile incidente spre exterior se obtin consultand punctul 1 al fisei fiecarui document.

S1:Depart. Oracle

E1:Exemplu S.A