SISTEM INTEGRAT PENTRU ASISTENTA INFORMATICA A SISTEMULUI LOGISTIC

- specificatii tehnice -

INTRODUCERE

STAREA SISTEMULUI

PROBLEME SI CERINTE

SOLUTIA PROPUSA

DESCRIERE GENERALA - UPDATE AL ACTUALULUI SISTEM

MODULUL DE APROVIZIONARE CONCEPT GENERAL

MODULUL DE APROVIZIONARE AL ANTREPOZITULUI (BONDED WAREHOUSE)

MODULUL DE APROVIZIONARE AL STOCULUI CURENT CENTRAL

MODULUL DE APROVIZIONARE AL STOCULUI CURENT LOCAL

MODULUL DE DISTRIBUIRE AL SCC

INREGISTRARI SI PARAMTERII DE CONTROL

CERINTE DE IMPLEMENTARE

INTRODUCERE

STAREA ACTUALA:

nu exista un sistem informatic care sa controleze aprovizionarea Antrepozitului RELAD (BW)

exista un modul de control al procesului de aprovizionare a Stocului Curent Central insa nu este folosit si probabil este deja perimat

stocurile locale pe produsele dedicate distributiei pe canalul spitale se constituie numai la comanda ferma (sistemul precedent lua in considerare un model statistic)

de asemenea produsele scumpe distribuite pe canalul farmacii precum si produsele cuprinse in cadrul programelor nationale de sanatate se distribuie numai la comanda

modulul ce controleaza in momentul actual distribuirea catre BU-uri a produselor aflate in Stocul Curent Central permite utilizarea inadecvata (anularea sistemului de rezervari etc.)

sistemul nu este prevazut cu instrumente si parametrii de validare, control si diagnosticare.

PROBLEME SI CERINTE

PROBLEME

activitatea de finantare a stocurilor impune necesitatea diminuarii imobilizarilor in marfurile stocate

exista o mare variabilitate la nivel local in vanzari

exista o mare variabilitate in distributia stocurilor la nivel local (exista BU-uri cu OOS pe anumita produse si BU-uri cu supra-stoc pe aceleasi produse)

CERINTE

asigurarea omogenitatii distributie in teritoriu a portofoliului de produse specifice canalului farmacii

asigurarea continuitatii stocului la nivel local pentru produsele specifice canalului farmacii

asigurarea flexibilitatii necesare adaptarii conditiilor specifice locale prin oferirea posibilitatii operatorilor locali de a influenta patern - ul de aprovizionare

asigurarea unei discipline in operarea stocurilor pentru evitarea supra-stocurilor sau a situatiilor OOS in urma erorilor umane

parametrizarea analitica si sintetica a sistemului logistic pentru monitorizarea performantei acestuia si obiectivarea influentei acestui sistem asupra celorlalte sisteme si subsisteme ale companiei.

SOLUTIA PROPUSA

DESCRIERE GENERALA

avand in vedere cele mentionate mai sus se impune efectuarea unei operatiuni de upgrade a actualei versiuni - adaptarea modulelor existente la realitatile actuale si completarea cu modulele ce lipsesc in sistemul actual

pentru usurinta administrare, stabilitate si robustete in exploatare propunem proiectarea sistemului in tehnologia client-server

se vor defini parametric de control ce vor fi urmariti pe baza istorica

sistemul va incorpora functii de auto-diagnostic

sistemul va contine un modul standard de aprovizionare particularizat pentru toate nivelurile: BW, SCC, SCL

MODULUL DE APROVIZIONARE AL BONDED WAREHOUSE

NIVELUL DE REAPROVIZIONARE LA NIVEL DE ANTREPOZIT

o        o Antrepozitul se aprovizioneaza cand stocul actual (S_ACT) atinge valoarea stocului minim S_MIN = Q_p *(0.8*N/4+D_APR/30)

o        o Stocul necesar (NEC) se calculeaza dupa formula:

NEC= Round((S_STD - S_ACT)/GLP)*GLP

o        o Stocul standard (S_STD) se calculeaza dupa formula:

S_STD = Q_P * (N / 4+D_APR/30)*(1+Z*I_REZ) - S_CC

Q_P reprezinta planul cantitativ lunar mediu pe produs calculat pe baza planului pe 3 luni incepand cu luna curenta

N este numarul de saptamani de vanzari planificate acoperit de stocul standard, N este convenit cu fiecare furnizor in parte; N poate fi particularizat pe produs, pe grupe de produse sau conform scoring-ului RELAD.

o        o Z este un coeficient la nivel de produs, corectat in mod automat in functie de concordanta dintre necesarul estimat si cel constatat. In mod conventional, la implementarea procedurii valoarea lui Z este 1, valoarea lui evoluand diferentiat la nivelul fiecarei subsidiare.

o        o I_REZ este un index privind dimensionarea standard a stocului de rezerva. Modificarea valorii lui reprezinta o decizie globala la nivel de grup. In mod conventional, I_REZ = 30%.

o        o       S_CC reprezinta stocul comandat la furnizor, confirmat, dar inca ne-receptionat.

o        o  GLP - gross logistical pack - reprezinta cantitatea minima de produs ce poate fi comandata la furnizor (in general nr de unitati de produs de pe un rand de palet=

o        o  D_APR - durata de aprovizionare - durata medie scursa intre lansarea comenzii si receptionarea marfii.

MODULUL DE APROVIZIONARE AL STOCULUI CURENT CENTRAL

NIVELUL DE REAPROVIZIONARE LA NIVEL DE STOC CURENT CENTRAL

o        o Stocul central se aprovizioneaza cand stocul actual (S_ACT) atinge valoarea stocului minim S_MIN = Q_p *(0.8*N/4+D_APR/30)

o        o Stocul necesar (NEC) se calculeaza dupa formula:

NEC= Round((S_STD - S_ACT)/GLP)*GLP

o        o Stocul standard (S_STD) se calculeaza dupa formula:

S_STD = Q_P * (N / 4+D_APR/30)*(1+Z*I_REZ)+S_COM - S_ACT

Q_P reprezinta planul cantitativ lunar pe produs (farmacii, spitale si oferta pentru barter).

S_COM = S_RF + S_Rh + S_COMP

S_RF - comenzi neonorate farmacii

S_RH - comenzi neonorate spitale

S_COMP - comenzi in vederea asigurarii livrarii pentru produsele incluse in programele nationale de sanatate

N este numarul de saptamani de vanzari planificate acoperit de stocul standard:

2 pentru produsele cu scor 4

2 pentru produsele cu scor 3

1,5 pentru produsele cu scor 2

1,5 pentru produsele cu scor 1

1 pentru produsele cu scor 0

o        o Z este un coeficient la nivel de produs, corectat in mod automat in functie de concordanta dintre necesarul estimat si cel constatat. In mod conventional, la implementarea procedurii valoarea lui Z este 1.

o        o I_REZ este un index privind dimensionarea standard a stocului de rezerva. Modificarea valorii lui reprezinta o decizie globala la nivel de grup. In mod conventional, I_REZ = 30%.

o        o S_COM reprezinta comenzile ne-onorate din ciclul de aprovizionare precedent (S_RF+S_RH) plus comenzile necesare constituirii stocului necesar livrarilor pentru programele nationale de sanatate.

o        o       S_CC reprezinta stocul comandat la furnizor, confirmat, dar inca ne-receptionat cumulat cu stocurile redistribuite din BU aflate pe drum (ne-receptionate).

o        o  GLP1 - gross logistical pack - reprezinta cantitatea minima de produs ce poate fi comandata la furnizor (pentru produsele din antrepoyit GLP&=1, GLP<>GLP

o        o  D_APR - durata de aprovizionare in zile (durata medie intre lansarea comenzii si receptia marfii - pentru Antrepozit D_APR =2)

o        o In cazul in care se constata o eroare la nivelul necesarului calculat, se efectueaza corectia lui Z astfel incat cu Z corectat

S_NEC - S_COM = 0,8 * S_RED

si aprovizionarea se face dupa noul necesar calculat.

MODULUL DE APROVIZIONARE AL STOCULUI CURENT LOCAL

NIVELUL DE REAPROVIZIONARE LA NIVEL DE SUBSIDIARA

o        o Subsidiara se aprovizioneaza cand stocul actual (S_ACT) atinge valoarea stocului minim S_MIN=0,8*Q_P *N/4.

o        o Stocul necesar (S_NEC) se calculeaza dupa formula:

NEC= Round((S_STD -S_ACT)/LP)*LP

o        o Stocul standard (S_STD) se calculeaza dupa formula:

S_STD = S_STDF+ S_STDS

S_STDF = Q_P * N / 4/(1+Z*Irez)+S_COM-S_CC

S_STDS= 0

Q_P reprezinta planul cantitativ lunar pe produs al subsidiarei pe luna in curs.

N este numarul de saptamani de vanzari planificate acoperit de stocul standard:

2 pentru produsele cu scor 4

2 pentru produsele cu scor 3

1,5 pentru produsele cu scor 2

1,5 pentru produsele cu scor 1

1 pentru produsele cu scor 0

o        o Z este un coeficient la nivel de produs, corectat in mod automat la nivel de subsidiara in functie de concordanta dintre necesarul estimat si cel constatat. In mod conventional, la implementarea procedurii valoarea lui Z este 1, valoarea lui evoluand diferentiat la nivelul fiecarei subsidiare.

o        o I_REZ este un index privind dimensionarea standard a stocului de rezerva. Modificarea valorii lui reprezinta o decizie globala la nivel de grup. In mod conventional, I_REZ = 30%.

o        o S_COM reprezinta stocul angajat deja in comenzi ferme ne-onorate la momentul efectuarii comenzii de reaprovizionare precum si comenzile extraordinare generate de evenimente necuprinse in mecanismul de planificare.

S_COM = S_COMF + S_Rh + S_COMH

S_COMF - comenzi ferme din canalul farmacii (valoare implicita 0)

S_COMH - comenzi noi spitale

S_RH - comenzi neonorate spitale (se genereaza automat de sistem, poate fi modificata de catre operator)

o        o       S_CC reprezinta stocul comandat la furnizor, confirmat, dar inca ne-receptionat.

o        o   LP - logistical pack - reprezinta cantitatea minima de produs ce poate fi procesata de-a lungul lantului logistic

o        o       Validarea finala a necesarului calculat se face dupa relatia

S_NEC - S_COM < S_RED

unde S_RED reprezinta dimensiunea stocului la care se decide redistribuirea produsului catre alte subsidiare din grup, calculat pentru acelasi interval de timp pentru care s-a facut calculatia.

o        o In cazul in care se constata o eroare la nivelul necesarului calculat, se efectueaza corectia lui Z astfel incat cu Z corectat

S_NEC - S_COM = 0,8 * S_RED

si se aprovizioneaza subsidiara dupa noul necesar calculat.

NIVELUL DE REDISTRIBUIRE LA NIVEL DE SUBSIDIARA

o        o Decizia de redistribuire a produselor se face in situatia in care stocul curent al produsului atinge valoarea:

S_RED = 2 * Q_P *N/P (1 + I_REZ)

o        o Daca aprovizionarea subsidiarei s-a facut conform comenzii transmise de aceasta (nu peste nivelul acesteia), redistribuirea conduce la decrementarea automata a coeficientului Z al produsului cu 10%.

DECLARATIA DE LIPSA DE STOC (OOS) LA NIVEL DE SUBSIDIARA

o        o Se face in mod automat de fiecare data cand este indeplinita cel putin una din urmatoarele conditii

stoc curent local < comanda locala medie pe produs

stoc curent local < vanzare medie zilnica pe zilele cu vanzare a produsului

o        o Daca aprovizionarea subsidiarei s-a facut conform comenzii transmise de aceasta (nu sub nivelul acesteia), declaratia de lipsa de stoc conduce la incrementarea automata a coeficientului Z al produsului cu 10%.

o        o Modulul de aprovizionare a stocului curent local ruleaza la ore si date fixate. Daca intre transmiterea datelor de la modulul de aprovizionare a stocului curent local si momentul terminarii procesului de colectare fizica a marfii apare necesitatea suplimentarii unei anumite comenzi - sistemul poate permite suplimentarea comenzii. Aceste comenzi suplimentarea sunt inregistrate separat - cu titulatura comenzi extraordinare

MODULUL DE DISTRIBUIRE AL SCC

Dupa modul in care marfa intra in stocul curent central marfa se poate clasifica in doua mari categorii:

marfa "sincronizata" (date fixe de intrare sincronizate cu sistemul logistic) - in principal marfa avand drept sursa Antrepozit

marfa "aleatoare" (datele de intrare in stoc nu sunt controlabile) - in principal marfa indigena, marfa de import preluata prin barter, marfa de import cumparata cu ROL.

Distribuirea marfii "sincronizate" se face conform procedurii descrise in cele ce urmeaza.

Se defineste stocul de referinta pe ciclu de aprovizionare:

pentru marfa "sincronizata" S_REF este stocul curent central dupa receptia marfii din antrepozit

pentru marfa "aleatoare" stocul de referinta S_REF reprezinta stocul curent central dupa receptia marfii

Inaintea desfasurarii unui nou ciclu logistic - din stocul de referinta se face o rezervare de marfa pentru fiecare traseu conform coeficientilor comerciali ai subsidiarelor ce intra in componenta fiecarui traseu logistic.

C_CTRASEU=SUM(S_CBUI)

Stocul rezervat al fiecarui traseu S_REZJ se distribuie catre fiecare subsidiara conform schemei logice descrise in cele ce urmeaza. Procesele de distribuire automata mentionate mai jos se desfasoara de asemenea tinand cont de coeficientii comerciali ai fiecarei BU ce intra in componenta respectivului traseu, care la randul lor isi au originea in coeficientii comerciali ai judetelor ce sunt arondate respectivului BU.

S_REZTRASEU=S_REF*CC_TRASEU

De asemenea sunt valabile urmatoarele notatii :

S_F1=S_RF - comenzi neonorate farmacii

S_F2=Nec - S_RF - S_COMH - S_RH

S_F3=S_RH - comenzi neonorate spitale

S_F4=S_COMH- comenzi noi spitale

Daca intre momentul definitivarii procesului de distribuire si momentul incheierii procesului de colectare a marfii sunt primite comenzi extraordinare acestea sunt satisfacut in ordinea primirii din stocul reyidual rezultat in urma procesului de distribuire a marfii.

INREGISTRARI SI PARAMTERI DE CONTROL

ANALITIC

Se retin istoric toate elementele din formula de generare a necesarelor la nivelul stocului curent local, punand in evidenta, unde este cazul, valorile calculate de sistem si valorile introduse de operator:

Locatia

Data

Matnr

NEC

Qp

SMIN

SMAX

SSTD

N

Z

IREZ

S COM ordinare

S COM extraordinare

S CC calculat de sistem

S CC final (cu interventia operatorului)

S ACT - stocul la momentul efectuarii calculului

Starea sistemului la momentul efectuarii calculului:00S- 0, supra+stoc - 3, sub stocul minim dar nu sub 00S - 1, stoc ce nu necesita interventie - 2 (intre S MIN si S MAX)

PRI: lei, USD, EUR, moneda la care se face achizitia(ex:CHF, etc.)- doua campuri: moneda, valoarea

SINTETIC, PE CICLU DE APROVIZIONARE

Se retin istoric toate elementele din formula de generare a necesarului si valorilor distribuite la nivelul stocului curent central, punand in evidenta, unde este cazul, valorile calculate de sistem si valorile introduse de operator:

Locatia

Data

Starea stocului (%din planul valoric lunar)

0 (00S)

1 (de aprovizionare)

2 (normal)

3 (supra-stoc)- ca valoare (in cifra absoluta) si procentual (valoarea totala a stocurilor actuale raportata la stocul standard -  ΣStoc Std. al produselor respective)

Val necesarelor

Val abateri pozitive de la S CC

Val abateri negative de la S CC

Val totala S COM

In cifra absoluta si relativ la indicatorii corespunzatori precedenti:

Neconformitati - abateri pozitive de la S CC

Neconformitati - abateri negative de la S CC

Neconformitati S COM - se completeaza la urmatorul ciclu de aprovizionare

Valori livrate

Comenzi neonorate

Livrari peste necesare

INDICATORI DE CONTROL

Pe baza datelor colectate la nivelul modulelor ce compun sistemul se definesc urmatorii indicatori agregati:

Continuitatea medie a stocului - acest indicator se defineste ca fiind raportul dintre numarul mediu de zile cu stoc si numarul total de zile lucratoare din perioada considerate (se ia ca regula baza de raportare lunara). Acest indicator se defineste pe fiecare

produs in parte si pe intregul portofoliu, la nivel national si la nivel local.

CMS_PL A_PL/ D_L

Acoperirea instantanee cu stoc a planului - acest indicator se defineste ca raportul dintre valoarea planului pentru produsele care dispun de stoc si valoarea totala a planului. Acest indicator trebuie urmarit in dinamica la nivel national si local.

AIS = PLS/PL

Procentul de onorare a necesarelor - raportul dintre valoarea totala a necesarelor raportate de catre BU catre SCC intr-o anumita perioada (ciclu de aprovizionare sau o alta perioada de interes) si valoarea totala a marfi distribuite din SCC catre BU-uri. Acest indicator trebuie urmarit in dinamica la nivel national si pe fiecare BU in parte.

PON = VREP/VNEC

Necesarul de aprovizionare al SCC - acest indicator reprezinta necesarul valoric de aprovizionat al Stocului Curent Central rezultat in urma rularii modulului de aprovizionare al SCC la fiecare ciclu logistic. Acest indicator se urmareste in dinamica.

Vanzari pierdute - acest indicator permite estimarea vanzarilor ideale in situatia existentei unui stoc corespunzator. Acest parametru se calculeaza lunar atat pe fiecare produs in parte cat si pe intreg portofoliu la nivel local si la nivel national. Declaratia de OOS se face in situatia in care cel putin una din urmatoarele conditii ester inlocuita: stocul curent local este mai mic decat comanda medie pe produs si stocul curent local este mai mic decat vanzarea medie zilnica pe zilele cu vanzare a produsului.

Acest indicator se deduce din  relatia dintre cota de piata reala CP si cota de piata ideala CPI.

CP=CPI(A_PL/D_L)^Z

Unde

A_PL numarul de zile cu stoc

D_L - numarul total de zile lucratoare

Z este un indice de corectie. 0<Z<1 - se deduce pe baza istorica

Indicele de stoc - se calculeaza la nivel de subsidiara lunar ca fiind raportul dintre valoarea stocului si valoarea planului.

Is=VS_ACT/VPLAN

Ponderea pietei deservite in total piata - se defineste ca fiind raportul dintre valoarea pietei pentru DCI-urile prezente in stocul RELAD si valoarea totala a pietei. Acest indicator se urmareste in dinamica, se calculeaya la nivel de subsidiara si la nivel national.

PPD=VPS/VP

Indicele comenzilor extraordinare - se calculeaza lunar pe BU si reprezinta media ponderata cu planul a raportului dintre valoarea comenzilor extraordinare si valoarea comenzilor uzuale.

ICE=SUM(CEI/CUI*VPLANI/VPLANTOT)